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Anlage 5 Vergabe-Nr. HA/FL/2025/41
Bewerbungsbedingungen des Auftraggebers für die Vergabe von Leistungen
1 Allgemeines 1.1 Der Auftraggeber verfährt nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes vom 05.12.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 400) und nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Verga- beverordnung – VgV) in der Fassung der Bekanntmachung vom 12. April 2016 (BGBl. I S. 624), zuletzt geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 07.02.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 39)
1.2 Die der Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht beigefügten Unterlagen können im Dienstge- bäude des Auftraggebers zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten eingesehen werden.
2 Verfahrensbedingungen 2.1 Angebote können ausschließlich elektronisch abgegeben werden. Das Angebot ist in deut- scher Sprache abzufassen. Für das Angebot sind die vom Auftraggeber übersandten Vordru- cke oder Dateien zu benutzen; die Verwendung selbstgefertigter Abschriften oder Kurzfas- sungen ist nur gestattet, sofern ausdrücklich zugelassen.
2.2 Das Angebot muss vollständig sein (siehe auch Punkt 5 der Angebotsaufforderung), es muss die Preise und die in der Angebotsaufforderung geforderten Angaben oder Erklärungen ent- halten. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderun- gen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.
2.3 Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf besonderer Anlage beigefügt werden. Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein. In den Vertragsunterlagen ausdrücklich erwünsch- te oder zugelassene Änderungsvorschläge oder Nebenangebote müssen auf einer besonde- ren Anlage gemacht und als solche deutlich gekennzeichnet werden. Werden Leistungen an- geboten, die in den Verdingungsunterlagen nicht vorgesehen sind, so müssen sie auf einer besonderen Anlage nach Ausführung und Beschaffenheit näher beschrieben werden.
2.4 Der Bieter hat mittels eigener Anlagen für den Auftraggeber leicht ersichtlich und eindeutig nachvollziehbar nachzuweisen, dass die Vorgaben der Leistungsbeschreibung dieser Vergabe erfüllt werden.
2.5 Auf Anlagen ist im Angebot hinzuweisen. Das Angebot, die Leistungsverzeichnisse, eventuelle Preisblätter und Anlagen des Bieters sind mit Namen (Firma) des Bieters sowie mit Datum und bei elektronischer Angebotsabgabe mit dem Namen der für den Bieter handelnden natürlichen Person zu versehen. Angebote, die die vorstehenden Voraussetzungen nicht erfüllen, müssen von der Wertung ausgeschlossen werden.
2.6 Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.
2.7 Für die Bearbeitung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.
2.8 Entwürfe, Produktdokumentationen und Ausarbeitungen sowie Muster und Proben, die bei der Prüfung der Angebote nicht verbraucht werden, gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über, soweit in der Angebotsaufforderung nichts Gegenteiliges festgelegt ist oder der Bieter im Angebot bzw. innerhalb von 24 Werktagen nach Ablauf der Bindefrist nicht ihre Rückgabe verlangt. Die Kosten der Rückgabe tragen die Bieter.
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2.9 Der Auftraggeber informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, un- verzüglich nach Abschluss der Bewertung der Angebote in Textform gem. § 134 GWB. In dieser Vorabinformation werden den nicht berücksichtigten Bietern die Gründe für die Nicht- berücksichtigung ihres Angebotes und der Name des Bieters, dem der Zuschlag erteilt werden soll, mitgeteilt. Gleichzeit erfolgt eine Information an den Bieter der das wirtschaftlichste An- gebot abgegeben hat. Die Mitteilung erfolgt spätestens 10 Kalendertage vor der beabsichtigten Zuschlagserteilung auf elektronischem Weg oder per Fax. Die Frist beginnt am Tage nach der Absendung der In- formation durch den Auftraggeber. Auf den Tag des Zugangs der Information beim Bieter kommt es nicht an. Nach Ablauf der 10-tägigen Frist wird die Beauftragung erfolgen. Das Angebot gilt als abgelehnt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagfrist kein Zuschlag erteilt worden ist. Hierzu ergeht keine besondere Mitteilung. Will der Bieter jedoch ausdrücklich über die Ablehnung seines Angebotes unterrichtet werden, so muss er dies schriftlich beantragen und einen adressierten Freiumschlag für die Rückantwort beifügen. Die Bestimmungen nach § 134 GWB bleiben hiervon unberührt.
2.10 Schadenersatzansprüche wegen Versagen des Zuschlages oder wegen Aufhebung der Aus- schreibung sind ausgeschlossen.
3 Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen 3.1 Enthalten die Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter den Auftraggeber vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form ge- geben hat.
3.2 Fragen zur Leistungsbeschreibung werden ausschließlich in Textform und nur bis spätestens zum 08.12.2025 auf der Vergabeplattform entgegengenommen und ggf. gebündelt beantwortet. Alle Antworten auf Bieterfragen sowie eventuelle Ergänzungen oder Änderung an den Vergabeun- terlagen werden ausschließlich auf dem Vergabeportal “evergabe.de“ (https://www.evergabe.de/) unter der gleichen ID Nr. wie der zur Bekanntmachung dieser Vergabe veröffentlicht und ste- hen dort ebenfalls zum Download zur Verfügung. Nur Bewerber, die sich zum Download der Vergabeunterlagen auf dem Vergabeportal “evergabe.de“ registriert haben, erhalten eine au- tomatische Mitteilung über diese Bieterinformationen. Anderen Bewerbern obliegt es eigen- verantwortlich, sich über Antworten auf Bieterfragen sowie eventuelle Ergänzungen oder Än- derung an den Vergabeunterlagen zu informieren.
4 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen Wettbewerbsbeschränkende Absprachen sind unzulässig und führen zum Angebotsaus- schluss. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen sind insbesondere Verabredungen oder Empfehlungen über: • Gewinnaufschläge, • Gewinnbeteiligungen, • die zu fordernden Preise, • Entrichtung von Ausfallentschädigung oder Abstandszahlungen, u. a., • Zahlungs-, Lieferungs- oder andere Vertragsbedingungen, soweit sie mittelbar den Preis beeinflussen; es sei denn, dass sie im Einzelfall ausnahmsweise zulässig sind.
5 Erklärungen Auf Verlangen hat der Bieter Nachweise über in Angebotsvordrucken abgegebene formale Er- klärungen vorzulegen. Der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist ausschließlich in deutscher Sprache zu führen.
6 Fristen a. Ablauf der Angebotsfrist: 22.12.2025, 9:00 Uhr b. Ablauf der Zuschlagsfrist: 31.01.2026 Der Auftraggeber behält sich eine Verlängerung der Zuschlagsfrist vor. Wenn der AG von der Verlängerung Gebrauch macht, hat der Bieter Anspruch darauf, den Liefertermin in glei- cher Weise zu verlängern.
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7 Vertraulichkeit Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes und ggf. zur Erfüllung des Auftrages verwendet werden. Jede Nutzung für andere Zwecke ist untersagt. Jede Veröffent- lichung (auch auszugsweise) ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung des Auf- traggebers zulässig. Wird kein Angebot abgegeben, so sind die Vergabeunterlagen in eigener Zuständigkeit zu vernichten. Auch nach Beendigung der Angebotsphase haben alle Empfänger der Vergabeunterlagen über die bekannt gewordenen projektbezogenen Informationen Verschwiegenheit zu bewahren. Sie haben hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter/innen zu ver- pflichten. Der Auftraggeber behandelt die eingehenden Angebotsunterlagen und die dazugehörigen Un- terlagen vertraulich und verwahrt sie sorgfältig. In Anwendung der Datenschutz-Grundver- ordnung (DSGVO) weisen wir darauf hin, dass die vom Bieter anzugebenden personenbezo- genen Daten im Vergabeverfahren freiwillig offen gelegt werden. Der öffentliche Auftraggeber darf ein Angebot ausschließen, in dem die Angaben fehlen, um die Erfüllung der Eignung prü- fen und bewerten zu können.
8 Angebotswertung: Der Auftraggeber wertet die Angebote wie in den Bewerbungsbedingungen vorgesehen. Die Wirtschaftlichkeitskriterien sind bei diesem Verfahren: 100 % Leistung (100 von 100)
Die detaillierten Prüfergebnisse aller Bieter werden den einzelnen Bietern nicht bekannt gege- ben (Wettbewerbsschutz).