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Leistungsbeschreibung zur Ausschreibung
„Rahmenvereinbarung über das Leasing von Diensträdern für
Beschäftigte der Stadt Halle (Saale)“
- Einführung
Mit der steuerlichen Gleichstellung von Diensträdern und Dienstwagen im Jahr 2012 hat sich ein neuer Markt im Bereich Dienstradleasing entwickelt. Es sind Dienstleister entstanden, die für Unternehmen das gesamte Management des Dienstrad Leasings übernehmen und die erforderliche Infrastruktur von Versicherung und Leasinggebern schaffen und koordinieren, damit die Unternehmen ihren Angestellten zu günstigen Bedingungen Diensträder zur Verfügung stellen können. Diese Diensträder werden von dem jeweiligen Unternehmen geleast und direkt an die beschäftigten Personen ausgehändigt. Die Finanzierung erfolgt im Rahmen einer Gehaltsumwandlung und wird von den Angestellten selbst übernommen. Die überlassenen Fahrräder können von den teilnehmenden Mitarbeitern sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden.
Seit dem Tarifabschluss vom 25.10.2020 ist diese Form der Entgeltumwandlung auch für viele tariflich Angestellte in den Kommunen möglich. Das Land Sachsen-Anhalt hat mit Verkündung im Gesetzes- und Verordnungsblatt am 05.07.2024 eine Änderung des Landesbesoldungsgesetzes Sachsen-Anhalt (LBesG LSA) be- schlossen. Danach sind auch Beamtinnen und Beamte berechtigt, Dienstradleasing in Anspruch zu nehmen.
Die Stadt Halle (Saale) bietet Ihren Beschäftigten seit dem Jahr 2023 bzw. den Beamten seit 2024 die Möglichkeit des Dienstradleasings an. Mit Auslaufen des aktuellen Rahmenvertrages soll das Angebot des Dienstradleasings fortgeführt werden.
Voraussichtlich werden über den Vertragszeitraum etwa 10 % der Belegschaft an dem Programm teilnehmen und ein Fahrrad leasen. Die Stadt Halle (Saale) hat derzeit rund 4.000 bestellberechtigte Mitarbeiter (ca. 3.500 Tarifbeschäftigte und ca. 400 Beamte). Es wird keine Mindestabnahmemenge an geleasten Fahrrädern festgelegt.
- Übersicht der Leistungsbeziehungen
Im Rahmen einer Dienstradüberlassung stellt die Stadt Halle (Saale) (im Weiteren auch Auftraggeberin) ihren bestellberechtigten angestellten Personen (im Weiteren auch Beschäftigte) auf Wunsch ein Fahrrad gemäß § 63a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) (im Folgenden: „Fahrrad“) zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung. Die Finanzierung erfolgt durch eine Entgeltumwandlung. Zur Umsetzung des Dienstrad Leasings schließt die Auftraggeberin eine Rahmenvereinbarung und verschiedene Einzelverträge. Die Rahmenvereinbarung wird für die Dauer von 36 Monaten abgeschlossen. Die Einzelleasingverträge behalten ungeachtet eines möglichen Endes der Rahmenvereinbarung weiter Gültigkeit bis zum festgesetzten Ende. Der Auftraggeberin werden alle Leistungen wie das Leasinggeschäft, die Versicherung der Fahrräder, Serviceleistungen wie Wartung/Reparatur sowie die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse zur Verfügung gestellt. Der Auftragnehmer
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koordiniert und managt diese Beziehungen und Leistungen oder nutzt dafür eine Partnerschaft/ein Nachunternehmer und sorgt für die kontinuierliche Leistungserbringung. Die Rahmenvereinbarung umfasst die Schaffung und das Management der Leistungsprozesse von der Bestellung bis zur Beendigung wie auch Rückführung und Schadensabwicklung nach den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung. Die Auftraggeberin schließt für jedes von einem/einer Beschäftigten bestellte Fahrrad einen Einzelleasingvertrag mit dem Leasinggeber. Korrespondierend schließt die Auftraggeberin für jedes dieser Fahrräder einen Überlassungsvertrag mit der/dem jeweiligen Beschäftigten, in welchem dessen Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und insbesondere die Gehaltsumwandlung geregelt werden. Alle geleasten Fahrräder sind gegen Verlust und Beschädigung zu versichern. Hierzu wird zu jedem Einzelleasingvertrag eine Vollkaskoversicherung abgeschlossen, die der Dienstleister obligatorisch in seinem Dienstleistungsangebot inkludiert hat. Weiterhin hat der Dienstleister für die Fahrräder weitere Inspektions- und Instandhaltungsdienstleistungen in der Leasingrate zu inkludieren und entsprechende Vereinbarungen mit geeigneten Partnern abzuschließen. Darüber hinaus soll dem/der Beschäftigten die Möglichkeit gewährt werden, eine optionale Ratenschutzversicherung abzuschließen, welche in die individuelle Leasingrate inkludiert wird.
- Leistungsgegenstand
3.1. Überblick über die zu erbringende Leistung
Der Dienstleister hat sämtliche Leistungen auszuführen, die für die ordnungsgemäße Durchführung und die organisatorische Abwicklung notwendig sind. Es handelt sich dabei um folgende Leistungen:
• Abwicklung, Kommunikation und Initialisierung aller Prozesse und Anfragen, wie Bestellung, Beendigung, Übernahmen des Leasinggegenstands, Rückführung, Schadensfallabwicklung, Abschluss von Rücknahmevereinbarungen, Generierung von Leasinganträgen und Übernahmebestätigungen ONLINE via App / Webseite (Online- Vertrag oder Web-Vertrag) für die Beschäftigten der Auftraggeberin • Schaffung der Möglichkeit, mit einem sehr umfangreichen, regionalen Händlernetz die Fahrradbeschaffung im Kontext dieser Leistungsbeschreibung durch die Beschäftigten zu ermöglichen. • Sicherstellung von Finanzierungen / Leasing durch die organisatorische und prozessuale Einbeziehung einer Leasinggesellschaft in die Leistungsbeziehung. • Vollkaskoversicherung mit der Möglichkeit vollständiger Inklusion aller Serviceleistungen / Ersatzteile für Inspektion und Verschleiß. Grundsätzlich sind die jährlichen Überprüfungen gemäß der einschlägigen Unfallverhütungsvorschrift (UVV) zu inkludieren. • Bereitstellung von Lösungen bei vorzeitiger Beendigung des Leasingvertrags (z. B. bei Krankheit, Todesfall, Kündigung der/des Beschäftigten). • Ratenschutzversicherung zur individuellen Wahl durch die Beschäftigten • Erstellung und Bereitstellung von Informations- und Kommunikationsmaterialien zur Bewerbung des Fahrradleasing-Angebots innerhalb der Stadtverwaltung in Abstimmung mit der Auftraggeberin (z. B. Flyer) • Benennung eines festen Ansprechpartners, der während der Vertragslaufzeit für Fragen, Abstimmungen und die Betreuung des Auftraggebers zur Verfügung steht. Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin insbesondere bei der Einführung, Einrichtung und Inbetriebnahme des Leasingportals
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• Der Dienstleister ist inhaltlicher Ansprechpartner für alle teilnehmenden Beschäftigten. Hierfür stellt er verschiedene Kommunikationskanäle wie Website, E-Mail und Telefon zur Verfügung, die mindestens an Werktagen von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr, idealerweise jedoch auch an Wochenenden und Feiertagen durchgehend („24/7“) für sämtliche Anfragen wie bspw. eine Störungsmeldung und –bearbeitung etc. erreichbar sind. • Der Dienstleister stellt eine digitale Möglichkeit (z. B. Portal) zur Verfügung, auf der die Prozesse papierlos abgewickelt werden.
3.2. Fahrradbestellung
3.2.1. Grundsätzliches
Grundsätzlich können alle am Markt verfügbaren Fahrradmodelle gemäß § 63a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) im Rahmen des Dienstradleasings ausgewählt werden. Die/Der Beschäftigte sollen darüber hinaus die Möglichkeit haben, leasingfähiges Zubehör in das Leasing miteinzubeziehen.
Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:
• Der Bruttolistenpreis einschließlich allen fest mit dem Fahrrad verbundenen Zubehörs und der Service / Versicherungsleistungen darf einen Bruttobetrag von 7.000 € nicht übersteigen. Maßgeblich für den Preis des Fahrrads ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich der Umsatzsteuer. • Es kann je Beschäftigten maximal ein Fahrrad zeitgleich zur Nutzung überlassen werden. • Die Nutzung des Dienstrades ist auch für Ehegatten, Lebensgefährten oder mit dem/der Beschäftigten in häuslicher Gemeinschaft lebende Angehörige gestattet und versichert.
Der Dienstleister muss ein umfangreiches, regionales, zur Auftragsdurchführung geeignetes Händlernetz aufweisen.
3.2.2. Bestellprozess
Der Bestellprozess für ein neues Fahrrad soll zwischen der Auftraggeberin und dem Dienstleister komplett digital/papierfrei erfolgen. Der Dienstleister soll den im Folgenden beschriebenen Bestellprozess realisieren können:
Die/Der Beschäftigte registriert sich vorab über einen Link im Onlineportal des Dienstleisters und stellt einen Antrag auf Teilnahme am Dienstfahrradleasing der Auftraggeberin. Die/Der Beschäftigte sucht sich im Fachhandel das Rad ihrer Wahl aus, das Fachhandelsunternehmen stellt das Angebot ins Portal ein. Die/Der Beschäftigte bestätigt nach Prüfung des Angebots die Richtigkeit und löst die Bestellung über seinen Account aus. Anschließend lädt sich der/die Beschäftigte die dort hinterlegte Nutzungsüberlassung herunter und leitet die unterzeichnete Nutzungsüberlassung an den Arbeitgeber/Auftraggeberin weiter. Diese prüft online im Portal die getätigten Angaben und erteilt die Freigabe. Das Fachhandelsunternehmen erhält die Freigabe für das Dienstrad und kann dieses an die/den Beschäftigten direkt übergeben bzw. einen Abholtermin vereinbaren.
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3.3. Onlineportal und Reporting
Der Dienstleister stellt der Auftraggeberin für die Abwicklung des Dienstrad Leasings ein Onlineportal zur Verfügung. Dieses muss einen vollständig digitalen Bestellprozess ermöglichen. Der Dienstleister sichert eine datenschutzkonforme Betreibung des Onlineportals gemäß den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu.
3.3.1. Arbeitgeber-Bereich
Über das Onlineportal muss den bei der Auftraggeberin für das Dienstradleasing zuständigen Personen die Möglichkeit gegeben werden, den vollständigen Bestellprozess betreuen und bescheiden zu können und sämtliche Leasingverträge nebst aller zugehöriger Daten und Unterlagen jederzeit einsehen zu können. Das System muss Unterlagen wie den Überlassungsvertrag, den Einzelleasingvertrag sowie die Übernahmebestätigung automatisch generieren. Des Weiteren muss das Portal die Möglichkeit bieten, bestimmte Grundeinstellungen vornehmen zu können (Anzahl Fahrräder pro Angestellte, welche Fahrradtypen erlaubt sind, Preisspanne etc.). Auf Anforderung der Auftraggeberin ändert der Dienstleister die Parameter. Die Auftraggeberin muss jederzeit die Möglichkeit haben, die Vorlage für den Überlassungsvertrag durch den Dienstleister abändern zu lassen. Darüber hinaus ist es wünschenswert, wenn das Onlineportal weitere nützliche Funktionen aufweist wie beispielsweise:
• Suchfunktion, bspw. nach aktiv laufenden Leasingverträgen • Möglichkeit der Auswertung der pro Monat neu bestellten sowie insgesamt aller Fahrräder mit jeweiligem Status
3.3.2. Beschäftigten-Bereich
Neben der Verwaltung der geleasten Diensträder muss das Onlineportal auch die Funktion erfüllen, die Belegschaft über das Dienstradleasingmodell zu informieren. Darüber hinaus sollen die Beschäftigten über das Portal den Bestellvorgang selbständig anstoßen können. Der Dienstleister stellt der Auftraggeberin hierfür einen Zugang zu einem auf die Stadt Halle (Saale) zugeschnittenen Teil des Onlineportals zur Verfügung. Dies kann über einen Link erfolgen. Über diesen Link soll die/der Beschäftigte sich registrieren und einen Antrag auf Nutzung eines Dienstrades stellen. Nach erfolgter Prüfung und Genehmigung durch den Arbeitgeber soll die/der Beschäftigte über ihren/seinen Account selbst das Angebot, das das Fachhandelsunternehmen ins Portal stellt, freigeben. Das Onlineportal muss eine Unternehmenssuche enthalten.
Die Funktionalitäten des Onlineportals sind bis drei Jahre nach Beendigung des letzten Einzelleasingvertrages zur Verfügung zu stellen.
3.4. Technische Anforderungen
3.4.1. Qualitätssicherung
Der Dienstleister muss den Content, die Funktionalitäten und die Anwendungen einer inhaltlichen und technischen, nachhaltigen Qualitätssicherung (QS) unterziehen. Der Dienstleister hat im Zuge der Angebotsabgabe darzulegen, wie und in welchem Turnus diese Qualitätssicherung erfolgt.
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3.4.2. Form der Leistungen und Erreichbarkeit
Das Onlineportal muss vom Dienstleister als serverbasierte Web-Anwendungen bereitgestellt und gehostet werden. Diese muss in allen gängigen Browsern vollständig und korrekt dargestellt werden.
3.4.3. Zugriff auf das Onlineportal
Das durch den Dienstleister bereit gestellte Onlineportal wird im städtischen Intranet verlinkt. Das Onlineportal muss durch Kennung und Kennwort vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
3.4.4. Fehlersituationen
Die Webanwendung sollte Fehlermeldungen protokollieren. Treten während des Betriebes unvorhersehbare Fehler oder Systemausfälle auf, werden diese unverzüglich durch den Dienstleister gemeldet. Hierzu treffen Dienstleister und die Auftraggeberin weitere verbindliche Absprachen über die Meldung und Behebung von Fehlern und Systemausfällen im Detail (Vereinbarung von Service- Reaktions- und Wiederherstellungszeiten).
3.4.5. Allgemeine Anforderungen zur IT-Sicherheit
Der Dienstleister hat alle für ein angemessenes Schutzniveau und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, die einen unbefugten und missbräuchlichen Zugriff auf das Onlineportal, zugehörige Komponenten sowie zugehörige Daten unterbinden. Dies gilt insbesondere für die Abwehr von Bedrohungen, die die Integrität, die Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit des Portals gefährden oder eine Gefährdung Dritter (z.B. Besucher) darstellen. Die getroffenen Maßnahmen müssen dabei dem jeweils aktuell gültigen Stand der Technik entsprechen. Ferner ist generell bei der Erstellung und Pflege sowie beim Hosting die Verwendung von Techniken zu vermeiden, die bekanntermaßen hohe Sicherheitsrisiken bzw. Sicherheitslücken enthalten, welche nicht durch entsprechende flankierende Maßnahmen geschlossen werden können. Der Dienstleister betreibt das Portal, welches er für die Erbringung der gegenständlichen Leistung nutzt, in einem Rechenzentrum, dass nach ISO 27001 zertifiziert ist. Ferner stellt der Dienstleister die Sicherheit des Portals, bspw. durch regelmäßige Tests (Pen- Test) sicher.
3.4.6. Anforderungen an Systeme und Prozesse
3.4.6.1. Freiheit von Schadsoftware
Der Dienstleister gewährleistet, dass alle Bestandteile des Onlineportals frei von Computeranomalien (Computerviren, -würmer, Exploits usw.) sind. Der Dienstleister führt diese Überprüfung regelmäßig mit einem marktgängigen, aktuellen Scanner oder anderen gleichwertig oder höher eingestuften Technologien durch.
3.4.6.2 Systemhärtung und aktueller Patchstand
Der Dienstleister muss über einen Patch-Management-Prozess gewährleisten, dass alle von ihm eingesetzten Systeme, Systemkomponenten und Entwicklungswerkzeuge auf dem jeweils aktuellen Versionsstand sind. Insbesondere stellt der Dienstleister das Einspielen empfohlener Patches - je nach Risiko für die Anwendung (bewertet durch den Dienstleister) - innerhalb von 5
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1-10 Arbeitstagen nach Erscheinen des Patches sicher. Darüber hinaus sorgt der Dienstleister für eine angemessene Härtung der Systeme.
3.4.6.3. Datenübertragung und Datenverarbeitung
Der Dienstleister hat die zur Erbringung der vertraglichen Leistung die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz beachten. Nichtöffentliche Daten müssen verschlüsselt übertragen werden. Dies gilt insbesondere, wenn mit dem Request oder Response personenbezogene Daten oder Benutzereingaben übermittelt werden. Hierfür ist das SSL-Übertragungsprotokoll oder dem Stand der Technik angepasste sichere Übertragungsprotokolle zu verwenden. Das Server-Zertifikat muss vom Dienstleister beschafft werden Der Dienstleister stellt anhand eines Datenschutzkonzeptes die Einhaltung und Wahrung der datenschutzrechtlichen Erfordernisse gemäß der DSGVO (Richtigkeit, Integrität, Vertraulichkeit etc.) sowie die Einhaltung der Grundsätze der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung und der Datensparsamkeit sicher.
3.4.6.4. Datenrückgabe und Datenlöschung
Alle beim Dienstleister gespeicherten Daten werden nach Ablauf der von der Auftraggeberin definierten Aufbewahrungsfrist bzw. nach Beendigung des Auftrags datenschutzkonform gelöscht oder gem. DIN 66399 vernichtet. Der Nachweis der datenschutzkonformen Entsorgung der Daten und Speichermedien obliegt dem Dienstleister.
3.4.6.5. Eingabe und Speicherung von Zugangsdaten
Werden Zugangsdaten zur Identifizierung verwendet, so sind diese verschlüsselt zu übertragen und vom Dienstleister mit kryptografischen Algorithmen gesichert zu speichern. Jegliche internen Zugangsdaten (z. B. die Windows-Anmeldung) der Auftraggeberin dürfen vom Dienstleister nicht verwendet und nicht gespeichert werden. Sofern Kennworte verwendet werden, muss der Dienstleister technische Verfahren zur Sicherstellung einer minimalen Kennwortgüte einsetzen.
3.4.6.6. Meldung von Sicherheitsvorfällen
Sicherheitsvorfälle, die direkt oder indirekt den vom Dienstleister für die Auftraggeberin bereitgestellten Dienst betreffen, meldet der Dienstleister der Stadt unverzüglich, Reaktionen auf diese Vorfälle werden der Auftraggeberin mitgeteilt und ggfs. abgestimmt.
3.4.7. Anforderungen an die Gestaltung
3.4.7.1. Aktive Inhalte
Der Dienstleister übernimmt die Gewähr, dass aktive Inhalte (Active X, Java Script, …) keine "böswilligen" Funktionen enthalten, die z. B. dazu dienen, Daten des Anwenders auszuspähen oder Systemeinstellungen zu verändern.
3.4.7.2. Einsatz von Cookies
Der Dienstleister hat sicherzustellen, dass Informationen, die von der Anwendung in Cookies abgelegt werden, auch nur von dieser Anwendung verarbeitet werden. 6
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3.5. Leasing
Der Dienstleister bindet zur Finanzierung des Dienstradleasings eine Leasinggesellschaft ein, mit welcher die Auftraggeberin eine Rahmenvereinbarung abschließt. Auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung erfolgt die Generierung eines Einzelleasingvertrages pro bestelltem Fahrrad. Die Leasingrahmenvereinbarung muss die Anforderungen der Auftraggeberin erfüllen. Der Dienstleister stellt sicher, dass der Auftraggeber monatlich eine Übersicht über die in diesem Monat geschlossenen Einzelleasingverträge in digitaler Form erhält oder dass der Auftraggeber sich eine solche Datei aus dem Onlineportal jederzeit selbst abrufen kann. Aus dieser Übersicht ergeben sich alle die für die Lohnbuchhaltung relevanten Informationen (Angestellte, Leasingrate, Versicherungsrate, etc.).
3.6. Fahrradversicherung
Jedes Fahrrad ist durch eine obligatorisch abzuschließende Fahrradversicherung zu versichern (Premium-All-Inklusive-Versicherung). Diese Fahrradversicherung wird vom Dienstleister unter Einbeziehung einer Versicherungsgesellschaft gestellt und läuft während der gesamten Leasinglaufzeit.
Folgende Mindestbedingungen müssen in der Premium-All-Inklusiv-Versicherung enthalten sein:
• Vollkaskoversicherung (Versicherung gegen Unfall- und Sturzschäden sowie unsachgemäßer Handhabung) • Diebstahl- / Vandalismusversicherung (ohne Eigenbeteiligung) inklusive Teildiebstahl • Neuraddeckung bei Diebstahl und wirtschaftlichem Totalschaden. Neues Rad muss 1:1 in den bestehenden Einzelvertrag eingesetzt werden können. • Keine Selbstbeteiligung bei Verschleißreparaturen (Lohn bzw. Ersatzteile werden zu 100% ersetzt), Bagatellschadensgrenze 0 € • regelmäßige UVV-Prüfungen • Schäden und Folgeschäden durch defekte Akkus versichert (Folgeschaden bei Akkubrand etc. unbegrenzt) • Keine Zeitwertabzüge • Ausschluss von Eigenbeteiligungen im Schaden- / Verlustfall • Weltweiter Versicherungsschutz und europaweite Mobilitätsgarantie inkl. Pick-up- Service
Beim Versicherungsangebot obligatorisch:
• Schadenabwicklung nur über den Fachhändler (keine mittelbare oder unmittelbare Beteiligung des Arbeitgebers) • Versicherungsverhältnis zur Auftraggeberin endet nach Rückgabe des Fahrrads an Leasinggeber / bei Verlust / Diebstahl etc.
3.7. Ratenschutzversicherung
Der Dienstleister hat für jedes Fahrrad eine Ratenschutzversicherung anzubieten. Diese sollte im Rahmen des jeweiligen Einzelleasingvertrages für den Beschäftigten optional buchbar sein. Die Ratenschutzversicherung hat folgende Störfälle abzudecken:
• Mutterschutz und Elternzeit
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• Langzeiterkrankung (nur bei Beschäftigten) • Sonderurlaub ohne Entgelt • Sabbatical
Die Ratenschutzversicherung soll einen Zeitraum von 12 Monaten abdecken. In Einzelfällen sollte die Ratenschutzversicherung auch einen Zeitraum von bis zu 15 Monaten abdecken. Im Versicherungsfall entscheidet die Auftraggeberin, ob das Fahrrad beim Mitarbeiter verbleibt oder in Verwahrung genommen wird.
3.8. Inspektion
Da die Auftraggeberin ihren Beschäftigten das jeweils geleaste Fahrrad im Rahmen des Arbeitsverhältnisses überlässt und nicht ausschließen kann, dass dieses auch im Arbeitskontext benutzt wird, trifft die Auftraggeberin als Arbeitgeber die Pflicht, das "Arbeitsmittel Fahrrad" während der Nutzungsdauer durch Instandhaltungsmaßnahmen in einem sicheren Zustand zu halten. Aus diesem Grund hat der Dienstleister ein Inspektionspaket anzubieten, welches folgende Leistungen enthält:
• Mindestens eine dem Schutzniveau der UVV-Prüfung entsprechende jährliche Untersuchung für jedes Fahrrad (Kostenlos)
• Mindestens eine Inspektion pro Jahr und Fahrrad (Kostenlos, d. h. ohne Zusatzkosten für den Mitarbeiter)
Die Durchführung der Inspektionsleistungen muss während der Vertragslaufzeit deutschlandweit möglich sein. Die Verkehrssicherheit der Räder ist vom durchführenden Fachhändler zu dokumentieren und der/dem Beschäftigten zu übergeben. Für jedes Fahrrad ist der Abschluss eines Inspektionspaketes obligatorisch. Die Kosten für das jeweils gewählte Inspektionspaket sind in die Leasingrate zu inkludieren.
3.9. Verschleißreparaturen
Der Dienstleister inkludiert in die Leasingrate je Fahrrad ein Servicepaket über Leistungen für Verschleißreparaturen. Das verwendete Material bei Reparaturen / Teile etc. entspricht dem Stand der Technik und mindestens der Originalqualität. Der Abschluss eines solchen Servicepakets ist obligatorisch. Die Kosten des Service Paketes können je nach Fahrradtyp differieren. Die monatlichen Kosten dafür sind in die Leasingrate zu inkludieren. Sofern Leistungen beauftragt werden, die nicht Gegenstand des Instandhaltungspaketes sind, so trägt hierfür der/die Angestellte unmittelbar die Kosten (z.B. Montage zusätzlicher Taschen, Tacho sowie qualitativ über das übliche Maß hinausgehende Qualität von Ersatzteilen).
3.10. Kommunikation und Service (Kundendienst und Hotline)
Der Dienstleister unterstützt die Auftraggeberin bei der internen Kommunikation des Dienstradleasingangebots an die Beschäftigten. Dies erfolgt insbesondere durch Bereitstellung von Informationen und Marketingmaterialien in digitaler und gedruckter Form.
Folgende Serviceleistungen sind durch den Dienstleister zu erbringen:
• Der Dienstleister ist mindestens werktags zwischen 09.00 und 17.00 Uhr erreichbar. • Die Reaktionszeit auf Anfragen beträgt maximal einen Arbeitstag.
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• Es werden verschiedene Kommunikationskanäle angeboten (Website, E-Mail, Telefon). • Alle Anfragen können durch den Kundendienst beantwortet werden. Der Dienstleister findet in jedem Fall geeignete Lösungen.
3.11. Rechnungsstellung
Der Dienstleister unterstützt die Auftraggeberin bei der Abrechnung gegenüber seinen Beschäftigten. Dabei stellt er sicher, dass die monatlich anfallenden Abrechnungsdaten nachvollziehbar und ausfallsicher in der Form übermittelt werden, so dass das Lohnabrechnungssystem des Auftraggebers mit allen notwendigen Daten zur vollumfänglichen Weiterverarbeitung abrechnungsrelevanter Informationen bedient werden kann. Dem Auftraggeber wird monatlich eine digitale Übersicht über die abgeschlossenen Einzelleasingverträge zur Verfügung gestellt. Die Übersicht enthält alle für die ordnungsgemäße Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlichen Informationen. Die Abrechnungsdaten werden nachvollziehbar, sicher und ausfallsicher an den Auftraggeber übermittelt. (Der genauere Ablauf wird nach der Zuschlagserteilung abgestimmt.)
3.12. Versteuerung
Der Dienstleister sorgt dafür, dass das vorliegende Dienstradleasingmodell stets mit den gesetzlichen Bestimmungen und insbesondere den steuerrechtlichen Regelungen im Einklang steht und dem Zweck entsprechend durchgeführt werden kann. Sollte dies nicht oder nicht mehr möglich sein, informiert er die Auftraggeberin unverzüglich und schlägt eine Anpassung des Modells vor, um das Modell gesetzeskonform entsprechend der angestrebten Ziel- und Zweckbestimmung fortzusetzen. Nach Abstimmung und Freigabe durch den Auftraggeber passt er das Modell an und wirkt dabei mit den übrigen Vertragspartnern des Dienstradleasingmodells zusammen. Aufgrund der Privatnutzung des Fahrrades entsteht der/dem Beschäftigten ein geldwerter Vorteil. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils erfolgt durch den Auftraggeber entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
3.13. Leasingende / Rückgabe des Fahrrads
3.13.1. Rückgabe vor Ablauf der Leasingzeit
Eine vorzeitige Beendigung der jeweiligen Nutzungsüberlassung durch die/den Beschäftigte/n und eine Rückgabe des Fahrrads während des vorab definierten Nutzungszeitraums soll grundsätzlich nicht möglich sein. Nur in begründeten Ausnahmefällen ist eine vorzeitige Rückgabe möglich. Diese Störfälle (Beendigung Arbeitsverhältnis, Arbeitsunfähigkeit, Mutterschutz, Elternzeit, Sonderurlaub ohne Entgelt, Tod) wird die Auftraggeberin in Abstimmung mit dem Dienstleister in Form eines Störfallmanagements, welches der Dienstleister selbst anbietet, genauer regeln. Der Dienstleister muss eine anzahl- bzw. mengenmäßig nicht begrenzte, kostenlose Rückgabemöglichkeit in den sog. Störfällen anbieten. In diesen Fällen ist das Fahrrad vom Dienstleister zurückzunehmen.
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3.13.2. Kauf nach Leasingende
Der/dem Beschäftigten muss die Möglichkeit eingeräumt werden, den Leasinggegenstand mit Beendigung des Einzelleasingvertrages käuflich zu erwerben. Der Dienstleister sorgt für die Übermittlung dieses Angebots (Übernahmepreis) an die/den Beschäftigten. Die Auftraggeberin ist in den Prozess zum Laufzeitende nicht involviert. Der Dienstleister sichert die gesetzeskonforme Versteuerung des geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle dadurch anfallenden Kosten (Pauschalversteuerung nach § 37 b EStG).
3.13.3. Rückgabe nach Ablauf der Leasingzeit
Wird der Leasinggegenstand nicht von der/dem Beschäftigten zum Ende des Leasingvertrages gegen eine Restwertzahlung übernommen, holt der Dienstleister das Rad kostenlos beim Nutzer ab. Die Fahrradrückgabe nach Ende der Leasinglaufzeit muss regional für die/den Beschäftigten und die Auftraggeberin kostenneutral möglich sein.
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