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Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 und Art. 14 Ministerium für Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) Infrastruktur und Digitales zur Datenverarbeitung bei Vergabeverfahren Zentrale IT-Vergabestelle Ref. 56
Im Zusammenhang mit der Durchführung von Vergaben öffentlicher Aufträge werden von Ihnen personenbezogene Daten erhoben. Bitte beachten Sie hierzu die nachste- Elbeoffice henden Datenschutzhinweise: Joseph-v.-Fraunhofer-Str. 2 39106 Magdeburg
E-Mail: it-vergabe@sachsen- I. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten anhalt.de
Die Zentrale IT-Vergabestelle im Ministerium für Infrastruktur und Digitales führt Verga- beverfahren der gesamten unmittelbaren Landesverwaltung des Landes Sachsen-An- Stand: Juli 2026 halt durch.
Die Beteiligung an Vergabeverfahren erfolgt durch Einreichung von Teilnahmeanträ- gen, Angeboten und Interessenbekundungen und bedarf der Mitwirkung der beteiligten Unternehmen oder Personen, insbesondere durch die Bereitstellung der unter Nr. II. genannten Daten.
Die Datenverarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in der Zentralen IT-Vergabe- stelle dabei zum Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens, insbesondere zur:
• Bereitstellung von Vergabeunterlagen, • Beantwortung von Bieterfragen, • Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen, • Abfrage und Überprüfung der Eignung, • Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten, • Erfüllung von vergaberechtlichen Transparenzverpflichtungen, • Erfüllung von datenschutzrechtlichen Verpflichtungen, • Führung sachdienlicher Kommunikation.
Ohne die entsprechenden Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zu- schlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschlie- ßen wären. Die Verarbeitung der Daten begründet sich somit in der Erforderlichkeit zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Zentralen IT-Vergabestelle liegenden Aufgaben und findet ihre Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. b), c), e) DS-GVO i. V. m. § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
II. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden bei den Bietern bzw. Teilnehmern an Vergabe- verfahren erhoben. Zudem werden - soweit erforderlich - personenbezogene Daten, aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Wettbewerbsregis- ter, Presse, Internet) sowie von anderen Behörden oder sonstigen Dritten (z. B. Aus- kunfteien) verarbeitet.
Sachsen-Anhalt
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Folgende Kategorien personenbezogener Daten können verarbeitet werden:
• persönliche Daten (z. B. Namen von Ansprechpartnern des Bieters sowie von Unterauftragneh- mern und Eignungsverleihern), • Darlegung der Qualifikation (z. B. Berufsabschluss, Berufserfahrung, Lebenslauf, Referenzen), • sonstige Daten (z. B. Adressen, E-Mailadressen, IP-Adressen, Telefonnummern, Nachweise zur Eignung).
III. Datenempfänger
Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben die Beschäftigten der Zentralen IT-Vergabestelle, die mit der Durchführung des Vergabeverfahrens betraut sind. Zur fachlichen Einbindung bei der Beantwortung aufkommender Bieterfragen, der Prüfung von Teilnah- meanträgen / Angeboten sowie der Durchführung von Verhandlungen (bei Verhandlungsvergabe/-ver- fahren) und der Zuschlagserteilung werden die Daten auch dem Auftraggeber der Leistung zugänglich gemacht.
Zudem können die Daten den Gerichten, Vergabekammern, dem Landesrechnungshof, anderen Prüfinstanzen, Rechnungs- und Preisprüfern sowie den Innenrevisoren übermittelt werden.
Zur rechtlichen, fachlichen und organisatorischen Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens kann die Zentrale IT-Vergabestelle externe Dienstleister einsetzen. Für den Fall, dass sich die Zentrale IT-Vergabestelle externer Dienstleister bedient, werden auch diesen – sofern zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten erforderlich – personenbezogene Daten zugänglich gemacht. Die über- mittelten Daten dürfen dabei ausschließlich vertraulich im Auftrag der Zentralen IT-Vergabestelle verar- beitet werden und nicht zu eigenen Zwecken.
Zur Erstellung und Abwicklung des gesamten digitalen Vergabeprozesses, bedient sich die Zentrale IT- Vergabestelle des elektronischen Vergabemanagementsystems des Anbieters Mercell Deutschland GmbH. Die im Rahmen der Vergabe übermittelten personenbezogenen Daten werden über das Verga- bemanagementsystem verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt dabei ausschließlich im Auftrag sowie nach Weisung des Auftraggebers entsprechend der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung und dient ausschließlich zum Zweck der Durchführung sowie Dokumentation des Vergabeverfahrens gemäß den vergaberechtlichen Vorgaben. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: https://trust.mercell.com/.
Die Daten können zudem im Rahmen gesetzlicher Transparenzpflichten beispielsweise an nicht be- rücksichtigte Bieter, das Wettbewerbsregister oder in Form von Bekanntmachungen versendet werden.
IV. Aufbewahrung und Löschung der Daten
Teilnahmeanträge, Angebote, Interessenbekundungen und die dazugehörige Dokumentation des Vergabeverfahrens werden bis zum Ende der Laufzeit eines Vertrages oder Rahmenvereinbarung, min- destens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufbewahrt (§ 8 Abs. 4 VgV, § 6 Abs. 2 UVgO) und anschließend gelöscht. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschrif- ten bleiben unberührt.
Die nicht für die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten benötigten Daten werden umgehend gelöscht.
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V. Betroffenenrechte
Jede betroffene Person hat auf Antrag folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO, § 34 BDSG), • Recht auf Berichtigung falscher Daten, soweit die betreffenden personenbezogenen Daten un- richtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO), • Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit kein zwin- gendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht (Art. 21 DS-GVO, § 36 BDSG), • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DS- GVO).
VI. Kontaktdaten der Verantwortlichen und Beschwerdestelle
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO ist die Zentrale IT-Vergabestelle:
Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt Zentrale IT-Vergabestelle, Ref. 56 Joseph-von-Fraunhofer-Str. 2 39106 Magdeburg E-Mail: it-vergabe@sachsen-anhalt.de
Kontakt des Datenschutzbeauftragten des Ministeriums für Infrastruktur und Digitales E-Mail: datenschutz-mid@sachsen-anhalt.de
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie zudem das Recht nach Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 21 DSAG LSA, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Otto-von-Guericke-Str. 34a 39104 Magdeburg Tel.: +49 391 81803-0 E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
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