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Leistungsbeschreibung
(Anlage 1)
Aktenzeichen: 2026-0997
Rahmenvertrag Grafik ab 2027
- Oktober 2026
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 2 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) AZ: 2026-0997
Inhalt
I. Vorbemerkung ................................................................................................... 4
II. Ausgangslage ..................................................................................................... 4
III. Laufzeit und Umfang des Rahmenvertrags .......................................................... 4
IV. Los I: Konzeption und Umsetzung von Kommunikationsmaterialien .................... 5
- Konzeption von Kommunikationsmaterialien ........................................................................ 5
1.1 Leistungsumfang ................................................................................................................ 5
1.2 Umfang der garantierten und optionalen Leistungen ............................................................. 6
- Umsetzung von Kommunikationsmaterialien mit vorgelagerter Konzeptionsarbeit .................. 7
2.1 Leistungsumfang ................................................................................................................ 7
2.2 Umfang der garantierten und optionalen Leistungen ............................................................. 7
- Bildeinkauf ......................................................................................................................... 8
V. Los II: Umsetzung von Kommunikationsmaterialien ............................................ 9
-
Abgrenzung zu konzeptionellen Leistungen .......................................................................... 9
-
Reine grafische Umsetzung ................................................................................................. 9
2.1 Leistungsumfang ................................................................................................................ 9
2.2 Umfang der garantierten und optionalen Leistungen ........................................................... 10
- Bildeinkauf ....................................................................................................................... 11
VI. Allgemeine Anforderungen ............................................................................... 11
- Anforderungen an die Leistungserbringung ......................................................................... 11
1.1 Corporate Design .............................................................................................................. 11
1.2 Nutzungs- und Verwertungsrechte ..................................................................................... 12
1.3 Barrierefreiheit.................................................................................................................. 12
- Anforderungen an die Zusammenarbeit .............................................................................. 13
2.1 Projektmanagement/Beratung ........................................................................................... 13
2.2 Sprache............................................................................................................................ 13
2.3 Tool für die Zusammenarbeit ............................................................................................. 13
2.4 Teilnahme an Kick-off-Termin ............................................................................................ 13
VII. Vergütung und Abrechnung .............................................................................. 13
VIII.Zuschlagskriterien ........................................................................................... 13
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 3 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
- Zuschlagskriterien für Los I ................................................................................................ 13
1.1 Qualität des Konzepts ....................................................................................................... 14
1.2 Gestaltungsentwurf Grafik................................................................................................. 14
1.3 Preis................................................................................................................................. 14
- Zuschlagskriterien für Los II ............................................................................................... 14
2.1 Gestaltungsentwurf Grafik................................................................................................. 14
2.2 Reaktions- und Bearbeitungszeiten .................................................................................... 14
2.3 Preis................................................................................................................................. 14
IX. Eignungskriterien (Los I) ................................................................................... 14
-
Berufserfahrung Projektmanagement ................................................................................. 14
-
Berufserfahrung Grafik ...................................................................................................... 15
-
Erfahrung Barrierefreiheit .................................................................................................. 15
X. Eignungskriterien (Los II) .................................................................................. 16
-
Berufserfahrung Grafik ...................................................................................................... 16
-
Erfahrung Barrierefreiheit .................................................................................................. 17
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I. Vorbemerkung
Der Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) bündelt als Dachverband die Expertise von 16 Ver- braucherzentralen und mehr als 30 verbraucherpolitischen Verbänden – darunter über 2.000 Orga- nisationen und sieben Millionen Einzelmitglieder - für einen starken Schutz der Verbraucher:innen in Deutschland. Der Verbraucherzentrale Bundesverband ist die Stimme der Verbraucher:innen – und damit eine entscheidende Kraft in der Politik. Wir wissen, was Verbraucher:innen bewegt und verschaffen ihnen Gehör bei Politik, Wirtschaft und Verwaltung. Strukturelle Missstände decken wir auf, benennen Verbraucherprobleme und entwickeln Lösungen. So tragen wir dazu bei, dass Märkte transparent und gerecht gestaltet werden.
II. Ausgangslage
Zur Selbstdarstellung und zur Unterstützung der politischen Interessenvertretung veröffentlicht der Verbraucherzentrale Bundesverband regelmäßig zahlreiche Kommunikationsmaterialien. Dazu zählen Publikationen, Social-Media-Grafiken, Flyer, Visuals für Veranstaltungen und Kampagnen sowie digi- tale Formate.
Im Juli 2025 wurde die neue Marke Verbraucherzentrale mit einem überarbeiteten Corporate Design eingeführt. Grundlage hierfür ist die strategische Positionierung der Marke Verbraucherzentrale. Das neue Corporate Design setzt klare und verbindliche Gestaltungsstandards für die Kommunikation und unterstützt einen einheitlichen, zeitgemäßen und wiedererkennbaren Auftritt über alle Kanäle und Formate hinweg. Für die Erstellung und Weiterentwicklung von Kommunikationsmaterialien stehen umfassende Gestaltungsrichtlinien, Vorlagen und Templates zur Verfügung.
Die Zusammenarbeit mit einem oder mehreren festen Dienstleistern fördert die konsequente Einhal- tung des Corporate Designs, einer einheitlichen Bildsprache sowie der definierten Qualitätsstandards und stärkt die Wiedererkennbarkeit der Organisation. Der Rahmenvertrag ermöglicht eine flexible und wirtschaftliche Bedarfsdeckung. So können auch kurzfristige oder zeitkritische Projekte zuverläs- sig umgesetzt werden.
Ziel der Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrags für Grafikleistungen mit zwei Losen.
III. Laufzeit und Umfang des Rahmenver-
trags
Die zu schließenden Verträge für Grafikleistungen (Los I und Los II) haben eine Laufzeit vom 01.01.2027 bis 31.12.2028.
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 5 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
Darüber hinaus enthalten die Verträge zwei einseitige Verlängerungsoptionen für den Zeitraum vom 01.01.2029 bis 31.12.2029 und vom 01.01.2030 bis 31.12.2030. Die maximal mögliche Vertragslauf- zeit endet am 31.12.2030.
Der Verbraucherzentrale Bundesverband hat das Recht, die Verträge durch einseitige schriftliche Erklärung bis zum 30.09. des jeweiligen Vorjahres zu verlängern, d.h. die Leistungen zu den angebo- tenen Bedingungen auch für die Jahre 2029 und 2030 zu beauftragen. Der Verbraucherzentrale Bun- desverband ist nicht dazu verpflichtet, die Optionen abzurufen.
Die Ausschreibung besteht aus zwei Losen. Los I (vgl. IV.) beinhaltet Aufträge für die Konzeption von Kommunikationsmaterialien (vgl. IV.1.) und deren Umsetzung (vgl. IV.2.). Los II (vgl. V.) beinhaltet ausschließlich die Umsetzung grafischer Aufträge ohne Konzeption (vgl. V.2.).
Im Folgenden werden die erwarteten Leistungen der Agenturen formuliert für sämtliche digitalen und analogen grafischen Konzepte und die Umsetzung von grafischen Kommunikationsarbeiten (ohne Druck) sowie dafür avisierte feste und optionale Stunden ausgewiesen.
Für jeden Auftrag erstellt der AN ein Angebot, das bindend ist. Die erbrachten Leistungen für die Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen müssen in den Rechnungen nach Projekt differenziert aufgeführt werden. Detaillierte Informationen dazu werden dem AN nach Zuschlagserteilung, spä- testens zu Beginn des Vertrages bzw. zu Beginn eines neuen Projekts mitgeteilt und sind zwingend einzuhalten.
Rechnungen für erbrachte Leistungen können nach Abschluss einer Kommunikationsmaßnahme gestellt werden. Es können nur die Stunden in Rechnung gestellt werden, die tatsächlich geleistet wurden. Nicht in Anspruch genommene Stunden werden in Absprache ins Folgejahr übertragen.
IV. Los I: Konzeption und Umsetzung von
Kommunikationsmaterialien
1. Konzeption von Kommunikationsmaterialien
1.1 Leistungsumfang Teil der Leistung ist die Konzeption von Kommunikationsmaterialien im Rahmen des geltenden Cor- porate Designs. Grundlage für jede Konzeptionsaufgabe ist ein ausführliches schriftliches Briefing, das dem AN für jeden Einzelauftrag vom AG zur Verfügung gestellt wird. Abhängig vom Umfang und der Komplexität der Aufgabe findet ein digitaler Kick-Off-Termin zur Klärung offener Fragen statt. Mögliche Aufgaben sind zum Beispiel:
• Erarbeitung einer kreativen Leitidee für Kampagnen oder Veranstaltungen: Entwicklung ei- nes grafischen Leitgedankens, Konzeption eines konsistenten Erscheinungsbilds, Auswahl ent- sprechender Leitfarben, Wordings, usw. (wichtig ist, dass die Ansätze kanalübergreifend funkti- onieren, also für print, online, aber auch für mögliches Branding von Räumen /Werbemittel)
• Entwicklung eines Claims (z. B. für eine Aktion): Brainstorming und Konzeption eines Word- ings, das einprägsam ist und zur geplanten Aktion/Kampagne sowie zum Verbraucherzentrale Bundesverband passt
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 6 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) AZ: 2026-0997
• Neukonzeption von Formaten: Beratung und Entwicklung von Vorschlägen für die Umsetzung von festgelegten Inhalten (Text, Grafik, usw.) in einem neuen, gegebenenfalls auch innovativen Format (z. B. für Soziale Medien oder in einer Printpublikation), einschließlich Scribble und Skiz- zierung des möglichen Aufbaus
• Best-Practice-Recherche: Suche von Formaten/Maßnahmen anderer Organisationen sowie daraus abgeleitete Handlungsempfehlungen für die Kommunikation des Verbraucherzentrale Bundesverbands
Die oben genannten Leistungen dienen lediglich als Beispiele, um mögliche Aufgaben bzw. den Rahmen für die Konzeption von Maßnahmen zu illustrieren. Auch die Kombination verschiedener Aufgaben innerhalb eines Aufgabenpakets ist denkbar (z. B. Best Practice-Recherche und anschlie- ßend Formatentwicklung oder Entwicklung eines Konzepts und dessen Umsetzung).
1.2 Umfang der garantierten und optionalen Leistungen Es gibt Projekte, die in Art und Umfang fest geplant und budgetiert sind. Diese sind unter geplanten Stunden erfasst. Bei den optionalen Stunden sind Projekte einkalkuliert, die zwar vorgesehen sind, deren genaue Ausgestaltung jedoch noch nicht feststeht. Die garantierten und optionalen Stunden beziehen sich in der folgenden Tabelle nur auf konzeptionelle Aufgaben. Im Los I kommen außer- dem garantierte und optionale Stunden für die grafische Umsetzung hinzu (vgl. IV.2.2). Nicht aufge- führt sind grafische Umsetzungsarbeiten ohne Konzept, die im Los II aufgeführt sind.
Bei den optional geplanten Stunden handelt es sich um eine grobe Schätzung, es besteht kein An- spruch auf Abruf.
Optional zu planende Stun- Geplante Stunden (Schät- den (kein Anspruch auf Ab- Jahr zung auf Grundlage von Er- ruf, werden mit ausreichend fahrungswerten) Vorlauf vom AG angekün- digt)
2027 100 20
2028 100 20
2029 (bei Vertragsverlänge- 100 20 rung durch den vzbv)
2030 (bei Vertragsverlänge- 100 20 rung durch den vzbv)
Stunden, die in einem Kalenderjahr nicht abgerufen werden, können in Absprache mit dem AN ins Folgejahr übertragen werden. Eine Übertragung über die maximale Vertragslaufzeit hinaus ist nicht zulässig.
Zugesichertes Kontingent an Stunden
Die vom Auftragnehmer fest zu planenden Stunden (vgl. IV.1.2) verteilen sich in der Regel auf 12 Monate, Abweichungen sind möglich.
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 7 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
Eine detaillierte Übersicht sowie eine Liste der Ansprechpartner:innen und Abrechnungsinformatio- nen werden nach Zuschlagserteilung übermittelt. Wenn die Hälfte des Quartalsbudgets aufge- braucht ist, meldet der AN dem AG dies proaktiv.
Optionales Kontingent für weitere Projekte
Weiterhin bietet der AN die Option, bei Bedarf weitere Stunden zum vereinbarten Preis in Anspruch zu nehmen. Der Verbraucherzentrale Bundesverband kommt mit einer Anfrage rechtzeitig auf den AN zu, so dass dieser die zusätzliche Leistung mit ausreichender Vorlaufzeit einplanen kann.
2. Umsetzung von Kommunikationsmaterialien mit vor-
gelagerter Konzeptionsarbeit
2.1 Leistungsumfang Teil der Leistung ist die grafische Umsetzung von Kommunikationsmaterialien mit vorgelagerter Konzeptionsarbeit, also keine Standard-Grafikleistungen oder Leistungen der Regelkommunikation. Der AN erhält ein ausführliches schriftliches Briefing. Je nach Bedarf kann ein digitaler Kick-Off-Ter- min zur Klärung offener Fragen anberaumt werden. Zur Leistung gehört zum Beispiel:
• Grafische Gestaltung von Materialien außerhalb der Regelkommunikation: Layout und Satz beispielsweise von Flyern, Plakaten, Publikationen, Infografiken, Social Media-Materialien, Key Visuals, Visitenkarten, Branding von Räumen (Aufkleber, Messestände, Beschilderung, etc.), Werbemittel (zum Teil stehen offene Grafikvorlagen zur Weiterbearbeitung/Anpassung zur Ver- fügung), wenn sie Bestandteil des Konzepts sind
• Bildrecherche: Suche von passendem Bildmaterial sowie Kauf entsprechender Bildrechte (z. T. auch zur Weitergabe an Dritte), ggf. Nachbearbeitung und grafischen Anpassungen
• Korrektorat: Prüfung der gestalteten Materialien hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Ty- pografie, Stil, Interpunktion, etc.
• Datenaufbereitung: Reinzeichnung des Layouts sowie Aufbereitung der Daten für Druck oder Online-Nutzung unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit (vgl. VI.1.1.3); Übermittlung der Da- ten im gewünschten Dateiformat (je nach Teilauftrag auch als offene Datei)
Alle Texte beispielsweise für Flyer oder Publikationen werden vom Verbraucherzentrale Bundesver- band geliefert.
Die Leistung umfasst jeweils die Abstimmung von mindestens zwei Gestaltungsentwürfen, vier Kor- rekturschleifen, die Reinzeichnung sowie Aufbereitung der Daten für den Druck (bei Druckerzeug- nissen) und die Bereitstellung der offenen Dateien.
2.2 Umfang der garantierten und optionalen Leistungen Es gibt Projekte, die in Art und Umfang fest geplant und budgetiert sind. Diese sind unter geplanten Stunden erfasst. Bei den optionalen Stunden sind Projekte einkalkuliert, die zwar vorgesehen sind, deren genaue Ausgestaltung jedoch noch nicht feststeht. Die garantierten und optionalen Stunden beziehen sich nur auf grafische Aufgaben, die ihm Rahmen eines bestehenden Konzepts und des- sen Maßnahmen umgesetzt werden sollen.
Bei den optional geplanten Stunden handelt es sich um eine grobe Schätzung, es besteht kein An- spruch auf Abruf.
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 8 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) AZ: 2026-0997
Optional zu planende Stun- Geplante Stunden (Schät- den (kein Anspruch auf Ab- Jahr zung auf Grundlage von Er- ruf, werden mit ausreichend fahrungswerten) Vorlauf vom AG angekün- digt)
2027 500 20
2028 500 40
2029 (bei Vertragsverlänge- 500 20 rung durch den vzbv)
2030 (bei Vertragsverlänge- 600 40 rung durch den vzbv)
Erläuterung:
Stunden, die in einem Kalenderjahr nicht abgerufen werden, können in Absprache mit dem AN ins Folgejahr übertragen werden. Stunden, die in einem Jahr nicht abgerufen wurden, werden auf das Folgejahr zum jeweils in dem Folgejahr gültigen Preis laut Preisblatt abgerechnet. Eine Übertragung über die maximale Vertragslaufzeit hinaus ist nicht zulässig.
Zugesichertes Kontingent an Stunden
Die vom Auftragnehmer fest zu planenden Stunden (vgl.V.2.2) verteilen sich in der Regel auf 12 Mo- nate, Abweichungen sind möglich.
Eine detaillierte Übersicht sowie eine Liste der Ansprechpartner:innen und Abrechnungsinformatio- nen werden nach Zuschlagserteilung übermittelt. Wenn die Hälfte des Quartalsbudgets aufge- braucht ist, meldet der AN dem AG dies proaktiv.
Optionales Kontingent für weitere Projekte
Weiterhin bietet der AN die Option, bei Bedarf weitere Stunden zum vereinbarten Preis in Anspruch zu nehmen. Der Verbraucherzentrale Bundesverband kommt mit einer Anfrage rechtzeitig auf den AN zu, so dass dieser die zusätzliche Leistung mit ausreichender Vorlaufzeit einplanen kann.
3. Bildeinkauf
Im Rahmen der beauftragten Leistungen gemäß IV.2.1 kann es zu notwendigen Einkäufen von Bild- material (Bilder, Grafiken, Icons) etc. kommen. Der AN lässt sich Einkäufe von Bildmaterial zuvor vom AG schriftlich genehmigen und erwirbt erst anschließend im Namen des AG die entsprechen- den Bildrechte. Für die Beschaffung von Bildmaterial ist ein Budget in Höhe von maximal 15 % der angebotenen Vergütung für grafische Leistungen vorzusehen. Zusätzlich kann der AN eine Hand- ling-Gebühr für die Recherche, Beschaffung, Lizenzierung und Verwaltung in Rechnung stellen. Diese darf maximal 50 % des jeweiligen Bildbudgets betragen. Folgendes Beispiel dient der Veran- schaulichung: Bei einem Budget für grafische Leistungen von 10.000 Euro beträgt das Budget für Bildmaterial maximal 1.500 Euro. Die maximal zulässige Handling-Gebühr beträgt somit 750 Euro.
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 9 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
Im Preisblatt (Anlage 3, Tabellenblatt Los 1) sind die Kosten für die Beschaffung von Bildmaterial in % und die Handling-Gebühr in % pro Jahr einzutragen. Die Kosten für die Beschaffung von Bildmate- rial in % bezieht sich dabei auf den Nettobetrag der Vergütung für grafische Leistungen. Die Hand- ling-Gebühr in % bezieht sich dabei auf den Nettobetrag der Fremdkosten zum Bildeinkauf im jewei- ligen Jahr und beinhaltet alle Leistungen von der Recherche bis hin zum Kauf und der Bereitstellung des Bildmaterials für den AG.
Die erworbenen Bilder gehen entsprechend der erworbenen Lizenz in das Eigentum des AG über.
V. Los II: Umsetzung von Kommunikati-
onsmaterialien
1. Abgrenzung zu konzeptionellen Leistungen
Gegenstand der Leistung sind grafische Anpassungen, Aktualisierungen, Erweiterungen und Rein- zeichnungen bestehender Kommunikationsmittel. Die Arbeiten erfolgen auf Basis vorhandener Ge- staltungsvorgaben, Templates, Layouts und Designelemente (z. B. aus dem Brandportal). Eine kon- zeptionelle, strategische oder gestalterische Neuentwicklung ist nicht Bestandteil der Leistung. Hierzu zählen insbesondere das Einpflegen und Aufbereiten von Inhalten, Formatanpassungen sowie die Ab- leitung, Fortsetzung und Erstellung von Varianten bestehender Kommunikationsmittel.
2. Reine grafische Umsetzung
2.1 Leistungsumfang Teil der Leistung ist die grafische Umsetzung von Materialien für die Regelkommunikation. Dabei handelt es sich um Standard-Grafikleistungen, wie die Erstellung von Varianten, Erweiterungen, Ak- tualisierungen, die Anpassung bestehender Materialien oder das Befüllen von Vorlagen aus dem Brandportal. Die Leistungen werden auf Basis bereits vorhandener Konzepte, Vorlagen und Gestal- tungsvorgaben erbracht. Eine konzeptionelle Entwicklung ist nicht Bestandteil der Leistung. In je- dem Fall erhält der AN ein ausführliches schriftliches Briefing. Je nach Bedarf kann ein digitaler Kick-Off-Termin zur Klärung offener Fragen anberaumt werden. Zur Leistung gehört zum Beispiel:
• Grafische Gestaltung von Materialien, die nicht im Rahmen einer Kampagne entwickelt wer- den: Layout und Satz beispielsweise von Flyern, Plakaten, Publikationen, Social Media-Materia- lien, Key Visuals, Visitenkarten, Branding von Räumen (Aufkleber, Messestände, Beschilderung, etc.), Give-aways (zum Teil stehen offene Grafikvorlagen zur Weiterbearbeitung / Anpassung zur Verfügung), Entwicklung von Icons Infografiken, Charts und PowerPoint-Präsentationen
• Bildrecherche: Suche von passendem Bildmaterial sowie Kauf entsprechender Bildrechte (z. T. auch zur Weitergabe an Dritte), ggf. Nachbearbeitung und grafischen Anpassungen
• Korrektorat: Prüfung der gestalteten Materialien hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Ty- pografie, Stil, Interpunktion, etc.
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• Datenaufbereitung: Reinzeichnung des Layouts sowie Aufbereitung der Daten für Druck oder Online-Nutzung unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit (vgl. VI1.1.3); Übermittlung der Daten im gewünschten Dateiformat (je nach Teilauftrag auch als offene Datei)
Alle Texte zum Beispiel für Flyer oder Plakate werden vom Verbraucherzentrale Bundesverband ge- liefert.
Die Leistung umfasst jeweils die Abstimmung von mind. zwei Gestaltungsentwürfen, vier Korrektur- schleifen, die Reinzeichnung sowie Aufbereitung der Daten für den Druck (bei Druckerzeugnissen), ggf. die Bereitstellung der offenen Dateien.
2.2 Umfang der garantierten und optionalen Leistungen Es gibt Projekte, die in Art und Umfang fest geplant und budgetiert sind. Diese sind unter geplanten Stunden erfasst. Bei den optionalen Stunden sind Projekte einkalkuliert, die zwar vorgesehen sind, deren genaue Ausgestaltung jedoch noch nicht feststeht. Die garantierten und optionalen Stunden beziehen sich nur auf grafische Aufgaben, die im Rahmen eines Auftrages ohne vorausgehendes Konzept abzuleisten sind (vgl. V.1.). Nicht aufgeführt sind grafische Umsetzungsarbeiten mit Kon- zept, die im Los I aufgeführt sind.
Bei den optional geplanten Stunden handelt es sich um eine grobe Schätzung, es besteht kein An- spruch auf Abruf.
Optional zu planende Stun- Geplante Stunden (Schät- den (kein Anspruch auf Ab- Jahr zung auf Grundlage von Er- ruf, werden mit ausreichend fahrungswerten) Vorlauf vom AG angekün- digt)
2027 175 175
2028 175 175
2029 (bei Vertragsverlänge- 175 175 rung durch den vzbv)
2030 (bei Vertragsverlänge- 175 175 rung durch den vzbv)
Erläuterung:
Stunden, die in einem Kalenderjahr nicht abgerufen werden, können in Absprache mit dem AN ins Folgejahr übertragen werden. Stunden, die in einem Jahr nicht abgerufen wurden, werden auf das Folgejahr zum jeweils in dem Folgejahr gültigen Preis laut Preisblatt abgerechnet. Eine Übertragung über die maximale Vertragslaufzeit hinaus ist nicht zulässig.
Zugesichertes Kontingent an Stunden
Die vom Auftragnehmer fest zu planenden Stunden (vgl. V.2.2) verteilen sich in der Regel auf 12 Mo- nate, Abweichungen sind möglich.
[Seite 11]
Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 11 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
Eine detaillierte Übersicht sowie eine Liste der Ansprechpartner:innen und Abrechnungsinformatio- nen werden nach Zuschlagserteilung übermittelt. Wenn die Hälfte des Quartalsbudgets aufge- braucht ist, meldet der AN dem AG dies proaktiv.
Optionales Kontingent für weitere Projekte
Weiterhin bietet der AN die Option, bei Bedarf weitere Stunden zum vereinbarten Preis in Anspruch zu nehmen. Der Verbraucherzentrale Bundesverband kommt mit einer Anfrage rechtzeitig auf den AN zu, so dass dieser die zusätzliche Leistung mit ausreichender Vorlaufzeit einplanen kann.
Die Vorlaufzeit findet als Zuschlagskriterium Eingang in die Wertung (vgl. VI.1.3)
3. Bildeinkauf
Im Rahmen der beauftragten Leistungen nach Absatz IV Nr. 1 und 2 kann es zu notwendigen Ein- käufen von Bildmaterial (Bilder, Grafiken, Icons) etc. kommen. Der AN lässt sich Einkäufe von Bild- material zuvor vom AG schriftlich genehmigen und erwirbt erst anschließend im Namen des AG die entsprechenden Bildrechte. Für die Beschaffung von Bildmaterial ist ein Das Budget für den Bildein- kauf in Höhe von maximal 15 % der angebotenen Vergütung für grafische Leistungen vorzusehen. Zusätzlich kann der AN eine Handling-Gebühr für die Recherche, Beschaffung, Lizenzierung und Verwaltung in Rechnung stellen. Diese darf maximal 50 % des jeweiligen Bildbudgets betragen. Fol- gendes Beispiel dient der Veranschaulichung: Bei einem Budget für grafische Leistungen von 10.000 Euro beträgt das maximale Budget für Bildmaterial 1.500 Euro. Die maximal zulässige Hand- ling-Gebühr beträgt 750 Euro.
Im Preisblatt (Anlage 3, Tabellenblatt Los 2) sind die Kosten für die Beschaffung von Bildmaterial in % und die Handling-Gebühr in % pro Jahr einzutragen. Die Kosten für die Beschaffung von Bildmate- rial in % bezieht sich dabei auf den Nettobetrag der Vergütung für grafische Leistungen. Die Hand- ling-Gebühr in % bezieht sich dabei auf den Nettobetrag der Fremdkosten zum Bildeinkauf im jewei- ligen Jahr und beinhaltet alle Leistungen von der Recherche bis hin zum Kauf und der Bereitstellung des Bildmaterials für den AG.
Die erworbenen Bilder gehen entsprechend der erworbenen Lizenz in das Eigentum des AG über.
3 Sätze zur Abwicklung: KVA für das Projekt?
VI. Allgemeine Anforderungen
1. Anforderungen an die Leistungserbringung
1.1 Corporate Design Für die Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen gelten grundsätzlich die Regeln des Corporate Designs (Schriften, Farben, Logo-Abbildung, sonstige Layout-Konventionen, einschließlich der Bar- rierefreiheit) der Verbraucherzentralen. Die Gestaltungsrichtlinien sind im Brandportal einsehbar.
Bei Auftragserteilung erhalten Sie unbegrenzten Zugang zu unserem Brandportal. Dort finden Sie neben detaillierten Vorgaben zu Schriften, Farben und dem Einsatz von Logos auch Vorlagen (of- fene Grafikdateien) zu gängigen Printformaten (zum Beispiel Broschüren, Flyer, Plakate, Postkar- ten).
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 12 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) AZ: 2026-0997
Für einzelne Drittmittelprojekte (zum Beispiel Lebensmittelklarheit oder Verbraucherbildung) spezi- ell geltende Gestaltungsrichtlinien werden nach Zuschlagserteilung mitgeteilt.
1.2 Nutzungs- und Verwertungsrechte Der AN räumt dem AG die Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen und Teilergebnissen nach Maßgabe von § 5 des Vertrags ein.
Der AG ist außerdem berechtigt, Originaldateien zur Bearbeitung von dem AN zu verlangen. Dabei handelt es sich in der Regel um Grafikdateien in Formaten wie InDesign, Illustrator oder Photoshop. Änderungen durch den AG können sowohl an Bildern und am Text vorgenommen werden, zum Bei- spiel bei dem Organigramm des Verbands das Ändern von Namen, bei Social Media-Vorlagen Ände- rungen sowohl am Text oder Auswechseln von Bildern, oder Anpassungen bei Bildmaterial. Gemäß § 23 UrhG ist die Bearbeitung und Umgestaltung durch den AG ausdrücklich erlaubt.
1.3 Barrierefreiheit Der Verbraucherzentrale Bundesverband ist als überwiegend öffentlich geförderte Einrichtung zu Barrierefreiheit verpflichtet. Bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien ist daher folgendes zu beachten:
• Informationen sollten nicht ausschließlich über Farben transportiert werden. Sie sind von Screen Readern nicht zu erfassen und darüber hinaus für Menschen mit einer eingeschränkten Farbwahrnehmung schwer zu identifizieren und unterscheiden.
• Dokumente (insbesondere Symbole, Schaubilder oder Diagramme) sollten gute Kontraste auf- weisen.
• Das Kontrastverhältnis zwischen Text und seinem Hintergrund muss mindestens 4,5 zu 1 sein. Von der 4,5-zu-1-Regel für das Kontrastverhältnis gelten zwei Ausnahmen: Für Text mit einer Schriftgröße oberhalb von 18pt muss das Kontrastverhältnis nur mindestens 3 zu 1 betragen. Für fetten Text oberhalb von 14pt (entspricht 19px in CSS-Pixeln) muss das Kontrastverhältnis eben- falls nur mindestens 3 zu 1 betragen.
• Hintergründe sollten einfarbig sein (keinen Text über Bilder legen)
PDFs von Flyern, Broschüren o.Ä., die auf den Webseiten des Verbraucherzentrale Bundesverbands veröffentlicht werden, müssen barrierefrei gemäß BITV 2.0 und damit gemäß EN 301 549 in der gel- tenden Fassung zur Verfügung gestellt werden. Das beinhaltet:
• Bereitstellung von barrierefreien PDF-Dokumenten, die den WCAG 2.3 (Web Content Accessibi- lity Guidelines - WCAG 2.3) (WCAG 2.3 ist ab November 2026 geltendes Recht) und dem PDF/UA- Standard (= DIN ISO 14289) entsprechen müssen, Das schließt ein, dass die Dokumente zusätz- lich auch den Kriterien der EN 301 549 entsprechen müssen.
• PDFs müssen den PAC-Test sowie einen Screenreader-Test bestehen. Ein Nachweis in Form ei- nes PAC-Protokolls sowie eine Bestätigung der manuellen Prüfung muss mitgeliefert werden. Die dokumentierte manuelle Prüfung der Barrierefreiheit umfasst, insbesondere die Kontrolle von Le- sereihenfolge, Dokumentenstruktur, Alternativtexten, Kontrasten und die Nutzbarkeit assistiver Technologien.
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 13 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
2. Anforderungen an die Zusammenarbeit
2.1 Projektmanagement/Beratung Der AN stellt dem AG eine feste Ansprechperson sowie eine Vertretung zur Verfügung, die die Pla- nung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen vom Briefing bis zur Abnahme begleitet. Regelmäßige digitale Jours fixes (monatlich eine halbe Stunde) müssen in der Preiskalkulation be- rücksichtigt werden. Diese können weder separat noch nachträglich in Rechnung gestellt werden.
2.2 Sprache Die Kommunikation zwischen AN und AG erfolgt in deutscher Sprache.
2.3 Tool für die Zusammenarbeit Der AN stellt ein webbasiertes Projektmanagement-Tool für die Zusammenarbeit kostenfrei zur Ver- fügung, in dem die einzelnen Projekte einschließlich Fristen und Status hinterlegt sind. Sollte ein solches Tool zur Abwicklung dieses Auftrags extra angeschafft werden müssen, geht das zu Lasten des AN. Das Tool muss den Datenschutzanforderungen des Verbraucherzentrale Bundesverbands entsprechen (vgl. Vertrag § 6 Geheimhaltung (2)).
2.4 Teilnahme an Kick-off-Termin Nach Zuschlagserteilung nimmt der AN an einem zweistündigen digitalen Kick-Off-Termin teil, in dem der AG die Hintergründe zur Marke sowie alle Anforderungen an die Gestaltung von Kommuni- kationsmateralien (CD) mitteilt. Termine müssen nicht in Präsenz stattfinden, sondern können digi- tal durchgeführt werden.
VII. Vergütung und Abrechnung
Die erbrachten Leistungen für die Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen müssen in den Rechnungen nach Projekt differenziert aufgeführt werden. Detaillierte Informationen dazu werden dem AN nach Zuschlagserteilung, spätestens zu Beginn des Vertrages bzw. zu Beginn eines neuen Projekts mitgeteilt und sind zwingend einzuhalten.
Rechnungen für erbrachte Leistungen können nach Abschluss einer Kommunikationsmaßnahme gestellt werden. Es können nur die Stunden in Rechnung gestellt werden, die tatsächlich geleistet wurden. Nicht in Anspruch genommene Stunden werden in Absprache ins Folgejahr übertragen. Eine Übertragung von Kontingenten über die maximal Vertragslaufzeit hinaus ist nicht zulässig.
VIII. Zuschlagskriterien
1. Zuschlagskriterien für Los I
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1.1 Qualität des Konzepts
Konzept für ein Mailing-Format für den Verbraucherreport
Das Konzept für ein innovatives Mailing-Format für den Verbraucherreport findet als Zuschlagskrite- rium Eingang in die Wertung (30 Prozent).
Die Aufgabenstellung und weitere Informationen finden Sie in Anlage 7.
1.2 Gestaltungsentwurf Grafik
Grafik zum Thema Jahresgruß
Der Gestaltungsentwurf (beispielhafte Erstellung einer Grafik für einen Jahresgruß) findet als Zu- schlagskriterium Eingang in die Wertung (30 Prozent).
Die Aufgabenstellung und weitere Informationen finden Sie in Anlage 8.
1.3 Preis Der Gesamtpreis findet als Zuschlagskriterium Eingang in die Wertung (40 Prozent).
2. Zuschlagskriterien für Los II
2.1 Gestaltungsentwurf Grafik Der Gestaltungsentwurf (beispielhafte Erstellung einer Grafik für einen Jahresgruß) findet als Zu- schlagskriterium Eingang in die Wertung (40 Prozent).
Die Aufgabenstellung und weitere Informationen finden Sie in Anlage 8.
2.2 Reaktions- und Bearbeitungszeiten Die Vorlaufzeiten in Arbeitstagen für die Umsetzung von optionalen Kommunikationsmaterialien finden als Zuschlagskriterium Eingang in die Wertung (10 Prozent).
Die detaillierten Wertungskriterien entnehmen Sie der Wertungsmatrix als Anlage 6.
2.3 Preis Der Gesamtpreis findet als Zuschlagskriterium Eingang in die Wertung (50 Prozent).
IX. Eignungskriterien (Los I)
1. Berufserfahrung Projektmanagement
(max. 1 A4 Seite, Schriftgröße Arial 11)
Bitte machen Sie Angaben zur Berufserfahrung der Person, die für den vzbv als Projektmanager:in und erste Ansprechperson zur Verfügung stehen würde.
Bitte beschreiben Sie einschlägige Berufserfahrung anhand von zwei vergleichbaren Projekten oder Auftraggebern. Die fachliche Eignung ist durch ein aussagekräftiges Profil der Person mit konkreter
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Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 15 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
Beschreibung der einschlägigen Erfahrungen und Angaben zur Dauer der einschlägigen Berufser- fahrung nachzuweisen.
Reichen Sie als Nachweis entsprechende Referenzen ein. Die Referenzen müssen folgende Infor- mationen enthalten:
• Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Beschreibung der Tätigkeit bei der Auftragsdurchführung
• Auftraggeber inkl. Kontakt einer Ansprechperson für etwaige Rückfragen
• Zeitraum der Leistungserbringung (Referenz nicht älter als 1.1.2022)
• Angabe, ob die Person hauptverantwortlich für die Leistungserbringung war oder als Teil einer Projektgruppe mitgewirkt hat.
Mindestanforderung:
Benennung einer für den Verbraucherzentrale Bundesverband vorgesehenen Projektmanager:in und Nachweis von zwei vergleichbaren* Referenzprojekten.
2. Berufserfahrung Grafik
(max. 1 A4 Seite, Schriftgröße Arial 11)
Bitte machen Sie Angaben zur Berufserfahrung von mindestens zwei Personen, die für den vzbv als Grafiker:innen zur Verfügung stehen würden.
Bitte beschreiben Sie einschlägige Berufserfahrung anhand von zwei vergleichbaren Projekten oder Auftraggebern. Die fachliche Eignung ist durch ein aussagekräftiges Profil der Person mit konkreter Beschreibung der einschlägigen Erfahrungen und Angaben zur Dauer der einschlägigen Berufser- fahrung nachzuweisen.
Reichen Sie als Nachweis entsprechende Referenzen ein. Die Referenzen müssen folgende Infor- mationen enthalten:
• Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Beschreibung der Tätigkeit bei der Auftragsdurchführung
• Auftraggeber inkl. Kontakt einer Ansprechperson für etwaige Rückfragen
• Zeitraum der Leistungserbringung (Referenz nicht älter als 1.1.2022)
• Angabe, ob die Person hauptverantwortlich für die Leistungserbringung war oder als Teil einer Projektgruppe mitgewirkt hat.
Mindestanforderung:
Benennung von zwei für den Verbraucherzentrale Bundesverband vorgesehenen Grafiker:innen und Nachweis von zwei vergleichbaren* Referenzprojekten.
3. Erfahrung Barrierefreiheit
(max. 1 A4 Seite, Schriftgröße Arial 11)
[Seite 16]
Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 16 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) AZ: 2026-0997
Bitte machen Sie Angaben zur Expertise Ihrer Agentur bei der Erstellung barrierefreier Kommunikati- onsmittel, insbesondere barrierefreier PDF-Dokumente aus Adobe InDesign und Microsoft Power- Point.
Benennen Sie bitte mindestens eine Referenz, für die Sie barrierefreie Kommunikationsmittel er- stellt haben. Fügen Sie bitte dem Angebot ein Referenzprodukt, zum Beispiel Flyer oder eine Prä- sentation) bei.
Beschreiben Sie kurz Ihr Vorgehen zur Erstellung barrierefreier Dokumente, insbesondere
• Dokumentenstruktur
• Einhaltung der WCAG 2.3. und des PDF/UA-Standards (= DIN ISO 14289)
• Prüfung mit geeigneten Prüfwerkzeugen bzw. Dokumentation der manuellen Prüfung
• Test mit einem Screenreader
Benennen Sie mindestens eine Person, die für die Projekte des vzbv die Barrierefreiheit verantwort- lich zeichnet. Die Expertise ist durch Referenzprojekte nachzuweisen.
Mindestanforderung:
Benennung einer für den Verbraucherzentrale Bundesverband vorgesehenen Person mit nachweis- barer Expertise im Bereich barrierefreier Dokumente, Nachweis von einem vergleichbaren Refe- renzprojekt sowie Beschreibung eines nachvollziehbaren Vorgehens bei der Erstellung barriere- freier PDF-Dokumente.
X. Eignungskriterien (Los II)
1. Berufserfahrung Grafik
(max. 1 A4 Seite, Schriftgröße Arial 11)
Bitte machen Sie Angaben zur Berufserfahrung von mindestens zwei Personen, die für den Verbrau- cherzentrale Bundesverband als Grafiker:innen zur Verfügung stehen würden.
Bitte beschreiben Sie einschlägige Berufserfahrung anhand von zwei vergleichbaren Projekten oder Auftraggebern. Die fachliche Eignung ist durch ein aussagekräftiges Profil der Person mit konkreter Beschreibung der einschlägigen Erfahrungen und Angaben zur Dauer der einschlägigen Berufser- fahrung nachzuweisen.
Reichen Sie als Nachweis entsprechende Referenzen ein. Die Referenzen müssen folgende Infor- mationen enthalten:
• Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Beschreibung der Tätigkeit bei der Auftragsdurchführung
• Auftraggeber inkl. Kontakt einer Ansprechperson für etwaige Rückfragen
• Zeitraum der Leistungserbringung (Referenz nicht älter als 1.1.2022)
[Seite 17]
Verbraucherzentrale Bundesverband e.V. 17 | 17 Leistungsbeschreibung (Anlage 1) 2026-0997
• Angabe, ob die Person hauptverantwortlich für die Leistungserbringung war oder als Teil einer Projektgruppe mitgewirkt hat.
Mindestanforderung:
Benennung von zwei für den Verbraucherzentrale Bundesverband vorgesehenen Grafiker:innen und Nachweis von zwei vergleichbaren* Referenzprojekten.
2. Erfahrung Barrierefreiheit
(max. 1 A4 Seite, Schriftgröße Arial 11)
Bitte machen Sie Angaben zur Expertise Ihrer Agentur bei der Erstellung barrierefreier Kommunikati- onsmittel, insbesondere barrierefreier PDF-Dokumente aus Adobe InDesign und Microsoft Power- Point.
Benennen Sie bitte mindestens eine Referenz, für die Sie barrierefreie Kommunikationsmittel er- stellt haben. Fügen Sie bitte dem Angebot ein Referenzprodukt, zum Beispiel Flyer oder eine Prä- sentation) bei.
Beschreiben Sie kurz Ihr Vorgehen zur Erstellung barrierefreier Dokumente, insbesondere
• Dokumentenstruktur
• Einhaltung der WCAG 2.3. und des PDF/UA-Standards (= DIN ISO 14289)
• Prüfung mit geeigneten Prüfwerkzeugen bzw. Dokumentation der manuellen Prüfung
• Test mit einem Screenreader
Benennen Sie mindestens eine Person, die für die Projekte des Verbraucherzentrale Bundesver- band die Barrierefreiheit verantwortlich zeichnet. Die Expertise ist durch Referenzprojekte nachzu- weisen.
Mindestanforderung:
Benennung einer für den Verbraucherzentrale Bundesverband vorgesehenen Person mit nachweis- barer Expertise im Bereich barrierefreier Dokumente, Nachweis von einem vergleichbaren Refe- renzprojekt sowie Beschreibung eines nachvollziehbaren Vorgehens bei der Erstellung barriere- freier PDF-Dokumente.
*Als vergleichbar gelten Projekte der Konzeption und Gestaltung von Publikationen, Informations- materialien, Kampagnenmedien oder digitalen Kommunikationsmitteln für Organisationen, Ver- bände, öffentliche Auftraggeber oder Unternehmen mit vergleichbarer Aufgabenstellung.