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Anlage 3 - Allgemeine Leistungsbeschreibung

Vergabenummer: F 15-2025 Vergabeart: Offenes Verfahren (§ 15 VgV) Projekt: Rahmenvereinbarung über die Belieferung mit Feingebäck (TK) Leistungszeitraum: 01.11.2025 – 31.10.2026 mit Option auf Verlängerung bis längstens 31.10.2029 Ausführung: Gastronomische Einrichtungen in Regensburg, Passau, Deggendorf, Landshut, Straubing und Pfarrkirchen lt. Anlage 10

Die nachfolgende Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Ausschreibung und Grundlage für die Allgemeinen Vertragsbedingungen. Sie wird daher auch vollumfänglich Bestandteil eines Vertrages.

Allgemeine Vorbemerkungen

1.1. Im Sinne eines lauteren Wettbewerbes sowie der erforderlichen Transparenz, nimmt das Studierendenwerk Niederbayern/Oberpfalz diese Ausschreibung vor. 1.2. Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Belieferung der gastronomischen Einrichtungen mit Feingebäck (TK) durch einen externen Lieferanten, vergaberechtlich auf Grundlage eines offenen Verfahrens (VgV). 1.3. Der Auftragnehmer ist ausdrücklich in der Lage, die in der nachfolgenden Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen fachkundig, leistungsfähig, gesetzestreu sowie zuverlässig zu erbringen. 1.4. Die Angebotsabgabe ist für den Auftraggeber kostenlos und unverbindlich. 1.5. Alle in den Vorbemerkungen und in der Leistungsbeschreibung genannten Angaben sind vom Bieter zu prüfen. 1.6. Zur Angebotsabgabe sind die vom Studierendenwerk Niederbayern/Oberpfalz übersandten Unterlagen zu benutzen. Die im Text sämtlicher Anlagen des Auftraggebers offen gelassenen Stellen sind vollständig auszufüllen. Unvollständig ausgefüllte Angebote können zum Ausschluss bei der Vergabe führen. 1.7. Der Bieter ist verpflichtet, alle verlangten Nachweise und Erklärungen vorzulegen sowie alle verlangten Angaben zu machen. 1.8. Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen. 1.9. Alle Lieferleistungen sind für den Auftraggeber kostenfrei „Frei Haus“ ab einem Mindestbestellwert i. H. v. 100,00 Euro netto zu liefern. 1.10. Der angegebene Mengenbedarf wurde auf Basis der Vorjahreswerte ermittelt. Aus diesen Angaben kann kein Anspruch auf Abnahme einer Mindest- oder Höchstmenge hergeleitet werden. Die Zahlen dienen lediglich als Kalkulationshilfsmittel für den Bieter. 1.11. Die Angebotspreise sind für Preisgültigkeit bis Ende des Lieferzeitraums zu kalkulieren, es sei denn, dass in den Vergabeunterlagen eine Preisgleitklausel vereinbart ist. 1.12. Alle in den Vorbemerkungen und im Leistungsverzeichnis genannten Angaben sind vom Bieter zu prüfen. 1.13. Die gelieferten Produkte entsprechen sämtlichen der in Deutschland und der EU geltenden gesetzlichen Regelungen in der jeweils aktuell gültigen Fassung.

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1.14. Alle gelieferten Produkte dieser Ausschreibung entsprechen in ihrem mikrobiologischen Status der VO (EG) Nr. 2073/2005 über mikrobiologische Kriterien für Lebensmittel in der derzeit gültigen Fassung. 1.15. Besondere Anforderungen zu Rückständen, Kontaminanten und pharmakologischen Stoffen (gilt nur für Lebensmittel): Die gelieferten Lebensmittel entsprechen den nachstehend genannten Verordnungen und den daraus folgenden Folgeverordnungen:  VO (EU) Nr.: 2023/915 zur Festsetzung der Höchstmenge für bestimmte Kontaminanten in Lebensmitteln  VO (EU) Nr.: 470/2009 – Höchstmenge an pharmakologisch wirksamen Stoffen in Lebensmittel tierischen Ursprungs  VO (EU) Nr.: 396/2005 – Höchstmengen an Pestizidrückständen in Lebens- und Futtermitteln  Nationale Kontaminanten-Verordnung (KmV)  Nationale Rückstandshöchstmengen-Verordnung (RHmV)

Ziel dieser Ausschreibung

• Gewährleistung einer ständigen Warenverfügbarkeit in den einzelnen Dienststellen • Bereitstellung eines abwechslungsreichen Speisenangebots, das sich bestmöglich an den Wünschen und Bedürfnissen unserer Kunden orientiert

Angebotsinhalt

Die Angebotsabgabe hat ausschließlich unter folgenden Kriterien zu erfolgen:

3.1. Die Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben. Skonti und Rabatte sind separat einzutragen. Die Angaben müssen zweifelsfrei sein. 3.2. Die Preise sind im Leistungsverzeichnis Anlage 9 einzutragen. Die Preise sind für die in dem Leistungsverzeichnis vorgegebenen Vergleichseinheiten (z. B. Preis pro kg, Stück) abzugeben. 3.3. Die Preise enthalten alle Kosten für Verpackung, Beförderung bis zur Anlieferungs- oder Annahmestelle und Abladen, insofern nichts anderes angegeben ist. 3.4. Der Auftragnehmer ist bis zum Ende des Leistungszeitraums an seine Angebotspreise gebunden. Für unvorhergesehene Marktereignisse gilt folgende Preisgleitklausel:

Die Vertragsparteien sind berechtigt, bei Inanspruchnahme einer Verlängerungsoption eine Mehrvergütung für Kostensteigerungen bzw. eine Mindervergütung für Kostensenkungen zu verlangen. Der Mehr-/Mindervergütungsanspruch errechnet sich dabei auf Grundlage der Veränderung der nachfolgend genannten Indizes zwischen dem Monat in welchem der Zeitpunkt der Angebotsabgabe bzw. der letzten Preisanpassung liegt und dem Monat in welchem die Preisanpassung angekündigt wird. Als Basis zur Bewertung werden die Verbraucherpreisindizes des Statistischen Bundesamtes (Quelle: www.destatis.de; Genesis- Online Datenbank / Tabelle 6111-0004 Dokument CC13-01114, CC13-01116) herangezogen. Die Preisänderungen sind dem Auftraggeber 21 Arbeitstage vor Ablauf des jeweiligen Preisfixierungszeitpunktes schriftlich anzuzeigen und entsprechend zu belegen. Nur vom Auftraggeber akzeptierte Preisänderungen dürfen fakturiert werden. Nach Bestätigung der Preisanpassung durch den Auftraggeber wird der Produktkatalog entsprechend angepasst.

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3.5. Die interne Artikelnummer des Bieters sowie der EAN-Code für die Bezugseinheit ist für jeden Artikel anzugeben. 3.6. Abweichungen (z.B. Gebinde, Hersteller/Marke etc.) zwischen dem angebotenen und dem im Leistungsverzeichnis vorgegebenen Produkt sind zweifelsfrei anzugeben. 3.7. Dem Angebot ist je Los für alle angebotenen Artikel jeweils eine aktuelle Produktspezifikation in deutscher Sprache als PDF-Datei in einem separaten Zip-Ordner beizufügen. 3.8. Artikel, deren Inhaltsstoffe gentechnisch verändert wurden oder bei deren Herstellung Gentechnik in anderer Form eingesetzt wird/wurde dürfen nicht angeboten werden. 3.9. Es müssen mindestens 85 % der im Leistungsverzeichnis aufgelisteten Artikel angeboten werden. Bei nicht angebotenen Artikeln wird für die Bewertung der teuerste Preis aller in der Wertung verbliebenen Angebote für diesen Artikel als Preisbasis herangezogen. Angebote, in denen weniger als 85 % der geforderten Artikel bepreist werden, werden vom weiteren Vergabeprozess ausgeschlossen.

Art und Umfang der Leistung

4.1. Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum beginnt am 01.11.2025 und endet am 31.10.2026.

Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 3 Monaten zum Vertragsende hin dieser Verlängerung schriftlich widersprochen wird, längstens jedoch bis 31.10.2029.

Die Rahmenvereinbarung endet weiterhin vor Ablauf der o. g. Frist und ohne dass einer Kündigung bedarf, sobald der Höchstauftragswert i. H. v. 962.500,00 Euro netto erreicht/überschritten wurde.

Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während dieser Probezeit kann der Vertrag mit einer Frist von einem Monat, zum Monatsende gekündigt werden.

Wird das Vertragsverhältnis aus Gründen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, vor der vereinbarten Kündigungsfrist beendet, so verpflichtet sich der Auftragnehmer, dem Auftraggeber den Schaden zu ersetzen, der diesem dadurch entsteht, dass der Auftraggeber ein anderes Unternehmen mit diesen vertraglichen Verpflichtungen beauftragen muss.

Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein außerordentliches Kündigungsrecht unter Einhaltung einer Frist von 6 Wochen wird für den Fall vereinbart, wenn die Verpflichtungen aus dem Vertrag trotz schriftlicher Abmahnung nicht oder nur unzureichend erfüllt werden und hierdurch ein reibungsloser Ablauf des Vertrages nicht mehr gewährleistet ist.

4.2. Umfang der Leistung • Die Bezeichnung, Menge und Umfang der Lieferleistung erfolgt gemäß Leistungsverzeichnis mit den darin festgelegten Vorgaben an die in Anlage 10 aufgeführten Dienst- und Abladestellen. • Die Abnahme der in dem Leistungsverzeichnis aufgeführten Produkte erfolgt in Teilabrufen. • Das geschätzte jährliche Auftragsvolumen beträgt 218.750,00 Euro netto.

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• Alle angebotenen Produkte müssen während der Vertragslaufzeit dauerhaft verfügbar und innerhalb von maximal 5 Arbeitstagen lieferbar sein. Einzige Ausnahme ist die Abkündigung eines Produktes durch den Hersteller. In diesem Fall muss der Auftragnehmer unverzüglich und unaufgefordert einen vergleichbaren Ersatzartikel anbieten. • Es werden keine Höchst-/Mindestabnahmemengen während der Vertragslaufzeit festgelegt. Es besteht kein Anspruch auf Abnahme der im Leistungsverzeichnis genannten Stückzahlen. • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber während des Leistungszeitraums über Artikel-/Sortimentsänderungen unaufgefordert in Kenntnis zu setzen und die entsprechenden Produktspezifikationen in PDF-Format an den Auftraggeber zu übersenden. • Der Auftragnehmer gewährleistet die Belieferung der Dienststellen Regensburg, Passau, Deggendorf, Landshut, Straubing, Pfarrkirchen an mindestens 2 nicht aufeinanderfolgenden Tagen (Montag bis Freitag) je Woche. • Bei Anlieferung sind die vorgegebenen Abladestellen pro Dienststelle und deren Annahmezeiten (lt. Anlage 10) zu beachten. • Erfüllungsort für die Lieferung und Ort des Gefahrenübergangs ist der auf der Einzelbestellung genannte Lieferort. • Aufgrund von Betriebsschließungen/-erweiterungen kann es innerhalb der Vertragslaufzeit dazu kommen, dass eine Anpassung der Anzahl der Betriebsstellen, welche bei Vertragsbeginn noch nicht feststand, vorgenommen werden muss. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Belieferung bei gleichbleibenden Konditionen. Eine Erweiterung betrifft ausschließlich den Einzugsbereich des Studierendenwerkes Niederbayern/Oberpfalz. • Sollte die mit dem Angebot zugesicherte Qualität nicht eingehalten werden, behält sich der Auftraggeber entsprechende Rechnungskürzungen vor. Zudem ist der Auftraggeber berechtigt, Deckungskäufe vorzunehmen, wenn der Auftragnehmer die Belieferung nicht rechtzeitig oder in der zugesicherten Qualität vornehmen kann. Entstehen dem Auftraggeber bei Deckungskäufen Mehrkosten, so hat diese der Auftragnehmer zu tragen.

Unterauftragnehmer/Nachunternehmer

Die Übertragung von Dienstleistungen an Unterauftragnehmer ist grundsätzlich untersagt. Sollte sich die Übertragung einer Dienstleistung an einen Unterauftragnehmer in Einzelfällen als unumgänglich erweisen, ist vorher unter Benennung des Unterauftragnehmers die schriftliche Erlaubnis des Auftraggebers einzuholen. Für den Unterauftragnehmer gelten die gleichen Bedingungen wie für den Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat im Falle der unumgänglichen Übertragung der Dienstleistung auf einen Unterauftragnehmer sicherzustellen, dass der Unterauftragnehmer die gemäß dem zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschlossenen Vertrag geltenden Bedingungen schriftlich als für sich verbindlich anerkennt.

Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

Die Einreichung und Zahlung der Rechnung erfolgen gemäß den Allgemeinen Vertragsbedingungen des Studierendenwerks Niederbayern/Oberpfalz.

Als Rechnungsempfänger ist folgende Anschrift zu verwenden:

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Studierendenwerk Niederbayern/Oberpfalz Albertus-Magnus-Str. 4 93053 Regensburg Alle eingereichten Rechnungen müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Zusätzlich müssen auf der Rechnung folgende Angaben aufgeführt sein:

• Auftrags-/Vorgangsnummer des Studierendenwerks Niederbayern/Oberpfalz • Liefer-/Leistungsort • bei Lieferungen: Lieferscheinnummer

Die Einreichung der Rechnung hat grundsätzlich in digitaler Form in den hierfür zugelassenen Dateiformaten „ZUGFeRD“ oder „Xrechnung“ an folgende Adresse zu erfolgen: xrechnung@stwno.de

Sollte dem Auftragnehmer diese Form der digitalen Rechnungsübermittlung nicht möglich sein, gilt eine Übergangsfrist bis längstens 31.12.2026 für die postalische Einreichung bzw. eine Rechnungsübermittlung in einem sonstigen Dateiformat (pdf-Format).

Für postalische Rechnungen: Studierendenwerk Niederbayern/Oberpfalz Albertus-Magnus-Str. 4 93053 Regensburg

Für elektronisch übermittelte Rechnungen im pdf-Format: rechnung@stwno.de

Der Monatsrechnung ist eine unterzeichnete Dokumentation der Einsätze des Auftragnehmers beizufügen. Inhalt und Unterschrift müssen gut leserlich sein.

Bestehen Zweifel über die tatsächlich erbrachten Leistungen, ist der Auftraggeber berechtigt, bei denjenigen Leistungen einen Rechnungsabzug vorzunehmen, die nicht ordnungsgemäß dokumentiert worden sind. Weiterhin behält sich der Auftraggeber Rechnungskürzungen vor, sollte die mit dem Angebot zugesicherte Qualität der Leistung nicht eingehalten werden.

Ort, Datum rechtverbindliche Unterschrift des Bieters + Firmenstempel

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