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Landratsamt Meißen Anlage 1 (Auftraggeber) Leistungsbeschreibung für die Lieferung von Büromaterial (verbleibt beim Auftragnehmer)

Auftragsgegenstand Ausgeschrieben wird die kostenstellenbezogene Belieferung von diversem Büroma- terial für das Landratsamt Meißen, in die entsprechenden Bedarfs- bzw. Anliefer- stellen. Ziel ist es, einen Rahmenvertrag mit einer Laufzeit vom 01.02.2027 bis 31.01.2029 abzuschließen, mit der Option der einmaligen Verlängerung um zwei Jahre, somit längstens bis zum 31.01.2031. Allgemeine Angaben zur Lieferung/Leistung

Das Angebot für die kostenstellenbezogene Belieferung von Büromaterial - Anlage 2.1 2 – (Kernsortiment genannt), enthält ein Sortiment das beim Auftraggeber zwin- gend notwendig ist. Der Umfang der Kostenstellen beträgt ca. 100 (+/- 10 %), wobei nicht auszuschlie- ßen ist, dass ein Besteller für mehrere Kostenstellen gleichzeitig zuständig ist. Die Untersetzung der einzelnen Kostenstellen erfolgt nach Zuschlagserteilung. Die angegebenen Mengen wurden auf Grundlage der Verbrauchsmengen der Jahre 2022 bis 2025 ermittelt. Grundsätzlich ergibt sich aus dem zu schließenden Vertrag keine Abnahmeverpflichtung über bestimmte Mengen für den Auftraggeber.

2.2 EDV Technik und/oder Technik die mit einem Netzstecker versehen sind, soweit wie nicht in der Anlage 2 benannt, sollen nur über den Administrator oder berechtigte Person des Auftraggebers bestellbar sein.

2.3 Als Liefertage gelten Dienstag und Donnerstag.

2.4 Bestellungen sind grundsätzlich bis zum letzten Werktag eines Monats möglich; die Lieferung hat bis spätestens 15. des Folgemonats zu erfolgen.

Produktangaben und Hinweise zum Ausfüllen der Anlage 2

3.1 Bei der Auswahl in der Anlage 2 als Kernsortiment, handelt es sich um ein Sortiment welches angeboten werden muss. Das Kernsortiment und das Büromaterial für die Preisauswertung müssen gepreist werden. Nebenangebote oder gleichwertes ist nicht gestattet.

Preise und Zahlungsbedingungen

4.1 Angegebene Preise verstehen sich in Euro (€) zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer nach dem zum Zeitpunkt der Leistung geltenden Steuersatz. Die Lieferpreise decken alle vom Auftragnehmer unter diesem Vertrag erbrachten Lieferungen und Leistun- gen sowie die beim Auftragnehmer entstehenden Kosten ab.

4.2 Der Auftraggeber möchte auf dem gesamten Katalog einen gesamten Rabattsatz. Die in der Anlage 2 als Kernsortiment aufgeführten Artikel müssen dem Sortiment ggf. zugefügt werden.

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Anforderungen an das Katalogsystem (E-Procurement-System)

5.1 Grundsätzliches Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber einen kostenlosen und gesicherten Zu- gang zu seinem webbasierten System zur Verfügung. Hierbei sollte es sich um ein sogenanntes offenes System handeln, in dem Auftragnehmer und Auftraggeber asynchron und per Internet miteinander verbunden sind. Hierbei gilt es, die aktuel- len Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und des BSI-Grundschutzes einzu- halten.

Der Auftragnehmer richtet nach den Vorgaben dieser Vergabeunterlagen für die Dauer des Vertrages kostenfrei ein Katalogsystem mit den erforderlichen Adminis- tratoren- und Besteller-Accounts (Amtspostfächer – die Übermittlung erfolgt nach Zuschlagserteilung), Produkten, Sachkonten, Untersachkonten und Artikeln ein.

Das Katalogsystem des Auftraggebers gliedert sich in das rabattierte Gesamtsorti- ment und das Kernsortiment nach Anlage 2. Das Katalogsystem umfasst Funktionen wie Budgetverwaltung, Genehmigungsverfahren und Warenkorbsplitting oder elekt- ronische Rechnungslegung.

Der Datenaustausch (Bestellungen) findet auf Basis der mit dem Auftraggeber ab- gestimmten Produkte und Kataloge statt.

5.2 Funktion Eine Erweiterung, Änderung oder Reduzierung von Benutzerdaten und -rechten, Produkten, Sachkonten, Untersachkonten und Artikeln muss jederzeit kostenfrei möglich sein.

Im Katalogsystem des Bieters muss eine Genehmigungsfunktion enthalten sein (für den Auftraggeber - Beschaffungsstelle), diese ist im Angebot zu benennen und zu beschreiben. Die genehmigte Funktion muss abschaltbar sein.

5.2.1 Kostenstellenbezogene Rechteverteilung Administrator des Auftragsgebers

Genehmigungsfunktion als letzte Kontrolle der Bestellung
alle Produkte, Sachkonten und Untersachkonten
Anlegen, Pflegen und Entfernen von z. B. Besteller (Amtspostfächer) und Kos- tenstellen
Sperren von Warengruppen/Sortimenten
Artikel freigeben und sperren
Mindestbestellwerte definieren und ändern
Anlegen, Ändern und Löschen von Lieferadressen

Besteller

für jeweilige Produkte, Sachkonten und Untersachkonten
Artikel auswählen und Warenkörbe füllen (mit Merkfunktion, bei nicht ausgelös- ten Warenkorb)
Bestellung(en) auslösen

5.2.2 Katalogbeschreibung Das Katalogsystem für das rabattierte Gesamtsortiment und das integrierte Kern- sortiment enthält den Artikel mit Bild, eine detaillierte Beschreibung über Art, Ab- messung und Beschaffenheit, den Einzelpreis, die Bestellmenge, den Gesamtpreis und die aktuelle Verfügbarkeit. Die Preisangaben sind als Netto- und Bruttopreis auf Grundlage der vereinbarten Rahmenvertragspreise anzugeben.

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5.2.3 Katalogfunktionen (Bestellvorgang) Der Besteller ist einer oder mehrere Bedarfsstellen(n) und einer oder mehreren Kostenstellen zugeordnet. Die Bedarfsstellen bearbeiten ihre Warenkörbe entspre- chend des vereinbarten Bestellrhythmus kostenstellenbezogen. Der Warenkorb muss für die Sammlung einer Bestellung über einen längeren Zeitpunkt geeignet sein. Er kann bis zur Absendung durch den Besteller jederzeit geändert und aktua- lisiert werden. Artikel, die regelmäßig geordert werden, können in einem „persönli- chen Sortiment“ abgespeichert werden.

In der Bestell-/Warenkorbansicht kann in einem „freien Feld“ dem Auftragnehmer eine Nachricht übermittelt werden (z. B. Änderung der Lieferanschrift; Mitteilung, wo die Ware abgegeben werden kann, da der Besteller nicht im Haus ist usw.). Alle getätigten Bestellungen können aus einem „Bestellarchiv“ abgerufen werden.

5.2.4 Weitere Funktionen Das System muss in der Lage sein, Auswertungen/Statistiken aus den getätigten Bestellungen der letzten vier Jahre zu erstellen. Dabei sollten mehrere Filter (mind. Benutzer (Kundengruppe), Produkt, Sachkonto, Untersachkonto, Datum (Jahr, Quartal und Monats genau), Artikelgruppe (egal welcher Hersteller) gesamt und Kostenstelle)) zur Verfügung stehen. Dem Administrator stehen Auswertungen zur Verfügung, die sich auf ein, mehrere oder alle Produkte beziehen – z. B. Jahresum- sätze, detaillierte Auswertungen, Artikelumsatz, Stückzahl pro Artikel ohne Herstel- lernamen bezogen auf das Kernsortiment und das Katalogsortiment. Diese müssen in den Dateiformaten .xlsx oder .csv Exportierbar sein. Der digitale Bieterkatalog für das rabattierte Gesamtsortiment enthält eine Möglich- keit, Stempel zu bestellen. Dabei ist folgende Herangehensweise für eine Stempel- bestellung vorgesehen (einfach und in wenigen Schritten):

Schritt: Der Besteller gestaltet das Layout und der Auftragnehmer erstellt einen Korrekturabzug.
Schritt: Der Auftraggeber bestätigt den Korrekturabzug schriftlich.
Schritt: Der Shop schlägt passende Produkte vor.
Schritt: Der Besteller wählt ein vorgeschlagenes Produkt aus.
Schritt: Der Besteller legt das Produkt in den Warenkorb.
Schritt: Mit Bestätigung des Bestellers erfolgt die Auslösung der Bestellung.
Bedarfsstellen und Anlieferung

6.1 Die Bedarfs-/Anlieferstellen befinden sich in:  01662 Meißen, Brauhausstraße 21, Haus A und B (Zugang über Haus A) –Fahrstuhl vorhanden  01662 Meißen, Loosestraße 17/19, Haus A und C – Fahrstuhl vorhanden  01662 Meißen, Loosestraße 17/19, Haus B  01662 Meißen, Loosestraße 15  01662 Meißen, Dresdner Straße 25 – Fahrstuhl vorhanden  01662 Meißen, Teichertring 8  01445 Radebeul, Dresdner Straße 78 c  01558 Großenhain, Herrmannstraße 30-34, Haus A und C  01558 Großenhain, Herrmannstraße 30-34, Haus B – Fahrstuhl vorhanden  01558 Großenhain, Remonteplatz 7  01558 Großenhain, Remonteplatz 8 – Fahrstuhl vorhanden  01558 Großenhain, Remonteplatz 10 – Fahrstuhl vorhanden  01589 Riesa, Heinrich-Heine-Straße 1 – Fahrstuhl vorhanden

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Die detaillierte Aufstellung der Produkte, der Sach- und Untersachkonten, der An- lieferstellen und der Amtspostfächer erhält der Bieter nach Zuschlagserteilung.

6.2 Der Auftragnehmer liefert direkt an die Bedarfsstellen. Ausnahmen bedürfen der ausdrücklichen Rücksprache mit dem Auftraggeber. Absprachen mit den Bedarfs- stellen über Änderungen bzw. Erweiterungen des Vertrages ohne vorherige Rück- sprache und Bestätigung durch den Auftraggeber sind unwirksam.

6.3 Alle Bedarfsstellen werden einmal pro Monat an einem vorher festgelegten Termin frei Verwendungsstelle beliefert. Der Auftraggeber bzw. die Besteller werden recht- zeitig über den geplanten Liefertermin informiert.

6.4 Teillieferungen bzw. Teilrechnungen sind unzulässig.

6.5 Bei Mängel- oder Falschlieferung ist für einen Umtausch innerhalb von 5 Werktagen zu sorgen.

6.6 Für die Prüfung des korrekten Wareneingangs behält sich der Auftraggeber eine Frist von fünf Werktagen vor, welche nicht auf die Zahlungsfrist angerechnet wird.

Service

7.1 Dem Auftraggeber ist ein Ansprechpartner zu benennen, welcher für alle Anfragen und Vor-Ort-Termine zur Verfügung steht.

7.2 Dem Auftraggeber wird ein kostenfreier Firmenkatalog (auch digital zulässig) zur Verfügung gestellt.

7.3 Der Auftragnehmer führt vor der Einführung des neuen Bestellsystems kostenfrei Schulungen (in Gruppen von ca. 10 – 15 Personen) der betreffenden Mitarbeiter/in- nen innerhalb der Verwaltungsgebäude des Landratsamtes Meißen an drei verschie- denen Standorten des Landkreises Meißen (Meißen, Riesa, Großenhain) durch. Der Auftragnehmer verpflichtet sich ebenfalls, eine Schulung für den Administrator kos- tenfrei unter den zuvor genannten Bedingungen durchzuführen.

7.4 Vom Auftragnehmer sind jährlich Umsatzstatistiken vorzulegen über Artikel, Menge und Häufigkeit des Abrufs je Artikel und abrufender Stelle. Ausweichartikel oder gleichwertige Artikel in unterschiedlicher Ausführung/Farbe sind dabei den Produkt- oberbegriffen zuzuordnen.

7.5 Ein Rückgaberecht von 14 Tage nach Lieferung wird eingeräumt. Gründe einer Rücknahme:

Nichtgefallen des Artikels (eine Betrachtung erfolgt nur im Online-Shop oder im Katalog)
gelieferter Artikel entspricht nicht den Ansprüchen und der erwarteten Qualität
falsche Lieferungen

Die Rückgabe erfolgt durch einen Abholservice (DHL, Hermes, DPD, etc.) oder mit vorliegendem Rücksendeschein (dieser kann auch online bereitgestellt werden). Die Voraussetzung für eine kostenlose Rücknahme ist, dass ein Wiederverkauf durch den Auftragnehmer gewährleistet ist (keine Gebrauchsspuren, in Originalver- packung mit allen inliegenden Beschreibungen).

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7.6 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, verbrauchte Toner, Tonertrommeln (Restbe- hälter) und Druckerpatronen kostenlos an der zentralen Sammelstelle (AHL/Innere Dienste, Brauhausstr. 21, 01662 Meißen) nach Meldung des Auftraggebers (ca. ein- mal pro Quartal), abzuholen. Die Abholmenge richtet sich nicht nach der Anzahl der verkauften Toner, Tonertrommeln und Druckerpatronen.

Rechnungslegung Die Rechnungslegung erfolgt einmal monatlich unter Ausweisung der Einzelbeträge an die entsprechenden Bedarfsstellen, die den jeweiligen Produkten, Sachkonten und Untersachkonten zugeordnet sind.

Leistungsbeschreibung.pdf