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Anlage 1
Leistungsbeschreibung
Rahmenvereinbarung über Beschaffung von Zscaler
Mietlizenzen, Renewal und Konsolidierung
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Inhalt
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Unternehmen ........................................................................................................................ 3
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Ausgangslage (Ist-Zustand) .............................................................................................. 3
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Zielsetzung (Soll-Zustand) ................................................................................................. 3
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Leistungsumfang ................................................................................................................. 4
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Vertragslaufzeit und Optionsmodell ................................................................................ 5
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Abwicklung und Abrechnung von Nachbestellungen .................................................. 6
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- Unternehmen
Die München Wohnen GmbH (im nachfolgenden auch „Auftraggeberin“ genannt) ist das kommunale Wohnungsunternehmen der Landeshauptstadt München. Als eine der größten städtischen Wohnungsbaugesellschaften Deutschlands bewirtschaftet sie einen Bestand von rund 70.000 Wohnungen und verfolgt das Ziel, bezahlbaren Wohnraum für die Münchner Bevölkerung zu sichern, zu erhalten und bedarfsgerecht zu erweitern. Die München Wohnen GmbH erbringt darüber hinaus umfangreiche Dienstleistungen in den Bereichen Immobilienverwaltung, Gebäudetechnik und Mieterbetreuung. Als Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt München ist sie den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Transparenz und des verantwortungsvollen Umgangs mit öffentlichen Ressourcen verpflichtet.
- Ausgangslage (Ist-Zustand)
Der Auftraggeber betreibt aktuell einen Bestand von 620 cloudbasierten IT-Sicherheitslizenzen der Plattform Zscaler Internet Access (ZIA) in der Essentials Edition. Dieser bestehende Lizenzvertrag endet regulär am 30.12.2026. Aufgrund eines gestiegenen Bedarfs und zur Vereinfachung der Lizenzverwaltung soll dieser Bestand erweitert und auf einen einheitlichen Stichtag konsolidiert werden.
- Zielsetzung (Soll-Zustand)
Ziel des Vergabeverfahrens ist die kaufmännische Konsolidierung des Lizenzbestands zum 31.12.2026 im Rahmen eines einheitlichen Software-Mietvertrags (SaaS). Zum Stichtag werden der auslaufende Lizenzstamm (620 Lizenzen) und die Neulizenzen (880 Lizenzen) zu einer Gesamtmenge von 1.500 Lizenzen zusammengeführt. Der Übergang hat für den Auftraggeber nahtlos, ohne vertragliche Unterbrechung und ohne wirtschaftliche Nachteile (z. B. durch Doppelberechnungen oder Deckungslücken am Umstellungstag) zu erfolgen.
Da sich die Mitarbeiterzahl des Auftraggebers zukünftig dynamisch entwickeln kann, behält sich der Auftraggeber die Option vor, über die gesamte Vertragslaufzeit (inklusive der optionalen Verlängerungsjahre bis zum 30.12.2029) flexibel um zusätzliche Mietlizenzen zu erweitern.
Die im Preisblatt genannte Menge von bis zu 500 zusätzlichen Lizenzen dient dabei lediglich als kalkulatorischer Schätzwert; der Auftraggeber ist nicht zur Abnahme verpflichtet und kann je nach Bedarf mehr, weniger oder gar keine zusätzlichen Lizenzen hinzumieten. Diese optionale Erweiterung erfolgt auf Basis eines festen prozentualen Rabatts auf den aktuellen Zscaler- Listenpreis. Die entsprechenden Felder für die prozentualen Rabatte sind im Preisblatt so abgebildet und vom Bieter zwingend auszufüllen. Zusätzliche Mietlizenzen werden im Bedarfsfall unter dem Jahr immer anteilig für die verbleibende Restlaufzeit des jeweiligen Vertragsjahres abgerechnet.
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- Leistungsumfang
Der Leistungsumfang beschränkt sich ausschließlich auf die rechtskonforme Bereitstellung und kaufmännische Konsolidierung der nachfolgend spezifizierten Software-Mietlizenzen (SaaS).
Der Bieter hat folgende Lieferungen zu erbringen:
• Bereitstellung von insgesamt 1.500 User-Lizenzen des Produkts Zscaler Internet Access
(ZIA) in der Essentials Edition für das erste Vertragsjahr.
• Die vollständige Freischaltung des Gesamtkontingents im bestehenden Zscaler-Tenant des
Auftraggebers muss exakt am 31.12.2026 erfolgen.
• Die kaufmännische Zusammenführung aller Basislizenzen sowie aller nachbestellten
Lizenzen auf eine identische Laufzeit im jeweiligen Vertrags- oder Verlängerungsjahr,
sodass diese in der Rechnungsstellung als eine gemeinsame Bestellposition erscheinen.
Das angebotene Lizenzpaket muss den vollen Funktionsumfang der ZIA Essentials Edition nativ und vollumfänglich beinhalten. Der Bieter garantiert die Bereitstellung folgender Funktionen:
• Content Filtering
• Inline AV (Antivirus)
• SSL/TLS Inspection
• Discovery of Web Applications
• Mobile Controls & Reporting
• File Type Control
• NSS (Nanolog Streaming Service)
• Cloud App Control
• DNS Control
• Advanced Threat Protection (ATP)
Der Anbieter sichert zu, dass alle gelieferten und bereitgestellten Lizenzen:
• original, voll supportfähig und herstellerkonform sind,
• den jeweils aktuellen Lizenzbedingungen (End User Subscription Agreement / EUSA) von
Zscaler entsprechen und
• direkt auf den bestehenden Tenant des Auftraggebers registriert werden, sodass der
ungehinderte Zugriff auf den offiziellen Hersteller-Support gewährleistet ist
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- Vertragslaufzeit und Optionsmodell
Der Vertrag beginnt am 31.12.2026 und läuft fest für 12 Monate (1 Jahr). Er endet regulär am 30.12.2027 und gilt strikt einheitlich für das gesamte Kontingent von 1.500 Lizenzen ab dem Bereitstellungstag.
Der Auftraggeber erhält das einseitige Recht, den Vertrag nach Ablauf der Mindestlaufzeit um zunächst ein weiteres Jahr (12 Monate) zu verlängern. Nach Ablauf dieses ersten Optionsjahres besteht die Option auf eine letztmalige Verlängerung um ein weiteres Jahr (12 Monate). Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt somit 3 Jahre.
Die Verlängerung erfolgt schriftlich durch den Auftraggeber spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende zu den identisch angebotenen Konditionen.
Der Bieter ist verpflichtet, die Lizenzpreise für die Optionsjahre 2 und 3 als verbindliche Festpreise anzubieten. Eine nachträgliche Preiserhöhung bei Optionsziehung ist ausgeschlossen.
Der Abruf von Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung unterteilt sich in einen initialen Pflichtabruf zum Vertragsstart und optionale, flexible Folgeabrufe während der Vertragslaufzeit.
Die Abwicklung ist wie folgt geregelt:
Initialer Gesamtabruf zum Start (Pflichtabruf): Mit Abschluss der Rahmenvereinbarung erfolgt ein erster, verbindlicher Einzelabruf über das gesamte Startvolumen von 1.500 Zscaler Cloud- Mietlizenzen (SaaS). Die Bereitstellung dieses Kontingents (bestehend aus dem Renewal der 620 Bestandslizenzen und der zeitgleichen Aufstockung um 880 Neulizenzen) hat zwingend und nahtlos zum 31.12. (00:00 Uhr) zu erfolgen.
Flexible Folgeabrufe (Optionale Nachbestellungen): Der Auftraggeber ist berechtigt, über die initialen 1.500 Lizenzen hinaus während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit weitere Zscaler- Mietlizenzen (einzeln oder in frei wählbaren Paketgrößen) flexibel nachzubestellen.
Für diese zusätzlichen Lizenzen besteht keine Abnahmeverpflichtung.
Kaufmännische Konsolidierung (Pro-Rata / Co-Terming): Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei jedem unterjährigen Folgeabruf die Laufzeit der zusätzlich bestellten Lizenzen taggenau an die Restlaufzeit des Hauptvertrages anzupassen. Die Abrechnung erfolgt anteilig (pro rata temporis) bis zum nächsten einheitlichen jährlichen Haupt-Abrechnungsstichtag.
Bereitstellungsfrist: Der Auftragnehmer hat die im jeweiligen Einzelabruf angeforderten Lizenzen innerhalb von maximal 3 Werktagen nach Zugang der Bestellung im Zscaler-Tenant des Auftraggebers freizuschalten.
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- Abwicklung und Abrechnung von Nachbestellungen
Sollten während der Vertragslaufzeit (inklusive der optionalen Verlängerungsjahre) zusätzliche Lizenzen benötigt werden oder die reguläre Abrechnung anstehen, gilt folgende Regelung:
- Bei Bedarf fordert der Auftraggeber flexibel per E-Mail ein Angebot für zusätzliche
Lizenzen an. Die offizielle Bestellung erfolgt anschließend über das elektronische
Bestellformular aus dem ERP-System des Auftraggebers, um die jeweilige Bestellung als
Erweiterung systemseitig zu erfassen. Die Nachbestellungen erfolgen flexibel nach dem
tatsächlichen Bedarf des Auftraggebers (ohne feste Mindestbestellmengen seitens des
Auftragnehmers) zu den vereinbarten Rabatten.
- Jedes erstellte Angebot sowie jede spätere Bestellbestätigung und Rechnung über
zusätzliche Lizenzen müssen vom Auftragnehmer zwingend im PDF-Format übermittelt
werden und folgende Angaben enthalten:
2.1. Das Datum der ursprünglichen Angebotsanfrage durch den Auftraggeber
2.2. Die jeweilige Dokumentennummer und das Dokumentendatum
2.3. Den offiziellen Zscaler-Listenpreis
2.4. Den vertraglich vereinbarten Rabatt in %.
2.5. Einen sichtbaren Verweis auf die ursprüngliche SAP-Bestellnummer des
Hauptvertrags
- Die dazugehörigen Bestellbestätigungen sind vom Auftragnehmer zwingend an eine
separate E-Mail-Adresse zu übermitteln, welche dem Auftragnehmer nach
Zuschlagserteilung bekannt gegeben wird.
- Die reguläre Abrechnung erfolgt jeweils im Voraus zu Beginn des jeweiligen
Vertragsjahres über eine einzige, konsolidierte Jahresrechnung. Wurden im vorherigen
Vertragsjahr Lizenzen nachbestellt, muss die Folgejahresrechnung die neue
Gesamtmenge (Basislizenzen plus nachbestellte Lizenzen) zwingend in einer einzigen
gemeinsamen Rechnungsposition zusammenfassen (Darstellung als Gesamtmenge,
keine getrennten Positionen wie „1.500 + XX“).
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