315 26 A01 Bewerbungsbedingungen.pdf

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Anlage 01

Bewerbungsbedingungen VgV

Rahmenvertrag für Dienstleistungen in den Bereichen

Usability, User Experience und kontinuierliche

Erfolgsmessung

Vergabe-Nr. 315/2026

Bonn, den 24. August 2026

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Inhaltsverzeichnis

1 Angaben zur ausgeschriebenen Leistung ........................................................................................... 3

a) Kurze Beschreibung des Auftrags ................................................................................................... 3

b) Beginn der Leistung und Laufzeit des Auftrags ........................................................................... 4

c) Optionen .......................................................................................................................................... 5 d) Losaufteilung, Nebenangebote und mehrere Hauptangebote ................................................... 5

2 Hinweise zum Ablauf des Vergabeverfahrens .................................................................................... 5

3 Nachweise Eignung und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ..................................................... 6

a) Zwingende und fakultative Ausschlussgründe .............................................................................. 6

b) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung .......................................................................... 6

c) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ........................................................................ 6

d) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ............................................................................ 7

e) Einbeziehung anderer Unternehmen; Eignungsleihe .................................................................... 9

i. Unterauftragnehmer zum Nachweis der Eignung (Eignungsleihe) ......................................... 9 ii. Unterauftragsvergabe ohne Eignungsleihe .............................................................................. 9

f) Bietergemeinschaften ....................................................................................................................10

4 Inhalt und Form der Angebote ...........................................................................................................10

a) Inhalt der Angebote ........................................................................................................................10

b) Form und Frist ..............................................................................................................................13

5 Prüfung und Wertung der Angebote ..................................................................................................14

a) Formelle Prüfung ............................................................................................................................14

b) Prüfung der Eignung und Ausschlussgründe ..............................................................................15

c) Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots .................................................................................15 (a) Preis .............................................................................................................................................15

(b) Konzepte ......................................................................................................................................16

(c) Team .............................................................................................................................................17

d) Ungewöhnlich niedrige Angebote ...............................................................................................19

6 Kostenerstattung ................................................................................................................................20

7 Mitteilung gegenüber den Bietern .....................................................................................................20

8 Auskünfte und Unklarheiten ..............................................................................................................20

9 Zuständige Stelle für Vergaberechtsverstöße ...................................................................................21

a) Zuständige Vergabekammer ..........................................................................................................21 b) Belehrung zu den Rechtsbehelfsfristen ......................................................................... 21

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1 Angaben zur ausgeschriebenen Leistung

a) Kurze Beschreibung des Auftrags

Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die weltweit größte Organisation für den internationalen Austausch von Studierenden und Wissenschaftlern sowie die Internationalisierung der deutschen Hochschulen. Seit seiner Gründung im Jahr 1925 hat der DAAD über 2,9 Millionen Akademikerinnen und Akademiker im In- und Ausland unterstützt. Er wird als Verein von den deutschen Hochschulen und Studierendenschaften getragen. Neben der Vergabe von Stipendien fördert der DAAD die Internationalisierung der deutschen Hochschulen, stärkt die Germanistik und die deutsche Sprache im Ausland, unterstützt Entwicklungsländer beim Aufbau leistungsfähiger Hochschulen und berät die Entscheider in der Kultur-, Bildungs- und Entwicklungspolitik.

Er unterhält dafür ein Außennetzwerk mit Außenstellen, Informationszentren und Informationspunkten in mehr als 60 Ländern. Weltweit setzen sich mehr als 1.200 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bonn, Berlin und Außenstellen für die Ziele des DAAD ein.

Der DAAD wird überwiegend aus Bundesmitteln des Auswärtigen Amts, des Bundesministeriums für Bildung und Forschung, des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung und der Europäischen Union finanziert. Weitere Förderer sind ausländische Regierungen, Unternehmen, Stiftungen und der Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft.

Der DAAD schreibt Dienstleistungen in den Bereichen Usability, User Experience und kontinuierliche Erfolgsmessung aus. Gesucht wird ein Auftragnehmer (AN) mit spezifischer Kompetenz und Erfahrung in den Bereichen Usability, User Experience, Durchführung von User Acceptance-Tests, kontinuierliche Erfolgsmessung, Optimierung und Anforderungsanalyse. Der AN konzipiert und führt nutzerzentrierte Untersuchungen (z. B. Usability-Tests, Akzeptanztests, Nutzerbefragungen, Zielgruppeninterviews) durch, misst kontinuierlich den Erfolg bestehender und neuer Features, analysiert Informationsarchitektur, Navigation und Interaktionsdesign und leitet daraus konkrete Optimierungsvorschläge ab. Zudem unterstützt er den DAAD bei der Anforderungsanalyse und Priorisierung der Weiterentwicklungsbedarfe und dokumentiert die Ergebnisse in kompakten, entscheidungsorientierten Berichten für die Produktverantwortlichen. Die im Folgenden genannten Leistungen können in an das jeweilige Projekt angepassten Kombinationen sowohl in Einzelstudien als auch in längerfristig angelegten Projekten beauftragt werden. Entsprechende Aufgaben sind ggf. auch für mobile Apps unter Android und/oder iOS durchzuführen, möglicherweise auch begleitend zur Entwicklung. Bislang ist aber noch keine Entwicklung konkret geplant. Der DAAD erwartet vom Auftragnehmer folgende Leistungen: a) Usability- und User-Acceptance-Tests (Präsenz oder Remote)

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b) Nutzerbefragungen und Zielgruppeninterviews (Präsenz oder Remote) c) Labornutzung bzw. - anmietung für Präsenztests d) Konzeption maßgeschneiderter UX-Monitoringsysteme zu kontinuierlichen Erfolgsmessung e) Erstellung von Personas und Nutzerstrukturanalysen f) Workshops und Design-Thinking (Präsenz oder Remote) g) Beratung, kontinuierliche Optimierungsbegleitung, Content-Review und Expertenanalyse h) Ergebnisdokumentation und -präsentation i) Webanalyse und Nutzertracking

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung in Anlage 02.

Rahmenvereinbarung Nein Ja

mit einem Unternehmen

mit mehreren Unternehmen Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt: Höchstabrufmenge/-volumen: 1.000.000 Euro netto über die geplante Gesamtlaufzeit von 4 Jahren

b) Beginn der Leistung und Laufzeit des Auftrags

Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung.

Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 27.10.2026.

Der Vertrag ist befristet. Er endet mit Ablauf des 26.10.2027.

Der Vertrag verlängert sich dreimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 26.10.2030.

Vertragsverlängerung: Der Vertrag kann vor seinem Ablauf vom Auftraggeber um weitere 12 Monate verlängert werden, wenn der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Verlängerung spätestens sechs Monate vor Vertragsende mindestens in Textform nach § 126b BGB erklärt.

Die Vertragsverlängerung kann der Auftraggeber __ Mal in Anspruch nehmen. Der Vertrag endet damit spätestens mit Ablauf des tt.mm.20jj.

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Es handelt sich um eine Einmalleistung.

Der Vertrag ist unbefristet. Die Kündigungsregelungen ergeben sich aus den Vertragsbedingungen.

Die genauen Liefer-/Leistungszeiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

c) Optionen

Optionen sind Nein Ja vorgesehen

Beschreibung der Option(en):

d) Losaufteilung, Nebenangebote und mehrere Hauptangebote

Unterteilung in Lose Nein Ja vorgesehen:

Es können Angebote abgegeben werden für ein Los Lose, ein/mehrere/alle Los(e)

Nebenangebote sind Nein Ja, für zugelassen die Gesamtleistung für folgende Teilleistungen:

Mehrere Hauptangebote Nein Ja sind zugelassen

2 Hinweise zum Ablauf des Vergabeverfahrens

Die Vergabe des unter Abschnitt 1 genannten Auftrags erfolgt in einem offenen Verfahren.

Es ist zu beachten, dass die Angebote verbindlich sind und der öffentliche Auftraggeber von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen darf.

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Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig.

3 Nachweise Eignung und Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Die Unternehmen haben mit ihrem Angebot das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und § 19 Abs. 1 MiLoG, § 22 Abs. 1 LkSG, § 14 Abs. 1 BTTG und Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 sowie ihre Eignung nach § 122 GWB nachzuweisen.1

Hierzu sind dem Angebot folgende Belege und Unterlagen beizufügen:

a) Zwingende und fakultative Ausschlussgründe

Ausgefüllte Eigenerklärung , Anlage 08

b) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur) Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register2 Der Bieter muss folgende Berechtigung besitzen und nachweisen: (…)

c) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre.

Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden. Sollten Sie aus berechtigtem Grund keine Umsatzzahlen der letzten drei Geschäftsjahre angeben können, teilen Sie uns dies bitte in dem Formular mit, damit wir gegebenenfalls die Vorlage anderer geeigneter Unterlagen zur Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von Ihnen fordern können.

Mindestanforderung:

Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Gesamtjahresumsatz (brutto) von mindestens: 2.000.000 € erzielt haben.

1 Der Auftraggeber wendet die Vorschriften des GWB insofern entsprechend auch auf den Unterschwellenbereich an. 2 Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt.

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Der Bewerber muss innerhalb der letzten drei Geschäftsjahre einen durchschnittlichen Jahresumsatz (brutto) im Tätigkeitsbereich des Auftrags (in dem für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld des Unternehmens) von mindestens: 750.000 € erzielt haben.

Das Formular in Anlage 09 ist zu verwenden.

Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die den Tätigkeitsbereich des Auftrags abdeckt, oder Erklärung, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.

Folgende Schäden mit folgenden Mindestdeckungssummen müssen mindestens versichert sein: Personen- und Sachschäden: (…€) Vermögensschäden: (…€) Sofern derzeit keine Versicherung mit den geforderten Deckungssummen nachgewiesen werden kann, ist eine Eigenerklärung einzureichen, im Auftragsfall eine entsprechende Haftpflichtversicherung abzuschließen bzw. eine bestehende Haftpflichtversicherung an die geforderten Deckungssummen anzupassen und diese für die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.

Bankerklärung Bilanzen, falls der Bieter zu deren Veröffentlichung gesetzlich verpflichtet, ist (…)

d) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste ausschließlich der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Geeignet ist eine Referenz, wenn die erbrachten Leistungen mit den hier ausgeschriebenen vergleichbar waren, d.h. insbesondere Leistungen in den Bereichen Usability, User Experience und kontinuierliche Erfolgsmessung.

Das Formular in Anlage 10 ist hierfür zu verwenden.

Mindestanforderungen:

Es sind mindestens 4 geeignete Referenzen vorzulegen. Es sind für mindestens zwei Referenzen Arbeitsproben vorzulegen, soweit die Bieter zu einer solchen Vorlage berechtigt ist. Folgende Erfahrungsbereiche müssen mindestens durch die vorgelegten Referenzen abgedeckt werden:

1. Erfahrung mit Auftraggebern aus dem Sektor Bildung und/oder Wissenschaft
2. Durchführung einer Usability-Studie mit Expert-Content-Review, Onsite-

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Nutzerbefragung und Nutzertests Labor oder Remote 3. Durchführung einer UX-Diary-Studie, bestehend aus einer Kombination aus Aufgaben und Interviews 4. Card Sortings und/oder A/B-Testings (oder ähnlicher Methoden mit derselben Zielsetzung) für die Optimierung der Nutzerführung 5. Erstellung von Personas Die Bereiche 1. bis 5. müssen durch Referenzen jeweils zumindest 2 mal belegt werden (Mindestanforderung). Eine Referenz kann zur Abdeckung mehrerer Bereiche verwendet werden.

Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind Beschreibung der technischen Ausrüstung des Unternehmens Beschreibung Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar. Beschreibung der Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens Angabe des Lieferkettenmanagement- und -überwachungssystems, das dem Unternehmen zur Vertragserfüllung zur Verfügung steht Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung für die Inhaberin, den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die das Unternehmen während der Auftragsausführung anwendet, maximal 2 Seiten DIN A4 in Schriftgröße 12 Times New Roman; 1,5 Pt. Zeilenabstand oder Nachweis einer DIN ISO Zertifizierung oder vergleichbar. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt sowie zusätzlich für den Leistungsbereich dieser Ausschreibung in den letzten drei Jahren ersichtlich ist. Das Formular Anlage 09 ist zu verwenden. Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung das Unternehmen für die Ausführung des Auftrags verfügt Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage 11) Nur bei Lieferleistungen: Muster, Beschreibungen oder Fotografien der zu liefernde Güter, wobei die Echtheit auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers nachzuweisen ist, oder Bescheinigungen, die von als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen für Qualitätskontrolle ausgestellt wurden, mit denen bestätigt wird, dass die durch entsprechende Bezugnahmen genau bezeichneten Güter bestimmten technischen Anforderungen oder Normen entsprechen

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e) Einbeziehung anderer Unternehmen; Eignungsleihe

Falls Sie andere Unternehmen (Unterauftragnehmer) zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung einbinden möchten, beachten Sie bitte diesen Abschnitt. Beachten Sie dabei, dass vergaberechtlich Unterauftragnehmer auch Unternehmen sind, die konzernrechtlich mit dem Bieter verbunden sind. Unterauftragnehmer kann im Übrigen auch eine natürliche Person, z.B. ein Freiberufler, sein.

Folgende kritische Aufgaben sind zwingend direkt vom Bieter selbst oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft auszuführen: Projektleitung und entsprechende Vertretung. Solche Aufgaben dürfen nicht durch einen Unterauftragnehmer erledigt werden. Der Teilnehmer der Bietergemeinschaft, der zur Erfüllung dieser kritischen Aufgaben vorgesehen ist, ist im Angebot kenntlich zu machen.

i. Unterauftragnehmer zum Nachweis der Eignung (Eignungsleihe)

Wenn Sie beabsichtigen, einen Unterauftragnehmer einzusetzen, damit Sie Ihre Eignung gemäß Abschnitt 3 b) bis d) nachweisen können, dann liegt eine Eignungsleihe nach § 47 VgV vor. In diesem Fall müssen Sie mehrere Unterlagen einreichen.

Sie haben zunächst mit dem Angebot nachzuweisen, dass Ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel des Unterauftragnehmers auch tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Zur Nachweisführung können Sie die Vorlage in Anlage 12 verwenden.

Des Weiteren haben Sie Belege des Unterauftragnehmers in dem Umfang vorzulegen, in welchem Sie sich auf die Eignung des Unterauftragnehmers berufen. Sollten Sie zum Beispiel einen Unterauftragnehmer einbeziehen, um die Mindestanforderungen an Referenzen belegen zu können, dann hat der Unterauftragnehmer den Referenzbogen auszufüllen und Sie müssen uns diesen mit dem Angebot einreichen.

Vom Eignungsverleiher ist schließlich zusätzlich die unter a) genannte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG, Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 sowie § 22 Abs. 1 S. 1 LkSG und § 14 Abs. 1 BTTG (Anlage 08) zu erbringen und von Ihnen mit dem Angebot einzureichen.

Eine gemeinsame Haftungserklärung müssen Sie nur dann einreichen, wenn Sie die Kapazitäten eines anderen Unternehmens zum Nachweis der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen, zum Beispiel, um Mindestanforderungen an den Umsatz nachzuweisen. In diesem Fall ist das Formular in Anlage 13 zu verwenden.

Alle Nachweise sind bereits mit dem Angebot einzureichen.

ii. Unterauftragsvergabe ohne Eignungsleihe

Sollten Sie beabsichtigen, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben, ohne dass eine Eignungsleihe vorliegt, da Sie die Eignung selbst belegen können, dann haben Sie noch nicht mit dem Angebot, sondern erst vor Zuschlag die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass Ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen, § 36 Abs. 1 VgV.

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Zur Nachweisführung können Sie dann die Vorlage in Anlage 12 verwenden.

f) Bietergemeinschaften

Abschnitt e) gilt auch für Bietergemeinschaften

Bei einer Bietergemeinschaft sind die unter 3 a) bis c) genannten Erklärungen und Belege von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Soweit Mindestanforderungen aufgestellt werden, sind diese von der Bietergemeinschaft als Ganzes zu erbringen und nicht von jedem einzelnen Mitglied, es sei denn, in den Bewerbungsbedingungen ist etwas anderes geregelt.

Die Bietergemeinschaft hat in dem Angebot darzustellen, ob und inwieweit die Mitglieder bereits in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben (formlose Darstellung).

Außerdem hat die Bietergemeinschaft eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben, Anlage 14 ist zu verwenden.

4 Inhalt und Form der Angebote

a) Inhalt der Angebote

Die Angebote enthalten mindestens folgende Belege und Unterlagen:

Anschreiben, Vordruck in Anlage 07 ist zu verwenden

Ausgefüllte Preistabelle, Anlage 05 ist zu verwenden. Dem DAAD, einer gemeinnützigen Einrichtung der Hochschulen der Bundesrepublik Deutschland, werden üblicherweise Forschungsrabatte gewährt. Diese sind ggfs. in den Preisangaben in der Preistabelle zu berücksichtigen.

Zwei Konzepte, in denen mindestens zu folgenden Anforderungen / Kriterien Ausführungen enthalten sind (Erwartungen des Auftraggebers):

Konzept 1

Kurzbezeichnung: Entwicklung einer vierjährigen UX-Diary-Studie und Aufbau einer Community zur Verbesserung der Kenntnisse über die Zielgruppe der internationalen Studierenden und Studieninteressierten und Steuerung der portalübergreifenden Nutzererfahrung in K23

Hintergrund: In K23 werden die drei großen Onlineportale für internationale Studierende des DAAD (Studieninformationsbereiche auf daad.de, Kampagnenwebsite „Study in Germany“,

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Studienplanungsassistent „DAAD My GUIDE“ / „DAAD Study Guide Germany“) betreut. Im Rahmen der Weiterentwicklung unserer digitalen Angebote und der Optimierung des Portalzusammenspiels (Herausstellung USP der Portale, Nutzerleitung zwischen den Portalen) möchten wir ein besseres Verständnis für die Erfahrungen internationaler Studieninteressierter und Studierender während ihrer gesamten User Journey gewinnen. Bereits 2024 haben wir mittels einer zeitlich limitierten UX-Diary-Studie erste Erkenntnisse erhalten. Diese sollen nun verifiziert und vertieft werden, um ein möglichst genaues Bild der Bedürfnisse und des Nutzerverhaltens der relevanten Zielgruppen zu zeichnen. Entwickeln Sie eine vierjährige UX-Diary-Studie, die folgende Komponenten integriert:

1. Quantitative Befragung zur Erhebung grundlegender Nutzungsdaten und Einstellungen,
2. Aufbau und Verwaltung eines Rekrutierungspools aus internationalen Studierenden und Studieninteressierten zur Teilnahme an weiterführenden qualitativen Untersuchungen,
3. Langzeitbeobachtung und -dokumentation der User Journey mittels Diary- Methodik oder ähnlicher Ansätze. Die Studie soll die unterschiedlichen Phasen der User Experience abbilden, relevante Touchpoints identifizieren und datenbasiert Optimierungsansätze ableiten.

Aufgabe: Wie gehen Sie bei einem solchen Projekt vor? Welche Schritte sind aus Ihrer Sicht unbedingt notwendig? Was sollte beachtet werden? Bitte integrieren Sie die folgenden Punkte in die Projektskizze:

• Entwicklung aktueller Personas und User Journey Maps, Überlegungen zur den bestimmenden Key Facts der Zielgruppe(n)
• Entwicklung und Implementierung eines Maßnahmenplans auf Basis eines zu erstellenden KPI-Sets sowie geeigneter Tracking- und Tagging-Pläne
• Klare Darstellung zu Aufbau und Verstetigung eines Rekrutierungspools

Erwartung des DAAD: Der DAAD erwartet ein innovatives, verständlich und nachvollziehbar dargestelltes Konzept für eine Untersuchung mit dem Ziel einer Verbesserung der portalübergreifenden UX-Strategie sowie Vertiefung der Kenntnisse über die Zielgruppe der internationalen Studierenden und Studieninteressierten. Es wird eine realistische, zeitliche Planung erwartet, die innerhalb des Ausschreibungszeitraums umsetzbar wäre. Wir erwarten keine fertigen Lösungen zur Umsetzung, sondern möchten Ihre Herangehensweise an das Projekt erfahren und den Ablauf kennenlernen. Dabei interessiert uns, wie Sie an die Zielgruppen herangehen und welche Methoden Sie als sinnvoll erachten, um die Zielsetzung zu verfolgen und Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu ermitteln. Stellen Sie bitte auch den Grund da, warum Sie sich für die vorgeschlagenen Methoden entschieden haben und wo Sie Risiken im Vorgehen sehen.

Konzept 2 Kurzbezeichnung: Rebrush My GUIDE Kontaktformular für Studierende

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Hintergrund: Anfang 2020 wurde die interaktive Plattform zur Studienorientierung My GUIDE (www.myguide.de) gelauncht, mit der internationale Studieninteressierte und Studierende auf personalisierte Weise auf ihrem Weg zu den für sie passenden Studienangeboten an deutschen Hochschulen begleitet werden. Im September 2026 erfolgt ein umfangreicher Relaunch sowie ein Rebranding zu DAAD Study Guide Germany (s. A02, 2.c), bei dem auch viele neue Funktionen ergänzt werden.

Ältere Funktionen sollen sukzessive nach dem Relaunch hinsichtlich der Usability und dem UX überprüft und einem Rebrush unterzogen werden. Hierzu gehört das Kontaktformular für Studierende, welches für Studiengänge eingerichtet ist, die über „Alle Studiengänge“ zu finden sind (Link 1 (bis 13.09.2026): Studiengänge in Deutschland - My GUIDE/ Link 2 (ab 14.09.2026): Studiengänge in Deutschland | Study Guide Germany). Über dieses Kontaktformular können internationale Studierende die Hochschule(n) ihres Interesses kontaktieren und mit diesen ihr My GUIDE/Study Guide-Profil direkt teilen. Die Funktion „Hochschule kontaktieren“ als Ganzes benötigt eine Überarbeitung, insbesondere hinsichtlich der Verständlichkeit des Drop-Down-Menüs, und bezüglich der Auffindbarkeit der Funktion im Formular. Beim Design Rebrush werden voraussichtlich zwei Agenturen beteiligt sein, mit denen im DAAD bereits für das Design und für die technische Implementierung und Serverbetreuung ein Rahmenvertrag besteht.

Aufgabe: Wie gehen Sie bei einem solchen Projekt vor? Wie würden Sie an der aktuellen Funktion „Kontaktformular“ ermitteln, durch welche Maßnahmen die Usability und Attraktivität gesteigert werden können? Welche Schritte sind aus Ihrer Sicht unbedingt notwendig? Was sollte beachtet werden? Wie würden Sie die Ergebnisse aufbereiten, um sie an die anderen Dienstleister weiterzugeben?

Erwartung des DAAD: Der DAAD erwartet ein innovatives, verständlich und nachvollziehbar dargestelltes Konzept Ihres Vorgehens sowie eine realistische, zeitliche Planung. Wir erwarten keine fertigen Lösungen zur Umsetzung, sondern möchten Ihre Herangehensweise an das Projekt erfahren und den Ablauf kennenlernen. Dabei interessiert uns auch welche Methoden Sie als sinnvoll erachten, um die Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu ermitteln. Was ist der Grund, warum Sie sich für die vorgeschlagenen Methoden entschieden haben? Welche Stakeholder müssen mitgedacht werden?

Formelle Hinweise: Die Konzepte sind in deutscher Sprache abzufassen und sollen möglichst klar erkennen lassen, wie die Bieter die betreffenden Aufgaben im Falle der Zuschlagserteilung bewältigen werden. Die Vergabestelle bittet die Bieter, besonders darauf zu achten, eindeutige Formulierungen zu verwenden. Insbesondere muss der Bieter eindeutig zu verstehen geben, sich im Falle der Zuschlagserteilung zu den dargestellten Arbeitsschritten bzw. Verhaltensweisen zu verpflichten. Unklarheiten gehen zu Lasten des Bieters.

Die Darstellung der Konzepte sollte einen Umfang von je max. 5 DIN A4-Seiten, Schriftart

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Arial, Schriftgröße 11 Punkte, Zeilenabstand 1,5 nicht überschreiten. In der Seitenzahl enthalten sind Visualisierungen wie bspw. Screenshots, Grafiken und Schaubilder. Zusätzliche Anlagen sollen den Darstellungen nicht beigefügt werden. Beachten Sie, dass Links auf Internetseiten nicht berücksichtigt werden können.

Qualifikationsprofile des für die Auftragsausführung zu betrauenden Personals, Anlage 06 ist zu verwenden

Hinweis: Sollten Sie ein Qualifikationsprofil für ein Teammitglied einreichen, das nicht bei Ihnen fest angestellt ist, sondern auf freiberuflicher Basis arbeitet, ist von diesem Teammitglied neben dem Qualifikationsprofil nachzuweisen, dass Ihnen das Teammitglied tatsächlich zur Verfügung stehen wird. Zur Nachweisführung kann eine Verpflichtungserklärung gemäß Anlage 12 eingereicht werden.

Mindestanforderungen an die Qualifikationsprofile:

Es sind mindestens 3 und höchstens 5 Qualifikationsprofile einzureichen. Dabei sind folgende Personen zu benennen (Mindestanforderung):

• ein/eine Projektleiter/-in
• ein/eine Stellvertreter/-in
• mind. 1 UX-Experte/-in

Deutsche Sprachkenntnisse auf fortgeschrittenem Niveau / gemäß C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) oder vergleichbar (Projektleiter oder Projektleiterin und Stellvertreter oder Stellvertreterin)

Englische Sprachkenntnisse auf gehobenem Sprachniveau / gemäß B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) oder vergleichbar, nachgewiesen durch Zertifizierung oder Eigenerklärung

Die vorgegebene Reihenfolge ist einzuhalten.

Wichtiger Hinweis: Beachten Sie unbedingt, dass die Angebote sämtliche Formerfordernisse einhalten. Die Angebote sind verbindlich. Es dürfen keine unzulässigen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen werden. Vermeiden Sie vor allem Änderungen an der Preistabelle, der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen.

b) Form und Frist

Das Angebot sowie sämtliche beizubringende Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen (eine Kopie als pdf reicht aus).

Angabe von Schutzrechten: Der Bieter hat anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots

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gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt oder Gegenstand eines Rechtsstreits sind (z.B. Patentverletzungsverfahren). Der Bieter hat stets anzugeben, wenn er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten (vgl. § 53 Abs. 8 VgV).

Die Angebote können nur elektronisch in Textform eingereicht werden. Dazu müssen Sie sich einmalig bei der e-Vergabe-Plattform registrieren www.evergabe-online.de

Das Angebot und sämtliche geforderten Erklärungen und Belege sind auf die die Plattform hochzuladen und einzureichen. Auf dem Angebotsschreiben hat unbedingt die Angabe des Namens der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, zu erfolgen (Anlage 07). Das Angebot muss spätestens bis zu der im Aufforderungsschreiben genannten Frist eingegangen sein.

Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 VgV: Die zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform einzusetzenden elektronischen Mittel sind die Clients und die Webanwendung AnA-Web sowie die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform. Diese werden über die mit „Anwendungen“ bezeichneten Menüpunkte auf www.evergabe-online.de zur Verfügung gestellt. Hierzu gehören für Unternehmen der Signatur-Client für Bieter (Sig-Client) für elektronische Signaturen sowie die e-VergabeApp (Crypto-Client) zur Verschlüsselung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die technischen Parameter der zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen verwendeten elektronischen Mittel sind durch die Webanwendung AnA-Web und die elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe-Plattform bestimmt. Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren sind Bestandteil der Webanwendung AnA-Web bzw. der Clients der e- Vergabe-Plattform sowie der Plattform selber und der elektronischen Werkzeuge der e-Vergabe- Plattform. Weitergehende Informationen stehen auf https://www.evergabe-online.info bereit.

5 Prüfung und Wertung der Angebote

a) Formelle Prüfung

Der Auftraggeber öffnet die Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist und prüft diese zunächst auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit.

Von der Wertung ausgeschlossen werden Angebote von Unternehmen, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, und Angebote, die nicht den Erfordernissen des Abschnitts 4 genügen, insbesondere:

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1. Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,
2. Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
3. Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind,
4. Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind.
5. Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen, oder
6. nicht zugelassene Nebenangebote.

Allgemeine Geschäftsbedingungen, die der Bieter einbezieht, gelten zu keinem Zeitpunkt und werden nicht Vertragsbestandteil.

b) Prüfung der Eignung und Ausschlussgründe

Der öffentliche Auftraggeber prüft die Eignung der Bieter anhand der oben festgelegten Belege und Unterlagen zur Eignung und das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB und § 19 Abs. 1 MiLoG, § 22 Abs. 1 LkSG, § 14 Abs. 1 BTTG und Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014. Der öffentliche Auftraggeber kann dabei Bieter auffordern, die erhaltenen Unterlagen zu erläutern. Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, eingereichte Referenzen zu überprüfen.

c) Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs- Verhältnisses. Dabei sind folgende Zuschlagskriterien und Gewichtungen vorgesehen:

(a) Preis Insgesamt können in der Bewertung des Preises maximal 30 Punkte erzielt werden. Bei der Ermittlung des Gesamtpreises werden die in der Preistabelle ggfs. angegebene Gewichtungen sowie Skonto

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berücksichtigt. Der niedrigste auskömmliche Wertungsgesamtpreis erhält die volle Punktzahl, d.h. 30 Punkte. Die diesem Preis nachfolgenden (d.h. höheren) Preise erhalten entsprechend weniger (anteilig, im Verhältnis zum niedrigsten Preis) Punkte.

Beispiel (Preise fiktiv!):

Bieter 1 bietet einen (auskömmlichen) Gesamtpreis von 1.000,00 € an. Es wird unterstellt, dass Bieter 1 das günstigste Preisangebot abgegeben hat. Bieter 1 erhält somit die vollen 30 Preispunkte.

Bieter 2 bietet 1.235,00 €. Die Differenz beträgt in diesem Fall 23,5 %. Damit erhält dieser Bieter 76,5 % entsprechend 22,95 gerundet 23 Preispunkte (Preispunktzahl Bieter 2 = 30 Preispunkte x (1- ((Angebotspreis Bieter 2 - niedrigster Angebotspreis) /niedrigster Angebotspreis)))

Die Ergebnisse werden auf die erste Nachkommastelle kaufmännisch gerundet.

Bei einem negativen Ergebnis ist die Punktzahl stets 0.

(b) Konzepte Die Qualität der Konzepte wird nach den Ausführungen der Bieter zu den Anforderungen / Kriterien unter Abschnitt 4a) bewertet. Sind unter Abschnitt 4a) Mindestanforderungen festgelegt und wird eine Mindestanforderung nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen. Die Punkteermittlung erfolgt anhand des nachfolgenden Wertungsschemas.

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Die erreichte Punktzahl bei dem Konzept 1 wird mit dem Faktor 6 und bei dem Konzept 2 mit dem Faktor 4 multipliziert. Es können damit beim Konzept 1 insgesamt maximal 30 Punkte und bei Konzept 2 insgesamt maximal 20 Punkte erreicht werden.

(c) Team Die Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals wird nach den unter Abschnitt 4a) geforderten Qualifikationsprofilen bewertet. Sind unter Abschnitt 4a) an das Personal Mindestanforderungen festgelegt und wird eine Mindestanforderung nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen.

Bewertungskriterien und Erwartungshaltung des DAAD sind nachstehender Tabelle zu entnehmen:

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Projektreferenzen, Zertifizierungen, Unternehmenszugehörigkeit oder Eigenerklärung)

Die Punkteermittlung eines jeden Kriteriums erfolgt anhand des nachfolgenden Wertungsschemas.

Die erreichte Punktzahl bei dem Team wird mit dem Faktor 1 multipliziert. Es können damit beim Team insgesamt maximal 20 Punkte erreicht werden.

Der Auftraggeber nimmt die Punktevergabe bei den Leistungskriterien mit größter Sorgfalt und in Relation zu allen wertbaren Angeboten vor. Die bei den Zuschlagskriterien erreichten Punktzahlen werden addiert.

Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl. Haben zwei Bieter dieselbe Punktzahl, entscheidet die höhere Punktzahl beim Preis.

d) Ungewöhnlich niedrige Angebote

Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig („unauskömmlich“), verlangt der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung, vgl. § 60 VgV.

Im Rahmen der Aufklärung prüft der öffentliche Auftraggeber die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen.

Die Prüfung kann insbesondere betreffen:

1. die Wirtschaftlichkeit des Fertigungsverfahrens einer Lieferleistung oder der Erbringung der Dienstleistung,
2. die gewählten technischen Lösungen oder die außergewöhnlich günstigen Bedingungen, über die das Unternehmen bei der Lieferung der Waren oder bei der Erbringung der Dienstleistung verfügt,
3. die Besonderheiten der angebotenen Liefer- oder Dienstleistung,
4. die Einhaltung der Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB, insbesondere der für das Unternehmen geltenden umwelt-, sozial und arbeitsrechtlichen Vorschriften, oder
5. die etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an das Unternehmen.

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Kann der öffentliche Auftraggeber nach der Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Er wird das Angebot ablehnen, wenn er festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebots ungewöhnlich niedrig sind, weil Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden, vgl. § 60 Abs. 3 VgV.

Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so lehnt der öffentliche Auftraggeber das Angebot ab, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde, vgl. § 60 Abs. 4 VgV.

6 Kostenerstattung

Die Erstellung des Angebotes wird nicht vergütet. Eine Auslagenerstattung erfolgt ebenfalls nicht.

7 Mitteilung gegenüber den Bietern

Der Auftraggeber informiert gemäß § 134 GWB unverzüglich diejenigen Bieter auf elektronischem Weg oder per Fax, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Der Auftraggeber wird den Vertrag nicht vor Ablauf von zehn Kalendertagen abschließen. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Platz 5 anzutragen.

Die dadurch entstehenden Mehrkosten sind unter dem Gesichtspunkt der Ersatzvornahme vom bisherigen Auftragnehmer/ von der bisherigen Auftragnehmerin zu tragen.

8 Auskünfte und Unklarheiten

Sollten in den Vergabeunterlagen nach Ansicht der Bieter Unklarheiten oder Widersprüche enthalten sein, haben diese den Auftraggeber – etwa in Form einer Frage – unverzüglich darauf hinzuweisen. Offensichtliche Unklarheiten und Widersprüche, auf welche ein Bieter trotz Kenntnis oder grob fahrlässiger Unkenntnis nicht hinweist, gehen zu seinen Lasten.

Fragen und Hinweise sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de)

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einzureichen.

Fragen sind spätestens bis zu der im Aufforderungsschreiben genannten Frist zu stellen. Später gestellte Fragen brauchen nicht beantwortet werden.

9 Zuständige Stelle für Vergaberechtsverstöße

a) Zuständige Vergabekammer

Zuständige Vergabekammer für eine Nachprüfung von möglichen Vergaberechtsverstößen:

Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt Kaiser-Friedrich-Str. 16 53113 Bonn

Telefon: +49 228-9499-0 Fax: +49 228 9499-163 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

URL: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Vergaberecht/vergaberecht_node.html

b) Belehrung zu den Rechtsbehelfsfristen

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung erfolgt frühestens 10 Kalendertage nach Absendung der beabsichtigten Zuschlagserteilung an die unterlegenen Bieter gem. § 134 Abs. 2 GWB. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.

Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

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