EVB_BreKat_2026.pdf

[Seite 1]

Bremisches elektronisches Katalog- und Bestellsystem – BreKat®

Ergänzende Vertragsbedingungen über die Nutzung des BreKat® (EVB BreKat®)

Präambel Im Rahmen des elektronischen Einkaufsmanagements wird ein elektronisches Katalog- und Be- stellsystem für die Bestellung von Rahmenvertragspositionen eingesetzt. Dies ermöglicht eine einheitliche und eindeutige elektronische Bestellung, die die Arbeitsabläufe für Bestellende und Rahmenvertragslieferanten vereinfacht.

1. Zugang zum BreKat® für Lieferanten 1.1 Allgemeines Die Rahmenvertragslieferanten (Auftragnehmer) erhalten als Lieferanten-Backend einen Zugang zum BreKat® – genannt „Lieferanten-Cockpit“. Auf diesem Wege erfolgt online die Bereitstellung der für die elektronische Bestellabwicklung erforderlichen Daten für die je- weiligen Rahmenverträge. Dies betrifft sowohl den Import entsprechender Artikeldaten durch den Lieferanten als auch die Bereitstellung von Bestelldaten durch den BreKat®für die Lieferanten. 1.2 Informationen zur Funktionsweise des BreKat® Für Rahmenvertragspartner steht ein Handbuch zum BreKat® kostenfrei zur Verfügung, welches im Lieferanten-Cockpit heruntergeladen werden kann. Daneben wird für neue Rahmenvertragspartner oder bei erheblichen Änderungen am Sys- tem eine Schulung mit der entsprechenden Rolle des Lieferanten angeboten, die in Räum- lichkeiten der Freien Hansestadt Bremen durchgeführt wird. Evtl. Teilnahmegebühren über- nimmt Immobilien Bremen. Reisekosten werden nicht erstattet. Informationen können bei der Fachlichen Leitstelle angefragt werden. 1.3 Fachliche und Technische Leitstellen bei Immobilien Bremen für den BreKat® Rahmenvertragspartnern steht der Support für den BreKat® kostenfrei zur Verfügung: Fachliche Leitstelle: einkauf@immobilien.bremen.de Technische Leitstelle: brekat@immobilien.bremen.de 1.4 Zweifaktor-Authentifizierung: Zertifikat und Benutzerkonto Für den Zugang zum BreKat® benötigen die Lieferanten ein Benutzerkonto (Anmeldename und Kennwort) sowie einen zweiten Authentifizierungsfaktor. Dieser erfolgt mit Eingabe ei- nes Bestätigungscodes, der an die im Anmeldekonto hinterlegte E-Mail-Adresse versandt wird.

2. Datenimport, Pflichten des Auftragnehmers Der Datenimport kann über mittels einer Übertragung von BMEcat-Daten, a) mithilfe des Lieferanten-Cockpits im BreKat® (siehe Nr. 1.1) oder b) über einen Zugang auf www.lieferantencockpit.de (siehe Nr. 7) oder durch manuelles Anlegen der jeweiligen Artikel im Lieferanten-Cockpits des BreKat® erfolgen. Für die Umsetzung des Bestellverfahrens ist der Auftragnehmer verpflichtet, für alle Artikel, die Gegenstand dieses Vertrages sind, nach folgenden Maßgaben (vgl. Nrn. 3 bis 5) den entsprechenden Datenimport vorzunehmen.

EVB/BreKat Seite 1 von 3

[Seite 2]

3. Frist für die Datenbereitstellung 3.1 Allgemeines In Abhängigkeit von Umfang und Komplexität der Artikeldaten wird dem Rahmenvertrags- lieferanten in Nr. 3.2 eine Frist für die Datenbereitstellung gesetzt. Im Zuge der Beauftra- gung des Rahmenvertrages erhält der Auftragnehmer eine Nachricht, dass der Datenimport im Lieferanten-Cockpit vorgenommen werden kann. Die damit gewährte Bearbeitungszeit für den Datenimport durch den Lieferanten liegt im Ermessen des Auftraggebers. Die Fristsetzung berücksichtigt den voraussichtlichen Zeit- punkt der Beauftragung, den nach Fristablauf erforderlichen Prüfaufwand durch den Auf- traggeber und, dass dem Lieferanten noch Zeit für Korrekturen nach festgestellten Mängeln beim Datenimport zur Verfügung steht. 3.2 Frist und Folgen bei Fristversäumnis Für den Fall, dass die Pflichtdaten gemäß Nr. 5 nicht spätestens 2 Wochen vor Beginn der Vertragslaufzeit für jeden Artikel vollständig importiert sind, sichert der Auftragnehmer die Zahlung einer Vertragsstrafe von 1% des Auftragswertes für jede volle Woche zu, um die diese Frist überschritten wird. Die Vertragsstrafe ist auf einen Gesamtbetrag von 5 % des Auftragswertes beschränkt. Eine Vertragsstrafe ist nicht verwirkt, wenn der Auftragnehmer die verzögerte Bereitstellung der Artikeldaten nicht zu vertreten hat. Ohne dass es einer Nachfristsetzung bedarf, ist der Auftraggeber zur fristlosen Kündigung des Vertrages berechtigt, wenn die in Satz 1 genannte Frist um mehr als 5 Wochen über- schritten wird. Der Auftragnehmer hat im Fall einer solchen Kündigung den dem Auftragge- ber hierdurch entstehenden Schaden zu ersetzen. 3.3 Aussetzung der Frist, Verzögerungen bei der Beauftragung Die Frist nach Nr. 3.2 ist ausgesetzt, sofern die Voraussetzungen nach Nr. 1 nicht gegeben sind und dies vom Rahmenvertragslieferanten nicht zu vertreten ist. Verzögert sich die Be- auftragung, kann die in Nr. 3.2 genannte Frist durch den Auftraggeber nachträglich geän- dert werden.

4. Anforderungen an die zu übermittelnden Daten/Datenformate 4.1 Standard BMECat Für die Einbindung der elektronischen Produktkataloge in das elektronische Katalog- und Bestellsystem der Freien Hansestadt Bremen – BreKat® – ist der auf XML (Extensible Markup Language) basierende Standard BMECat, Version 2005, zu verwenden. Dieser ist im Internet unter www.bmecat.org einsehbar. 4.2 Standard ECLASS Im BreKat® wird der Klassifizierungsstandard ECLASS verwendet – im Internet unter www.eclass.de einsehbar. Dabei sind die einzelnen Produkte derzeit noch in der ECLASS-Version 8.0 einzugruppie- ren. In 2026 erfolgt eine Umstellung auf die Version 11.1. Näheres dazu entnehmen Sie den jeweiligen Vergabeunterlagen. 4.3 Konfigurierbare Produktdarstellung Verfügen die Artikel über verschiedene Attribute (z. Farben) und Zubehörteile (z. B. Kopf- stütze bei einem Stuhl) soll der Auftragnehmer eine konfigurierbare Produktdarstellung und Warenkorbbefüllung einrichten. Näheres ergibt sich aus den „Weiteren Besonderen Ver- tragsbedingungen“ der Vergabeunterlagen.

EVB/BreKat Seite 2 von 3

[Seite 3]

5. Inhalt der zu übermittelnden Daten 5.1 Allgemeines Die Daten sind nach Maßgabe der beigefügten „Spezifikationen Artikeldaten“ zu liefern. Weitergehende Anforderungen ergeben sich aus einer konfigurierten Produktdarstellung. Für Artikel, die mit Siegeln1 versehen sind, sind entsprechende Siegel (Bilddatei für das Siegel-Logo, ggf. PDF-Zertifikat) in den Datensätzen zuzuordnen und mit zu übermitteln. 5.2 Bilder, Produktdatenblätter und Zertifikate Darüber hinaus sind folgende Daten zu importieren: a) Bilder für jeden Artikel im Datenformat JPG/JPEG oder PNG mit mindestens 1 Megapi- xel b) Produktdatenblätter oder Zertifikate wie bspw. Öko-Zertifikate als PDF, soweit diese vorhanden sind, c) Sicherheitsdatenblätter, Baumusterprüfzertifikate u.ä. als PDF für Artikel, für die solche vorgeschrieben sind. 5.3 Nutzungsrechte über Produktbilder, Zertifikate und deren Logos Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er für die von ihm bereitgestellten Produktbilder, Zer- tifikate und deren Logos über die notwendigen Rechte verfügt und die erforderliche Zustim- mung zur Verwendung im elektronischen Katalog- und Bestellsystem der Freien Hanse- stadt Bremen („BreKat®“) besteht.

6. Bestelldaten für Lieferanten 6.1 Bestelldatenübertragung per E-Mail Die Bestelldaten werden vom BreKat® automatisch per E-Mail an die im Anmeldekonto hin- terlegte E-Mail-Adresse übermittelt. 6.1 Bestelldatenübertragung per Schnittstelle Die Bestelldaten können auf Wunsch auch elektronisch übermittelt werden. Dies ist möglich in den Standards openTRANS und XBestellung. Rahmenvertragspartner wenden sich dazu an die Fachliche Leitstelle (siehe Nr. 1.3) oder an die im Strategischen Einkauf für den Rahmenvertrag verantwortliche Person (siehe ent- sprechendes Auftragsschreiben). 6.3 Bestelldatenverwaltung im Lieferanten-Cockpit Im Lieferanten-Cockpit (siehe Nr. 1.1) können die Bestelldaten auch bearbeitet, verwaltet, aber auch heruntergeladen werden. Näheres wird in einem Handbuch erläutert (siehe Nr. 1.2)

7. Anbindung an Lieferantencockpit.de des Bundes Rahmenvertragspartner, die über ein sog. Unternehmenskonto auf der Basis von ELSTER verfügen, können sich auch im bundesweiten Lieferantencockpit anmelden und dort Ihre Rahmenverträge mit uns verwalten. Näheres siehe unter https://www.immobilien.bremen.de/einkauf-vergabe/elektronische-be- schaffung-14913 und https://lieferantencockpit.de/. Rahmenvertragspartner wenden sich dazu an die Fachliche Leitstelle (siehe Nr. 1.3) oder an die im Strategischen Einkauf für den Rahmenvertrag verantwortliche Person (siehe ent- sprechendes Auftragsschreiben).

–––––––––––––––––––– Ende der EVB BreKat® ––––––––––––––––––––

1 Bspw.: Umweltzeichen wie Blauer Engel, Nachhaltigkeitszeichen wie FSC oder PEFC, Gütezeichen wie GS geprüft, Ergonomiesiegel wie „AGR – Aktion gesunder Rücken“, Sozialsiegel wie Fair Wear Foundation oder SA 8000

EVB/BreKat Seite 3 von 3