Anlage 1_Leistungsbeschreibung mit Leistungskatalog (1).docx

Leistungsbeschreibung

für die Beschaffungsmaßnahme

„Zentraler Einkauf IT für die Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen - Rahmenvereinbarung über IT-Komponenten“

Aktenzeichen : Z3.02.13.01

Vergabe-Nr.: 26-T600426028

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis 2

I) Abschnitt - Vertragliche Regelungen 4

1. Vertragsform und Vertragsbestandteile 4

2. Auftragnehmerleistungen 5

3. Bezugsberechtigte 7

4. Vertragslaufzeit 9

5. Schätzung des Auftragsvolumen/ Höchstwertes 9

6. Abrufe/Einkaufskatalog NRW/Mindestbestellwert 10

7. Lieferung und Verpackung 11

8. Preise 13

9. Rechnungsstellung 13

10. Technische Anpassungsklausel 14

11. Datenschutz/Verpflichtung zur Vertraulichkeit 16

II) Abschnitt - Leistung 18

1. Allgemeines zum Leistungsinhalt 18

2. Gewährleistung und Garantieleistungen 19

3. Entsorgung der Hardware und der Verpackung 20

III) Abschnitt - Leistungskatalog 21

i. Hinweise / Anleitung zum Ausfüllen des Leistungskatalogs 21

ii. Allgemeine Regelungen und Anforderungen 21

Los 1: Tastaturen, Mäuse, Peripherie und Zubehör 22

1.1 Tastaturen 22

1.1.1 Kabelgebundene USB - Tastatur – Tastenhöhe flach 23

1.1.2 Kabelgebundene USB - Tastatur – Tastenhöhe hoch 23

1.1.3 Funktastatur 24

1.2 Mäuse 25

1.2.1 Kabelgebundene USB - Maus 1600dpi 25

1.2.2 Funkmaus 26

1.2.3 Cordless Desktop mit Akkutechnologie 26

1.2.4 Cordless Desktop 27

1.3 Webcam 28

1.4 Kabel 29

1.5 Maus/Tastatur-Auflagen 30

1.6 Externe opt. Laufwerke 30

1.7 Notebookkomponenten 31

Los 2. Speichermedien 33

2.1 Externe 2,5‘‘ Festplatten 34

2.2 Interne SSD 35

2.3 USB-Stick 3.0 35

IV) Abschnitt - Zahlungsbedingungen - 36

V) Abschnitt - Ansprechpartner für Lieferungen und Störmeldungen 37

VI) Abschnitt - Auswertschema zu: IT-Komponenten - 38

Auftragswerte der jeweiligen Produktgruppe innerhalb des Loses 40

VII) Preis-Produktangaben und Gewichtung 41

1. Preis-Produktangaben und Gewichtung der Produktgruppen für Los 1 41

2. Preis-Produktangaben und Gewichtung der Produktgruppen für Los 2 44

Abschnitt - Vertragliche Regelungen

Auftraggeber

ist das Land Nordrhein-Westfalen (NRW)

vertreten durch Information und Technik

Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)

Mauerstr. 51

40476 Düsseldorf

vertreten durch die Betriebsleitung

1. Vertragsform und Vertragsbestandteile

Mit Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung je Los mit einem Wirtschaftsteilnehmer auf Basis der nachstehenden Vertragsbedingungen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer geschlossen. Die auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge (Abrufe) werden entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. Alle Abrufe bilden zusammen mit dieser Rahmenvereinbarung einen einheitlichen Vertrag.

Die während der Vertragslaufzeit abgerufenen Mengen richten sich ausschließlich nach dem Bedarf des Auftraggebers. Mindestabnahmemengen werden nicht festgelegt. Die in dem Auswertschema angegebenen Angaben sollen dem Bieter lediglich zur besseren Einschätzung dienen und bei der Erstellung eines geeigneten Angebotes helfen.

Änderungen oder Ergänzungen an den Vertragsunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

Die EVB-IT stehen unter evb-it.gov.de und die VOL/B unter www.vergabe.nrw.de zur Einsichtnahme bereit.

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.

2. Auftragnehmerleistungen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber und der Bezugsberechtigten zur Lieferung der im Abschnitt III „Leistungskatalog“ aufgeführten Produkte.

Die während der gesamten Vertragslaufzeit gelieferten Produkte müssen gegenüber den vom Auftragnehmer im Rahmen der Teststellung überlassenen Produkten in Verarbeitung und Materialbeschaffenheit zumindest gleichwertig sein und zumindest gleichwertige ergonomische und technische Eigenschaften aufweisen.

Die im Rahmen des Zuschlags festgelegten Leistungsvorgaben sind über den gesamten Leistungszeitraum einheitlich zu erbringen. Abweichungen hiervon sind nur nach Angabe geeigneter Alternativen durch den Auftragnehmer und nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich.

Die zur Teststellung angelieferten Produkte gehen kostenneutral in den Bestand des Auftraggebers über. Dies gilt auch für jede neue, akzeptierte Teststellung im Falle einer Produktabkündigung oder technischen Änderung am Gerät innerhalb der Vertragslaufzeit.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ausschließlich Fabrikneuware auszuliefern, die frei von Mängeln und Rechten Dritter ist.

Lieferantendialog

Der Auftragnehmer erklärt sich mit Vertragsschluss dazu bereit, in regelmäßigen Abständen in einen Lieferantendialog mit dem Auftraggeber einzutreten. Es soll mindestens ein Lieferantendialog während oder nach der Vertragslaufzeit durchgeführt werden.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, IT.NRW (sourcing-leadbuyer@it.nrw.de) und die bezugsberechtigten Dienststellen über Rückrufaktionen und kritische Sicherheitslücken sowie deren Behebung durch den Hersteller ist der Auftraggeber unverzüglich in geeigneter Weise zu unterrichten.

3. Bezugsberechtigte

Neben dem Auftraggeber sind alle nachfolgend aufgeführten Ressorts, Behörden, Landesbetriebe und Einrichtungen der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen bezugsberechtigt mit Ausnahme der Geschäftsbereiche des Finanzministeriums und des Justizministeriums (siehe §§ 3, 6, 7, 8, 9, 14 und 14a Landesorganisationsgesetz NRW).

IT.NRW hat die Betriebsverantwortung des IT-Betriebes des Bau- und Liegenschaftsbetriebes (BLB) übernommen und stattet die Standorte des BLB aus diesem Grund mit IT-Produkten aus.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Ressorts/Dienststellen der nachfolgend aufgeführten Ministerien des Landes NRW und deren nachgeordneten Bereiche während der Vertragslaufzeit zu beliefern:

Ressorts/Dienststellen:

Bezirksregierung Arnsberg

Bezirksregierung Detmold

Bezirksregierung Düsseldorf

Bezirksregierung Köln

BR Münster - Zentralbeschaffungen

Das Landesamt für Qualitätssicherung und Informationstechnologie der Lehrerausbildung (LAQUILA)

Die Direktorin des Amtsgerichts Hagen

Finanzamt Köln-Süd

Fortbildungsakademie des IM NRW

Geologischer Dienst NRW

Geologischer Dienst NRW

Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung NRW

Information und Technik Nordrhein-Westfalen

Institut der Feuerwehr NRW

Jugendarrestanstalt Düsseldorf

Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW

Landesamt für Natur, Umwelt und Klima NRW

Landesarchiv NRW

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Landesbetrieb Mess- und Eichwesen NRW - B1

Landesbetrieb Straßenbau NRW

Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen

Landesrechnungshof NRW

Landtag NRW

Landwirtschaftskammer NRW

MHKBD NRW

Ministerium des Innern des Landes NRW

Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales (MAGS)

Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration NRW

Ministerium für Kultur und Wissenschaft NRW

Ministerium für Landwirtschaft und Verbraucherschutz des Landes Nordrhein-Westfalen

Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr NRW

Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

PP Mönchengladbach

Staatskanzlei NRW

Zentralstelle der Länder für Gesundheitsschutz (ZLG)

Es ist nicht ausgeschlossen, dass sich der Zuschnitt der Ressorts während der Vertragslaufzeit ändert.

4. Vertragslaufzeit

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt, sobald der Auftraggeber dem Auftragnehmer schriftlich mitgeteilt hat, dass eine Einpflege der Daten in den Einkaufskatalog NRW abgeschlossen ist, frühestens jedoch zum 01.01.2027.

Die elektronische Form kann grds. die Schriftform ersetzen.

Die maximale Vertragslaufzeit endet am 31.12.2027 bzw. endet bei Erreichen der Höchstwerte ohne dass es einer Kündigung bedarf, je nachdem, welches Ereignis früher eintritt.

Für innerhalb der Vertragslaufzeit getätigte Abrufe bleiben die Bedingungen dieser Rahmenvereinbarung auch nach dessen Kündigung bestehen.

5. Schätzung des Auftragsvolumen/ Höchstwertes

Vor der Erstellung der Vergabeunterlagen wurde eine landesweite Bedarfsabfrage über die Produkte durchgeführt. Die bezugsberechtigten Dienststellen wurden aufgefordert, ihren geschätzten Bedarf für das Jahr 2027 zu benennen.

Das geschätzte Auftragsvolumen/Höchstwert beträgt:

Die auf diese Weise ermittelten Mengen stellen das geschätzte Abnahmevolumen dar. Eine Mindestabnahme von Leistungen aus diesem Vertrag wird nicht garantiert.

Es besteht kein Anspruch auf Erreichen des angegebenen geschätzten Abnahmevolumens/des Gesamtauftragswertes.

6. Abrufe/Einkaufskatalog NRW/Mindestbestellwert

Die Abrufe aus dieser Rahmenvereinbarung werden nach folgendem Verfahren durchgeführt:

Der Abruf von Leistungen erfolgt direkt durch die Bezugsberechtigten auf Grundlage der Rahmenvereinbarung über den Einkaufskatalog NRW. Um die Abrufe über den Einkaufskatalog NRW abwickeln zu können, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Produktdaten zu den vertraglich vereinbarten Produkten für den Import im Format Excel .xlsx oder als .csv-Datei zur Verfügung zu stellen. Erstmalig spätestens fünf Tage nach Zuschlagserteilung sind diese Daten dem Auftraggeber in elektronischen Format zur Verfügung zu stellen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Abrufe elektronisch per E-Mail entgegenzunehmen und sie im gleichen Format innerhalb eines Arbeitstages (Mo-Fr) nach Zugang des Abrufs zu bestätigen. Eine Muster-E-Mail, aus der das Format der Abrufe ersichtlich ist, liegt als Anlage den Ausschreibungsunterlagen bei.

Mit dem Abruf durch die jeweilige bezugsberechtigte Dienststelle gehen die vertraglichen Rechte und Pflichten des Auftraggebers auf die abrufende Dienststelle über.

Die Lieferung bzw. Lizenzierung der Produkte erfolgt durch den Auftragnehmer direkt an die jeweilige Dienststelle des Landes NRW. Die Lieferung und Rechnungsstellung der angebotenen Leistung erfolgt unmittelbar an den jeweiligen Abnehmer soweit nichts anderes im Abruf angegeben wird.

Es wird ein Mindestbestellwert von 50 €/brutto je Abruf vereinbart. Bei Abrufen unter dem vorgenannten Mindestbestellwert wird ein Mindermengenzuschlag in Höhe von 4 €/brutto vereinbart.

7. Lieferung und Verpackung

Die Auslieferung erfolgt in handelsüblicher, den Erfordernissen des Liefergegenstandes und der Versandart angepasster Verpackung. Die Bestimmungen der Verordnung über die Vermeidung von Verpackungsabfällen werden vom Auftragnehmer beachtet.

Die Lieferung der Produkte muss spätestens 14 Kalendertage nach Abrufeingang an die abrufende Dienststelle erfolgen.

Die Lieferung der angeforderten Produkte erfolgt frei Haus in die bezugsberechtigten Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalen hinter die erste verschließbare Tür. Der fachgerechte Transport der Geräte wird vom Auftragnehmer durchgeführt.

Die Auslieferung wird der abrufenden Dienststelle durch den Auftragnehmer spätestens drei Arbeitstage vor Auslieferung unter Angabe der Stückzahl unaufgefordert mitgeteilt. Individuelle Absprachen zum Lieferzeitpunkt und Teillieferungen sind einvernehmlich zwischen dem Auftragnehmer und der zu beliefernden Dienststelle möglich.

Die Anlieferung an die benannte Anlieferstelle der Dienststelle führt der Auftragnehmer ohne Mitwirkung von Personal des Auftraggebers durch.

Soweit nicht anders vereinbart, trägt der Auftragnehmer die Versand- und Verpackungskosten.

Die Unterzeichnung eines etwaigen Lieferscheines bestätigt nur die räumliche Verbringung der Hardware in den Einflussbereich des Auftraggebers, nicht aber deren Vollständigkeit oder Mangelfreiheit.

Transport- und Verpackungsmaterial sind auf Anforderung der Dienststelle sofort bei Lieferung aus den Räumlichkeiten der Dienststelle zu entfernen und umweltgerecht zu verwerten / entsorgen.

Überschreitet der Auftragnehmer den spätesten Termin der Lieferungen mehr als zweimal, kann IT.NRW die Rahmenvereinbarung fristlos kündigen, es sei denn, der Auftragnehmer kann nachweisen (schriftliche Bestätigung durch den Hersteller), dass für angeforderte Komponenten am Markt ein allgemeiner Lieferengpass besteht.

Der Auftraggeber kann im Fall des Verzuges den Verzögerungsschaden verlangen. Ferner kann der Auftraggeber vom Vertrag zurücktreten und Schadensersatz statt der Leistung verlangen, wenn er dem Auftragnehmer erfolglos eine angemessene Frist zur Leistung gesetzt hat.

Die Staatskanzlei hat zwei Außenstellen in Berlin und Brüssel. Für die Anlieferung nach Brüssel werden im „Leistungskatalog“ gesondert Liefer- und Frachtkosten abgefragt. Aus technischen Gründen werden diese Lieferkosten nicht im Einkaufskatalog aufgeführt. Es obliegt dem Auftragnehmer in eigener Verantwortung, diese Lieferkosten für Lieferungen nach Berlin und/oder Brüssel in Rechnung zu stellen.

8. Preise

Die in der Rahmenvereinbarung für Los 1 ausgewiesenen Preise werden für die Vertragslaufzeit fest vereinbart. Anpassungsmöglichkeiten für Los 2 gelten gemäß EVB-IT Rahmenvereinbarung Ziffer 12.2.

Ist ein Produkt nicht mehr am Markt verfügbar, so hat der Auftragnehmer ein entsprechendes Nachfolgeprodukt zum gleichen Preis anzubieten. Dieses muss technisch mindestens gleichwertig zum Vorgängermodell sein und eine uneingeschränkte Kompatibilität zu allen angebotenen Produkten aufweisen.

9. Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung für den jeweiligen Abruf erfolgt nach Lieferung direkt gegenüber der abrufenden Dienststelle. Die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Kalendertagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung bzw. innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung unter Abzug von Skonto.

Rechnet die Dienststelle nicht selbst ab, so benennt sie die abrechnende Dienststelle in dem Abruf.

Für den Auftraggeber (IT.NRW) gilt:

Um eine reibungslose Rechnungsabwicklung gewährleisten zu können, müssen alle Dokumente, insbesondere Rechnungen und Lieferscheine zu einem Abruf entweder die IT.NRW-Abrufnummer oder das Kundenaktenzeichen aufweisen. IT.NRW behält sich vor, Rechnungen, die aufgrund fehlender Angaben nicht bearbeitet werden können, zurückzuweisen.

Bitte übermitteln Sie die Rechnungen bevorzugt als X-Rechnung (Leitweg ID- 05111-14002-45, Reihenfolge der „Attachments“: 1. Rechnung und 2-n Anlagen), bitte beachten Sie hierzu auch die weiterführenden Informationen zur E-Rechnungsstellung unter folgendem Link: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw , ansonsten gerne digital im PDF-Format an Kreditorenbuchhaltung@it.nrw.de

Als Rechnungsadresse gem. §14 Abs. 4 UStG verwenden Sie bitte:

IT.NRW

Z2-Kreditorenbuchhaltung-

Mauerstr. 51

40476 Düsseldorf

Für die anderen Dienststellen gilt:

Die Zusendung an das E-Rechnungsportal Nordrhein-Westfalen ist über

• Die E-Rechnungs-Webfunktion auf vergabe.nrw.de bzw.
• Direkt über erechnung.nrw (schnelle und kostenfreie Registrierung möglich) oder
• Im Direktversand per mail an eingang@erechnung.nrw oder
• Per PEPPOL mit der ParticipantID 0204:05-NRW-83 möglich

10. Technische Anpassungsklausel

Alle Produkte unterliegen innerhalb der Vertragslaufzeit einem dynamischen Prozess der Aktualisierung und Anpassung an den jeweiligen Stand der Technik.

IT.NRW geht deshalb davon aus, dass möglicherweise einige Produkte, die im Rahmen der Ausschreibung von den Bietern angeboten und zu denen technische und preisliche Informationen mit den Angeboten vorgelegt werden, nicht über die gesamte Vertragslaufzeit lieferbar sein und von Nachfolgeprodukten abgelöst werden.

Wird dem Auftragnehmer bekannt, dass ein Produkt nicht mehr am Markt verfügbar sein wird, so hat der Auftragnehmer IT.NRW (sourcing-leadbuyer@it.nrw.de) unverzüglich über die Abkündigung schriftlich oder in Textform zu informieren und spätestens zwei Wochen nach Zugang der Information bei IT.NRW ein Testgerät des entsprechenden Nachfolgeproduktes kostenfrei zu liefern.

Die Meldung hat folgende Informationen zu benennen:

a.) Ab welchem Zeitpunkt das betroffene Produkt nicht mehr lieferbar sein wird.

b.) Wie viele der vertraglich vereinbarten Produkte noch bis zur Produktabkündigung ausgeliefert werden können.

c.) Wie viele Abrufe des betroffenen Produktes zum Zeitpunkt der Meldung noch offen sind.

d.) Welches Produkt (vollständiger Modellname des Gerätes) als Nachfolgeprodukt vorgeschlagen wird.

Die Zustimmung von IT.NRW zum angebotenen Nachfolgeprodukt ist erforderlich. Für den Fall der Zustimmung von IT.NRW wird das angebotene Nachfolgeprodukt fester Bestandteil der Rahmenvereinbarung und verbleibt als neue Referenz bei IT.NRW.

11. Datenschutz/Verpflichtung zur Vertraulichkeit

11.1. Der Auftraggeber sorgt dafür, dass dem Auftragnehmer alle relevanten, über die gesetzlichen Regelungen hinausgehenden Sachverhalte, deren Kenntnis für ihn aus Gründen des Datenschutzes und der Geheimhaltung erforderlich ist, bekannt gegeben werden.

11.2. Vor Übergabe eines Datenträgers an den Auftragnehmer stellt der Auftraggeber die Löschung schutzwürdiger Inhalte sicher, soweit nichts anderes vereinbart ist.

11.3. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung der Rahmenvereinbarung betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

11.4. Der Auftraggeber kann den Vertrag ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten nach Ziffer 11.3 unter Berücksichtigung der Sachverhalte gemäß Ziffer 11.1 schuldhaft innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist nicht nachkommt oder Datenschutzvorschriften vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt.

11.5. Der Auftragnehmer darf grundsätzlich nicht auf personenbezogene Daten zugreifen, die der Auftraggeber verarbeitet. Abweichend hiervon ist dem Auftragnehmer gestattet, zur Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen auf personenbezogene Daten zuzugreifen.

Der Auftragnehmer ist nicht befugt, Daten des Auftraggebers für eigene oder für Zwecke Dritter zu verwenden.

11.6. Soweit der Auftragnehmer Dritte zur Erfüllung von Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung (nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber zulässig) heranzieht, hat er diese und etwaige Subunternehmer zur Einhaltung der in dieser Rahmenvereinbarung enthaltenen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu verpflichten; dazu gehört insbesondere das Kontrollrecht der Landesbeauftragten für den Datenschutz gegenüber dem Dritten bzw. dem Subunternehmen.

11.7. Auftraggeber und Auftragnehmer sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse strikt vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben oder sonst zu verwerten. Dies gilt auch für den Erfahrungsaustausch innerhalb der öffentlichen Hand.

Vertrauliche Informationen im Sinne dieser Vereinbarung sind:

• Alle mündlichen oder schriftlichen Informationen und Materialien, die der Auftragnehmer direkt oder indirekt von IT.NRW zur Abwicklung des Auftrages erhält und als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus ihrem Gegenstand oder sonstigen Umständen ergibt.

• Die beauftragten Leistungen und sonstige Arbeitsergebnisse.

Der Auftragnehmer wird alle geeigneten Vorkehrungen treffen, um die Vertraulichkeit sicherzustellen. Vertrauliche Informationen werden nur an die Mitarbeitenden weitergegeben, die sie aufgrund ihrer Tätigkeit erhalten müssen.

Die Pflicht zur absoluten Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an. Auf Verlangen sind ausgehändigte Unterlagen einschließlich aller davon angefertigten Kopien sowie Arbeitsunterlagen und -materialien zurückzugeben.

Dies gilt auch über die Vertragslaufzeit hinaus.

11.8. Die Verpflichtung gilt auch für die Rechtsnachfolger der Parteien. Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.

Abschnitt - Leistung

1. Allgemeines zum Leistungsinhalt

Mit Kabinettbeschluss vom 02.02.2010 hat die Landesregierung entschieden, zur Realisierung weiterer Einsparungspotentiale auch Güter der Informations- und Kommunikationstechnik – bei Beachtung bestimmter Ausnahmen - zentral zu beschaffen. Hierbei ist vorgesehen, dass IT.NRW die Funktion des „Leadbuyers“ übernimmt. Mit dem Beschluss soll das Konzept des Leadbuyers weiter vorangetrieben werden, wonach die Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalen (ausgenommen sind zunächst die Bereiche Justizministerium und Finanzministerium) die von der zentralen Beschaffung erfassten Produkte über die im Rahmen der Ausschreibungsverfahren geschlossenen Verfahren beziehen werden.

Ziele des zentralen Einkaufs sind Kosteneinsparungen insbesondere durch günstige Konditionen bei hohen Beschaffungsvolumina, Vereinheitlichung der IT-Ausstattung und die bestmögliche Nutzung vorhandener vergaberechtlicher Kompetenz.

In diesem Vergabeverfahren wird die Produktgruppe „IT-Komponenten“ ausgeschrieben:

Los 1: Tastaturen, Mäuse, Peripherie und Zubehör

Los 2: Speichermedien

Die einzelnen Produkte sind detailliert im III. Abschnitt „Leistungskatalog“ aufgeführt.

2. Gewährleistung und Garantieleistungen

Es gelten die allgemeinen Gewährleistungsbedingungen gemäß EVB-IT Kauf AGB.

Für die vollständige Dauer der Gewährleistung muss der Auftragnehmer werktags (Mo.-Fr.) innerhalb der üblichen Geschäftszeiten von 7:30 - 17:00 Uhr für Störungsmeldungen telefonisch (Hotline) und elektronisch erreichbar sein.

Der Auftragnehmer ist dafür zuständig, die Störung aufzunehmen und entsprechende Schritte einzuleiten. Ein Verweis direkt an den Hersteller der Geräte ist nicht zulässig. Eine fernmündliche Störungsmeldung reicht aus. Die deutschsprachige Hotline muss in der o.g. Zeit ständig erreichbar sein. Die Hotline sollte mindestens nach Name, Behörde, Gerätebezeichnung und Fehler fragen. Eine Bestätigung der Störmeldung muss unter Angabe der Bearbeitungsnummer an die meldende Dienststelle per E-Mail innerhalb einer Stunde erfolgen.

Während der o.g. Geschäftszeiten ist den Dienststellen auf Nachfrage eine qualifizierte Auskunft zum Bearbeitungsstand der gemeldeten Störung zu erteilen.

Kostenlose Herstellergarantien, die darüber hinausgehen, sind kostenneutral an den Auftraggeber weiterzugeben. Kostenlose Garantieleistungen, die über die gemäß EVB-IT Kauf AGB vereinbarten Zeiträume hinausgehen, sind im Leistungskatalog mit aufzuführen.

3. Entsorgung der Hardware und der Verpackung

Gem. der EVB-IT Kauf AGB ist der Auftragnehmer zur Abholung und umweltgerechten Entsorgung der vom Auftragnehmer gelieferten und später ausgesonderten Produkte (Elektroschrott) bei den Dienststellen des Landes Nordrhein-Westfalen verpflichtet. Die Entsorgung ist kostenneutral für den Auftraggeber.

Diese Verpflichtung erstreckt sich über die Laufzeit dieses Vertrages hinaus bis fünf Jahre nach der Lieferung. Die Abholung muss – je nach Bedarf und Anforderung zentral oder dezentral möglich und innerhalb von sechs Wochen nach der Anforderung erfolgt sein. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, kann der Auftraggeber den Elektronikschrott anderweitig entsorgen lassen; evtl. hierdurch entstehende Kosten können dem Auftragnehmer in Rechnung gestellt werden.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die bei der Anlieferung anfallende Transport- und gebrauchte, restentleerte Verkaufsverpackung unentgeltlich, umwelt- und fachgerecht zu entsorgen. Die Zurücknahme der Verpackung erfolgt am Ort der tatsächlichen Übergabe oder in dessen unmittelbarer Nähe. Die Entsorgung soll spätestens sechs Wochen nach Anlieferung erfolgen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die verschiedenen Verpackungsmaterialien sortiert nach Materialien zur Entsorgung bereitzuhalten.

Abschnitt - Leistungskatalog

Hinweise / Anleitung zum Ausfüllen des Leistungskatalogs

1. Alle angebotenen Produkte müssen unter Windows 11 (32 und 64 Bit) lauffähig sein. Zudem müssen sie für den Dauereinsatz geeignet sein (durchschnittlich 8 Stunden am Tag).
2. Die folgenden Fragenkataloge sind vollständig auszufüllen. Alle Anlagen sind mit dem entsprechenden Gliederungspunkt des Leistungskatalogs zu kennzeichnen. Das Fehlen von Angaben kann zum Ausschluss von der weiteren Bewertung führen.
3. Die einzelnen Kriterien des Leistungskatalogs sind durch folgende Wertung gekennzeichnet:

A: Ausschluss-Kriterien: Die Nichterfüllung eines mit A-Kriteriums (Ausschlusskriterium) führt zum Ausschluss des Angebots von der weiteren Bewertung (so genannte Mindestanforderung).

Allgemeine Regelungen und Anforderungen

Der Lieferant muss autorisierter Vertragspartner des jeweiligen Herstellers sein.

Los 1: Tastaturen, Mäuse, Peripherie und Zubehör

1.1 Tastaturen

Spezielle Anforderungen

Zu allen angebotenen Tastaturen ist jeweils das Datenblatt dem Angebot beizufügen. Die Farben der angebotenen Tastaturen müssen neutral sein und nicht modischen Trends folgen. (z.B. schwarz, weiß oder silbern; nicht pink, lila oder rot). Bei der Tastenhöhe wird zwischen „hoch“, wie z.B. bei mechanischen Tastaturen (vgl. bspw.: Cherry G80), und „flach“, wie z.B. bei Notebooktastaturen (vgl. bspw.: Cherry KC 1000), unterschieden.

Alle Tastaturen müssen mit deutschem Layout (QWERTZ) angeboten werden.

Ausschlusskriterien / Mindestanforderungen – USB - Tastaturen

Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

1.1.1 Kabelgebundene USB - Tastatur – Tastenhöhe flach

1.1.2 Kabelgebundene USB - Tastatur – Tastenhöhe hoch

1.1.3 Funktastatur

1.2 Mäuse

Spezielle Anforderungen

Zu allen angebotenen Mäusen ist jeweils das Datenblatt dem Angebot beizufügen. Die Farben der angebotenen Mäuse müssen neutral sein und nicht modischen Trends folgen. (z.B. schwarz, weiß oder silbern; nicht pink, lila oder rot).

Ausschlusskriterien / Mindestanforderungen – USB - Mäuse

Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

1.2.1 Kabelgebundene USB - Maus 1600dpi

1.2.2 Funkmaus

1.2.3 Cordless Desktop mit Akkutechnologie

1.2.4 Cordless Desktop

1.3 Webcam

Spezielle Anforderungen

Zu allen angebotenen Webcams ist jeweils das Datenblatt dem Angebot beizufügen.

Ausschlusskriterien / Mindestanforderungen – Webcam

Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

1.4 Kabel

Spezielle Anforderungen

Zu allen angebotenen Kabeln ist jeweils das Datenblatt dem Angebot beizufügen.

Ausschlusskriterien / Mindestanforderungen – Kabel und Adapter

Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

1.5 Maus/Tastatur-Auflagen

Preise und Verpackungseinheiten

Alle Preise sind in € und netto und je Verpackungseinheit (VE) anzubieten.

Ausschlusskriterien/Mindestanforderungen zu Mausunterlagen und Handballenauflage

Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

Die Farben der angebotenen Artikel 1.6.1 – 1.6.3 müssen neutral sein und nicht modischen Trends folgen (z.B. schwarz oder blau; nicht pink, lila oder rot).

1.6 Externe opt. Laufwerke

Spezielle Anforderungen

Zu den angebotenen DVD- bzw. Blu-ray-Brennern ist jeweils das Datenblatt dem Angebot beizufügen.

1.7 Notebookkomponenten

Anforderungen im Detail:

(Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung)

Notebooktaschen, Rucksäcke, Notebookhüllen und Drahtseilschlösser sind wieder Bestandteil der vorliegenden Ausschreibung.

Die Drahtseilschlösser aus Stahl gegen Diebstahlschutz müssen sowohl die Sicherung des Notebooks als auch gleichzeitig die Sicherung der Dockingstation ermöglichen.

Das Drahtseilschloss muss mit 2 Schlüsseln geliefert werden. Ein Zahlenschloss ist nicht zulässig.

Es ist ein Schlosstyp mit Wechselkopf anzubieten. Das Drahtseilschloss muss mit dem Kensington-Lock, dem Nano-Lock und mit dem Noble-Lock-Mechanismus für die Sicherung von Geräten funktionieren.

Rucksäcke sind nur in einer Variante passend zu allen aufgeführten Notebookgrößen anzubieten.

Die angebotenen Taschen und Notebookhüllen müssen in zwei Größenvarianten angeboten werden:

Einmal für die beiden kleinen Notebookvarianten (also für 13,3 Zoll und 14 Zoll Notebooks) und einmal für die größere Notebookvariante (also für 16 Zoll Notebooks).

Die angebotenen Neoprennotebookhüllen müssen jeweils in zwei verschiedenen Größen und in den Varianten „mit Griff“ und „ohne Griff“ angeboten werden.

Los 2. Speichermedien

Spezielle Anforderungen

Zu allen angebotenen Speichermedien ist jeweils das Datenblatt dem Angebot beizufügen. Die Herstellergarantie muss min. 3 Jahre betragen.

Ausschlusskriterien / Mindestanforderungen – externe Festplatten

Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums / einer Mindestanforderung des Angebots führt zum Ausschluss des Angebotes von der weiteren Bewertung.

Bewertungskriterien Speichermedien

Das Nichterfüllen von B-Kriterien bzw. das Erreichen von 0 Punkten bei B-Kriterien führt nicht zu einem Ausschluss von der weiteren Bewertung. Ein hoher Erfüllungsgrad der B-Kriterien erhöht jedoch den bei der Bewertung der Leistung erreichten Punktewert des Angebotes, der für die Zuschlagsentscheidung neben dem Preis ausschlaggebend ist.

Die durchschnittliche Datentransferrate wird auf einem Testsystem mit Windows 11 64-Bit als Betriebssystem ohne zusätzlich installierte Programme unter den Standardeinstellungen der zum Zeitpunkt der Teststellung aktuellen Version von ChrystalDiskMark ermittelt.

ChristalDiskMark erstellt 4 Werte für gemittelte Schreib/Lese Geschwindigkeiten.

In jeder der 4 gemessenen Kategorien werden 250 Punkte vergeben.

Das Speichermedium mit dem besten Wert bekommt je Test 250 Punkte. Alle anderen Speichermedien werden anhand der erreichten Geschwindigkeit mit dem Besten der jeweiligen Kategorie je Test ins Verhältnis gesetzt. Ist eine der Messungen eines Speichermediums nach 60 Minuten nicht abgeschlossen, wird die Messung abgebrochen und mit 0 Punkten gewertet.

Anschließend werden die 4 erreichten Punktwerte der Kategorien addiert. Somit sind pro Festplatte maximal 1000 Punkte zu erreichen

Beispiel:

Die 1 TB Festplatte A erreicht einen Wert von 800 in einer der 4 Benchmarkkategorien. Dies ist der höchste Wert aller getesteten Festplatten. Daher erhält die 1 TB Festplatte A 250 Punkte in dieser Kategorie. Die 1 TB Festplatte B erreicht einen Benchmarkwert von 650. Somit berechnen sich die Punkte für die 1 TB Festplatte B wie folgt: 650 / 800 * 250 Punkte = 203,125 Punkte.

2.1 Externe 2,5‘‘ Festplatten

2.2 Interne SSD

2.3 USB-Stick 3.0

Abschnitt - Zahlungsbedingungen -

Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen werden __________% Skonto gewährt.

Im Übrigen erfolgt die Zahlung 30 Tage netto nach Rechnungseingang. Sonstige vom Bieter gewährte Nachlässe werden im Rahmen der Auswertung nicht berücksichtigt.

Die Lieferkosten für die Lieferung an die Außenstellen der Staatskanzlei in Brüssel und Berlin je Lieferung betragen:

___________ €/netto.

Abschnitt - Ansprechpartner für Lieferungen und Störmeldungen

Abschnitt - Auswertschema zu: IT-Komponenten -

Nach formaler Prüfung der eingegangenen Angebote erfolgt die fachlich-inhaltliche Prüfung hinsichtlich der Einhaltung der Ausschlusskriterien bzw. der Erfüllung der Mindestanforderungen.

Diejenigen Bieter, deren angebotene Produkte laut Angebot die Mindestanforderungen erfüllen, werden zu einer Teststellung aufgefordert. Weitere Informationen bzgl. der Durchführung der Teststellung bitte ich, dem Anschreiben (Punkt 2 „Ausschlusskriterien und Teststellung“) zu entnehmen.

Die Teststellung dient der Überprüfung der Einhaltung der im Leistungskatalog angegebenen Mindestanforderungen und der Ermittlung der Leistungspunkte (betrifft „Los 2 Speichermedien“).

Zuschlagskriterium für Los 1 ist der Angebotsendpreis.

Zuschlagskriterium Für Los 2 sind der Preis und die ermittelte Leistungspunktzahl entscheidend.

Der Angebotsendpreis wird wie folgt ermittelt:

Los 1:

Die angebotenen Einzelpreise (EP) der Komponenten werden jeweils mit den in der Tabelle auf der nachfolgenden Seite angegebenen Gewichtungsfaktoren (GF) zu einem gewichteten Preis (GP) multipliziert und anschließend zu einem Gesamtendpreis addiert. Das preislich günstigste Angebot erhält den Zuschlag. Skontoabzüge werden berücksichtigt.

Formel zur Berechnung des gewichteten Preises: GP1 = EP1 x GF1 Formel zur Berechnung des Gesamtendpreises: GP1 + GP2 … = Gesamtendpreis

Los 2:

Die angebotenen Einzelpreise (EP) der Komponenten werden jeweils mit den in der Tabelle auf der nachfolgenden Seite angegebenen Gewichtungsfaktoren (GF) zu einem gewichteten Preis (GP) multipliziert.

Formel zur Berechnung des gewichteten Preises: GP1 = EP1 x GF1

Aus dem gewichteten Preis (GP) und den erreichten Leistungspunkten (L) im Benchmark (max. 1000 Punkte) wird je Komponente ein Quotient (Q) gebildet.

Formel zur Berechnung des Quotienten: Q1 = GP1 / L1 (Einfache Richtwertmethode) Formel zur Berechnung des wirtschaftlichsten Angebotes: Q= Q1 + Q2 …

Aus einer Gegenüberstellung aller noch in der Auswahl befindlichen Angebote wird auf Basis der Kennzahl Q das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Dieses ist das Angebot mit dem niedrigsten Quotienten.

Sollten zwei Angebote gleich wirtschaftlich sein, ist der niedrigere Angebotsendpreis ausschlaggebend für die Zuschlagsentscheidung.

Die Gewichtungsfaktoren für beide Lose wurden auf der Grundlage des Ergebnisses der landesweiten Bedarfsabfrage festgelegt. Die Gewichtungsfaktoren treffen keine Aussagen über die tatsächlichen Abnahmemengen während der Vertragslaufzeit.

Für die Gewichtungsfaktoren wurde innerhalb der Lose nochmals Produktgruppen gebildet. Diese gestalten sich wie folgt:

Los 1:

• Mäuse und Tastaturen
• Kabel und Webcam
• Maus- und Tastaturunterlagen, DVD- und Blu-ray Brenner
• Notebookkomponenten (Drahtseilschlösser, Rücksäcke, Taschen, Hüllen, Ständer)

Los 2:

• Festplatten (intern und extern)
• USB-Speichersticks

Innerhalb dieser Produktgruppen addieren sich die Gewichtungen jeweils auf 100%.

Auftragswerte der jeweiligen Produktgruppe innerhalb des Loses

Die Auftragswertschätzungen der einzelnen Produktgruppen in Los 1 und Los 2 sieht folgendermaßen aus:

Durch die veröffentlichten Gewichtungsfaktoren (A) innerhalb Produktgruppen lassen sich Mengengerüste schätzen.

Preis-Produktangaben und Gewichtung

Preis-Produktangaben und Gewichtung der Produktgruppen für Los 1

Tabelle 1-Mäuse & Tastaturen & Webcam

Tabelle 2-Kabel

Tabelle 3-Pads

Tabelle 4-Externe Brenner

Tabelle 5-Notebook Komponenten

Preis-Produktangaben und Gewichtung der Produktgruppen für Los 2

Los 2: Speichermedien

Tabelle 6-Externe und interne Festplatten

Tabelle 7-USB Sticks