| Ausschreibung Rahmenvereinbarung über das Leasing von Diensträdern Stadt Gelsenkirchen Ebertstraße 11 45879 Gelsenkirchen Detaillierte Leistungsbeschreibung |
Inhalt
6.2 Persönliche Betreuung und Beratung 6
6.3 Demo-Days, Mitarbeiterveranstaltungen 6
7.1 Fahrradwahl und Händlerpool 6
8 Übergabe des Leasinggegenstandes 7
9 Beendigung des Leasingvertrages – planmäßig / unplanmäßig 7
9.2 Kaufpreis nach Leasingende 7
9.3 Übernahme der Pauschalsteuer für den geldwerten Vorteil (Kauf nach Leasingende) 7
Rücknahmegarantie bei einem Störfall 7
13 Vorbereitung für die Implementierung 8
13.2 Technische Voraussetzungen 8
15 Kündigung der Rahmenvereinbarung 9
Die Stadt Gelsenkirchen bittet um Abgabe eines Angebotes gemäß des in Folge aufgeführten Leistungsumfangs. Mit der Abgabe eines Angebotes erklärt der*die Angebotssteller*in, sämtliche in der Folge dargestellten Leistungserfordernisse gemäß dieser Leistungsbeschreibung erbringen zu können. Für die Beantwortung des Leistungskatalogs ist die Anlage I zu verwenden.
- Ausgangslage und Umfang
Die Vereinigung der Kommunalen Arbeitgeberverbände und die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft Verdi haben mit dem Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) die rechtliche Möglichkeit geschaffen, Fahrräder über eine Entgeltumwandlung zu leasen. Der Landtag NRW hat im Oktober 2024 dem Änderungsantrag zugestimmt, dienstrechtliche Vorschriften mit Bezug auf das Fahrrad- Leasing anzupassen. Mit dieser Entscheidung ist der öffentliche Dienst in NRW somit in der Lage, auch den Beamten:innen mittels Entgeltumwandlung die Optionen des Fahrradleasings zu ermöglichen. Die Umsetzung für die Stadt Gelsenkirchen erfolgte im April 2025. Damit haben ca. 7300 Mitarbeitende der Stadt Gelsenkirchen die Möglichkeit, ein Fahrrad zu leasen. Wir gehen davon aus, dass 3 % bis 5% der Mitarbeitenden das Angebot wahrnehmen.
- Vertragsgegenstand
Diese Leistungsbeschreibung entspricht einer Rahmenvereinbarung zwischen der Stadt Gelsenkirchen (Leasingnehmerin/AG) und dem Auftragnehmer (Leasinggeber/AN). Gegenstand ist die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisierungsleasing) in Form einer Entgeltumwandlung zum Zwecke der Überlassung an Mitarbeitende der Leasingnehmerin zur dienstlichen und privaten Nutzung (nachfolgend: Leasinggegenstände) einschließlich Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen (insbesondere Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals) auf der Grundlage von Einzel-Leasingverträgen zwischen Fahrradfachhändlern und Mitarbeitenden nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung.
Der Auftragnehmer sichert zu, dass das Dienstradleasingmodell mit den gesetzlichen Bestimmungen und den steuerlichen Richtlinien im Einklang steht.
Der Auftragnehmer sichert zu, dass es sich bei den Leasinggegenständen ausschließlich um neue, den Originalherstellerangaben entsprechende Fahrräder handelt und diese den Bedingungen des TV Fahrradleasing entsprechen.
- Vertragslaufzeit
Die Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und hat eine Laufzeit von 36 Monaten. Der Vertrag verlängert sich stillschweigend um einmalig 12 Monate, wenn der Vertrag nicht spätestens 3 Monate vor Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit von der AG schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet in diesem Fall nach einer Gesamtlaufzeit von 48 Monaten.
Die auf dieser Rahmenvereinbarung basierenden Einzelleasingverträge haben jeweils eine feste Laufzeit von 36 Monaten.
- Leasingrate
In der Leasingrate müssen alle Aufwendungen und Kosten enthalten sein. Es entstehen der Stadt Gelsenkirchen und den Mitarbeitenden keine zusätzlichen Kosten.
Rabatte, Zuschüsse des Arbeitgebers und fiktive Entgeltumwandlungen sind bei der Angebotskalkulation nicht zu berücksichtigen.
- Onlineportal
Der Stadt Gelsenkirchen und den Mitarbeitenden entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Nutzung des durch den Leasinggeber bereitgestellten Portals. Die Abwicklung der Rücknahme- und Schadensmeldung soll möglich sein. Das Branding der Stadt Gelsenkirchen wird übernommen. Soweit kein Onlineportal zur Verfügung steht, führt das zum Ausschluss vom Verfahren.
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- Datenschutzkonformität
Das Onlineportal muss zu 100 % DSGVO konform sein.
5.2 Arbeitgeber-Bereich
Der Auftragnehmer stellt in seinem Onlineportal einen Arbeitgeber-Bereich zur Verfügung, in dem die Stadt Gelsenkirchen die Möglichkeit hat, Leasingverträge und alle Unterlagen einzusehen und zu verwalten. Zudem soll das System den Überlassungsvertrag, Einzelleasingvertrag sowie die Übernahmebestätigung automatisch generieren. Darüber hinaus sollen über das Portal monatliche Abrechnungslisten zur Verfügung gestellt werden. Der Auftragnehmer erklärt sich bereit, die Parameter im Arbeitgeberbereich des Onlineportals entsprechend den Anforderungen der Stadt Gelsenkirchen anzupassen. Hierfür muss eine Dokumentation kostenlos zur Verfügung gestellt werden.
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- Arbeitnehmer-Bereich
Im Arbeitnehmerbereich muss die Nutzerin bzw. der Nutzer die Möglichkeit haben, sich ausreichend über das Leasingmodell zu informieren. Das Antragsportal muss über einen Leasingrechner, jeweils für Tarifbeschäftigte und Beamte/-innen, einschließlich der Informationen über detaillierte Konditionen (z. B. geldwerte Vorteile, Übernahmepreis) verfügen. Das Portal muss eine Händlersuche ermöglichen. Hierfür muss eine Dokumentation kostenlos zur Verfügung gestellt werden.
5.4 Antrag und Genehmigung
Der Antrag und die Genehmigung erfolgen über einen digitalen Workflow im Onlineportal. Papieralternativen können im Bedarfsfall zur Verfügung gestellt werden. Der genaue Prozessablauf wird im Rahmen der Verhandlungen besprochen.
5.5 Schulung/Einweisung
Der Auftragnehmer hat eine kostenlose Einweisung/Schulung für den Arbeitgeber- Bereich vor Ort und über mindestens zwei Arbeitstage vorzunehmen.
- Serviceleistungen
- Standort
Der Auftragnehmer muss in Deutschland eine deutschsprachige Vertretung haben.
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- Persönliche Betreuung und Beratung
Die Betreuung und Beratung durch den Auftragnehmer finden über eine qualifizierte deutschsprachige Hotline und auch persönlich statt.
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- Demo-Days, Mitarbeitendenveranstaltungen
Demo-Days oder Mitarbeitendenveranstaltungen werden vom Auftragnehmer in Zusammenarbeit mit der Stadt Gelsenkirchen organisiert, sofern die Stadt Gelsenkirchen dies in Anspruch nimmt. Die Finanzierung der Veranstaltungskosten (Standortmiete, Präsentationsmaterial, Personal) erfolgt vollumfänglich durch den Auftragnehmer.
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- Werbematerial
Werbematerial ist mit dem Branding der Stadt Gelsenkirchen zu versehen und vom Auftragnehmer kostenlos zur Verfügung zu stellen (z.B. Informationsflyer, Poster für Aushänge, digitale Vorlagen für E-Mail-Newsletter und Intranet).
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- Überlassungsverträge
Der Auftragnehmer stellt Musterüberlassungsverträge zur Verfügung.
- Auswahl Leasinggegenstand
- Fahrradwahl und Händlerpool
Den Mitarbeitenden soll ein adäquates Angebot in der Region zur Verfügung stehen. Die Bewertung des Angebots erfolgt in Abhängigkeit von der Anzahl der zum Zeitpunkt der Implementierung des Angebotes bereits mit dem AN kooperierenden Fahrradhändler in 50 Kilometer Umkreis um den Standort Gelsenkirchen und in NRW und Online.
Die Händler müssen in der Lage sein, die in dieser Leistungsbeschreibung geforderten Leistungen (insbesondere Inspektionen, Reparaturen, Übergabe der Fahrräder) zu erbringen.
Das Leasen von rabattierten Fahrrädern ist möglich. Händler dürfen Rabatte gewähren. Der AN schafft die Möglichkeit, die Liste der kooperierenden Händler, frei von Kosten und Verpflichtungen, jederzeit zu erweitern. Damit das Angebot der Stadt Gelsenkirchen zum Dienstrad-Leasing nicht zum Nachteil für die Fahrradfachhändler wird, wird positiv bewertet, wenn keine Provisionierung oder sonstige finanzielle Belastung des Fahrradfachhandels vorgenommen wird. Dies schließt auch alle weiteren Absprachen, Vereinbarungen und Belastungen des Fahrradfachhandels ein, welche zum Nachteil der interessierten Mitarbeitenden dazu führen, dass Nachlässe, Sonderangebote oder Rabatte nicht in die Berechnung der leasingrelevanten Werte einfließen können.
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- Bruttohöchstpreise
Die Bruttohöchstpreise der Leasinggegenstände sind inklusive leasingfähigem Zubehör durch die Stadt Gelsenkirchen festlegbar.
- Übergabe des Leasinggegenstandes
Übergabe an Mitarbeitende
Der Leasinggegenstand kann vom Mitarbeitenden in Empfang genommen werden. Die Unterzeichnung der Empfangsbestätigung durch die Mitarbeitenden ist ausreichend.
- Beendigung des Leasingvertrages – planmäßig/unplanmäßig
- Eigentumsübergang
Der Leasinggegenstand geht mit der Beendigung des Einzelleasingvertrages in den Besitz des Auftragnehmers über und ist grundsätzlich an diesen herauszugeben. Dies gilt vorbehaltlich abweichender Regelungen, insbesondere sofern dem Nutzenden zuvor ein Kaufangebot unterbreitet wird oder der Auftragnehmer von einem etwaigen Andienungsrecht gegenüber dem Auftraggeber Gebrauch macht.
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- Kauf nach Leasingende
Der/dem Mitarbeitenden soll die Möglichkeit eingeräumt werden, den Leasinggegenstand mit Beendigung des Einzelleasingvertrages käuflich zu erwerben.
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- Übernahme der Pauschalsteuer für den geldwerten Vorteil (Kauf nach Leasingende)
Die Finanzbehörden nehmen pauschal einen Restwert des Fahrrades nach dreijähriger Nutzung von 40% an. Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragnehmer mit einem Restwert von 10% kalkuliert und dem Nutzer das Fahrrad zu einem entsprechend geringeren Preis zum Kauf anbietet. Die Versteuerung des dadurch entstehenden geldwerten Vorteils übernimmt der Auftragnehmer. Der Stadt Gelsenkirchen und den Mitarbeitenden entstehen keine Kosten durch die Versteuerung des geldwerten Vorteils beim Kauf. Im Falle eines Kaufes muss der Übernahmewert auf 17% der unverbindlichen Preisempfehlung gedeckelt sein.
- Ausfallmanagement
Rücknahmegarantie bei einem Störfall
Der Auftragnehmer hat darzustellen, ob das Fahrrad bei einem permanenten Ausfall des Mitarbeitenden bzw. des Entgelts (Tod, Kündigung durch AG/AN, Insolvenz des AN, technische/personelle Unmöglichkeit der Vertragserfüllung durch AN, wiederholte Vertragsverstöße durch AN), kostenlos zurückgenommen wird und der Leasingvertrag endet. Der Auftragnehmer hat darzustellen, ob eine Ratenerstattung ohne zusätzliche Kosten für die Stadt Gelsenkirchen im Falle einer temporären Arbeitsunfähigkeit (Langzeiterkrankung, Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeit) erfolgt.
- Fahrradinspektionen
Die Inspektion sollte idealerweise bei dem Fahrradhändler möglich sein, von dem das Fahrrad ursprünglich bezogen wurde. Alternativ sollten andere Fahrradwerkstätten vor Ort als Kooperationspartner für Inspektionen zur Verfügung stehen. Die Kosten für den Inspektionsservice sind jeweils in der Gesamtleasingrate inkludiert. Der Inspektionsservice ist obligatorisch und jährlich durchzuführen. Die Bewertung erfolgt entsprechend der Anzahl der Service-/Inspektionspakete und dem Preis. Ein Inspektionsservice der ausschließlich einen UVV-Check beinhaltet, erfüllt die Mindestanforderungen. Eine bedarfsgerechte Erweiterung der Inspektionsleistungen soll/muss möglich sein. Details sind der Bewertungsmatrix zu entnehmen.
- Versicherung
Der Auftragnehmer bietet möglichst verschiedene Versicherungspakete an, um den Wert des Fahrrades abzusichern. Für die Fahrräder muss zwingend eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen werden. Die Vollkaskoversicherung ist obligatorisch vom Mitarbeitenden abzuschließen, der Beitrag wird durch die Stadt Gelsenkirchen bezuschusst. Sichert die Vollkaskoversicherung mindestens Diebstahl, Unfall, Vandalismus und Störfälle (permanent und temporär) ab, erfüllt sie die Mindestanforderungen. Um Versicherungen anbieten zu können, kann der Auftragnehmer Nachunternehmer (z.B. Versicherungsunternehmen) einbeziehen. Die Versicherungsraten sind jeweils in der Gesamtleasingrate inkludiert. Auch hier erfolgt die Bewertung des Angebots nach der Anzahl der Versicherungspakete und dem Preis. Details sind der Bewertungsmatrix zu entnehmen.
- Vorbereitung für die Implementierung
- Maßnahmen
Der Auftragnehmer hat darzustellen, welche Maßnahmen und Vorbereitungen in den Abstimmungsphasen für die Migration und den Betrieb getroffen werden müssen. Bitte gehen Sie hierbei ganz genau auf die zu erledigenden Arbeiten der Stadt Gelsenkirchen ein. Damit sind u. a. der Abschluss der Verträge, die Implementierung des Arbeitnehmer- und Arbeitgeberportals, die Einführungsschritte, die Rechnungslegung und die Arbeiten in Bezug auf die Entgeltbuchhaltung gemeint.
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- Technische Voraussetzungen
Der Auftragnehmer hat darzustellen, welche technischen Voraussetzungen für die Implementierung des Arbeitgeber- und Arbeitnehmerportals vorliegen müssen.
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- Unterstützung
Inwieweit unterstützt der Auftragnehmer die Stadt Gelsenkirchen neben den vorgegebenen Punkten unter 5.2, 5.3 und 5.5?
- Nutzungsrechteinräumung
Der Auftragnehmer garantiert, hinreichende Nutzungsrechte an den Leasinggegenständen zu haben, um der Auftraggeberin – und im Folgenden jeweils auch den Mitarbeitenden – das einfache, zeitlich und räumlich auf die Dauer des jeweiligen Einzelleasingvertrages beschränkte Nutzungsrecht einräumen zu können.
- Kündigung der Rahmenvereinbarung
Die ordentliche Kündigung der Rahmenvereinbarung ist ausgeschlossen. Das Recht der Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Auftraggeberin hat insbesondere ein recht zur außerordentlichen Kündigung, wenn die unter Punkt 1 genannten Voraussetzungen keinen gerichtlichen Bestand mehr haben. Die außerordentliche Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der gesetzlichen Schriftform. Die Einzelaufträge bleiben von der Kündigung der Rahmenvereinbarung unberührt. Sie sind auch nach Auslaufen der Rahmenvereinbarung ordnungsgemäß und unverändert weiter- und durchzuführen.
- Datenschutz
Der Auftragnehmer wird bei der Erbringung der nach dieser Rahmenvereinbarung und der auf ihr beruhenden Einzelaufträge zu erbringenden Leistungen alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten beachten. Er hat geeignete und dem Stand der Technik entsprechende organisatorische und technische Maßnahmen zu treffen, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit ihrer im Rahmen der Leistungserbringung eingesetzten Informationssysteme, Komponenten und Prozesse und aller von der Auftraggeberin und deren Mitarbeitenden überlassenen oder sonst zugänglich gemachten Daten sicherzustellen. Dies umfasst auch Dritte, denen das Dienstrad vertragsgemäß zur Nutzung überlassen ist. Diese Anforderungen gelten für die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Haftungsrisiken Arbeitgeberausfallversicherung
Der Auftragnehmer hat mögliche Haftungsrisiken für die Stadt Gelsenkirchen sowie Möglichkeiten, diese auf ein Minimum zu reduzieren, detailliert darzustellen.
- Schlussbestimmungen
Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieser Rahmenvereinbarung und der auf ihr beruhenden Einzelaufträge bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Gleiches gilt für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Diese Rahmenvereinbarung und die auf ihr beruhenden Einzelaufträge unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Gelsenkirchen. Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieser Rahmenvereinbarung ganz oder teilweise unwirksam und/oder unanwendbar sein oder im Laufe der Auftragsabwicklung werden oder sollte sich in dieser Rahmenvereinbarung eine Lücke herausstellen, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Anstelle der unwirksamen und/oder unanwendbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung treten, die, soweit möglich, dem am nächsten kommt, was die Vertragspartner wirtschaftlich gewollt haben oder nach dem Sinn und Zweck dieses Vertrages wollen würden, wenn sie diesen Punkt bedacht hätten.