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Vergabe Handwerkerzeitverträge - Prozessdarstellung
•Bekanntmachungder Öffentlichen Ausschreibung •gleichzeitig Bereitstellung der Vergabeunterlagen über eVergabe 4.9 •Vergabeunterlagen und Fristen sichten Angebots- •Bieterfragenund öffentliche Antworten (über die Nachrichtenfunktion der eVergabe) •Angebot erstellen (Ausschreibungsunterlagen unter "Vertragsbedingungen/Formulare ausfüllen, Nachweise beifügen, LV bepreisen) phase •Angebotfristgerecht über eVergabe einreichen
Ablauf der Einreichfrist: Submission der fristgerecht eingegangen Angebote
•Formale Prüfung •ggf. Nachforderungen über fehlende Nachweise oder Angaben, Abschluss formale Prüfung •Versand Absagennach formaler Prüfung Bewertung
•Ermittlung Mittelpreis LV •Versand des Mittelpreis-LVs mit Abfrage zur Zustimmung Mittelpreis- •Zustimmung oder Ablehnung des Mittelpreises durch Bieter •bei Ablehnung/Absagen durch Bieter werden Nachrücker(gem. Bewertungsrang) um Zustimmung zum Mittelpreis-LV gebeten abfrage •Festlegungder zukünftigen AN, die dem Mittelpreis zugestimmt haben
•Versand Absagen •Versand Zuschläge Zuschlags- erteilung
•Abrufedurch Abrufberechtigte mittels VOB-Bestellschein und Leistungserbringung •Abrechnunggem. elektronischem Rechnungslauf Vertrags- •nach Ablauf der Grundlaufzeit, optional Verlängerung der Laufzeit (gem. Festlegung in Bekanntmachung) laufzeit
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1. Angebotsphase
1.1. Bekanntmachung der Öffentlichen Ausschreibung
Die Bekanntmachung erfolgt in folgenden Veröffentlichungsplattformen:
• eVergabe Hamburg - eVergabe 4.9
➔ dies ist der direkte Weg zur Ausschreibung
weiter sind die Ausschreibungen verlinkt unter:
• Bekanntmachungsservice für öffentliche Ausschreibungen - oeffentlichevergabe.de | Startseite
• Hamburg.de - Ausschreibungen - hamburg.de
• SBH Homepage - Ausschreibungen von SBH
• GMH Homepage - Ausschreibungen – GMH | Gebäudemanagement Hamburg
• Submissionsanzeiger - Öffentliche Ausschreibungen für Hamburg
• Subreport - Aufträge suchen & Aufträge finden │ subreport.de
• Amtlicher Anzeiger - Amtlicher Anzeiger der Hansestadt Hamburg – Lütcke & Wulff
• B_I Medien - Ausschreibungen in Deutschland | B_I ausschreibungsdienste
Mit der Veröffentlichung der Bekanntmachung können Sie auf die Ausschreibung und die Vergabeunterlagen zugreifen.
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1.2. Vergabeunterlagen
Hier eine Übersicht über die Vergabeunterlagen, sowie Eigenerklärungen und Nachweise, die in den Handwerkerzeitverträgen bereitgestellt/gefordert werden.
Tipp: Sie können die nachfolgende Tabelle als “Checkliste” für Ihre Angebotserstellung nutzen und die erledigten Punkte abhaken.
| Dokument Anmerkung in der eVergabe unter: | |||
|---|---|---|---|
| ☐ | 6-040_Anlage Angebot | Zum Ausfüllen -Gesamtsumme Angebot -Ggf. Leistungsanteile Nachunternehmer -Kontaktdaten Hinweis: Die Gesamtsumme Ihres Angebots ist relevant für den Fall, dass insgesamt mehr geeignete Angebote eingehen, als max. Auftragnehmer für diesen Rahmenvertrag zugelassen werden. Aus den Gesamtsummen aller Bieter ergibt sich ein Ranking, nach dem sich dann die Auswahl der potenziellen Auftragnehmer zur Mittelpreisabfrage richtet. Hinweis: die Anlage zum Angebot ist zwingend mit dem Angebot einzureichen. | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | 6-030_Erklärung zur Eignung und Auftragsausführung | Zum Ausfüllen, hier machen Sie Ihre Angaben und Eigenerklärungen zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Eignung, Zuverlässigkeit, Ausführungsbedingungen, Statistik, etc.) Hinweis: Die Erklärung ist zwingend mit dem Angebot einzureichen | Vertragsbedingungen/Formulare |
| Zwingend mit dem Angebot einzureichende Nachweise (s. Angaben in „6-030_Erklärung zur Eignung und Auftragsausführung“) bitte unter - „Eigene Anlagen“ im Bieterassistenten der eVergabe als Scan hochladen oder - Registrierungsnummer PQ-VOB Verzeichnis angeben, soweit aktuelle Nachweise dort hinterlegt sind. WICHTIG: Nicht hinterlegte und /oder aktuelle Nachweise sind immer mit dem Angebot einzureichen. |
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| Dokument Anmerkung in der eVergabe unter: | |||
|---|---|---|---|
| ☐ | Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug | Nachweis einer Gewerbeanmeldung oder eines Handelsregisterauszugs (den aktuellen Stand abbildend) | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Eintragung in die Handwerksrolle oder in das Berufsregister | Befähigung zur Berufsausübung (gültig und den aktuellen Stand abbildend) | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Unbedenklichkeitsbesc heinigung der tariflichen Sozialkasse (SOKA-Bau oder anderer Sozialkassen) | Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (SOKA-Bau oder anderer Sozialkassen). Sofern keine Beitragspflicht an eine Sozialkasse besteht, ist der Nachweis über die geleisteten, gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge (gültig und nicht älter als 12 Monate) zu erbringen. | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Bescheinigung der Berufsgenossenschaft bzw. des Versicherungsträgers | Nachweis, dass die Beiträge ordnungsgemäß abgeführt wurden (nicht älter als 12 Monate) | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Bescheinigung in Steuersachen | Eine Bescheinigung in Steuersachen vom zuständigen Finanzamt über die ordnungsgemäße Entrichtung von Steuern (gültig und nicht älter als 12 Monate) | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflicht- versicherung | Aktueller Nachweis des Versicherers bzw. Kreditinstituts über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung (gültig und nicht älter als 12 Monate) | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Freistellungsbescheinig ung nach § 48b EStG | gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | Referenzen | Drei Referenznachweise aus den letzten 5 abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind und über eine schriftliche Bescheinigung der Auftraggeberin über die auftragsgemäße Leistungserbringung (Ausführung und Ergebnis) verfügen --> siehe auch unten unter 6-190_Referenzbescheinigung und “Angaben zu Referenzen” | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
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| Dokument Anmerkung in der eVergabe unter: | |||
|---|---|---|---|
| ☐ | Nachweis Berufliche Qualifikation | Ggf., sofern eine Mindestanforderung an das Personal gestellt ist (siehe 6- 030_Erklärung zur Eignung und Auftragsausführung : Nachweis über die berufliche Qualifikation des einzusetzenden Personals entsprechend der Mindestanforderung | Zwingend zu erbringender Nachweis (als Scan über „Eigene Anlagen“ oder hinterlegt im PQ-VOB-Verzeichnis) |
| ☐ | 6-110_Erklärung der Bietergemeinschaft | Zum Ausfüllen, falls Sie Ihr Angebot in Bietergemeinschaft abgeben möchten Hinweis: Die Erklärung ist nur dann zwingend mit dem Angebot einzureichen, wenn Sie Ihr Angebot in Bietergemeinschaft abgeben möchten | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | LV (Leistungsverzeichnis) | Zum Ausfüllen Das LV ist zwingend vollständig zu bepreisen und mit dem Angebot einzureichen | Produkte/Leistungen und Anlagen (Blanko-LV) |
| ☐ | INFORMATION: Öffentliche Ausschreibungen von Handwerkerzeitverträgen. pdf | Zur Info Das hier vorliegende Dokument als Info zum Ablauf der Ausschreibung und Vergabe der Handwerkerzeitverträge | Anlagen |
| ☐ | Hinweise zur rein elektronischen Angebotsabgabe und Kommunikation Stand 01.11.19 | Allgemeine Vorgabe zur Angebotsabgabe und Kommunikation über die eVergabe | Anlagen |
| ☐ | 6-000_Landesrecht | Zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung im Auftragsfall | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | 6-060_Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) | Zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung im Auftragsfall | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | 6-070_Besondere Vertragsbedingungen (BVB) 2024 SBH | Zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung im Auftragsfall | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | 6- 190_Referenzbescheinigu ng | Ggf. zur Verwendung Sofern zum Angebot noch Referenzbescheinigung einzuholen sind, kann dieses Formblatt dafür verwendet werden | Anlagen |
| ☐ | Angaben zu Referenzen | Ggf. Zum Ausfüllen | Nicht zwingend einzureichen, Vordrucke sind in der eVergabe |
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| Dokument Anmerkung in der eVergabe unter: | |||
|---|---|---|---|
| Zusätzlich zu den zwingend einzureichenden Referenzbescheinigungen haben Sie die Möglichkeit, rein additiv eigene Angaben zu den eingereichten Referenzen zu machen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, in der Kurzbeschreibung die Vergleichbarkeit der erbrachten Leistung zu den Leistungsinhalt dieses Rahmenvertrags herauszustellen. Der Auftraggeber behält sich vor, Widersprüche zwischen den Angaben zur Referenz und den Referenzbescheinigungen über den Referenzgeber aufzuklären. | unter “Anlagen” zu finden und ggf. unter „Eigene Anlagen“ im Bieterassistenten der eVergabe als Scan hochladen | ||
| ☐ | 6-100_Antrag Nachunternehmereinsatz _04 2023 | Sofern NU-Einsatz geplant ist zum Ausfüllen | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | 6-101- Erklärung des Nachunternehmers | Sofern NU-Einsatz geplant ist zum Ausfüllen durch den Nachunternehmer selbst, zusätzliche Beifügung und Einreichung der aufgeführten Nachweise Hinweis: Das Formular ist von jedem geplanten Nachunternehmer gesondert auszufüllen | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | 7-010 Bürgschaftsurkunde | Zum Ausfüllen, falls Sie eine Bürgschaft in Anspruch nehmen möchten Hinweis: Die Bürgschaftsurkunde ist nur dann zwingend mit dem Angebot einzureichen, wenn Sie eine Bürgschaft in Anspruch nehmen möchten | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | Datenschutzerklärung SBH eVergabe | Zur Kenntnisnahme | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | Merkblatt Abfallentsorgung bei Bau- und Abbrucharbeiten | Zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung im Auftragsfall | Vertragsbedingungen/Formulare |
| ☐ | Merkblatt Umsatzsteuer SBH + GMH | Zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung im Auftragsfall | Vertragsbedingungen/Formulare |
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1.3. Vergabeunterlagen und Fristen sichten
Um zu entscheiden, ob Sie für die Ausschreibung ein Angebot einreichen möchten, zunächst Inhalt und Umfang der Vergabeunterlagen sichten, sowie die vorgegebenen Fristen.
Die Fristen finden Sie in der Bekanntmachung zur Ausschreibung und in der eVergabe unter Informationen zur Ausschreibung - TERMINE:
- Frist für Bieterfragen
- Angebotsfrist
- Bindefrist
1.4. Bieterfragen und öffentliche Antworten (über die Nachrichtenfunktion der eVergabe)
Die gesamte Kommunikation zu der laufenden Ausschreibung läuft aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung aller bietenden Firmen ausschließlich über die Nachrichtenfunktion. (s. „Hinweise zur rein elektronischen Angebotsabgabe und Kommunikation.pdf“)
1.5. Angebot erstellen
Nun erstellen Sie Ihr Angebot.
Hierfür sind folgende Schritte zu tun:
- Ausfüllen der o.g. Formulare, entweder direkt in der eVergabe ausfüllen oder Ausdrucken, ausfüllen und als Scan unter „Eigene Anlagen“ hochladen
- geforderte Nachweise und Referenzbescheinigungen zusammenstellen und in der eVergabe unter „Eigene Anlagen“ hochladen.
- Leistungsverzeichnis bepreisen: Das LV ist als GAEB in der eVergabe hinterlegt. Das Bepreisen kann direkt in der eVergabe (Produkte/Leistungen) erfolgen oder über Export der GAEB und anschließenden Import der bepreisten GAEB. Alternativ kann auch das Blanko-LV (pdf, siehe Anlagen) bepreist werden und als Scan eingereicht werden (unter „eigene Anlagen“)
1.6. Angebot einreichen
Das Angebot muss, um gewertet werden zu können vor Ablauf der Angebotsfrist über die eVergabe eingereicht werden. Hierfür ist nach
- Bestätigung der Kenntnisnahme der öffentlich beantworteten Bieterfragen (s. Nachrichten) und der Vertragsbedingungen (s. Vertragsbedingungen/Formulare)
- der Bepreisung des LVs (s. Produkte/Leistungen) Seite 7
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- Ausfüllen und Speichern der ausgefüllten Formulare
- Hochladen der erforderlichen Nachweise (s. Eigene Anlagen)
- der Schritt „Angebot einreichen“ zwingend durchzuführen.
Mit Ablauf der Angebotsfrist ist es nicht mehr möglich, das Angebot einzureichen.
Sofern Sie sich weiter über die Angebotsabgabe mit dem Bieterassistenten informieren möchten, empfehlen wir die Erklärvideos der eVergabe eVergabe 4.9
- Home.
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2. Bewertung
2.1 Formale Prüfung
Nach der Öffnung der Angebote werden die eingereichten Unterlagen durch die Vergabestelle SBH formal geprüft.
Das bedeutet, dass abgeprüft wird, ob alle erforderlichen Eigenerklärungen vorliegen, keine unzulässigen Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden, die geforderten Eignungsnachweise gültig vorliegen, Referenzbescheinigungen eingereicht wurden, etc.
2.2 Nachforderungen
Sofern in der formalen Prüfung Ihres Angebotes Unvollständigkeiten hinsichtlich der Eigenerklärungen oder Nachweise festgestellt wurden, werden diese nachgefordert.
Sie erhalten dann ein Nachforderungsschreiben, in dem
- die nachzureichenden Unterlagen
- und die Nachreichfrist
angegeben sind.
Achtung: Damit Ihr Angebot nicht ausgeschlossen werden muss, sondern weiter in der Wertung verbleibt, müssen Sie die nachgeforderten Angaben und Unterlagen fristgerecht per Nachricht in der eVergabe übermitteln.
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2.3 Versand Absagen nach formaler Prüfung
Mit Prüfung der Nachreichung wird die formale Prüfung abgeschlossen, Angebote, die weiterhin unvollständig sind und / oder die Mindestanforderungen für diese Ausschreibung nicht erfüllen, müssen nun ausgeschlossen werden.
Die Absagen aus formalen Gründen werden über die eVergabe versandt.
2.4 Wertung
Sofern nun mehr geeignete Angebote in der Wertung verbleiben, als die in der Bekanntmachung benannte max. Anzahl an AN (Auftragnehmer) für diesen Rahmenvertrag, wird ein Ranking über die Angebotssummen (netto) aller Bieter, die nach formaler Prüfung in der Wertung verbleiben, erstellt. Die Bieter mit den günstigsten Angebotssummen verbleiben aufsteigend bis zum Erreichen der max. Anzahl der AN in der Wertung.
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3. Mittelpreisabfrage
3.1 Ermittlung Mittelpreis LV
Für die Ermittlung des Mittelpreises werden die Angebots-LVs der Ränge 1. bis Anzahl max. AN berücksichtigt. Die Ränge über der max. Anzahl AN verbleiben in der Wertung, und werden der Reihenfolge nach berücksichtigt, falls ein oder mehrere Bieter dem Mittelpreis-LV nicht zustimmen.
Die rechnerische Ermittlung des Mittelpreises ist in der VV-Bau (Bauhandbuch) Ziffer 6.4.5 geregelt. Der Mittelpreis wird wie folgt berechnet:
3.2 Abfrage Mittelpreis-LVs
Der Mittelpreis wird nun den Bietern zur Verfügung gestellt. Dies soll gleichermaßen für alle AN in diesem Rahmenvertrag gelten.
Die Bieter sind aufgefordert innerhalb der benannten Frist der Bindung an die Preise im Mittelpreis LV zu bestätigen oder dies abzulehnen.
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3.3 Nachrücker
Sofern aufgrund von Absagen oder fehlender Rückmeldung die max. AN Anzahl nicht erreicht wird, werden Nachrücker (gem. Bewertungsrang, aufsteigend nach Angebotssumme, siehe Punkt 2.4) um Zustimmung zum Mittelpreis-LV gebeten.
3.4 Festlegung der zukünftigen AN
Sobald die Zustimmungen zum Mittelpreis-LV bis zur max. AN-Anzahl vorliegen, legt die AG die zukünftigen AN für die Rahmenvereinbarung fest.
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4. Zuschlagerteilung
4.1 Bindefristverlängerung
Falls erforderlich, muss vor Zuschlagserteilung die Bindefrist verlängert werden. Hierfür wird eine Abfrage über die eVergabe mit einer Fristsetzung an Sie versendet.
Sie müssen der Bindefristverlängerung innerhalb der Frist ohne Bedingungen zustimmen, damit der Zuschlag auf Ihr Angebot erteilt werden kann.
4.2 Absagen und Zuschläge
Nun werden die Zusage- und Absageschreiben über die eVergabe an alle Bieter versendet.
In dem Anschreiben zum Zuschlag sind weitere Dokumente verlinkt:
- Formular zur Anlage zur Abfrage von Lieferantenstammdaten
- Informationsblatt zum elektronischen Rechnungslauf.
Diese nehmen Sie bitte zur Kenntnis und prüfen, ob Ihre Stammdaten bereits hinterlegt sind. Andernfalls füllen Sie das Dokument bitte aus und senden es, wie dort beschrieben, zu.
Das Informationsblatt zur Rechnungsstellung legen Sie bitte für sich ab und orientieren sich bei Rechnungsstellungen daran.
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5. Vertragslaufzeit
5.1 Abrufe
Die Abrufe der in der Rahmenvereinbarung beinhalteten Leistungen erfolgt mittels VOB-Bestellschein. Diese erfolgen ausschließlich über Vertreter der in den BVB benannten Abrufberechtigten.
5.2 Abrechnung gem. elektronischem Rechnungslauf
Vgl. Punkt 4.2
5.3 Grundlaufzeit und Verlängerungsoption
Nach Ablauf der Grundlaufzeit ist der Auftraggeber berechtigt, die Vertragslaufzeit durch einseitige Erklärung (Optionserklärung) gemäß Regelung in der Bekanntmachung zu den bisherigen Bedingungen des Vertrages zu verlängern.
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