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B. Leistungsbeschreibung
Inhaltsverzeichnis zu Teil B (= Leistungsbeschreibung)
- Allgemeines .................................................................................................. 2 1.1 Vorbemerkung .............................................................................................. 2 1.2 Nachhaltigkeit ............................................................................................... 2
- Leistungsumfang .......................................................................................... 3 2.1 Vertragslaufzeit ............................................................................................. 3 2.2 Allgemeine Leistungsanforderungen .......................................................... 3 2.3 Fachliche Leistungsanforderungen ............................................................ 5 2.4 Technische / funktionale Leistungsanforderungen: .................................. 5 2.5 Vorzulegende Unterlagen / Nachweise / Zertifikate .................................... 6 2.6 Videoanleitung .............................................................................................. 6 2.7 Lieferung und Aufstellung ........................................................................... 7
- Teststellung .................................................................................................. 7
- Produktinnovation ........................................................................................ 8
- Rabattgewährung für Artikel außerhalb des Kernsortiments .................... 9
- Angebot für den Versand von Frachtpostsendungen (bei Lieferung ohne Montage) ....................................................................................................... 9
- Allgemeine Bestellabwicklung....................................................................10 7.1 Informationen zum elektronischen Bestellsystem ....................................10 7.2 E-Rechnung .................................................................................................10
- Unethisches Verhalten ................................................................................11
- Datenschutz / Auftragsverarbeitung ..........................................................12
- Lieferantenmanagement .............................................................................12
Anlage 1: Hausordnung
Anlage 2.0: Informationen zur E-Rechnung
Anlage 2.1: Allgemeine Informationen zum elektronischen Bestellsystem
Anlage 2.2: Weiterführende Informationen zum elektronischen Bestellsystem
Anlage 3: Video-Guideline nach dem Corporate Design der BA
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- Allgemeines
1.1 Vorbemerkung
Die Gliederung der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist im Internet unter www.arbeitsagen- tur.de (-> Über uns ->Aufbau und Organisation) zu finden.
Die Zentrale hat ihren Sitz in Nürnberg. Der Zentrale sind die Regionaldirektionen mit den Agenturen für Arbeit (AA) und ihren Geschäftsstellen nachgeordnet sowie besondere Dienst- stellen (z.B. das BA-Service-Haus).
Die Aufgaben der BA ergeben sich insbesondere aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) III – Ar- beitsförderung - und aus dem SGB II - Grundsicherung für Arbeitssuchende. Sie erfordern bundesweit entsprechende Dienstleistungsangebote. Im Rahmen der Optimierung der inter- nen Verwaltung der BA wurden bundesweit Regionale Infrastrukturmanagement-Verbünde (RIM) eingerichtet, die u.a. die infrastrukturellen Dienste für die betreuten Dienststellen im RIM-Verbund – auch im Bedarfsfall für gemeinsame Einrichtungen (gE) nach dem SGB II - wahrnehmen.
Für den Bereich des Einkaufs und der grundsätzlichen Vertragsangelegenheiten ist das BA- Service-Haus, Regensburger Str. 104, 90478 Nürnberg, zuständig.
Die BA betreibt seit Juli 2016 ein strategisches, systemunterstütztes Lieferantenmanagement. Wesentliche Bausteine sind:
-die Produktklassifizierung -die Lieferantenklassifizierung -die Lieferantenbewertung -das Aktivitätenmanagement (Lieferantenentwicklung)
Ziel ist die Identifizierung der strategisch und /oder geschäftspolitisch wichtigen Lieferanten durch eine Klassifizierung anhand festgelegter Kriterien. Die Klassifizierung erfolgt nach einer A, B, C-Logik und richtet sich nach einer Kombination der strategischen Bedeutung ihrer ver- traglich geschuldeten Produkte und Dienstleistungen mit dem über alle laufenden Verträge des jeweiligen Lieferanten mit der BA hinweg errechneten Auftragswert.
Die BA führt bei den internen Bedarfsträgern regelmäßige und anlassbezogene Bewertungen ihrer Lieferanten durch und nutzt diese im Rahmen des Vertrags- und Vergabemanagements sowie der Lieferantenkommunikation.
1.2 Nachhaltigkeit
Um Umweltbelastungen zu reduzieren, das Angebot umweltfreundlicher Produkte und Dienst- leistungen zu verbessern und / oder die Markteinführung innovativer umweltfreundlicher Pro- dukte gezielt zu unterstützen, beschafft die BA energieeffiziente Produkte und Dienstleistun- gen.
In die Leistungsbeschreibung fließen daher ggf. auch Umwelt- und insbesondere Energieeffi- zienzaspekte durch Verwendung entsprechender Kriterien ein. Vorzulegende Nachweise wer- den explizit angefordert.
Die BA beachtet Beschaffungen soziale Nachhaltigkeitskriterien.
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- Leistungsumfang
Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Kauf und die bundesweite Lieferung von LED- Stehleuchten für Doppel-Bildschirmarbeitsplätze wahlweise mit oder ohne betriebsbereiter Montage.
Darüber hinaus ist Gegenstand dieser Ausschreibung ein Rabattsatz für optionale Käufe von weiteren Stehleuchten oder Zubehör und Ersatzteile aus dem/ den angebotenen Fabrikat/ Pro- gramm(en).
Die im Leistungsverzeichnis angegebenen Gesamtmengen beziehen sich auf die gesamte Vertragslaufzeit und dienen zur Kalkulation der Preise. Die Abrufe können in unregelmäßigen Zeitabständen erforderlich werden. Die Anzahl und der Zeitpunkt der Abrufe sind nicht vorher- sehbar.
Die Höchstmenge für diese Beschaffung ist die Schätzmenge laut Leistungsverzeichnis plus 20%. Dieser Wert stellt die vergaberechtliche Obergrenze zur Nutzung der Rahmenvereinba- rung dar und hat keinen Zusammenhang mit von der BA zugrunde gelegten Schätzmengen oder von der BA vorgesehenen Haushaltsmitteln.
Eine Abrufverpflichtung seitens der BA besteht nicht.
2.1 Vertragslaufzeit
Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlagserteilung.
Der Leistungszeitraum beginnt am 01.04.2027 und endet nach Ablauf von 48 Monaten, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Es wird eine einmalige beidseitige Kündigungsmöglichkeit nach dem Ende des zweiten Leis- tungsjahres mit einer Frist von 9 Monaten vereinbart.
Leistungen, welche innerhalb der Vertragslaufzeit abgerufen werden, sind auch nach Ende des Vertragszeitraums zu den Bedingungen des Vertrages zu erbringen.
2.2 Allgemeine Leistungsanforderungen
Der AN muss auf Grund seiner technischen, personellen sowie logistischen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderte Leistung zu erbringen.
Für die LED-Stehleuchten gelten die gesetzlichen Anforderungen an die Produktsicherheit, insbesondere das Gesetz über die Haftung für fehlerhafte Produkte (ProdHaftG).
Im Bereich der BA kommen gewöhnlich nur solche (Einrichtungs-) Gegenstände zum Einsatz, die bereits einige Zeit auf dem Markt angeboten werden und bereits über das GS-Zeichen „Geprüfte Sicherheit“, z.B. TÜV/GS-Zertifikat“ (A-Kriterium) verfügen.
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Die angebotenen LED-Stehleuchten müssen daher ein gültiges GS-Zeichen1 und zudem das CE-Zertifikat / EU-Konformität über den gesamten Vertragszeitraum besitzen.
Die einschlägigen Normen und Richtlinien DIN, EN, sind während der kompletten Leistungs- ausführung zu erfüllen, wobei gesetzliche Vorschriften und Richtlinien zu beachten sind (siehe insbesondere Kapitel: 2.3).
Von Bietern des EU-Wirtschaftsraumes ist die jeweils DIN- entsprechende EU-Norm bzw., wenn eine solche EU-Norm noch nicht existiert, einer der DIN-Norm vergleichbare Inlands- norm zu erfüllen. Sollte es jedoch auch keine DIN- entsprechende Inlandsnorm geben, gelten die deutschen DIN-Vorgaben. Alle genannten DIN-Normen sind unter diesem Aspekt zu be- werten. DIN-Normen sind erhältlich über den Beuth Verlag GmbH, E-Mail: info@beuth.de, In- ternet: www.beuth.de.
Bedienungsanleitungen des jeweiligen Produkts sind in Papierform und in elektronischer Form (PDF, o.ä.) für die Einstellung in das Intranet der BA gem. Kapitel 2.6 zur Verfügung zu stellen. Zudem sind Produktdatenblätter der BA mit Angebotsabgabe einzureichen und (nach Zu- schlag) im Katalogmanagementsystem (siehe Anlage 2.2) der BA hochzuladen. Der AN räumt hierzu der BA das jeweilige einfache Nutzungsrecht ein und bestätigt, dass diese frei von Rechten Dritter sind.
Die Bedienungsanleitungen müssen barrierefrei gestaltet sein.
Dies bedeutet, dass sich der AN verpflichtet, die Bedienungsanleitungen in der Regel gem. einschlägiger Rechtsnormen und Standards zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik (s. untenstehender Aufzählung) zu erbringen. Immer wenn von der Norm abgewichen wird, bedarf es einer Abstimmung zwischen AN und BA.
Vor dem Hintergrund von Artikel 9 Zugänglichkeit der UN-Behindertenrechtskonvention (UN- BRK) wird diese Verpflichtung für Inhalte im Internet und Intranet durch §§ 1, 12a und 12d Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) konkretisiert. Die hierzu ergangene, vorgenannte BITV 2.0 fordert, dass die Informationen wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sind. Die BITV 2.0 verweist in diesem Zusammenhang auf die jeweils gültigen europäischen Normen (§ 3 Abs. 2 BITV 2.0).
Das heißt, die Bedienungsanleitungen müssen zum Zeitpunkt der Übergabe an die BA nach den einschlägigen Rechtsnormen und Standards in ihrer jeweils aktuell geltenden Fassung erstellt worden sein: • Umsetzung der Standards der WCAG 2.1 unter Zuhilfenahme gängiger Tools zur Prüfung der Barrierefreiheit sowie zusätzlicher manueller Prüfung • Bei PDF-Dokumenten zusätzlich Einhaltung des PDF U/A-Standards unter Zu- hilfenahme des Matterhornprotokolls, prüfbar durch automatisierte Prüftools (dem jeweils aktuellen PDF Accessibility Checker) und einer zusätzlichen ma- nuellen Prüfung • Bei Widersprüchen zwischen der WCAG 2.1 und dem PDF U/A-Standard gilt die WCAG 2.1
1 Das GS-Zeichen ist eine Prüfbescheinigung durch ein Institut über die Einhaltung der Anforderungen des GPSG (Geräte- und Produktsicherheitsgesetz/Gesetz über technische Arbeitsmittel und Verbrau- cherprodukte). Durch die Harmonisierung der Gesetzgebung im europäischen Markt wurden die Vor- gaben der EU-Rechtsprechung mit dem GPSG in deutsches Recht umgesetzt.
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Gleichermaßen ist der AN zur Einhaltung sicherheits- und datenschutzrechtlicher Bestimmun- gen verpflichtet.
Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass sich die Anforderungen der Barrierefreiheit nicht mit Anforderungen an eine geschlechtergerechte Sprache widersprechen, sondern stimmig er- gänzen.
Gewährleistung
Die vorgegebene Gewährleistungsdauer für das angebotene Produkt beträgt mind. zwei Jahre ab Lieferdatum (für Bestellungen ohne Montage) bzw. ab Montagedatum (für Bestellungen mit Montage).
2.3 Fachliche Leistungsanforderungen
Eine solide Qualität sowohl der verwendeten Materialien als auch der Verarbeitung wird vo- rausgesetzt. In den Produkten dürfen nur umweltverträgliche und keine gesundheitsschädlichen und aus- dampfenden Materialien verarbeitet sein. Sie müssen umweltverträglich produziert worden sein und sortenrein entsorgt werden können.
Die angebotenen Stehleuchten sind so beschaffen, dass Unfallgefahren/Verletzungen z.B. durch scharfe Kanten, Grate oder dgl. weitestgehend ausgeschlossen sind.
Der Bieter bestätigt mit seinem Angebot, dass die angebotenen Produkte alle in der LB gefor- derten allgemeinen und technisch-funktionalen Leistungsmerkmale und Leistungsanforderun- gen erfüllen.
Insbesondere stellen neben den o.a. allgemeinen Leistungsanforderungen alle nachfolgend gem. Kapitel 2.4 ff aufgeführten Leistungs- und Produktanforderungen die Ausschlusskriterien (A-Kriterium) dar und sind zwingend zu erfüllen.
2.4 Technische / funktionale Leistungsanforderungen:
Stehleuchte: • fabrikneue ergonomische LED-Stehleuchte • die Gesamthöhe der Leuchte beträgt mindestens 200 cm • GS-Zeichen „Geprüfte Sicherheit“ • VDE-Prüfung/VDE- und/oder ENEC-Kennzeichnung nach VDE-Richtlinien VDE 0711 / EN 60598 oder gleichwertiges Prüfzeugnis • zur normgerechten Ausleuchtung (DIN EN 12464-1) von zwei Bildschirmarbeitsplätzen • hohes Maß an Energieeffizienz • mindestens Energieeffizienzklasse D • die Bemessungslebensdauer (L80/F10) der LED’s beträgt mindestens 50.000 Stunden • Anschlusswerte 230 V - 50/60 Hz • Möglichkeit der individuellen Einstellung des Direkt- und des Indirektlichtes • flimmerfrei • gleichmäßige blendfreie Arbeitsplatzausleuchtung (weder Direkt- noch Reflexblendung) • für optimale Lichtstreuung verfügt die Stehleuchte über z.B. speziell entblendete PMMA- Scheibe, Mikroprisma-, Diamantprismenscheibe, Nanofolie, opale Scheibe • Lichtmanagement über Sensoren mit Tageslicht- und Präsenzüberwachung • Lichtfarbe einstellbar von mindestens 2.700 bis 6.500 K
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• Bedienungseinheit ca. in der Mitte des Mastes • angebotene Stehleuchte verfügt über eine hochwertige Pulverbeschichtung • Fußplatte und Holm sind dauerhaft silber (hell) pulverbeschichtet • kompakte flache Fußplatte aus Stahl – möglichst C-förmig - zur platzsparenden Positio- nierung • hohe Standsicherheit in alle Richtungen • Gewicht mindestens 15 kg – höchstens 20 kg • Netzanschlussleitung mindestens 250 cm Länge • Schuko Stecker CEE 7/7 – 16A • jeder ausgelieferten und aufgestellten Stehleuchte liegt für den Nutzer eine Bedienungs- anleitung (Heft) in deutscher Sprache bei • jeder ausgelieferten und aufgestellten Stehleuchte liegt für den Nutzer eine Montagean- leitung in deutscher Sprache bei • die Aufstellung muss grundsätzlich durch einfache Selbstmontage (siehe auch Kapitel 2.7) möglich sein: Diese hat sich auf das Anschrauben des Fußes und des Kopfes mit handelsüblichen Schrauben, sowie das Verbinden des Kopfes per verpolungssicherem Stecksystem, ggf. Kaltgerätestecker, zu beschränken.
2.5 Vorzulegende Unterlagen / Nachweise / Zertifikate
Die Einreichung folgender gültiger Unterlagen/Nachweise ist Voraussetzung für die Wertung der Angebote. Alle genannten Unterlagen/Nachweise/Zertifikate/Prüfzeugnisse etc. sind für das angebotene Produkt in elektronischer Form einmalig mit der Angebotsabgabe, spätes- tens nach Aufforderung, vorzulegen:
a) VDE-Prüfung/VDE- und/oder ENEC-Kennzeichnung nach VDE-Richtlinien VDE 0711 / EN 60598 oder gleichwertiges Prüfzeugnis und
b) Nachweis/Bestätigung GS-Zeichen und CE-Zertifikat / EU-Konformität und
c) technisches Datenblatt/Beschreibung der angebotenen LED-Stehleuchte, in wel- chem alle geforderten Leistungsmerkmale deutlich gekennzeichnet/beschrieben sind.
Die Gleichwertigkeit der geforderten Zertifikate, Einhaltung DIN-Norm etc. ist vom Bieter ein- deutig und nachvollziehbar nachzuweisen.
Sollten Zertifikate/Nachweise/Prüfzeugnisse, etc. innerhalb der Vertragslaufzeit auslaufen, so hat der AN diese rechtzeitig neu zu beantragen und unaufgefordert der BA vorzulegen.
2.6 Videoanleitung
Neben den unter Kapitel 2.2 aufgeführten Bedienungsanleitungen hat der AN die Benutzung der Stehleuchten auch in jeweils einem Video zu erläutern. Diese müssen gem. BITV 2.0 die Anforderungen der EN 301549 in der aktuell gültigen Version erfüllen (Abschnitt 7 und Ab- schnitt 9.1.2.).
Die Videos dienen den Mitarbeitern der BA gemäß Kapitel 1.1 als „Kurzeinweisung“ und wer- den diesen über das eigene Intranet zur Verfügung gestellt.
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Dazu hat der AN der BA das einfache Nutzungsrecht für alle Videos einzuräumen. Die Videos sind spätestens 8 Wochen nach Zuschlagserteilung per USB-Stick bereit zu stellen, die Ver- sandadresse wird dem AN nach der Zuschlagserteilung mitgeteilt.
Folgende Anforderungen an die Videos sind hierbei einzuhalten: • Dateigröße max. 50 MB bei einer empfohlenen Länge von max. 2 Minuten • .mp4-Format • einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Motion Design (CMD) der BA)
Zur Einhaltung des Corporate Motion Design der BA und für weiterführende Informationen beachten Sie bitte die Anlage 3 „Video-Guideline nach dem Corporate Design der BA“.
Hinweis: Entgegen der Kennzeichnung „Vorabfassung“ handelt es sich bei der Anlage 3 um die finale Fassung des Dokuments.
2.7 Lieferung und Aufstellung
Die Lieferung ist nach Abruf innerhalb von 4 Wochen durch den AN bundesweit an die Dienst- stellen gemäß Kapitel 1.1 zu erbringen. Die Lieferung für Stehleuchten mit betriebsbereiter Montage erfolgt durch den AN frei Verwendungsstelle (das heißt Aufbau und Aufstellung in einem durch die BA definierten Zimmer/Stockwerk). Die Lieferung für Stehleuchten mit Selbst- montage erfolgt frei Haus (das heißt Lieferung auf seine Gefahr hinter die erste verschließbare Tür an die Liegenschaften gemäß Kapitel 1.1).
Der AN muss die Lieferung in der Regel, insbesondere bei Lieferung mit betriebsbereiter Mon- tage, nach Terminvereinbarung mit dem RIM (mind. 7 Arbeitstage vor Lieferung) während der regulären Geschäftszeit der BA (Montag bis Donnerstag von 8 Uhr bis 16 Uhr; Freitag 8 Uhr bis 12 Uhr, außer an Feiertagen), erbringen. Als Feiertage gelten die bundeseinheitlichen und nicht bundeseinheitlichen Feiertage am Erfüllungsort sowie der 24. Dezember und 31. Dezem- ber). Bei der Terminvereinbarung ist ein Zeitkorridor von max. 4 Stunden innerhalb der regulären Geschäftszeit der BA zu berücksichtigen. Die Lieferung kann außerhalb der regulären Ge- schäftszeit der BA nach Absprache mit dem zuständigen RIM erfolgen.
Eine Zwischenlagerung der Lieferung bei der BA ist nicht möglich.
Anfallendes Transport- und Verpackungsmaterial für alle Lieferungen inkl. Montage ist vom AN kostenlos zurückzunehmen und fachgerecht zu entsorgen/ zu verwerten.
Wartezeiten vor Ort werden dem AN nicht gesondert vergütet.
- Teststellung
Zur Überprüfung des Angebotes wird der wirtschaftlichste Bieter voraussichtlich im Zeitraum KW 52 / 2026 – KW 02 / 2027 zu einer verifizierenden Teststellung des angebotenen Produk- tes aufgefordert. Bei nicht erfolgreicher Teststellung wird der zweitwirtschaftlichste Bieter zur Teststellung aufgefordert. Dies wiederholt sich bis zur erfolgreichen Teststellung oder bis keine verwertbaren Angebote mehr zur Verfügung stehen.
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Die Anlieferung der Test-LED-Stehleuchte muss innerhalb von 8 Arbeitstagen nach Aufforde- rung zur Teststellung erfolgen. Der genaue Termin und der konkrete Liefer-/ Aufstellort (vo- raussichtlich im Bereich des Verwaltungszentrums der BA, Regensburger Str. 104, 90478 Nürnberg) werden in der Aufforderung zur Teststellung bekannt gegeben. Die Test-LED- Stehleuchte muss verbindlich zu diesem Termin betriebsbereit bereitgestellt werden.
Die Teststellung zur Ausschreibung dient zur Prüfung, ob das angebotene Produkt die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen erfüllt und die vom Bieter in sei- nem Angebot gemachten Angaben zutreffend sind.
Die Nichterfüllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des jeweiligen Angebotes.
Die Teststellung erstreckt sich über einen Zeitraum von bis zu 4 Wochen. Entstehende Kosten zur Teststellung werden nicht vergütet.
Zur Teststellung sind mindestens zwei deutschsprachige ständige Ansprechpartner zur Ein- weisung und ggf. weiteren Unterstützung (ein kaufmännischer und ein technischer) zu benen- nen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Unterstützungsleistung bei der Teststellung muss sich ggf. auf die erforderliche Hilfestellung (telefonisch) zur Durchführung des Testbe- triebes erstrecken. Eine Anwesenheit vor Ort während der gesamten Teststellung ist damit nicht gemeint.
Werbeaufsteller, Banner o. ä. sind bei der Teststellung nicht gewünscht.
Ein, durch die Teststellung, an dem Produkt eventuell entstehender Schaden wird nicht er- setzt, sofern dieser nicht von der BA grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht wurde. Wer- den die vorgenannten geforderten Anforderungen/Qualitätsstandards des Produktes bei der Teststellung nur teilweise oder nicht erfüllt, wird dem Bieter während der Testphase einmalig Gelegenheit zur Nachbesserung gegeben. Eine Preisänderung ist dabei nicht möglich. Sollte danach weiterhin der geforderte Qualitätsstandard nicht erfüllt sein, führt dies zum Ausschluss des kompletten Angebotes.
Im Falle der Auftragserteilung verbleibt das bereitgestellte Produkt (Testmuster) als Belegstü- cke für Zwecke der Qualitätssicherung bei der BA und wird nach Zuschlagserteilung Bestand- teil des Lieferumfanges.
Die Kosten dafür sind im Angebot mit einzukalkulieren.
Nicht mehr benötigte Testprodukte sind – nach Aufforderung – innerhalb von 5 Arbeitstagen kostenlos bei der BA wieder abzuholen.
Das angebotene Produkt muss vom Bieter in der Art und Weise, inkl. allem notwendigen Zu- behör (z.B. Bedienungs-/Aufbauanleitung, Montagewerkzeug), geliefert werden wie dieser es auch nach Zuschlag liefern würde.
- Produktinnovation
Alternative bzw. neue Ersatzprodukte dürfen vom AN nicht eigeninitiativ geliefert werden. Zur Ankündigung der Produktinnovation sind dem in dem Vertrag benannten fachlichen Ansprech- partner der BA entsprechende Informationen (in elektronischer Form) zu übermitteln. Die Pro- dukte müssen ggf. nach Aufforderung der BA kostenneutral zur Teststellung und Freigabe mind. 6 Wochen vor dem geplanten Einsatz zur Prüfung übergeben werden. Nach fachlicher Prüfung (interner Test) seitens der BA wird die Änderung durch die BA mittels schriftlicher
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Abnahmeerklärung (i. d. R. Zustimmungsschreiben) freigegeben, wenn dem nicht technische oder sicherheitsrelevante Gründe entgegenstehen. Nach erfolgreicher Prüfung/Teststellung erfolgt die Aufforderung zum Katalogupdates im Katalogmanager der BA.
Zur Ankündigung ist ein ausgefülltes Datenblatt (in elektronischer Form) des neuen Produktes sowie eine aktualisierte Dokumentation (Produkt- und Versionsbezeichnung) beizulegen.
Die Produkte müssen immer von mindestens gleicher Qualität, Funktionalität und Leistungs- fähigkeit sein und die in der Leistungsbeschreibung definierten Vorgaben erfüllen. Eine Preis- änderung ist nicht möglich.
Bedarf es aufgrund einer Produktinnovation einer neuen Bedienungsanleitung und Benutzer- video, sind diese ebenfalls gemäß Kapitel 2.2 und 2.6 zu erstellen bzw. entsprechend zu ak- tualisieren.
Die Produktinnovation muss für die BA kostenneutral sein.
- Rabattgewährung für Artikel außerhalb des Kernsortiments
Für weitere Stehleuchten oder für Zubehör und Ersatzteile aus dem/ den angebotenen Fabri- kat/ Programm(en), die nicht im Leistungsverzeichnis aufgeführt sind, ist auf die jeweils gültige Preisliste ein einheitlicher Nachlass zu gewähren. Über diese Position werden nur Produkte abgerufen, welche ausschließlich dem Ausschreibungsgegenstand nahekommen oder zu de- ren Ergänzung dienen. Die Beschaffung von produktfremden Gegenständen ist über diese Rahmenvereinbarung nicht möglich.
Hierzu ist im Leistungsverzeichnis der Rabattsatz von einem fiktiven Abrufwert für Produkte außerhalb des Kernsortiments abzuziehen und die sich daraus ergebende Summe einzutra- gen.
Der Rabattsatz wird nach Prüfung und Wertung durch die BA durch zurückrechnen ermittelt und wird ebenfalls Bestandteil des Vertrages.
Weitere Informationen sind dem Leistungsverzeichnis (LV-Pos. 2 Rabattgewährung) zu ent- nehmen.
Um einen Überblick über die bestellten Produkte zu erhalten hat der AN ¼ jährlich eine Re- portingliste per E-Mail im xls-Format dem fachlichen Ansprechpartner der BA zur Verfügung zu stellen (Bestellnummer des RIM, Kurzbeschreibung, Farbe, Ausführung/Maße, bestellen- der RIM, Liefermenge, Warenwert (brutto), Rechnungshöhe, Bestelldatum, Bestellform (elekt- ronisches Bestellsystem PeP (siehe Kap. 7.1), ausnahmsweise schriftlich oder per E-Mail).
- Angebot für den Versand von Frachtpostsendungen (bei Lieferung ohne Montage)
Die Versandunterlagen sind vom AN selbstständig zu erstellen.
Die Versandkosten sind in den jeweiligen Angebotspreisen einzukalkulieren. Eine Fehlkalku- lation ist vom AN zu tragen.
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Hinweis:
Im Falle des Paketversands kann bei der Kalkulation von Paketen mit bis zu 31,5 kg (max. 120 x 60 x 60 cm) im Inlandsversand auf die Konditionen des Service-Hauses der BA mit der Fa. DHL Paket GmbH (DHL) zurückgegriffen werden:
• 5,36 Euro je Paket zzgl. MwSt. (beinhaltet: 0,09 € Zuschlag GoGreen und 0,19 € Maut- zuschlag), leitcodierte Übergabe • Für Pakete, die nicht leitcodiert übergeben werden, erhöht sich der Preis um 0,49 EUR pro Paket.
Die o. g. Konditionen sind im Falle eines Zuschlags ausschließlich vom späteren Auftragneh- mer für die Erfüllung der Leistung nach dieser Leistungsbeschreibung nutzbar. Die Nutzung zu einem anderen Zweck oder die Weitergabe der Konditionen an Dritte außerhalb des abge- schlossenen Vertrages ist nicht zulässig. Soweit keine günstigere Möglichkeit besteht, ist die- ser Vertrag zu nutzen. Die Abwicklung und Abrechnung erfolgt mit der Fa. DHL unmittelbar, eine Vertragsbeziehung zwischen der Fa. DHL und der BA kommt hierbei nicht zustande. Nach erfolgter Abrechnung mit der Fa. DHL sind bei der Rechnungsstellung an den Fachbereich ein Abdruck der Abrech- nungsunterlagen sowie ein Nachweis über die erfolgte Zahlung zur Verfügung zu stellen.
Leistungen im Zusammenhang mit Ident- und Leitwegcode-Erstellungen (z.B. auch Etiketten) können nicht gesondert in Rechnung gestellt werden.
Durch die Festpreise werden alle Leistungen abgedeckt.
- Allgemeine Bestellabwicklung
7.1 Informationen zum elektronischen Bestellsystem
Bei der BA wird grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Bestellvarianten unterschieden. Zum einen für inventarisierungspflichtige Güter und Leistungen (z. B.: Server, Monitore, Dru- cker, SW-Lizenzen, Wartung, Support, …) und zum anderen für nicht inventarisierungspflich- tige Güter (z.B.: Toner, Kabel, …) einschließlich Dienstleistungen (z. B.: Anfahrts- und Ab- wicklungspauschalen, Stundensätze, …).
Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte den Anlagen (2.1, 2.2) „Informationen zum elektronischen Bestellsystem der BA“.
Zur Begleichung der Rechnung ist die Angabe der Bestellnummer sowohl auf dem Liefer- schein als auf der Rechnung zwingend erforderlich. Die Auslieferung erfolgt an die Dienststel- len der BA gemäß Kapitel 1.1 direkt. Insofern weichen Besteller und Empfänger ggf. vonei- nander ab.
7.2 E-Rechnung
Die öffentlichen Institutionen – damit auch die BA– sind gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, Rechnungen zu Aufträgen elektronisch anzunehmen und medienbruchfrei verar-
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beiten zu können. In Deutschland sind gemäß der Verordnung über die elektronische Rech- nungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – E- RechV) alle Rechnungen betroffen, die nach Erfüllung öffentlicher Aufträge ausgestellt wurden und darüber hinaus gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die von dem AN zwingend zu beach- tenden und einzuhaltenden Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte der Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung.
Im Falle der Beteiligung von gE verbleibt es ungeachtet der vorstehenden Erläuterung bei der Möglichkeit der Rechnungen in Papierform und postalischen Versendung.
- Unethisches Verhalten
Die BA ist als eine der größten Sozialbehörden Europas lebendiger Teil der freiheitlich demo- kratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Alle Mitglieder und Angehörigen der BA bekennen sich zur freiheitlich demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Dieses Bekenntnis setzt sich in allen Phasen der Beschaffung von Leistungen gegenüber sämtlichen Teilnehmenden am Wirtschaftsleben fort. Zu diesem Bekenntnis ge- hört insbesondere auch, dass die BA von ihren Leistungserbringenden (Auftragnehmern, künf- tig mit AN abgekürzt) ebenfalls das Bekenntnis zur freiheitlich demokratischen Grund-ordnung erwartet. Die BA duldet insbesondere weder eine verfassungsfeindliche noch eine antisemiti- sche Geisteshaltung. Darüber hinaus setzt die BA beim AN und den von ihm eingesetzten Personal bzw. Einsatz- kräften zusätzlich ein für die Leistungserbringung erforderliches Maß an sozialer Kompetenz voraus, dass sich in den folgenden Anforderungen an ein ethisches Verhalten während sämt- licher Tätigkeiten bei der Leistungserbringung realisiert. Dies kommt auch in den Anforderun- gen der „Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO)“ bzw. der Vorschrif- ten, mit denen die Kernarbeitsnormen der ILO in nationales Recht umgesetzt worden sind, zum Ausdruck. Der AN und seine Einsatzkräfte haben jegliche verfassungsfeindliche Verhaltensweise zu un- terlassen. Als Einsatzkraft gilt dabei jede natürliche Person, die als AN oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung zum AN, einem Subunternehmer oder einem weiteren Subunter-neh- mer Leistungen im Zusammenhang mit diesem Vertrag schuldet. Verfassungsfeindlich sind namentlich Verhaltensweisen, die ein Eintreten gegen die freiheit- lich demokratische Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland, das Eintreten, das Unter- stützen oder das geistige Teilen verfassungsfeindlicher Ziele sowie das Befürworten eines ab- soluten Alleinanspruchs einer Religion oder Weltanschauung oder eine antisemitische Geis- teshaltung erkennen lassen. In gleichem Umfang unterlassen der AN und seine Einsatzkräfte ähnliche Verhaltensweisen. Ähnliche Verhaltensweisen sind namentlich Verhaltensweisen, die sich gegen die soziale und rechtliche Gleichheit nach dem Grundgesetz, namentlich des- sen Art. 3, richten oder antipluralistische Ziele oder eine homogene und identitäre Sozialord- nung befürworten. Die Besorgnis eines Zuwiderhandelns oder das tatsächliche Zuwiderhandeln gegen das oben beschriebene Unterlassen kann zur Abmahnung des AN oder zum Austausch der betroffenen Einsatzkraft des AN führen. Bei dem Vorliegen erheblicher oder gravierender Gründe in Be- zug auf einen Verstoß gegen die Anforderungen an ein ethisches Verhalten können dem AN und seinen Einsatzkräften weitere Rechtsfolgen drohen. Ein Grund ist dann erheblich, wenn er den Verdacht einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat begründet. Ein Grund ist auch erheb- lich, wenn nach einer bereits abgemahnten Verhaltensweise eine andere Einsatzkraft des AN erstmalig die vorgenannte Besorgnis begründet. Ein Grund ist insbesondere gravierend, wenn er den Verdacht einer – auch nur versuchten – Straftat gegen die öffentliche Ordnung, insbe- sondere gemäß §§ 84 ff., 130, 130a StGB, gegen Leib und Leben oder gegen die körperliche Unversehrtheit begründet.
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Sowohl der AN als auch die BA streben regelmäßig zunächst eine einvernehmliche Lösung im Rahmen von Abwicklungsmeetings, Lieferantengesprächen oder anderen Gesprächen auf Projekt- bzw. Fachebene an, sobald auch nur die Besorgnis der Zuwiderhandlung gegen die oben beschriebenen Maßstäbe an ein ethisches Verhalten aufkommt. Die Sanktionierung im Rahmen vertraglicher und gesetzlicher Bestimmungen bleibt jedoch in jedem Fall unbenom- men.
- Datenschutz / Auftragsverarbeitung
Gemäß der Beschreibung des Leistungsgegenstandes und den Vorgaben zu den technisch- fachlichen Anforderungen an die beschriebene Leistung erfolgt im Rahmen der Leistungser- bringung und Auftragserfüllung keine Übermittlung von personenbezogenen bzw. personen- beziehbaren Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), Sozial- daten im Sinne von § 67 Abs. 2 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X), Betriebs- und Ge- schäftsgeheimnissen im Sinne des § 35 Abs. 4 Erstes Buch Sozialgesetzbuch (SGB I) und/oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO an den AN. Der AN hat zudem weder Zugriff auf solche Daten noch besteht für ihn die Möglichkeit ihrer Kenntnisnahme.
- Lieferantenmanagement
Die BA betreibt seit Juli 2016 ein strategisches, systemunterstütztes Lieferantenmanagement IT / Infrastruktur im Einkauf. Wesentliche Bausteine des Lieferantenmanagements IT / Infrastruktur sind: • die Produktklassifizierung • die Lieferantenklassifizierung • die Lieferantenbewertung • das Aktivitäten-Management (Lieferantenentwicklung).
Ziel ist die Identifizierung der strategisch und/ oder geschäftspolitisch wichtigen Lieferanten durch eine Klassifizierung anhand festgelegter Kriterien. Die BA erhält einen besseren Über- blick über das Lieferantenportfolio sowie eine höhere Vergleichbarkeit der Lieferanten in Be- zug auf ihre Schwachstellen und Defizite, aber auch ihre Stärken. Sowohl der Einkauf der BA als auch die Lieferanten erfahren eine höhere Transparenz und Sicherheit in der Kommunikation, da sämtliche Aktivitäten im System nachvollziehbar doku- mentiert werden und Entscheidungen eindeutig belegt werden können. Die Klassifizierung der Lieferanten erfolgt nach einer A-, B-, C-Logik und richtet sich nach einer Kombination der strategischen Bedeutung ihrer vertraglich geschuldeten Produkte und Dienst- leistungen mit dem über alle laufenden Verträge des jeweiligen Lieferanten mit der BA hinweg errechneten Auftragswert.
Die BA führt bei den Bedarfsträgern regelmäßige und anlassbezogene Bewertungen ihrer Lie- feranten durch und nutzt diese im Rahmen des Vertrags- und Vergabemanagements so-wie ihrer Lieferantenkommunikation. Die Bewertungen haben daher Einfluss auf die Zusammen- arbeit zwischen BA und Lieferant. A-Lieferanten werden zweimal jährlich, B-Lieferanten einmal jährlich bewertet. Bei C-Lieferanten erfolgt lediglich eine anlassbezogene Bewertung. Das Bewertungsergebnis sowie die aktuelle Lieferantenklassifizierung werden den Lieferanten in den regelmäßig stattfindenden Lieferantengesprächen mitgeteilt, können aber auch beim Einkauf erfragt werden.
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