Anlage 10_Lieferantenhandbuch IT-Warenhaus.pdf

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IT-Warenhaus

Lieferantenhandbuch

Anleitung zur Bereitstellung von elektronischen Produkt-

und Bestelldaten

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Inhaltsübersicht

1 Über dieses Dokument ................................................................................................... 3

2 Bereitstellung von elektronischen Produktdaten ............................................................. 4

2.1 Produktdaten im CSV-Format ................................................................................. 4

2.2 Produktdaten im Format BMECat 2005 ................................................................... 6

2.2.1 Hinweise zum Format BMECat 2005 ................................................................ 7

3 Bereitstellung der Katalogdatei ......................................................................................11

4 Bereitstellung von elektronischen Bestelldaten ..............................................................13

4.1 Formate elektronischer Bestelldaten ......................................................................13

4.2 Übertragungsarten .................................................................................................13

5 Eingabe von Lieferinformationen am Lieferantenportal ..................................................14

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Eingabe der Rahmenvertragsnummer ............................................................11

Abbildung 2 – Katalogdatei hochladen .................................................................................12

Abbildung 3 - Anzeige der hochgeladenen Produkte ............................................................12

Abbildung 4 – Uploadvorgang beenden ................................................................................13

Abbildung 5 - Ansicht Bestellungen im Lieferantenportal ......................................................14

Abbildung 6 - Eintrag Lieferdatum im Lieferantenportal ........................................................15

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1 Über dieses Dokument

Das IT-Warenhaus des Staatsbetriebs Sächsische Informatik Dienste (SID) stellt den abrufberechtigten Behörden im Freistaat Sachsen Produkte und Dienstleistungen aus Rahmenvereinbarungen, die der SID mit Ihnen geschlossen hat, zentral zur Verfügung. Die Behörden können die in den jeweils geltenden Leistungsbeschreibungen enthaltenen Produkte und Dienstleistungen über das IT-Warenhaus schnell und einfach zu einem gewünschten Zeitpunkt und in der erforderlichen Menge abrufen sowie an den Bestimmungsort liefern lassen.

Voraussetzung dafür ist die Bereitstellung von elektronischen Produktdaten für die in den Rahmenvereinbarungen enthaltenen Produkte und Dienstleistungen durch Sie. Das IT- Warenhaus bietet Ihnen hierfür verschiedene Möglichkeiten, die in diesem Dokument im Kapitel 2 beschrieben sind.

Um die mit Ihnen geschlossenen Rahmenvereinbarungen effizient nutzen zu können, stellt das IT-Warenhaus Ihnen nach Abruf von Produkten und Dienstleistungen die zugehörigen Bestelldaten auf elektronischem Wege bereit. Im Kapitel 4 dieses Dokumentes finden Sie eine Erläuterung der Formate sowie Übertragungswege.

Das IT-Warenhaus wird vom Staatsbetrieb Sächsische Informatikdienste betrieben und technisch weiterentwickelt. Unabhängig von den mit Ihnen geschlossenen Rahmenvereinbarungen stehen Ihnen die zuständigen Mitarbeiter/innen des SID für Fragen rund um das IT-Warenhaus unter der E-Mail-Adresse it-warenhaus@fs.sachsen.de zur Verfügung.

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2 Bereitstellung von elektronischen Produktdaten

Das IT-Warenhaus basiert auf einem etablierten E-Commerce Shopsystem und unterstützt dabei unterschiedliche Produkttypen (z.B. einfache Produkte, Zubehörprodukte, konfigurierbare Produkte). Die verfügbaren Produkte und Dienstleistungen können den Nutzern mit einer detaillierten Produktbeschreibung und verschiedenen Produktbildern übersichtlich zum Abruf bereitgestellt werden.

Abhängig von dem Format, in dem die Produktdaten bereitgestellt werden, unterscheiden sich die Möglichkeiten und auch Vorgehensweisen für die Bereitstellung. Das IT-Warenhaus unterstützt derzeit eine Bereitstellung von elektronischen Produktdaten im Format CSV sowie BMECat 2005.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zu den vom IT-Warenhaus unterstützten Produkttypen:

Haben Sie einen Rahmenvertrag mit mehreren Losen geschlossen, so muss unabhängig vom Format für Produktdaten die Bereitstellung der Produktdatendatei mit zugehörigen Bildern pro Los erfolgen.

2.1 Produktdaten im CSV-Format

Die Lieferung der zu einem Rahmenvertrag gehörenden Produktdaten kann durch den Auftragnehmer in Form einer CSV-Datei erfolgen, die durch den Auftraggeber (als Vorlage) zur Verfügung gestellt und in das IT-Warenhaus eingebracht wird. Die zugehörigen

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Produktbilder werden ebenfalls durch den Auftragnehmer bereitgestellt, durch den Auftraggeber in das IT-Warenhaus importiert und automatisch den Produkten zugeordnet. Bei dieser Art der Bereitstellung elektronischer Produktdaten können jedoch nur einfache Produkte und Zubehörprodukte in das IT-Warenhaus eingebracht werden. Eine Abbildung konfigurierbarer Produkte über das CSV-Format ist nicht möglich. Bitte verwenden Sie hierfür das Format BMECat 2005 (siehe Kapitel 2.2).

Die CSV-Datei enthält zur Beschreibung der Produkte die folgenden Spalten:

Die Bezeichnungen der Spalten dürfen nicht verändert werden. Als Spaltentrennzeichen ist standardmäßig das Semikolon zu wählen. Jede Zeile in der Produktdatei stellt ein Produkt dar. Dabei können beliebig viele Produkte in die CSV-Datei aufgenommen werden.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zu Produktbildern:

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 Der in der CSV-Datei angegebene Dateiname des Produktbildes muss mit dem des gelieferten Bildes übereinstimmen, da sonst die Produktbilder beim Import in das IT Warenhaus den Produkten nicht eindeutig zugeordnet werden können.  Produktbilder können im Format jpg, png, gif (Multimedia in avi, flv oder swf) geliefert werden und sollten eine Auflösung von 300x300 Pixel nicht unterschreiten.  Die Bilder dürfen im Dateinamen nur die Sonderzeichen „-“ und „_“ enthalten, alle anderen Sonderzeichen (! § $ % & @ () + ~ = # ´ ^°,;) dürfen nicht enthalten sein.  Jede Bilddatei darf eine Größe von 1 MB nicht überschreiten. Die Bilder sind in einem Ordner mit der Bezeichnung „Produktbilder“ zu liefern. Werden die Daten per E-Mail übergeben, ist der Bilderordner als ZIP-Archiv zu packen. Der Preis und das Gewicht eines Produktes werden in der CSV-Datei mit einem Punkt statt Komma als Dezimaltrenner angegeben.

Eine Zubehör-Beziehung der Artikel in der CSV-Datei kann mittels zwei Varianten angegeben werden:

 Über die Spalte _parent_sku: alle Artikel, für die in dieser Spalte eine Artikelnummer eingetragen wird, sind Zubehörartikel und werden dem in der Spalte _parent_sku angegebenen Hauptartikel zugewiesen. Ist der Artikel Zubehör für mehrere Hauptartikel, muss die gesamte Zeile des Artikels für jede Zubehör-Beziehung mit entsprechender _parent_sku wiederholt werden.

 Über die Spalte _links_related_sku: alle Artikel, für die in dieser Spalte eine Artikelnummer eingetragen wird, sind Hauptartikel, denen der in der Spalte _links_related_sku angegebenen Zubehörartikel zugewiesen wird. Gibt es mehrere Zubehörartikel, muss die Zeile des Hauptartikels so oft mit entsprechender _links_related_sku wiederholt werden, wie es Zubehörartikel gibt. Es darf nur eine der beiden Varianten bzw. Spalten für die Zubehör-Beziehung in der CSV-Datei enthalten sein. Zubehörartikel müssen eine vom Hauptartikel abweichende Artikelnummer besitzen. Zubehör wird im IT-Warenhaus am übergeordneten Artikel als solches angezeigt, kann aber auch separat bestellt werden und wird auch als eigenständiger Artikel im IT- Warenhaus aufgeführt.

Der Dateiname der CSV-Importdatei kann beliebig gewählt werden. Eine Beispieldatei kann dem Auftragnehmer auf Wunsch durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Bitte senden Sie die CSV-Datei sowie die Produktbilder an die E-Mail-Adresse it-warenhaus@fs.sachsen.de.

2.2 Produktdaten im Format BMECat 2005

Alternativ zur Bereitstellung von Produktdaten im Format CSV, können Sie Ihren Produktkatalog im Format BMECat 2005 bereitstellen. Mit diesem Format können neben einfachen und Zubehörprodukten auch konfigurierbare Produkte (z.B. ein PC mit Ausstattungsvarianten) abgebildet werden.

Die Formatbeschreibung / Spezifikation BMECat 2005 sowie die XML Schema Definition (XSD) finden Sie unter folgender URL: http://www.bme.de/initiativen/bmecat/download/

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Jedes gültige Katalogdokument im BMECat-Format wird mit dem Wurzelelement BMECAT eingeleitet und besteht aus einem Kopfteil (HEADER) und einem Transaktionsteil (T_NEW_CATALOG, T_UPDATE_PRODUCTS oder T_UPDATE_PRICES). Der Kopfteil steht am Anfang des Katalogdokumentes und enthält globale Daten, die für alle Arten des Katalogdatenaustausches gelten, wie zum Beispiel Angaben zum Lieferanten oder Informationen zu einem Rahmenvertrag, der zwischen dem einkaufenden Unternehmen und dem Lieferanten bestehen kann. Der Transaktionsteil spezifiziert, welche Teile des Produktkataloges (zum Beispiel kompletter Produktkatalog, nur Preisaktualisierung) übertragen werden sollen. Die Informationen im HEADER Ihrer BMECat 2005 Katalogdatei werden aktuell durch das IT-Warenhaus nicht ausgewertet, da der Lieferant und der Rahmenvertrag beim Import in das IT-Warenhaus definiert werden. Das IT-Warenhaus unterstützt derzeit weiterhin nur den Neuimport eines BMECat 2005 Kataloges (T_NEW_CATALOG). Weitere Transaktionen (T_UPDATE_PRODUCTS oder T_UPDATE_PRICES) sind aktuell nicht umgesetzt.

2.2.1 Hinweise zum Format BMECat 2005

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zu den Elementen der BMECat 2005 Katalogdatei. Kann-Elemente, die hier nicht aufgeführt sind, werden durch das IT-Warenhaus nicht ausgewertet.

BMECAT (Wurzelelement)

Attribute BMECAT

Unterelemente BMECAT

PRODUCT (Produkt)

Dieses Element enthält Informationen über ein Produkt. Das IT-Warenhaus unterstützt derzeit nur einen Neuimport (mode = „new“).

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Attribute PRODUCT

Unterelemente PRODUCT

PRODUCT_DETAILS (Produktdetails)

Dieses Element enthält Informationen zur Identifikation und Beschreibung des Produktes.

Unterelemente PRODUCT_DETAILS

PRODUCT_ORDER_DETAILS (Bestellkonditionen)

Dieses Element enthält Informationen über die Bestellkonditionen und Verpackungsmodalitäten des Produktes.

Unterelemente PRODUCT_ORDER_DETAILS

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PRODUCT_PRICE_DETAILS (Preisbereich)

Mit diesem Element werden Preisdaten zu einem Produkt übertragen. Das IT-Warenhaus unterstützt derzeit nur einen Preis pro Produkt.

Attribute PRODUCT_PRICE_DETAILS

Unterelemente PRODUCT_PRICE_DETAILS

MIME_INFO (Multimediale Zusatzdaten)

Dieses Element dient zur Übertragung von Informationen über multimediale Dateien.

Unterelemente MIME_INFO

Hinweis: Für das BMECat Attribut „Mime Purpose“ in den Webshop gelten folgende Regeln:

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PRODUCT_REFERENCE (Produktreferenz)

Über Produktreferenzen ist es möglich, von einem Produkt auf ein anderes Produkt zu verweisen. Diese Verweise haben dabei eine feste Bedeutung, d.h. sie legen fest, in welcher Beziehung die beiden Produkte zueinander stehen.

Attribute PRODUCT_REFERENCE

Unterelemente PRODUCT_REFERENCE

PRODUCT_CONFIG_DETAILS (Produktkonfigurationsinformationen)

Dieses Element enthält Konfigurationsinformationen zu dem Produkt. Diese sind in einzelne Abschnitte geteilt (CONFIG_STEP).

Unterelemente PRODUCT_CONFIG_DETAILS

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3 Bereitstellung der Katalogdatei

Ihre Katalogdatei und die zugehörigen Produktbilder müssen Sie über das Lieferantenportal zum Import in das IT-Warenhaus bereitstellen. Sie erhalten dazu vom Auftraggeber einen rahmenvertragsspezifischen Link, über den Sie das Lieferantenportal aufrufen können.

Zur Anmeldung am Lieferantenportal ist die Eingabe der vom Auftraggeber angegebenen Vertragsnummer Ihrer Rahmenvereinbarung notwendig (siehe Abbildung 1). Sollten Sie Ihre Vertragsnummer nicht kennen, nehmen Sie bitte mit unserem fachlichen Ansprechpartner Kontakt auf (siehe Kapitel 1).

Abbildung 1 - Eingabe der Rahmenvertragsnummer

Nachdem Sie Ihre Rahmenvertragsnummer eingegeben und auf „Absenden“ geklickt haben, können Sie die Katalogdatei hochladen (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.).

Nach der Anmeldung wird das Los und im Inhaltsbereich ein Formular zum Upload der Katalogdaten angezeigt. Zum Upload werden BMEcat‐Dateien im XML‐Format oder csv‐ Dateien akzeptiert. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die alten Produkte aus dem Los mit dem neuen Upload zu entfernen (siehe Abbildung 2, Ziffer 2). Für csv‐Dateien muss

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angegeben werden, welcher Trenner für die Daten verwendet wurde (siehe Abbildung 2, Ziffer 3).

Abbildung 2 – Katalogdatei hochladen

Die ausgewählten Daten werden vom Lieferantenportal geprüft. Entsprechen diese nicht der Formatbeschreibung, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Nach dem Upload werden die in der Katalog‐Datei befindlichen Produkte mit der Artikelnummer, dem Namen, dem Preis und den Namen der dazugehörigen Produktbilder in einer Tabelle angezeigt.

Abbildung 3 - Anzeige der hochgeladenen Produkte

Über den Menüpunkt Bilder können im zweiten Schritt die Produktbilder hochgeladen werden. Es können mehrere Bilder in einem Schritt hochgeladen werden. Hier ist es möglich Bilder in den Formaten jpg, png und gif auszuwählen. Der Dateiname der Bilder, die zum Upload

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ausgewählt werden, muss mit dem Namen in der Tabelle übereinstimmen. Die Namen der Bilder, die noch nicht hochgeladen wurden erscheinen in roter Schrift.

Die Namen aller hochgeladenen Bilder erscheinen jetzt in der Tabelle in grüner Schrift.

Vom Portal kann eine E‐Mail mit den Informationen über den erfolgreichen Upload an die Vergabestelle gesendet werden. Dazu dient der Button „Fertig!“.

Abbildung 4 – Uploadvorgang beenden

4 Bereitstellung von elektronischen Bestelldaten

Sobald Bestellungen im IT-Warenhaus ausgelöst wurden, stellt Ihnen das IT-Warenhaus die zugehörigen Bestelldaten unmittelbar in elektronischer Form zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Sie können dabei zwischen einem Textformat und dem Format openTRANS 2.0 wählen.

4.1 Formate elektronischer Bestelldaten

Pro Bestellung erhalten Sie die Bestelldaten entweder im Textformat oder im Format openTRANS 2.0.

Für das Textformat können Sie die Zeilen- und Spaltentrenner selbst vorgeben (z. B. \n oder \t). Bestelldaten im Format openTRANS 2.0 entsprechen der Spezifikation, die Sie unter der folgenden URL einsehen können:

http://www.opentrans.de/index.php/opentrans-2-0-im-detail/

4.2 Übertragungsarten

Das IT-Warenhaus stellt Ihnen folgende Übertragungsarten für die Bestelldaten zur Verfügung:

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5 Eingabe von Lieferinformationen am Lieferantenportal

Im Grid Bestellungen des Lieferantenportals haben Sie die Möglichkeit, eine Übersicht über alle Bestellungen des Rahmenvertrages bzw. der einzelnen Lose einzusehen. Dabei werden alle Bestellungen im Status „Verarbeitung“ und „Vollständig“ angezeigt. Durch Setzen eines Hakens bei „Verstecke abgeschlossene Bestellungen“ oberhalb der Tabelle können Sie die Anzeige der Bestellungen ändern (siehe Abbildung 5, Ziffer 1). Zur erneuten Anmeldung am Lieferantenportal dient der in der E‐Mail gesendete Link zum Upload der Produkte.

Abbildung 5 - Ansicht Bestellungen im Lieferantenportal

Weiterhin haben Sie in dieser Ansicht die Möglichkeit, den Lieferstatus der Bestellung bzw. einzelner Artikel anzugeben. In der Spalte „Geliefert“ kann der Lieferant die Menge der gelieferten Artikel hinter jedem Produkt der Bestellung einzeln manuell (siehe Abbildung 5, Ziffer 2) bzw. durch Klick auf den Button Alle die komplette Bestellung auswählen (siehe Abbildung 5, Ziffer 3).

Am Ende der Übersicht ist das Lieferdatum einzutragen (siehe Abbildung 6, Ziffer 1). Dies kann manuell oder über die Auswahl im Kalender erfolgen.

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Abbildung 6 - Eintrag Lieferdatum im Lieferantenportal

Durch Klick auf den Button Absenden werden die Informationen zum Versand an das IT- Warenhaus übermittelt.

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