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804_.04-2026/000002 Öffentliche Ausschreibung Rahmenvereinbarung zum Fahrradleasing gem. TV-Fahrradleasing der Stadt Landsberg am Lech

II. Leistungsbeschreibung

Einführung

Die Stadt Landsberg am Lech – nachstehend Auftraggeber genannt - beabsichtigt, ihren Beschäftigten und Beamten (nachfolgend gemeinsam Berechtigte genannt) ein Fahrradleasing durch Entgeltumwandlung anzubieten. Dies erfolgt auf Basis des Tarifvertrages zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) bzw. für Beamte gem. Art. 3 BayBesG (nachfolgend gemeinsam rechtliche Grundlage genannt).

Zur Sicherstellung eines einheitlichen Angebots an Fahrrädern soll ein Anbieter (Leasinggeber und Service-Dienstleister mit Fachhändlern und Versicherungsdienstleister) gefunden werden. Leasingnehmer sollen hierbei nicht die Berechtigten werden, sondern die Stadt Landsberg am Lech als kommunaler Arbeitgeber, der die Fahrräder den Beschäftigten und Beamten zur Nutzung überlässt.

Gegenstand der Ausschreibung ist somit eine Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisierungsleasing) gemäß rechtlicher Grundlage zum Zwecke der Überlassung an Berechtigte zur privaten und dienstlichen Nutzung einschließlich Versicherungs- und Serviceleistungen (insbesondere Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadensabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals).

Die geschätzte Abnahmemenge beträgt 30 Fahrräder. Es gilt eine verbindliche Höchstabnahmemenge von 40 Fahrrädern. Die Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf einer bestimmten Jahresmenge. Bei den angegebenen Zahlen, handelt es sich um unverbindliche Mengen. Eine Mindestabnahmemenge oder das Erreichen eines bestimmten Jahresumsatzes wird seitens des Auftraggebers ausdrücklich nicht garantiert.

Vertragslaufzeit mit Optionen

Die Laufzeit der zu schließenden Rahmenvereinbarung beträgt 48 Monate und tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Der Beginn der regulären Vertragslaufzeit (Leistungsbeginn) verschiebt sich flexibel auf den ersten Kalendertag des ersten Monats, der auf die Zuschlagserteilung folgt. Der Zuschlag löst keinen automatischen Laufzeitbeginn der Einzelverträge aus.

Der Auftraggeber erhält das Recht, den Rahmenvertrag. zweimalig um jeweils weitere 12 Monate zu verlängern (Gesamthöchstlaufzeit: 72 Monate). Die Verlängerungsoption ist jeweils spätestens 3 Monate vor Ablauf der laufenden Vertragsperiode durch schriftliche Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer auszuüben. Maßgeblich für die Berechnung der regulären Vertragslaufzeit, ihres Endes sowie der Frist für die Ausübung der Verlängerungsoption ist ausschließlich der Beginn der regulären Vertragslaufzeit Ein Rechtsanspruch des Auftragnehmers auf Ausübung der Optionen besteht nicht.

Die Vertragslaufzeit der Einzel-Leasingverträge beträgt 36 Monate. Sie beginnt – unabhängig vom Tag der tatsächlichen Fahrradübernahme – jeweils am ersten Kalendertag des auf die dokumentierte Fahrradübernahme folgenden Monats. Einzelleasingverträge können bis zum letzten Tag der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung wirksam begründet werden. Sie behalten ihre Gültigkeit von 36 Monaten

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auch dann, wenn das Ende des Einzelleasingvertrages nach dem rechtlichen Ende dieser Rahmenvereinbarung liegt.

Leistungsbeziehungen

Zur Umsetzung des Fahrradleasings schließt die Stadt Landsberg am Lech als Auftraggeber eine Rahmenvereinbarung mit dem Auftragnehmer. Sie schließt auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung auf Abruf Einzelleasingverträge, die den Berechtigten die Nutzung eines Leasingfahrrades ermöglichen.

Korrespondierend schließt die Stadt Landsberg am Lech für die Fahrräder Überlassungsverträge mit ihren Beschäftigten und Beamten ab, in welchen die Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und insbesondere die Entgeltumwandlung geregelt sind.

Der Auftragnehmer stellt alle Leistungen, wie das Leasinggeschäft, die Versicherung der Fahrräder, Serviceleistungen wie Wartung / Reparatur, sowie die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadensabwicklungsprozesse zur Verfügung. Er koordiniert und managt diese Beziehungen und Leistungen oder nutzt dafür einen Partner und sorgt für die kontinuierliche Leistungserbringung.

Auftragnehmer und Auftraggeber schließen eine Vereinbarung über die zu erbringenden Dienstleistungen. Diese umfasst die Schaffung und das Management der Leistungsprozesse von Bestellung bis Beendigung wie auch Rückführung und Schadensabwicklung nach den Vorgaben der Leistungsbeschreibung.

Leistungsgegenstand

Leistungsgegenstand ist die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisierungs- leasing) gem. der rechtlichen Grundlagen, zum Zwecke der Überlassung an Berechtigte zur privaten und dienstlichen Nutzung einschließlich Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen (insbesondere Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadensabwicklungsprozesse, Wartung und Reparatur, Störfallmanagement und Bereitstellung eines Online-Portals).

Im Einzelnen gelten hierzu folgende Anforderungen:

Händlernetz

Der Auftragnehmer muss über ein zur Auftragsdurchführung geeignetes Händlernetz in der Region im Umkreis von 50 km verfügen und eine Bestellung über den Online-Fahrradfachhandel zulassen. Weiter muss für Fahrradfachhändler und Gewerbetreibende, die noch nicht dem Händlernetz angehören, die Möglichkeit bestehen in dieses aufgenommen zu werden.

Der Auftragnehmer muss im Stadtgebiet des Auftragsgebers mindestens über einen kooperierenden Fachhändler für Fahrräder verfügen. Ein Händler gilt als kooperierend, wenn er vertraglich fest gebunden ist oder bereits ein Vertrag mit dem Händler erfolgreich abgewickelt wurde.

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Ziel ist eine nachhaltige, wohn- und dienstortnahe Betreuung durch entsprechende Fachhändler bei Serviceleistungen.

Mit dem Angebot ist eine entsprechende Liste mit den Händlern, Adressen und Kontaktdaten einzureichen.

Auswahl der Fahrräder

Grundsätzlich können alle am Markt verfügbaren Fahrradmodelle gem. § 63a Straßenverkehrs- Zulassungs-Ordnung (StVZO) im Rahmen des Fahrradleasings ausgewählt werden. Dies umfasst auch Pedelecs mit Motorunterstützung/E-Bikes und Lastenräder. Ausgeschlossen sind S-Pedelecs. In das Leasing kann auch fest mit dem Fahrrad verbundenes Zubehör (vgl. § 4 Abs. 1 TV-Fahrradleasing) einbezogen werden. Es besteht jedoch keine Verpflichtung Zubehör zu leasen / zu erwerben.

Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:

 Der Wert eines Fahrrads einschließlich des leasingfähigen Zubehörs darf 7.000 EUR (brutto) nicht überschreiten. Maßgeblich für den Wert ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich der Umsatzsteuer.  Es sollen auch reduzierte Fahrräder bzw. Fahrräder aus Preisaktionen geleast werden können.  Es kann jedem Berechtigten nur ein Fahrrad zeitgleich zur Nutzung überlassen werden.  Im Rahmen der privaten Nutzung des Fahrrads ist auch die Nutzung durch Ehegatten, Lebenspartner oder mit dem Berechtigtem in häuslicher Gemeinschaft lebende Angehörige gestattet und versichert.  Für ein erfolgreiches Angebot ist die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit des Angebots für die Berechtigten von zentraler Bedeutung, insbesondere da diese aufgrund der tarif- und versorgungsrechtlichen Vorgaben sämtliche Kosten des Leasings im Wege der Entgeltfortzahlung selbst tragen. Die Gesamtkosten müssen für die Berechtigten jederzeit transparent und nachvollziehbar dargestellt werden. Elementarer Bestandteil des Angebots ist daher ein Online-Rechner, der einen transparenten Kostenvergleich zum Barkaufpreis ermöglicht. In diesem Rechner muss insbesondere auch die voraussichtliche Ablösesumme (Übernahmepreis) am Laufzeitende unter klarem Ausweis der enthaltenen Steuern konkret erkennbar sein, damit die Berechtigten bereits bei Vertragsschluss die wirtschaftlichen Gesamtauswirkungen verlässlich kalkulieren können.

Service

a) Online-Portal

Für die Abwicklung des Fahrradleasings stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ein browserbasiertes, anwenderfreundliches Online-Portal zur Verfügung. Dieses muss einen vollständig digitalen Bestellprozess ermöglichen und im Übrigen folgende Anforderungen erfüllen:

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Arbeitgeber-Bereich

 Möglichkeit der Betreuung des vollständigen Bestellprozesses  jederzeitige Darstellung sämtlicher Leasingverträge, nebst zugehöriger Daten/Unterlagen, automatische Generierung von Unterlagen wie Nutzungsüberlassungsvertrag, Einzelleasingvertrag und Übernahmevereinbarung (sämtliche Formulare)  Aktuelle Statistik/Bericht über Kerndaten der Leasingverträge wie Teilnehmerzahl, Fahrräder, Preissegmente gestaffelt, etc. für den Arbeitgeber  Export relevanter Daten für die Buchhaltung in wie monatliche Abrechnungen (gängigen Formaten wie .csv oder .xlsx)  Vollständige DSGVO-Konformität

Beschäftigten-Bereich

 Information der Berechtigten über die Funktionsweise des Fahrradleasing-Modells  Möglichkeit für Berechtigte den Bestellvorgang selbständig anzustoßen  Händler/Werkstattsuche  Vergleichsrechner für Leasingmodelle  Online-Rechner zur Darstellung der Kosten und wirtschaftlichen Vorteilhaftigkeit von Leasing gegenüber Kauf unter Berücksichtigung des Einzelfalls und Einkommens.

Das Online-Portal und seine Funktionen sind auch nach Ablauf des Rahmenvertrages mindestens noch bis zur Beendigung des letzten Einzelleasingvertrages kostenfrei zur Verfügung zu stellen.

Qualitätskriterien

Folgende Qualitätskriterien müssen vom bereitgestellten Online-Portal des Auftragnehmers erfüllt sein:

 die Website ist übersichtlich und klar gegliedert und intuitiv zu bedienen.  die Navigation ist nachvollziehbar gestaltet (Bedienung und Benutzerfreundlichkeit)  das Online-Portal wird in den gängigen Webbrowsern vollständig und korrekt dargestellt  Das Design des Portals lässt sich ohne Funktionseinschränkung auf verschiedenen Bildschirmauflösungen und Endgeräten (Smartphone, Tablet, Laptop/PC) angepasst darstellen.  Das Portal entspricht den gängigen Standards der Barrierefreiheit (orientiert an den Richtlinien der WCAG bzw. BITV in der jeweils aktuellen Fassung

Das Portal und die Anwendungen müssen den Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen. Allgemeine Anforderungen zur IT-Sicherheit müssen erfüllt sein. Der Auftragnehmer hat alle zumutbaren und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, die einen unbefugten und missbräuchlichen Zugriff auf das Online-Portal und zugehörige Komponenten und Daten unterbinden. Dies gilt insbesondere für die Abwehr von Bedrohungen, die die Integrität, die

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Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit des Portals gefährden oder eine Gefährdung Dritter darstellen. Die getroffenen Maßnahmen müssen dabei dem jeweils aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass den Berechtigten während der gesamten Einzel- Leasingvertragslaufzeit die Funktionalität des Online-Portals zur Verfügung steht. Der Auftragnehmer übernimmt den technischen Support des Online-Portals inkl. Updates und der notwendigen Systempflege. Sämtliche Server zur Bereitstellung des Online-Portals sollen nach Möglichkeit in Deutschland, mindestens aber in der Europäischen Union stehen. Sämtliche Daten sind verschlüsselt zu übertragen. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten der Berechtigten.

Ferner ist generell bei der Erstellung und Pflege sowie beim Hosting die Verwendung von Techniken zu vermeiden, die bekanntermaßen hohe Sicherheitsrisiken bzw. Sicherheitslücken enthalten. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass alle Bestandteile des Online-Portals frei von Schadsoftware (Viren, Würmer, Exploits usw.) sind und überprüft dies regelmäßig mit aktuellen, marktgängigen Schutzsystemen.

b) Musterverträge

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle für das Fahrradleasing erforderlichen Musterverträge (ausgenommen: Rahmenvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer) zur Verfügung. Die Musterverträge sind mit allen maßgeblichen Rechtsvorschriften – insbesondere den Anforderungen des TV-Fahrradleasing – vereinbar.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber ein rechts- und tarifvertragskonformes Muster für den Überlassungsvertrag zwischen Auftraggeber und Berechtigtem zur Verfügung und übernimmt etwaige Änderungen des Auftraggebers an diesem Muster in sein System.

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass bei Nutzung seiner Vertragsmuster der Auftraggeber – und nicht der Fahrrad-Nutzer (Berechtigter) – über die gesamte Laufzeit aller Verträge und Vereinbarungen der wirtschaftliche Leasingnehmer des Rades ist.

c) Abrechnung

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Auftraggeber monatlich eine Übersicht über die im jeweiligen Portal geschlossenen Einzelleasingverträge in digitaler Form erhält oder dass der Auftraggeber im Portal jederzeit Einsicht auf eine solche Übersicht hat und diese im CSV- oder Excel- Format ggf. downloaden kann.

Der Auftraggeber erhält vom Auftragnehmer zusammen mit der Bestätigung des Abschlusses eines Einzelleasingvertrages eine Dauerrechnung, in der die Leasingrate, die Versicherungsrate und die Wartungs- / Instandhaltungsrate gesondert ausgewiesen werden. Die monatlichen Raten sind für die gesamte Laufzeit des Einzelleasingvertrages fest vereinbart. Es wird eine zeitlich synchrone Abrechnung aller Ratenbestandteile angestrebt. Sofern die System- oder Bankenstruktur des Auftragnehmers hiervon abweicht (z. B. Abrechnung von Services im Nachgang), ist dieser verpflichtet, dem Auftraggeber monatlich eine konsolidierte digitale Abrechnungsdatei (CSV/Excel) zur

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automatisierten und listenfreien Zuordnung in der Doppik bereitzustellen. Der Auftraggeber ist berechtigt, Zahlungen für unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungsdatensätze bis zur Bereitstellung einer korrigierten Gesamtübersicht einzubehalten. Ein Verzug oder eine Mahnung durch den Auftragnehmer oder die im Hintergrund finanzierenden Factoring-Partner/Leasingbanken ist in diesen Fällen ausgeschlossen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ein digitales Störfallmanagement im Online-Portal bereitzustellen. Endet ein Einzelleasingvertrag vorzeitig oder wird dieser Berechtigten veranlasst aufgehoben, ist dem Auftraggeber unverzüglich eine geänderte Dauerrechnung sowie eine tagesgenaue Abschlussrechnung

oder Gutschrift zu übermitteln. Diese muss alle Ratenbestandteile zum exakt gleichen Stichtag auflösen, um eine zeitnahe Aufhebung von Verwahrkonten in der Doppik zu ermöglichen. Mahnungen

oder automatische Lastschriften für bereits gemeldete Störfälle sind bis zur endgültigen Übermittlung der korrigierten Abschlussrechnung unzulässig.

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Abrechnung gegenüber seinen Berechtigten. Dabei stellt er sicher, dass die monatlich anfallenden Abrechnungsdaten nachvollziehbar und ausfallsicher in einer Form übermittelt werden, dass das Lohnabrechnungssystem des Arbeitgebers mit allen notwendigen Daten zur vollumfänglichen Weiterverarbeitung abrechnungsrelevanter Informationen bedient werden kann (der genaue Ablauf wird nach Zuschlagserteilung abgestimmt).

d) Kommunikation

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der internen Kommunikation des Fahrradleasing- angebots gegenüber den Berechtigten. Dies erfolgt insbesondere durch die kostenfreie Bereitstellung von Informationsmaterial in digitaler und / oder gedruckter Form.

Der Auftragnehmer ist inhaltlicher Ansprechpartner für alle teilnehmenden bzw. an einer Teilnahme interessierten Berechtigten. Hierfür stellt er verschiedene Kommunikationskanäle wie Telefon, E-Mail, oder integrierte Portallösungen zur Verfügung, die mindestens werktags zwischen 09:00 Uhr und 16:00 Uhr erreichbar sind.

Der Auftragnehmer schult die für die operative Durchführung des Fahrradleasings zuständigen Tarifbeschäftigten, sowie Beamtinnen und Beamten des Arbeitgebers. Bei einem Wechsel des zuständigen Personals bietet der Auftragnehmer eine kostenlose Nachschulung für die neuen Verantwortlichen des Auftraggebers an.

e) Versteuerung

Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass das Fahrradleasingmodell stets mit den gesetzlichen Bestimmungen und insbesondere den steuerrechtlichen Regelungen im Einklang steht und dem Zweck entsprechend durchgeführt werden kann. Sollte dies nicht oder nicht mehr möglich sein, informiert er den Auftraggeber unverzüglich und schlägt eine Anpassung des Modells vor, die es ermöglicht, das Modell gesetzeskonform und entsprechend der angestrebten Ziel- und Zweckbestimmung fortzusetzen. 6

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Bestellprozess

Der Bestellprozess für ein neues Fahrrad soll im Verhältnis zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer komplett papierfrei durchführbar sein. Der Auftragnehmer soll den nachfolgend beschriebenen Bestellprozess (oder vergleichbar) realisieren:

 Der Berechtigte registriert sich vorab im Online-Portal und stellt einen Antrag auf Teilnahme am Fahrradleasing des Auftraggebers (Einzelleasingantrag).  Der Auftraggeber erhält darüber Nachricht und prüft online im Portal die gemachten Angaben, und erteilt seine Freigabe.  Der Berechtigte sucht sich im Fachhandel oder online das Fahrrad seiner Wahl, nebst leasingfähigem Zubehör aus.  Der Fachhändler stellt das Angebot ins Online-Portal des Auftragnehmers ein.  Der Auftragnehmer erstellt ein transparentes Einzelleasingangebot. Darin enthalten ist eine detaillierte Übersicht über die Entgeltumwandlung (Brutto-/Nettobelastung) sowie eine Übersicht zu den Versicherungs- und Inspektionsleistungen. Die Ablöse-/Übernahmesumme inkl. Steuer muss für den Berechtigten erkennbar sein (s.a. Punkt 6., 7. LV).  Der Berechtigte bestätigt nach Prüfung des Angebots die Richtigkeit und löst die Bestellung über seinen Account aus.  Erst nach dieser digitalen Freigabe (durch den AG genehmigten Vertrag) durch den Auftraggeber löst der Auftragnehmer die Bestellung beim Händler aus.  Der Fachhändler erhält die Abholfreigabe für das Fahrrad und kann dieses an den Berechtigten übergeben bzw. einen Abhol-/Übergabetermin vereinbaren.  Bei der Übergabe ist zu gewährleisten und zu dokumentieren, dass das Fahrrad in einem verkehrssicheren Zustand übergeben wird.  Der Berechtigte bestätigt die ordnungsgemäße Übernahme des Fahrrads direkt bei der Übergabe im Fachhandel papierlos (z. B. mittels digitaler Signatur). Mit dem Tag dieser dokumentierten Übernahme beginnt die Nutzungsüberlassung für den Berechtigten. Der 36- monatige Leasingzeitraum des Einzelleasingvertrages sowie die Verpflichtung zur Ratenzahlung beginnen hiervon abweichend am ersten Kalendertag des auf die dokumentierte Fahrradübernahme folgenden Monats.

Rückgabe / Störfallmanagement

a) Übernahme des Fahrrads

Sollte der Auftragnehmer den Berechtigten nach Ablauf der Leasingzeit den Kauf des Fahrrads anbieten, so hat die Übermittlung dieses Übernahmeangebots direkt an die Berechtigten zu erfolgen. Der Auftraggeber ist in den Prozess zum Laufzeitende nicht involviert.

Der Auftragnehmer sichert die gesetzeskonforme Versteuerung des geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle hierdurch anfallenden Kosten (Pauschalversteuerung nach § 37 b EStG).

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Es besteht keine rechtliche Kaufoption für Berechtigte zum Ende der Leasingzeit. Der Auftragnehmer kann dem Berechtigten das im Einzelfall überlassene oder ein gleichwertiges Fahrrad zum Kauf anbieten, muss dies aber nicht. Eine Kaufoption für den Auftraggeber besteht nicht.

b) Rückgabe nach regulärer Leasingzeit

Wird das Leasingobjekt bei Ablauf des Leasingvertrages nicht vom Berechtigten übernommen, muss die Fahrradrückgabe nach Ende der Leasinglaufzeit für den jeweiligen Berechtigten und den Auftraggeber vollständig kostenneutral und gebührenfrei möglich sein.

c) Störfallmanagement

Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch den Berechtigten und eine Rückgabe des Fahrrads während des vorab definierten Nutzungszeitraumes ist grundsätzlich nicht vorgesehen. In begründeten Ausnahmefällen (sog. Störfälle wie z. B. Kündigung, Aufhebungsvertrag, Tod, Elternzeit, Eintritt des Krankengeldbezugs bei Langzeiterkrankung), hat der Auftragnehmer eine vorzeitige Rückgabe zu ermöglichen. er hat hierzu ein wirksames Ausfallmanagement bereitzustellen (z. B. Ausfallschutzversicherung oder Arbeitgeber-Ausfallschutz), welches den Auftraggeber vor finanziellen Risiken, steuerrechtlichen Komplikationen und administrativem Mehraufwand schützt. Das Ausfallmanagement sollte im Idealfall so ausgestaltet sein, dass der Auftraggeber bei einem gemeldeten Störfall ab dem Zeitpunkt des Gehaltsausfalls des Berechtigten von der Pflicht zur Zahlung der monatlichen Raten freigestellt wird. Eine finanzielle Vorleistung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer oder den finanzierenden Partnern sollte ausgeschlossen sein. Die Kosten für diesen Ausfallschutz sollten in den angebotenen Raten bereits vollständig enthalten sein.

Der Auftragnehmer muss im Rahmen eines Störfallmanagements eine anzahl- bzw. mengenmäßig nicht begrenzte, kostenlose Rückgabemöglichkeit für mindestens folgende Störfälle anbieten:

Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Arbeitsunfähigkeit
Elternzeit
Tod des Arbeitnehmers

In diesen Fällen ist das Fahrrad vom Auftragnehmer unkompliziert zurückzunehmen.

Versicherungsschutz

Jedes Fahrrad ist durch eine Kombination aus obligatorisch abzuschließender Fahrrad- Vollkaskoversicherung und einem Verschleiß-/Instandhaltungsbudget abzusichern. Diese Fahrradversicherung wird vom Auftragnehmer unter Einbeziehung einer Versicherungsgesellschaft bzw. über integrierte Servicepakete gestellt und läuft während der gesamten Einzel-Leasinglaufzeit.

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Folgende Mindestbedingungen müssen in der Fahrrad-Vollkaskoversicherung und den Serviceleistungen enthalten sein:

 Diebstahlschutz zum Neuwert ohne Zeitwertabzug  Kaskoschäden mit Absicherung von Vandalismus, Fall- oder Sturzschäden, Unfallschäden sowie Schäden durch Bedienungsfehler und/oder fahrlässige unsachgemäße Handhabung.  Akkuschäden: Deckung von Schäden und Folgeschäden durch defekte Akkus (z. B. Kurzschluss, Elektronikschäden, Folgeschäden bei Akkubrand) unbegrenzt.  Abwicklung bei Totalschaden/Diebstahl (Neuwertabdeckung): Bei Diebstahl oder wirtschaftlichem Totalschaden wird der betroffene Einzelleasingvertrag vorzeitig schadensfrei beendet. Dem Berechtigten ist die Möglichkeit zu gewähren, unverzüglich ein neues Ersatzfahrrad über das Portal anzufragen, für welches ein neuer Einzel-Leasingvertrag geschlossen wird.  Ausschluss von Selbstbeteiligung im Schadens- und Verlustfall.  Geltungsbereich: Mindestens europaweiter Versicherungsschutz  Mobilitätsschutz: Pannenhilfe (24/7-Notruf), Ersatzfahrrad, Transportkosten zum nächsten Reparaturbetrieb oder Kostenübernahme für die Rück- bzw. Weiterfahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Schadensfall.

Weiterhin wird vom Auftraggeber erwartet:

 Schadensabwicklung erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer (keine mittelbare oder unmittelbare Beteiligung des Arbeitgebers) vollständig digital und bargeldlos über das Online- Portal des Auftragnehmers  Das Versicherungsverhältnis endet nach Rückgabe des Fahrrads an den Leasinggeber (oder den Fachhändler) bzw. bei Verlust / Diebstahl etc.  Um das Ausfallrisiko des Auftraggebers für entfallen Leasingraten im Zuge des Störfallmanagements abzufedern, wird eine Ausfallschutzversicherung angeboten (s. Punkt 9 c) im LV).

Für den Fall, dass der Berechtigte einen über die Mindestbedingungen hinausgehenden Versicherungsschutz wünscht, soll der Auftragnehmer auch höherwertige Versicherungspakete anbieten können.

Inspektion / Wartung

Nachdem die Fahrräder vom Auftraggeber jeweils im Rahmen der Arbeitsverhältnisse überlassen werden und nicht ausgeschlossen werden kann, dass diese auch dienstlich genutzt werden, muss ihre Betriebssicherheit gewährleistet sein. Bestandteil des angebotenen Mindest-Servicepakets muss daher eine mindestens einmal jährlich stattfindende Fachinspektion zur Überprüfung der Betriebs- und Verkehrssicherheit sein (UVV-Prüfung, Sicherheitscheck). Die Abrechnung dieser Inspektionen erfolgt bargeldlos direkt über den Auftragnehmer.

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Der Auftragnehmer stellt hierzu ein unkompliziertes Inspektions-/Wartungsangebot zur Verfügung, dass mindestens diesen Umstand berücksichtigt. Die Überwachung und Einhaltung dieser Vorgaben ist durch den Auftragnehmer zu gewährleisten und zu dokumentieren.

Für die Leasingobjekte gelten die gesetzlichen Gewährleistungsbedingungen und herstellergebundenen Garantiebestimmungen uneingeschränkt. Der Auftragnehmer unterstützt bei der Durchsetzung dieser Ansprüche.

Für notwendige Wartungen und Reparaturen stellt der Auftragnehmer im Online-Portal eine Übersicht der kooperierenden Vertragswerkstätten bereit. Im Regelfall werden Serviceleistungen bei dem Händler vorgenommen, von dem das Fahrrad übernommen wurde.

Das angebotene Mindest-Servicepaket muss zwingend folgende Leistungen abdecken:

 Jährliche Fachinspektion zur Feststellung der Betriebssicherheit.

Wünschen Berechtigte einen über diese Mindestanforderungen hinausgehenden Leistungsumfang, soll der Auftragnehmer optional höherwertige Servicepakete (z. B. mit höherem Budget) anbieten können.

2026_10_20_II. Leistungsbeschreibung.pdf

II. Leistungsbeschreibung