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Leistungsbeschreibung Rahmenvertrag über die Lieferung von Reinigungszubehör Vergabenummer V0325/2026
Begriffsbestimmungen:
Auftraggeber: Die Freie Hansestadt Bremen (Land- und Stadtgemeinde), vertreten durch Immobilien Bremen, – Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen
Auftragnehmer: Das für die Phase nach der Zuschlagserteilung beauftragte Unternehmen bzw. die Unternehmensgemeinschaft zur Vertragsdurchführung.
Allgemeine Vertragsbedingungen Die Freie Hansestadt Bremen beabsichtigt, im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung einen Vertrag über die Lieferung von diversem Reinigungszubehör abzuschließen.
Der Rahmenvertrag gilt für die Dienststellen und Einrichtungen der Freien Hansestadt Bremen (siehe hierzu die Anlage „EVB Bezugsberechtigte und Anlagen)“.
Gegenstand der Ausschreibung ist die bedarfsgerechte Lieferung von Reinigungszubehör für die Dienststellen, Einrichtungen und sonstigen Bezugsberechtigten Stellen der Freien Hansestadt Bremen. Das ausgeschriebene Sortiment umfasst insbesondere Verbrauchs- und Gebrauchsartikel für die tägliche Unterhalts-, Gebäude- und Sonderreinigung.
Ein wesentlicher Teil der ausgeschriebenen Reinigungsutensilien und -systeme befindet sich bereits seit mehreren Jahren im Einsatz bei den bezugsberechtigten Stellen der Freien Hansestadt Bremen und Bedarf einer Ersatzteilbeschaffung. Die vorhandene Ausstattung soll im Rahmen der Ausschreibung bedarfsgerecht ersetzt, ergänzt bzw. fortgeführt werden.
Bei der Beschaffung ist daher zu berücksichtigen, dass einzelne Produkte Bestandteil bereits bestehender Reinigungssysteme und Arbeitsabläufe sind. Die Ersatz- und Ergänzungsbeschaffung muss insbesondere die Kompatibilität mit bereits vorhandenen Systemkomponenten, die einheitliche Handhabung sowie die Fortführung etablierter Arbeitsprozesse gewährleisten.
Aus diesem Grund kann es bei einzelnen Positionen erforderlich sein, konkrete Hersteller bzw. Hersteller-/Produktbezeichnungen vorzugeben. Eine solche Vorgabe erfolgt ausschließlich dort, wo dies aufgrund der bestehenden Ausstattung, der erforderlichen Kompatibilität oder der Sicherstellung eines einheitlichen und funktionsfähigen Gesamtsystems sachlich erforderlich ist.
Die konkreten Artikel, Mengen, Anforderungen und Qualitätsmerkmale ergeben sich aus dem jeweiligen Leistungsverzeichnis.
Vertragslaufzeit:
Die vorgenannten Leistungen sollen aus einem Rahmenvertrag abgerufen werden, der für 2 Jahre vom 01.01.2027 bis 31.12.2028 abgeschlossen wird, mit der Option den Vertrag um 1weiteres Jahr zu verlängern, wenn nicht 6 Monate vor dem Vertragsablauf der Auftraggeber oder der Auftragnehmer der Fortführung schriftlich widerspricht.
Der Auftraggeber kann den Rahmenvertrag außerdem unter der Bedingung verlängern, dass es bei der Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens zu Verzögerungen aufgrund eines
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Nachprüfungsverfahrens kommt. Diese bedingte Vertragsverlängerung umfasst den Zeitraum des Nachprüfungsverfahrens und endet mit dem Wirksamwerden des vom Auftraggeber nach Maßgabe des Ausgangs des Nachprüfungsverfahrens neu abzuschließenden Vertrages.
- Angebotspreis / Stückzahlen
Der Angebotspreis beinhaltet alle sonstigen Leistungen, z.B. Transport- und Versandkosten und gilt für alle Einzellieferungen bis zur terminlichen Erfüllung des Rahmenvertrages.
Eine Erhöhung der Preispositionen aus diesem Rahmenvertrag ist während der gesamten Laufzeit inkl. der Option zur Vertragsverlängerung ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen ist die gesetzlich geltende Umsatzsteuer.
Bei den Abnahmemengen in den Ausschreibungsunterlagen handelt es sich um geschätzte Mengen, die anhand der Abnahmemengen des Vergleichszeitraumes ermittelt wurden. Der tatsächliche Gesamtwert der Leistung ist vom Auftraggeber nicht vorhersehbar. Eine Abweichung des Gesamtwertes nach oben oder unten ist möglich. 2. Verpackungseinheit
Sollte die angebotene Verpackungseinheit (VE) von der im Leistungsverzeichnis abweichen, (z. B. abweichender Packungsinhalt) ist die geforderte VE unbedingt zu berücksichtigen und der Preis entsprechend umzurechnen. Die abweichende VE ist in das Leistungsverzeichnis einzutragen.
- Datenblätter
Mit dem Angebot sind einzureichen: Produktdatenblätter oder Auflistung der angebotenen Produkte mit detaillierter Beschreibung Sicherheitsdatenblätter
Hinweis: Die geforderten Datenblätter sind nur für die Produkte einzureichen, bei denen es keine Hersteller- bzw. Produktvorgaben gibt.
- Bemusterung
Für die Wertung der Angebote sind auf Anforderung des Einkaufs der Immobilien Bremen, kostenlos Muster vorzulegen. Diese sind zusätzlich mit einer genauen Warenbezeichnung, der Pos.- Nummer der Ausschreibung sowie mit dem Firmennamen des Anbieters zu versehen. Bei der Auftragsvergabe wird bei der Wertung der Muster darauf geachtet, dass die Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung und der Vertragsbedingungen erfüllt worden sind.
Für die Bemusterung sind fabrikneue Produktmuster zu liefern, diese müssen den Anforderungen und den gemachten Angaben im Leistungsverzeichnis exakt entsprechen. Die Muster werden bei Bedarf einem Beurteilungsgremium vorgelegt.
Die Muster sind von den Bietern, die nicht den Zuschlag erhalten haben, innerhalb von 14 Tagen nach Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist bei Immobilien Bremen wieder abzuholen. Danach gehen sie ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Immobilien Bremen Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen über. Vor Abholung der Muster muss mit dem Auftraggeber ein Termin abgestimmt werden. Die Muster des AN, der den Zuschlag erhalten hat, verbleiben als Kontrollmuster beim AG. Sie gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Immobilien Bremen über.
- Materialqualität
Für die gesamte Vertragslaufzeit muss eine gleichbleibende Qualität der Produkte sicher-gestellt sein. Sollte es Produktionsengpässe geben oder wenn ein bestimmtes Produkt aus anderen Gründen auf
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dem Markt nicht mehr angeboten werden kann, so kann der Auftrag-nehmer nur in Absprache mit dem Auftraggeber eine Produkt- bzw. Qualitätsanpassung vornehmen. Sollte sich während der Laufzeit des Vertrages herausstellen, dass Artikel in geringem Umfang als Ergänzung erforderlich sind, ist die Möglichkeit einer Änderung / Erweiterung des Vertrages diesbezüglich gegeben. Der Auftragnehmer erhält hierzu im Bedarfsfall eine Preisanfrage für die neu aufzunehmenden Artikel. Die angebotenen Artikel müssen die Anforderungen dieses Rahmenvertrages ebenfalls erfüllen und mindestens die Qualität aufweisen, wie die ursprünglichen Artikel.
- Erweiterung, Austausch einzelner vertraglich festgelegter Artikel
Es besteht die Möglichkeit, im gegenseitigen Einverständnis zwischen AG und AN weitere Artikel in den Rahmenvertrag aufzunehmen.
Ein Austausch der Vertragsartikel durch den AN ist nur mit schriftlicher Zustimmung des AG möglich. Die aus Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis ergebenden Produktanforderungen gelten auch für den ausgetauschten neuen Artikel. Der Artikelpreis darf im Zuge des Austauschs nicht erhöht werden.
- Lieferungen / Bestellungen
Es gibt keine Sammelbestellungen. Alle Bedarfsträger bestellen Ihre Ware je nach Bedarf über das ganze Jahr verteilt. Es gibt auch keine zentrale Lieferstelle, sodass die bestellte Ware an jede Liegenschaft einzeln ausgeliefert werden muss (Frei Verwendungsstelle). Zu beliefern sind ca. 300 Einrichtungen im Stadtgebiet Bremen und sonstige Bezugsberechtigte (s. Anlage „EVB Bezugs- berechtigte“).
Der Auftragnehmer ist verpflichtet auch kleine Bestellmengen auszuliefern. Die Festlegung eines Mindestbestellwertes gibt es nicht, ebenso kann vom Auftragnehmer kein Mindermengenzuschlag erhoben werden.
- Sonderbedarf
Über das Produktportfolio dieses Rahmenvertrages hinaus besteht die Möglichkeit für die Bedarfsstellen, einzelne Produkte als Sonderbedarf vom AN zu marktüblichen Preisen via BreKat abzurufen. Der AG behält sich das Recht vor, die Rahmenvereinbarung um Artikel in gegenseitigem Einverständnis mit dem AN zu erweitern, die beispielsweise über den Abruf via Sonderbedarf identifiziert wurden. Die Preise sind individuell mit dem AG zu verhandeln und sollen sich an den marktüblichen Händler-/Endkundenpreisen orientieren.
- Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeiten der vom Bieter im Zuge seines Angebots dargestellten Produkte sind für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung in den entsprechenden zum Abruf kommenden Mengen sicher zu stellen. Sind einzelne oder alle Positionen einer Bestellung nicht innerhalb der Lieferfrist lieferbar, so ist mit dem Besteller die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Der Besteller hat in diesem Fall die Möglichkeit, von der Bestellung zurückzutreten (Stornierung) oder von Teillieferung(en) Gebrauch zu machen – unabhängig von dem Umfang bzw. des Wertes der Teillieferung(en). Bei temporären Lieferengpässen, die der AN nicht zu vertreten hat, kann in Rücksprache mit dem Besteller ein vergleichbares Produkt ((Mindest-/) Anforderungen müssen erfüllt sein) geliefert werden. Der AG ist darüber in Kenntnis zu setzen. Sollte in Einzelfällen ein Produkt der Rahmenvereinbarung vom AN überhaupt nicht mehr (oder auch nicht mehr mit wirtschaftlich zu vertretendem Aufwand) zu beschaffen sein, so kann ein entsprechender Ersatzartikel im BreKat aufgenommen werden. Eine Zustimmung seitens des AGs ist notwendig. Das vergleichbare Produkt, z. B. eines anderen Herstellers, muss die entsprechenden Anforderungen/Mindestanforderungen des Leistungsverzeichnisses erfüllen und der Einheitspreis aus dem Leistungsverzeichnis darf nicht übertroffen werden.
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- Auftragsbestätigung
Der Auftragnehmer muss nach Eingang der Bestellung eine Auftragsbestätigung an den jeweiligen Besteller als E-Mail schicken.
- Lieferungen
Die Lieferungen haben innerhalb von 7 Werktagen nach Erteilung des Einzelauftrages (Abruf bzw. Bestellung, vorzugsweise über den „BreKat“) an die abrufenden Bedarfsträger, frei Verwendungsstelle bis in den von den Besteller*innen gewünschten Raum, Transport-, porto- und verpackungsfrei, zu erfolgen. Diese vorgegebene Lieferzeit ist auch für Einzellieferungen und vertragsgemäße Ersatzware bindend.
- Rechnungen
Rechnungen sind vom Auftragnehmer auf die Rechnungsadresse wie in der Bestellung angegebenen auszustellen und dieser direkt zuzusenden. Die mit der jeweiligen Rechnungsadresse angegebenen Bedarfsstellen sind Schuldner und somit direkte Ansprechpartner bei Zahlungsverzug.
Die Rechnungen sind mit quittiertem Liefernachweis bei den Dienststellen einzureichen.
Für den Fall, dass Skonto gewährt wird, beginnt die Skontofrist erst, wenn die Rechnung vollständig, d.h. mit vom Empfänger der Lieferung unterzeichnetem Lieferschein beim Rechnungsempfänger vorliegt.
Auf den Rechnungen müssen der Name des Bestellenden, die Rahmenvertragsnummer (= Vergabenummer „V 0325/2026“), die Stelle, zu der angeliefert wurde (Lieferstelle), und, sofern aus dem BreKat bestellt worden ist, die BreKat-Bestellnummer vermerkt werden. Für die Rechnungen gilt ein ausdrückliches Abtretungsverbot. Ab dem 27.11.2020 ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Rechnung elektronisch nach Maßgabe der E-Rechnungs-VO auszustellen und zu übermitteln.
Bitte beachten Sie hierzu die Anlage „Hinweise zu Email- und Peppol-Daten für die E-Rechnung“
- Verpackungen
Verpackungen sind unter dem Gesichtspunkt der Abfallvermeidung auf das Notwendigste zu beschränken. Es gilt die Verpackungsverordnung in der jeweils geltenden Fassung. Für die Verpackung der Ware sind grundsätzlich umweltfreundliche Materialien zu verwenden. PVC ist nicht zulässig.
Verpackungsfolien: Die Verpackungsfolien müssen aus Polypropylen oder Polyethylen bestehen und entweder recycelbar oder energetisch wiederverwendbar sein.
- Reklamation, Mängel
Mangelhafte Produkte/Leistungen sind vom Bedarfsträger beim AN unverzüglich, jedoch spätestens nach zwei Wochen, nach Erhalt geltend zu machen, soweit die Mängel bei der Lieferung erkennbar sind.
Eine hohe Reklamationsquote eines Produktes begründet die Aussonderung aus dem Sortiment und ist nach Rücksprache mit dem AG durch ein gleichwertiges Produkt zu ersetzen.
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- Kündigung aus wichtigem Grund
Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen. Wichtige Gründe liegen insbesondere vor, wenn:
- der Auftragnehmer sich an wettbewerbsbeschränkenden Absprachen beteiligt hat,
- der Auftragnehmer die übernommene Leistung nicht zu dem vom Auftraggeber benannten Zeitpunkt oder nicht in der dem Vertrag entsprechenden Zeit, Art und Weise ausführt und trotz schriftlicher Mahnung keine Abhilfe schafft,
- im Angebot falsche Erklärungen abgegeben wurden. Die Kündigung ist schriftlich auszusprechen.
Gerät der Auftragnehmer in Insolvenz oder beantragt er ein Vergleichsverfahren, so hat er dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
- BMEcat - Einbindung der Produktdaten in den elektronischen Einkaufskatalog
Für die Einbindung der Produktdaten in den elektronischen Einkaufskatalog „BreKat“ stellt der AN entsprechende Datensätze zur Verfügung. Genauere Informationen sind dem Dokument „Spezifikationen__Artikeldaten__BMEcat2005_BreKat“ zu entnehmen.
- Mitteilung der Abrufmengen
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Abrufmengen unaufgefordert vierteljährlich jeweils innerhalb eines Monats nach Quartalsende dem Auftraggeber (Immobilien Bremen – Einkauf) bekanntzugeben. Folgende Angaben sind als Excel-Datei per E-Mail an einkauf@immobilien.bremen.de zu liefern: BreKat-Bestellnummer („Best.-Nr. (BreKat)“) [bei Bestellungen, die nicht über den BreKat ausgelöst worden sind, bleibt dieses Feld leer.] „Bestell-Datum“ Rahmenvertragspositionsnummer („RV-Pos.“), BreKat-Artikelnummer („Art.-Nr. (BreKat)“), Lieferantenartikelnummer („Art.-Nr. (Lieferant)“), [insbesondere für Fälle, in denen nicht über den BreKat bestellt wurde und für Sonderbedarfe] Produktname/Artikelbezeichnung („Artikel“), Verpackungseinheit („VE“), Mengeninhalt einer Verpackungseinheit („Menge/VE“), Netto-Preis pro Verpackungseinheit („Einzelpreis (Netto)“), Anzahl der gelieferten Verpackungseinheiten („Anzahl VE“), „Rechnungsadresse“, „Lieferadresse“.
Die in Anführungszeichen gesetzten Bezeichnungen sollen verwendet werden, um eine automatisierte Auswertung zu ermöglichen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich auch, entsprechend über die Sonderbedarfe zu berichten, die neben den Rahmenvertragsprodukten bei ihm bestellt wurden.
- Schadensersatz
Der Auftraggeber hat Anspruch auf Schadensersatz, soweit ein Schaden an der Ware selbst entstanden ist. Eine weitergehende Schadensersatzpflicht des Auftragnehmers tritt nur ein, wenn der entstandene Schaden durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit des Auftragnehmers selbst, seiner gesetzlichen Vertreter oder seiner Erfüllungsgehilfen verursacht wurde.
- Ende der Allgemeinen Vertragsbedingungen –