Anlage 3 - Leistungsbeschreibung.pdf

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1 Zielsetzung der Ausschreibung und Verfahrensvorgaben

1.1 Zielsetzung der Ausschreibung

Seit 2005 bezieht das Land Lizenzprodukte aus einem Microsoft Enterprise Agreement (MS EA); rechtlich handelt es sich dabei um einen Konzernbeitritt des Landes zu vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) mit der Fa. Microsoft Ireland Operations Limited gesondert ausgehandelten Volumenverträgen (Konditionenverträge). Ziel dieses Vertrages ist die Standardisierung der Arbeitsplätze sowie eine einheitliche und kostengünstige Softwarebeschaffung von Microsoft-Lizenzen für die öffentlichen Einrichtungen. Mit der Standardisierung wurde zum Laufzeitende des ersten Vertrages 2009 die durchgängige Lizenzierung fast aller Büro-Arbeitsplätze mit Windows als Betriebssystem, MS Office zur Bürokommunikation sowie mit Standard-CALs zumindest für Windows- und Exchange-Server erreicht. Weitere Produkte sind bedarfsgerecht im MS EA lizenziert. Daraus resultierend ist mit den Vertragsverlängerungen seit 2010 bis zum Ende des derzeitigen Vertrages (Nr. 7360712) am 31.12.2026 ganz überwiegend die Software Wartung - sogenannte Software Assurance - Bestandteil der jeweiligen Verträge. Hinzugekommen sind 2019 mit Beginn des damaligen MS EA 2 Profile mit online-Produkten für ein Pilotprojekt im Ministerium für Inneres und Sport (ohne Polizei). Das Land ist zusätzlich zu einem weiteren Konditionenvertrag des BMI mit Microsoft, dem Select Plus-Vertrag, am 01. Januar 2019 beigetreten. Dadurch kann der über die Möglichkeiten des EA hinausgehende Bedarf an Software ohne Wartung in der Landesverwaltung gedeckt werden. Da der neue durch den BMI ausgehandelte Select Plus-Vertrag bis zum 31.05.2028 zeitlich begrenzt ist, umfasst die Ausschreibung auch ein sich ggf. an diesem anschließendes äquivalentes Vertragswerk. Das Ministerium für Bildung (MB) hat Education-Lizenzen für die Bediensteten in seinem Hause sowie in den nachgeordneten Bereichen und für Lehrkräfte an acht Schulen in Trägerschaft des Landes erworben. Weiterhin soll eine bestimmte Anzahl von Lehrkräften im Vorbereitungsdienst, dem Landesinstitut für Schulqualität und Lehrerbildung Sachsen-Anhalt (LISA) zugeordnet, zukünftig ebenfalls über den Geschäftsbereich des MB versorgt werden. Der mit dem Handelspartner geschlossene Vertrag des Ministeriums für Bildung beruht auf einem Campus and School Agreement (CASA), den das Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht (FWU) als gemeinnützige Gesellschaft der 16 Länder der Bundesrepublik Deutschland über eine Zusatzvereinbarung modifiziert hat (FWU 3.0). Darin ist das Land mit einem Beitritt [Microsoft Enrollment for Education Solutions (EES)] eingetreten, um Einrichtungen und Verwaltungseinheiten der Bildung einen kostengünstigen Weg zu bieten. Der mit dem Handelspartner geschlossene Vertrag läuft am 30.11.2026 aus. Geplant ist nunmehr den aktuellen Education-Verträgen (MPSA, EES, Select Plus Academic, ...) beizutreten. Das Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt (MID) ist derzeit u.a. für zentrale Software-Volumenverträge und das zentrale Software-Asset-Management zuständig. In Wahrnehmung dieser Aufgabe ist es Ziel, einen Vertragspartner zu gewinnen, der dem MID zum einen über den EA für alle Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung Sachsen-Anhalts (berechtigte Einrichtungen im Sinne des Microsoft Business und Service Vertrag) die unterbrechungsfreie Fortführung der o.g. Software Assurance ermöglicht. Er soll darüber hinaus die Beschaffung von Lizenzen aus den Volumenlizenzprogrammen und die weiteren Leistungen dieser Ausschreibung nach der Maßgabe des zu schließenden Handelspartnervereinbarung (Anlage 11) ermöglichen. Cloud-Produkte (u. a. zwei Profile zum EA bzw. auch im Education Bereich) sind nur soweit relevant, sofern sie mit derzeit geltenden Recht vereinbar sind. Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) und die Delos Cloud GmbH verhandeln derzeit eine Konditionenvereinbarung (Clover). Die Delos Cloud GmbH liefert

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funktionell identische Onlinedienste wie Microsoft. Die Bereitstellung erfolgt in der Microsoft Souveränen Cloud (MSSC) von der Delos Cloud GmbH. Dafür sind separate Lizenzen notwendig. Auf Basis des Clover zwischen dem BMDS und der Delos Cloud GmbH besteht über den Abschluss eines Souveränen Dienste Vertrages die Möglichkeit der Bedarfsdeckung von Onlinediensten, die in der Delos Cloud bereitgestellt werden und auf Microsoft-Produkten basieren. Das Land Sachsen-Anhalt beabsichtigt, im Rahmen seiner Souveränitätsstrategie Fachverfahren in der MS Sovereign Cloud zu implementieren. Das MID erwartet vom zukünftigen Auftragnehmer aufgrund der unterschiedlichen Softwareprodukte und der hohen Komplexität des Lizenzrechts eine Unterstützung im Software- Asset-Management, eine vollumfängliche regelmäßige Beratung im Hinblick auf die Nutzungsrechte des Lizenzgebers und eine technologische Unterstützung. Die Aufwendungen sind in die Kalkulation aufzunehmen. Darüber hinaus benötigt der Auftraggeber optionale Leistungen im Zusammenhang mit der Microsoft Software. Um eine einfache Lesbarkeit des Dokumentes zu erreichen, wird auf die geschlechtsspezifische Differenzierung, z. B. Mitarbeiter-/Mitarbeiterinnen, verzichtet, entsprechende Begriffe gelten daher im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.

1.2 Akteure und Begriffsbestimmungen

Das Land Sachsen-Anhalt, vertreten durch das Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt (MID) ist Auftraggeber der Leistung und künftiger Vertragspartner des obsiegenden Auftragnehmers. Auftraggeber und Auftragnehmer sind die künftigen Vertragspartner der zu vergebende Leistung. Als Vergabestelle wird die Rechtseinheit bezeichnet, die das Ausschreibungsverfahren einleitet und bis zum Abschluss des Ausschreibungsverfahrens durchführt. Diese Aufgabe wird im gegenständlichen Vergabeverfahren durch die Zentrale IT-Vergabestelle im Referat 56 des MID wahrgenommen. Als Bieter werden die Wettbewerbsteilnehmer bezeichnet, die im laufenden Ausschreibungsverfahren Angebote abgeben. Lizenzgeber ist die Fa. Microsoft Ireland Operations Limited mit Sitz in Irland sowie die Delos Cloud GmbH mit Sitz in Deutschland.

1.3 Verfahrensart

Der Auftrag wird im Wege eines offenen Verfahrens gemäß § 119 Abs. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), § 15 Vergabeverordnung (VgV) vergeben.

1.4 Rechtsgrundlagen

Das Vergabeverfahren erfolgt nach Teil 4 des GWB i. V. m. der VgV, ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteil werden. Darüber hinaus gelten die §§ der VOL/B (Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen).

1.5 Eignungsanforderungen

Den Nachweis ihrer Eignung haben Bieter, wie in der Auftragsbekanntmachung und nachstehend aufgeführt, zu erbringen. Die geforderten Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen. Auf entsprechende Dokumentanlagen ist in den einzelnen Formblättern zur Angebotsabgabe zu verweisen. Der Auftraggeber behält sich die stichprobenartige Prüfung der benannten Referenzen

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und vorgelegten Nachweise vor. Die Bewertung der Eignung erfolgt anhand der geforderten Nachweise. Der Auftrag wird nur an ein fachkundiges und leistungsfähiges (geeignetes) Unternehmen vergeben, welches nicht nach §§ 123 und 124 GWB ausgeschlossen ist. Dazu haben die Bieter die Eigenerklärung zur Eignung - 124 LD (Vordruck siehe Vergabeunterlagen – Anlage 5) ausgefüllt einzureichen. Der Bieter kann seine Eignung auch durch die Eintragung in ein Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) wie z.B. in das ULV der Auftragsberatungsstelle Sachsen-Anhalt oder das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) der IHK nachweisen. Anstelle des Eintrags in eine ULV-Liste kann der Eignungsnachweis auch durch die Vorlage eines durch eine anerkannte Präqualifizierungsstelle ausgefertigten Zertifikates, geführt werden. In dem Zertifikat müssen die Eignungskriterien der Vergabebestimmungen angegeben sein, die bei der Präqualifizierung geprüft worden sind. Von ausländischen Bietern können gleichwertige Bescheinigungen ihrer Herkunftsländer eingereicht werden. Weiter akzeptiert der Auftraggeber zum vorläufigen Nachweis der Eignung eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung nach § 50 VgV. Die o. g. Nachweise / Unterlagen müssen auch von angegebenen Nachunternehmen erbracht werden.

1.5.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Dazu ist die Anlage 5 (Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen) unter Angabe der Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre auszufüllen. Weiterhin ist ein Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindesthaftsumme von EUR 500.000,00 für Sach-, Personen- und Vermögensschäden je Schadensfall erforderlich. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird nebst einer schriftlichen Erklärung eines in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstitutes über die Bereitschaft zum Abschluss einer solchen Versicherung im Auftragsfall.

1.5.2 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Einzureichen sind insgesamt zwei nachprüfbare Referenzen des Bieters, bzw. von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft, auf deren Eignung sich das Angebot bezieht. Die Referenzen müssen sich auf die wesentlichen, in den letzten drei Jahren ab Vergabebekanntmachung vollständig erbrachten bzw. begonnen Leistungen (Leistungsbeginn spätestens 01.01.2024) erstrecken, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Vergleichbar sind nur solche Leistungen, die Beratungsleistungen über die Microsoft Lizenzmodelle beinhalten sowie die Weiterführung der Software Assurance und den Erwerb von Microsoft- Lizenzen aus Microsoft Volumenlizenzverträgen der öffentlichen Hand, d. h. Gebietskörperschaften, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder sonstigen Unternehmen und/oder Einrichtungen mit zumindest überwiegend öffentlicher Kapitalbeteiligung, einschließlich deren Zusammenschlüsse bzw. Verbundlösungen ermöglichen. Eine der beiden Referenzen muss einen Microsoft EA der öffentlichen Hand mit min. 20.000 Clients und 800 Servern beinhalten, der über eine Laufzeit von min. zwei Jahren verfügt. Der Bieter legt mit dem Angebot mindestens eine geeignete Referenz über die Betreuung, Abwicklung oder Lizenzberatung zu einem Microsoft CASA-Vertrag oder einem vergleichbaren Microsoft-Lizenzvertrag im Education-Bereich vor. Die Referenzliste muss die Angaben des Projektvolumens in Euro, des Leistungszeitraums, die Nennung der Auftraggeber inklusive Ansprechpartner mit Telefonnummer einschließlich einer

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Einwilligung nach DSGVO und einer Projektbeschreibung enthalten. Für die Einhaltung der Grundsätze des Datenschutzes (Einwilligung der Ansprechpartner der Referenzgeber) ist allein der Bieter verantwortlich. Die Vertrags- und Beitrittsnummern sind anzugeben, um den Bezug zu den BMI-Konditionenverträgen und Academic Verträgen herstellen zu können.

1.6 Zuschlagskriterien und Gewichtung

Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt anhand der Kriterien „Preis“ und „Qualität der angebotenen Leistung“. Die beiden Kriterien fließen dabei jeweils zu 50 % in die Gesamtwertung ein.

1.6.1 Preis

Die finanzielle Wirtschaftlichkeit wird anhand des angebotenen Preises bewertet. Vergütet werden die zur Verfügungstellung von MS Produkten durch den Handelspartner und die Dienstleistungen. Die Vergütung ergibt sich zum einen aus den (Einzel-)Preisen des Preisblatts, das beim MS EA für die gesamte Vertragslaufzeit, bei den anderen Verträgen bis zum Ende der Verfügbarkeit der Verträge gilt. Des Weiteren werden bei der Berechnung der Preise für Nachfolgevertrag z. B. beim Select Plus die pauschalen Prozentsätze bzw. Aufschläge auf den ggf. rabattierten Herstellerpreis für die Produkte der Firma Microsoft herangezogen. Grundlage der Preisbildung ist die im Preisblatt genannte Preisliste für Reseller in der Eurozone. Aus diesen Preislisten lassen sich die günstigsten rabattierten Herstellerpreise ableiten. Die rabattierten Herstellerpreise sind die Preise, die das Land Sachsen-Anhalt nach den etwaigen Sonderkonditionen von Microsoft eingeräumt bekommt. Im Rahmen seiner Beratungspflicht nach Abschnitt 2 der Leistungsbeschreibung ermittelt der Auftragnehmer für den Auftraggeber jeweils den günstigsten rabattierten Herstellerpreis und bildet auf dieser Grundlage die Preise nach diesem Vertrag.

1.6.2 Qualität der angebotenen Leistung

Die Qualität der angebotenen Leistung wird anhand des ausgefüllten Kriterienkatalogs (siehe Anlage 4) bewertet. Der Kriterienkatalog enthält zwingende Mindestvoraussetzungen (Ausschlusskriterien) und sog. Soll-Kriterien (Bewertungskriterien) zu den anzubietenden Leistungen:

1.6.2.1 Muss-Kriterium/Ausschlusskriterien Eine Anforderung, die als Muss-Kriterium (Ausschlusskriterium, Kürzel = „A“) in dem in der Anlage 4 beigefügten Kriterienkatalog gekennzeichnet ist, ist zwingend und muss uneingeschränkt und umfassend erfüllt werden. Bei Nichterfüllung von Ausschlusskriterien wird das Angebot nicht berücksichtigt, auch wenn es auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen beinhaltet. Es erfolgt ein zwingender Ausschluss des Angebots (KO-Kriterium).

1.6.2.2 Soll-Kriterium/Bewertungskriterien Anforderungen, die als Soll-Kriterium (Bewertungskriterium, Kürzel = „B“) gekennzeichnet sind, sind wichtig und sollten umfassend erfüllt werden. Hier wird erwartet, dass vom Bieter dargestellt wird, ob und in welcher Form er diese Kriterien erfüllt. Diese Kriterien werden, wie im Kriterienkatalog dargestellt, bewertet. Der Grad an Erfüllung der Soll-Kriterien spielt für die Bewertung der Angebote eine entscheidende Rolle. Die jeweils maximal mögliche zu erreichende Punktzahl ist dem Kriterienkatalog zu entnehmen. Werden die in der Leistungsbeschreibung definierten Anforderungen und Zielsetzungen für die jeweilige Funktionalität in vollem Umfang erfüllt, erhält ein Bieter die Maximalpunktzahl. Werden Anforderungen und Funktionalitäten nur

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teilweise oder eingeschränkt bzw. mit zusätzlichem Aufwand erfüllt, werden entsprechend weniger Punkte vergeben. Dem Bieter wird die auf das eigene Angebot bezogene Bewertung auf Anfrage mitgeteilt. Die Punktevergabe richtet sich nach dem Erfüllungsgrad der Beschreibungen in den Angeboten. Folgender Erfüllungsgrad wird angewandt:

● 0 % der maximalen Punkteanzahl des Kriteriums = Die Darstellung bzw. Lösung fehlt oder ist unbrauchbar.

● 25 % der maximalen Punkteanzahl des Kriteriums = Die Darstellung bzw. Lösung lässt nicht zuverlässig erkennen, dass die Ausgestaltung die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt.

● 50 % der maximalen Punkteanzahl des Kriteriums = Die Darstellung bzw. Lösung ist insgesamt schlüssig und lässt erkennen, dass die genannten Anforderungen grundsätzlich, aber dennoch mit erkennbaren Abstrichen erfüllt werden, sodass nur eine befriedigende Leistung zu erwarten ist.

● 75 % der maximalen Punkteanzahl des Kriteriums = Die Darstellung bzw. Lösung ist durchgängig schlüssig und lässt erkennen, dass alle geforderten Anforderungen der Leistungsbeschreibung in diesem Zusammenhang voll erfüllt werden, sodass eine gute Qualitätssicherung zu erwarten ist.

● 100 % der maximalen Punkteanzahl des Kriteriums = Die Darstellung bzw. die Lösung ist sehr konsistent und überzeugend und lässt erkennen, dass alle geforderten Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht nur voll erfüllt, sondern auf Basis des dargelegten Mehrwerts sogar übertroffen werden und eine sehr gute Qualitätssicherung zu erwarten ist. An die Beantwortung der Fragen werden nachfolgende Anforderungen im Hinblick auf die erwartete Ausführlichkeit der Beantwortung der Kriterien gestellt: „D“ = Detaillierte Antwort Die Ausführung der Antwort soll ausführlich und detailliert in einem der Fragestellung angemessenen Umfang erfolgen, max. 10 Seiten. „M“ = Mittlere Antwortausführlichkeit Die Ausführung der Antwort soll in mittleren Umfang erfolgen (max. 1 Seite). „K“ = Kurze Antwort Die Ausführung der Antwort kann kurz und knapp erfolgen (max. ½ Seite). Die angegebenen Höchstseitenzahlen beziehen sich jeweils auf den Schriftgrad Arial 11 Pkt. Zeilenabstand 1,5. Überschreitet die Darstellung den vorgegebenen Höchstumfang, werden ausschließlich die Inhalte bewertet, die innerhalb des zugelassenen Umfangs liegen. Für Kriterien, bei denen das Vorliegen von Kompetenzen mittels Ankreuz-Auswahl abgefragt wird, erfolgt bei JA-Antwort eine Punktevergabe entsprechend der im jeweiligen Kriterium angegeben Punktzahl. Bei NEIN-Antwort werden 0 Punkte für das Kriterium vergeben. Werden mehrere Kompetenzen abgefragt, erhält der Bieter die jeweils angegebene Höchstpunktzahl, wenn er alle Kompetenzen erfüllt. Werden nicht alle Kompetenzen erfüllt werden, erhält er die addierten Bewertungspunkte für jede erfüllte Kompetenz entsprechend der jeweils angegeben Punkte. Die Gewichtungen der einzelnen Kriterien sind im Kriterienkatalog (Anlage 4) enthalten.

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1.7 Zuschlag

Das wirtschaftlich günstigste Angebot ergibt sich aus der sogenannten einfachen Richtwertmethode gemäß der Unterlage für Ausschreibungen und Bewertungen für IT- Leistungen (UfAB 2018.04 vom April 2018) des Beschaffungsamtes des Bundesministeriums des Innern, Bau und Heimat. Danach wird nach der gesamten Leistungsbewertung und der Feststellung der Angebotspreise die Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt. Die entsprechende Formel stellt sich folgendermaßen dar:

Z (Angebot) = L (Angebot) / P (Angebot) Z = Kennzahl für Leistungs-Preis-Bewertung des Angebots L = Leistungspunktzahl (Bewertungspunkte) des Angebots P = Preis (Euro) des Angebotes

Auf Basis der Kennzahl Z wird das wirtschaftlichste Angebot aus den vorhandenen Angeboten ausgewählt.

Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z ist das obsiegende Angebot. Die weiteren Angebote ordnen sich anhand der Höhe ihrer Kennzahl ein. Zu beachten ist, dass die ermittelte Kennzahl Z mit dem Faktor 100.000 skaliert wird, um ganze Zahlen zu erreichen.

1.8 Zulassung von Nebenangeboten

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

1.9 Bewerber / Bietergemeinschaften

An dem Vergabeverfahren können auch Bietergemeinschaften teilnehmen, die wie Einzelbieter behandelt werden, sofern diese erklären gesamtschuldnerisch zu haften und einen bevollmächtigten Vertreter benennen, der für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages gegenüber dem Auftraggeber legitimiert ist. Dazu kann der Vordruck zur Erklärung der Bieter- / Arbeitsgemeinschaft genutzt werden (Vordruck siehe Vergabeunterlagen – Anlage 7). Für die Übermittlung des Angebots ist nach § 53 VgV nur noch Textform nach § 126b BGB vorgeschrieben.

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1.10 Unteraufträge

Der Auftragnehmer hat als Generalunternehmer für alle Leistungen aufzutreten und die volle Verantwortung für die Gesamtauftragsleistung zu übernehmen. Werden vom Auftragnehmer andere Firmen und Personen (Nachunternehmen) beauftragt, bleibt er selbst für die Durchführung des Auftrags verantwortlich. Nachunternehmen dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers herangezogen werden. Der Bieter hat in seinem Angebot die Teile der Leistung zu benennen, die er durch Unterauftragnehmer ausführen lassen will. Dazu kann der Vordruck zur Erklärung der Unterauftragserteilung genutzt werden (Vordruck siehe Vergabeunterlagen – Anlage 8). Alle angezeigten Nachunternehmer müssen die gleichen Anforderungen an die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit für die übertragenen Aufgaben erfüllen wie der Bieter selbst. Die Vergabestelle behält sich vor, weitere Nachweise und Unterlagen zu den Nachunternehmern, die beauftragt werden sollen, von dem Bieter nachzufordern.

1.11 Vollständigkeit der Vergabeunterlagen

Jeder Bewerber hat die Vergabeunterlagen auf ihre Vollständigkeit zu prüfen und etwaige fehlende Unterlagen sowie Unklarheiten in den Unterlagen unverzüglich nach Erhalt der Vergabestelle anzuzeigen.

1.12 Rückfragen

Die vorliegenden Vergabeunterlagen enthalten alle Informationen, die zur Erstellung eines bedarfsgerechten Angebots erforderlich sind. Falls sich aus den vorliegenden Unterlagen dennoch Rückfragen ergeben sollten, sind diese Fragen in schriftlicher Form über die Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten. Telefonische Auskünfte werden grundsätzlich nicht erteilt! Auskünfte zu Rückfragen werden an alle Bewerber und nur schriftlich erteilt. Fragen sind bis spätestens zum 19.10.2026 zulässig!

1.13 Sicherheit und Geheimhaltung

Die Vertragsparteien halten bei der Durchführung des Vertrages die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes ein. Weitergehende Pflichten im Hinblick auf Datenschutz, Sicherheit und Geheimhaltung ergeben sich aus der Geheimhaltungsvereinbarung (Anlage 17) sowie dem Entwurf für den Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 18) und dem Handelspartnervereinbarung (Anlage 11). Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird nach Vertragsschluss entsprechend ergänzt. Zu den fehlenden Angaben sowie vorgesehenen Anlagen hat der Auftragnehmer erforderliche Informationen bereitzustellen.

2 Leistungsbeschreibung

2.1 Umfang und Qualität der Nutzungsrechte

2.1.1 Vertragsportfolio

Es ist beabsichtigt, umfassende Nutzungsrechte und Softwares des Lizenzgebers Microsoft auf der Basis von Microsoft Volumenlizenzverträgen zu erwerben. Der Auftraggeber erwartet dabei die Unterstützung des zukünftigen Auftragnehmers.

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Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber Microsoft-Produkte aus verschiedenen bestehenden und künftig verfügbaren Microsoft-Verträgen und Lizenzprogrammen bereit. Dies umfasst insbesondere Produkte aus unterschiedlichen Vertrags- und Lizenzmodellen, Produktpools sowie Bezugs- und Abrechnungsmodellen.

2.1.2 Software-Assurance, Online Services und Subscriptions

Neben der Möglichkeit, jederzeit neue Softwareversionen einsetzen zu dürfen, bietet eine aktive Softwarewartung „Microsoft Software Assurance“ u.a. auch erweiterte Nutzungsrechte der Software (z.B. Failover Rechte oder Lizenzmobilität). Bei Bedarf muss es dem Auftraggeber möglich sein, beim Erwerb der Nutzungsrechte eine Software Assurance abzuschließen. Bestehende Software Assurance aus Vorverträgen muss lückenlos verlängert werden können.

2.1.3 Rechtssicherheit

Die vom Auftraggeber erworbenen Nutzungsrechte müssen für die Dauer der Nutzung konform mit den Lizenzbedingungen des Lizenzgebers sein, damit die Rechtssicherheit für den Auftraggeber sichergestellt ist. Diese Rechtssicherheit muss explizit im Falle eines Lizenzprüfungsverfahrens zum Nachweis oder zur Herstellung von Compliance (Audit oder SAM-Projekt) durch den Lizenzgeber Microsoft gewährleistet sein.

2.2 Im Lizenzpreis inkludierte Services

2.2.1 Betreuungsservice

2.2.1.1 Beratungskompetenz und -konzept Der Auftraggeber erwartet vom zukünftigen Auftragnehmer umfassende technologische Kenntnisse zu Beratung und Unterstützung bei der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen des Lizenzgebers zur Umsetzung seiner dienstlichen Aufgaben. Der zukünftige Auftragnehmer muss über umfassende Kenntnisse der Produkte, Vertragsarten und der Lizenzmetriken des Lizenzgebers und die Autorisierungen verfügen, um die benötigte und größtmögliche Beratungskompetenz nachzuweisen. Diese Kenntnisse werden als "Microsoft Solution Partner Designations" bezeichnet und vom Lizenzgeber Microsoft in verschiedenen Lösungsbereichen zertifiziert. Diese entsprechenden Nachweise (Bescheinigungen über die aktuelle Solution Partner Designation im relevanten Lösungsbereich) sind vorzulegen. Insbesondere erwartet der Auftraggeber vom Auftragnehmer Beratungsleistungen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen zwischen unterschiedlichen Nutzungsszenarien. Auch muss der Bieter in der Lage sein, den Auftraggeber unter Einbeziehung aktueller Promoaktionen des Herstellers bei der Auswahl der für ihn richtigen Vertrags- und Lizenzart unter fachlichen und wirtschaftlichen Aspekten zu beraten. Es wird erwartet, dass der zukünftige Auftragnehmer über entsprechend qualifizierte Mitarbeiter verfügt, die die notwendigen Microsoft Zertifizierungen, fachlichen Kompetenzen und nachweisbaren Qualifikationen besitzen.

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2.2.1.2 Ansprechpartner des Handelspartners Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Lizenzerwerbs, einer qualifizierten Lizenzberatung und einer zeitnahen Auftragsbearbeitung erwartet der Auftraggeber eine vorzugsweise regionale Betreuung durch den zukünftigen Auftragnehmer. Der zukünftige Auftragnehmer verpflichtet sich daher mit Angebotsabgabe zur Sicherstellung, dass er über festangestellte Mitarbeiter mit aktueller Microsoft-Qualifizierung zum Vertriebs- und Lizenzspezialisten im Außendienst (sowohl On-Premise als auch online) verfügt und diese vorrangig im Einzugsgebiet des Auftraggebers einsetzt. Der zukünftige Auftragnehmer muss in der Lage sein, den Auftraggeber unter Einbeziehung aktueller Promo-Aktionen des Herstellers bei der Auswahl der für ihn richtigen Vertrags- und Lizenzart unter fachlichen und wirtschaftlichen Aspekten zu beraten. Der zukünftige Auftragnehmer benennt einen kompetenten Ansprechpartner, der über eine aktuelle Qualifizierung zum Microsoft Produkt- Spezialisten (On-Premise als auch Online Services) verfügt. Zur Sicherstellung einer zeitnahen Auftragsbearbeitung ist es daneben erforderlich, dass der zukünftige Auftragnehmer zusätzlich zu den oben erwähnten Spezialisten über eine ausreichende Anzahl von festangestellten Innendienst-Mitarbeitern (mindestens zwei Vollzeitäquivalente) im Auftragswesen verfügt. Im Rahmen dieser regionalen Betreuung erwartet der Auftraggeber, dass der zukünftige Auftragnehmer über festangestellte Mitarbeiter verfügt, die über ein herstellerübergreifendes Lizenz- und Vertragsmanagement-Wissen verfügen. Der Auftraggeber benötigt zur Sicherstellung seiner Arbeitsabläufe auch eine Verfügbarkeit der angebotenen Services an Arbeitstagen im Land Sachsen-Anhalt.

2.2.1.3 Vertretungskonzept Zur Sicherstellung einer zeitnahen Auftragsbearbeitung erwartet der Auftraggeber, dass der zukünftige Auftragnehmer über ein Vertretungskonzept verfügt. Die Vertretung des Ansprechpartners des zukünftigen Auftragnehmers verfügt im Wesentlichen über die gleichen Qualifikationen wie der zu vertretende Ansprechpartner.

2.2.1.4 Regelmäßige Jour Fixe Vom künftigen Auftragnehmer wird erwartet, dass er einen regelmäßigen 14-tägigen Abstimmungstermin zur Klärung offener Aufträge zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer durchführt. Dieser Austausch kann telefonisch, online oder in Präsenz stattfinden.

2.2.2 Informationsdienste

Der Lizenzgeber Microsoft bietet in immer kürzer werdenden Zyklen neue Produktversionen und Lizenzmodelle an. Der Auftraggeber möchte über die Veränderungen stets informiert und auf dem Laufenden gehalten werden. Dies wünscht der Auftraggeber über diverse Kommunikationswege, z.B. Newsletter, Portal. Ergänzend erwartet der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit, dass zweimal im Jahr eine kostenlose Präsentation im Hause des Auftraggebers oder online zu aktuellen Microsoft Technologien stattfindet. Die Themen werden im Vorfeld mit dem Auftraggeber abgestimmt, der Teilnehmerkreis ist beim Auftraggeber auf 15 Personen beschränkt.

2.2.3 Lizenzmanagement

Der Auftraggeber erwartet vom zukünftigen Auftragnehmer eine vollumfängliche Betreuung und Unterstützung beim Management von Nutzungsrechten des Lizenzgebers. Insbesondere erwartet

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der Auftraggeber Unterstützungsleistungen bezüglich des Software-Asset Management Projektes in der Landesverwaltung. Ziel der Unterstützungsleistungen ist die Optimierung des strategischen und operativen Lizenzmanagements. Für die Unterstützung des Software-Asset Management (SAM) Projektes ist ein Kontingent von 20 Personentagen pro Jahr bereitzustellen. Die Personentage können nach Maßgabe des Auftraggebers auch dafür verwandt werden, SAM- Projekte oder nachträgliche Überprüfungen von True-Up-Meldungen in den Bereichen der Landesverwaltung durchzuführen. Alle hier genannten Leistungen sind Bestandteil des Gesamtpaketes; ggfls. nicht genutzte Personentage müssen auf Folgejahre übertragbar sein. Werden mehr als 20 Personentage benötigt, sind diese über die Consultingleistungen einzukaufen.

2.2.3.1 Lizenz- und Lösungsberatung Der Auftraggeber und die bezugsberechtigten Einrichtungen erwarten vom zukünftigen Auftragnehmer zur Umsetzung der dienstlichen Aufgaben eine vollumfängliche Betreuung und Beratung beim Erwerb von Nutzungsrechten des Lizenzgebers (sowohl On-Premise als auch Online Services) und Unterstützung von Entscheidungsprozessen zwischen den möglichen unterschiedlichen Nutzungsszenarien (On-Premise, online, hybrid).

2.2.3.2 Lizenzgeberportale Microsoft Software und Microsoft Online Services werden in der Regel auf verschiedenen Portalen verwaltet. Durch das wachsende Microsoft Portfolio ist die Anzahl der Portale markant angestiegen. Daher muss der Bieter die Auftraggeber personell bei der Verwaltung sowie Behebung von Anmeldeproblemen der Microsoft Portale unterstützen.

2.2.3.3 Reporting der beschafften Lizenzen Der Auftraggeber erwartet für sein Lizenzmanagement unaufgefordert einen vierteljährlichen Report spätestens zum Ende der zweiten Kalenderwoche des Folgequartals. Dieser Report enthält unter Berücksichtigung der jeweils geltenden Datenschutz-Richtlinien mindestens folgende Informationen in einer übersichtlichen Darstellung: • Aufstellung der abgerufenen Softwareprodukte je Vertrag, der Anzahl von Lizenzen pro Produkt und Besteller/Einrichtung im Reportzeitraum, • Aufstellung über den Umsatz und Punktestand pro Produktpool der abgerufenen Lizenzen für jede bezugsberechtigte Behörde bzw. Einrichtung im Reportzeitraum sowie • Übersicht über den Gesamtumsatz, den Punktestand pro Produktpool, abgerufene Softwareprodukte und die Lizenzanzahl pro Produkt des Auftraggebers (einschließlich aller Bezugsberechtigten) innerhalb der Vertragslaufzeit.

2.2.3.4 Compliance-Anforderungen des Lizenzgebers Im Zusammenhang mit der Einhaltung und Sicherstellung der Compliance in Bezug auf die vielfältigen und teilweise komplexen Anforderungen, die vom Lizenzgeber Microsoft vorgegeben und regelmäßig aktualisiert werden, wird von dem zukünftigen Auftragnehmer erwartet, dass er nicht nur eine umfassende Unterstützung leistet, sondern auch proaktiv und kontinuierlich dazu beiträgt, dass sämtliche Vorgaben, Richtlinien und Bestimmungen des Lizenzgebers in allen relevanten Bereichen eingehalten, umgesetzt und dokumentiert werden.

2.2.3.5 Auditunterstützung Der Lizenzgeber Microsoft behält sich innerhalb seiner Verträge vor, die korrekte Lizensierung der eingesetzten Produkte zu überprüfen. Bei einem solchen Software-Audit handelt es sich um eine Lizenzüberprüfung zu Nutzungsumfang und Nutzungsintensität der im Unternehmen/ in der

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Behörde genutzten Software des Lizenzgebers Microsoft, d.h. eine Überprüfung, ob die tatsächliche Nutzung der Lizenzen auch mit der vertraglich vereinbarten Nutzung übereinstimmt. Der Auftraggeber erwartet im Falle eines Audits eine Unterstützung durch den zukünftigen Auftragnehmer.

2.2.3.6 Unterstützung beim Vertragsmanagement Der Auftraggeber erwartet im Rahmen des Handelspartnervertrages vom zukünftigen Auftragnehmer vollumfängliche Unterstützung beim Management von Verträgen, Lizenzen und Online Services. Im Rahmen der Unterstützungsleistungen im Vertragsmanagement wird vom Anbieter erwartet, dass er die Bezugsberechtigung sorgfältig prüft und dabei alle jeweils zur Auswahl stehenden Verträge berücksichtigt, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen für den Bezug der Leistungen erfüllt sind. Der Anbieter soll umfassende Beratung zu Registrierungen, Beitritten und gegebenenfalls Zutritten leisten und darüber hinaus die Anlage sowie die Verwaltung von Registrierungen, Tennants und Einkaufskonten für die jeweiligen Verträge übernehmen, sodass die Kunden optimal bei der Organisation und Nutzung der Vertragsstrukturen unterstützt werden. Es wird erwartet, dass der Anbieter die Pflichtangaben für die jeweiligen Verträge vollständig und korrekt zusammenstellt, wobei er auch eventuell vorhandene Bestandsverträge berücksichtigt, um eine lückenlose und rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Der Anbieter ist dafür verantwortlich, die initiale Abbildung der Verträge im jeweils relevanten Online Portal des Lizenzgebers vorzunehmen, sodass die Verträge von Beginn an digital erfasst und verwaltet werden können. Im Verhältnis zwischen dem Lizenzgeber Microsoft, dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer ist eine umfangreiche Zusammenarbeit zur Einhaltung der Vertragscompliance notwendig. Der Auftraggeber ist bereit seinen Beitrag zu leisten, soweit diese für die ordnungsgemäße Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlich sind und dienstliche Belange nicht entgegenstehen. Der Auftraggeber erwartet vom Auftragnehmer, dass dieser sämtliche terminlichen Vorgaben des Lizenzgebers strikt einhält und die vereinbarten Fristen und Zeitpläne zuverlässig beachtet, um einen reibungslosen Ablauf der Vertragsprozesse zu gewährleisten. Der Anbieter soll die Kunden bei der Verwaltung der Verträge im jeweils relevanten Online Portal des Lizenzgebers unterstützen, indem er Hilfestellung bei der Nutzung der Portale und der Pflege der Vertragsdaten leistet. Zu den Aufgaben des Anbieters gehört auch die initiale Bereitstellung von Aktivierungskeys und Lizenzkeys, damit die Kunden unmittelbar nach Vertragsabschluss Zugriff auf die entsprechenden Produkte und Dienstleistungen erhalten. Darüber hinaus wird vom Anbieter erwartet, dass er die Kunden bei der Verwaltung von Aktivierungskeys unterstützt, indem er beispielsweise bei der Zuordnung, dem Abruf, der Bereitstellung und der Organisation der Keys behilflich ist. Der Anbieter soll die Kunden bei der Zuweisung von Online Services zu Domänen und Nutzern unterstützen und deren Verwaltung im jeweils relevanten Online Portal des Lizenzgebers unterstützen bzw. übernehmen, sodass die Services effizient und bedarfsgerecht bereitgestellt werden können. Der zukünftige Auftragnehmer ist verpflichtet, jährlich einen Abgleich zwischen den dem Auftraggeber in Rechnung gestellten sowie dem Hersteller gemeldeten Softwarelizenzen und den

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im Herstellerportal für den Kunden bestätigten Produkten vorzunehmen und etwaige Abweichungen zu klären. Der Anbieter ist verpflichtet, jährlich eine Bestandsaufnahme der bei Microsoft registrierten Tenants vorzunehmen und in Kooperation mit dem Auftraggeber Maßnahmen zur Reduzierung viraler Tenants zu entwickeln. Es wird erwartet, dass der Anbieter regelmäßig Informationen zum Erfüllungsstand der Verträge bereitstellt, damit die Kunden jederzeit über den aktuellen Status und die Fortschritte im Vertragsmanagement informiert sind. Der Auftragnehmer soll die Kunden beim Changemanagement für Verträge unterstützen, indem er beispielsweise die Überführung, das Splitten oder die Aggregation von Verträgen sowie den Wechsel von Ansprechpartnern und die entsprechenden Prozesse fachgerecht begleitet.

2.2.3.7 Unterstützung bei der jährlichen True-Up-Meldung Der Auftraggeber legt Wert auf die Unterstützung durch den künftigen Auftragnehmer bei der Zusammenstellung und Validierung der jährlichen True-Up-Meldung.

2.2.4 Helpdesk

Der Auftraggeber benötigt in der täglichen Arbeit Unterstützung beim Einsatz der Lizenzen und der Technologien von Microsoft. Dazu wird vom zukünftigen Auftragnehmer erwartet, dass der Auftraggeber an Arbeitstagen in Sachsen-Anhalt (Montag - Freitag) in der Zeit von 8:00 bis 17:00 Uhr telefonisch oder remote in Form eines deutschsprachigen Helpdesks unterstützt wird. Der Helpdesk soll für 2nd Level und 3rd Level Unterstützung zur Verfügung stehen, 2nd Level für vorqualifizierte Problemstellungen und 3rd Level für Anfragen direkt beim Hersteller. Die Eskalation an den Hersteller soll in Abstimmung mit dem Auftraggeber erfolgen. Der künftige Auftragnehmer hat dafür ein jährliches Kontingent von 50 Stunden, welches 30 Stunden 2nd Level und 20 Stunden 3rd Level enthält, bereitzustellen. Die nicht genutzten Stunden können nach Maßgabe des Auftraggebers auch für weitere Leistungen aus dem Portfolio des künftigen Auftragnehmers verwandt werden. Diese Leistung ist Bestandteil des Gesamtpaketes; gegebenenfalls nicht genutzte Stunden müssen auf Folgejahre übertragbar sein. Mehraufwände des Helpdesks, die über die 50 Stunden hinausgehen, werden dem Auftraggeber entsprechend in Rechnung gestellt.

2.2.5 Schulungen

Die nachfolgend aufgeführten Schulungen sollen in Präsenz oder alternativ online stattfinden. Die für die Schulungskurse benötigte Technik stellt der Auftraggeber. Daneben sollte auch die Möglichkeit bestehen, in den Räumen des Auftraggebers die Schulungen unter Bereitstellung der benötigten Technik ohne zusätzliche Kosten stattfinden zu lassen. Die Schulungsunterlagen werden den Kursteilnehmern kostenlos zur Verfügung gestellt.

2.2.5.1 Lizenzmanagement Der Auftraggeber erwartet die Durchführung von Schulungen zur Sicherstellung der Qualifikation der mit den Aufgaben des Lizenzmanagements betrauten Mitarbeiter. Hierzu hat der Auftragnehmer einmal jährlich eine einwöchige Lizenzmanagerschulung als Inhouse-Training für max. je 10 Mitarbeiter durchzuführen. Die hierfür anfallenden Kosten sind in der Kostenkalkulation des Angebotes zu berücksichtigen und werden nicht gesondert in Rechnung gestellt. Bei den Schulungsinhalten soll es sich um folgendes handeln: interaktiver Frontalunterricht durch praxiserfahrene und zertifizierte Dozenten die auch als Consultants tätig sind, abwechselnde

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kollektive und individuelle Schulungsphasen, an der Praxis orientierte Übungen, messbare Lernerfolge durch Tests und Zertifizierungen. Die zu behandelnden Fragestellungen sind: welche Risiken bestehen bei der Lizenzierung von Software, welche Potentiale bietet ein Lizenzmanagement, welche Punkte sind bei der Realisierung eines Lizenzmanagements zu beachten. Darüber hinaus ist der Inhalt der DIN/ISO 19770 in der jeweils aktuellen Fassung zu vermitteln. Weiter soll eine Analyse der eigenen SAM-Prozesse ermöglicht werden und mit Hilfe der o.g. DIN/ISO 19770 Übungen zu typischen Aufgaben eines Lizenzmanagers in Verbindung mit sich dynamischen verändernden Lizenzregeln unter Anleitung durchgeführt werden.

2.2.5.2 Microsoft Licensing Professional (MLP) Schulungen Zum Vertragsbeginn ermöglicht der zukünftige Auftraggeber zwei Mitarbeitern des Ministeriums für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt kostenfrei an einer zertifizierten MLP- Schulung teilzunehmen. Diese sollte in max. Entfernung von 150 km im Umkreis des Auftraggebers stattfinden. Die hierfür anfallenden Kosten sind in der Kostenkalkulation des Angebotes zu berücksichtigen und werden nicht gesondert in Rechnung gestellt. In den darauffolgenden Jahren ermöglicht der zukünftige Auftragnehmer zwei Mitarbeitern des Ministeriums für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt, einmal jährlich eine kostenfreie Teilnahme an einem Microsoft MLP-Update-Kurs in max. Entfernung von 150 km im Umkreis des Auftraggebers. Die hierfür anfallenden Kosten sind in der Kostenkalkulation des Angebotes zu berücksichtigen und werden nicht gesondert in Rechnung gestellt.

2.2.5.3 Portale von Microsoft Zur Unterstützung beim Vertrags- und Lizenzmanagement wird vom Auftragnehmer erwartet, dass einmal im Jahr eine kostenfreie Schulung zu den Portalen von Microsoft für max. zwei Teilnehmer stattfindet. Diese Schulung kann in Präsenz oder online durchgeführt werden. Die hierfür anfallenden Kosten sind in der Kostenkalkulation des Angebotes zu berücksichtigen und werden nicht gesondert in Rechnung gestellt.

2.2.5.4 Administrationsschulungen zu Microsoft Technologien Der zukünftige Auftragnehmer bietet einmal im Jahr eine kostenfreie Schulung für max. 10 Teilnehmer je Schulung zu MS-Technologien an (z.B. MS Azure). Das Thema der Schulung wird mit dem Auftraggeber abgestimmt. Die hierfür anfallenden Kosten sind in der Kostenkalkulation des Angebotes zu berücksichtigen und werden nicht gesondert in Rechnung gestellt.

2.2.6 Services bei der Softwarepflege und -wartung

2.2.6.1 Release- und Patchmanagement Der aus lizenzrechtlichen Gründen evtl. zu liefernde Datenträger als Bestandteil des Lizenzerwerbs muss den aktuellen Release-Stand des Software-Produktes enthalten oder mit dem ausdrücklich angeforderten Release-Stand auf einem Datenträger (CD oder DVD) geliefert werden. Außerdem muss der Besteller während der Nutzungszeit dieses Release auch den Zugriff auf Fehlerbereinigungen (sog. Patches) erhalten.

2.2.6.2 Vermeidung von Re-Instatement-Kosten / Unterstützung bei der Software Assurance Fortführung Der Auftraggeber setzt in der Lizenzierung verschiedene Lizenzvertragsformen ein. Hierbei kommt auch Lizenzwartung zum Einsatz. Dabei ist es erforderlich (und vom Lizenzgeber Microsoft vorgeschrieben), Wartungsverlängerungen ohne Unterbrechung zu beziehen.

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2.3 Transaktionale Services

2.3.1 Prozessbeschreibungen

Aufgrund der immer komplexer werdenden Richtlinien auf Seiten des Lizenzgebers, des Auftraggebers und ggf. auch des Auftragnehmers wünscht der Auftraggeber eine transparente Sicht der Abläufe zu jedem Zeitpunkt des Bearbeitungsstandes. Zur Erreichung eines ordnungsgemäßen Lizenzerwerbs (PreSales und Fulfillment) sowie eines ordnungsgemäßen Lizenzbetriebs (PostSales) sind zwingend Dienstleistungen des zukünftigen Auftragnehmers erforderlich. Es kommt dabei insbesondere darauf an, dass der Handelspartner alle vom Lizenzgeber Microsoft mit der Nutzungsberechtigung eingeräumten Vorteile uneingeschränkt dem Endnutzer (Besteller) gewährt. Es ist also zwingend erforderlich, dass vor dem Kauf eine Produkt- und Lizenzberatung erfolgt, sofern vom Besteller gewünscht (PreSales). Es ist weiterhin erforderlich, dass die Auftragserfüllung für den Besteller nachvollziehbar erfolgt (Fulfillment). Und schließlich sind die erworbenen Lizenzen so zu dokumentieren, dass der Endnutzer den Nachweis ordnungsgemäßer Lizenzierung erbringen kann (PostSales).

2.3.2 Leistungsfähigkeit des Bieters bei der Abwicklung der Lizenzbestellungen

Der Auftraggeber erwartet, dass an Arbeitstagen in der Zeit von 8 – 17 Uhr eine optimale Beratung und Betreuung der Besteller telefonisch und vor Ort sichergestellt wird. Hierfür müssen vom Bieter qualifizierte und zertifizierte Innenvertriebs- und Außenvertriebsmitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Zur Bearbeitung komplexer Fragestellungen und technologischer und lizenzrechtlicher Spezialauskünfte sollten außerdem Spezialisten für diese Bereiche vorgehalten werden.

2.3.3 Handelspartnerportal

Der Auftraggeber wünscht den Zugang zu einem Internetportal beim zukünftigen Auftragnehmer (Handelspartner), in welchem für ein Vertrags- und Lizenzmanagement alle Informationen zu den (mit dem Handelspartner) abgeschlossenen Verträgen und den zusätzlichen Diensten bereitgestellt werden. Das Handelspartnerportal stellt eine Schnittstelle zwischen Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer (Handelspartner) dar, mit der es möglich ist Beschaffungswege transparent zu gestalten und zu optimieren. Ein Katalog im Handelspartnerportal beschreibt das verfügbare und buchbare Leistungsportfolio des zukünftigen Auftragnehmers (Handelspartners), welches zur Laufzeit des Vertrages dem Auftraggeber zur Verfügung steht.

2.3.4 Initiale Abstimmung

Der Auftragnehmer hat zu Beginn des Leistungszeitraums im Rahmen eines eintägigen Workshops mit dem Auftraggeber die Abstimmung der verschiedenen Prozesse und Leistungen für die Dauer des Leistungszeitraums vorzunehmen. Im Anschluss sind die Bedarfsträger des Auftraggebers gemeinsam mit diesem über die Beschaffungs- und Beauftragungsmodalitäten zu informieren.

2.3.5 Ticketsystem

Der Auftragnehmer stellt ein webbasiertes Ticketsystem zur Erfassung, Bearbeitung, Priorisierung, Nachverfolgung und Dokumentation sämtlicher Serviceanfragen bereit. Der Auftraggeber erhält für benannte Mitarbeitende rollenbasierte Zugriffsrechte. Die Zugriffsrechte umfassen mindestens die Einreichung von Tickets, die Einsicht in den Bearbeitungsstand, die Beantwortung von Rückfragen sowie die Einsicht in abgeschlossene Vorgänge.

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2.4 Optionale Leistungen

2.4.1 Unterstützungsleistungen beim Einsatz der Microsoft Technologien

2.4.1.1 Lernunterstützung Der Wechsel von bestehenden zu neueren Systemen stellt sowohl den Endanwender als auch den User Helpdesk /die Administration vor große Herausforderungen. Es kommen aus Sicht der Anwender neue Funktionen hinzu und bekannte Befehle sind in neuen Systemen nicht mehr an der gewohnten Stelle zu finden. Nach der Migrationsphase ist der Bedarf an Unterstützung sehr hoch. Aber auch im Regelbetrieb muss eine effektive Unterstützung gewährleistet sein, um den Endanwender während seiner Arbeit effektiv zu unterstützen, ohne dass weitere Endanwender in die vermeintliche Problemlösung einbezogen werden müssen und ohne den User Helpdesk zu überlasten. Um Migrations-/ und Umstellungsphasen und den Regelbetrieb optimal und effektiv zu unterstützen und um dauerhafte Lerneffekte zu erzielen, erwartet der Auftraggeber eine Lösung, welche die genannten Anforderungen unterstützt.

2.4.2 Administration und Betreuung von Microsoft-Tenants

2.4.2.1 Administrative und technische Betreuung von Microsoft-Tenants in der MS Cloud Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber sowohl administrativ als auch technisch bei der Betreuung der von ihm genutzten Microsoft-Tenants. Ziel dieser Zusammenarbeit ist es, einen wirtschaftlichen, regelkonformen und effizienten Betrieb der Microsoft-Cloud-Dienste sicherzustellen und den Auftraggeber bei administrativen Aufgaben im Tenant-Management zu entlasten. Im Rahmen dieser Leistungen übernimmt der Auftragnehmer insbesondere die Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung der Microsoft-Tenants. Auf Anforderung und nach Freigabe durch den Auftraggeber führt er administrative Tätigkeiten im Tenant durch. Dazu gehört die Unterstützung bei der Anlage, Änderung und Löschung von Benutzerkonten, Gruppen und Rollen sowie die Verwaltung von Berechtigungen und Rollenkonzepten innerhalb von Microsoft 365, Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) und weiteren Microsoft-Cloud-Diensten. Ebenso unterstützt der Auftragnehmer bei der Zuweisung, Änderung und dem Entzug von Lizenzen. Darüber hinaus übernimmt der Auftragnehmer die Verwaltung und Pflege der Tenant- Einstellungen und unterstützt deren Optimierung. Er hilft bei der Einrichtung und Pflege von Sicherheits-, Compliance- und Governance-Einstellungen sowie bei der Konfiguration von Mandantenrichtlinien, Conditional-Access-Richtlinien, Authentifizierungsverfahren und weiteren sicherheitsrelevanten Funktionen. Auch bei Tenant-Migrationen, Tenant-Konsolidierungen und organisatorischen Änderungen steht der Auftragnehmer dem Auftraggeber zur Seite. Die Analyse und Behebung tenantbezogener Störungen und Fehlkonfigurationen gehören ebenso zum Leistungsumfang wie die Durchführung von Konfigurationsanpassungen aufgrund neuer Microsoft-Funktionalitäten oder geänderter Anforderungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer unterstützt zudem bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Änderungen innerhalb der Microsoft-Tenants und übernimmt die Kommunikation sowie Eskalation gegenüber Microsoft bei technischen oder administrativen Problemstellungen. Abschließend erstellt und aktualisiert der Auftragnehmer die Dokumentationen zu tenantbezogenen Konfigurationen und administrativen Maßnahmen. Der Auftragnehmer stellt qualifiziertes Fachpersonal bereit, das über umfassende Kenntnisse der Microsoft-Cloud-Plattformen, insbesondere Microsoft 365, Microsoft Entra ID, Microsoft Azure, Microsoft Teams, Exchange Online, SharePoint Online sowie Power Plattform, verfügt.

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Die Unterstützung wird bedarfsgerecht durch Remote-Administration, telefonische Beratung, E- Mail-Support, virtuelle Abstimmungstermine, Workshops sowie technische Beratungsgespräche gewährleistet.

2.4.2.2 Governance und Sicherheit Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz, Compliance und IT-Governance für die eingesetzten Microsoft-Lösungen. Dabei berücksichtigt der Auftragnehmer die aktuellen Empfehlungen von Microsoft, anerkannte Best Practices sowie die verbindlichen Vorgaben des Auftraggebers. Zu diesen Unterstützungsleistungen gehören zum Beispiel die Prüfung und Dokumentation von Rollen-, Berechtigungs- und Zugriffskonzepten nach dem Grundsatz der minimal erforderlichen Rechte, die Beratung zur Einrichtung von Kontroll-, Freigabe-, Prüf- und Eskalationsverfahren im Rahmen der IT-Governance sowie die regelmäßige Information des Auftraggebers über sicherheits-, datenschutz- und compliance-relevante Änderungen der eingesetzten Microsoft- Lösungen. Der Auftragnehmer dokumentiert sämtliche Beratungsergebnisse, Feststellungen, Empfehlungen und umgesetzten Maßnahmen nachvollziehbar und stellt diese dem Auftraggeber in deutscher Sprache zur Verfügung.

2.4.2.3 Delos-Cloud Gegenstand der Ausschreibung ist die Erbringung von Unterstützungs- und Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Nutzung der Delos Cloud (MSSC). Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung, Verwaltung und Optimierung der hierfür erforderlichen Microsoft-Lizenzen. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Nutzung, Administration, Weiterentwicklung und dem Betrieb der in der Delos Cloud bereitgestellten Microsoft-Dienste sowie bei allen lizenzrelevanten Fragestellungen. Die Unterstützungsleistungen werden bedarfsorientiert erbracht und umfassen insbesondere die Beratung zur Nutzung der Delos Cloud und der darin bereitgestellten Dienste. Darüber hinaus unterstützt der Auftragnehmer bei der Einführung neuer Funktionen und Dienste sowie bei der Konfiguration, Administration und dem Betrieb der Cloud-Umgebung. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Analyse und Behebung von Störungen sowie die Unterstützung im Incident- Management. Ebenso werden Unterstützung bei Changes und Service Requests, Beratung zu Sicherheits- und Compliance-Anforderungen sowie die Umsetzung von Best Practices für Cloud- Governance und Cloud-Betrieb angeboten. Ergänzend unterstützt der Auftragnehmer bei der Integration weiterer Fachverfahren und Anwendungen in die Cloud-Umgebung.

2.4.3 Unterstützung bei der Transformation bestehender Microsoft-Lösungen in digital souveräne Lösungen

Der Auftragnehmer erbringt Unterstützungsleistungen zur Analyse, Planung, Erprobung, Transformation und Einführung digital souveräner Lösungen. Die Leistungen umfassen die Ablösung, Neugestaltung oder Weiterentwicklung bestehender Microsoft-Lösungen z.B. durch Low-Code- und No-Code-Lösungen sowie die Begleitung der organisatorischen Veränderungen.

2.4.4 Bereitstellung von Consultingleistungen

Der Auftraggeber und seine berechtigten Einrichtungen benötigen darüber hinaus zur Unterstützung strategischer Projektplanungen, Installationen sowie bei der Behebung von technischen Problemen (z.B. bei der Implementierung, Konfiguration von Software) Beratungsleistungen. Dafür ist ein Kontingent von 15 Personentagen pro Jahr bereitzustellen,

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welches vom Auftraggeber als auch von den berechtigten Einrichtungen in Abstimmung mit dem Auftraggeber abgerufen werden kann. Die nicht genutzten Personentage können nach Maßgabe des Auftraggebers auch für weitere Leistungen aus dem Portfolio des künftigen Auftragnehmers verwandt werden. Die genannten Leistungen sind Bestandteil des Gesamtpaketes; ggf. nicht genutzte Personentage müssen auf die Folgejahre übertragbar sein. Anzubieten sind des Weiteren aufwandsbezogene Consulting-Leistungen:

● Skilllevel 1 – Junior (Grundlegende Kenntnisse) Grundlegendes Verständnis des Zusammenhanges zwischen den eigenen und den Projektaktivitäten. Erkennen von Routineproblemen und die Anwendung bestehender Verfahren zur Lösung. Ausgeprägtes Verständnis des Zusammenhanges zwischen den eigenen und den Projektaktivitäten. 1 – 2 Jahre Erfahrung.

● Skilllevel 2 – Consultant (Vertiefte Kenntnisse) Vertieftes Verständnis der Schlüsselfaktoren für das Projekt und die Anwendung dieses Wissens für die eigenen Projektaktivitäten. Erkennen von Problemen und die Entwicklung möglicher Lösungen und deren Beurteilung anhand von Standardprozeduren. Organisation und Priorisierung der eigenen Tätigkeit zur Erfüllung der abgestimmten Aufgaben. 2 – 5 Jahre Erfahrung.

● Skilllevel 3 – Senior (Umfassende Kenntnisse) Umfassende Kenntnisse der geschäftlichen Hintergründe und Entwicklungen. Nutzung von Kenntnissen zur Fokussierung der Arbeit und dem Vorantreiben von Verbesserungen. Rechtzeitiges Erkennen der wichtigsten Probleme und Muster in hochkomplexen Aufgabenstellungen. Entwicklung von Lösungen für komplexe Situationen und Probleme und das Mitdenken der Konsequenz über die Problemlösung hinaus. Entwicklung mittel- bis langfristiger Pläne im Aufgabengebiet. Unterstützung strategischer Planungsaktivitäten im Aufgabengebiet. Mindestens 5 Jahre Erfahrung, mehrjährige Projektleitungserfahrung bei Projekten relevanter Größe.

● Skilllevel 4 – Principal (Expertenwissen) Frühzeitiges Erkennen interner und externer geschäftlicher und rechtlicher Entwicklungen, die Auswirkung auf das Gesamtaufgabengebiet haben. Antizipieren von Problemen und Herausforderungen im Rahmen der Gesamtaufgabenstellungen und die Entwicklung innovativer Lösungen im Einklang mit den Projektzielen. Entwicklung langfristiger Pläne mit Wirkung auf das Gesamtaufgabengebiet sowie auf die damit verbundene Strategie des Auftraggebers. Ressourcensteuerung um die Anforderungen umzusetzen. Mindestens 10 Jahre Erfahrung, mehrjährige Managementerfahrung bei Projekten relevanter Größe.

2.4.5 Schulungen

Der Auftragnehmer bietet bedarfsorientierte Schulungen zu den im Rahmen des Vertrags beschafften Microsoft-Produkten an als auch zu herstellerübergeifende Softwareprodukten und führt diese auf Abruf des Auftraggebers durch. Die Schulungen umfassen Endanwenderkurse, Administratorschulungen sowie individuell abgestimmte Kurse zu IT-relevanten Themen, z.B. zu den Themen Lizenzmanagement, ITIL, Projektmanagement. Die Inhalte der Schulungen richten sich nach dem Bedarf des Auftraggebers und der bezugsberechtigten Einrichtungen und werden individuell mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Der Auftragnehmer führt die Schulungen in deutscher Sprache als Präsenzschulung, Online- Schulung oder hybride Schulung entsprechend der Abstimmung mit dem Auftraggeber durch. Der Auftragnehmer stellt die technische Durchführung von Online- und Hybridformaten sicher. Daneben sollte auch die Möglichkeit bestehen, in den Räumen des Auftragnehmers die

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Schulungen unter Bereitstellung der benötigten Technik ohne zusätzliche Kosten stattfinden zu lassen. Der Auftragnehmer setzt für jede Schulung fachlich qualifizierte Referenten ein. Die Referenten verfügen über nachweisbare Kenntnisse. Der Auftragnehmer stellt allen Teilnehmenden vollständige, aktuelle und deutschsprachige Schulungsunterlagen zur Verfügung. Die Schulungsunterlagen enthalten die behandelten Inhalte.

2.5 Leistungsbeginn

Die Laufzeit des Rahmenvertrages beginnt für den Bereich Bildung am 01.12.2026 und für den Bereich der Landesverwaltung am 01.01.2027.

2.6 Losvergabe

Die Vergabe ist nicht in Lose aufgeteilt. Der Auftraggeber erwartet vom zukünftigen Auftragnehmer aufgrund der unterschiedlichen Softwareprodukte und der hohen Komplexität des Lizenzrechts eine Unterstützung in dem Software-Asset-Managementprojekt des Landes Sachsen-Anhalt, eine vollumfängliche und kohärente Beratung im Hinblick auf die Nutzungsrechte des Lizenzgebers sowie Beratungsleistungen zur Unterstützung strategischer Projektplanungen. Diese Beratung soll unter Berücksichtigung der insgesamt beim Auftraggeber bestehenden technischen und lizenzmäßigen Gegebenheiten sowie deren geplanten strategischen Weiterentwicklung auch unter dem Gesichtspunkt einer angestrebten weiteren Konsolidierung und Standardisierung vorgenommen werden. Dabei sind die sich insbesondere aus den verschiedenen Vertragsmodellen ergebenden optimalen Lizenzierungsmöglichkeiten miteinander zu kombinieren und zu berücksichtigen. Die in den einzelnen Dienststellen des Auftraggebers teilweise unterschiedlich vorhandenen Gegebenheiten und technischen Infrastrukturen sollen durch den zusätzlichen Einsatz speziell geschulten Personals des zukünftigen Auftragnehmers analysiert und Optimierungsvorschläge sowohl technischer als auch lizenzrechtlicher Art unterbreitet werden. Das Ministerium für Infrastruktur und Digitales als zentral zuständige Stelle für Software-Volumenverträge und Software Asset Management hat eine landesweit koordinierende Aufgabe und erwartet in Ausübung dieser Funktion und in Ansehung der sich im Rahmen des Software-Asset-Management ergebenden Ergebnisse vom zukünftigen Auftragnehmer eine konsistente Unterstützung in Form der Erbringung von Dienstleistungen, die die Erarbeitung von Analysen und Optimierungsvorschlägen aus der technischen und lizenzrechtlichen Perspektive zum Inhalt haben und damit in einem engen sachlichen Zusammenhang zueinander stehen. Die Vergabe wird nicht in Lose aufgeteilt, da die geforderten Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich Software Asset Management und Lizenzmanagement ein eng miteinander verzahntes Leistungspaket darstellen. Die technische, lizenzrechtliche und strategische Beratung greift inhaltlich und organisatorisch ineinander, sodass eine Aufteilung in einzelne Lose zu erheblichen Koordinierungsaufwänden, Schnittstellen- und Abstimmungsproblemen führen würde. Besonders im Hinblick auf die Komplexität der Lizenzmodelle, die Vielschichtigkeit der technischen Landschaft der Dienststellen sowie die Notwendigkeit eines kohärenten Optimierungs- und Konsolidierungsprozesses ist eine ganzheitliche Betrachtung zwingend. Würde eine Aufteilung in Lose erfolgen, wäre eine konsistente und ganzheitliche Beratung und Umsetzung kaum möglich und es käme zu einem unverhältnismäßigen Anstieg an Kosten und administrativem Aufwand. Daher wird aus wirtschaftlichen und fachlichen Gründen die Beauftragung eines einzigen Auftragnehmers angestrebt.

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3 Preisblatt

MS-Rahmenverträge

Der Auftraggeber erwartet während der Vertragslaufzeit im Rahmen der angebotenen Leistungen eine gleichbleibende Kalkulation zur Ermittlung der Bestellpreise. Diese Kalkulation muss stichprobenartig auditierbar und nachvollziehbar sein. Im Rahmen der Ausschreibung werden die für den Auftraggeber relevanten Microsoft- Rahmenverträge einschließlich der jeweils zu erwartenden Ausgabenvolumina für die Vertragslaufzeit benannt. Die angegebenen Ausgabenvolumina dienen als Kalkulations- und Bewertungsgrundlage und stellen keine Abnahmeverpflichtung des Auftraggebers dar. Die den jeweiligen Microsoft-Produkten und -Services zugrunde liegenden Herstellerpreise sind durch die bestehenden Microsoft-Rahmenverträge bzw. die jeweils gültigen Microsoft-Preislisten und Preisregelungen vorgegeben. Diese Preise sind daher nicht Gegenstand des Preisangebots des Bieters. Vom Bieter ist ausschließlich der von ihm auf den jeweiligen Herstellerpreis erhobene prozentuale Aufschlag (Handelspartneraufschlag) anzugeben. Der Aufschlag ist für die in den Preisblättern aufgeführten Microsoft-Rahmenverträge jeweils gesondert anzugeben Der vom Bieter angegebene Aufschlag wird auf den durch Microsoft vorgegebenen Herstellerpreis angewendet. Der daraus resultierende Bestellpreis setzt sich somit aus dem maßgeblichen Microsoft-Herstellerpreis zuzüglich des angebotenen Handelspartneraufschlags zusammen. Für die Preisbewertung werden die vom Auftraggeber angegebenen, voraussichtlich abzurufenden Ausgabenvolumina mit den jeweils angebotenen Aufschlägen gewichtet. Die angegebenen Mengen und Ausgabenvolumina dienen ausschließlich der Ermittlung eines vergleichbaren Angebotswertes und begründen keine Verpflichtung des Auftraggebers, die entsprechenden Leistungen oder Lizenzen in der angegebenen Höhe abzunehmen. Optionale Leistungen Im Preisblatt (Anlage 6) sind unter der Rubrik „Optionale Leistungen“ in den Kategorien „Erweiterter Technische Support“, "Schulungsleistungen" sowie „Consultingleistungen“ pauschale Nettopreise in Euro (€) für die nachfolgend aufgeführten Leistungen anzugeben. Die für die Vertragslaufzeit benannte Volumina dient ausschließlich als Orientierung für die Angebotskalkulation.

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