RV VoIP-VC 2026 - A.2_Unite Informationen für MPG Lieferanten 5.0.pdf

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Kataloginformation von Unite für die eProcurement

Lieferanten der Max-Planck-Gesellschaft

Die Max-Planck-Gesellschaft (kurz: MPG) betreibt für ihre mehr als 10.000 Bedarfsträger eine zentrale, vergaberechtskonforme Einkaufsplattform den gemeinsam mit Unite entwickelten MPG digitalen Marktplatz. Dieser Marktplatz bildet die exklusive Einkaufsumgebung der MPG und umfasst:

• Kataloge und Webshops von Lieferanten, die im Rahmen von Vergabeverfahren der MPG den Zuschlag erhalten haben, sowie • weitere standardisierte Artikel, die nicht durch MPG-spezifische Vergabeverfahren abgedeckt sind und über den Unite-Spotmarkt verfügbar sind.

Lieferanten, die einen Vergabewettbewerb gewonnen haben, stellen ihre vertraglich vereinbarten Produktangebote in Form von Katalogdaten auf diesem Marktplatz bereit. Dieser Leitfaden enthält alle notwendigen Informationen und technischen Anforderungen zur Einbindung und Pflege Ihrer Katalogdaten im MPG-Marktplatz.

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Wie funktioniert der Bestellvorgang?

1. Bestellung

Die MPG-Mitarbeiter*innen suchen nach Lösungen für Ihre Bedarfe auf dem digitalen MPG-Marktplatz. Dieser ist zentrale „Landing-Page“ für die Bedarfsträger. Als Ergebnis erstellen die MPG-Nutzer dann einen Warenkorb bei Unite. Die Daten dieses Warenkorbs werden in das SAP SRM der MPG exportiert und laufen ab dann wie bisher durch einen MPG-internen Genehmigungslauf bis hin zu einer Überführung in das SAP MM. Sie erhalten die Bestellungen direkt von der MPG.

2. Lieferung Sie liefern alle Bestellungen direkt an die von der MPG angegebene Lieferadresse.

3. Rechnungsstellung Sie senden weiterhin Ihre Rechnungen für alle Bestellungen direkt an die MPG – im mit Ihnen vereinbarten digitalen Format.

4. Zahlung

Die MPG bezahlt weiterhin alle Rechnungen direkt an Sie.

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So stellen Sie Ihren Katalog als Ergebnis gewonnener Vergabewettbewerbe zur Verfügung

Ihr Katalog wird vertraulich behandelt und ist ausschließlich der MPG zugänglich. Die vergaberechtskonformen Vereinbarungen zu Sortiment, Preisen, Konditionen und Aktualisierungshäufigkeit beziehen sich direkt auf den Vertrag zwischen Ihnen und der MPG. Unite unterstützt Sie bei der h technischen Umsetzung dieser vertraglich festgelegten Wettbewerbsergebnisse auf dem MPG-Marktplatz.

Registrierung

Die Registrierung muss von Ihnen unter folgendem Link erfolgen:

Registrierung der Katalog- und Bestelldaten

Verwenden Sie diesen Link, um Ihr Unternehmen als Exklusivkatalog Lieferant für die MPG zu registrieren. Ihr Konto wird anschließend automatisch mit dem Konto der MPG verknüpft. Im Anschluss nimmt Unite mit Ihnen Kontakt auf.

Bitte registrieren Sie sich erst nach Erhalt des Zuschlags durch die MPG!

Hinweise:

Um die Exklusivkatalog-Registrierung durchführen zu können, benötigen Sie die Login- Daten Ihres Unite-Kontos. Sollten Sie noch kein Unite-Konto haben, so können Sie über den zugesandten Link ein Konto anlegen und anschließend die Exklusivkatalog- Registrierung durchführen. Pro Katalog ist eine Exklusivkatalog-Registrierung notwendig.

Mit Ihrer Registrierung akzeptieren Sie die Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Unite (AGB Unite).

Gemäß § 22f Abs. 1 Satz 1 UStG sind wir verpflichtet, eine von Ihrem zuständigen Finanzamt ausgestellte Bescheinigung über die Erfassung als Steuerpflichtiger (Unternehmer) im Sinne von § 22f Abs. 1 Satz 2 UStG aufzuzeichnen. Wir bitten Sie höflich, uns eine solche Bescheinigung an ustg@unite.eu zu übermitteln. Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem zuständigen Finanzamt.

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Logo

Bitte senden Sie Ihr Unternehmenslogo (hochauflösend) an verkaufen@unite.eu. Das Unternehmenslogo wird zur Darstellung Ihres Kataloges für die MPG genutzt.

Implementierungsprozess

1. Katalog per sFTP hochladen Sobald Ihre Registrierung abgeschlossen ist, erhalten Sie die Zugangsdaten für Ihren eigenen sFTP-Account bei Unite und die Katalogmanagement- Umgebung. Sie laden Ihren Katalog mit Produktfotos, Produkt- und Sicherheitsdatenblättern, Lieferzeit- und Lagerinformationen auf dieses sFTP- Konto hoch. Aktualisierungen nehmen Sie über dieses Konto vor. Wenn beim Hochladen technische Fehler auftreten, erhalten Sie automatisch eine Nachricht von unserem System.

2. Katalog zugänglich machen Melden Sie sich nach dem Hochladen unter www.mercateo.com/catalogue in der Unite Katalogmanagement-Umgebung an, um Ihren Katalog für die MPG zugänglich zu machen.

3. Katalogsteuerung durch die MPG Bevor Ihr Katalog online geht, prüft Ihr Kunde die Richtigkeit und die Qualität des Katalogs. Er prüft z. B. die Konditionen sowie die Qualität der Artikelbeschreibungen (z. B. ob der richtige EAN-Code, Herstellerdaten, Bilder, Datenblätter und die eCl@ss 6.2 Klassifikation enthalten sind).

4. Katalog geht live Wenn die Katalogprüfung positiv ausfällt, setzt die MPG Ihren Katalog aktiv und kann danach diesen im Rahmen von Bedarfsdeckungen nutzen sowie final Bestellungen durchführen. Ihr Katalog wird vertraulich behandelt und ausschließlich der MPG zugänglich gemacht.

Bitte beachten Sie: Änderungen an Ihrem Katalog müssen immer von der MPG genehmigt werden, bevor sie live geschaltet werden. Neue Preislisten dürfen daher in Ihrem betriebseigenen System nur dann aktiv gesetzt werden, wenn zuvor die Katalogänderungen in ihrem Exklusivkatalog auf Unite von der MPG genehmigt wurden.

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Katalogformat und -inhalte

Sie können Ihren Katalog im BMEcat-Format oder als CSV Datei auf einen sFTP- Account bei Unite hochladen. Ein Katalog besteht immer aus einer Kategorisierung und Produktdaten. Zu den Produktdaten gehören auch Fotos (JPG oder GIF), Datenblätter und/oder Sicherheitsdatenblätter (PDF), Lieferzeit- und Lagerinformationen. Aktualisierungen von Preisen, Lieferzeiten und Bestandsdaten können regelmäßig als separate CSV-Dateien auf dem sFTP-Account bereitgestellt werden.

Unite Katalog Uploadvorlage Nach der gewonnenen Ausschreibung wird Ihnen eine spezielle Katalog Uploadvorlage zur Verfügung, mit der Sie Ihre Produktdaten strukturiert und effizient für die Max-Planck-Gesellschaft bereitstellen können.

Sollten Sie das BMECat Format wählen benutzen Sie bitte folgende Datei:

• „MPG-Beispiel_catalog – XML-Beispiel“

Sollten Sie das CSV-Format wählen benutzen Sie bitte folgende Dateien:

• In der Uploadvorlage „categories_KatalogID_deu“ definieren Sie Ihre Produktgruppen/Kategorien und die Verknüpfung zu den entsprechenden Produkten. • In der Vorlage „products_KatalogID_deu“ tragen Sie Ihre Produkte zeilenweise mit allen relevanten Angaben ein.

Diese Vorlage ist als CSV-Datei gestaltet und enthält alle erforderlichen Felder, die für eine erfolgreiche Listung Ihrer Artikel notwendig sind. Bitte beachten Sie, dass bei der erstmaligen Bereitstellung des Katalogs die Kategoriedatei zwingend erforderlich ist. Sollte sich bei späteren Updates nichts an Ihrer Kategoriestruktur ändern, ist ein Update der Kategoriedatei nicht notwendig, es sei denn, Sie möchten eine neue Kategorie anlegen oder ein Produkt keiner Kategorie mehr zuordnen.

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Katalog-Upload per sFTP

Wie Sie Ihre Katalogdateien per secure File Transfer Protocol (sFTP) auf Ihr sFTP- Konto bei Unite hochladen können, lesen Sie hier.

Anforderungen an Klassifizierungsdaten Produktklassifizierung gemäß eCl@ss 6.2:

ECLASS-6.2

Anforderungen an Herstellerinformationen Ihrer Artikel

Bitte geben Sie bei allen Artikeln die folgenden Informationen zusätzlich zu den allgemeinen Informationen an:

EAN Herstellername (MANUFACTURER_NAME) Herstellerteilenummer (MANUFACTURER_AID) Listenpreis (FNAME5=LISTENPREIS, FVALUE5=123.45) Rabattsatz (FNAME6=RABATTSATZ, FVALUE6=30%)

Gefahrstoffe nach GHS kennzeichnen

Sollte Ihr Katalog Gefahrstoffe enthalten sind Sie verpflichtet, stets das aktuelle Sicherheitsdatenblatt sowie weitere Pflichtangaben mit Ihrem Katalog bereitzustellen. Pflichtangaben sind: • GHS (z.B. GHS02, GHS07) • GHSSIGNAL (G (=Gefahr) oder A (=Achtung)) • Gefahrenhinweis (z.B. H225 Flüssigkeit und Dampf leicht entzündbar.) • Sicherheitshinweis (z.B. P403 An einem gut belüfteten Ort aufbewahren)

Die Anleitung zur Bereitstellung dieser Pflichtangaben im BMEcat Format finden Sie hier. Die Anleitung zur Bereitstellung dieser Pflichtangaben mittels der Unite CSV finden Sie hier.

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Kennzeichnung nach GHS

Auf der Unite Plattform gilt: Für die tatsächliche und rechtliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben, Abbildungen, Produktbeschreibungen und sonstigen Inhalte in dem überlassenen Katalog ist der Lieferant verantwortlich.

Produkte richtig kennzeichnen - Sicherheitsdatenblatt

Gemäß Artikel 31 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH-Verordnung) sind Sicherheitsdatenblätter unaufgefordert dem gewerblichen Kunden zur Verfügung zu stellen, wenn Stoffe und Gemische als gefährlich eingestuft wurden. Als Mehrwert für die MPG steht das Sicherheitsdatenblatt neben dem Artikeldatenblatt auf der Artikeldetailseite jederzeit zum Download bereit.

Pflichtanforderung und relevante Änderung Für die Listung von gefährlichen Stoffen und Gemischen, die der Kennzeichnungspflicht unterliegen, sowie Stoffen mit dem Hinweis EUH210 (Sicherheitsdatenblatt auf Anfrage erhältlich) ist die Hinterlegung eines aktuellen Sicherheitsdatenblattes im elektronischen Katalog bei Unite eine Pflichtanforderung.

Gefahrstoffkennzeichnung Die alleinige Bereitstellung eines Sicherheitsdatenblattes ist für die Erkennbarkeit der Gefährlichkeit eines Stoffes oder Gemisches nicht ausreichend. Zusätzlich muss eine deutliche Kennzeichnung für den Kunden erfolgen. Das heißt, dass jeder Artikel, der diese Kriterien erfüllt, im Katalog so zu kennzeichnen ist, dass der Kunde bereits vor der Bestellung auf die Gefährlichkeit hingewiesen wird.

Die benötigen Angaben zur Kennzeichnung der einzelnen Artikel/Gemische/Stoffe können Sie dem Sicherheitsdatenblatt (SDB) entnehmen. Die Artikelbeschreibung muss folgende Angaben enthalten: • die Gefahrstoffkennzeichnung mit Piktogramm nach GHS (nicht als Bild, sondern als Tag im elektronischen Katalog), • das Signalwort (Achtung bzw. Gefahr), • die Gefahrenhinweise (H-Sätze mit Wortlaut), • ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt,

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• ggf. eine Sonderkennzeichnung nach Artikel 25 Absatz 6 der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 (CLP-Verordnung), d. h. ergänzende Gefahrenmerkmale und Kennzeichnungselemente (EUH-Sätze).

Darstellung Für die Darstellung stehen sowohl Piktogramme als auch die Signalwörter „Gefahr“ und „Achtung“ zur Verfügung. Wenn Sie die Kennzeichnung wie folgt im Katalog mitliefern, wird die Darstellung im Marktplatz automatisch gesteuert.

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Als Piktogramme sind nur folgende Werte aus der Tabelle erlaubt:

Alle Möglichkeiten können auch in unterschiedlichen Kombinationen vorkommen. Ein Mehrfachsetzen der Elemente ist möglich, bis zu maximal 4 Zeichen gleichzeitig. Die technische Umsetzung dieser Angaben in Ihrem Katalog wird nachfolgend erläutert. Bitte verwenden Sie eine der beiden genannten Arten, da nur so die korrekte Darstellung gewährleistet werden kann. Andere Darstellungsarten (z. B. über Bilder oder andere Tags) werden von Unite nicht unterstützt und sind unzulässig.

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Biozid-Merksatz

Für die Listung von Biozid-Produkten bedarf es eines Merksatzes, der zwingend in der Langbeschreibung aufzuführen ist und sich gut lesbar und deutlich von den restlichen Informationen abhebt. Zudem ist zwingend die Angabe eines Gefahrenstoffs in der Katalogstruktur nötig.

Biozid-Merksatz „Biozidprodukte vorsichtig verwenden. Vor Gebrauch stets Etikett und Produktinformationen lesen.“

Gemäß Artikel 72 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 528/2012 (Biozid-Verordnung) darf die Werbung für Biozidprodukte hinsichtlich der Risiken des Produkts für die Gesundheit von Mensch oder Tier oder für die Umwelt oder seiner Wirksamkeit nicht irreführend sein. Das heißt, sie darf auf keinen Fall die Angaben „Biozidprodukt mit niedrigem Risikopotenzial“, „ungiftig“, „unschädlich“, „natürlich“, „umweltfreundlich“, „tierfreundlich“ oder ähnliche Hinweise enthalten.

Zusammenfassend werden folgende Angaben zwingend benötigt: • Biozid-Merksatz, • Name und Zulassungs- bzw. BAuA-Registriernummer des Biozidprodukts, • Sicherheitsdatenblatt • Kennzeichnung laut CLP-Verordnung entsprechend im Sicherheitsdatenblatt, • ggf. Hinweise zur Anwendung, Informationen zum Einsatzbereich bzw. Verbote und Beschränkungen (z. B. Limitierung auf Profi-Anwender). • Die Produktbilder müssen dem Produkt entsprechen. Eine Beispieldatei für die korrekte Angabe des Biozid-Merksatzes und weiterer Angaben finden Sie in folgender Datei: Beispieldatei für GHS. Abgrenzung von Desinfektionsmitteln

Gemäß der Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte gelten Desinfektionsmittel entweder als Medizinprodukte, Biozide oder Arzneimittel. Nur solche Artikel, die speziell für die Reinigung, Desinfektion oder Sterilisation der in Art. 1 Abs. 1, Abs. 4 MDR-VO genannten Produkte dienen, sind als Medizinprodukte zu qualifizieren. Desinfektionsmittel, die außerhalb der Reinigung der in diesem Punkt genannten Produkte verwendet werden, wie beispielsweise Händedesinfektionsmittel, können entweder Biozide oder Arzneimittel sein.

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Ob es sich bei dem Desinfektionsmittel um ein Arzneimittel handelt, ist anhand der Kennzeichnung auf der Verpackung zu entnehmen (das Produkt enthält in diesem Fall eine Pharmazentralnummer, sowie die Aufklärung über Risiken und Nebenwirkungen). Zudem handelt es sich regelmäßig dann um ein Arzneimittel, wenn das Desinfektionsmittel einen oder mehrere verschreibungspflichtige Stoffe enthält.

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Gefahrstoffe Kennzeichnung nach GHS - technische Umsetzung

Wo finde ich die erforderliche Kennzeichnung? Die Kennzeichnung der einzelnen Artikel/Gemische/Stoffe können Sie dem Sicherheitsdatenblatt (SDB) entnehmen.

Was sind Pflichtangaben? Folgende Angaben sind, falls im Sicherheitsdatenblatt vorhanden, Pflichtangaben: • GHS-Kennzeichnung (z.B. GHS04, GHS07) • GHSSIGNAL [G (=Gefahr) oder A (=Achtung)] • Gefahrenhinweis (z.B. H225 Flüssigkeit und Dampf leicht entzündbar.) • Sicherheitsdatenblatt

Weitere Hinweise: • Das Gefahrstoff-Logo wird automatisch von unserem System bereitgestellt und muss nicht übermittelt werden. • Eine Mehrfachkennzeichnung für GHS ist möglich und ggf. notwendig. • Das GHSSIGNAL wird nur einmal am Artikel angegeben. • Die Angabe der Sicherheitshinweise (P-Sätze) ist Pflicht.

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Umsetzung im BMEcat

Im BMEcat erfolgt die Kennzeichnung Ihrer Produkte nach GHS über die Elemente SPECIAL_TREATMENT_CLASS und ARTICLE_FEATURES. Kennzeichnung über SPECIAL_TREATMENT_CLASS

Jede Kennzeichnung wird in einem separaten Element SPECIAL_TREATMENT_CLASS angelegt. Der type= "GHS" darf dabei mehrfach vorkommen. Die Gefahrenhinweise und Sicherheitshinweise müssen innerhalb der ARTICLE_FEATURES angegeben werden.

Auszug aus dem BMEcat als Beispiel für • die Einfachkennzeichnung GHS mit GHSSIGNAL:

<SPECIAL_TREATMENT_CLASS type="GHS">GHS04</SPECIAL_TREATMENT_CLASS> <SPECIAL_TREATMENT_CLASS type="GHSSIGNAL">A</SPECIAL_TREATMENT_CLASS>

• die Mehrfachkennzeichnung GHS mit GHSSIGNAL:

<SPECIAL_TREATMENT_CLASS type="GHS">GHS02</SPECIAL_TREATMENT_CLASS> <SPECIAL_TREATMENT_CLASS type="GHS">GHS07</SPECIAL_TREATMENT_CLASS> <SPECIAL_TREATMENT_CLASS type="GHS">GHS08</SPECIAL_TREATMENT_CLASS> <SPECIAL_TREATMENT_CLASS type="GHSSIGNAL">G</SPECIAL_TREATMENT_CLASS> Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Kennzeichnung über ARTICLE_FEATURES

Im Bereich ARTICLE_FEATURES werden die Gefahrenhinweise und optional die Sicherheitshinweise angegeben. Bei Mehrfachkennzeichnung werden mehrere FVALUE verwendet. Alternativ zur Kennzeichnung über SPECIAL_TREATMENT_CLASS kann die GHS- Kennzeichnung (z.B. GHS04, GHS07) und das GHSSIGNAL auch über die ARTICLE_FEATURES angelegt werden.

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Auszug aus dem BMEcat für: • die Einfachkennzeichnung GHS mit GHSSIGNAL und Gefahrenhinweis:

<ARTICLE_FEATURES> GHS GHS04 GHSSIGNAL A Gefahrenhinweis H225 Flüssigkeit und Dampf Leicht entzündbar. </ARTICLE_FEATURES> • die Mehrfachkennzeichnung GHS mit GHSSIGNAL, Gefahren- und Sicherheitshinweisen:

<ARTICLE_FEATURES> GHS GHS02 GHS07 GHSSIGNAL G Gefahrenhinweis H225 Flüssigkeit und Dampf leicht entzündbar. H319 Verursacht schwere Augenreizung. Sicherheitshinweis P102 Darf nicht in die Hände von Kindern gelangen. P271 Nur im Freien oder in gut belüfteten Räumen verwenden. </ARTICLE_FEATURES>

Bitte beachten Sie, dass zur vollständigen GHS-Kennzeichnung auch das zugehörige Sicherheitsdatenblatt übermittelt werden muss. Sicherheitsdatenblätter werden im Element MIME_PURPOSE mit safety_data_sheet gekennzeichnet: <MIME_INFO>

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<MIME_TYPE>application/pdf</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>sicherheitsdatenblatt.pdf</MIME_SOURCE> <MIME_DESCR>Sicherheitsdatenblatt</MIME_DESCR> <MIME_PURPOSE>safety_data_sheet</MIME_PURPOSE> </MIME_INFO> Detaillierte Informationen dazu finden Sie hier.

Umsetzung in den Unite CSVs

In der Unite-CSV_Products wird die Gefahrstoffkennzeichnung über die Artikelmerkmale, d.h. über die Spalten FNAME und FVALUE, vorgenommen.

GHS-Kennzeichnung

Hinterlegen Sie die GHS-Kennzeichnung im Feld FNAME und den zugehörigen Wert (GHS02, GHS07, GHS08 usw.) im Feld FVALUE. Falls Sie bisher nicht mit Artikelmerkmalen gearbeitet haben, verwenden Sie die Spalten FNAME1 und FVALUE1:

Eine Mehrfachkennzeichnung ist möglich, als Trennzeichen dient das Pipe-Zeichen („|“):

GHS-Signalwort

Neben der GHS-Kennzeichnung ist das GHSSIGNAL erforderlich. Hinterlegen Sie GHSSIGNAL im Feld FNAME und den zugehörigen Wert (A oder G) im Feld FVALUE. Falls Sie bisher nicht mit Artikelmerkmalen gearbeitet haben, verwenden Sie FNAME2 und FVALUE2:

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Gefahrenhinweise

Bitte verwenden Sie auch für die Angabe der Gefahrenhinweise (H-Sätze) die Spalten FNAME und FVALUE. Falls Sie bisher nicht mit Artikelmerkmalen gearbeitet haben, verwenden Sie FNAME3 und FVALUE3: Eine Mehrfachkennzeichnung ist möglich, als Trennzeichen wird das Pipe-Zeichen („|“) verwendet:

Das folgende Beispiel zeigt die vollständige GHS-Kennzeichnung für mehrere Produkte innerhalb der Unite-CSV_Products:

Bitte beachten Sie, dass zur vollständigen GHS-Kennzeichnung auch das zugehörige Sicherheitsdatenblatt übermittelt werden muss!

Sicherheitsdatenblätter können in der Unite-CSV_Products ab MIME_SOURCE8 angegeben werden. Es ist zwingend nötig in der Spalte (MIME_PURPOSE) safety_data_sheet anzugeben:

Detaillierte Informationen dazu finden Sie hier.

Übertragung der Dateien zu Unite

Wenn Sie die Informationen zu Sicherheitsdatenblättern direkt im Katalog angeben, übertragen Sie die geänderte Datei bitte wie gewohnt in das zugehörige Katalog- Verzeichnis via SFTP.

Übrigens: wenn Sie Ihre CSV-Datei vorab von uns prüfen lassen möchten, können Sie sie gerne an support@unite.eu schicken. Wir stellen für Sie sicher, dass beispielsweise kein Formatierungsfehler vorliegt. Wir senden Ihnen die Datei umgehend zurück, so dass Sie dann zügig fortfahren können.

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PDF-Download über URLs in der Unite XML (BMEcat)

Es besteht die Möglichkeit, PDFs während der Katalogverarbeitung über URLs herunterzuladen. Dieser Vorgang wird jedoch nur einmalig beim Katalogupload durchgeführt. Alle Änderungen, die danach erfolgen können, nicht berücksichtigt werden.

Die Umsetzung in der Unite XML (BMEcat) würde wie folgt aussehen:

<MIME_INFO> <MIME_TYPE>application/pdf</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>http://www.lieferantenhomepage.de/sdb/sicherheitsdatenblatt.pdf</MIME_SOURCE> <MIME_DESCR>Sicherheitsdatenblatt</MIME_DESCR> <MIME_PURPOSE>safety_data_sheet</MIME_PURPOSE> <MIME_ORDER>1</MIME_ORDER>

</MIME_INFO

Die Umsetzung mit Unite CSV würde wie folgt aussehen:

Sollten Ihnen diese Umsetzung nicht möglich sein wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Ansprechpartner bei der MPG.

Als alternative Lösung bleibt ihnen in Abstimmung mit der MPG noch die Umsetzung wie folgt, hierbei ist allerdings vorab eine Einwilligung ihres Ansprechpartners bei der MPG zwingend erforderlich!

• Link im Langtext: Der Lieferant stellt einen URL-Link zum Sicherheitsdatenblatt bereit, den der Nutzer kopiert und im Browser öffnet (aus Cyber-Security-Gründen gibt keine Direktverlinkung auf Unite). Bitte kennzeichnen Sie diesen Bereich explizit durch folgende Formulierung:

Das Sicherheitsdatenblatt für dieses Produkt erhalten Sie unter folgender URL:

• Dummy-Dokument: Der Lieferant erstellt ein Platzhalter-PDF mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Abruf der SDS.

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Weitere Artikelmerkmale

Um den Bedarfsträgern der MPG ein optimales Sucherlebnis durch individuelle Filter zu ermöglichen und Ihre Produkte möglichst leicht auffindbar zu machen, geben Sie bitte weitere Artikelmerkmale im Katalog an, welche später als Filter zur Verfügung stehen.

Im Element FEATURE hinterlegen Sie die Eigenschaften eines Produktes, wie z.B. Breite, Farbe, Material oder Fassungsvermögen. Diese sind eine Ergänzung zur DESCRIPTION_LONG. Ein Merkmal besteht immer aus den beiden Feldern FNAME und FVALUE. Bitte nutzen Sie für die Angabe von Artikeleigenschaften / -merkmalen die Felder FNAME/VALUE7-10, da die Felder FNAME/VALUE1-6 bereits durch andere Werte belegt sind.

So werden die Filter auf dem Marktplatz dargestellt:

Übersicht Features:

Bitte beachten Sie, dass die Angabe der Listenpreise und Rabattsätze

ausschließlich zu dokumentarischen Zwecken erfolgt und keinen Einfluss auf den Verkaufspreis hat.

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Produktabbildungen und Bilder

Eine Abbildung zu einem Produkt wirkt sich verkaufsfördernd aus. Wir bitten Sie aus diesem Grund, mindestens eine Abbildung pro Artikel im Katalog zu hinterlegen. Unite unterstützt die Dateiformate JPG, GIF und PNG. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Produktbilder dargestellt werden:

Die Bereitstellung der Daten erfolgt via sFTP. Parallel müssen die Dateinamen im Katalog angelegt werden, damit später eine richtige Zuordnung in unserem System stattfinden kann. Ihre sFTP-Zugangsdaten finden Sie in der Katalogverwaltung im Bereich „sFTP-Einstellungen“. Dort können Sie, falls nötig, auch jederzeit ein neues Passwort generieren.

Allgemeine Anforderungen

Hinweise zur Benennung

• Der Name der Datei darf nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Binde- bzw. Unterstriche enthalten. • Leer- oder Sonderzeichen (Umlaute, < , >, …) dürfen nicht verwendet werden. • Bitte vermeiden Sie Bildnamen, die mit tn_ oder gr_ beginnen. • Die Dateinamen müssen den Bildnamen in Ihrem Katalog entsprechen.

Technische Anforderungen

• Formate: JPG, GIF und PNG • Farbschema: RGB • Mindestgröße: 200 x 200 Pixel • Maximale Größe: 8MB bzw. 3000 x 3000 Pixel • Optimale Größe: 1200 x 1200 Pixel, größere Dateien werden systemseitig angepasst. • Wenn sich der Inhalt eines Bildes ändert, muss ein neuer Name vergeben werden.

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Inhaltliche Anforderungen

• Das erste Bild muss ein repräsentatives Artikelbild sein. • Es muss sich um mindestens eine eindeutige Artikelabbildung als JPG, GIF und PNG handeln. • Das Bild muss den Artikel möglichst genau, d.h. ohne zusätzliche Extras abbilden. • Als Bildbeschreibung sollte der Artikelname und ggf. ein Hinweis zur Ansicht des Artikels mitgegeben werden (z.B. „Seitenansicht Drucker XYZ“) • Bitte keine Firmenlogos als Bild verwenden. Ausgenommen sind Herstellerlogos als Zweitbild. • Bitte keine Alternativabbildungen bzw. Platzhalter verwenden (z.B. „Keine Abbildung“, „No Image“).

Datenübertragung

Seit 2021 gilt: Sobald Sie, als Lieferant, bei Unite mit einem ersten Katalog angebunden werden, wird Ihnen von Unite ein sFTP-Account für die Datenübermittlung eingerichtet und bereitgestellt. Um Daten per sFTP zu Unite zu übertragen, benötigen Sie einen FTP-Client, die Serveradresse und Ihre persönlichen Zugangsdaten. Alle wichtigen Hinweise und Standards zur Datenübertragung von Bildern finden Sie auf unserer verlinkten Support Seite.

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Umsetzung im BMEcat (Unite XML)

Bilder werden im Bereich MIME_INFO angelegt. Folgende Typen werden als MIME_TYPE von Unite unterstützt:

Als MIME_PURPOSE geben Sie für Abbildungen bitte „normal“ an: <MIME_PURPOSE>normal</MIME_PURPOSE>

Auszug aus dem BMEcat:

<MIME_INFO> <MIME_TYPE>image/jpeg</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>kopierpapier.jpg</MIME_SOURCE> <MIME_DESCR>Kopierpapier weiss</MIME_DESCR> <MIME_PURPOSE>normal</MIME_PURPOSE> <MIME_ORDER>1</MIME_ORDER> <MIME_TYPE>image/jpeg</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>kopierpapier_detail.jpg</MIME_SOURCE> <MIME_DESCR>Detailansicht</MIME_DESCR> <MIME_PURPOSE>normal</MIME_PURPOSE> <MIME_ORDER>2</MIME_ORDER> </MIME_INFO>

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Umsetzung mit Unite CSV

Die referenzierten Bilddateien können ab Spalte Z (MIME_SOURCE1) angegeben werden:

Wir empfehlen, für die Angabe der Bilder die Spalten Z bis AQ zu verwenden. In Spalte AR bis AT tragen Sie bitte das Produktdatenblatt und in Spalte AU bis AW (falls vorhanden) das Sicherheitsdatenblatt ein.

Umsetzung mit CSV-Datei (Conditionsfile)

Informationen zu Bildern können auch per CSV-Datei (Conditionsfile) übermittelt werden. Mit einem Conditionsfile kann man Produktinformationen im Katalog nachträglich ändern oder neu hinzufügen. Dieser Weg ist vor allem dann empfehlenswert, wenn es keine Möglichkeit gibt, die Bilder wie oben beschrieben im Katalog zu hinterlegen.

Hinweis: Falls bereits eine CSV-Datei zu Ihrem Katalog aktiviert ist, können Sie die zusätzlichen Spalten dort hinzufügen und die geänderte Datei wie gewohnt übertragen. So sieht der Aufbau in Excel aus:

Erläuterungen: • SUPPLIER_AID: Artikelnummer aus dem Katalog, zu welchem das Bild gehört • MIME_SOURCE10: Name der referenzierten Bilddatei inkl. Dateiendung • MIME_TYPE10: definierter Dateityp, image/jpeg, image/gif, bzw. image/png sind mögliche Werte bei Bildern bzw. Abbildungen • MIME_PURPOSE10: Verwendungszweck, „normal“ wird bei Bildern bzw. Abbildungen verwendet

An die Überschrift MIME_SOURCE, MIME_TYPE und MIME_PURPOSE ist ein Suffix anzuhängen. Bei Bildern z.B. die Zahl 10, also z.B. MIME_SOURCE10, MIME_TYPE10 und MIME_PURPOSE10. Prüfen Sie am besten ihren Katalog auf die höchste Ordnungszahl und wählen Sie anschließend die nächsthöhere.

So sieht der Aufbau bei Nutzung von mehreren MIME_TYPEs aus:

Nach dem Bearbeiten ist die Exceltabelle als CSV-Datei abzuspeichern. Bitte verwenden Sie hierfür den Dateityp „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)“.

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Benennungsvorschrift CSV-Datei:

Damit die Datei von unseren Systemen automatisch erkannt und verarbeitet werden kann, verwenden Sie bitte folgende Formvorschriften für den Dateinamen:

Wenn die CSV-Datei verschiedene Informationen enthält • Katalog-ID_conditionsfile.csv • Beispiel: P1234_conditionsfile.csv

Wenn die CSV-Datei nur Informationen zu Bildern und Datenblättern enthält

• Katalog-ID_mimes.csv • Beispiel: P1234_mimes.csv

Übertragung der Dateien zu Unite

Wenn Sie die Bildinformationen direkt im Katalog angeben, übertragen Sie die geänderte Datei bitte wie gewohnt in das zugehörige Katalog-Verzeichnis via sFTP.

Bei Verwendung einer zusätzlichen CSV-Datei benennen Sie die Datei bitte wie im vorigen Abschnitt beschrieben und übertragen Sie diese in das sFTP-Verzeichnis, welches zum Katalog gehört. Nach erstmaliger Übertragung kann es zu einer Verzögerung kommen, da die Datei einmalig im System aktiviert werden muss. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, versenden wir automatisch eine E-Mail an die in der Katalogverwaltung angegebene E-Mail-Adresse.

Übrigens: wenn Sie Ihre CSV-Datei vorab von uns prüfen lassen möchten, können Sie sie gerne an support@unite.eu schicken. Wir stellen für Sie sicher, dass beispielsweise kein Formatierungsfehler vorliegt. Die Datei senden wir Ihnen umgehend zurück, so dass Sie zügig fortfahren können.

Bilderdownload über URLs

Es besteht die Möglichkeit, Bilder während der Katalogverarbeitung über URLs herunterzuladen. Bitte setzen Sie sich dazu mit unserem Technischen Support in Verbindung (support@unite.eu), der Sie beratend unterstützen wird. Bitte lesen Sie unbedingt unsere Hinweise zur Aktualisierung von Media Daten per URL. Die Umsetzung im BMEcat sieht wie folgt aus:

<MIME_INFO>

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<MIME_TYPE>image/jpeg</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>http://www.lieferantenhomepage.de/images/kopierpapier.jpg</MIME_SO URCE> <MIME_DESCR>Kopierpapier weiss</MIME_DESCR> <MIME_PURPOSE>normal</MIME_PURPOSE> <MIME_ORDER>1</MIME_ORDER> </MIME_INFO>

So sieht die Umsetzung mit Unite CSV aus:

Hinweise:

• Die URL wird als MIME_SOURCE angegeben, in der Unite CSV beginnt das bei Spalte Z (MIME_SOURCE1). • Die URL muss direkt zu einem Bild führen, der Download von Übersichtsseiten funktioniert nicht. • Am Ende der URL muss der Name des Bildes stehen, z. B.: http://www.lieferantenhomepage.de/images/kopierpapier.jpg • Der Bildname muss eindeutig sein. Bei gleichem Bildnamen trotz unterschiedlichen Pfaden überschreiben die Bilddateien einander. • Als MIME_PURPOSE muss „normal“ gesetzt sein. Im BMEcat muss zusätzlich der MIME_TYPE angegeben werden, hier ist image/jpeg, image/gif oder image/png möglich.

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Wichtige Aspekte für Ihre Produktbeschreibungen

Optimieren Sie die Auffindbarkeit Ihrer Produkte

Eine gute Produktbeschreibung ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Auffindbarkeit Ihrer Produkte. Wie Sie Ihre Produkte optimal beschreiben, können Sie hier lesen. Besonders wichtig ist dabei, alle relevanten Produktinformationen als zusätzliche Eigenschaften in den entsprechenden Katalogfeldern zu hinterlegen. Auf diese Weise erleichtern Sie den Nutzern, die gewünschten Produkte mithilfe gezielter Filter schnell und präzise zu finden.

Guten Service bieten Lagerbestand Stellen Sie Informationen zum Lagerbestand bereit. Käufer entscheiden oft auf der Grundlage dieser Informationen, bei welchem Lieferanten sie bestellen.

Lieferzeit Machen Sie zuverlässige Angaben zur Lieferzeit und rechtzeitigen Lieferung. Es ist wichtig, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Auf dieser Grundlage entscheiden Benutzer oft, bei welchem Lager sie kaufen.

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Häufig gestellte Fragen

Gibt es Gebühren?

Für die Bereitstellung Ihres Rahmenvertragskataloges über die Infrastruktur von Unite fallen für Sie als Lieferant KEINE Kosten an.

Wer kann meinen Katalog sehen?

Der Inhalt Ihres Katalogs wird vertraulich behandelt und ist nur für die MPG in einer geschützten Umgebung innerhalb von Unite zugänglich.

Wer ist technischer Ansprechpartner bei Fragen zu Ihrem Katalog und wie kann ich diesen erreichen nach Zuschlag erreichen?

E-Mail: support@unite.eu