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Ausschreibung zum Rahmenvertrag über die
Durchführung von Dienstleistungen der
Umzugslogistik
an der
Ruhr-Universität Bochum
Leistungsbeschreibung
Ruhr-Universität Bochum
Universitätsstraße 150
44801 Bochum
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Inhaltsverzeichnis
-
Allgemeines ................................................................................................................................ 4
-
Örtlichkeiten ............................................................................................................................... 5
-
Umzugsarten und Beauftragung ................................................................................................ 5
a. Einzelumzüge/Teilumzüge..................................................................................................... 5
b. Komplettumzüge, Neubezüge ............................................................................................... 5
c. Rotationsumzüge ................................................................................................................... 5
d. Verlagerungen, Transporte und Unterstützung .................................................................... 6
e. Beauftragung ......................................................................................................................... 6
-
Geeignete Transport- und Hilfsmittel ......................................................................................... 7
-
Außenaufzüge/Hubtische ........................................................................................................... 8
-
Schutzmaßnahmen ..................................................................................................................... 8
-
Genehmigungen ......................................................................................................................... 9
-
Umzugsgutkennzeichnung ......................................................................................................... 9
-
Montage und Demontage ........................................................................................................ 10
a. Mobiliar und Einrichtungsgegenstände .............................................................................. 10
b. Technische Geräte ............................................................................................................... 11
-
Transportsicherheit, Be- und Entladen ..................................................................................... 12
-
Spezifikation von Packmaterial und Transportmitteln ............................................................. 12
a. Umzugskartons .................................................................................................................... 13
b. Hängeregistereinsätze ......................................................................................................... 13
c. EDV-Transport ..................................................................................................................... 13
d. Rollbretter ........................................................................................................................... 14
e. Aktenrollwagen ................................................................................................................... 14
f. Securityschrank/Security-Kisten .......................................................................................... 15
g. Schutzmaterialien ................................................................................................................ 15
-
Packleistungen .......................................................................................................................... 15
-
Umgang mit bereitgestellten Gegenständen ........................................................................... 15
-
Personal .................................................................................................................................... 16
a. Personalanforderungen....................................................................................................... 16
b. Objektleiter.......................................................................................................................... 17
c. Einarbeitungsdauer und Inhalte .......................................................................................... 17
-
Einheitliche Arbeitskleidung und Namensschilder ................................................................... 18
-
Dokumentation ......................................................................................................................... 18
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-
Abnahmen ................................................................................................................................ 18
-
Vollumfänglichkeit des Angebots ............................................................................................. 19
-
Aufwandsermittlung in Einzelfällen.......................................................................................... 19
-
Vollumfängliche Umzugsplanung in Einzelfällen ...................................................................... 20
-
Subunternehmen ...................................................................................................................... 20
-
Qualitätsmanagement, Zertifikate ........................................................................................... 20
a. Einkauf ................................................................................................................................. 21
b. Personal ............................................................................................................................... 21
c. Ausrüstung .......................................................................................................................... 21
d. Zwischenfälle ....................................................................................................................... 21
e. Qualitätslenkung ................................................................................................................. 21
-
Mengengerüst .......................................................................................................................... 22
-
Umsetzungskonzept ................................................................................................................. 22
-
Wertungsmatrix ........................................................................................................................ 22
-
Schriftliche Auftragsbestätigung und Stornierung ................................................................... 23
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1. Allgemeines
Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der größten Hochschulen Deutschlands. In ihren
über 20 Fakultäten und der Verwaltung beheimatet sie über 6.000 Angestellte und über 35.000
Studierende. Dazu wurde eine langfristige Strategie entwickelt, die unter anderem die
sukzessive technische und bauliche Modernisierung der Universität vorsieht. Die
Modernisierung und die stetige Organisationsentwicklung der RUB bedingt eine Vielzahl an
variablen Flächenbelegungen, die durch Umzüge auf dem Campus und in den
Außenliegenschaften der RUB realisiert werden.
Die Umzugslogistik ist Bestandteil des Sachgebiets „Campuslogistik“ der RUB. Zu diesem Zweck
beabsichtigt die RUB, die Erbringung der operativen Umzugsdienstleistungen an einen
kompetenten und zuverlässigen Partner in Form eines Rahmenvertrags zu vergeben, die unter
der Planung, Koordinierung und in Zusammenarbeit mit den Umzugskoordinatoren der RUB
stehen, welche auch die vom AN einzusetzenden Ressourcen planen und vorgeben. Die RUB
erwartet einen Partner, der jede der Leistungsphasen logistische Planung, Steuerung, Kontrolle
und operative Durchführung eines Umzugs unter Leitung der Umzugskoordinatoren der RUB
umsetzt und die dazu notwendigen Ressourcen sowie Kompetenzen bereithält. Die Arbeiten
sind im Regelfall werktäglich (von Montag bis Freitag) im Zeitraum von 07.00 Uhr bis 18.00 Uhr
zu erledigen. Auf Anforderung durch den Auftraggeber sind die Arbeiten in sehr seltenen Fällen
auch am Wochenende und außerhalb der o.g. Zeiten auszuführen.
Der Rahmenvertrag tritt zum 01.03.2027 in Kraft und endet mit Ablauf des 28.02.2029 ohne
dass es einer Kündigung bedarf. Die Zeit des AN zur Vorbereitung auf die Umsetzung der
Umzüge startet nach Auftragsvergabe, spätestens aber ab dem 01.02.2027.
Die Laufzeit des Rahmenvertrags beträgt somit zwei Jahre, mit der Option auf Verlängerung
um zwei Mal je 12 Monate, längstens also bis zum 28.02.2031.
Der Auftragnehmer weist einen Personalbestand der in seinem Unternehmen direkt
angestellten Mitarbeiter des einzusetzenden operativen Personals von mindestens 30
Mitarbeitern auf. Der Gesamtumsatz des Unternehmens hat in den letzten drei Jahren pro Jahr
über 500.000€ betragen. Ebenso wurden in den letzten drei Jahren pro Jahr mindestens 5
Umzugsprojekte mit mehr als 20 umzuziehenden Büroarbeitsplätzen umgesetzt.
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Eine Auflistung der vom Bieter zwingend einzureichenden Dokumente findet sich auch im
Formular „325EU Zusammenstellung der Angebotsunterlagen“ sowie einzelne weitere Punkte
in den entsprechenden Absätzen der vorliegenden Leitungsbeschreibung.
2. Örtlichkeiten
Die Liegenschaften der RUB sind über das Bochumer Stadtgebiet verteilt. Das Zentrum bildet
der Campus im Stadtteil Querenburg. Die Außenliegenschaften befinden sich in einem Radius
von ca. 10 km Luftlinie um den Campus. Darüber hinaus wird dem Bieter angeboten an einem
Besichtigungstermin vor Ort teilzunehmen. Alle Liegenschaften sind potenzielle Quell- oder
Zielflächen für Umzüge. Selten wird es auch Aufträge außerhalb dieses Umkreises geben.
3. Umzugsarten und Beauftragung
Im Bereich der Campuslogistik wird zwischen verschiedenen Umzugsarten unterschieden:
a. Einzelumzüge/Teilumzüge
Bei Einzelumzügen handelt es sich um Umzüge von 1 - 10 Arbeitsplätzen inkl. üblichem
Mobiliar und IT-Ausstattung im Rahmen der Organisationsentwicklung, ebenso bspw. auch
Geräte, Maschinen, Aktenordner, Bücher, Möbel etc. Bei einem Umzugsvolumen von mehr als
10 Arbeitsplätzen handelt es sich um Teilumzüge von Organisationseinheiten mit
vergleichbaren Rahmenbedingungen.
b. Komplettumzüge, Neubezüge
Hierbei handelt es sich um Umzüge bspw. ganzer Organisationseinheiten oder den Bezug von
großen Gebäudeteilen, ggf. auch von neuen Gebäuden. Diese Umzüge haben
Projektcharakter, die sich über mehrere Tage erstrecken können, mit einer hohen Stückzahl
an Umzugsbewegungen und Umzugsgut (z.B. auch Werkstätten, Maschinen, Bibliotheken,
Möbel etc.) sowie einem hohen Bedarf an Pack- und Montageleistung. Über die gesamte Zeit
hinweg ist auch hierbei die enge Kommunikation zu den Umzugskoordinatoren zu halten.
c. Rotationsumzüge
Im Zuge zukünftiger Gebäudesanierungen kommt es zu häufig wechselnden
Flächennutzungen, bei denen Nutzer andere bzw. neue Flächen oder temporär eine
Übergangsfläche zugewiesen bekommen. Nach einigen Wochen/Monaten ziehen die
betroffenen Personen ggf. auch wieder in die Quellfläche zurück oder beziehen eine andere
Zielfläche.
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Im Rahmen der Umzugsprojekte ist ggf. das zwischenzeitliche Einlagern von Inventar
notwendig. Dies wird in der Regel im RUB-eigenen Zentrallager der Lagerlogistik (ebenfalls ein
Teil der Campuslogistik) erfolgen, welches sich ca. 7km vom Campus der RUB entfernt
befindet. Bei kleineren Projekten wird ein Lager der Umzugslogistik auf dem Campus genutzt.
Ebenso erfolgen von den Lagerstandorten Möbelabholungen für zu möblierende Bereiche.
In seltenen Ausnahmefällen können kleinere Lagerflächen beim AN in Anspruch genommen
werden.
Die unterschiedlichen Umzugsarten erfordern somit unterschiedliche Anforderungen an den
Dienstleister hinsichtlich der einzusetzenden Ressourcen.
d. Verlagerungen, Transporte und Unterstützung
Im Zuge von Projekten der Campuslogistik, Umstrukturierungen, Veranstaltungen, Ein- und
Umlagerungen, Entsorgungen und anderen Notwendigkeiten kann es zu Verlagerungs- und
Transportleistungen bis hin zu bspw. Bestuhlung von Veranstaltungsräumen, Ein-/Aus- oder
Umräumen von Mobiliar, Aktenordnerbestückung in großer Stückzahl, Belieferung und
Abholung von Packmaterialien etc. kommen, die nicht mit einem Umzug von Personen im
Zusammenhang stehen. Auch hierbei stellt der Bieter sein Personal zu den angegebenen
Stundensätzen zur Verfügung.
e. Beauftragung
Die Beauftragung der Umzüge erfolgt durch die Umzugskoordinatoren des AG an eine
definierte E-Mail-Adresse des AN. Die Umzugskoordinatoren des AG planen vorab die Abläufe
und Ressourcen der Umzugsprojekte. Ggf. erfolgt bei größeren oder diffizileren Vorhaben die
Planung mit dem AN in Abstimmung.
Die Beauftragungsmails haben einen standardisierten Aufbau, sodass eine einfache und
strukturierte Bearbeitung möglich ist. Der AG erwartet auch für die Auftragsbestätigungen des
AN standardisierte, strukturell immer gleich aufgebaute E-Mails.
Jeder Auftrag enthält seitens des AG einen Titel, der in kurzen Worten den Inhalt des Auftrags
beschreibt und der in die entsprechende Rechnung des AN zu übernehmen ist.
Die Rechnungsstellung erfolgt digital pro Auftrag an eine vom AG vorgegebene Adresse.
Das Format der Lieferscheine bzw. Arbeitsnachweise pro Auftrag wird vor Auftragsbeginn
zwischen AN und AG abgestimmt.
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Die beauftragten Projekte erfolgen bis zu einem Einzelauftragswert von 5.000€ netto. Projekte,
die diesen Wert geplant überschreiten werden durch den AG gesondert angefragt und
vergeben.
4. Geeignete Transport- und Hilfsmittel
Bei allen in Frage kommenden Transportwegen sind ausschließlich geeignete Transportmittel,
Gerätschaften und Behältnisse einzusetzen. Sämtliche Transportmittel und Packmaterialien
sind vom Bieter im Rahmen der Festpreisangebote des Rahmenvertrags zu stellen. Innerhalb
des Gebäudes sind ausschließlich gummibereifte, mit abriebfreien Rädern ausgestattete
Transportwagen, Hubwagen, Rollbretter o.ä. zu verwenden.
Zudem müssen sich vor jedem Auftrag standardmäßig Sandsäcke auf dem Fahrzeug befinden,
zum Schutz für aufstehende Türen.
Sämtliche Beschädigungen, die durch den Einsatz der Transportmittel am Gebäude, am
Bodenbelag, an den Wandverkleidungen, Möbeln, Türen etc. entstehen, sind vom Bieter zu
regulieren.
Es sind nur Umzugsfahrzeuge mit witterungsgeschützten Kastenaufbauten,
Verzurrschienen/Verzurrpunkten und/oder Auspolsterungen einzusetzen. Alle
Umzugsfahrzeuge sollen mit einer Ladebordwand ausgestattet sein. Die Fahrzeugtüren
müssen aus Sicherheitsgründen verschließbar sein.
Finden die Umzüge in Wohngebieten/Mischgebieten statt, hat der Bieter dafür Sorge zu
tragen, dass die Lärmbelästigungen der Anwohner so gering wie möglich gehalten werden.
Rampen, Ladebordwände, Abrollwege etc. sind, wenn erforderlich, mit Lärmschutzmatten
auszulegen. Hilfsmittel wie bspw. Werkzeuge (für Demontage, Montage und
Wandbefestigungen), Schutzdecken, Kartonagen, Schutzverkleidungen, Klebeband,
Umzugsetiketten, IT-Wannen, Rollbretter oder Lärmschutzmatten gehören zur
Standardausstattung für jedes Umzugsprojekt.
Ein Grundstock an Transport- und Hilfsmitteln (IT-Wannen, Umzugskartons, Rollbretter etc.)
kann seitens des AN zum schnellen Zugriff im Lagerraum der Umzugslogistik auf dem Campus
vorgehalten werden. Das Material des AN wird hier während der Lagerungszeiten kostenlos
bereitgestellt. Hier haben nur die Mitarbeiter des Bieters sowie die Umzugskoordinatoren
Zutritt.
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Weiter steht hier ein elektrischer Mitgängerstapler aus dem Eigentum des AG zum Einsatz
bereit, der nach Einweisung durch den AG und Unterzeichnung des entsprechenden
Dokuments durch die Mitarbeiter des AN bei Umzugsaufträgen an der RUB genutzt werden
kann.
5. Außenaufzüge/Hubtische
Der Einsatz von Außenaufzügen und Hubtischen (Scherenbühnen) an den Be- und
Entladestellen ist aufgrund der Belastungsgrenzen des Untergrunds und örtlicher
Gegebenheiten nur nach vorheriger gemeinsamer Planung und Abstimmung mit den
Umzugskoordinatoren des AG möglich. Das gilt für die genauen Standorte, die Zuwegung und
die Nutzungsdauer. Der Bieter verpflichtet sich dafür zu sorgen, dass Außenanlagen,
Verkehrsflächen und Gebäudeteile durch das Aufstellen der Außenaufzüge nicht beschädigt
werden.
6. Schutzmaßnahmen
Je nach Art und Umfang des Umzugs sind entsprechende Schutzmaßnahmen in Abstimmung
mit den Umzugskoordinatoren des AG zu definieren. Nachfolgend werden umfängliche
Schutzmaßnahmen beschrieben, die den Anforderungen entsprechend umgesetzt werden:
Vor Ausführung der Leistung hat der Bieter sich beim AG über notwendige Schutzmaßnahmen
zu informieren. Die Aufzugskabinen sowie die Türrahmen der Aufzüge an der Be- und
Entladestelle sind nach Abstimmung ggf. durch feste Schutzmaßnahmen gegen eventuelle
Beschädigungen zu schützen. Hierfür ist in seltenen Fällen nach Vorgabe der RUB der Einbau
einer festen Aufzugvollverkleidung mit entsprechenden Ausschnitten der Steuerungsfelder
sowie ein Auslegen des Kabinenbodens vorzusehen. Zwei solche Sets befinden sich im Bestand
der Umzugslogistik der RUB. Die Türkanten der Aufzugtüren sind ebenfalls mit massivem
Kantenschutz zu versehen. Die Bodenbeläge (Teppich bzw. Steinboden) an der Be- und
Entladestelle sind ggf. nach Abstimmung im Bereich der Zugänge und Flure durch
Hartfaserplatten oder Kartonagen gegen Verschmutzung zu schützen. Fensterbrüstungen und
Fensterrahmen sind im Falle des Einsatzes von Außenaufzügen ebenfalls gegen Beschädigung
zu schützen. Falls Schwergut vorhanden ist, verpflichtet sich der Bieter für den Transport
(bspw. Panzerschränke/Tresore) das tatsächliche Gewicht zu prüfen und entsprechende
Schutzmaßnahmen an den Gebäuden zu treffen, wie z. B. Prüfung der Belastbarkeit von
Aufzügen und Hebebühnen sowie die Verstärkung der Laufwege.
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Die Schutzmaßnahmen sind nach Abschluss des Umzuges vom Bieter rückstandsfrei zu
entfernen. Der Bieter haftet für alle Schäden, die während der Leistungserbringung an
Gebäuden, Inventar und Einrichtungen entstehen. Zur Dokumentierung vorhandener Schäden
erhält der Bieter unmittelbar vor Leistungserbringung die Möglichkeit von Ortsbegehungen.
Vorhandene Schäden sind vom Bieter schriftlich und fotografisch festzuhalten und dem AG vor
der Leistungserbringung anzuzeigen. Die Schadensprävention ist Bestandteil der gesamten
Umzugsleistung und wird nicht gesondert vergütet. Die entsprechenden Schutzmaßnahmen
sind nach Bedarf und Situation anzupassen.
7. Genehmigungen
Die im Rahmen einer Auftragserteilung genannten Zieladressen sind im Vorfeld durch den
Bieter auf notwendige Genehmigungen zu prüfen. Die Einholung sämtlicher umzugsrelevanter
Genehmigungen einschließlich der sehr selten notwendigen behördlichen Genehmigungen für
Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeiten, Einrichtung von Parkverbotszonen, Einsatz von
Außenaufzügen, Straßensperrungen etc. obliegen in Abstimmung mit den
Umzugskoordinatoren des AG dem Verantwortungs- und Leistungsbereich des Bieters. Die
Genehmigungen sind vom Bieter unaufgefordert dem AG vorzulegen. Der Bieter hat für die
Dauer der Umzüge selbst für ein Freihalten der Straßen vor den Be- und Entladestellen vom
Parkverkehr, fahrenden Verkehr sowie anderen Objekten, die die Umzugsaktivitäten
behindern könnten, zu sorgen. Eventuell entstehende Abschleppkosten sind vom Bieter zu
tragen, die Gebühren für behördliche Genehmigungen trägt der AG.
8. Umzugsgutkennzeichnung
Sämtliches Umzugsgut, auch Umzugskartons, wird - soweit nicht bereits durch Mitarbeiter des
AG gepackt und bereits gekennzeichnet - vom Bieter entsprechend der vorgegebenen Daten
mit rückstandsfrei ablösbaren Klebeetiketten gekennzeichnet, versehen mit folgenden
Angaben:
Quellgebäude/Raumnummer Zielgebäude, bei Bedarf inkl. Adresse Zieletage Raumnummer Mitarbeitername, Raumbezeichnung
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Für die Aufkleber wird in Abstimmung mit dem AG bei Bedarf ein Farbcode festgelegt. Die
Aufkleber sind im Angebotsumfang enthalten. Dem Angebot ist im Umsetzungskonzept eine
Abbildung beizulegen. Diese wird im Umzugskonzept erwartet. Als Basis für die Kennzeichnung
können dem Bieter die Umzugsdaten in Form einer Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt
werden. Zusätzlich erstellt der AG pro Quellraum eine Liste des Umzugsgutes mit Angabe von
Bezeichnung, Anzahl und Zielort.
9. Montage und Demontage
Für durch den Bieter ggf. zu erbringende Montagearbeiten hat der Bieter das notwendige
Fachpersonal mit entsprechendem Werkzeug einschließlich einem ausreichenden Vorrat an
Kleinteilen wie Schrauben, Dübel, Haken, Winkel etc. vorzuhalten. Für den Vorrat an
Kleinteilen wird vom AG keine Vergütung gewährt. Vergütungen für eventuell erforderliche
Materialien erfolgen nur, wenn dies vorab zwischen AG und dem Bieter abgestimmt wurde.
Für Wandmontagen ist bei der Bereitstellung von Werkzeug und Kleinmaterial darauf zu
achten, dass verschiedene Materialien (z. B Trockenbauwand, Mauerwerk, Beton) vorzufinden
sind. Für eine evtl. notwendige Reinigung im Anschluss an Montagearbeiten ist ein
Staubsauber mitzuführen. Alle Montagearbeiten sind so auszuführen, dass sich die
Komponenten der betreffenden Räumlichkeiten hinsichtlich Mobiliars und Technik in einem
gebrauchsfähigen Zustand befinden (z. B. Mitarbeiterarbeitsplatz, Teeküche, Seminarraum,
Archiv etc).
a. Mobiliar und Einrichtungsgegenstände
Das umzuziehende Mobiliar umfasst auch Möbel und Einrichtungsgegenstände, die
demontiert und montiert werden müssen. Hierzu gehören vor allem Schränke, Regale,
Arbeitsplatzverkettungssysteme sowie Whiteboards, Bilder, Wandgarderoben oder ähnliches.
Das ausführende Personal hat die Qualifikation Montageschreiner bzw. Möbelmonteur oder
vergleichbar. Die Montageleistungen umfassen:
Kennzeichnung des Mobiliars mit leicht ablösbaren Umzugsetiketten fachgerechte Demontage und Sicherung von Einzelteilen (Schlüssel, Fachböden, etc.)
für den Transport, auch bei sonst nicht zu demontierendem Mobiliar (z. B. Sideboards
etc.) Kennzeichnung der Möbelteile und Kleinteile für die Remontage
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Montage bzw. Remontage (inkl. Kippschutz durch Montagewinkel) und Aufstellen am
Zielort gemäß dem vom AG erstellten Möblierungsplan sowie der Kennzeichnung
durch die Möbeletiketten
Montage bzw. Remontage von Whiteboards, Bildern, Wandgarderoben o. ä. rückstandsfreie Entfernung der Umzugsetiketten
b. Technische Geräte
Technische Geräte (bspw. PC‘s, Monitore, Drucker, sonstige Peripheriegeräte etc.) sind in
manchen Fällen durch den Bieter zu de- und reinstallieren. Hierzu ist unbedingt geeignetes
Fachpersonal einzusetzen, z. B. Monteur für IT & Kommunikation oder vergleichbar.
Entsprechende EDV-Transportwannen sind zu verwenden. Computer, Monitore und Drucker
müssen mindestens in Luftpolsterfolie verpackt werden. Für die EDV-Kleinteile, Tastatur, Maus
etc. sind ausreichend Druckverschlussbeutel vom Bieter bereitzustellen. Monitore werden
ausschließlich stehend transportiert, nicht liegend und nicht gestapelt. Die erforderliche
Kennzeichnung schließt ein Vertauschen von Geräten aus. Die Demontage umfasst ebenfalls
das Trennen der Komponenten von der Datenanbindung und Stromversorgung sowie die
Verkabelung der Gerätschaften untereinander. Die vorhandenen Kabel der jeweiligen Geräte
werden in Druckverschlussbeuteln verpackt. Diese Beutel können per Etikett eindeutig
zugeordnet, oder aber mit leicht löslichem und rückstandfreiem Klebeband an das zugehörige
Gerät geklebt werden, wenn eine dadurch verbundene Schädigung ausgeschlossen werden
kann.
Im Falle des Umzugs von technischen Geräten, Regalen, Maschinen oder Anlagen wird die
Vorgehensweise im Einzelfall abgestimmt.
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10. Transportsicherheit, Be- und Entladen
Der Transport des Umzugsguts von der Quellfläche zum Fahrzeug, Zielort oder sonstigen
Verwendungsorten hat unter angemessenen Sicherheitsvorkehrungen zu erfolgen. Das
Umzugsgut muss gegen Verrutschen und Kippen auf allen Transportmitteln gesichert sein.
Übermäßiges Stapeln ist untersagt. Es dürfen nur Materialen gestapelt werden, die mit
entsprechenden Schutzschichten (Schutzdecken/Kartonagen etc.) gegen Beschädigungen
geschützt sind und welche aufgrund ihrer Beschaffenheit dazu ausgelegt sind auch bei
gestapeltem Transport beschädigungsfrei zu bleiben. Auch im Fahrzeug müssen Schutzdecken
beim Beladen und Stapeln von Material eingesetzt werden. Ausreichend Schutzdecken je
Fahrzeug müssen vorhanden sein. Beim Be- und Entladen ist darauf zu achten, dass Türen und
Schubladen von Mobiliar gegen versehentliches Öffnen gesichert sind. Vor dem Transport ist
die Ladung im Fahrzeug gegen Verrutschen und Kippen mit Spanngurten zu sichern. Die Türen
des Fahrzeugs müssen während des gesamten Transports verschlossen sein. Die eingesetzten
Fahrzeuge dürfen nicht überladen werden.
Der Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass während der Umzüge Dritte keinen Zugang zu
Umzugsgut, Akten und/oder auf Datenträgern gespeicherte Informationen erhalten können
(vor allem auch beim Belade-/Entladevorgang und in Vorräumen der Aufzüge innerhalb der
Gebäude). Der Transport von vertraulichen Unterlagen/Datenträgern hat ausschließlich in vom
Bieter zur Verfügung zu stellenden geschlossenen Securityschränken oder Securitykisten zu
erfolgen. Bandplomben mit separatem Nummernkreis und Schlüssel-Vorhängeschloss sind je
Securityschrank und Securitykiste vom Bieter mit entsprechendem Vorlauf zu stellen. Um
Missverständnissen vorzubeugen, wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass
Securityschränke nicht durch Gitterboxen auf Rollen ersetzt werden dürfen.
11. Spezifikation von Packmaterial und Transportmitteln
Sämtliche Transportmittel und Packmaterialien, sind vom Bieter im Rahmen der
Festpreisangebote im Rahmenvertrag zu stellen. Hierbei handelt es sich ausschließlich um eine
rein bedarfsbezogene Bereitstellung ohne jede Abnahmeverpflichtung. Es kann auch sein, dass
Packmaterialien durch den AG gestellt werden. Innerhalb von Gebäuden sind ausschließlich
Transportmittel mit abriebfreien Rollen zu verwenden. Folgend sind Beispiele aufgeführt.
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a. Umzugskartons
In den meisten Umzugsprojekten werden RUB-eigene Umzugskartons eingesetzt. Ansonsten
müssen die Umzugskartons ein Format von ca. 600 x 300 x 300 mm aufweisen und faltbar sein.
Die Bereitstellung für Einzel- und Teilumzüge erfolgt nach Abstimmung mit dem Auftraggeber
mit einem Vorlauf von mindestens 3 Werktagen direkt an die Mitarbeiter. Bei Komplett- und
Rotationsumzügen wird die Menge und Bereitstellungsfrist gesondert abgestimmt. Die
Abholung nach dem Umzug erfolgt zu abzustimmenden Zeitpunkten.
Beispiel
b. Hängeregistereinsätze
Für den Transport von Hängeregistern werden bei Bedarf für den unter 11a genannten Karton
geeignete Hängeregistereinsätze benötigt.
Beispiel
c. IT-Transport
Für den Transport von IT-Equipment (PC, Monitor, Peripherie etc.) ist pro Büro-Arbeitsplatz
eine IT-Transportwanne zu verwenden. Jeder IT-Artikel ist dabei einzeln mit einer
Schutzhülle/Decke o.ä. zu schützen. Für IT-Kleinteile sind vom Bieter ausreichend viele
Druckverschlussbeutel zur Verfügung zu stellen.
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Beispiel
d. Rollbretter
Rollbretter verfügen über eine rutschhemmende Oberfläche und werden, je nach
Anforderung, in unterschiedlichen Traglasten und Formaten vorgehalten.
Beispiel
e. Aktenrollwagen
Für den Transport einer hohen Stückzahl Akten oder Bücher können entsprechende Rollwagen
verwendet werden.
Beispiel
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f. Securityschrank/Security-Kisten
Der Transport von vertraulichen Unterlagen/Datenträgern hat ausschließlich in geschlossenen
Securityschränken oder Securitykisten zu erfolgen. Bandplomben mit separatem
Nummernkreis und Schlüssel-Vorhängeschloss sind je Securityschrank und Securitykiste vom
Bieter mit entsprechendem Vorlauf zu stellen.
g. Schutzmaterialien
Für das Verpacken von sensiblen Gegenständen wie z. B. technischem Gerät, Glas und
weiterem zerbrechlichem Gut, werden gängige Packmaterialen wie Luftpolsterfolie,
Wellpappe, Schaumstoff und Seidenpapier verwendet. Möbel werden mit Schutzdecken gegen
Materialschäden geschützt.
12. Packleistungen
Überwiegend werden die Mitarbeiter des AG die Kartons selbständig einpacken. Sollten
Einpackhilfen erforderlich sein, wird diese Leistung beim AN beauftragt. Die Umzugskartons
sind frei von bereits verwendeten Aufklebern und Etiketten, um Irreführungen bei der
Zustellung zu vermeiden.
Ist das selbständige Verpacken durch die Mitarbeiter des AG nicht vorgesehen, übernimmt das
Personal des Bieters diese Aufgabe. Dabei handelt es sich ausschließlich um dienstliche
Unterlagen wie Bücher, Akten, Hängeregister oder Schreibtischinhalte. Kleinteile werden
etikettiert und in Druckverschlussbeuteln verpackt.
Das Auspacken der nutzerbezogenen Umzugskartons in der Zielfläche wird vom Nutzer
übernommen. Sollten Auspackhilfen erforderlich sein, wird der AG diese Leistung beauftragen.
13. Umgang mit bereitgestellten Gegenständen
Vom AG bereitgestellte Gegenstände müssen pfleglich behandelt werden, so dass ihr Zustand
und ihre Eigenschaften erhalten bleiben. Produkte, die im unmittelbaren Zusammenhang mit
der Sicherheit der Liegenschaft stehen (z. B. Schlüssel, Transponder), müssen sowohl während
ihrer Aufbewahrung als auch im unmittelbaren operativen Einsatz vor unberechtigtem Zugriff
bzw. vor Verlust geschützt sein. Schlüssel, Transponder oder sonstige Gegenstände mit
Schließberechtigung dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Verluste müssen dem AG
sofort gemeldet werden.
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14. Personal
Der Auftragnehmer weist einen Personalbestand der in seinem Unternehmen direkt
angestellten Mitarbeiter des einzusetzenden operativen Personals von min. 30 Mitarbeitern
auf.
a. Personalanforderungen
Bei Auftragsdurchführung ist nur der Einsatz eigener Mitarbeiter (bei Unterauftragnehmern:
Mitarbeiter des entsprechenden Unternehmens) zulässig, für die Beiträge zur Kranken-,
Renten- und Arbeitslosenversicherung entrichtet werden. Mit der Angebotsabgabe versichert
der Bieter die Einhaltung aller gesetzlichen Bedingungen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich dazu, ausreichend Fachpersonal (Fahrer, Monteure,
Packer, Schlosser, Träger etc.) zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus stellt der Bieter
mindestens zwei feste und gleichbleibende Vorarbeiter, die sich im Bedarfsfall vertreten
können oder ggf. an unterschiedlichen Einsatzorten der RUB parallel einsetzbar sind. Somit ist
gewährleistet, dass stets ortskundiges Fachpersonal vom Bieter für Umzugsarbeiten eingesetzt
wird.
Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben entsprechende einheitliche Arbeitskleidung zu
tragen, auf der sowohl das Logo der Firma als auch der Name des Mitarbeiters zu erkennen ist.
Bei ausländischen Mitarbeitern muss eine gültige Arbeitserlaubnis laut gültiger Gesetzgebung
vorliegen. Eine Kontrolle dieser Voraussetzungen behält sich der AG vor und kann bei
Verstößen seitens des Auftragnehmers zur fristlosen Kündigung des Vertrages und zur
Übernahme, der dem Auftraggeber anfallenden Folgekosten durch den AN führen. Alle
Mitarbeiter sind verpflichtet, den Personalausweis stets mitzuführen und den
Kontrollpersonen vorzuzeigen.
Der AN hat vor Arbeitsbeginn eine Liste aller Unterauftragnehmer einzureichen, die er
einzusetzen beabsichtigt, damit die Identifikation der Zugangsberechtigten mit dem Wach-
und Sicherheitsdienst des Gebäudes abgestimmt werden kann. Ein etwaiger Wechsel des
Unterauftragnehmers ist nur nach Zustimmung durch den Auftraggeber möglich. Neue
Unterauftragnehmer müssen hinsichtlich Eignung und Qualifikation gleichwertig gegenüber
dem ausgeschiedenen Unterauftragnehmer sein.
Der AN hat sich während der Anfahrt an jedem Umzugstag beim entsprechenden
Umzugskoordinator der RUB vor Arbeitsbeginn telefonisch anzumelden.
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Im Falle einer Pandemie sind stets alle vorbeugenden Maßnahmen einzuhalten, um die
Gesundheit aller Beteiligten an der RUB zu schützen. Alle auferlegten Regeln an der RUB sind
vom Bieter einzuhalten. Diese werden im Arbeitsauftrag vor Arbeitsantritt aufgeführt und
müssen allen eingesetzten Mitarbeitern mitgeteilt werden. Wenn Mitarbeiter diese Regeln
nicht einhalten, behält sich der Umzugskoordinator vor, die entsprechenden Mitarbeiter von
der Arbeit auszuschließen. Diese Mitarbeiter dürfen dann nicht berechnet werden.
b. Objektleiter
Der Bieter nennt dem AG einen gleichbleibenden Ansprechpartner und einen Vertreter als
Objektleiter. Der Objektleiter ist nicht operativ tätig und übernimmt, ggf. mit Unterstützung
durch Mitarbeiter weiterer Fachabteilungen des Auftragnehmers, die
kaufmännischen/organisatorischen Tätigkeiten im Rahmen der Auftragserfüllung wie z. B.:
Koordination des Personaleinsatzes des Bieters Angebotserstellung/Abrechnung Ggf. Abstimmungsgespräche und Begehungen mit dem AG Auftragsplanung und- abwicklung Dokumentation und Beseitigung von Reklamationen/Mängeln Einhaltung dieser Leistungsbeschreibung
Ggf. notwendige Vor-Ort-Termine zur Abstimmung mit dem AG hinsichtlich der Durchführung,
Vor- und Nachbereitung von Umzügen sind Bestandteil einer partnerschaftlichen
Zusammenarbeit und werden nicht gesondert vergütet.
c. Einarbeitungsdauer und Inhalte
Die Projekteiter und Vorarbeiter des Bieters müssen sich einer durch den Bieter
selbstorganisierten Einarbeitung unterziehen. Diese Einarbeitung dauert 10 Werktage (zwei
Wochen bei einer Arbeitswoche Mo-Fr) und befasst sich in erster Linie mit den Örtlichkeiten
und Organisationsstrukturen des AG. Erst nach der Unterweisung gelten die Vorarbeiter als
einsatzfähig. Der AG wird die Ortskenntnisse der Vorarbeiter regelmäßig prüfen. Setzt der
Bieter Mitarbeiter als Vorarbeiter ein, die den genannten Anforderungen nicht entsprechen,
wird der AG die nächstfolgende Abrechnung gemäß § 7 des Rahmenvertrags mindern. Die
Inhalte der Einarbeitung werden zwischen AG und Bieter abgestimmt und beinhalten u. a.:
Gebäudereihen und Gebäude nach Fakultäten
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Zuwegung zu den Gebäudereihen über öffentliche und nichtöffentliche Straßen der
RUB Zuwegung zu den Gebäudereihen über den zentralen Forumsplatz Position der Info-Punkte auf dem Campus Grundzüge der Verkehrslogistik der RUB Zentrale Anfahrtspunkte und Anlaufstellen auf dem Campus Aufbauorganisation und Ansprechpartner im Dezernat 5
Die Unterweisungen hat der Bieter zu protokollieren und dem AG zu übergeben.
15. Einheitliche Arbeitskleidung und Namensschilder
Das Tragen einheitlicher Arbeitskleidung aller Umzugsmitarbeiter ist Grundvoraussetzung,
mindestens einheitliche Oberteile in gleicher Farbe und mit der gut sichtbaren Aufschrift des
Bieternamens. Die Arbeitskleidung des Vorarbeiters hat sich von der Kleidung der Mitarbeiter
zu unterscheiden. Darüber hinaus trägt jeder Mitarbeiter ein gut lesbares Namensschild an
seiner Kleidung. Es enthält den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters und die Firmierung des
Bieters samt Logo. Die Arbeitskleidung und die Namensschilder sind mit Angebotsabgabe in
Abbildungen im Umsetzungskonzept zu bemustern. Die Ausstattung der Mitarbeiter wird nicht
gesondert vergütet.
16. Dokumentation
Erfolgte Umzüge werden auf der vom AG zur Verfügung gestellten Umzugsliste als erledigt
gekennzeichnet und von den ausführenden Mitarbeitern abgezeichnet. Anhand der
Umzugsliste wird die Vollständigkeit der beauftragten Leistung hinsichtlich der Quantität
festgestellt. Die Umzugsliste ist daher Abrechnungsgrundlage und wird zu Kontrollzwecken
nach der Abnahme an den AG übergegen. Eine Kopie verbleibt beim Bieter.
17. Abnahmen
Unter Verwendung der im Vorfeld angelegten Dokumentation (Schadendokumentation,
Belegungsplanung, Umzugsliste etc.) erfolgen Abnahmen der Umzugsleistungen. Dabei wird
der Soll- mit dem Istzustand verglichen und protokolliert. Folgende Bedingungen müssen
erfüllt sein:
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das Umzugsgut wurde vollständig, vollzählig, termingerecht und frei von
Beschädigungen transportiert die geforderten Montagearbeiten wurden vollständig und zur Zufriedenheit des AG
durchgeführt bei Schäden: die Schadensabwicklung mit dem AG ist geklärt
Die Abnahmen erfolgen grundsätzlich zwischen dem Vorarbeiter und einer beauftragten
Person des AG. Der Bieter erstellt bei jeder Abnahme ein Protokoll, aus dem sich ggf.
Nacharbeiten ableiten lassen, inkl. Zuständigkeit und Erfüllungszeitraum. Ebenso werden
täglich Arbeitszeiten und Ressourceneinsatz protokolliert und abgezeichnet. Die Abnahme
erfolgt gesamt oder als Teilabnahme, falls noch Mängel vorliegen. Sind die Mängel gravierend,
kann der AG die Abnahme verweigern. Eine erfolgte Ab- oder Teilabnahme ist für die Freigabe
der Rechnung erforderlich. Ohne Abnahme kann die jeweilige Rechnung nicht ausgeglichen
werden.
18. Vollumfänglichkeit des Angebots
Das Angebot des Bieters beinhaltet alle für die Umzugsdienstleistung erforderlichen
Verpackungs- und Transportmaterialen sowie kleinere Schutzmaßnahmen,
Hilfsmittel/Werkzeuge, Personal, Personalnebenkosten, Anreise, Fahrzeiten, Wartezeiten,
Fahrzeugkosten und sonstige Aufwendungen, die im Rahmen der Gesamtleistung zu erbringen
sind. Zusätzliche Arbeiten, die nicht Bestandteil dieser Ausschreibung sind, können nur nach
schriftlicher Abstimmung durch den AG durchgeführt und abgerechnet werden. Der
Verrechnung zusätzlich erbrachter Leistungen sind mittels vom AG unterschriebenen
Leistungsnachweisen (z.B. Arbeitsscheinen) nachzuweisen.
Eine Auflistung der vom Bieter zwingend einzureichenden Dokumente findet sich auch im
Formular „325EU Zusammenstellung der Angebotsunterlagen“ sowie einzelne weitere Punkte
in den entsprechenden Absätzen der vorliegenden Leitungsbeschreibung.
19. Aufwandsermittlung in Einzelfällen
Der AG kann vom Bieter verlangen, die zu beauftragende Umzugsleistung im Vorfeld
mengenmäßig (Volumen) und zeitlich (Arbeitsstunden) zu quantifizieren und per schriftlichem
Angebot zu bestätigen. Das Angebot basiert auf den im Rahmenvertrag festgelegten
Konditionen und kann ggf. durch Sonderpositionen ergänzt werden. Das Angebot ist in einem
solchen Fall Abrechnungsgrundlage und wird mit dem tatsächlichen Aufwand in Relation
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gesetzt. Begehungen und Angebotserstellung sind für den AG in jedem Fall kostenfrei, auch
wenn aus dem Angebot kein Auftrag resultiert.
20. Vollumfängliche Umzugsplanung in Einzelfällen
Auf Wunsch des AG und in Abweichung des Regelfalls (in dem die Umzugskoordinatoren des
AG diese Aufgaben übernehmen) übernimmt der Bieter in seltenen Einzelfällen die
Umzugsplanung inkl. der Konzeption, Mengenerfassung, Festlegung der notwendigen
Ressourcen, Erstellung der notwendigen Ablauf- und Zeitpläne, Vor- und Nachbereitung sowie
Mängelmanagement. Diese Leistung wird gesondert beauftragt.
21. Subunternehmen
Der Einsatz von Subunternehmern ist nur nach vorheriger Absprache mit dem AG zulässig. Ein
Subunternehmer hat die identischen Anforderungen zu erfüllen wie der Bieter.
22. Qualitätsmanagement, Zertifikate
Beim AN muss ein schriftliches Dokument vorliegen, das:
die allgemeine Qualitätspolitik behandelt vom Geschäftsführer der Firma unterschrieben ist bei entsprechendem Erfordernis überarbeitet wird dem gesamten Personal zur Kenntnis gegeben und vermittelt wird
Dieses Dokument legt die allgemeinen Grundsätze fest, auf denen die Qualitätspolitik des
Dienstleisters beruht. Um die Beteiligung und die aktive Mitarbeit des Personals bei der
Erarbeitung und Durchführung dieser Politik sicherzustellen, ist ein der Größe der Firma
angemessenes Verfahren der Beratungen und Überarbeitungen einzuführen und
durchzusetzen. Die Verantwortlichkeiten und Vollmachten der Personen, die die Qualität
beeinflussen, sind in diesem Dokument eindeutig festzulegen. In kleineren Organisationen
kann dies allein durch den Geschäftsführer abgebildet werden. Die aus diesem Dokument
resultierenden Arbeitsabläufe, Anleitungen und Anweisungen für die Qualitätspolitik müssen
in einem Qualitätshandbuch zusammengefasst werden, welches in mehrere, mindestens aber
in die nachfolgenden Bereiche und Inhalte gegliedert ist:
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a. Einkauf
Das Kapitel muss Festlegungen über den Kauf von Verbrauchsgütern, Ausrüstungen und
Dienstleistungen durch die Firma enthalten.
b. Personal das Einstellungsverfahren und Auswahlkriterien für festangestelltes und zeitweises
Personal Einzelheiten über die Bildungsprogramme für die Mitarbeiter das Verfahren zur Bewertung der Qualifikation des Personals Zusammenfassung der arbeitsspezifischen Arbeits- und Verfahrensanweisungen zur
Sicherung und Verbesserung der Arbeitsqualität
c. Ausrüstung Festlegung für die Erneuerung oder den Ersatz von Ausrüstungsgegenständen Arbeitsabläufe für die Wartung der Ausrüstungsgegenstände System zur Eignung und Genehmigung für die Anwendung von Geräten wie z. B.
Hebewerkzeuge für Möbel
d. Zwischenfälle die zum Zeitpunkt der Übergabe einzuleitenden Schritte (einschließlich der Aufnahme
behaupteter Verluste und Schäden und einer Erklärung über die Auftragsausführung) die im Falle von Schwierigkeiten bei der Leistungserbringung/Übergabe oder der
Unmöglichkeit der Leistungserbringung einzuleitenden Schritte die Überprüfung der korrekten Durchführung eines Umzugs die einzuleitenden Schritte bei fehlerhaften Leistungen
e. Qualitätslenkung
Dieses Kapitel umfasst die Dokumentation und Bestätigung der Kundenbestellungen,
einschließlich mündlicher Bestellungen, und die geeignete Vorbereitung auf die
durchzuführenden Arbeiten:
die Feststellung und Bestätigung der Verfügbarkeit von Personal und Ausrüstung die Bewertung der Qualifikationen des erforderlichen Personals die Aufstellung einer Liste des erforderlichen Verpackungsmaterials die Einholung aller erforderlichen Verwaltungsgenehmigungen
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die Aufnahme und Standortbestimmung des Abfahrts- und Bestimmungsorts, mit
besonderer Berücksichtigung aller Zugangsbeschränkungen
Alle die Qualität regelnden und im Qualitätshandbuch zusammengefassten Dokumente sind
regelmäßig auf Aktualität und Wirksamkeit zu prüfen und nach einer Überarbeitung den
Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen bzw. die Inhalte sind entsprechend zu vermitteln.
Bestmöglich wurde das Qualitätsmanagement unabhängig von einer anerkannten Stelle
zertifiziert und in einem darauffolgenden Audit bestätigt. Das Qualitätshandbuch und die
Zertifizierung für Qualitätsmanagement sind vom Bieter mit Angebotsabgabe mitzusenden.
23. Mengengerüst
Das Mengengerüst zur Preisabgabe ist der Anlage „Einzelpreisaufstellung Umzugslogistik“ zu
entnehmen.
24. Umsetzungskonzept
Von den Bietern ist mit Angebotsabgabe ein Umsetzungskonzept mitzusenden. Darin soll
insbesondere erläutert werden, wer als Objektleiter und wer als Vorarbeiter eingesetzt
werden soll und welchen fachlichen Hintergrund diese haben (Lebensläufe). Ferner ist
mindestens jeweils eine vergleichbare Referenz des Objektleiters sowie des Vorarbeiters
vorzulegen.
Im Rahmen des Umsetzungskonzeptes sollen die Bieter ebenso einen praktischen
Lösungsansatz zur Leistungssicherung bei Arbeitsausfall aufzeigen und ein grundsätzliches
Organisationskonzept von der Auftragserteilung bis hin zur Auftragsausführung zur Umsetzung
der Umzugsprojekte der Ruhr-Universität Bochum erarbeiten.
25. Wertungsmatrix
Das Vorgehen und die Gewichtung der Bewertung der Angebotsbestandteile sind der Anlage
„Wertungsmatrix Umzugslogistik“ zu entnehmen. Grundsätzlich erfolgt bei der Bewertung der
Angebote eine Gewichtung des Preises und des Umsetzungskonzepts (beinhaltet die
Lebensläufe des Objektleiters und der Teamleiter sowie Referenzen, ein Konzept zur
Leistungssicherung bzw. Ersatz bei Arbeitsausfall und das Umsetzungskonzept für die
Umzugsprojekte der RUB) im Verhältnis 50:50.
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26. Schriftliche Auftragsbestätigung und Stornierung
Nach erfolgter Auftragserteilung sollte die Auftragsbestätigung des Bieters pro Umzugsprojekt
unmittelbar erfolgen bzw. spätestens 3 Arbeitstage vor Auftragsbeginn an den RUB-E-Mail-
Verteiler.
Eine schriftliche Stornierung eines Auftrags seitens des AG ist bis zu 5 Arbeitstage vor
Auftragsbeginn kostenlos. Anderenfalls kann der Bieter Ausfallkosten geltend machen, diese
sollten aber entsprechend angemessen sein.
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