RV VoIP-VC 2026 - A.1_Leistungsbeschreibung_Stand_19102026.docx

Leistungsbeschreibung

Leistungsgegenstand und Leistungspflichten des Auftrag­nehmers

Allgemeine Beschreibung der Leistung

Die Generalverwaltung (GV) der Max-Planck-Gesellschaft betreibt eine zentralisierte Voice-over-IP basierende Telekommunikations-Plattform für die Generalverwaltung und angeschlossene Max-Planck-Institute. Nach Abschluss einer erfolgreichen Pilotphase mit der GV und einigen weiteren beteiligten Instituten ist dieser VoIP-Service nun für die Nutzung durch alle Institute durch den Verwaltungsrat der Max-Planck-Gesellschaft verpflichtend vorgeschrieben, so dass diese sukzessive bei Bedarf auf diese Lösung umgestellt werden.

Die VoIP- Video-Telekommunikationsplattform besteht aktuell aus einem zentralen Cluster mit den bereits vorhandenen Cisco Unified Communications Managern zur zentralen Steuerung von ca. 14000 Nebenstellen zuzüglich Presence Servern und Voicemail Servern sowie lokalen Cisco Voice Gateways an jedem Standort für die Kommunikation in das öffentliche Vermittlungsnetz. Die Signalübertragung erfolgt dabei verschlüsselt über das LAN/WAN Netzwerk der MPG und die lokalen Voice Gateways an den Standorten sind mit Survivability Funktion ausgestattet, so dass die hohen Anforderungen der IT-Sicherheitsbeauftragten und Datenschutzbeauftragten der MPG an Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Telekommunikationsdienste sichergestellt werden.

Die Provisionierung und Administration der Teilnehmer erfolgt mit dem Provisionierungssystem TiM von Aspiria, das mandantenfähig und rollenbasierend für zentrale Administratoren, lokale Administratoren der Institute und für die Konfiguration des eigenen Endgerätes durch die Anwender genutzt wird. Dieses Provisionierungssystem unterstützt ausschließlich das Cisco System. Für den weiteren Ausbau des VoIP Services an den Instituten wird für jeden Teilnehmer eine TiM-Lizenz benötigt.

Zusätzlich werden erweiterte Leistungsmerkmale und Komfortfunktionen für Chef/Sekretariats-Schaltungen mit einem zusätzlichen Modul von TiM von Aspiria auf Cisco Telefonapparaten bereitgestellt.

Die Benutzerverwaltung der Telekommunikationsplattform und Rechtevergabe erfolgt über die Anbindung an das Active Directory der MPG.

Die Vermittlungsplätze werden über einen bereits vorhandenen PeterConnects Server von ANYWHERE365 realisiert, der an das Cisco VoIP-Telefoniesystem angebunden ist und die Vermittlungsplatz-Funktionen an den jeweiligen Vermittlungsplatz Clients bereitstellt. Für den weiteren Ausbau des VoIP Services an den Instituten werden dafür entsprechende Client-Lizenzen benötigt.

Als zentraler Faxserver wird das Produkt OfficeMaster Suite von Ferrari electronic AG eingesetzt.

Die DECT-Systeme und –Teilnehmer der Institute werden ebenfalls an die VoIP Telekommunikationsplattform angeschlossen, so dass plattformübergreifende Vermittlungsfunktionen und Leistungsmerkmale zur Verfügung stehen. Dazu werden die Systeme über IP-DECT Basisstationen, DECT Gateways und das Schnittstellen-/Integrationssystem Unite von Ascom an den Cisco Callmanager Cluster und das Active Directory der MPG gekoppelt.

Nach Beschlüssen durch Verwaltungsrat, Gesamtbetriebsrat, Datenschutzbeauftragter und IT-Sicherheitsbeauftragten ist dieses beschriebene System mit den darin bestimmten Leistungsmerkmalen festgelegt als verbindlich einzusetzendes Telefonie- und Videosystem der Max-Planck-Gesellschaft.

Die geforderte Verschlüsselung der Signalübertragung kann ausschließlich mit Cisco Endgeräten realisiert werden. Die Notlauftelefonie, realisiert durch die Survivability Funktion mit automatischem Fallback, ist für den Laborbetrieb einer Forschungseinrichtung existenziell und kann nur mit Cisco Endgeräten realisiert werden.

Die in den Instituten installierten Ericsson DECT Systeme sind kompatibel mit den Ascom Systemen und können durch kostenlosen Firmware Upgrade an Ascom DECT Systemen betrieben werden. Die vom Datenschutzbeauftragen der MPG geforderte Verschlüsselung der Signalübertragung, auch für DECT-Telefonie, kann zwischen den DECT Telefoniesystemen und dem Cisco VoIP Telefoniesystem ausschließlich mit dem Ascom DECT System realisiert werden.

Aufgrund der in den Instituten vorhandenen Arbeitsplätze in Labor- und Forschungsumgebungen ist eine BGR-139-konforme (berufsgenossenschaftskonforme) Personen-Notsignal-Anlage vorgeschrieben. Diese Anforderung kann in Kombination mit dem Cisco VoIP-Telefoniesystem nur mit der DECT-Lösung der Firma Ascom realisiert werden.

Außerdem ist das IP-DECT System von Ascom von Cisco als bestätigte "Solutions Incentive Program (SIP)"-Lösung anerkannt, wodurch die gegenseitige Kompatibilität beider Systeme auf für zukünftige Releases gewährleistet ist.

Aufgrund des Leistungsbestimmungsrechts des Auftraggebers erfolgt die Beschaffung für den weiteren Ausbau des Telefonie- Videosystems auf genau diesem VoIP-Telefonie- Videosystem der Max-Planck-Gesellschaft auf Grundlage der folgenden Leistungsbeschreibung.

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist daher die bedarfsweise Beschaffung von

• Cisco Endgeräten (Telefonie und Videokonferenz), Wartung und Zubehör (Cisco Endgeräte können nach Herstellervorgaben zwingend nur in Verbindung mit einem Wartungsanteil beschafft werden und die Wartungslizenzen müssen gleichzeitig den Seriennummern der Geräte zugeordnet werden, weshalb beide Bestandteile in Los 1 zusammengefast werden).
• Ascom DECT Geräten, die für den Betrieb der Ascom DECT Anlagen und die Anbindung an das Cisco VoIP Telefoniesystem erforderlich sind (DECT Handsets, Komponenten zur Funkversorgung, Lokalisierung, Server) und Zubehör sowie Wartungsleistungen (Los 2).
• Software/Lizenzen, die für den Betrieb der Telefonie- und Video-Endgeräte (Cisco Videokonferenzsysteme, Cisco IP-Telefone, analoge Endgeräte, DECT Endgeräte, Third-Party-SIP Clients und Cisco Client Software) an dem Cisco VoIP Telefonie- Videosystem sowie an den Ascom DECT-Systemen benötigt werden sowie für die eingesetzte Vermittlungsplatz Anwendung PeterConnects von ANYWHERE365, den eingesetzten Faxserver OfficeMaster Suite von Ferrari electronic AG und das Provisionierungssystem TiM von Aspiria (Los 3).
• Videokonferenz-Anzeigesystemen (Monitore und Projektoren für Teams, Besprechungs- und Konferenzräume) mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen, Serviceleistungen und Zubehör (z. B. Wand- Deckenhalterung, fahrbare Gestelle, Lautsprecher, Kabel usw.) (Los 4)

Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG benötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss von den künftigen Auftragnehmern angeboten werden und über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.

Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und von den Auftragnehmern anzubietende Produktportfolio in Bezug auf Los 4 lässt sich durch folgende drei Geräteklassen charakterisieren, die in den Wettbewerb gestellt werden:

• Geräteklasse 1: Team-Monitore/-Projektoren
• Geräteklasse 2: Besprechungsraum-Monitore/-Projektoren
• Geräteklasse 3: Konferenzraum-Monitore/-Projektoren

mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen.

Mit umfasst vom hiesigen Vergabeverfahren und damit Vergabegegenstand sind neben der Lieferung von Videokonferenz-Monitoren und -Projektoren auch Serviceleistungen/Instandhaltungsleistungen sowie die Beschaffung von Zubehör für Videokonferenz-Monitoren und -Projektoren aus einem vielfältigen Sortiment.

Nicht Gegenstand der Leistung sind jedoch „Arbeitsplatz“-Monitore (mit z.B. einer Bildschirmdiagonale von weniger als 48“), die von den Bedarfsträgern der MPG über eine andere Rahmenvereinbarung bezogen werden.

Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen sämtliche Geräte, Lizenzen und das jeweilige Zubehör eigenständig im Online-Shop innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments auswählen sein. Zudem müssen sie hierfür den Einzel- und Gesamtpreis angezeigt bekommen. Zusätzlich müssen im Online-Shop für jeden angebotenen Gerät auch Serviceleistungen/Instandhaltungsleistungen/Wartungsverträge individuell auswählbar sein. Die Generalverwaltung sowie die Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft müssen die in den Wettbewerb gestellten Leistungen eigenständig im eProcurement-Systems der MPG (= digitaler MPG-Marktplatz) innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments auswählen können (vgl. Kapitel 2).

Vielfalt des Angebotssortiments, Abdeckung der Geräteklassen und Herstellerbindung

Neben dem allgemeinen Ziel einer wirtschaftlichen Beschaffung von Cisco-Endgeräten, Zubehör, analoge Gateways und Software/Lizenzen für das Cisco VoIP Telefonie-Videosystem der MPG und Ascom DECT Endgeräte, Gateways, Basisstationen und Managementsysteme zur Anbindung an das Cisco VoIP-Telefonie- und -Videosystem und den beschriebenen weiteren Leistungen soll über die hier in den Wettbewerb gestellte RV auch eine Produktvielfalt in Bezug auf Los 4 des Angebotssortiments während der Vertragslaufzeit erreicht werden. Dies wird zum einen durch die Anzahl der der Hersteller erreicht die der Auftragnehmer in sein Portfolio aufzunehmen hat. Zum anderen müssen die RV-Partner in ihrem Angebotssortiment die im Kapitel 1.3.4 charakterisierten Geräteklassen vollständig abdecken. Sie sind verpflichtet, die vertragsgegenständlichen Produkte der jeweils von ihnen benannten Herstellern während der gesamten Vertragslaufzeit beizubehalten.

Der Bieter muss in seinem Angebot jeweils drei Hersteller für Monitore und drei Hersteller für Projektoren in Bezug auf Los 4 benennen und somit auch das genannte Formblatt als Teil seines Angebots abgeben.

Um sicherzustellen, dass eine Hersteller- und Produktvielfalt innerhalb der Rahmenvereinbarung und mit Blick auf die späteren Einzelauftragsvergaben erreicht wird, muss sich jeder Bieter mit Angebotsabgabe auf jeweils drei verschiedene Hersteller festlegen.

Der Bieter hat zum Nachweis der Herstellerbindung eine Bestätigung der jeweiligen Herstellers beizufügen.

Anforderungen an das anzubietende Sortiment

1.3.1 Los 1: Cisco Endgeräte, Cisco Videokonferenzgeräte und Zubehör

Der Bieter muss alle Artikel aus den nachfolgend aufgeführten Cisco Produktkategorien und Unterkategorien anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen. In jeder Kategorie sind ein oder mehrere Artikel aufgeführt, die entweder dem aktuellen Bedarf entsprechen oder als Repräsentant dieser Kategorie für einen potenziellen zukünftigen Bedarf stehen.

Die nachfolgend aufgeführten Endgeräte und Zubehör müssen im Online-Shop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein (vgl. Anlagen E.4 und E.5).

Der Videokonferenzservice des Auftraggebers basiert auf einer Cisco Unified Communications Manager Infrastruktur. Für bestmögliche Integration werden Videokommunikationsgeräte von Cisco eingesetzt und für den zukünftigen Bedarf angefordert.

Das Spektrum des Sortiments an Videokonferenzgeräten wird für den kalkulatorischen Warenkorb über folgende drei (3) Geräteklassen definiert:

Geräteklassen:

• Desktop Videokonferenzgeräte
• Modulare Videokonferenzgeräte (Codecs)
• Integrierte Videokonferenz-Raumsysteme (u.a. Cisco Boards)

Referenzgeräte für die Geräteklasse „Desktop Videokonferenzgeräte“:

• Cisco Room Bar (Desktop Videokonferenzgerät Standard)
• Cisco Desk Pro G2 (Desktop Videokonferenzgerät Komfort)

Referenzgeräte für die Geräteklasse „Modulare Videokonferenzsysteme (Codecs)“

• Cisco Room Kit EQ (Modulares Videokonferenzgerät Besprechungsraum)
• Cisco Room Kit Pro G2 (Modulares Videokonferenzgerät Konferenzraum)

Referenzgeräte für die Geräteklasse „Integrierte Videokonferenz-Raumsysteme“

• Cisco Board Pro 55 G3 (Videokonferenzgerät-Komplettsystem-Besprechungsraum)
• Cisco Board Pro 75 G2 (Videokonferenzgerät-Komplettsystem-Besprechungsraum)
• Cisco Board Pro 75 G3 (Videokonferenzgerät-Komplettsystem-Besprechungsraum)
• Cisco Room Kit EQX (Videokonferenzgerät-Komplettsystem-Konferenzraum)

Das Sortiment des Online-Shops hat neben den Cisco Videokonferenzgeräten und Cisco Endgeräten auch das zugehörige Zubehör zu beinhalten. Folgendes exemplarisches Zubehör muss über den Online-Shop abrufbar und bestellbar sein. Dabei handelt es sich nicht um eine abschließende Aufzählung:

• Anschlusskabel (Netzkabel, Video-Anschlusskabel) in verschiedenen Ausführungen und Längen;
• Adapter für verschiedene Anschlussmöglichkeiten;
• Bedieneinheiten, Fernbedienung;
• Befestigungsaufnahmen (Wandbefestigung, Standfüße);
• Zusätzliche anschließbare Lautsprecher;
• Zusätzlich anschließbare Mikrofone;
• Netzteile;
• Tischladegeräte;
• Kopfhörer;
• Schutzhüllen;
• Hörerkabel;
• Adapter;
• Mikrofone (Tisch-, Decken- Funk-Mikro. mit Empfänger);
• Halterungen für Monitore und Projektoren;
• Lautsprecher für Monitore;
• usw.

Der Bieter muss Cisco Support – Standard Wartung für alle wartungsfähigen Cisco Endgeräte anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen.

Für die nachfolgend aufgeführten Endgeräte muss die Cisco Support – Standard Wartung mit Service Level 8x5xNBD und einer Laufzeit von einem Jahr im Angebot enthalten sein und die Preise dazu im Preisblatt angegeben werden. Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

1.3.2 Los 2: Ascom DECT-Geräte und Zubehör

Der Bieter muss alle Artikel aus den nachfolgend aufgeführten Ascom Produktbereich anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen. Die aufgeführten Artikel stellen entweder den aktuellen Bedarf dar oder stehen als Repräsentant in diesem Produktbereich für einen potenziellen zukünftigen Bedarf.

Die nachfolgend aufgeführten Ascom DECT Geräte und Zubehör müssen im Onlineshop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

Das Spektrum des Sortiments an DECT-Geräten wird für den kalkulatorischen Warenkorb über folgende fünf (5) Warengruppen definiert:

Warengruppen:

• Handsets
• Komponenten zur Funkversorgung
• Lokalisierung
• Server
• Zubehör

Der Bieter muss ON-Call Wartung (z.B. als separate Warengruppe) für alle Ascom DECT-Geräte und Zubehör anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen .

Für die nachfolgend aufgeführten Ascom DECT-Geräte und Zubehör muss ON-Call Wartung mit den Laufzeiten ein (1) Jahr, drei (3) Jahre sowie fünf (5) Jahre im Angebot enthalten sein und die Preise dazu im Preisblatt angegeben werden. Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

ON-Call Wartung wird wie folgt spezifiziert:

• Supportzeit: Mo. – Fr. von 08:00 Uhr – 17:00 Uhr
  • Supportzeit ist die Zeitspanne, in der Störungsmeldungen aufgenommen und bearbeitet werden.
• Reaktionszeit: 1 Stunde
  • Alle eingehenden Störungsmeldungen werden während der vereinbarten Supportzeit innerhalb von 1 Stunde bestätigt (telefonisch oder via E-Mail).
• Interventionszeit: 6 Stunden (während der Supportzeit)
  • Als Interventionszeit gilt die Zeit zwischen dem Anruf an die Service-Hotline des Auftragnehmers und dem fachkundigen Eingriff mittels Fernwartung.
• Weiterhin ist innerhalb der Supportzeit ein Support Center mit folgenden Anforderungen vorzusehen:
  • Erfassung der eingesetzten Komponenten im Service System
  • Bereitstellen von fachkundigem Personal am Telefon
  • telefonische Unterstützung und Beratung zur Störungseingrenzung
  • Störungsbehebung durch fachkundigen Eingriff mittels Fernwartung / Remote Unterstützung
• Es muss sichergestellt werden, dass die Interoperabilität der angebotenen Ascom Systeme – die zu einem erheblichen Anteil auf dem IP-Protokoll basieren – mit beim Auftraggeber vorhandenen IP-basierenden Systemen auch zukünftig gewährleistet wird.

Ferner sind alle Maßnahmen, die der Hersteller zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft der jeweils eingesetzten Programmversion für erforderlich hält, beinhaltet, ggf. werden technische Änderungen und Verbesserungen (Software-Updates) mittels der Hersteller Entwicklungsabteilung initiiert und durchgeführt.

Während der vereinbarten Laufzeit werden alle vom Hersteller freigegebenen Programmversionen, die der Verbesserung der allgemeinen Stabilität und Leistungsoptimierung dienen, kostenneutral zur Verfügung gestellt.

Das Einbringen (Dienstleistung) von Software Updates / Upgrades in das System wird vom Auftraggeber oder vom Betriebsdienstleister selbst erbracht.

Der Auftraggeber oder der Betriebsdienstleister erhalten Zugriff auf neue SW Releasestände des Herstellers.

Die Fernwartung erfolgt über die vom Auftraggeber bereitgestellte Infrastruktur mittels personenbezogener Zugänge.

Die oben beschriebenen Wartungsleistungen werden durch den Auftraggeber beauftragt. Die Inanspruchnahme kann dabei sowohl durch den Auftraggeber selbst sowie durch den mit der Gesamtbetriebsverantwortung beauftragten Dienstleister erfolgen.

Sollten erweiterte Wartungsleistungen institutsbezogen notwendig sein, werden diese gesondert vereinbart.

1.3.3 Los 3: Software Lizenzen

• Cisco Software/Lizenzen:

Der Bieter muss alle Lizenzen/Software aus den nachfolgend aufgeführten Cisco Produktkategorien und Unterkategorien anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen. In jeder Kategorie sind ein oder mehrere Artikel aufgeführt, die entweder dem aktuellen Bedarf entsprechen oder als Repräsentant dieser Kategorie für einen potenziellen zukünftigen Bedarf stehen.

Die nachfolgend aufgeführten Produkte müssen im Onlineshop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

Das Spektrum des Sortiments an Cisco Software und Lizenzen wird für den kalkulatorischen Warenkorb über folgende vier (4) Warengruppen definiert:

Warengruppen:

• Cisco Unified Communications Manager
• Cisco Unified Border Element
• Cisco Expressway
• Cisco Unity Connection

• Ascom Software/Lizenzen

Der Bieter muss alle Lizenzen/Software aus den nachfolgend aufgeführten Ascom Produktbereich anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen. Die aufgeführten Artikel stellen entweder den aktuellen Bedarf dar oder stehen als Repräsentant in diesem Produktbereich für einen potenziellen zukünftigen Bedarf.

Die nachfolgend aufgeführten Produkte müssen im Onlineshop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

Das Spektrum des Sortiments an Ascom Software und Lizenzen wird für den kalkulatorischen Warenkorb über folgende Warengruppe definiert:

• Ascom Lizenzen

• Aspira TiM-Lizenzen/Software:

Provisionierung der Teilnehmer und die Administration der Teilnehmer durch Administratoren oder durch die Benutzer selbst erfolgt mit dem Provisionierungs-Tool TiM von Aspiria. Die Anzahl der benötigten Lizenzen/Software entspricht der Anzahl der am CUCM (Cluster) eingetragenen Phones (Hard- und Softphones). D.h. für jedes Endgerät muss eine TiM Lizenz/Software für jedes der aktiven TiM Module beschafft werden. Zusätzlich wird für alle Lizenzen/Software die Softwarewartung benötigt.

Der Bieter muss die nachfolgend aufgeführten Lizenzen/Software für TiM anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen.

Die nachfolgend aufgeführten Lizenzen/Software müssen im Onlineshop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Produkte muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

Das Spektrum des Sortiments an Aspira TiM-Lizenzen und Software wird für den kalkulatorischen Warenkorb über die folgende 2 (zwei) Warengruppen definiert:

Warengruppen:

• Aspiria TiM Lizenzen
• Aspiria Maintenance

• PeterConnects Lizenzen/Software:

Der Bieter muss alle Lizenzen für die Vermittlungsplatz Software PeterConnects Attendant System von ANYWHERE365 anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen. Die aufgeführten Artikel stellen entweder den aktuellen Bedarf dar oder stehen als Repräsentant in diesem Produktbereich für einen potenziellen zukünftigen Bedarf.

Die nachfolgend aufgeführten Produkte müssen im Onlineshop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

Das Spektrum des Sortiments an PeterConnects Lizenzen und Software wird für den kalkulatorischen Warenkorb über folgende zwei (2) Warengruppen definiert:

Warengruppen:

• Workstation licenses for Cisco Unified Communications Manager
• Workstation options

• Ferrari Electronic OfficeMaster Suite Lizenzen/Software:

Der Bieter muss alle Lizenzen für die Software OfficeMaster von Ferrari Electronic anbieten und im Sortiment des Online-Shops führen. Die aufgeführten Artikel stellen entweder den aktuellen Bedarf dar oder stehen als Repräsentant in diesem Produktbereich für einen potenziellen zukünftigen Bedarf.

Die nachfolgend aufgeführten Produkte müssen im Onlineshop auswählbar sein.

Für alle aufgeführten Artikel und Kategorien muss das Preisbildungsmodell nachvollziehbar sein.

Das Spektrum des Sortiments an Ferrari Electronic OfficeMaster Lizenzen und Software wird für den kalkulatorischen Warenkorb über folgende Warengruppe definiert:

• Ferrari Electronic System Lizenzen

1.3.4 Los 4: Videokonferenz-Monitore, -Projektoren und Zubehör

Zur Anzeige von Videoinhalten an modularen Videokonferenzgeräten (Codecs) werden für diesen Verwendungszweck spezielle Videokonferenz-Monitore oder Projektoren benötigt.

• Team-Monitor/-Projektor – zur Nutzung bei Videokonferenzen in Teambesprechungen mit wenigen Teilnehmern in Büroräumen oder kleinen Besprechungsräumen.
• Besprechungsraum-Monitor/-Projektor - zur Nutzung bei Videokonferenzen in mittelgroßen Besprechungsräumen mit mehreren Teilnehmern, bedarfsweise mit Schnittstellen zur Mediensteuerung.
• Konferenzraum-Monitor/-Projektor - zur Nutzung bei Videokonferenzen in großen Besprechungsräumen / Konferenzräumen in gehobener Ausstattung mit vielen Teilnehmern, bedarfsweise mit Schnittstellen zur Mediensteuerung.

Das Sortiment des Online-Shops hat neben Monitoren und Projektoren auch Monitor- und Projektoren-Zubehör zu beinhalten. Folgendes exemplarisches Monitor-Zubehör muss über den Online-Shop abrufbar und bestellbar sein. Dabei handelt es sich nicht um eine abschließende Aufzählung:

• Anschlusskabel (Netzkabel, Video-Anschlusskabel) in verschiedenen Ausführungen und Längen;
• Adapter für verschiedene Anschlussmöglichkeiten;
• Fernbedienung;
• Zusätzliche anschließbare Lautsprecher;
• Befestigungsaufnahmen (VESA-Halter, alternative Aufsteller, , Standfüße, Wandbefestigung (Monitore), Wand- / Deckenhalterungen (Projektoren));
• Objektive für Projektoren
• Projektor-Lampen
• etc.

Das Spektrum des erforderlichen Sortiments (d. h. das von der MPG benötigte Produktportfolio) für Monitore und Projektoren im Online-Shop des Auftragnehmers wird durch die in den folgenden Tabellen aufgeführten Beispiel-Geräteklassen charakterisiert.

Monitore:

Projektoren:

Die Übergänge zwischen den charakterisierenden Geräteklassen sind fließend.

Anzubieten ist durch den Auftragnehmer damit ein Sortiment von Monitoren und Projektoren im Spektrum der vorstehend genannten Geräteklassen, mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen, sowie entsprechendem Zubehör. Es müssen also Monitore und Projektoren im Spektrum des Angebotssortiments, welches durch die genannten Geräteklassen charakterisiert ist, im Online-Shop auswählbar sein.

Die entsprechende Ausstattung der im Sortiment des Online-Shops für die MPG angebotenen Geräte muss im Online-Shop beschrieben werden.

Die Beschreibungen der Ausstattungsmerkmale in der obigen Tabelle dienen ausschließlich der Verdeutlichung der Beispiel-Geräteklassen für Monitore und Projektoren, die wiederum beispielhaft für den Umfang des Sortiments stehen. Diese Beispiele bilden typische Konfigurationen nach; sie stellen aber keine abschließenden oder konkreten Anforderungen an die jeweilige Geräteausstattung dar, die von den Bedarfsträgern im Einzelfall bestellt werden. Die Bedarfsträger der MPG müssen im Online-Shop die Möglichkeit haben, die benötigten Monitore und Projektoren und das dazu passende Zubehör innerhalb des vereinbarten Sortiments individuell zusammenzustellen, soweit eine Individualisierung technisch möglich ist.

Weitere Anforderungen an das anzubietende Sortiment

Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung müssen vom Auftragnehmer direkt in den digitalen MPG-Marktplatz über sog. Statische Kataloge überführt werden und darüber unmittelbar von den jeweiligen Nutzern abgerufen werden können.

Es wird zudem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sog. „Refurbished Komponenten“ (z.B. werksüberholte oder nach Auslieferung an einen Kunden wieder zurückgenommene Komponenten) nicht vom Leistungsgegenstand umfasst sind und somit das Angebot solcher Komponenten nicht zugelassen ist. Auf dem digitalen MPG-Marktplatz sind ausschließlich zum Bestellzeitpunkt fabrikneue Komponenten auf dem jeweiligen aktuellen Stand der Technik anzubieten.

Auf dem digitalen MPG-Marktplatz muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehörige Komponenten und Zubehör mit- oder nachzubestellen.

Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom jeweiligen Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten (vgl. insbesondere Kapitel 10 zur Technologiegleitklausel).

Für alle Geräte, die den Bedarfsträgern der MPG über die Rahmenvereinbarung angeboten und verkauft werden, gelten die folgenden Regelungen (vgl. auch Anlage E.3 „Ausstattungsmerkmale der Referenzgeräte“):

Neben den funktionalen/technischen Vorgaben zu den Geräteklassen sind generell folgende weitere Aspekte von Bedeutung:

Im Online-Shop muss der Auftragnehmer die Aspekte Energieverbrauch, Geräuschemission und Umwelteigenschaften bei den einzelnen Produkten entsprechend kennzeichnen.

Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme eingesetzt. Der Zugriff auf die eventuell vorhandene Konfigurationsoberflächen der im Sortiment des Online-Shops des Anbieters angebotenen Hardware muss folglich mit Browsern möglich sein, die unter diesen Betriebssystemen ausführbar sind. Diese Geräte sind vom Leistungsgegenstand mit umfasst.

eProcurement-System der MPG (digitaler MPG-Marktplatz)

Mit Abgabe eines Angebots erklärt der Bieter, dass er die Kataloganbindung gemäß den beschriebenen Anforderungen aus diesen Vergabeunterlagen und der Rahmenvereinbarung kostenlos für den Auftraggeber realisiert, implementiert, fristgerecht durch Integration in den digitalen MPG-Marktplatz (über sog. Statische Kataloge; nicht über PunchOut-Shops) abbildet, über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vorhält.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-01-A der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Auf dem digitalen MPG-Marktplatz agieren die registrierten Rahmenvertragspartner von Liefer- und Dienstleistungen. Diese Rahmenvertragspartner stellen ihre Rahmenvertragsprodukte im digitalen MPG-Marktplatz zur Verfügung, sodass sich die MPG-Mitarbeitenden über eine funktionale Suchfunktion geeignete Produkte mit Rahmenvertrags-Preisen anzeigen lassen und auswählen können.

Kurzdarstellung des eProcurement-Systems der MPG und Kataloganforderungen

Das eProcurement-System der Max-Planck-Gesellschaft ist eine interne Beschaffungsplattform für Bedarfsformulierung und Genehmigung. Herzstück des Systems sind Kataloge mit MPG-spezifischen Preisen, die vergaberechtskonform vergebene Abrufverträge inhaltlich abbilden und allen Systemnutzern zum einfachen Abruf zur Verfügung stehen. Das System wird derzeit von über 10.000 Nutzern an über 85 Einrichtungen der MPG genutzt. Technisch basiert das System auf der Produktlinie SAP SRM 7.0 inkl. Anbindung über das SAP NetWeaver Enterprise Portal, dem SAP MM Modul des ERP-Backendsystems, sowie dem digitalen MPG-Marktplatz und dem SAP Business Connector (siehe Anlage A.2 und Anlage A.3).

Durch Warengruppenteams werden im Rahmen der Vorbereitung solcher oben erwähnten Abrufrahmenverträge in großem Umfang überregional gemeinsame Bedarfe bei Verbrauchsmaterialien institutsübergreifend identifiziert und anschließend in den Wettbewerb gestellt.

Die abgeschlossenen Abrufverträge werden im Rahmen des eProcurement-Systems der Max-Planck-Gesellschaft an den digitalen MPG-Marktplatz angebunden, in dem auch die Produktsuche und die Zusammenstellung des Warenkorbes erfolgt. Die generierten Bedarfsmeldungen werden nach Durchlauf eines elektronischen Genehmigungsverfahrens an das angeschlossene ERP-System übertragen und von dort an den/die den Zuschlag erhaltende/-n Lieferanten elektronisch übertragen.

Auf die elektronischen MPG-Kataloge haben alle Bedarfsträger der unter § 3 der Rahmenvereinbarung genannten Einrichtungen jeweils von Ihren Arbeitsplätzen unmittelbar Zugriff.

Der/die den Zuschlag erhaltende/-n Lieferant/-en verpflichtet/verpflichten sich, beim Aufbau der elektronischen Kataloge mitzuwirken und die hierzu erforderlichen Katalogdaten in dem benötigten Format und der benötigten Form, fristgerecht zur Verfügung zu stellen.

Das Laden der Kataloge muss direkt durch den Auftragnehmer erfolgen.

Detaillierte Informationen entnehmen Sie bitte dem beigefügten Lieferantenhandbuch (von Unite) in Anlage A.2.

Der Auftragnehmer ist außerdem verpflichtet im Rahmen der Darstellung seiner Produkte, diese nach den gesetzlichen Vorgaben insbesondere aus den §§ 4, 5 GefStoffV (z. B. Sicherheitsdatenblatt) und gem. § 3 ProdSG zu kennzeichnen und im Katalogsystem, sämtliche produktrelevanten Informationen abrufbar beizufügen bzw. zur Verfügung zu stellen.

Im Falle von Bietergemeinschaften (vgl. Anlage D.2) muss der dort angesprochene verantwortliche Ansprechpartner im Zusammenhang mit dem Aufbau des elektronischen Kataloges sicherstellen, dass die Bietergemeinschaft nur über einen Katalog abgebildet, sowie nur eine Anlaufstelle für elektronische Bestellungen, eingerichtet wird. Die Weitergabe von elektronischen Auftragserteilungen innerhalb der Bietergemeinschaft ist durch diese intern zu regeln und dem Auftraggeber bei Angebotsabgabe aufzuzeigen.

Um zeitgerecht zum 01.02.2027 die Produkte im elektronischen Katalog der MPG mit den Angebotspreisen abbilden zu können, muss der Auftragnehmer unverzüglich mit der Katalogerstellung beginnen und diese Daten schnellstmöglich, spätestens jedoch bis sechs Wochen nach Zuschlagserteilung in den digitalen MPG-Marktplatz laden, um dem Auftraggeber die Prüfung und Abnahme zu ermöglichen.

Einhaltung des vertragsgegenständlichen Sortiments

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, in seinem Katalog ausschließlich das vertragsgegenständliche Sortiment aufzunehmen.

Technologieveränderungen und Weiterentwicklungen sind vom Auftragnehmer bei den im Sortiment enthaltenen oder aufzunehmenden Artikeln zu berücksichtigen (siehe Technologiegleitklausel in Kapitel 10).

Das Sortiment der Artikel im Online-Shop umfasst im Kern die in allen Losen genannten Produkte, die in Kapitel 1.3 charakterisiert wurden. Im Online-Shop sind zu jedem Produkt detaillierte Angaben zu machen. Zu diesen Angaben zählen insbesondere, aber nicht abschließend:

• alle technischen und funktionalen Parameter, die den Artikel eindeutig beschreiben;
• die Verfügbarkeit oder die Lieferfrist;
• der Lieferumfang;
• die Anschlussmöglichkeiten (inkl. verfügbare Adapter), gilt nicht für Los 3;
• die Energieeffizienz (Zertifizierungen, z.B. EnergyStar) soweit anwendbar, gilt nicht für Los 3;
• der Energiebedarf, gilt nicht für Los 3;
• kompatible Kabel, gilt nicht für Los 3;
• der für die MPG gültige Kaufpreis sowie die Kosten für die Serviceleistungen.

Je Artikel sind zumindest die Angaben zu machen, die entsprechend marktüblich sind.

Das Sortiment des Online-Shops hat neben Cisco-Endgeräten, Ascom DECT-Geräten, Cisco Videokonferenzgeräten, Software/Lizenzen, Monitoren und Projektoren auch entsprechendes Zubehör zu beinhalten. Das Zubehör muss über den Online-Shop abrufbar und bestellbar sein..

Berichtswesen / Reports

Zur Überprüfung aller Aktivitäten im Katalog muss der Auftragnehmer die folgenden zwei Berichte erstellen und dem Auftraggeber zumindest quartalsweise in elektronischer Form übermitteln.

Bericht über Einzelaufträge

Um einen Überblick über die Einzelaufträge aus dem Vertrag zu erhalten, muss der Auftragnehmer quartalsweise und jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers einen Report über das Einzelauftragsvolumen erstellen und diesen an den Auftraggeber übermitteln. In dem Report sind folgende Angaben zu machen:

• Bezeichnung des bestellenden Instituts;
• Art und Anzahl der abgerufenen Artikel;
• Aufstellung der in der Lieferung enthaltenen Komponenten;
• Angabe der Leistung
• Preis der abgerufenen Artikel;
• Bestell- und Lieferdatum;
• Auftrags- und Rechnungsnummer.

Bericht über das vereinbarte Sortiment

Um einen Überblick über die während der Vertragslaufzeit jeweils im Katalog angebotenen Komponenten zum Zwecke der Überprüfung der Vertragsgemäßheit des Katalogs zu gewährleisten, muss der Auftragnehmer quartalsweise und jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers einen Report über die im Katalog befindlichen Komponenten erstellen und diesen an den Auftraggeber übermitteln. In dem Reporting sind folgende Angaben zu machen:

• Bezeichnung des Artikels im Katalog;
• Preis gemäß Rahmenvereinbarung (Preisbildungsmodell und Preisangaben einschließlich etwaiger Preisnachlässe für Sonderaktionen);
• Aktuell gültige Bezugspreislisten. Diese sind dem Bericht als Anlage beizufügen;
• letzte Preisanpassung (Datum);
• Zuordnung zu Preisbildungsmodell und Preisangaben (über diese Zuordnung muss es möglich sein, dass ein Preis nachgerechnet werden kann);
• aktuelle Umweltdaten.

Das Format zur elektronischen Übermittlung dieser Berichte ist mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Berichte sollen so beschaffen sein, dass die enthaltenen Informationen vom Auftraggeber weiterverarbeitet werden können.

Spezifikation von Referenzkonfigurationen

Dieses Kapitel betrifft Los 4:

Die für den Vergleich der jeweiligen Angebote definierten Referenzkonfigurationen bilden hinsichtlich der technischen Parametrisierbarkeiten und funktionalen Eigenschaften ein möglichst breites Spektrum des vertragsgegenständlichen Sortiments ab, anhand dessen die Leistung der Bieter beurteilt werden soll. Dafür werden je Referenzkonfiguration verschiedene Ausstattungsmerkmale definiert (siehe nachfolgende Tabelle). Die Einhaltung der Ausstattungsmerkmale ist ein entscheidendes Kriterium, um die Vergleichbarkeit der jeweiligen Angebote zu gewährleisten.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-02.01-B bis ZK-02.36-B der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Bestellung und Lieferung

Ablauf der Bestellung

Der Standard-Bestellprozess läuft in folgenden Schritten ab: Ein Bedarfsträger (z.B. Institut) hat Bedarf an einer oder mehreren Leistung(en) aus dem Rahmenvertrag (z.B aus dem Sortiment Monitore).

• Der Bedarfsträger erkundigt sich über das Rahmenvertragssortiment auf dem „digitalen MPG-Marktplatz“)
• Der Bedarfsträger stellt einen Warenkorb zusammen. Außerdem erhält er die Preise für jeden einzelnen Artikel und den Gesamtpreis jeweils auf Basis des Preisbildungsmodells. Ergibt der Einzelpreis einen Projektpreis, wird dieser der Bestellung zugrunde gelegt.
• Der zusammengestellte Warenkorb wird MPG-intern prozessiert (Genehmigungsprozess). Als Ergebnis wird eine Bestellung an den Auftragnehmer, wie in Anlage B.2 beschrieben, übersandt. Erst durch diesen Schritt erfolgt die rechtsverbindliche Bestellung und kommt der Einzelauftrag (Einzelvertrag) zustande.
• Der Auftragnehmer führt eine Eingangsprüfung der Bestellung durch und bestätigt die Bestellung unverzüglich nach Auftragseingang.
• Lieferung und Rechnungsstellung erfolgt nach den vertraglichen Modalitäten.
• Lieferung der Bestellung gemäß den vereinbarten Liefer­bedingungen. Die vom Auftragnehmer genannte Lieferfrist ist verbindlich. Mit Ablauf dieser Frist kommt der Auftragnehmer automatisch in Verzug, es sei denn, dass er den Verzug nicht zu vertreten hat.
• Rechnungsstellung durch den Auftragnehmer sowie anschließende Bezahlung durch den jeweils bestellenden Bedarfsträger (Institut).

Liefermodalitäten

Die Leistung muss vom Auftragnehmer für alle heutigen und zukünftigen Standorte der MPG im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland erbracht werden. Eine Aufzählung von bestellberechtigten Instituten und Einrichtungen entnehmen Sie bitte dem § 3 der Rahmenvereinbarung (Anlage B.1) und folgender Website: http://www.mpg.de

Die einheitliche Lieferfrist beträgt grundsätzlich maximal zehn (15) Werktage, beginnend ab dem Zeitpunkt des Eingangs der Bestellung beim Auftragnehmer. Diese oder eine kürzere Lieferfrist hat der Auftragnehmer im Online-Shop, der Auswahl und der Bestellbestätigung anzugeben. Lieferverzögerungen hat der Auftragnehmer dem bedarfsträger unverzüglich (= ohne schuldhaftes Zögern) anzuzeigen.

Die Frist für die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems richtet sich nach den Anforderungen, die bei der Bestellung spezifiziert werden. Bei der Beauftragung wird ein Termin definiert. Sofern nichts Abweichendes angegeben wird, gilt der Liefertermin als Termin für die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft.

Die Lieferung erfolgt DDP (Delivered Duty Paid) einschließlich aller Nebenkosten an den von dem jeweiligen Besteller genannten Lieferort in der Bundesrepublik Deutschland. Auf den Lieferscheinen und Rechnungen ist die jeweilige Bestellnummer zu vermerken. Bei jeder Lieferung ist der Auftragnehmer verpflichtet, auf Verlangen des Bedarfsträgers das Verpackungsmaterial zu entsorgen.

Der Empfänger ist vor der Lieferung, möglichst unter Angabe der Uhrzeit, rechtzeitig zu benachrichtigen. Bei der Lieferung sind die üblichen Dienstzeiten der Empfänger (Mo. – Do. von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr und Fr. von 8:00 Uhr – 14:00 Uhr) zu berücksichtigen.

Instandhaltungsleistungen

Dieses Kapitel betrifft Los 4:

Die Instandhaltung der gelieferten Geräte erfolgt primär auf Basis der gesetzlichen Gewährleistung sowie der vom Hersteller gewährten Garantie. Der Bieter hat im Angebot die jeweilige Garantielaufzeit des Herstellers jeweiligen explizit auszuweisen.

Die Instandhaltungsleistungen umfassen:

• Reparaturen und Supportleistungen gemäß den offiziellen Herstellerangaben (Hardware- und Softwaresupport),
• den Austausch defekter Komponenten und Zubehör entsprechend den Herstellervorgaben (z. B. bei Vorliegen einer Lifetime-Warranty).

Über die Herstellergarantie hinausgehende, freiwillig angebotene Garantieleistungen des Bieters sind im Angebot separat auszuweisen, werden aber bei der Bewertung der Angebote nicht berücksichtigt.

Produktdatenmanagement für Cisco Endgeräte (Los 1)

Pflege der Bestandsdaten und zur Provisionierung der Netzwerk-Infrastruktur und Telefoniesysteme wird gefordert, dass parallel zur Auslieferung der Waren die Lieferdaten elektronisch an eine zentrale Stelle der MPG übermittelt werden. Für Geräte, die mit einer Seriennummer und/oder einer MAC-Adresse versehen sind, müssen diese in den Lieferdaten enthalten sein. Gefordert wird die elektronische Bereitstellung einer tabellarischen Aufstellung der Lieferdaten in einem Format, das mit Excel weiterverarbeitet werden kann (.xlsx oder .xls), in der mindestens folgende Daten enthalten sind:

• Bestellnummer
• Lieferort
• Lieferdatum
• Enthaltene Artikel mit Artikelnummer
• Seriennummer je Artikel (wenn vorhanden)
• MAC-Adresse je Artikel (wenn vorhanden)

Diese Lieferdaten müssen an eine zentrale Stelle der MPG per E-Mail übermittelt werden, entweder als Anhang oder als autorisierter Link zum Download. Diese zentrale Stelle wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung bekanntgegeben.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-03-A der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Verwaltung von Cisco Support – Standard Wartungsverträgen (Los 1)

Der Auftraggeber legt großen Wert auf einen effizienten Betrieb des Cisco UC Telefonie- Videosystems mit Unterstützung durch externe Betriebsdienstleister (diese Dienstleistung ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung). Ein wichtiges Element dazu ist ein effizientes Vertragsmanagement für die Cisco Support – Standard Wartung mit dem der administrative Aufwand zur Vertragsverwaltung minimiert wird und externe Betriebsdienstleister, nicht der Auftragnehmer dieser Ausschreibung in die Lage versetzt werden, Wartungsfälle unterstützend abzuwickeln.

Dazu muss der Auftragnehmer alle bestellten Cisco Support – Standard Wartungslizenzen unentgeltlich in den Vertragsdatenbanken der Seriennummer des Endgerätes zuordnen, unabhängig davon, ob die Wartungslizenz gleichzeitig mit der Beschaffung des Endgerätes erworben wurde oder zu einem anderen Zeitpunkt (z.B. zur Verlängerung, für ein Endgerät nachbestellt wurde).

Zur übersichtlichen und leichteren Administration der Cisco Support – Standard Wartungsverträge durch den Auftragnehmer sollen die Wartungsverträge auf das bestmögliche Maß konsolidiert werden. Im Idealfall werden alle Hardware-Wartungskomponenten, die vom Auftragnehmer beschafft werden, in einen Wartungsvertrag (eine Cisco contract ID) und alle Software-Wartungskomponenten in einen anderen Wartungsvertrag zusammengeführt, unabhängig davon, wann die Wartung beschafft wurde.

Die Zugriffsrechte auf die Cisco Support – Standard Wartungskomponenten sollen durch einen dedizierten Administrator des Auftraggebers sowohl für interne Betriebsteams als auch für externe Dienstleister administriert werden können. Dazu muss der Auftragnehmer den dedizierten Administrator des Auftraggebers (seine CCO-ID) als sogenannten SAMT-Administrator für alle Cisco Support – Standard Wartungsverträge einrichten.

Für Rückfragen und zur Klärung in Verfahrensfragen zur Administration der Cisco Support – Standard Wartung wird erwartet, dass der Auftragnehmer einen dedizierten Ansprechpartner zur Verfügung stellt.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-04-B und ZK-05-B der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Produktdatenmanagement für Ascom-Geräte (Los 2)

Pflege der Bestandsdaten und zur Provisionierung der Netzwerk-Infrastruktur und Telefoniesysteme wird gefordert, dass parallel zur Auslieferung der Waren die Lieferdaten elektronisch an eine zentrale Stelle der MPG übermittelt werden. Für Geräte, die mit einer Seriennummer und/oder einer MAC-Adresse versehen sind, müssen diese in den Lieferdaten enthalten sein. Gefordert wird die elektronische Bereitstellung einer tabellarischen Aufstellung der Lieferdaten in einem Format, das mit Excel weiterverarbeitet werden kann (.xlsx oder .xls), in der mindestens folgende Daten enthalten sind:

• Bestellnummer
• Lieferort
• Lieferdatum
• Enthaltene Artikel mit Artikelnummer
• Seriennummer je Artikel (wenn vorhanden)
• MAC-Adresse je Artikel (wenn vorhanden)

Diese Lieferdaten müssen an eine zentrale Stelle der MPG per E-Mail übermittelt werden, entweder als Anhang oder als autorisierter Link zum Download. Diese zentrale Stelle wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung bekanntgegeben.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-06-A der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Hotline des Rahmenvertragspartners

Für den Fall, dass ein Bedarfsträger einen Service (z.B. Störungsmeldung, Störungsdiagnose) benötigt (Service Request, im Folgenden auch „SR“), muss der Auftragnehmer eine Hotline zur Verfügung stellen. Serviceanfragen sind kostenfrei zu bearbeiten. Die Hotline muss insbesondere die nachfolgenden Merkmale erfüllen. Dies ist keine abschließende Aufzählung.

• Für das Melden eines SR muss der RV-Partner eine Hotline (zentrale Anlaufstelle für alle Serviceanfragen) mit Hotline-Nummer, E-Mail-Support und Ticketsystem zur Verfügung stellen.
• Der RV-Partner muss während der unten genannten Erreichbarkeitszeiten der Anlaufstelle qualifizierte und zertifizierte Systemtechniker bereitstellen, die im Fehlerfall zusammen mit dem Hersteller des gekühlten IT-Racksystems eine schnelle und qualifizierte Lösung eines gemeldeten Problems ermöglichen.
• Ein SR muss per Telefon und E-Mail sowie soll per Online-Formular beim Ansprechpartner gemeldet werden können. Dieser entscheidet dann in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber über das weitere Vorgehen.
• Der Eingang eines SR muss vom Auftragnehmer quittiert werden. Die Quittung muss per E-Mail an den Service-Anfordernden übermittelt werden.
• Der Service-Anfordernde ist über den Verlauf und Status zur Behebung der Störung oder Umsetzung des SR zu informieren. Die Information muss per E-Mail an den Service-Anfordernden übermittelt werden.
• Bevor ein Systemtechniker im Rahmen einer Serviceleistung aktiv wird, soll von der Anlaufstelle die Störung diagnostiziert werden, um die Serviceleistung besser koordinieren zu können.
• Für die Kontaktaufnahme dürfen keine Kosten für den Auftraggeber / Bedarfsträger (z.B. durch die Gebühr einer Service-Hotline, außer Telefongebühren in das nationale Festnetz) entstehen.
• Die Kommunikation muss in deutscher und englischer Sprache möglich sein und auf Wunsch des Bedarfsträgers erfolgen.
• Die Hotline (mit persönlicher Betreuung) muss werktags (Montag bis Freitag) in der Zeit zwischen 8:00 Uhr – 17:00 Uhr (9h) erreichbar und besetzt sein Ausgenommen hiervon sind bundeseinheitliche Feiertage sowie 24.12. und 31.12..
• Die Online-Hotline (E-Mail, Online-Formular etc.) muss täglich (7 Tage) rund um die Uhr (24h) erreichbar sein.

Die Hotline ist für die Leistungserbringung sehr wichtig. Die Anforderungen des Auftraggebers müssen vom RV-Partner daher vollständig umgesetzt werden.

Technologiegleitklausel und Preisanpassung

Technologiegleitklausel

Durch die Leistungsbeschreibung sind die Qualitätsmerkmale von Geräten, deren Komponenten und Zubehör sowie der weiteren Leistungen möglichst weitgehend definiert. Bedingt durch Technologieveränderungen und Weiterentwicklungen, aber auch durch die Verfügbarkeit von Komponenten auf dem Weltmarkt, unterliegen die Artikel des im Katalog eingestellten Sortiments kontinuierlichen Veränderungen (bspw. hinsichtlich technischer Spezifikationen und Leistungsfähigkeit).

Technologieveränderungen und Weiterentwicklungen sind vom Auftragnehmer bei den im Sortiment enthaltenen oder aufzunehmenden Artikeln zu berücksichtigen, indem er neue, weiterentwickelte oder geänderte Artikel (z.B. Nachfolgemodelle) in das Sortiment aufnehmen muss. Voraussetzung für die Aufnahme neuer Artikel in das Sortiment ist, dass diese ihrer Art, ihrem Wesen und ihren Eigenschaften nach, die gestellten Anforderungen erfüllen. Dies soll insbesondere anzunehmen sein

• bei marktüblichen Artikeln,
• bei Fort- und Weiterentwicklungen von bereits existierenden und zum Sortiment und zu bestehenden Sortimentsgruppen zählenden Artikeln (z.B. Nachfolgemodellen) sowie
• bei neu entwickelten, zuvor nicht am Markt angebotenen Artikeln, die auf neuen, zuvor nicht verfügbaren Technologien beruhen und von denen anzunehmen ist, dass die Parteien diese Artikel zum Leistungsgegenstand zählend betrachtet hätten, wenn die zugrundeliegende Technologie zum Zeitpunkt des Abschlusses der Rahmenvereinbarung den Parteien bekannt gewesen wäre.

Hinweis: Vgl. hierzu auch § 2 Abs. 4 der Rahmenvereinbarung.

Informationen zu neuen Technologien

Der Auftraggeber ist daran interessiert, stets aktuell zu den technologischen Entwicklungen informiert zu werden, insbesondere, wenn der Auftragnehmer beabsichtigt, dadurch das Sortiment anzupassen. Um diese Informationen zugänglich zu machen, muss der Auftragnehmer den Auftraggeber proaktiv und in möglichst vielseitiger Weise (z.B. Newsletter, Print, E-Mail, Roadshows, Technologieticker) über technische Neuerungen informieren.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-10-B der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Preisanpassung

Der Auftragnehmer garantiert ferner, die Preise der angebotenen Artikel entsprechend dem angebotenen Preisbildungsmodell sowie den nachfolgenden Maßgaben immer aktuell zu halten. Dem Auftragnehmer ist es gestattet, jeweils einen im Vergleich zu dem nach dem Preisbildungsmodell berechneten, günstigeren Preis anzubieten, z.B. für Aktionsware.

Die Preise sind vom Auftragnehmer jeweils unverzüglich an die aktuelle Situation reduzierter Bezugspreise (z. B Einkaufs-, Bezugs-, Listen- oder Marktpreise) anzupassen.

Hinweis: Vgl. hierzu auch § 4 Abs. 6 der Rahmenvereinbarung.

Green IT-Anforderungen

Dieses Kapitel gilt nicht für Los 3 (Lizenzen).

RoHS Zertifizierung

RoHS ist eine Richtlinie zur Beschränkung der Verwendung gefährlicher Stoffe in Elektrogeräten. Es handelt sich dabei um die Umsetzung der EG-Richtlinie 2002/95/EG in nationales Recht. Die Richtlinie verlangt, dass in der EU verkaufte elektrische und elektronische Geräte weder Blei noch Kadmium, Quecksilber, sechswertiges Chrom, polybromierte Biphenyle (PBB) oder polybromierte Diphenylether (PBDE) oberhalb des jeweiligen gesetzlichen Höchstwerts enthalten.

Der Bieter soll in seinem Online-Shop jedes Produkt kennzeichnen, ob diese die im vorherigen Absatz genannten RoHS Anforderungen erfüllen. Der Bieter soll vorzugsweise RoHS-zertifizierte Geräte anbieten, wenn diese verfügbar sind und kein wichtiger Grund vorliegt, ein Gerät zu verwenden, welches nicht RoHS-zertifiziert ist.

Energieeffizienz / Umweltaspekte

Die Energieeffizienz von Geräten ist für den Auftraggeber wichtig. Die anzubietenden Monitore sollen daher grundsätzlich mit Powermanagement-Funktionen ausgestattet sein. Das Powermanagement soll im Auslieferungszustand der Monitore bereits aktiviert sein.

Im Online-Shop sollen Geräte mit niedrigen Energieverbrauch bevorzugt angeboten werden.

Energiebilanzen sind in Zukunft wichtige Stellschrauben, um den hohen Energieverbrauch und die damit verbundenen Kosten zu optimieren. Eine Möglichkeit wäre es beispielsweise, bei einem Monitor eine ökologisch bessere Alternative aus dem vereinbarten Sortiment anzubieten, um den Bedarfsträger für das Thema zu sensibilisieren.

Energiebedarf

Dieses Kapitel betrifft nur Los 4:

Der Energiebedarf entscheidet über den tatsächlichen Verbrauch eines Monitors/Projektors. Neben der Energieeffizienz ist dieser eine maßgebliche Größe, die wirtschaftlichen Einfluss auf den Betrieb des Monitors/Projektors hat.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-11-A der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.

Energieeffizienz bei Lieferung und Instandhaltungsleistungen

Die Energieeffizienz bei den Produkten ist durch die gemachten Vorgaben bereits fest definiert. Die MPG ist bestrebt, die Beschaffung ganzheitlich zu betrachten und bezieht hier Lieferanten mit deren Prozessen und Arbeitsweisen mit ein.

Durch die Vororttermine und Sendungen während der Erbringung einer Leistung (z.B. Auslieferung, Systemservice) entstehen nicht nur Kosten, sondern auch ein erhöhter Energiebedarf. Folglich ist die MPG an innovativen Konzepten, Prozessen, Maßnahmen und Techniken interessiert, die den Aufwand reduzieren, ohne dabei eine schlechtere Leistung nach sich zu ziehen.

Achtung: Vgl. hierzu Zuschlagskriterien ZK-11-B der Anlage E.2 „Kriterienkatalog“.