[Seite 1]
Informationsblatt Datenschutz
Information nach Art. 13 bzw. 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Stand: 01.08.2025
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Das Ministerium für Ver- kehr Baden-Württemberg verarbeitet Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetz- lichen Bestimmungen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Daten- schutzrecht geben.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen
können Sie sich wenden?
Verantwortliche Stelle ist: Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg
Dorotheenstraße 8
70173 Stuttgart
Telefon: + 49 711 89686-0
E-Mail-Adresse: Registratur2@vm.bwl.de
Internet-Adresse: www.vm.baden-wuerttemberg.de
Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter:
Ministerium für Verkehr Baden-Württemberg
Datenschutzbeauftragter
Dorotheenstraße 8
70173 Stuttgart
E-Mail-Adresse: Datenschutz@vm.bwl.de
Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen zuständig. Sie kann Ihnen keine Rechtsberatung erteilen.
Seite 1 von 7
[Seite 2]
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erfor- derlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) zulässiger- weise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder (z.B. Regierungs- präsidien) oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Rele- vante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse und IP). Wir speichern persönliche Daten z.B. im Zusammen- hang mit Bedarfserhebungen, Beschaffungsvorgängen, Angeboten, Ihren Fragen welche Sie z.B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Zulassungsverfahren).
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Zusammenhang sind § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DS-GVO.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welchen
Gesetzes (Zweck der Verarbeitung)?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Zulassungsverfahrens (Open-House-Verfahren) für den Abschluss eines nicht-exklusiven Rahmenvertrages und erfolgt auf der Grundlage der DSGVO i. V. m. dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), der Bundeshaushalts- ordnung (BHO), der Landeshaushaltsordnung (LHO), der Gewerbeordnung (GewO) und dem Wettbewerbsregistergesetz (WRegG).
Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Rahmenvertrag abgeschlossen wer- den, da abgegebene Zulassungsanträge unvollständig und damit die Erfüllung der Zulassungsvo- raussetzungen nicht prüfbar wäre.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:
a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der fiskali- schen Bedarfsdeckung für Behörden und andere staatliche Organisationen. Die Zwecke der Da- tenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Produkten (z.B. Bedarfserhebung,
Seite 2 von 7
[Seite 3]
Abfragen und Analysen unter Behördenkunden künftig auch u. U. mittels des Bedarfserhebungs- tools; Durchführung von Zulassungsverfahren zur Durchführung von vorvertraglichen und ver- traglichen Maßnahmen, und der Abwicklung von Rahmenvereinbarungen im Rahmen des E-Pro- curements). Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maß- geblichen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen entnehmen.
b) Wahrung berechtigter Interessen
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere zur:
-
Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenan- sprache,
-
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
-
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
-
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
-
Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, für Zutrittskontrollen,
-
Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
c) Aufgrund Ihrer Einwilligung
Die Zusendung unseres Newsletters über Neuerungen bei der Veröffentlichungsplattform oder Informationen über zukünftige Zulassungsverfahren bzw. Vergabeverfahren in von Ihnen ausge- suchten Produktbereichen beruht auf Ihrer Einwilligung.
d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben
Zudem unterliegen wir als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen, das heißt ge- setzlichen Anforderungen (z. B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Wettbewerbsregis- tergesetz, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identi- tätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
4. Wer bekommt Ihre Daten?
Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen und diejenigen, die ein berechtigtes Interesse durch ihre Beteiligung darlegen können. So bekommen insbesondere bei
Seite 3 von 7
[Seite 4]
Beschaffungen nur Personen bei dem Bedarfsträger und der Zulassungsstelle Zulassungsunter- lagen zur Kenntnis. Außerdem können zuständige Datenschutzbeauftragte, Vorgesetzte, Quali- tätsmanager, Innenrevisoren, Bundeszollverwaltung zur Einholung von Auskünften, Nachprüfstel- len, Vergabekammern, Rechnungs- und Preisprüfer, Industrie- und Handwerkskammern zur Ein- holung von Auskünften betreffen Eignung / Befähigung, Referenzgeber zur Überprüfung von Re- ferenzen, Angehörige der Rechnungshöfe sowie Gerichte im Falle von Klagen.in erforderlichem Umfang Einblick in Ihre Daten bekommen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Daten erhalten. Soweit Ihre Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsver- hältnisses verarbeitet werden, wird auch der Auftragsverarbeiter zur Einhaltung der datenschutz- rechtlichen Vorschriften verpflichtet.
5. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale
Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Union) durch uns findet nicht statt. Wenn Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, stellen wir sicher, dass eine Übermittlung nur dann erfolgt, wenn beim Empfänger ein angemessenes Schutzniveau besteht und geeignete Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unse- rer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie re- gelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgen- den Zwecken:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten:
Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), Geldwäsche- gesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation be- tragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförder- ten Programmen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms.
Seite 4 von 7
[Seite 5]
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Daneben gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen (Vorgaben des Staatsarchivs Baden-Württemberg).
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
a) Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Es besteht ein Recht auf Auskunft betreffend der von der Zulassungsstelle verarbeiteten perso- nenbezogenen Daten.
b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.
c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
e) Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Seite 5 von 7
[Seite 6]
Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegenstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Zulassungsverfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist.
f) Recht auf Unterrichtung (Art. 19 Abs. 3 DSGVO)
Es besteht ein Recht auf Unterrichtung, an welchen Empfänger Informationen weitergeleitet wur- den, die berichtigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbeitung eingeschränkt wurde,
g) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
h) Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Es besteht ein Recht eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Möchte Sie eines der vorstehenden Rechte geltend machen, können Sie sich hierzu jederzeit an uns oder die/den Datenschutzbeauftragte/n wenden. Die Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter Ziff. 1. Um Ihr Anliegen schnell bearbeiten zu können, bitten wir um Mitteilung, auf welches Zulas- sungsverfahren Sie sich beziehen möchten (ggf. mit Aktenzeichen, Ansprechpartner oder sonsti- gen Informationen, die eine interne Zuordnung erleichtern können).
i) Recht auf Beschwerde (Art. 77 Abs. 3 DSGVO)
Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Be- schwerde an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
Sie erreichen den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit unter:
Seite 6 von 7
[Seite 7]
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Baden-Württemberg (LfDI BW)
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: + 49 711- 61 55 41 – 0
Telefax: + 49 711- 61 55 41 – 15
E-Mail-Adresse: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet-Adresse: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezoge-
nen Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Sie diejenigen personenbezoge- nen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Er- hebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
9. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir elektronische Unterstüt- zung, aber grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie -sofern es gesetzlich vorge- geben ist- hierüber gesondert informieren.
10. Änderung des Zwecks der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in Fällen von Teilnahmewettbewerben bei der Be- auftragung von Dienstleistungen von Beraterteams, Dozenten und Coaching ein. Wenn der Zweck der Verarbeitung der Daten durch uns geändert werden soll, werden Sie vorher darüber informiert.
Seite 7 von 7