Vergabeunterlagen
der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung
der Wissenschaften e. V.
– Generalverwaltung –
Hofgartenstraße 8
80539 München
für das
Offene Verfahren
Rahmenvereinbarung Cisco End- und Videokonferenzgeräte, Ascom DECT Geräte, Software/Lizenzen und Anzeigesysteme und Projektoren für die Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft
(kurz: RV VoIP-VC 2026)
Az.: 2241.4254.2026-02
Allgemeines
Einleitung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und über 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Die hier verwendeten Begriffe entsprechen hinsichtlich des verwendeten Geschlechts in der Darstellung den Vorschriften des nationalen und europäischen Vergaberechts bzw. anderen einschlägigen Rechtsnormen.
Auftraggeber
Auftraggeber ist die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. („MPG“, „Auftraggeber“ oder „AG“).
Verantwortlich für das Vergabeverfahren:
Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung
Stabsreferat Einkauf und Versicherungen
Hofgartenstraße 8
80539 München
Grundsätzliche Bestimmungen
Es wird ein Vergabeverfahren nach dem 4. Teil des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) als Offenes Verfahren durchgeführt. Alle interessierten Unternehmen werden hiermit zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Gegenstand des Vergabeverfahrens
Die MPG hat einen regelmäßigen Bedarf an Lieferleistungen von Cisco-Endgeräten, Zubehör, analoge Gateways und Software/Lizenzen für das Cisco VoIP Telefonie-Videosystem der MPG und Ascom DECT Endgeräte, Gateways, Basisstationen und Managementsysteme zur Anbindung an das Cisco VoIP-Telefonie- Videosystem.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher der Abschluss von Rahmenvereinbarungen („RV“, „Vertrag“ oder „Vereinbarung“) mit einem (1) Rahmenvertragspartner ( „Auftragnehmer“, „AN“ bzw. „RV-Partner“) je Los, die den Auftraggeber auf Abruf aus der RV bei der Auswahl von Cisco Endgeräten inkl. Wartung und Zubehör sowie Software/Lizenzen und Ascom DECT Geräten, Anzeigesystemen unterstützen und ihn mit solchen versorgen.
Dem Auftraggeber kommt es dabei in besonderem Maße auf eine Herstellervielfalt in Bezug auf Los 4 an, sodass mit Angebotsabgabe auch eine Bindung an die angebotenen Hersteller erfolgen muss.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
- Anbindung der Rahmenvertragsprodukte und -leistungen (Kataloganbindung) über den digitalen MPG-Marktplatz,
- Veräußerung und Lieferung von Cisco End- und Videokonferenzgeräten, Software/Lizenzen und Ascom DECT-Geräte, Lizenzen und Anzeigesystemen inklusive zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör isoliert bestellbar ist) entsprechend der Lose,
- Erbringung von Instandhaltungsleistungen (Serviceleistungen),
- Bereitstellung einer Hotline („Hotline RV Partner“),
- Berichtswesen (Reporting) mit Berichten über Einzelaufträge und das vereinbarte Sortiment.
Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insb. der Leistungsbeschreibung (Anlagenrubrik A) sowie dem Vertrag (Anlagenrubrik B) zu entnehmen.
Vertragsschluss und -laufzeit
Der Vertragsschluss auf den in Anlagenrubrik B beigefügten Vertrag in der letztgültigen Fassung erfolgt mit der Erteilung des Zuschlags. Eine separate Unterzeichnung des Vertragswerkes selbst erfolgt nicht.
Leistungsbeginn ist der Tag der Zuschlagserteilung.
Die Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Direkt nach Zuschlag haben die Rahmenvertragspartner mit der Anbindung an das eProcurementsystem der Max-Planck-Gesellschaft zu beginnen.
Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 4 Jahre (48 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 2 Jahre (24 Monate) weiter (Optionslaufzeit).
Leistungsumfang, Volumina und Losaufteilung
Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten Jahren und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Entwicklungen in den kommenden Jahren wird das Auftragsvolumen auf 2,125 Mio. EUR (Schätzwert) pro Jahr geschätzt (losübergreifend). Damit beträgt das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit insgesamt 8,5 Mio. EUR (Schätzwert). Über die gesamte Laufzeit des Vertrages können insgesamt höchstens 10,2 Mio. EUR (Höchstwert) abgerufen werden.
Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. § 132 GWB bleibt unberührt.
Eine Aufteilung des Vergabegegenstandes in Lose erfolgt wie folgt:
- Los 1 umfasst die Beschaffung von Cisco Endgeräten, Cisco Videokonferenzgeräten, Wartung und Zubehör. Cisco Endgeräte und Cisco Videokonferenzgeräte können nach Herstellervorgaben zwingend nur in Verbindung mit einem Wartungsanteil beschafft werden und die Wartungslizenzen müssen gleichzeitig den Seriennummern der Geräte zugeordnet werden, weshalb beide Bestandteile in einem Los zusammengefast werden.
- Los 2 umfasst die Beschaffung von Ascom DECT Geräten, die für den Betrieb der Ascom DECT Anlagen und die Anbindung an das Cisco VoIP Telefoniesystem erforderlich sind (DECT Handsets, Komponenten zur Funkversorgung, Lokalisierung, Server) und Zubehör sowie Wartungsleistungen.
- Los 3 umfasst die Beschaffung von Software/Lizenzen, die für den Betrieb der Telefonie-und Video-Endgeräte (Cisco Videokonferenzsysteme, Cisco IP-Telefone, analoge Endgeräte, DECT Endgeräte, Third-Party-SIP Clients und Cisco Client Software) an dem Cisco VoIP Telefonie- Videosystem sowie an den Ascom DECT-Systemen benötigt werden sowie für die eingesetzte Vermittlungsplatz Anwendung PeterConnects von JDM, den eingesetzten Faxserver OfficeMaster Suite von Ferrari electronic AG und das Provisionierungssystem TiM von Aspiria.
- Los 4 umfasst ein Spektrum an Videokonferenz-Anzeigesystemen (Monitoren und Projektoren für Teams, Besprechungsräume, Konferenzräume) mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen, Serviceleistungen und Zubehör (z. B. Wand- Deckenhalterung, fahrbare Gestelle, Lautsprecher, Kabel usw.)
| Schätzwert über die gesamte Vertragslaufzeit | Höchstwert über die gesamte Vertragslaufzeit | |
| Los 1 | 2,5 Mio. | 3 Mio. |
| Los 2 | 2 Mio. | 2,5 Mio. |
| Los 3 | 3 Mio. | 3,5 Mio. |
| Los 4 | 1 Mio. | 1,2 Mio. |
Gewinnt ein Bieter ein (1) Los wird eine (1) Rahmenvereinbarung über das entsprechende Los geschlossen.
Gewinnt ein Bieter zwei (2) Lose wird eine (1) Rahmenvereinbarung über zwei (2) Lose geschlossen.
Gewinnt ein Bieter drei (3) Lose wird eine (1) Rahmenvereinbarung über drei (3) Lose geschlossen.
Gewinnt ein Bieter alle vier (4) Lose wird eine (1) Rahmenvereinbarung über alle vier (4) Lose geschlossen.
Die jeweiligen Schätz- und Höchstwerte addieren sich entsprechend.
Abruf aus Rahmenvereinbarung
Abrufberechtigt aus der Rahmenvereinbarung („RV“) sind die Generalverwaltung und die Institute und Einrichtungen der MPG, die in folgender Liste aufgezählt sind: http://www.mpg.de/institute. Zusätzlich abrufberechtigt aus dieser Rahmenvereinbarung sind die in § 3 Abs. 2 der Rahmenvereinbarung genannten Einrichtungen.
Fristen und vergaberechtliche Verfahrensbelange
Alle für dieses Verfahren maßgeblichen Fristen sowie die einschlägigen vergaberechtlichen Belange sind Anlage C.1 zu entnehmen.
| WICHTIG: Die Angebotsfrist endet am 09.11.2026 um 12:00 Uhr |
Geforderte Erklärungen zu Ausschlussgründen und Eignung
Die geforderten Angaben sind unter Verwendung der in Anlagenrubrik D enthaltenen Dokumente vorzunehmen.
Wichtiges zur Angebotsabgabe
Alle für dieses Verfahren relevanten Punkte zur Angebotsabgabe sind den Unterlagen in Anlagenrubrik C zu entnehmen.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Prüfung und Bewertung der Angebote
Alle für die Prüfung und Wertung der Angebote relevanten Punkte sind Anlagenrubrik E zu entnehmen.
Auftragsausführung
Maßgeblich für die Auftragsausführung sind der in Anlagenrubrik B enthaltene Vertrag (nebst den darin aufgeführten Anlagen), der mit Zuschlag wirksam wird, sowie die Ausführungsbedingungen in Anlage D.1.
Stelle für Nachprüfungsverfahren
Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen können sich die Bieter an folgende Vergabekammer wenden:
Regierung von Oberbayern
Vergabekammer Südbayern
Maximilianstraße 39, 80534 München
Tel.: +49 89 2176 2411
Fax: +49 89 2176 2847
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
Anlagen/ Einzureichende Unterlagen
Die Vergabeunterlagen enthalten folgende Anlagen:
| Anlagenrubrik A – Leistungsbeschreibung | |
| 1. Leistungsbeschreibung | |
| 1. Unite Informationen für die MPG-Lieferanten | |
| Anlagenrubrik B – Vertrag | |
| 1. Rahmenvereinbarungen (je Los eine Rahmenvereinbarung) | |
| Anlagenrubrik C – Verfahrensbelange | |
| 1. Verfahrensbelange | |
| Anlagenrubrik D – Eignungsprüfung | |
| 1. Eigenerklärungen Bieter | |
| 1. Eigenerklärungen BG/ Eignungsleihgeber/ Nachunternehmer | |
| Anlagenrubrik E – Angebotswertung | |
| 1. Zuschlagskriterien 2. Kriterienkatalog 3. Ausstattungsmerkmale der Referenzgeräte (nur für Los 4) 4. Preise – Preisbildungsmodell 5. Auf- und Abschläge – Checkliste Preisbildungsmodell 6. Kalkulatorischer Warenkorb / Preisblatt 7. Energiebedarf (nur für Los 4) |
In diesem Vergabeverfahren sind folgende Nachweise/Unterlagen mit dem Angebot einzureichen:
| * Eigenerklärung Bieter (Anlage D.1); ausgefüllt [einzureichen von jedem Bieter, im Falle der Eignungsleihe auch einzureichen von jedem Eignungsleihgeber] | □ |
| * Unternehmensreferenz, ggf. mehrfach (Anhang zur Anlage D.1); ausgefüllt | □ |
| * Erklärungen zur Bietergemeinschaft, zur Eignungsleihe, zum Einsatz von Unterauftragnehmer (Anlage D.2); ausgefüllt (soweit zutreffend) [nur bei Bildung einer Bietergemeinschaft, im Falle der Eignungsleihe oder der Beauftragung von Unterauftragnehmer] | □ |
| * Beantworteter Kriterienkatalog (Anlage E.2) -> teilweise auf separatem Dokument und Anlage E.2 selbst ausgefüllt, soweit verlangt | □ |
| * Ausstattungsmerkmale der Referenzgeräte (Anlage E.3) für Los 4 ausgefüllt | |
| * Auf- und Abschläge – Checkliste Preisbildungsmodell (Anlage E.5); ausgefüllt | □ |
| * Kalkulatorischer Warenkorbpreis (Anlage E.6); ausgefüllt inkl. Herleitung der Preise auf separatem Dokument | □ |
| * Energiebedarf (Anlage E.7); ausgefüllt für Los 4 | □ |
Unterlagen mit rotem Pfeil (🡺) sind in jedem Fall einzureichen; Unterlagen mit orangenem Pfeil (🡺) sind konstellationsabhängig einzureichen, sofern sie im jeweiligen Einzelfall zutreffen.
Die Kreuzkästchen dienen zur internen Kontrolle bei der Angebotsabgabe durch den Bieter.
Weitere Unterlagen können, wenn dies aus Bietersicht erforderlich oder zielführend erscheint, zusätzlich mit dem Angebot eingereicht werden. Eine Abänderung der Vergabe- und Vertragsunterlagen darf allerdings nicht erfolgen; erfolgt sie doch, ist das Angebot auszuschließen.
Verwenden Sie bitte für alle Dateien jeweils einen Dateinamen, aus dem sich der Inhalt der jeweiligen Datei unproblematisch ergibt. Die Unterlagen müssen sich entweder mit vorinstallierter MS-Windows-Software, den gängigen MS-Office Produkten und/oder Adobe Acrobat öffnen lassen, soweit in der Leistungsbeschreibung nichts anderes vermerkt ist. Unterlagen, die ein Format verwenden, das sich nicht mit diesen Programmen öffnen lässt, werden nicht berücksichtigt.