2026_10_07_Teil_B_Fahrradleasing_Leistungsbeschreibung_1.pdf

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Ausschreibung eines Rahmenvertrags zum Fahrradleasing

für die Stadtverwaltung Schmalkalden

Anlage B: Leistungsbeschreibung

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Ausschreibung Fahrradleasing: Leistungsbeschreibung

Inhalt Rahmenbedingungen ........................................................................................................................... 3

1. Leistungsgegenstand ................................................................................................................... 3

2. Umfang der Leistung / Berechtigung ......................................................................................... 4

3. Vertragslaufzeit ............................................................................................................................. 4

4. Leasingprozess .............................................................................................................................. 4

5. Leasinggegenstand / Anforderungen an das Fahrrad und an das Fahrradzubehör ............. 5

6. Anforderungen an das Händlernetz ............................................................................................ 6

7. Leasingdauer und Leasingverträge ............................................................................................ 6

8. Versicherung .................................................................................................................................. 7

9. Störfallmanagement ..................................................................................................................... 7

10. Wartung und Inspektion................................................................................................................ 8

11. Onlineportal ................................................................................................................................... 9

12. Ansprechpartner des Auftragnehmers ..................................................................................... 10

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Ausschreibung Fahrradleasing: Leistungsbeschreibung

Rahmenbedingungen

1. Die Stadtverwaltung Schmalkalden (nachfolgend „Auftraggeber“ genannt) beabsichtigt, mit der Einführung eines Fahrradleasing-Angebots ein zusätzliches attraktives Mobilitätsangebot für ihre Tarifbeschäftigten (nachfolgend „Tarifbeschäftigte“ genannt) bereitzustellen.
2. Grundlage für die Umsetzung des Fahrradleasings ist der „Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst“ (TV-Fahrradleasing) vom 25. Oktober 2020 in seiner jeweils geltenden Fassung.
3. Andere zulässige Finanzierungs- oder Fördermöglichkeiten für den Erwerb von Fahrrädern, insbesondere die Gewährung von Vorschüssen nach einschlägigen landes- oder kommunalrechtlichen Regelungen, bleiben hiervon unberührt.
4. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters bzw. Auftragnehmers finden grundsätzlich keine Anwendung auf das Vertragsverhältnis. Hiervon ausgenommen sind lediglich solche ergänzenden Geschäftsbedingungen, die:

• branchenüblich sowie für die ordnungsgemäße Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen notwendig sind, • dem Auftraggeber bereits mit Angebotsabgabe vollständig offengelegt werden und • den verbindlichen Vergabeunterlagen des Auftraggebers nicht entgegenstehen.

Der Bieter hat die Branchenüblichkeit und Erforderlichkeit dieser Bedingungen im Rahmen seines Angebots nachvollziehbar darzulegen und nachzuweisen.

5. Die Anlagen Teil C und Teil D sind verbindliche Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung.

1. Leistungsgegenstand

1.1 Diese Leistungsbeschreibung bildet die verbindliche Grundlage für den Abschluss der Einzel- Leasingverträge zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer.

1.2 Der Auftraggeber und der Auftragnehmer schließen hierfür einen Rahmenvertrag über die zu erbringende Dienstleistung ab. Für den Auftraggeber sollten hierfür keinerlei Kosten entstehen.

1.3 Dem Auftraggeber müssen alle Leistungen, wie das Leasinggeschäft, die Versicherung der Fahrräder, Serviceleistungen wie Wartung / Reparatur sowie die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse zur Verfügung gestellt werden. Der Auftragnehmer koordiniert diese Beziehungen und Leistungen oder nutzt dafür einen Partner (Leasinggesellschaft bzw. -geber) und sorgt für die kontinuierliche Leistungserbringung.

1.4 Der Auftraggeber schließt für jedes von einem Tarifbeschäftigten bestellte Fahrrad einen Einzelleasingvertrag mit dem Auftragnehmer ab. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abschluss von Einzelleasingverträgen.

1.5 Der Auftraggeber schließt für die geleasten Fahrräder einen Überlassungsvertrag mit dem jeweiligen Tarifbeschäftigten, in diesem werden die Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und insbesondere die Entgeltumwandlung geregelt werden.

1.6 Die überlassenen Fahrräder können von den teilnehmenden Tarifbeschäftigten sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden.

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2. Umfang der Leistung / Berechtigung

2.1 Zum Fahrradleasing berechtigt sind grundsätzlich alle Tarifbeschäftigten, die in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis mit der Stadtverwaltung Schmalkalden stehen. Die Stadtverwaltung Schmalkalden beschäftigt ca. 330 Mitarbeitende, zum Fahrradleasing berechtigt sind ca. 200. Eine Befragung unter den Beschäftigten kam zu dem Ergebnis, dass ca. 90 Mitarbeitende Interesse am Fahrradleasing haben. Mangels Erfahrungswerte kann ein genauer Bedarf an zu leasenden Fahrrädern nicht genannt werden. Eine Mindestabnahmemenge wird deshalb ausdrücklich nicht vereinbart. Eine Begrenzung auf die kalkulierte Anzahl von 90 Personen ist nicht vorgesehen und stellt lediglich einen groben Richtwert für den Auftragnehmer dar.

2.2 Konkret vom Fahrradleasing ausgeschlossen sind:

• Auszubildende, Schüler/innen, Werkstudierende, sowie Praktikanten, • Beamtinnen und Beamte • Geringfügig Beschäftigte • Beschäftigte in der Freistellungsphase des Altersteilzeitmodells

2.3 Darüber hinaus wird der Auftraggeber folgenden Tarifbeschäftigten kein Angebot zum Dienstrad Leasing unterbreiten:

• Tarifbeschäftigten, die zum Zeitpunkt des gewünschten Leasingbeginns in einem befristeten Arbeitsverhältnis von weniger als 36 Monaten stehen, • Tarifbeschäftigten, die zum Zeitpunkt des gewünschten Leasingbeginns in weniger als 36 Monaten die gesetzliche Altersrente in Anspruch nehmen bzw. sich in den Ruhestand versetzen lassen oder bekanntermaßen innerhalb der nächsten drei Jahre aus den Diensten bei Stadtverwaltung Schmalkalden ausscheiden werden, • Tarifbeschäftigten, die keine Entgeltfortzahlung erhalten, (Tarifbeschäftigte im Beschäftigungsverbot, Elternzeit, Mutterschutz, Mitarbeitende in einem unbezahlten Sonderurlaub, Langzeiterkrankte und Beschäftigte in Rente auf Zeit), sowie Tarifbeschäftigte, bei denen ein Ausfall von Entgeltzahlungen zu erwarten ist (z. B. durch geplante Elternzeit oder Beurlaubung)

3. Vertragslaufzeit

Die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung beträgt drei Jahre. Der Rahmenvertrag soll zum 01.03.2027 beginnen und beträgt 36 Monate. Alle im Rahmenvertrag enthaltenen Leistungen sind bis zur Beendigung des letzten Einzelleasingvertrages zur Verfügung zu stellen.

4. Leasingprozess

4.1 Zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer wird ein Rahmenvertrag geschlossen. Auf Grundlage dieses Rahmenvertrages erfolgt die Erstellung einzelner Leasingverträge für die jeweils ausgewählten Fahrräder. Die Laufzeit der Einzelverträge beträgt in der Regel 36 Monate.

4.2 Der gesamte Leasingprozess, einschließlich Auswahl des Fahrrads, Beantragung, Genehmigung, Bestellung, Übergabe sowie Rückgabe, ist im Rahmen der Angebotsabgabe nachvollziehbar und konzeptionell darzustellen.

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Folgende Anforderungen sind im Prozess zu berücksichtigen:

• Interessierte Beschäftigte werden über das zur Verfügung gestellte Portal darüber informiert, welche Personengruppen gemäß tarifvertraglichen oder organisatorischen Vorgaben vom Fahrradleasing ausgeschlossen sind. Darüber hinaus erfolgt eine Prüfung, ob der ausgewählte Leasinggegenstand die definierten Voraussetzungen erfüllt und für den Abschluss eines Einzel- Leasingvertrages geeignet ist. • Tarifbeschäftigte erhalten transparente Informationen zu den wesentlichen Vertragsbedingungen, insbesondere zu Leasingrate, Laufzeit, voraussichtlicher finanzieller Auswirkung sowie den erforderlichen Zustimmungsvoraussetzungen des Auftraggebers. Dabei sind die jeweils geltenden steuerlichen und abrechnungstechnischen Rahmenbedingungen angemessen zu berücksichtigen. • Es ist sicherzustellen, dass der Freigabe- und Genehmigungsprozess einschließlich der Erstellung aller relevanten Vertragsunterlagen, insbesondere Einzel-Leasingvertrag, Vereinbarung zur Entgeltumwandlung und Überlassungsvereinbarung, überwiegend digital abgewickelt werden kann. Der Gesamtprozess soll nutzerfreundlich, nachvollziehbar und effizient gestaltet sein. • Der Status einzelner Prozessschritte soll für die beteiligten Personen jederzeit transparent nachvollziehbar sein. Hierzu zählen insbesondere Beantragung, Freigabe, Bestellung, Auslieferung sowie Vertragsbeginn und Vertragsende. • Für die Rückgabe der Leasinggegenstände sowie für eventuelle Schadens- oder Servicefälle sind eindeutige Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe vorzusehen. • Der Arbeitgeber stellt keine finanzielle Beteiligung (im Sinne von Bezuschussung von Leasingraten, Übernahme von Versicherungs- oder Wartungsbeiträgen o. ä.).

5. Leasinggegenstand / Anforderungen an das Fahrrad und an das Fahrradzubehör

5.1 Jeder Tarifbeschäftigte des Auftraggebers ist berechtigt, maximal ein Fahrrad im Rahmen des Fahrradleasings in Anspruch zu nehmen. Gegenstand des Leasings dürfen ausschließlich fabrikneue Fahrräder sein. Leasingfähig sind sowohl Fahrräder ohne Motorunterstützung als auch elektrisch unterstützte Fahrräder.

5.2 Es dürfen ausschließlich Fahrräder gemäß den Vorgaben des § 63a StVZO angeboten werden. Bei elektrisch unterstützten Fahrrädern ist die Motorleistung auf maximal 250 Watt Nennleistung sowie eine bauartbedingte Höchstgeschwindigkeit von 25 km/h begrenzt. Vom Leasing ausgeschlossen sind E- Bikes beziehungsweise S-Pedelecs, deren Motorunterstützung Geschwindigkeiten von mehr als 25 km/h ermöglicht.

Jedes Leasingfahrrad muss mindestens über folgende Ausstattung verfügen:

1. Schutzbleche
2. Eine Klingel entsprechend § 64a StVZO
3. Bremsanlagen gemäß § 65 StVZO
4. Beleuchtung nach § 67 Abs. 1 StVZO
5. Ein Fahrradschloss nach DIN 67540 mit mindestens Sicherheitsstufe 5

5.3 Darüber hinaus muss den Tarifbeschäftigten die Möglichkeit eingeräumt werden, zusätzlich leasingfähiges Zubehör zu erwerben. Hierzu zählen fest mit dem Fahrrad verbundene Ausstattungsbestandteile sowie zulässige Zusatzleistungen des Leasinggebers. Nicht zulässig ist hingegen das Leasing von Fahrradanhängern.

5.4 Der maximal zulässige Bruttogesamtwert eines Leasingfahrrads einschließlich leasingfähigem Zubehör beträgt 7.000,00 EUR. Versicherungsleistungen bleiben bei dieser Wertgrenze unberücksichtigt.

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6. Anforderungen an das Händlernetz

6.1 Zur Gewährleistung eines attraktiven, vielseitigen Angebots sowie eines wohn- und dienstortnahen Services für die Tarifbeschäftigten hat der Auftragnehmer ein Händlernetz nachzuweisen und nach Maßgabe der nachfolgenden Bedingungen bei Angebotsabgabe mit einzureichen, welches mindestens drei Fahrradhändler innerhalb des Landkreises Schmalkalden-Meiningen sowie mindestens zwei weitere Fahrradhändler außerhalb des Landkreises umfasst. Die außerhalb des Landkreises gelegenen Händler müssen sich dabei in einer Entfernung von höchstens 50 km vom Standort Schmalkalden, Altmarkt 1 befinden.

6.2 Ziel ist es, den Tarifbeschäftigten die Möglichkeit zu bieten, Fahrräder bei Fachhändlern vor Ort anzusehen, Probe zu fahren und eine fachkundige Beratung hinsichtlich der Auswahl von Fahrrad und Zubehör zu erhalten. Zusätzliche Händler, die diese Anforderungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Dem Angebot ist eine Übersicht aller vorgesehenen Händler einschließlich der jeweiligen Anschriften beizufügen.

6.3 Die beteiligten Händler sollen darüber hinaus ein angemessenes Sortiment unterschiedlicher Fahrradtypen – beispielsweise Pedelecs, City-Bikes, Trekkingräder, Rennräder oder Mountainbikes – sowie gängiger Fahrradmarken anbieten. Die Verfügbarkeit bestimmter Marken wird jedoch nicht vorausgesetzt.

6.4 Eine Bestellung über den Online-Handel ist zulässig, sofern die Abwicklung und der Bezug des Fahrrads über einen stationären Fachhändler erfolgen. Reine Direktversender sind ausgeschlossen.

6.5 Etwaige Gewährleistungsansprüche sind über den jeweiligen Händler abzuwickeln, bei dem bzw. der das Fahrrad erworben wurde.

7. Leasingdauer und Leasingverträge

7.1 Zur Finanzierung des Fahrradleasings bindet der Auftragnehmer eine Leasinggesellschaft ein, mit der der Auftraggeber einen Leasingrahmenvertrag abschließt.

7.2 Die im Rahmen des Fahrradleasings abgeschlossenen Einzelleasingverträge müssen die private Nutzung der Fahrräder durch die Tarifbeschäftigten zulassen.

7.3 Die Einzelleasingverträge sind mit einer festen Laufzeit von 36 Monaten abzuschließen („Leasingdauer“). Eine Überschreitung dieser Laufzeit ist ausgeschlossen. Der Abschluss der Einzelleasingverträge hat innerhalb der gemäß Ziffer 2 festgelegten Vertragslaufzeit zu erfolgen.

7.4 Eine Begrenzung der während der Leasingdauer zulässigen Fahrleistung ist nicht vorgesehen.

7.5 Unterbreitet der Leasinggeber den Tarifbeschäftigten des Auftraggebers nach Ablauf der Leasingdauer ein Angebot zur Übernahme des Fahrrads, stellt der Auftragnehmer sicher, dass dieses Angebot den betreffenden Tarifbeschäftigten übermittelt wird. Der Auftraggeber ist in den Prozess zum Vertragsende nicht eingebunden. Die steuerrechtliche Abwicklung eines etwaigen Erwerbs des Fahrrads erfolgt ebenfalls durch den Auftragnehmer (Pauschalversteuerung nach & 37 b EstG) der die entsprechenden Informationen an die betreffenden Tarifbeschäftigten weiterleitet.

7.6 Der Auftraggeber beziehungsweise Leasingnehmer gewährleistet die gesetzeskonforme Versteuerung des geldwerten Vorteils.

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7.7 Sofern das Fahrrad nach Ablauf des Leasingvertrages nicht durch den Beschäftigten gegen Zahlung des Restwertes übernommen wird, ist das Fahrrad an den Auftragnehmer zurückzugeben. Die Rückgabe muss für die Beschäftigten kostenneutral möglich sein. Idealerweise erfolgt die Rückgabe bei dem Händler, bei dem das Fahrrad zu Beginn der Vertragslaufzeit übernommen wurde.

7.8 Ein Andienungsrecht des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber nach Ablauf der Leasingdauer besteht nicht. Entsprechend besteht für den Auftraggeber keine Verpflichtung zur Verwertung oder Übernahme der Fahrräder.

7.9 Jeder Einzelleasingvertrag beginnt jeweils zum ersten Kalendertag eines Monats, auch wenn die Übernahme des Fahrrads erst im Laufe dieses Monats erfolgt.

7.10 Die Abrechnung sämtlicher laufender Leasingverträge erfolgt monatlich auf Rechnungsbasis. Die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats ist ausgeschlossen.

7.12 Der monatlich abgerechnete Leasingbetrag je Leasingfahrrad umfasst die Leasingrate, die Versicherungsrate sowie die mindestens geforderten Leistungen für Inspektionen. Sämtliche vorgenannten Kosten werden von den Beschäftigten getragen.

8. Versicherung

8.1 Für jedes Fahrrad beziehungsweise jeden einzelnen Leasingvertrag ist eine Vollkaskoversicherung abzuschließen. Diese wird entweder durch den Auftragnehmenden selbst oder unter Einbindung eines Versicherungsunternehmens bereitgestellt. Ansprechpartner für sämtliche Versicherungsangelegenheiten bleibt in jedem Fall der Auftragnehmende. Die Versicherung hat insbesondere folgende Leistungen abzudecken:

• Übliche Leistungen einer Vollkaskoversicherung, insbesondere bei Diebstahl und Raub, Teildiebstahl, Totalschäden, Unfallschäden, Fall- und Sturzschäden, Feuchtigkeitsschäden, Bedienfehlern, Vandalismus, Elektronikschäden, Produktions-, Konstruktions- oder Materialfehlern sowie Akkudefekten, • Verzicht auf Selbstbeteiligungen sowie auf Bagatellschadensgrenzen, • Übernahme der Kosten für Verschlussreparaturen.

8.2 Im Rahmen der Diebstahlversicherung ist das Anschließen des Fahrrads an einen festen Gegenstand ausreichend; eine Unterbringung in abschließbaren Räumen ist nicht erforderlich. Der Versicherungsschutz gilt rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche und unabhängig vom jeweiligen Abstellort des Fahrrads. Der Beginn des Versicherungsschutzes entspricht dem Start des jeweiligen Einzelleasingvertrags. Das Versicherungsverhältnis endet automatisch mit dem Ablauf oder der Beendigung des jeweiligen Leasingvertrags, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

8.3 Das Vorliegen einer Mobilitätsgarantie ist wünschenswert.

9. Störfallmanagement

9.1 Der Auftragnehmer hat ein geeignetes Störfallmanagement vorzuweisen. In allen Störfällen ist sicherzustellen, dass weder die Auftraggeberin den Leasinggegenstand zu übernehmen hat, noch dass der Tarifbeschäftigte oder der Auftraggeber Leasingraten abzuführen hat, die nicht durch Umwandlung von Entgeltbestandteilen des Beschäftigten finanziert werden.

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9.2 Der Auftragnehmer muss eine flexible und unbürokratische Möglichkeit zur Rückgabe des Fahrrads im Falle des Ausfalls eines Beschäftigten gewährleisten. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass eine unkomplizierte Übertragung beziehungsweise Weitergabe des Fahrrads an einen anderen Beschäftigten ermöglicht wird.

9.3 Der Auftragnehmer hat nachvollziehbar und transparent darzustellen, wie Kosten im Falle von Störfällen berechnet werden und welche Verfahren für die Rückgabe der Fahrräder vorgesehen sind. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass sowohl der Auftraggeber als auch die Beschäftigten jederzeit in geeigneter Weise über die im Störfall bestehenden Optionen, Abläufe und Prozesse informiert werden.

9.4 Für die Rückgabe eines Fahrrads oder die Umschreibung eines Vertrags im Zusammenhang mit einem Störfall dürfen keine zusätzlichen Kosten erhoben werden, sofern kein über den gewöhnlichen Gebrauch hinausgehender Verschleiß oder Schaden am Fahrrad vorliegt.

9.5 In mindestens den nachfolgenden Fällen müssen Möglichkeiten bzw. Regelungen bestehen, um der Auftraggeberin einen Ausstieg aus dem Einzel-Leasingvertrag zu ermöglichen:

• Jegliche Beendigung des Kündigungsverhältnisses (z. B. Kündigung durch Tarifbeschäftigte, Kündigung durch den Auftraggeber, Tod, vorzeitiger/unvorhersehbarer Renteneintritt, im Fall eines Aufhebungsvertrages), • bei Erwerbsunfähigkeit des Tarifbeschäftigten, • bei unbezahlter Freistellung oder Sonderurlaub, • aufgrund einer Krankheit oder eines Gebrechens, aufgrund dessen der Tarifbeschäftigte absehbar über einen längeren Zeitraum (sechs Monate und mehr) nicht in der Lange ist, Fahrrad zu fahren, • bei krankheits- oder unfallbedingtem Ausfall und einhergehenden Ausscheiden aus der Entgeltfortzahlung, • im Fall einer Elternzeit, eines Beschäftigungsverbotes oder aufgrund von Mutterschutz nach sechs Monaten.

In mindestens den nachfolgenden Fällen müssen die Gesamtleasingraten vom Aufragnehmer (Leasinggeber übernommen werden.)

• Bei krankheits- oder unfallbedingtem Ausfall und einhergehenden Ausscheiden aus der Entgeltfortzahlung, • Im Fall einer Elternzeit, eines Beschäftigungsverbots oder aufgrund von Mutterschutz. • Das Störfallmanagement kann auch über eine Versicherung abgedeckt werden. Um die o. g. Fälle abzudecken, wäre eine solche Versicherung verpflichtend von den Beschäftigten abzuschließen. Diese o. g. Regelungen gelten für die gesamte Laufzeit der Einzelleasingverträge ab dem ersten Tag der Vertragslaufzeit.

10. Wartung und Inspektion

11. 1 Für jedes geleaste Fahrrad ist jährlich eine Inspektion inkl. UVV-Prüfung durchzuführen. Die Kosten dafür sind in der Gesamtleasingrate enthalten. Die Tarifbeschäftigten werden vom Auftragnehmer oder automatisch an die anstehenden Termine erinnert.

10.2 Die durchgeführten Inspektionen inkl. UVV-Prüfungen sind vom Durchführenden zu dokumentieren und im Online-Portal dem Beschäftigten zur Verfügung zu stellen.

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11. Onlineportal

11.1 Der Auftragnehmer verfügt über eine Internetpräsenz, über die sich sowohl der Auftraggeber als auch die Tarifbeschäftigten einen grundlegenden Überblick über die angebotenen Leistungen verschaffen können. Für die Abwicklung sämtlicher leasingbezogener Prozesse stellt der Auftragnehmer einen webbasierten Onlinezugang, beispielsweise in Form eines Onlineportals, bereit. Die Nutzung des Portals erfolgt kostenfrei und ohne die Notwendigkeit eines Softwaredownloads. Dem Auftraggeber entstehen hierbei keine zusätzlichen Kosten, insbesondere nicht für Hosting, Administration, Lizenzen oder sonstige IT-bezogene Leistungen. Das Onlineportal entspricht dem aktuellen Stand der Technik sowie den geltenden Sicherheitsanforderungen für webbasierte Anwendungen. Hierzu zählen unter anderem passwortgeschützte Zugänge, die Nutzung über alle gängigen Browser, Schutzmaßnahmen gegen unbefugte Zugriffe Dritter sowie Schutz vor Schadsoftware. Zudem ist eine optimierte Darstellung auf mobilen Endgeräten („Responsive Webdesign“) wünschenswert. Sämtliche Anwendungen und Prozesse erfüllen die Anforderungen der DSGVO.

11.2 Der Auftragnehmer stellt kostenloses Marketingmaterial (vorrangig online, bei Bedarf auch in Papierform) zur Verfügung. Es ist mindestens eine kostenlose Online-Informationsveranstaltung für interessierte Beschäftigte anzubieten.

11.3 Der Auftragnehmer stellt sowohl einen geschützten Bereich für den Auftraggeber („Arbeitgeberbereich“) als auch einen separaten Bereich für die Tarifbeschäftigten („Beschäftigtenbereich“) zur Verfügung.

Der Arbeitgeberbereich umfasst insbesondere folgende Funktionen:

• Einsicht in die Vertragsdaten des Leasingrahmenvertrags, • Bereitstellung einer monatlichen Übersicht über die abgeschlossenen Einzelleasingverträge, • Zugriff auf lohnbuchhaltungsrelevante Vertragsdaten, wie z. B. Beschäftigte, Vertragslaufzeiten, Leasingraten und Versicherungsbeiträge, • Bereitstellung bzw. Generierung eines Musters für den Überlassungsvertrag zwischen Auftraggeber und Tarifbeschäftigten, • Möglichkeit zur Kontaktaufnahme über ein Kontaktformular oder einen festen Ansprechpartner zur Klärung von Fragen und zur Unterstützung bei Problemen, • wünschenswert wäre eine automatische Benachrichtigung des Systems per E-Mail an die Nutzenden des Arbeitgeberbereichs, sobald dort etwas zur Bearbeitung/Prüfung vorliegt, • wünschenswert ist, dass Daten über das Portal ausgewertet werden können (z. B. Anzahl und Geschlecht der teilnehmenden Beschäftigten, Art des Rades und entsprechendes Preissegment, Dauer der Nutzung), • es findet eine Schulung durch den Auftragnehmer für die Personalsachbearbeitenden des Auftraggebers zur Nutzung des Arbeitgeberbereichs statt.

Der Beschäftigtenbereich beinhaltet insbesondere:

• Auswahl eines Händlers sowie Bestellung des gewünschten Fahrrads, • Bereitstellung eines Online-Rechners zur individuellen Berechnung von Leasing-, Versicherungs- und Wartungsrate sowie der steuerlichen Auswirkung (wünschenswert ist die Möglichkeit der Berechnung von Auswirkungen auf die Rente), • Einsicht in die Vertragsunterlagen nach Abschluss des Leasingvertrags, • Bereitstellung eines Kontaktformulars oder eines direkten Ansprechpartners für Rückfragen und Support.

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Ausschreibung Fahrradleasing: Leistungsbeschreibung

Der gesamte Prozess ist durch den Auftragnehmer im Rahmen der Angebotsabgabe nachvollziehbar darzustellen und einzureichen. Grundsätzlich soll die Abwicklung digital über das Onlineportal erfolgen. Sofern erforderlich, muss ergänzend auch eine Abwicklung in Papierform möglich sein.

12. Ansprechpartner des Auftragnehmers

12.1 Der Auftragnehmer hat unmittelbar nach Vertragsabschluss bzw. nach Erhalt der Auftragsinformation eine verantwortliche Kontaktperson zu benennen. Diese steht sowohl dem Auftraggeber als auch den Tarifbeschäftigten als Ansprechpartner zur Verfügung. Die entsprechenden geschäftlichen Kontaktdaten sind dem Auftraggeber mitzuteilen.

12.2 Anstelle einer festen Ansprechperson kann der Auftragnehmer alternativ ein Kontaktformular über seine Internetseite bereitstellen, sofern eine zeitnahe Bearbeitung der eingehenden Anfragen sichergestellt ist.

12.3 Die Kontaktmöglichkeit muss insbesondere für folgende Personengruppen und Anliegen vorgesehen sein: für den Auftraggeber (zentrale Kontakt- bzw. Projektverantwortliche) bei Fragen zur organisatorischen und vertraglichen Abwicklung, zu Vertragsabschlüssen, Rechnungen oder vergleichbaren Themen, für Tarifbeschäftigte mit bestehendem Fahrradleasingvertrag bei Anliegen zu Vertragsinhalten, Schadensmeldungen, Wartungen oder sonstigen Serviceleistungen, für Tarifbeschäftigte, die eine allgemeine Beratung oder weiterführende Informationen zum Fahrradleasingangebot wünschen.

Anlagen:

Teil C: Preisblatt

Teil D: Wertungsmatrix

Ort, Datum Ort, Datum

Auftraggeber Auftragnehmer

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