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Leistungsbeschreibung
Rahmenvereinbarungen zur Lieferung von Soßen, Suppen
und Nachspeisen für das Seniorenheim St. Nikola und das
Bürgerheim
Vergabenummer: 25V-047E
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24V-047E RV Lieferung von Soßen, Suppen und Nachspeisen für das Seniorenheim St. Nikola und das Bürgerheim
Inhaltsverzeichnis
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Allgemeine Informationen ............................................................................................... 3
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Vertragsdauer, Lieferung und Rechnungsstellung ....................................................... 3
2.1 Vertragsdauer ................................................................................................................ 3
2.2 Lieferung ........................................................................................................................ 4
2.2.1 Lieferadressen ............................................................................................................ 4
2.2.2 Anliefertage und Anlieferzeiten ................................................................................. 4
2.2.3 Lieferumfang und Kalkulationsmenge ...................................................................... 4
2.3 Rechnungsstellung ....................................................................................................... 5
2.4 Dokumentation .............................................................................................................. 5
- Bestellwesen.................................................................................................................... 6
3.1 Kleinbestellungen .......................................................................................................... 6
3.2 Mindesthaltbarkeit und Kennzeichnung ...................................................................... 6
3.3 Kennzeichnung der Verpackung .................................................................................. 6
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Nachhaltige Lebensmittelauswahl ................................................................................. 6
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Preise ............................................................................................................................... 7
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Verschwiegenheitspflicht ............................................................................................... 7
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Angebotserstellung, Vollständigkeit der Angebote ...................................................... 7
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24V-047E RV Lieferung von Soßen, Suppen und Nachspeisen für das Seniorenheim St. Nikola und das Bürgerheim
- Allgemeine Informationen
Die Bürgerspitalstiftung Straubing ist eine örtliche rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Stadt Straubing verwaltet.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung zur regelmäßigen Beliefe- rung des Seniorenheims St. Nikola und des Bürgerheims mit Soßen, Suppen und Nachspei- sen.
- Vertragsdauer, Lieferung und Rechnungsstellung
2.1 Vertragsdauer
Die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung beginnt am 01.12.2026 und endet mit Ablauf des 30.11.2027.
Der Auftragnehmer hat über die gesamte Vertragsdauer eine gleichbleibende gute Qualität der Lebensmittel sicherzustellen. Für die gleichbleibende Qualität haftet der Auftragnehmer. Tritt während der Laufzeit des Vertrags in der Lieferbarkeit eines Produktes eine Änderung ein oder ist eine Lieferung nicht mehr möglich, hat der Auftragnehmer unverzüglich die Hauswirt- schaftsleitung zu benachrichtigen und ein preisneutrales gleichwertiges Produkt anzubieten. Anpassungen darf der Auftragnehmer nur nach Genehmigung durch die Stiftungsverwaltung vornehmen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur nach den gesetzlichen Vorgaben der Lebensmittelhy- giene und Produkthaftung produzierte Lebensmittel zu liefern. Der Auftraggeberin ist es dies- bezüglich jederzeit gestattet, sich insbesondere auch geeignete Nachweise des Auftragneh- mers vorlegen zu lassen, anhand denen die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lebens- mittelqualität nachgewiesen wird. Bei Abweichungen wird der Auftragnehmer aufgefordert, seine Leistungen wieder auf das vereinbarte Qualitätsniveau anzupassen. Für den Fall, dass die Leistungen nach Ablauf von vier Wochen weiterhin nicht der geschuldeten Qualität ent- sprechen, kann der Vertrag seitens der Auftraggeberin aus wichtigem Grund gekündigt wer- den. Der Einhaltung einer Kündigungsfrist bedarf es hierbei nicht. Der Auftragnehmer hat in diesem Fall nur Anspruch auf Vergütung der bis hierhin erbrachten Leistungen, darüberhin- ausgehende Ansprüche sind ausgeschlossen.
Ein vor Ablauf dieser Rahmenvereinbarung erteilter Einzelauftrag behält seine Wirksamkeit auch über den Endzeitpunkt der Rahmenvereinbarung hinaus, mindestens bis zur erfolgrei- chen Leistungserbringung. In diesem Fall gelten die Bestimmungen dieser Rahmenvereinba- rung bis zur vollständigen Erfüllung der Leistung entsprechend fort.
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2.2 Lieferung
2.2.1 Lieferadressen
Die Lieferungen haben entsprechend den einzelnen Abrufen direkt an die jeweilige Einrichtung zu erfolgen:
• Seniorenheim St. Nikola, Pfauenstraße 6, 94315 Straubing • Bürgerheim, Spitalgasse 11, 94315 Straubing
Alle Lieferungen (auch Kleinmengen) haben auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung „frei Verwendungsstelle“ zu erfolgen. Frei Verwendungsstelle meint die Anlieferung direkt in die vom Kunden definierten Räumlichkeiten. Sämtliche Kosten hierfür (Transportkosten, Maut, Verpackung, Spesen, Mindermengenzuschläge, CO² Kompensation etc.) sind in den Ange- botspreis mit einzurechnen und zu berücksichtigen.
2.2.2 Anliefertage und Anlieferzeiten
Die Lieferungen müssen in der Regel 1 x wöchentlich im Seniorenheim St. Nikola zwischen 6:00 Uhr und 10:00 Uhr oder zwischen 11:30 Uhr bis 14:00 Uhr und im Bürgerheim zwischen 06:00 Uhr und 11:30 Uhr erfolgen und bis spätestens 14:00 Uhr am Vortag der Lieferung an- gekündigt werden.
Bei der Lieferung der Lebensmittel ist darauf zu achten und auf Anforderung des Auftragge- bers nachzuweisen, dass die Kühlkette bei zu kühlenden Lebensmitteln nicht unterbrochen wurde.
2.2.3 Lieferumfang und Kalkulationsmenge
Der voraussichtliche Umfang der zu erbringenden Leistungen (Mengen) ergibt sich aus dem Preisblatt. Hierbei handelt es sich um eine anhand des voraussehbaren Bedarfs und anhand von den Erfahrungswerten der letzten Jahre geschätzte kumulierte Kalkulationsmenge, die wie folgt unterteilt ist:
Schätzmenge Die angegebenen Schätzmengen entsprechen den Mengen, die durch Abfrage des voraus- sehbaren Bedarfs bei der Bedarfsstelle dieser Rahmenvereinbarung und anhand von den Er- fahrungswerten für den Zeitraum der Vertragslaufzeit gem. Nr. 2.1 ermittelt wurde. Die ange- gebenen Schätzmengen dienen rein der Kalkulation des Angebotspreises und sind unverbind- lich. Ein Anspruch auf Abnahme besteht nicht.
Höchstmenge / Festlegung Höchstgrenze. Die Höchstmengen entsprechen den Schätzmengen zzgl. eines Aufschlags i. H. v. 25 % für
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bei der Bedarfsabfrage nicht voraussehbaren Bedarf der Bedarfsstelle dieser Rahmenverein- barung. Die sich daraus ergebende Summe entspricht dem maximalen monetären Gesamtvo- lumen (=Höchstgrenze) dieser Rahmenvereinbarung. Die Höchstgrenze ist als Obergrenze zu verstehen.
Die tatsächlichen Abrufmengen der Bedarfsstelle ergeben sich aus den jeweiligen Einzelauf- trägen. Die Lieferungen erfolgen für das Seniorenheim St. Nikola und das Bürgerheim getrennt (Lieferung an unterschiedlichen Tagen möglich – siehe Punkt 2.2.2)
2.2.4 Verpackungseinheiten (Abpackungen)
Die zu liefernden Verpackungseinheiten sind den einzelnen Produkten im Preisblatt zu ent- nehmen. Sie sind aus Lagerungs- und Produktionsgründen möglichst den Angaben entspre- chend einzuhalten. Geringfügige Abweichungen, welche die vorgesehene Handhabung nicht beeinträchtigen, sind zulässig.
Der Bieter gibt im Preisblatt an, welche Verpackungseinheit aktuell genutzt wird und wie diese bestückt ist. Es ist im Preisblatt mitzuteilen, wie sich die vom Bieter angebotene Verpackungs- einheiten zusammensetzen (z.B. Karton 12 Pakete Kaffee à 500g vorgeben, angeboten wird Karton 10 Pakete Kaffee á 500g).
2.3 Rechnungsstellung
Der Auftragnehmer hat nach jeder Einzelbestellung eine Rechnung aufgeschlüsselt auf die unterschiedlichen Einrichtungen zu stellen. Auf der Rechnung ist der jeweilige Lieferort mit Datum zu vermerken.
Rechnungsanschrift: Bürgerspitalstiftung Straubing Pfauenstraße 6 94315 Straubing
E-Mail-Adresse für den Eingang von eRechnungen, wenn möglich bitte im Format ZUGFeRD oder X-Rechnung: Rechnungen.stiftung@straubing.de
Nach Prüfung der Rechnungen werden diese anschließend zur Bezahlung weitergeleitet. Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung gem. § 14 UStG wird vorausgesetzt.
2.4 Dokumentation
Zu Dokumentationszwecken ist unaufgefordert innerhalb von 14 Kalendertagen nach jedem Quartalsende je Einrichtung eine Übersicht über die gelieferten Produkte mit Angabe der Stückzahl und der Verkaufspreise an die verantwortliche Hauswirtschaftsleitung per Mail zu
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übermitteln. Sollte die Erstellung einer Übersicht nicht möglich sein, stellt dies kein Aus- schlusskriterium dar.
- Bestellwesen
Die Bestellung erfolgt telefonisch durch die verantwortliche Küchenleitung bzw. Einrichtungs- leitung. Die Bestellungen für die die jeweiligen Heime werden mindestens 24 Stunden vor Lie- ferung getätigt. Vorbesteller sind nicht erlaubt und die Verfügbarkeit muss innerhalb von 72 Stunden nach Beauftragung gegeben sein.
3.1 Kleinbestellungen
Es ist davon auszugehen, dass ca. 10 % aller Lieferungen im Bereich Kleinbestellungen an- gesiedelt sind. Als Kleinbestellung definiert die Auftraggeberin Bestellungen unter 200 € netto. Eventuelle Zuschläge sind vom Auftragnehmer anteilig.
3.2 Mindesthaltbarkeit und Kennzeichnung
Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung der Mindesthaltbarkeit und deren Kennzeich- nung. Bei keinem auszuliefernden Artikel darf das Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten werden. Die bestellten und gelieferten verpackten Lebensmittel müssen grundsätzlich ein Min- desthaltbarkeitsdatum (MHD) von mindestens 14 Tagen nach Lieferdatum aufweisen. Ausnahmen bestehen für folgende Lebensmittelgruppen:
• Trockene Lebensmittel mind. 6 Monate
3.3 Kennzeichnung der Verpackung
Die Verpackung der Lebensmittel hat die folgenden Angaben zu enthalten:
Bezeichnung des Lebensmittels, Zutatenverzeichnis (Zusatzstoffe, Allergene etc.), die Füll- menge, das Mindesthaltbarkeitsdatum, der Firmenname und die -anschrift des Herstellers, die Herkunftsbezeichnung, die Nährwertkennzeichnung.
Sollten einzelne Lebensmittel aufgrund ihrer kleinen Verpackungsgröße keine eignen Anga- ben enthalten (Mini-Margarine etc.), so hat entweder die Großverpackung diese Angaben zu enthalten oder es sind Produktblätter mit den Angaben per Email an die Küchenleitung bzw. Einrichtungsleitung zu senden.
- Nachhaltige Lebensmittelauswahl
Die Stadt Straubing ist Fairtrade-Stadt und beschäftigt sich intensiv mit den Themen faire und nachhaltige Beschaffung und Ressourceneinsparung. Das Konzept zur „Nachhaltigen Be- schaffung“ der Stadt Straubing sieht daher unter anderem auch vor, dass auf die Verwendung
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von Produkten aus kontrollierter biologischer Landwirtschaft – nach Möglichkeit aus regionaler Produktion zu achten ist. Die Verwendung von Produkten aus kontrollierter biologischer Land- wirtschaft fließt neutral in die Bewertung ein. Nichterfüllung führt nicht zum Ausschluss.
- Preise
Die Kosten für die wöchentlichen Lieferungen sind einschließlich aller sonstigen Nebenkosten in die Einheitspreise einzurechnen. Eine gesonderte Vergütung für Lieferungen erfolgt nicht.
Die angegebenen Preise gelten grundsätzlich für die gesamte Vertragslaufzeit.
Außerordentliche Preisanpassungen sind bei unvorhersehbaren Entwicklungen am Markt, wie Seuchen, Naturkatastrophen, erntebedingten Einbrüchen sowie Krieg und globalen Krisen möglich.
In diesem Fall ist der Antrag mindestens mit einer Frist von 3 Wochen vor Preisänderung unter Vorlage entsprechender Nachweise und Darlegung des begründeten Sachverhalts in Textform zu stellen. Als geeignete nachweise werden aussagekräftige Dokumente zur jeweiligen Markt- situation / -entwicklung des Produktes akzeptiert. Diese müssen messbare Größen enthalten, anhand derer die Entwicklung vom Auftraggeber nachvollzogen werden kann. Eine allgemeine Kundeninformation über Preisänderungen, eine Anlage oder ein Vermerk auf einer Rechnung gelten hierbei nicht als vereinbarte Preisänderungen. Sollte eine ausreichende Nachweisfüh- rung aufgrund fehlender Quellen, bzw. ausbleibender Information von Herstellern etc. nicht gegeben sein, ist eine Preisanpassung ausgeschlossen.
- Verschwiegenheitspflicht
Der Auftragnehmer hat alle Erkenntnisse und Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung nach diesem Vertrag bekannt werden, vertraulich zu behandeln und hierüber Stillschweigen zu wahren.
- Angebotserstellung, Vollständigkeit der Angebote
Der Preis pro Einheit des angegebenen Produkts, ist im Preisblatt als 1 Kilo- / Literpreis anzu- geben.
Fehlen im Angebot mehr als 15 Positionen der ausgeschriebenen Artikel (keine Alternative möglich), führt dies zum Ausschluss aus der Wertung.
Fehlen lediglich Preise bei unwesentliche Positionen, was bis zu o. g. Obergrenze der Fall ist, erfolgt die Wertung für diese Angebote wie folgt: Fehlen lediglich in unwesentlichen Positionen die Angaben der Preise und beeinträchtigt so- wohl die Außerachtlassung dieser Positionen als auch die Wertung dieser Positionen mit dem jeweils höchsten Wettbewerbspreis den Wettbewerb und die Wertungsreihenfolge nicht, bleibt das Angebot in der Wertung. Andernfalls führt auch dies zum Ausschluss aus der Wertung.
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