C.1_V5_LRA-HW_Leistungsbeschreibung- und Leistungsverzeichnis.pdf

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Leistungsbeschreibung und

Leistungsverzeichnis (Losübergreifend)

Vergabeverfahren-Nr. 2026-011-Grie-oV

Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis

(Losübergreifend) - Rahmenvereinbarung über den Kauf

von Notebooks und Zubehör für den Landkreis

Ludwigsburg

Inhalt

1. Einleitung ................................................................................................................................... 5

1.1 Über den Auftraggeber............................................................................................................... 5

1.2 Art und Umfang der Leistung ..................................................................................................... 5

1.3 Hinweis zur Dokumentenstruktur ............................................................................................... 6

2. Allgemeines zum Ausschreibungsgegenstand (losübergreifend) .............................................. 7

2.1 Vertragsstruktur und rechtliche Rahmenbedingungen .............................................................. 7

2.1.1 Rahmenvereinbarung ........................................................................................................ 7

2.1.2 Einbindung in bestehenden Vertragsstrukturen (ausschließlich Los 1 - 3) ....................... 7

2.1.3 Wertungsgrundlage ........................................................................................................... 8

2.1.4 Zuschlagserteilung & Vertragsschluss .............................................................................. 9

2.1.5 Erfüllung geltender Vorschriften ........................................................................................ 9

2.1.6 Datenschutz ....................................................................................................................... 9

2.2 Kaufmännische Rahmenbedingungen ..................................................................................... 10

2.2.1 Vergütung ........................................................................................................................ 10

2.2.2 Preisgestaltung (ausschließlich Los 1 - 3) ...................................................................... 11

2.2.3 Rechnungsstellung .......................................................................................................... 13

2.2.4 Zahlungsbedingungen ..................................................................................................... 14

3. Beschaffung, Abruf- und Bestellprozesse (losübergreifend) ................................................... 15

3.1 Bereitstellung von Produktinformationen ................................................................................. 15

3.2 Einzelabrufe aus der Rahmenvereinbarung ............................................................................ 15

3.3 Voraussichtliche Bedarfsplanung ............................................................................................. 15

3.4 Konfigurationsgarantie, Technologiewechsel und Nachfolgemodelle ..................................... 15

3.4.1 Konfigurationsgarantie .................................................................................................... 15

3.4.2 Lieferengpässe oder Produktabkündigungen ................................................................. 15

3.4.3 Ankündigung von Änderung oder Nachfolge .................................................................. 15

3.4.4 Anforderungen Nachfolgemodelle ................................................................................... 16

3.4.5 Lieferfähigkeit Nachfolgemodelle .................................................................................... 16

3.4.6 Testgerät bei Änderung oder Nachfolge ......................................................................... 16

3.4.7 Bestimmungen zum Folgeangebot.................................................................................. 16

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4. Anforderungen Dienstleistungen (losübergreifend) ................................................................. 17

4.1 Projektkoordination und Einsatzsteuerung .............................................................................. 17

4.1.1 Ansprechpartner .............................................................................................................. 17

4.1.2 Kundenbetreuung ............................................................................................................ 17

4.1.3 Erreichbarkeit .................................................................................................................. 17

4.1.4 Störungsmeldungen ........................................................................................................ 17

4.2 Lieferung, Logistik und Versandbedingungen ......................................................................... 17

4.2.1 Sicherstellung der Lieferfähigkeit .................................................................................... 17

4.2.2 Liefer- und Logistikleistungen .......................................................................................... 18

4.2.3 Lieferbedingungen ........................................................................................................... 18

4.2.4 Lieferadresse und örtliche Gegebenheiten ..................................................................... 18

4.2.5 Verpackung und Kreislaufwirtschaft ................................................................................ 19

4.2.6 Lieferschein und Dokumentation ..................................................................................... 19

4.3 Berichtswesen und Qualitätssicherung .................................................................................... 19

4.3.1 Quartalsbericht ................................................................................................................ 19

4.3.2 Lizenzbericht (ausschließlich Los 1 – 3) ......................................................................... 19

4.3.3 Vorgehen bei Sicherheits- und Schwachstellenmeldungen ............................................ 20

4.3.4 Prüfung der Liefer- und Wertschöpfungskette (Supply Chain) ....................................... 20

4.3.5 Bereitstellung von Hersteller-Erklärungen und Prüfberichte ........................................... 20

5. Anforderungen Hardware ......................................................................................................... 21

5.1 Allgemeine Anforderungen (losübergreifend) .......................................................................... 21

5.1.1 Fabrikneue Ware ............................................................................................................. 21

5.1.2 Originalware .................................................................................................................... 21

5.1.3 Gewährleistung................................................................................................................ 21

5.1.4 Einsatz im Geschäftsumfeld ............................................................................................ 22

5.1.5 Elektromagnetische Verträglichkeit & CE-Kennzeichnung ............................................. 22

5.1.6 Geräte- und Produktsicherheit ........................................................................................ 22

5.1.7 Rücknahme, Wiederverwertung & Entsorgung (WEEE) ................................................. 22

5.1.8 Gefahrenstoffe und Strahlung ......................................................................................... 22

5.1.9 Batterien und Akkumulatoren .......................................................................................... 23

5.1.10 Ladefähigkeit per USB-C-Schnittstelle ............................................................................ 23

5.1.11 Recyclebare Produktbeschaffenheit ............................................................................... 23

5.1.12 Qualität, Zuverlässigkeit und Serienfehler ...................................................................... 23

5.1.13 Recycling-Anteil in Kartonagen ....................................................................................... 23

5.1.14 Technische Dokumente ................................................................................................... 23

5.1.15 Sozial- und Nachhaltigkeitsstandards ............................................................................. 24

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5.1.16 Kompatibilität und Softwareumgebung ........................................................................... 25

5.1.17 Bereitstellung von Systemsoftware und Treiber .............................................................. 25

5.1.18 Erfüllungsort Austausch / Reparatur ............................................................................... 25

5.2 Anforderungen Notebooks (Los 1 – 3) ..................................................................................... 25

5.2.1 Geräteklassen ................................................................................................................. 25

5.2.2 Beilage Datenblätter ........................................................................................................ 26

5.2.3 Anforderung an alle Geräteklassen ................................................................................. 26

5.2.4 Los 1 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK1 – Standard-Notebook 16“ ............ 29

5.2.5 Los 2 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK2 – Standard-Notebook 14“ ............ 31

5.2.6 Los 3 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK3 – Convertible Notebook 12 – 14“ . 32

5.3 Anforderungen Zubehör (Los 4) ............................................................................................... 33

5.3.1 Zubehörklassen ............................................................................................................... 34

5.3.2 Beilage Datenblätter ........................................................................................................ 34

5.3.3 Allgemeine Anforderungen an Zubehör .......................................................................... 34

5.3.4 Technische Anforderungen an Zubehör .......................................................................... 34

5.3.5 Ergänzender Zubehörbedarf während der Vertragslaufzeit ............................................ 38

6. Mengengerüst .......................................................................................................................... 39

6.1 Bestandsgeräte ........................................................................................................................ 39

6.2 Neugeräte ................................................................................................................................ 39

6.2.1 Notebooks ....................................................................................................................... 39

6.2.2 Zubehör ........................................................................................................................... 39

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Tabellen

Tabelle 1: Lieferbedingungen des Auftraggebers ................................................................................. 18 Tabelle 2: Notebook Geräteklassen ...................................................................................................... 26 Tabelle 3: Technische Mindestausstattung für NGK1 - Standard-Notebook 14" ................................. 31 Tabelle 4: Technische Mindestausstattung für NGK2 - Standard-Notebook 16" ................................. 32 Tabelle 5: Technische Mindestausstattung für NGK3 – Convertible 12-14“ ......................................... 33 Tabelle 6: Zubehörtypen ....................................................................................................................... 34 Tabelle 7: Technische Mindestausstattung für Z1 – Docking Station ................................................... 35 Tabelle 8: Technische Mindestausstattung für Z2 – USB-Hub ............................................................. 36 Tabelle 9:Technische Mindestausstattung für Z3 – Eingabegeräte ..................................................... 36 Tabelle 10: Technische Mindestausstattung für Z4 – Webcam ............................................................ 37 Tabelle 11: Technische Mindestausstattung für Z5 – Kabel ................................................................. 37 Tabelle 12: Technische Mindestausstattung für Z6 – Taschen ............................................................ 38 Tabelle 13: Technische Mindestausstattung für Z7 - Diebstahlsicherung ............................................ 38 Tabelle 14: Bestandsgeräte Notebooks ................................................................................................ 39 Tabelle 15: Bestandsgeräte Zubehör .................................................................................................... 39 Tabelle 16: Bedarfsschätzung Neugeräte Notebooks .......................................................................... 39 Tabelle 17: Bedarfsschätzung Neugeräte Zubehör .............................................................................. 40

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1. Einleitung

1.1 Über den Auftraggeber

Das Landratsamt Ludwigsburg, als untere Verwaltungsbehörde, erbringt die ihm übertragenen staatlichen Aufgaben, Pflichtaufgaben sowie freiwilligen Aufgaben für seine ca. 550.000 Einwohner.

Der Fachbereich 121 – Digitalisierung und IT des Landratsamtes Ludwigsburg – ist verantwortlich für die strategische Ausrichtung der Kreisverwaltung im Kontext der Digitalisierung und für die Gestaltung und Sicherstellung einer dafür geeigneten IT-Infrastruktur. Zu den Aufgaben des Fachbereichs gehören insbesondere die zentralen Beschaffungen von IT-Hardware, -Software, -Services und - Dienstleistungen.

1.2 Art und Umfang der Leistung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung je Los zum Kauf von Notebooks und Zubehör zugunsten des Landratsamt Ludwigsburg (nachfolgend auch „AG“ oder „Auftraggeber“ genannt). Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft (auch „AN“ oder „Auftragnehmer“ genannt) kann ein Angebot für ein einzelnes Los, für mehrere Lose oder alle Lose abgeben. Die Wertung erfolgt losweise; eine Vergabe sämtlicher Lose an einen Bieter bleibt vorbehalten.

• Los 1 – Standard-Notebook 16“ (NGK1) • Los 2 – Standard-Notebook 14“ (NGK2) • Los 3 – Convertible-Notebook 12-14“ (NGK3) • Los 4 – Zubehör (Z)

Details zum Wettbewerb sind den Bewerbungsbedingungen, dem Dokument A.2_LRA- HW_Ergänzende Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

Auftraggeber: Vertragslaufzeit: Landratsamt Ludwigsburg für 12 Monate ab Zuschlagserteilung mit der FB 12 – Digitalisierung und IT Option, bis zu dreimal um jeweils 1 Jahr zu Hindenburgstr. 40 verlängern. Der Vertrag verlängert sich 71638 Ludwigsburg automatisch, sofern nicht 3 Monate vor Vertragsende vom AG gekündigt wird.

Abrufberechtigt: Landratsamt Ludwigsburg

Der AN hat sich über alle Einzelheiten der Ausgangssituation, der Anforderungen und der vorgesehenen Arbeiten unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung der Anforderungen bzw. zur Erreichung der gesteckten Ziele maßgebend sind, in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen. Spätere Berufung auf Irrtum oder Nichtwissen ist ausgeschlossen. Bestehen nach Ansicht des AN bei der Auslegung der Anforderungen mehrere Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so wird der AN rechtzeitig vor dem Abgabetermin durch das Stellen von Bieterfragen eine Klärung herbeiführen.

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Insoweit in den nachfolgend formulierten Anforderungen von „Konfiguration“ oder „wählbaren“ Einstellungen bzw. Eigenschaften gesprochen wird, so ist darunter die Einstell- oder Wahlmöglichkeit für den AG und nicht die Wahl durch den AN zu verstehen.1

Die Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung sind Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und müssen vom Bieter vollumfänglich erfüllt werden. Die Nichterfüllung oder das Fehlen einer geforderten Anlage führt zum Ausschluss des Angebots des Bieters.

Soll-Kriterien gelten als optionale Leistungsanforderungen und werden in die Bewertung der Angebote einbezogen. Die Soll-Kriterien (B-Kriterien) sind dem jeweiligen losspezifischen Zuschlagskriterienkatalog zu entnehmen.

Um einen guten Lesefluss sämtlicher Ausschreibungsunterlagen zu gewährleisten, werden Personen und Rollen durchgängig im generischen Maskulinum verwendet. Hierbei handelt es sich um eine grammatikalische Konvention, welche jegliche biologischen Geschlechter inkludieren soll, auch unabhängig von der persönlichen geschlechtlichen Identifikation einer Person.

1.3 Hinweis zur Dokumentenstruktur

Die Vergabe- und Vertragsunterlagen gliedern sich in losübergreifende und losspezifische Dokumente auf. Losübergreifende Dokumente gelten uneingeschränkt für alle Lose (Los 1 - 4). Losspezifische Dokumente gelten ausschließlich für das konkrete Los und finden darüber hinaus keine Anwendung. Die Dokumente sind entsprechend gekennzeichnet. Die Zuordnung ergibt sich aus dem jeweiligen Dokumentnamen. Losübergreifende Dokumente enthalten keine Losangabe im Namen (z. B. „C.1_V1_LRA-HW_Leistungsbeschreibung- und Leistungsverzeichnis“). Losspezifische Dokumente sind hingegen ausdrücklich mit dem jeweiligen Los gekennzeichnet (z. B. „B.4_V1_LRA- HW_Preisblatt (Los 4)“). Die jeweilige Angabe in Klammern „(Los X)“ bestimmt eindeutig die Zugehörigkeit des Dokuments zum entsprechenden Los.

1 Siehe: Aufgaben des Landkreises, sowie Fachbereich 12 - Digitalisierung - Landratsamt Ludwigsburg (https://www.landkreis- ludwigsburg.de/)

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2. Allgemeines zum Ausschreibungsgegenstand (losübergreifend)

2.1 Vertragsstruktur und rechtliche Rahmenbedingungen

2.1.1 Rahmenvereinbarung

Das für diese Rahmenvereinbarung in Aussicht stehende Auftragsvolumen wurde, so genau wie möglich, umschrieben. Der Bedarf ist jedoch nicht verbindlich und abschließend festlegbar.

Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze je Los von:

• Los 1: 1.300.000 € brutto (inkl. optionaler Leistungen) • Los 2: 1.500.000 € brutto (inkl. optionaler Leistungen) • Los 3: 1.800.000 € brutto (inkl. optionaler Leistungen) • Los 4: 400.000 € brutto (inkl. optionaler Leistungen)

Wird der Auftragswert durch eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit gem. § 132 GWB erhöht, so endet der Vertrag mit dem Erreichen dieses neuen Auftragswertes.

Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des AN zur vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten Beauftragungen.

Der Abruf der Leistungen erfolgt bedarfsbezogen, ohne Zusicherung einer Mindestabnahme.

2.1.2 Einbindung in bestehenden Vertragsstrukturen (ausschließlich Los 1 - 3)

Der AG behält sich vor, die Kaufgegenstände aus den Losen 1 – 3 in einen bestehenden Leasingvertrag mit der CHG-MERIDIAN AG zu überführen. Der AN der Rahmenvereinbarung nimmt zur Kenntnis, dass die gelieferten Geräte Eigentum des AG werden und anschließend gemäß den Bedingungen des bestehenden Leasingvertrags vom AG an den Leasinggeber übergeben bzw. in dessen Vertragsverhältnis integriert werden.

Der AN verpflichtet sich, alle zur Überführung der Geräte in das Leasingverhältnis erforderlichen Erklärungen und Mitwirkungshandlungen unentgeltlich abzugeben bzw. vorzunehmen.

Dies umfasst insbesondere:

• die Bereitstellung sämtlicher technischer und kaufmännischer Daten, die der Leasinggeber benötigt; • die Ausstellung oder Mitwirkung bei der Ausstellung von Liefer- bzw. Abnahmebestätigungen in der vom Leasinggeber geforderten Form; • die direkte Abstimmung mit dem Leasinggeber in Bezug auf Formate, Dokumente oder Registrierungsanforderungen, sofern dies für die Überführung der Geräte notwendig ist.

Durch die Einbindung in das Leasingverhältnis entsteht keinerlei Änderung der vertraglichen Pflichten des AN gegenüber dem AG. Der AN bleibt alleiniger Vertragspartner des AG hinsichtlich der Lieferung und Gewährleistung.

Zwischen dem AN und dem Leasinggeber entsteht durch diesen Vorgang kein eigenes Vertragsverhältnis, sofern nicht ausdrücklich und gesondert vereinbart. Die Mitwirkung erfolgt ausschließlich zur Ermöglichung der Überführung der Geräte in den Leasingvertrag des AG.

Der AN erkennt das daraus entstehende Dreiecksverhältnis zwischen AG, AN und Leasinggeber an und erklärt sich ausdrücklich bereit, die hierfür notwendigen Mitwirkungshandlungen zu erbringen.

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2.1.3 Wertungsgrundlage

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot, d.h. auf das Angebot mit dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis erteilt. Die Wertung der Angebote erfolgt anhand der Angaben des Bieters im schriftlichen Angebot.

Als Wertungspreis wird der Bruttogesamtpreis des jeweiligen losspezifischen Preisblattes herangezogen. Für jedes Los besteht ein separates Preisblatt.

Bewertungskriterien sind im jeweils losspezifischen Zuschlagskriterienkatalog aufgeführt. Für jedes die Lose 1 – 3 besteht jeweils ein separater Zuschlagskriterienkatalog.

Die Vergabeunterlagen enthalten neben Bewertungskriterien auch Ausschlusskriterien. Diese werden in dieser Leistungsbeschreibung beschrieben und müssen durch den Bieter positiv erfüllt werden. Eine negative Erfüllung führt zum sofortigen Ausschluss des Angebotes.

Es gelten die nachfolgenden Regelungen.

2.1.3.1 Los 1 – 3 Die Angebotswertung der Lose 1 – 3 erfolgt auf Grundlage der durch den AN gemachten Angaben im losspezifischen Preisblatt, sowie der durch den AN gemachten Angaben im losspezifischen Zuschlagskriterienkatalog (Bewertungskriterien).

Die Qualität wird anhand von Leistungspunkten ermittelt, die sich für das jeweilige Los aus dem Zuschlagskriterienkatalog ergeben. Weitere Einzelheiten zur Bewertung wie etwa die Gewichtung einzelner Kriterien sind ebendiesen Dokumenten zu entnehmen.

Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes geht der Preis mit 80 % und die Qualität mit 20 % in die Wertung ein. Die Wertung erfolgt anhand der gewichteten Punktwertmethode. Hierfür werden die Ergebnisse der Zuschlagskriterien Leistung und Preis auf eine einheitliche Punkteskala normiert. Die Bewertung des Preiskriteriums erfolgt durch Verhältnisrechnung zum günstigsten Angebot. Die so ermittelten Punktwerte werden entsprechend der oben genannten Gewichtung gewichtet und zu einer Gesamtpunktzahl addiert. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus Preis und Qualität.

2.1.3.2 Los 4 Die Angebotswertung des Los 4 erfolgt auf Grundlage der durch den AN gemachten Angaben im losspezifischen Preisblatt.

Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes geht der Preis mit 100 % in die Wertung ein. Die Gesamtwertung erfolgt anhand der Preisbewertung. Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis.

2.1.3.3 Regelung zur innergemeinschaftlichen Lieferung Bei Angeboten von Bietern mit Sitz außerhalb Deutschlands, bei denen aufgrund der Regelung zur innergemeinschaftlichen Lieferung gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) §4 Nr.1 b und § 6a keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird (0 %), wird für die Wertung die in Deutschland anfallende Umsatzsteuer (derzeit 19 %) rechnerisch hinzugerechnet.

Maßgeblich für die Wertung ist somit der für den AG tatsächlich entstehende Gesamtaufwand auf Grundlage des Bruttogesamtpreises.

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2.1.4 Zuschlagserteilung & Vertragsschluss

Mit Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung je Los mit einem Wirtschaftsteilnehmer auf Grundlage folgender Bestimmungen geschlossen:

• EVB-IT Kaufvertrag

Die EVB-IT AGB stehen unter http://www.cio.bund.de und die VOL/B unter http://www.bmwi.de zur Einsichtnahme bereit.

2.1.5 Erfüllung geltender Vorschriften

Bei Erteilung eines Auftrages setzt der AG stets voraus, dass die Liefergegenstände den zur Zeit der Lieferung geltenden gesetzlichen Anforderungen für das Inverkehrbringen und die Bereitstellung auf dem deutschen Markt entsprechen sowie alle für die angebotenen Produkte einschlägigen europäischen und nationalen Rechtsvorschriften erfüllen (bspw. CE-Konformität, Produktsicherheit, elektromagnetische Verträglichkeit (EMV) und die Beschränkung gefährlicher Stoffe (RoHS)).

Der AN hat die Lieferung unter Einhaltung der geltenden arbeitsschutzrechtlichen, unfallverhütungsrechtlichen und straßenverkehrsrechtlichen Vorschriften durchzuführen. Dabei sind insbesondere die Unfallverhütungsvorschriften der Unfallkasse Baden-Württemberg sowie den Sicherheitsregeln des Bundesverbands der Unfallkassen der öffentlichen Hand oder vergleichbaren Bestimmungen des Herkunftslandes des ANs einzuhalten. Soweit in anderen Rechtsvorschriften, insbesondere in Arbeitsschutzvorschriften, weitergehende Anforderungen gestellt werden, müssen auch diese erfüllt werden.

Bei elektrotechnischen Erzeugnissen erklärt der AN durch Annahme des Auftrages ausdrücklich, dass die zu liefernde Erzeugnisse den am Tag der Lieferung gültigen VDE-Bestimmungen oder vergleichbaren europäischen Bestimmungen entsprechen, erforderlichenfalls vorschriftsmäßig funkentstört sind und dass hochfrequent arbeitende Geräte von der dafür zuständigen Stelle genehmigt worden sind.

Der AN haftet in vollem Umfang für Schäden, die dadurch entstehen, dass die gelieferten Gegenstände nicht die vorgenannten Vorschriften erfüllen. Die Haftung besteht auch nach Ablauf der vereinbarten Gewährleistungsfrist fort. Für diesen Fall verpflichtet sich der AN, die gelieferten Gegenstände unverzüglich kostenlos entsprechend den vorgenannten Erfordernissen umzuarbeiten oder umarbeiten zu lassen. Ist eine Umarbeitung der Gegenstände nicht möglich, sind entsprechende Ersatzgeräte zu liefern.

2.1.6 Datenschutz

Der AN hat die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.

Nach Einschätzung des AG führt der Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung grundsätzlich nicht zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag im Sinne des Art. 28 DSGVO. Ein Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist daher nach derzeitigem Stand nicht vorgesehen.

Sollte sich im Verlauf der Vertragsdurchführung entgegen dieser Einschätzung ergeben, dass zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag erforderlich wird, ist diese erst nach Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO zulässig. Der AN hat in diesem Fall die Anforderungen der DSGVO

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einzuhalten und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten umzusetzen.

2.2 Kaufmännische Rahmenbedingungen

2.2.1 Vergütung

Alle seitens des AN entstehenden Kosten im Zusammenhang mit der Lieferung der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Hardware sind mit den im Preisblatt eingetragenen Preisen und Rabatten abgegolten. Für jedes Los besteht ein separates Preisblatt. Für alle Lose sind die Wertungsgrundlagen gemäß Kapitel 2.1.3 zu beachten.

2.2.1.1 Vergütung Los 1 – 3 Für die Lose 1 – 3 sind die Regelungen zur Preisgestaltung gemäß Kapitel 2.2.2 zu beachten.

2.2.1.1.1 Preis Hardware (1. VertragsjahrMonat 1 – 6) Der Preis für die bereitgestellte Hardware (Notebooks, pro Gerät) für die ersten sechs Monate ab Vertragsbeginn im 1.Vertragsjahr ist in der Position Nr. 1.1 im Tabellenblatt „Preisblatt“ anzugeben. Der zutreffende Umsatzsteuersatz ist gesondert auszuweisen. Mit den Angaben sind insbesondere alle Leistungen abgegolten, die in den Kapiteln

• 3 Beschaffung, Abruf- und Bestellprozesse (losübergreifend) • 4 Anforderungen Dienstleistungen (losübergreifend) • 5.1 Allgemeine Anforderungen (losübergreifend) • 5.2.3 Anforderung an alle Geräteklassen

und im entsprechenden losspezifischen Kapitel

• 5.2.4 Los 1 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK1 – Standard-Notebook 16“ • 5.2.5 Los 2 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK2 – Standard-Notebook 14“ • 5.2.6 Los 3 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK3 – Convertible Notebook 12 – 14“

beschrieben sind. Die Abrechnung dieser Kostenpositionen erfolgt mengenbezogen auf Grundlage der tatsächlich gelieferten Geräte.

2.2.1.1.2 Preis Hardware (ab dem 7. Monat bis zum Ende der Vertragslaufzeit2 – 4. Vertragsjahr) Für den Zeitraum ab dem 7.Monat des 1.Vertragsjahres bis zum Vertragsende (das 2. bis 4. Vertragsjahr) hat der Bieter den aktuellen Hersteller-Listenpreis sowie einen zu gewährenden Rabatt in den Positionen Nr. 1.3, 2.1, 3.1 und 4.1 einzutragen. Der anzugebende Hersteller-Listenpreis muss dem im gleichen Monat der Veröffentlichung gültigen und veröffentlichten definierten Hersteller- Listenpreis gemäß Kapitel 2.2.2.2 entsprechen und bei Angebotsabgabe durch einen Nachweis belegt werden.

Der zutreffende Umsatzsteuersatz ist gesondert auszuweisen. Mit den Angaben sind insbesondere alle Leistungen abgegolten, die im Kapitel

• 3 Beschaffung, Abruf- und Bestellprozesse (losübergreifend) • 4 Anforderungen Dienstleistungen (losübergreifend) • 5.1 Allgemeine Anforderungen (losübergreifend) • 5.2.3 Anforderung an alle Geräteklassen

und im entsprechenden losspezifischen Kapitel

• 5.2.4 Los 1 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK1 – Standard-Notebook 16“

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• 5.2.5 Los 2 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK2 – Standard-Notebook 14“ • 5.2.6 Los 3 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK3 – Convertible Notebook 12 – 14“

beschrieben sind. Die Abrechnung dieser Kostenpositionen erfolgt mengenbezogen auf Grundlage der tatsächlich gelieferten Geräte und gemäß den Regelungen des Kapitels 2.2.2.

2.2.1.1.3 Energieverbrauch Die Energiekosten der bereitgestellten Hardware werden in der Position Nr. 1.2 im Tabellenblatt „Preisblatt“ kalkuliert. Hierfür ist vom Bieter einmalig der jährliche Energieverbrauch (kWh/a) des angebotenen Gerätes anzugeben. Die Berechnung der Energiekosten erfolgt auf Basis der im Preisblatt vorgegebenen kalkulatorischen Parameter (Betriebsdauer und Preis pro kWh).

Der vom Bieter angegebene jährliche Energieverbrauch (kWh/a) wird für die gesamte kalkulatorische Betriebsdauer von drei Jahren unverändert zugrunde gelegt und für die Folgejahre (Nr. 2.2, 3.2 und 4.2) automatisch übernommen. Da die in den Folgejahren tatsächlich bereitgestellten Geräte zum Zeitpunkt der Angebotswertung nicht bekannt sind, erfolgt keine Berücksichtigung möglicher technischer Effizienzsteigerungen. Für die Lebenszykluskostenberechnung wird konservativ davon ausgegangen, dass die Geräte über die gesamte Betriebsdauer die zum Angebotszeitpunkt angegebene Energieeffizienz aufweisen.

Die ermittelten Gesamtenergiekosten fließen in die Angebotswertung ein. Eine separate Vergütung der Energiekosten erfolgt nicht.

2.2.1.2 Vergütung Los 4 Die Preise für die bereitgestellte Hardware (Zubehör, pro Einheit) sind für alle im Tabellenblatt „Preisblatt“ ausgewiesenen Positionen (insbesondere Nr. 1.1 bis 7.1) anzugeben. Der zutreffende Umsatzsteuersatz ist gesondert auszuweisen.

Mit den angegebenen Preisen sind insbesondere alle Leistungen abgegolten, die im Kapitel

• 3 Beschaffung, Abruf- und Bestellprozesse (losübergreifend) • 4 Anforderungen Dienstleistungen (losübergreifend) • 5.1 Allgemeine Anforderungen (losübergreifend)

und in den entsprechenden zubehörspezifischen Unterkapiteln des Kapitels

• 5.3 Anforderungen Zubehör (Los 4)

beschrieben sind. Die Abrechnung dieser Kostenpositionen erfolgt mengenbezogen auf Grundlage der tatsächlich gelieferten Geräte.

2.2.1.3 Innergemeinschaftliche Lieferung Liegt eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1 b in Verbindung mit § 6a UStG vor, so hat der Bieter am Ende des Preisblattes eine entsprechende Angabe gemäß dem angegebenen Hinweis zu machen.

2.2.2 Preisgestaltung (ausschließlich Los 1 - 3)

Der AG berücksichtigt die Preisdynamik des Marktes für Notebooks und legt für die Preisgestaltung folgende Regelung fest:

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2.2.2.1 Festpreise im ersten Vertragsjahrin den ersten 6.Monaten Die im Preisblatt anzugebenden Preise für das erste Vertragsjahrdie ersten 6.Monate gelten als Festpreise für sämtliche Abrufe innerhalb der ersten zwölf sechs (126) Monate ab Vertragsbeginn. Preisanpassungen innerhalb dieses Zeitraums sind ausgeschlossen.

Der AN hat bei Angebotsabgabe zu berücksichtigen, dass sich Marktpreise, Produktverfügbarkeiten sowie Herstellerkonditionen ändern können. Diese Risiken sind vom AN im Rahmen seiner Kalkulation für das erste Vertragsjahrdiesen Zeitraum vollständig zu berücksichtigen. Die angebotenen Preise umfassen sämtliche vertraglich geschuldeten Leistungen.

2.2.2.2 Umstellung auf Rabattmodell ab dem zweiten Vertragsjahr7.Monat Ab dem zweiten Vertragsjahr7.Monat des 1.Vertragsjahres bis zum Vertragsende erfolgt die Preisbildung auf Basis von Rabatten auf die jeweils gültigen Hersteller-Listenpreise.

Die Preisbildung basiert auf den im Monat der Veröffentlichung der Ausschreibung- bzw. zum Abruf/Anfragezeitpunkt gültigen Herstellerpreislisten oder sonstigen vom Hersteller für den Vertrieb bereitgestellten Preisverzeichnissen. Der Auftragnehmer hat diese auf Verlangen entsprechend den nachfolgenden Regelungen und bei Angebotsabgabe nachzuweisen.

Hierzu gilt:

• Als Listenpreis gilt ausschließlich der vom Hersteller veröffentlichte für den deutschen Markt gültige , unverbindliche Nettolistenpreis gemäß offizieller Quelle. Als offizielle Quelle gelten dem AN zur Verfügung gestellte Preisverzeichnisse bzw. Preislisten der Hersteller oder sonstige vom Hersteller für den Vertrieb bereitgestellten Preisverzeichnisse. (Offizieller Website des Herstellers oder offizieller Hersteller-Preislisten in anderer Form (bspw. Preislisten in Dateiformaten wie .pdf oder .xls)). Individuelle Händlerpreise oder projektbezogene Sonderkonditionen sind zur Ermittlung des offiziellen Listenpreises ausgeschlossen.

• Der AN gewährt auf den Listenpreis des Herstellers einen festen, vertraglich vereinbarten prozentualen Rabatt. Der Rabatt ist im Preisblatt ab dem zweiten Vertragsjahr7.Monat des 1.Vertragsjahres bis zum Vertragsende (4.Vertragsjahr) anzugeben (siehe Kapitel 2.2.1.1 Vergütung Los 1 – 3).

• Während der Vertragslaufzeit erfolgt Die die Preisermittlung erfolgt je Los auf Grundlage des vom AN nachgewiesenen Hersteller-Listenpreises zum Zeitpunkt der Preisanfrage durch den AG (siehe unten) und unter Anwendung des im Preisblatt angegebenen Rabatts, sowie der geltenden Umsatzsteuer.

• Im Vorfeld jedes Abrufs übermittelt der AG eine Preisanfrage an den AN. Anschließend übermittelt der AN dem AG innerhalb von 3 Kalendertagen eine verbindliche Preisaufstellung auf Grundlage des zu diesem Zeitpunkt gültigen Hersteller-Listenpreises. Die Preisaufstellung weist mindestens die Menge, den Hersteller-Listenpreis (netto), den vertraglich vereinbarten Rabatt, den daraus resultierenden Angebotspreis (netto), die Umsatzsteuer sowie den Gesamtpreis (brutto) aus. Der Austausch dieser Informationen erfolgt schriftlich (per Mail). Der nachgewiesene Hersteller-Listenpreis ist ab Zugang der Preisaufstellung für einen Zeitraum von 30 Kalendertagen verbindlich. Erfolgt der Abruf innerhalb dieser Bindefrist, ist der nachgewiesene Hersteller-Listenpreis für die Rechnungsstellung maßgeblich. Erfolgt der Abruf nach Ablauf der Bindefrist oder erfolgt eine erneute Preisabfrage durch den AG, ist der AN verpflichtet, eine aktualisierte Preisaufstellung zu übermitteln.

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• Zur Gewährleistung einer allgemeinen, durchgängigen Transparenz übermittelt der AN dem AG Änderungen der Hersteller-Listenpreise unverzüglich. Alternativ stellt der AN dem AG einen Zugang zu einem Online-Portal zur Verfügung, über das die jeweils aktuellen Hersteller-Listenpreise jederzeit eingesehen werden können.

2.2.2.3 Nachweis und Prüfung der Listenpreise Der AN ist verpflichtet den zugrunde gelegten Herstellerlistenpreis gemäß den Vorgaben in Kapitel 2.2.2.2 nachzuweisen. Der AG behält sich vor, die Angemessenheit und Aktualität der zugrunde gelegten Preise zu prüfen. Auf Verlangen sind die der Preisermittlung zugrunde liegenden Unterlagen vorzulegen.

Stellt sich im Rahmen der Prüfung heraus, dass die vom AN zugrunde gelegten Hersteller- Listenpreise nicht den vertraglichen Vorgaben entsprechen oder unzutreffend angegeben wurden, ist der AN verpflichtet, unverzüglich eine Korrektur vorzunehmen und die Preisbildung auf Basis der zutreffenden Listenpreise neu darzustellen. Etwaige sich daraus ergebende zu viel gezahlte Vergütungen sind vom AN unverzüglich zu erstatten.

Im Falle vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Falschangaben ist der AG berechtigt, neben der Rückforderung der zu viel gezahlten Beträge eine Vertragsstrafe in Höhe von 5 % des Netto- Auftragswertes der betroffenen Bestellung zu verlangen. Zudem ist der AG in diesem Fall berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich zu kündigen.

2.2.3 Rechnungsstellung

Der AN übernimmt die im Rahmen der Rahmenvereinbarung und des Abrufes durch den AG benannten Prozesse der Rechnungsstelle sowie Leistungs- und Rechnungsangaben für die Rechnungsstellung. Die Rechnungsstellung erfolgt ausschließlich nach vollständiger Lieferung (siehe Kapitel 4.2). Die Abrechnung von Einzel- oder Teillieferungen ist nicht zulässig.

Die Rechnungsstellung erfolgt per E-Mail im PDF-Format an folgende Mailadresse:

IT-Rechnungen@landkreis-ludwigsburg.de

Es gelten die Bestimmungen gemäß der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW2).

Darüber hinaus muss die Rechnung (auch E-Rechnung) mindestens folgende Mindestangaben enthalten:

• Bestellnummer des AG • Vergabe-Nr. des AG • Bestelldatum • Eindeutige Rechnungsnummer (auch bei Storno-Rechnungen)Eindeutige Herstellerartikelnummer (SKU/ Part No.) • Falls vorhanden zusätzlich dazugehörige Seriennummer • Eindeutige Produktbezeichnung • Netto-Stückpreis für jede einzelne Position • Anzahl • Verrechneter Rabatt • Nettogesamtpreis • Ausgewiesene Umsatzsteuer

2 Siehe dazu: E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg

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• Bruttogesamtpreis

Die Angaben müssen dabei eindeutig sein, d.h. es dürfen keine AN-spezifischen Abkürzungen verwendet werden. Es werden ausschließlich Rechnungen in Form der genannten Kriterien akzeptiert.

Sofern der AN die Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführt, ist die Rechnung entsprechend den geltenden umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften ohne Ausweis deutscher Umsatzsteuer auszustellen. Die Rechnung muss in diesem Fall zusätzlich die gesetzlich erforderlichen Angaben für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, insbesondere die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Vertragsparteien sowie den Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung, enthalten (siehe dazu auch Kapitel 2.2.1.3).

2.2.4 Zahlungsbedingungen

Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang einer transparenten, nachvollziehbaren und prüffähigen Rechnung beim AG. Eine Abtretung der Forderung aus einer Leistung ist nur mit Zustimmung des AG rechtswirksam.

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3. Beschaffung, Abruf- und Bestellprozesse (losübergreifend)

3.1 Bereitstellung von Produktinformationen

Der AN hat stets und unentgeltlich seine Produktinformationen (Produktbeschreibungen, Produktbilder, Preise, etc.) zu den von Ihm angebotenen Produkten in elektronisch verarbeitbarer Form (bspw. als PDF-Datei oder Website) dem AG zur Verfügung zu stellen.

3.2 Einzelabrufe aus der Rahmenvereinbarung

Die einzelnen Abrufe erfolgen entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung (siehe Kapitel 2.1). Der Abruf der Leistungen durch den AG erfolgt per E-Mail.

Bei jedem Abruf wird eine Vorgangsnummer vom AG vergeben. Diese ist durch den AN auf jedem Lieferschein und jeder Rechnung anzugeben.

3.3 Voraussichtliche Bedarfsplanung

Der AG beabsichtigt, einen wesentlichen Teil der Leistung unmittelbar zum Vertragsbeginn abzurufen. Weitere Leistungen und Bedarfe werden während der Vertragslaufzeit bedarfsbezogen abgerufen (siehe auch Kapitel 6).

3.4 Konfigurationsgarantie, Technologiewechsel und Nachfolgemodelle

3.4.1 Konfigurationsgarantie

Die vom AN angebotene Hardware muss ab Vertragsbeginn für einen Zeitraum von mindestens sechs (6) Monaten unverändert in der angebotenen Konfiguration und in ausreichender Stückzahl lieferbar sein (Konfigurationsgarantie). Bei der Auswahl der angebotenen Hardware sind dem AN zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bekannte Herstellerinformationen, insbesondere Roadmaps zu Abkündigungen oder Produktneueinführungen, zu berücksichtigen. Verstößt der AN gegen die Vorgaben der Konfigurationsgarantie und bringt früher oder häufiger Nachfolgemodelle in Umlauf, welche eine Anpassung des Software Images durch den AG zur Folge haben, ist der AN zum Ersatz der Mehraufwände verpflichtet.

3.4.2 Lieferengpässe oder Produktabkündigungen

Aufgrund technischer Innovationen sowie der weltweiten Marktsituation kann es während der Vertragslaufzeit zu Änderungen einzelner Hardwarekomponenten kommen. Im Falle von Lieferengpässen oder Produktabkündigungen können – vorbehaltlich der Zustimmung des AG – alternative oder nachfolgende Modelle eingesetzt werden, sofern diese die Anforderungen gemäß Kapitel 3.4.4 erfüllen.

3.4.3 Ankündigung von Änderung oder Nachfolge

Der AG beabsichtigt, während der Vertragslaufzeit von technologischen Weiterentwicklungen zu profitieren, sodass der AN während der Vertragslaufzeit dem AG Nachfolgemodelle anbieten muss.

Sofern eine Änderung der angebotenen Hardwarekonfiguration oder die Einführung eines Nachfolgemodells vorgesehen ist, ist der AN verpflichtet, den AG hierüber mindestens zwei (2) Kalendermonate vor dem geplanten Änderungs- bzw. Einführungstermin schriftlich zu informieren. Dieser Mitteilung sind die vollständigen und detaillierten Angaben zur neuen Konfiguration oder zum Nachfolgemodell beizufügen (Siehe Informationen zu Datenblättern in den Kapiteln 5.2.2 und 5.3.2).

Jede Konfigurationsänderung sowie die Einführung eines Nachfolgemodells bedarf der vorherigen Abstimmung zwischen AN und AG sowie der ausdrücklichen und schriftlichen Zustimmung des AG.

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Dabei ist zu berücksichtigen, dass ausschließlich Produkte zur Freigabe gelangen, die den Anforderungen gemäß Kapitel 3.4.4 entsprechen.

Im Falle der Genehmigung eines Nachfolgemodells erhält der AG unaufgefordert eine vollständige Produktbeschreibung.

3.4.4 Anforderungen Nachfolgemodelle

Ein während der Vertragslaufzeit angebotenes Nachfolgemodell muss:

• Aus derselben Serie wie das Vorgängermodell stammen. Beim Produktwechsel wird die nächste Generation der gleichen Klasse erwartet. Wenn kein Nachfolgemodell derselben Serie seitens des Herstellers angeboten werden kann, muss dies mit dem AG besprochen werden. • Für Notebooks gilt zusätzlich: Das Nachfolgemodell muss mindestens in Bezug auf die verwendeten Hersteller von CPU, Chipsatz und Grafikkarte dem Vorgängermodell entsprechen. • Mindestens technisch gleichwertig oder höherwertiger als das bisher angebotene bzw. bislang gelieferte Vorgängermodell derselben Serie • Sämtliche A-Kriterien (Ausschlusskriterien) dieser Ausschreibung weiterhin erfüllen oder übertreffen. • Sämtliche vom AN zugesagten B-Kriterien (Bewertungskriterien) dieser Ausschreibung weiterhin erfüllen oder übertreffen. • Nachfolgemodelle und Nachfolgekomponenten dürfen in ihrem Energieverbrauch nicht über denen des Vorgängermodells liegen.

Der AN ist bei jeder Ankündigung eines Nachfolgemodells dazu verpflichtet die Einhaltung der beschriebenen Anforderungen entsprechend der Angebotsunterlagen nachzuweisen.

3.4.5 Lieferfähigkeit Nachfolgemodelle

Jedes während der Vertragslaufzeit angebotene Nachfolgemodell muss für mindestens neun (9) Monate nach dessen Angebot in dieser Konfiguration verfügbar und lieferbar sein.

3.4.6 Testgerät bei Änderung oder Nachfolge

Der AN ist verpflichtet, mindestens einen (1) Kalendermonat vor der geplanten Konfigurationsänderung bzw. der Einführung eines Nachfolgemodells dem AG ein kostenfreies Testgerät entsprechend der neuen Konfiguration für einen Zeitraum von zwei Kalendermonaten kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Alle benötigten Treiber für den Betrieb des neuen Modells sind mitzuliefern. Alle Aufwände des AG, welche durch nicht vollständige Lieferung oder abweichende Konfiguration des Testgerätes vom letztlich eingesetzten System entstehen, gehen zu Lasten des AN.

3.4.7 Bestimmungen zum Folgeangebot

Der AN verpflichtet sich, ein dem allgemeinen Preisverfall von IT-Ausstattung adäquat in Bezug auf die Leistungsfähigkeit und die Energieeffizienz des Nachfolgemodells im Verhältnis zur Preisentwicklung angepasstes und einvernehmlich abgestimmtes Angebot im Rahmen der Produktnachfolge vorzulegen. Ist keine einvernehmliche Bestimmung eines Maßes des Preisverfalls oder der Anpassung des technischen Fortschrittes möglich, so wird eine Einigung über die Anrufung eines Schiedsgerichtes nach der Schiedsgerichtsordnung der deutschen Institution für Schiedsgerichtsbarkeit e.V. (DIS) sowie der IHK Frankfurt am Main unter Ausschluss des ordentlichen Rechtsweges endgültig herbeigeführt.

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4. Anforderungen Dienstleistungen (losübergreifend)

4.1 Projektkoordination und Einsatzsteuerung

Der AN übernimmt die Einsatzsteuerung sowie Planung und Kommunikation der Bereitstellung aller erforderlichen Ressourcen.

4.1.1 Ansprechpartner

Zur Sicherstellung optimaler Kommunikations- und Eskalationswege benennt der AN

• einen zentralen Ansprechpartner, der für die operative Abwicklung dieses Vertrages verantwortlich ist, die Umsetzung sämtlicher vertraglich vereinbarter Leistungen koordiniert und dem AG bei Bedarf für einen monatlichen Abstimmungstermin zur voraussichtlichen Liefermenge zur Verfügung steht. • einen weiteren Ansprechpartner, der dem AG für Eskalationen, Streitfälle oder sonstige Probleme zur Verfügung stehen.

Zur autorisierten Bestellabwicklung benennte der AG

• die für Bestellungen autorisierten Personen.

Die entsprechenden Kontaktdaten sind nach Zuschlagserteilung durch den AN bereitzustellen.

4.1.2 Kundenbetreuung

Der AN gewährleistet eine verbindliche Ansprechstruktur sowie eine kontinuierliche Kundenbetreuung. Hierzu zählen insbesondere die regelmäßige telefonische Erreichbarkeit der Vertriebs- und Kundenbetreuer sowie die Entgegennahme und Bearbeitung von Abrufen aus der Rahmenvereinbarung.

4.1.3 Erreichbarkeit

Die in Kapitel 4.1.2 beschriebene telefonische Erreichbarkeit wird an Arbeitstagen in der Zeit von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr gewährleistet.

4.1.4 Störungsmeldungen

Störungen werden vom AG an die vom AN benannte Meldestelle gemeldet. Hierfür ist ein ticketbasierter Störungsprozess vorgesehen, der alternativ auch per E-Mail unterstützt werden kann.

Sofern der AN eine telefonische Entgegennahme von Störmeldungen vorsieht, erfolgt die Kommunikation im Rahmen des Störungsprozesses in deutscher Sprache.

Mögliche Störungen im Kontext der Lieferung von Notebooks oder Zubehör umfassen bspw. Mängel-, Fehl- oder Falschlieferungen sowie Lieferverzögerungen.

4.2 Lieferung, Logistik und Versandbedingungen

4.2.1 Sicherstellung der Lieferfähigkeit

Der AN gewährleistet ab Vertragsbeginn seine grundsätzliche Lieferfähigkeit, um die laufenden Bedarfe des AG zu erfüllen. Dies umfasst sowohl die Lieferung der angebotenen Geräte bzw. Zubehör als auch – im Falle von Modellwechseln oder Produktabkündigungen – technisch und wirtschaftlich gleichwertiger oder besserer Nachfolgemodelle.

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4.2.2 Liefer- und Logistikleistungen

Der AN ist im Rahmen der Bestellabwicklung für folgende logistische Dienstleistungen verantwortlich:

• Die kostenfreie Anlieferung der bestellten Ware an die benannte Verwendungsstelle (siehe Kapitel 4.2.4) unter Beachtung der Lieferbedingungen (siehe Kapitel 4.2.3)

4.2.3 Lieferbedingungen

Die Liefergegenstände sind auf Gefahr des AN an die angegebene Verwendungsstelle zu liefern. Der AG sieht folgende Lieferbedingungen vor:

Tabelle 1: Lieferbedingungen des Auftraggebers

4.2.4 Lieferadresse und örtliche Gegebenheiten

Der AN liefert alle Bestellungen ausschließlich an die folgende Lieferadresse unter Beachtung der folgenden örtlichen Gegebenheiten. Abweichende Lieferorte sind im Einzelfall nur nach vorheriger schriftlicher Aufforderung des AG zulässig.

Erfüllungsort und Lieferadresse Gegebenheiten Landratsamt Ludwigsburg • Zufahrt bis Rampe möglich FB 12 – Digitalisierung und IT • Geeignet für LKWs bis ca. 2,80m Höhe Hindenburgstr. 40 (und 30, 30/1) • Türhöhe: 2,10m 71638 Ludwigsburg • Türbreite: geeignet für Europaletten • Entfernung Rampe zu Lagerraum: 50 m • Keine Treppen oder Stufen

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4.2.5 Verpackung und Kreislaufwirtschaft

Das Entfernen von Verpackungen wird i.d.R. durch Mitarbeitende des AG durchgeführt. Der AN ist jedoch verpflichtet, mitgeliefertes Verpackungsmaterial bei der zu beliefernden Bedarfsstelle kostenfrei zu übernehmen, abzutransportieren und vorschriftsmäßig zu entsorgen bzw. weiter zu verwerten. Dazu gehören größere Umverpackungen sowie Einweg- und Euroholzpaletten. Insofern die Lieferung auf Papppaletten erfolgt, übernimmt die Entsorgung der AG.

Auf die Rücknahmepflicht der Hersteller oder Vertreiber von Verpackungen, Transportverpackungen, Umverpackungen und Verkaufsverpackungen nach der Verpackungsordnung wird hingewiesen.

Die kostenfreie Rücknahme des Verpackungsmaterials durch den AN kann auf folgende Weisen erfolgen:

• Direkt bei Anlieferung • Bei Anlieferung der nächsten Bestellung (insbesondere Verpackungsmaterial vorheriger Lieferungen)

Kommt der AN dieser Verpflichtung nicht nach, ist der AG berechtigt, die vorgenannten Verpackungen auf Kosten des AN an diesen zurückzusenden oder zu entsorgen.

4.2.6 Lieferschein und Dokumentation

Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizulegen, der mindestens folgende Angaben enthält:

• Kennziffer der Ausschreibung • Beauftragungsdatum • Lieferadresse • Produktbezeichnung gemäß der Ausschreibung • Gelieferte Menge

Teillieferscheine, Teilrechnungen und Rechnungen mit unvollständigen Angaben werden nicht akzeptiert.

4.3 Berichtswesen und Qualitätssicherung

Dieses Kapitel regelt die Anforderungen an Transparenz, Berichtswesen, Informationspflichten sowie Maßnahmen zur Qualitätssicherung während der Vertragslaufzeit.

4.3.1 Quartalsbericht

Der AN stellt sicher, dass er unaufgefordert spätestens zum Ende der zweiten Kalenderwoche nach Quartalsende einen Quartalsbericht zu allen im vorausgegangenen Quartal durchgeführten Bestellungen wie folgt übermittelt:

• Der Bericht ist im xlsx-Format zu liefern. • Die Übermittlung erfolgt per E-Mail an: IT-Beschaffung@Landkreis-Ludwigsburg.de • Der Bericht muss mindestens die in den zugehörigen Rechnungen enthaltenen Angaben umfassen (siehe Kapitel 2.2.3 Rechnungsstellung) • Als Anhang sind sämtliche Rechnungen des Quartals vollständig zu übermitteln • Detaillierter Inhalt und Aufbau wird nach Zuschlag mit dem AN abgestimmt und im Bedarfsfall angepasst.

4.3.2 Lizenzbericht (ausschließlich Los 1 – 3)

Der AN versendet einen jährlichen Bericht zu den Windows OEM Lizenzen an den AG.

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4.3.3 Vorgehen bei Sicherheits- und Schwachstellenmeldungen

Nach dem öffentlichen Bekanntwerden einer kritischen Schwachstelle (CVSS 2.0 Base Score 7.0– 10.0) in Firmware oder Hardware ist der AN verpflichtet, den AG unverzüglich darüber zu informieren. Handelt es sich um eine Schwachstelle in der Firmware, ist diese durch den AN unverzüglich zu beheben und die Behebung dem AG nachvollziehbar zu kommunizieren.

Bei Schwachstellen in der Hardware hat der AN, sofern die Natur der Schwachstelle dies zulässt, innerhalb von sechs (6) Monaten einen Workaround oder einen Patch bereitzustellen.

4.3.4 Prüfung der Liefer- und Wertschöpfungskette (Supply Chain)

Der AN akzeptiert vorbehaltlos, dass der AG seine Liefer- und Wertschöpfungskette prüfen darf. Der AN wirkt an solchen Prüfungen unentgeltlich und unterstützend mit.

4.3.5 Bereitstellung von Hersteller-Erklärungen und Prüfberichte

Der AN hat – sowohl im Rahmen der Angebotsabgabe als auch während der Leistungserbringung – auf Anforderung des AG oder sofern in den Ausschreibungsunterlagen gefordert, geeignete Herstellererklärungen und/oder Prüfberichte zum Nachweis der Erfüllung geforderten technischen und ökologischen Eigenschaften der angebotenen Hardware vorzulegen. Nachweise sind insbesondere Hersteller-Erklärungen, Prüfberichte oder Zertifizierungen (z. B. TCO Certified, ENERGY STAR oder gleichwertige Nachweise). Die Unterlagen sind in deutscher oder englischer Sprache bereitzustellen.

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5. Anforderungen Hardware

In diesem Kapitel werden die neutralen Spezifikationen für Notebooks und gerätenahem Zubehör aufgeführt, welche für die Auswahl der anzubietenden Produkte ausschlaggebend sind.

5.1 Allgemeine Anforderungen (losübergreifend)

Alle angebotene Hardware in allen Losen (Notebooks und Zubehör) muss die Anforderungen der folgenden Unterkapitel erfüllen. Die nachfolgenden, losübergreifenden allgemeinen Anforderungen sind Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und müssen vollumfänglich erfüllt werden, außer es wird etwas anderes angegeben.

5.1.1 Fabrikneue Ware

Bei der angebotenen Hardware muss es sich um fabrikneue Ware handeln.

5.1.2 Originalware

Bei der angebotenen Hardware muss es sich um originale Herstellerware handeln, die für den deutschen Markt produziert wurde bzw. auf dem deutschen Markt den vollständigen Hersteller‑Support erhält. Sogenannte Grauimporte oder vergleichbare Ware ohne entsprechenden Herstellersupport sind unzulässig.

In diesem Zusammenhang sind durch den AN bestehende Markenschutzrechte, Urheberrechte und Patentrechte einzuhalten. Bei Zuwiderhandlungen behält sich der AG Regressansprüche vor. Die Ware muss in diesem Fall zurückgenommen und gegen Originalware ausgetauscht werden.

5.1.3 Gewährleistung

Die Gewährleistung richtet sich insbesondere nach § 14 VOL/B.

• Die Gewährleistungsfrist wird durch die entsprechenden Angaben in der Leistungsbeschreibung bestimmt. Fehlen solche Angaben, gelten die gesetzlichen Vorschriften (24 Monaten Gewährleistungsfrist). Die Gewährleistungsfrist beginnt erst dann, wenn der Empfänger die Leistung unbeanstandet angenommen hat bzw. wenn der Liefergegenstand beim Empfänger betriebsbereit übergeben worden ist. • Durch die rechtzeitige Mängelrüge wird die Verjährung eines Gewährleistungsanspruches so lange gehemmt, bis der AN dem AG schriftlich das Ergebnis seiner Prüfung des angezeigten Mangels mitgeteilt oder die Mängelbeseitigung endgültig verweigert hat. Die Verjährung eines Gewährleistungsanspruches wird unterbrochen, wenn der AN diesen Anspruch durch sein Verhalten ausdrücklich anerkennt. • Der AN hat die Beseitigung von Mängeln gemäß § 14 Ziffer 3 VOL/B auf seine Kosten vorzunehmen; dabei bleibt auch die Berechnung von Fahrtkosten oder Wegegeldern usw. ausgeschlossen. • Bei der Beseitigung von Mängelansprüchen, hat der AG die Wahl zwischen einer kostenfreien Reparatur des Mangels oder, falls diese nicht zweckmäßig erscheint oder wirtschaftlich ist, die Lieferung der mängelfreien Ware in Ausführung und Qualität der ausgeschriebenen Leistung. • Die AN hat, insoweit er nicht selbst Hersteller der angebotenen Geräte ist, einen Nachweis beizubringen, dass die vereinbarte Gewährleistung durch den Hersteller vollständig abgedeckt wird (Gewährleistungsbürgschaft).

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5.1.4 Einsatz im Geschäftsumfeld

Es ist nur solche Hardware anzubieten, welche eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit erwarten lässt und welche aus Erfahrung für einen Einsatz im Geschäftsumfeld bestens geeignet sind.

5.1.5 Elektromagnetische Verträglichkeit & CE-Kennzeichnung

Alle angebotene Hardware muss im Hinblick auf ihre elektromagnetische Verträglichkeit nach EU EMV-Richtlinie 2014/30/EU oder 2014/53 und dem Gesetz über die elektromagnetische Verträglichkeit von Geräten (EMV-Gesetz) geprüft sein und das CE-Zeichen tragen.

Von dieser Regelung ausgenommen sind die Zubehörklassen Z6 und Z7 (siehe Kapitel 5.3.4.6 und 5.3.4.7).

5.1.6 Geräte- und Produktsicherheit

Alle angebotene Hardware entspricht den Anforderungen an die Geräte- und Produktsicherheit gemäß EU-Richtlinie 2014/35/EU und IEC 62368-1 sowie den Anforderungen des Geräts und Produktsicherheitsgesetzes.Alle angebotene Hardware entspricht den jeweils einschlägigen Anforderungen an die Geräte- und Produktsicherheit. Für elektrische und elektronische Geräte gelten insbesondere die Anforderungen gemäß EU-Richtlinie 2014/35/EU, IEC 62368-1 sowie den einschlägigen Anforderungen des Geräte- und Produktsicherheitsgesetzes.

Soweit für das jeweilige Produkt einschlägige harmonisierte Rechtsvorschriften der Europäischen Union eine CE-Kennzeichnung vorsehen, muss das Produkt entsprechend konform sein und die CE- Kennzeichnung tragen (siehe auch Kapitel 5.1.5).

Für Produkte, für die keine CE-Kennzeichnung vorgesehen ist, sind die jeweils einschlägigen gesetzlichen Anforderungen an die Produktsicherheit einzuhalten. Insbesondere ist, soweit anwendbar, die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit (GPSR) einzuhalten.

Darüber hinaus sind, soweit für das jeweilige Produkt anwendbar, die Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH), insbesondere hinsichtlich der Beschränkung von Stoffen sowie der besonders besorgniserregenden Stoffe (SVHC), einzuhalten. Auf Verlangen des Auftraggebers ist ein geeigneter Nachweis über die Einhaltung dieser Anforderungen vorzulegen.

5.1.7 Rücknahme, Wiederverwertung & Entsorgung (WEEE)

Alle angebotene Hardware entspricht den Anforderungen an die Rücknahme, ggf. Wiederverwertung sowie Entsorgung gem. EU-Richtlinie 2012/19/EU über Elektro- und Elektronik-Altgeräte (WEEE) und dem ElektroG.

Von dieser Regelung ausgenommen sind die Zubehörklassen Z6 und Z7 (siehe Kapitel 5.3.4.6 und 5.3.4.7).

5.1.8 Gefahrenstoffe und Strahlung

Alle angebotene Hardware erfüllt – soweit kennzeichnungspflichtig – die geltenden Kennzeichnungsvorgaben gemäß GefStoffV, StrlSchV und EU-Richtlinie 1272/2008.

Von dieser Regelung ausgenommen sind die Zubehörklassen Z6 und Z7 (siehe Kapitel 5.3.4.6 und 5.3.4.7).

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5.1.9 Batterien und Akkumulatoren

Insofern die angebotene Hardware Batterien oder Akkumulatoren beinhaltet, entsprechen diese den Anforderungen der EU‑Batterieverordnung (EU) 2023/1542.

5.1.10 Ladefähigkeit per USB-C-Schnittstelle

Die angebotene Hardware muss – sofern zutreffend – den Anforderungen der EU-Richtlinie 2022/2380 entsprechen. Insbesondere ist sicherzustellen, dass die angebotene Hardware ausschließlich über eine USB Type C Schnittstelle geladen wird. Abweichende Ladeanschlüsse sind nicht zulässig. Die USB-C Ladeschnittstelle muss den einschlägigen Normen entsprechen und den ordnungsgemäßen sowie sicheren Betrieb der Hardware gewährleisten.

5.1.11 Recyclebare Produktbeschaffenheit

Notebooks, Tastaturen und Computermäuse müssen aus einer recyclingorientierten Produktentwicklung stammen und eine recyclinggerechte Konstruktion aufweisen, die sich an den Grundsätzen der VDI‑Richtlinie 2243 sowie den Anforderungen des Umweltzeichens DE‑UZ 78 (Blauer Engel) orientiert oder diesen inhaltlich gleichwertig ist.

Die Geräte sind so zu konstruieren, dass sie für Recyclingzwecke leicht zerlegbar sind, insbesondere damit Gehäuseteile, Chassis, Batterien (soweit vorhanden), Bildschirmeinheiten (soweit vorhanden) und Leiterplatten mit vertretbarem Aufwand voneinander getrennt und nach Möglichkeit werkstofflich verwertet werden können.

Die Zerlegung muss in einem Entsorgungsbetrieb grundsätzlich manuell, unter Verwendung von handelsüblichen Universalwerkzeugen und durch eine einzelne Person erfolgen können, soweit dem keine produktspezifischen Sicherheits‑ oder Konstruktionsanforderungen entgegenstehen.

5.1.12 Qualität, Zuverlässigkeit und Serienfehler

Häufungen von Fehlern einzelner Bauteile oder ganzer Geräte, welche von der Norm abweichen oder auf einen Serienfehler schließen lassen, sind auf Verlangen des AG vollständig und proaktiv über alle Geräte der identischen Bauart zu beheben.

Von einem Serienfehler wird ausgegangen, wenn mehr als fünf Prozent (5%) einer Modellreihe in einem Zeitraum von drei (3) Monaten oder zehn Prozent (10%) einer Modellreihe in einem Zeitraum von zwölf (12) Monaten in vergleichbarer Weise gestört waren.

5.1.13 Recycling-Anteil in Kartonagen

Die als Transport- und Produktverpackung verwendete Kartonagen der angebotenen Hardware bestehen zu mind. 70% aus recycelten Materialien. Auf Einzelverpackungen wird so weit wie möglich verzichtet.

5.1.14 Technische Dokumente

Für sämtliche zu liefernde Hardware sind Betriebs-, Bedienungs-, Benutzer- und technischen Dokumentationen einschließlich aller geräte- und komponentenbezogenen Unterlagen in digitaler Form bereitzustellen. Die Dokumentation ist mindestens in deutscher Sprache sowie in einem gängigen, elektronisch weiterverarbeitbaren Format (z. B. PDF, DOCX oder RTF) kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung hat zentral über ein frei zugängliches Online-Portal, eine Herstellerplattform oder eine vergleichbare elektronische Bezugsquelle zu erfolgen, sodass redundante Mehrfachdokumentationen vermieden werden. Auf Anforderung sind ergänzende Dokumentationen zu verbauten Komponenten ebenfalls kostenfrei bereitzustellen. Sofern verfügbar,

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sind darüber hinaus umwelt-, energieeffizienz- sowie gesundheitsrelevante Informationen zu sämtlicher gelieferter Hardware mindestens in deutscher Sprache elektronisch bereitzustellen.

5.1.15 Sozial- und Nachhaltigkeitsstandards

Die Herstellung der angebotenen Hardware wird in der gesamten Lieferkette unter menschenwürdigen Bedingungen durchgeführt, d. h. unter Einhaltung der folgenden ILO- Konventionen:

• 1: Begrenzung der Arbeitszeit der eingesetzten Arbeitnehmer/-innen, sodass die nach lokalem Recht geltende maximale Stundenanzahl nicht überschritten wird und mindestens ein wöchentlicher Ruhetag gewährt wird. • 29: Keine Zwangsarbeit einschließlich Sklaven- und Gefängnisarbeit 1930 87 alle Arbeitnehmer/-innen haben das Recht, Gewerkschaften zu gründen und ihnen beizutreten sowie das Recht auf Tarifverhandlungen • 30: Anwendung der Verfahren zur Festsetzung von Mindestlöhnen • 87: Vereinigungsfreiheit und Schutz des Vereinigungsrechtes • 98: Anwendung der Grundsätze des Vereinigungsrechtes und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen • 100: Gleichheit des Entgelts männlicher und weiblicher Arbeitskräfte für gleichwertige Arbeit • 102: Erbringung gesetzlich festgelegter Sozialleistungen • 105: Abschaffung der Zwangsarbeit • 111: Keine Unterscheidung, Ausschließung oder Bevorzugung, die auf Grund der Rasse, der Hautfarbe, des Geschlechts, des Glaubensbekenntnisses, der politischen Meinung, der nationalen Abstammung oder der sozialen Herkunft besteht • 115: Empfehlung betreffend Arbeiterwohnungen • 131: Festsetzung von Mindestlöhnen, besonders unter Berücksichtigung der Entwicklungsländer • 138: Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung • 155: Arbeitsschutz und Arbeitsumwelt • 158: Schutz von Arbeitnehmern vor ungerechtfertigter Kündigung durch den Arbeitgeber und Festlegung fairer Verfahren bei Kündigungen. • 170: Sicherheit bei der Verwendung chemischer Stoffe bei der Arbeit • 182: Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit

Es obliegt insofern dem AN, nur solche Hersteller in sein Angebot aufzunehmen, die diese Anforderung vollumfänglich erfüllen können. Bei einem Produkt-/Herstellerwechsel während der Vertragslaufzeit ist dies auf Verlangen erneut nachzuweisen.

Der AN weist auf Anforderung des AG die Einhaltung der o.g. Arbeits- und Sozialstandards durch mindestens einen der folgenden Punkte nach:

• ein zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültiges Gütezeichen (in jeweils neuester Version) für die zu liefernde Ware; beispielsweise ist das Gütezeichen TCO Certified in der jeweils neuesten Version ein Nachweis in diesem Sinne; jedes nachweislich gleichwertige Gütezeichen wird ebenfalls akzeptiert. • ein zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültiges gleichwertiges Prüfprotokoll, ausgestellt durch einen unabhängigen Dritten; „gleichwertig“ bedeutet hier die inhaltlich detaillierte und produktgenaue Auseinandersetzung mit den Herstellungsbedingungen anhand der

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geforderten Arbeits- und Sozialstandards, erstellt durch eine Prüfinstanz, die organisatorisch und finanziell unabhängig von Ausführungs- oder Lieferinteressen agiert. • die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültige Mitgliedschaft des Herstellers bzw. der tatsächlichen Produktionsstätte oder des Auftragsfertigers bei der Responsible Business Alliance (RBA) einschließlich der Vorlage aller aktuellen für die zu liefernde Ware relevanten Audit-Berichte eines unabhängigen Dritten nach den “RBA VAP Recognition Program platinum/gold”. Sollte zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch kein für die zu liefernde Ware relevanter Audit-Bericht vorliegen, reicht der AG den entsprechenden Bericht im Rahmen der Auftragsausfführung spätestens 6 Monate nach Vertragsabschluss nach.

5.1.16 Kompatibilität und Softwareumgebung

Als Betriebssystem wird flächendeckend Microsoft Windows 11 Enterprise mit Microsoft Office 365 sowie ergänzenden Business Anwendungen und weiteren Tools eingesetzt werden. Zusätzlich werden im Einzelfall weitere Software-Produkte aus der Microsoft-Office-Familie (z.B. MS Visio, MS Project) sowie weitere typische Büroanwendungen (z.B. Acrobat Reader, Mind Manager etc.) auf den IT-Endgeräten installiert.

Alle angebotene Hardware müssen diese Software unterstützen bzw. mit dieser kompatibel sein.

Von dieser Regelung ausgenommen sind die Zubehörklassen Z6 und Z7 (siehe Kapitel 5.3.4.6 und 5.3.4.7).

5.1.17 Bereitstellung von Systemsoftware und Treiber

Um die Arbeit der IT-Betriebsorganisation des AG zu erleichtern, müssen alle Treiber und Software- Komponenten, die zum bestimmungsgemäßen Betrieb der anzubietenden Hardware erforderlich sind, jeweils als vollständiges Paket je Hardwaremodell im Vorfeld des Einsatzes online bereitgestellt werden. Der Abruf dieser Dateien sowie von Updates und Fixes muss ohne weitere Registrierungsformalitäten oder zu installierende Software (z.B. Downloadmanager) möglich sein. Ein bloßer Verweis auf eine Internetseite, auf welcher die einzelnen Softwareelemente einzeln heruntergeladen werden müssen, ist nicht ausreichend.

5.1.18 Erfüllungsort Austausch / Reparatur

Erfüllungsort für die jeweilige Reparatur bzw. den Austausch eines Gerätes ist die ursprüngliche Anlieferungs- bzw. Verwendungsstelle beim AG.

5.2 Anforderungen Notebooks (Los 1 – 3)

Alle angebotene Hardware in den Losen 1 – 3 (Notebooks) müssen zusätzlich zu den in Kapitel 5.1 definierten Anforderungen die Anforderungen der folgenden Unterkapitel erfüllen. Die nachfolgenden, losspezifischen Anforderungen sind Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und müssen vollumfänglich erfüllt werden, außer es wird etwas anderes angegeben.

5.2.1 Geräteklassen

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung werden unterschiedliche Geräteklassen angefordert, welche jeweils einen spezifischen Bedarf decken sollen. Diese sind in Tabelle 2 dargestellt.

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Tabelle 2: Notebook Geräteklassen

5.2.2 Beilage Datenblätter

Dem Angebot sind für die angebotene Hardware detaillierte und aktuelle Datenblätter beizufügen, aus denen sämtliche im Folgenden genannten Anforderungen sowie die konkret verwendeten technischen Merkmale der Hardware eindeutig hervorgehen. Das Datenblatt muss darüber hinaus folgende Aspekte nachvollziehbar darstellen:

• Hersteller, Typ, Modell • Technische Detailangaben zu o Bauform und Gehäusematerial o Abmessungen und Gewicht o Display: Typ, Größe, Auflösung, Pixeldichte (ppi), Helligkeit (cd/m²), Bildwiederholrate, Touch-Technologie, Schutzglas (sofern zutreffend) o Kamera: Anzahl, Auflösung, Blende, Besonderheiten o Sensoren o Weitere Schnittstellen o Energieverbrauch & Ladezeiten o Update-Politik des Herstellers • Zertifikate & Nachweise: z. B. CE, RoHS, Energy Star, TCO • PCF-Sheet (Product Carbon Footprint)

Zusätzlich sind die in Kapitel 5.2.3.16 beschriebenen Nachweise zu beachten und dem Angebot beizulegen.

Die Datenblätter sind entsprechend der Geräteklasse zu bezeichnen (Bspw. „Datenblatt_Los1_Notebook_NGK1_Standard-Notebook_16“).

5.2.3 Anforderung an alle Geräteklassen

Die in den folgenden Unterkapiteln dargelegten Anforderungen gelten für die Geräteklassen NGK1 (Los 1), NGK2 (Los 2) und NKG3 (Los 3).

5.2.3.1 Identische Artikel Alle in einer Bestellung georderten Artikel einer Geräteklasse müssen absolut identisch konfiguriert geliefert werden. Dies schließt auch die Konfiguration und den Versionsstand des UEFI-BIOS der Notebooks mit ein.

5.2.3.2 Gerätegeneration Alle angebotenen Geräte müssen Modelle der aktuellen Generation der jeweiligen Produktreihe sein („Neuste Generation“).

5.2.3.3 Konfigurationsgarantie Die geforderte Hardware ist in eindeutig definierten Konfigurationen zu liefern. Auch bei individuell gefertigten Geräten handelt es sich dabei um standardisierte, gleichbleibende Konfigurationen.

Diese Anforderung ergibt sich aus der Art der Systembereitstellung beim AG: Die Installation von Betriebssystemen und Anwendungen erfolgt über eine automatisierte Softwareverteilung (PXE).

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Abweichende Hardwarekonfigurationen machen jeweils angepasste Installationen beziehungsweise spezifische Treiberanpassungen erforderlich.

Um den damit verbundenen Aufwand zu minimieren und einen stabilen, effizienten Betrieb sicherzustellen, ist es das Bestreben des AG, möglichst wenige unterschiedliche Hardwarekonfigurationen einzusetzen.

Eine spezifische Hardwarekonfiguration wird im Wesentlichen durch folgende Komponenten definiert:

• CPU (Hersteller) • Chipsatz (Hersteller und Modell) • Grafikkarte (Chipsatz) • Netzwerkkarte (Chipsatz) • Audio (Chipsatz)

Änderungen der CPU-Taktrate, der Arbeitsspeichergröße sowie der Festplattenkapazität, die keine Auswirkungen auf die Basisinstallation haben, sind hiervon ausgenommen.

5.2.3.4 CPU-Architektur Alle verwendeten CPUs basieren auf der x86-CPU-Architektur (64-bit).

5.2.3.5 CPU-Generation Alle angebotenen Geräte müssen über Prozessoren der aktuellen Generation verfügen.

5.2.3.6 CPU-Homogenität Die CPUs unterliegen keiner Herstellerbindung. Für jede Geräteklasse kann der Hersteller der CPU frei gewählt werden. Innerhalb einer Geräteklasse ist jedoch, insbesondere bei späteren Modellnachfolgen, eine Mischkonfiguration mit CPUs unterschiedlicher Hersteller nicht zulässig.

5.2.3.7 BIOS / UEFI Der AG führt die automatisierte Betriebssystembereitstellung der Notebooks über seinen IT- Dienstleister mittels PXE durch. Hierfür müssen die Geräte die technischen Voraussetzungen für einen erfolgreichen Netzwerkstart sowie die anschließende Betriebssysteminstallation mit dem Standard-Image auf Basis von Microsoft Windows 11 Professional (64 Bit) erfüllen.

Die zu liefernden Geräte müssen deshalb mit den vom AG vorgegebenen BIOS-/UEFI-Einstellungen ab Werk ausgeliefert werden. Die Konfiguration ist vollständig, funktionsfähig und qualitätsgesichert umzusetzen. Insbesondere sind die Geräte im UEFI-Bootmodus mit aktiviertem Secure Boot sowie mit aktivierter und funktionsfähiger Netzwerkstart-Unterstützung (PXE) bereitzustellen.

Zusätzlich muss der AN sicherstellen, dass die Kompatibilität der zu liefernden Geräte mit dem Standard-Image des AG über die gesamte Vertragslaufzeit bestehen bleibt.

5.2.3.8 OEM Lizenz Betriebssystem Die zu liefernden Geräte müssen jeweils über eine gültige und aktuelle Microsoft Windows 11 Professional (64 Bit,, für x86 aktuell Version 26H1) OEM Lizenz verfügen.

5.2.3.9 Betriebssystem Die zu liefernden Geräte müssen herstellerseitig mit einer sauberen Installation von Windows 11 Professional OEM (64 Bit,, für x86 aktuell Version 26H1) inklusive aller für die Gerätehardware erforderlichen, zertifizierten Treiber ausgestattet sein. Die Installation darf keine zusätzliche Software (Bloatware), Werbe-Apps oder nicht notwendige Drittanbieterprogramme enthalten.

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5.2.3.10 Kompatibilität Betriebssystem Der AN muss für die angebotenen Geräte eine vollständige Kompatibilität und Verfügbarkeit von geeigneten zertifizierten Treibern für das Betriebssystem „Microsoft Windows 11 Professional (64 Bit)“ über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung sicherstellen.

5.2.3.11 Sicherheit Nach dem öffentlichen Bekanntwerden einer kritischen Schwachstelle (CVSS 2.0 Base Score 7.0- 10.0) der Firmware muss diese unverzüglich behoben werden und der AG unverzüglich darüber informiert werden. Sofern die Natur der Schwachstelle es zulässt, soll innerhalb von 6 Monaten ein Workaround oder ein Patch durch den AN bereitgestellt werden (siehe dazu auch Kapitel 4.3.3).

5.2.3.12 Tastaturlayout Alle Geräte müssen über eine deutsches Tastaturlayout (QWERTZ) verfügen.

5.2.3.13 Displayqualität Alle Geräte müssen über Displays verfügen, die der Pixelfehlerklasse II oder besser nach ISO 9241- 307 entsprechen.

5.2.3.14 Gehäusefarbe Alle Geräte müssen über ein unifarbenes Gehäuse (z.B. Schwarz, Dunkelgrau, Silber, etc.) verfügen.

5.2.3.15 Lieferumfang Jede Lieferung umfasst mindestens:

• Das jeweilige Gerät (Notebook) • Ein EU-Netzteil/Ladekabel (230 V) einschließlich eines für Deutschland geeigneten Netzsteckers • Dokumentation / Benutzerhandbuch (sofern vorhanden)

5.2.3.16 Zertifikate & Nachweise Dem Angebot sind für die angebotene Hardware die in den folgenden Unterkapitel beschriebenen Nachweise vorzulegen bzw. die beschriebenen Angaben vorzunehmen.

Als Nachweise gelten – soweit nicht anders angegeben – Zertifikate, ein technisches Dossier des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle (z. B. einer für die Erstellung von Prüfberichten gemäß DIN EN ISO/IEC 17025:2018 akkreditierten Stelle), aus denen die Einhaltung der Anforderungen nachvollziehbar hervorgeht.

5.2.3.16.1 TCO Alle Geräte müssen die jeweils geltenden Kriterien der TCO 9 Zertifizierung der jeweiligen Produktgruppen vollständig einhalten.

Im Rahmen der Angebotsabgabe sind geeignete Nachweise (z.B. Zertifikat) vorzulegen.

5.2.3.16.2 Energy-Star Alle Geräte müssen mindestens die Energieeffizienzanforderungen des Standards Energy Star 8.0 erfüllen.

Im Rahmen der Angebotsabgabe sind geeignete Nachweise (z.B. Zertifikat) vorzulegen.

Geräte, die mit einem einschlägigen Umweltzeichen des Typs I nach DIN EN ISO 14024:2018 zertifiziert sind und dessen Kriterien die genannten Anforderungen abdecken, gelten ebenfalls als konform.

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5.2.3.16.3 Energieverbrauch- und Kosten Im Rahmen der Angebotsabgabe ist durch den AN der jeweiligen effektive Energieverbrauch für die angebotene Hardware im losspezifischen Preisblatt anzugeben.

Dieser wird als Grundlage zur Berechnung der jährlichen Gesamtenergiekosten verwendet. Die jährlichen Gesamtenergiekosten werden mit der nachfolgenden Formel (ETEC3) auf die angenommene Lebenszeit von 3 Jahren mit einem heute gültigen kWh-Bezugskostensatz von 0,40 €/kWh hochgerechnet

kWh € Gesamtenergiekosten im Betrieb = E ∗3 Jahre∗0,40 (5 Jahre) TEC Jahr kWh

Die ermittelten Gesamtenergiekosten werden als kalkulatorischer Zuschlag auf den vom zukünftigen AN benannten Angebotspreis des Gerätes aufgeschlagen, um die vergleichende Bewertung der Angebote auf Grundlage der zu erwarteten Gesamtkosten durchzuführen.

5.2.3.16.4 Akkulaufzeit Im Rahmen der Angebotsabgabe ist durch den AN die jeweilige Akkulaufzeit für die angebotene Hardware anzugeben.

Die Erfüllung der Anforderung an die Akkulaufzeit ist im Datenblatt des Herstellers sowie im losspezifischen Zuschlagskriterienkatalog anzugeben. Alternativ kann der Bieter diese auch per Eigenerklärung nachweisen.

Die Akkulaufzeit muss dabei mittels BAPCO MobileMark 25 30 ermittelt wurden sein. Die Messung entspricht dem User Guide von BAPCO und den Umgebungsvariablen aus dem BITKOM-Leitfaden zur produktneutralen Ausschreibung von Notebooks.

5.2.3.16.5 Benchmark BAPCo CrossMark I Die angebotene Hardware müssen die in den Abschnitten Technische Mindestausstattung geforderten Benchmark Punkte des leistungsfähigeren Prozessors laut BAPCo CrossMark I (Overall, Median unter Windows 11) erfüllen.

Die Erfüllung der Anforderung an die Prozessorleistung ist im Datenblatt des Herstellers sowie im losspezifischen Zuschlagskriterienkatalog anzugeben. Alternativ kann der Bieter diese auch per Eigenerklärung nachweisen.

5.2.4 Los 1 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK1 – Standard-Notebook 16“

5.2.4.1 Technische Mindestausstattung Die angebotene Geräteklasse muss mindestens die Anforderungen gemäß der folgenden Tabelle erfüllen oder diese übertreffen:

3 Der ETEC-Wert nach ENERGY STAR (eigentlich: Typical Energy Consumption, kurz TEC oder ETEC) ist ein Messwert, mit dem der typische Energieverbrauch eines Geräts über einen festgelegten Nutzungszeitraum ermittelt, bewertet und aufs Jahr hochgerechnet wird. Die Spezifikationen zur Ermittlung des ETEC für Laptops können unter diesem Link heruntergeladen werden: ENERGY STAR Computers Final Version 8.0 Spe-cification Rev. July 2022

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Gewährleistung, Garantie und • Gesetzliche Gewährleistung gemäß geltendem Recht Support (mind. 24 Monate) Tabelle 3: Technische Mindestausstattung für NGK1 - Standard-Notebook 14"

5.2.4.2 Technische Zusatzausstattung Bewertungskriterien zur erweiterten technischen Ausstattung dieser Geräteklasse sind im Zuschlagskriterienkatalog (B.7_LRA-HW_Zuschlagskriterienkatalog (Los 1)) unter dem Datenblatt „Technische Anforderungen“ aufgeführt.

5.2.5 Los 2 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK2 – Standard-Notebook 14“

5.2.5.1 Technische Mindestausstattung Die angebotene Geräteklasse muss mindestens die Anforderungen gemäß der folgenden Tabelle erfüllen oder diese übertreffen:

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Tabelle 4: Technische Mindestausstattung für NGK2 - Standard-Notebook 16"

5.2.5.2 Technische Zusatzausstattung Bewertungskriterien zur erweiterten technischen Ausstattung dieser Geräteklasse sind im Zuschlagskriterienkatalog (B.7_LRA-HW_Zuschlagskriterienkatalog (Los 2)) unter dem Datenblatt „Technische Anforderungen“ aufgeführt.

5.2.6 Los 3 – Gerätespezifische Anforderungen an NGK3 – Convertible Notebook 12 – 14“

5.2.6.1 Technische Mindestausstattung Die angebotene Geräteklasse muss mindestens die Anforderungen gemäß der folgenden Tabelle erfüllen oder diese übertreffen:

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Tabelle 5: Technische Mindestausstattung für NGK3 – Convertible 12-14“

5.2.6.2 Technische Zusatzausstattung Bewertungskriterien zur erweiterten technischen Ausstattung dieser Geräteklasse sind im Zuschlagskriterienkatalog (B.7_LRA-HW_Zuschlagskriterienkatalog (Los 3)) unter dem Datenblatt „Technische Anforderungen “ aufgeführt.

5.3 Anforderungen Zubehör (Los 4)

Der AG schreibt mit den vorliegenden Wettbewerbsunterlagen ebenfalls die Beschaffung folgenden Zubehörs zur Ergänzung der neu zu beschaffenden und der vorhandenen Geräte aus.

Alle angebotene Hardware im Los 4 (Zubehör) muss zusätzlich zu den in Kapitel 5.1 definierten allgemeinen Anforderungen die Anforderungen der folgenden Unterkapitel erfüllen. Die

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nachfolgenden, losspezifischen Anforderungen sind Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und müssen vollumfänglich erfüllt werden, außer es wird etwas anderes angegeben.

5.3.1 Zubehörklassen

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung werden unterschiedliche Zubehörtypen angefordert, welche jeweils einen spezifischen Bedarf decken sollen. Diese sind in Tabelle 6 dargestellt.

Tabelle 6: Zubehörtypen

5.3.2 Beilage Datenblätter

Dem Angebot sind für das angebotene Zubehör detaillierte und aktuelle Datenblätter beizufügen, aus denen sämtliche im Folgenden genannten Anforderungen sowie die konkret verwendeten technischen Merkmale der Hardware eindeutig hervorgehen.

Die Datenblätter sind entsprechend der Zubehörklasse und dem Zubehörtyp zu bezeichnen (Bspw.: „Datenblatt_Los4_Zubehör_Z2_USB-Hubs_Typ_A_0001“).

5.3.3 Allgemeine Anforderungen an Zubehör

Der AG sieht folgende allgemeinen Anforderungen hinsichtlich des Zubehörs vor. Diese gelten für alle Zubehörklassen:

5.3.3.1 Kompatibilität mit Neugeräten Alle angebotenen Zubehörartikel müssen vollständig kompatibel mit den im Rahmen der Ausschreibung angebotenen Notebooks sowie mit weiteren während der Vertragslaufzeit angebotenen Notebooks sein – unabhängig von Loszugehörigkeit oder Anbieter. Die Anforderungen in den Detailkapiteln wurden zur Sicherstellung dieser Kompatibilität entsprechend festgelegt.

5.3.3.2 Kompatibilität mit Bestandsgeräten Alle angebotenen Zubehörartikel müssen mit den vorhandenen Notebook-Bestandsgeräten kompatibel sein (siehe Tabelle 14).

5.3.4 Technische Anforderungen an Zubehör

5.3.4.1 Zubehörspezifische Anforderungen an Z1 – Docking Station Im Rahmen der Ausschreibung sind vom AN Dockingstationen für die mobilen Arbeitsplätze des AG anzubieten. Die Dockingstationen sollen eine funktionale Erweiterung der Notebooks im stationären Einsatz ermöglichen und verschiedene Einsatzszenarien sowie Kompatibilitätsanforderungen abdecken.

Alle angebotenen Dockingstationen müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

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• Alle angebotenen Dockingstationen müssen universell kompatibel mit den Bestands – und Neugeräten des AG sein. Die Kompatibilität ergibt sich aus den in Tabelle 7 beschriebenen Anforderungen. • Alle angebotenen Dockingstationen müssen mit den im Rahmen der Ausschreibung angebotenen Notebooks vollständig kompatibel sein (Zur Sicherstellung der Komptabilität siehe Tabelle 7). • Alle angebotenen Dockingstationen müssen mit den vorhandenen Notebook- Bestandsgeräten kompatibel sein (siehe Kapitel 6.1 Bestandsgeräte). • Alle angebotenen Dockingstationen müssen Anschlussmöglichkeiten für Peripheriegeräte (z. B. Maus, Tastatur, Headset) bieten. • Alle angebotenen Dockingstationen müssen eine Anschlussmöglichkeit für ein Netzwerkkabel über 1000BASE-T bieten. • Alle angebotenen Dockingstationen müssen über ein Netzteil mit ausreichender Leistung zur gleichzeitigen Versorgung der Dockingstation sowie angeschlossener Notebooks (Typ A mindestens 135 W Leistung, Typ B mindestens 90 W Leistung) verfügen. Es darf kein gesonderter Anschluss eines Netzteiles an das Notebook erforderlich sein, alle Funktionen müssen über einen Thunderbolt 4 Anschluss mit passendem Kabel erfolgen. • Alle angebotenen Dockingstationen müssen Wake-on-LAN, PXE-Boot und MAC-Adress Pass-Through für unternehmensweite IT-Integration bieten. • Alle angebotenen Dockingstationen müssen Firmware-updatefähig sein (lokal oder remote über Unternehmensnetzwerk). • Alle angebotenen Dockingstationen müssen Standgerät oder Tischgerät sein (keine rein portablen/tragbaren Varianten).

Darüber hinaus sind folgende technische Ausstattungsmerkmale vorgesehen. Auch diese sind Mindestanforderungen, die erfüllt oder übertroffen werden müssen:

Tabelle 7: Technische Mindestausstattung für Z1 – Docking Station

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5.3.4.2 Zubehörspezifische Anforderungen an Z2 – USB-Hubs Im Rahmen der Ausschreibung sind vom AN mindestens zwei verschiedene USB-Hubs anzubieten. Die USB-Hubs sollen eine funktionale Erweiterung der Notebooks im mobilen Einsatz ermöglichen. Die angebotenen USB-Hubs müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

• Die angebotenen USB-Hubs müssen mit den im Rahmen der Ausschreibung angebotenen Notebooks sowie mit weiteren vom AN während der Vertragslaufzeit angebotenen Notebooks vollständig kompatibel sein (Zur Sicherstellung der Komptabilität siehe Tabelle 8). • Die angebotenen USB-Hubs müssen mit den vorhandenen Notebook-Bestandsgeräten kompatibel sein (siehe Kapitel 6.1 Bestandsgeräte). • Die angebotenen USB-Hubs müssen über Power Pass Through verfügen, sodass das angeschlossene Endgerät über denselben USB-C-Anschluss mit Strom versorgt werden kann. • Die angebotenen USB-Hubs müssen über Anschlussmöglichkeit für Peripheriegeräte verfügen (bspw. USB-A oder USB-C für Maus, Tastatur, Headset).

Tabelle 8: Technische Mindestausstattung für Z2 – USB-Hub

5.3.4.3 Zubehörspezifische Anforderungen an Z3 – Eingabegeräte Im Rahmen der Ausschreibung sind vom AN mindestens folgende Eingabegeräte anzubieten. Die angebotenen Artikel müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

Tabelle 9:Technische Mindestausstattung für Z3 – Eingabegeräte

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5.3.4.4 Zubehörspezifische Anforderungen an Z4 – Webcam Im Rahmen der Ausschreibung ist vom AN mindestens folgende Webcam anzubieten. Der angebotene Artikel muss folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

Tabelle 10: Technische Mindestausstattung für Z4 – Webcam

5.3.4.5 Zubehörspezifische Anforderungen an Z5 – Kabel Im Rahmen der Ausschreibung sind vom AN mindestens folgende Kabel anzubieten. Die angebotenen Artikel müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

Tabelle 11: Technische Mindestausstattung für Z5 – Kabel

5.3.4.6 Zubehörspezifische Anforderungen an Z6 – Taschen Im Rahmen der Ausschreibung sind vom AN mindestens folgende Tragetaschen anzubieten. Die angebotenen Artikel müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

• Alle angebotenen Artikel müssen Schutz vor unmittelbaren, mechanischen Einflüssen und Verschmutzungen (Zerkratzen, Staub, o.ä.) und ausreichende Absicherung gegen Druck und Stöße bieten • Alle angebotenen Artikel bestehen aus recyceltem oder nachhaltigen (GOTS oder Fairtrade zertifiziert) Materialien, die leicht und strapazierfähig sind • Das Material muss mindestens aus 70% rPET bestehen. Der Anteil an recyceltem Material ist durch geeignete Zertifikate oder Herstellererklärungen nachzuweisen. • Alle angebotenen Artikel haben eine neutrale Farbe (z.B. Schwarz oder Grau) • Das verwendete Material muss dem IPX4 Standard, Schutz gegen Spritzwasser aus allen Richtungen genügen. • Gute Polsterung mit ausreichend Schutz gegen äußere Einflüsse • Muss Aufprall von Stürzen, Stößen und Schlägen absorbieren • Extra Staufach für Ladegeräte, Kabel, Mobiltelefone, Strombänke, Bücher, Schlüssel, etc. • Trageschlaufe und Schultergurt mit Polsterung, so dass dieser auch bei höherem Gewicht nicht einschneidet

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• Verarbeitung: o Haupt- und Belastungsnähte verstärkt (Doppel-/Mehrfachstich) o Zusätzliche Verstärkung an kritischen Punkten (Gurte, Henkel, Ecken) o Langlebige, hochwertige Fadenqualität o Saubere, formstabile Nahtführung • Bei wasserfesten Modellen: abgedichtete oder versiegelte Nähte

Darüber hinaus sind folgende Ausstattungsmerkmale für die unterschiedlichen Artikel vorgesehen. Auch diese sind Mindestanforderungen, die erfüllt oder übertroffen werden müssen:

Tabelle 12: Technische Mindestausstattung für Z6 – Taschen

5.3.4.7 Zubehörspezifische Anforderungen an Z7 – Diebstahlsicherung Im Rahmen der Ausschreibung sind vom AN mindestens folgende Diebstahlsicherungen anzubieten. Die angebotenen Kabel müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen oder übertreffen:

Tabelle 13: Technische Mindestausstattung für Z7 - Diebstahlsicherung

5.3.5 Ergänzender Zubehörbedarf während der Vertragslaufzeit

Der AG behält sich vor, während der Vertragslaufzeit bei einvernehmlicher Abstimmung mit dem AN ergänzendes, zum Leistungsgegenstand funktional gehörendes Zubehör abzurufen, soweit dies zur Deckung geänderter oder zusätzlicher Bedarfe erforderlich ist.

Voraussetzung ist, dass es sich um marktübliches, funktional vergleichbares Zubehör handelt, das vom sachlichen Leistungsgegenstand erfasst ist, keine eigenständige neue Leistung darstellt und keine wesentliche Änderung des Vertrags im Sinne des § 132 GWB bewirkt.

Dies gilt insbesondere für Zubehör, das bei Vertragsschluss nicht vorhersehbar war, jedoch dem ursprünglichen Beschaffungsgegenstand funktional zuzuordnen ist und dessen Beschaffung bei einem Anbieterwechsel aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen mit erheblichen Nachteilen verbunden wäre.

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6. Mengengerüst

6.1 Bestandsgeräte

Alle angebotenen Zubehörartikel (Los 4) müssen mit den vorhandenen Notebook-Bestandsgeräten kompatibel sein. Der AG verfügt derzeit über folgende Bestandgeräte:

Tabelle 14: Bestandsgeräte Notebooks

Darüber hinaus verfügt der AG derzeit über folgendes Bestandszubehör:

Tabelle 15: Bestandsgeräte Zubehör

6.2 Neugeräte

Der AG beabsichtigt auf Grundlage der zu schließenden Rahmenvereinbarung Hardware-Produkte nach jeweils aktuellem Bedarf beim zukünftigen AN anzufordern, ohne eine Mindestabnahme zu garantieren.

Zukünftige Mengen, die im Rahmen der Leistungserbringung durch den AN bereitgestellt werden sollen, sind im Preisblatt angegeben. Es handelt sich dabei um kalkulatorische Mengen. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des AG besteht nicht.

6.2.1 Notebooks

Der AG sieht folgende kalkulatorische Menge über die komplette Vertragslaufzeit an Notebooks vor:

Menge

900 900 900 2.700

Tabelle 16: Bedarfsschätzung Neugeräte Notebooks

6.2.2 Zubehör

Der AG sieht folgende kalkulatorische Menge über die komplette Vertragslaufzeit an Zubehör vor:

Menge

800

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Tabelle 17: Bedarfsschätzung Neugeräte Zubehör

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