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Der Landrat

Leistungsbeschreibung zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Belieferung des Land- kreises Stendal mit Büromaterial

Inhaltsverzeichnis: Seite

Vorbemerkungen zur Rahmenvereinbarung für die Belieferung 2 mit Büromaterial
Durchführung des Verfahrens 3
Erläuterungen zum Leistungsverzeichnis/ Preisblatt 3

Anlagen

Anlage 1 Leistungsverzeichnis/Preisblatt

Anlage 2 Rahmenvereinbarung – Muster

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Vorbemerkungen zur Rahmenvereinbarung zur Belieferung mit Büromaterial

1.1 Allgemeine Vorbemerkungen

Der Landkreis Stendal führt ein Vergabeverfahren zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromaterial durch. Unter dem Begriff der Rahmenvereinbarung wird hier eine Verein- barung zwischen dem Landkreis Stendal als Auftraggeber und mehreren, maximal drei Unternehmen verstanden, in der – nicht abschließend – die Rahmenbedingungen für zukünftige Aufträge festgelegt werden, die im Laufe des Gesamtzeitraumes vergeben werden sollen.

Für die Belieferung mit Büromaterial wird eine Rahmenvereinbarung für 4 Jahre geschlossen. Die Be- lieferung erfolgt auf Grundlage der Rahmenvereinbarung in 2 Stufen.

Beginn: 01.01.2027 Ende: 31.12.2030

Die Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromaterial beinhaltet nicht die Abnahme von Min- destmengen.

Öffentliche Werbung des Auftragnehmers, die auf das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber hin- weist, bedarf der ausdrücklichen schriftlichen vorherigen Zustimmung des Auftraggebers. Eine erteilte Zustimmung kann vom Auftraggeber jederzeit ohne Angabe von Gründen zurückgenommen werden.

1.2. Vorgehen bei dieser Rahmenvereinbarung

Grundsätzlich wird die Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen in 2 Stufen durchgeführt.

In der 1. Stufe werden auf der Grundlage dieser Vergabeunterlagen Unternehmen ausgewählt, die grundsätzlich geeignet sind, die Belieferung mit Büromaterial für die Verwaltung des Landkreises Sten- dal zu übernehmen und die in den Vergabeunterlagen näher beschriebenen Bedingungen anerkennen. Der Landkreis schließt mit maximal drei dieser ausgewählten geeigneten Unternehmen (1. Stufe) Rah- menvereinbarungen ab. In dieser Rahmenvereinbarung werden bereits einige wesentliche Rahmen- bedingungen für die Belieferung mit Büromaterial auf der Basis der Leistungsbeschreibung geregelt.

In der 2. Stufe wird mit den in Stufe 1 ausgewählten Unternehmen eine jährliche Preisabfrage durch- geführt. Aus diesen Angeboten wird dann das wirtschaftlichste Angebot (Zuschlagskriterium 100 % Preis) ermittelt und hierauf der Zuschlag (Lieferauftrag) für das jeweilige Leistungsjahr (01.01. bis 31.12.) erteilt. Aufgrund des Lieferauftrages werden dann vom Auftraggeber die konkreten Einzelbe- stellungen ausgelöst.

Hinweis/Ausnahme: In dieser Ausschreibung wird die 2. Stufe ausnahmsweise mit der 1. Stufe kombiniert. Mit den Vergabeunterlagen werden allen Bewerbern die Preisblätter für das Büromaterial übermittelt (s. Anlage 1) und die Preisabgabe verlangt. Die Angebotspreise haben dabei sämtliche den Preis beein- flussenden Faktoren zu berücksichtigen (siehe Pkt. 3.4). Die Preise des Angebotes sind für den Lieferzeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2027 der Vertragslaufzeit des Rahmenvertrages verbindlich. Für alle darauffolgenden Vertragsjahre (2028 bis 2030), werden bis zum 30.09. des Vorjahres Preisabfragen mit aktualisiertem Leistungsverzeichnis an die Rahmenver- tragspartner erfolgen.

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Durchführung des Verfahrens

Zur Beurteilung der Eignung ist die Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124 LD) mit dem Angebot ausgefüllt (Prüfung der Eignung im Sinne des § 33 UVgO) vorzulegen.

Auf gesondertes Verlangen sind 3 Referenzen verschiedener Auftraggeber aus dem Zeitraum 01.01.2023 bis zum Ablauf der Angebotsfrist einzureichen. Die Referenzen haben folgende Angaben zu beinhalten: • Auftraggeber mit Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer und Mail (Kontaktdaten) • Art der ausgeführten Leistung (Lieferung von Büromaterial) • Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Leistungserbringung • Netto‐Auftragswert der tatsächlich erbrachten Lieferleistungen Jede Referenz über die Lieferung von Büromaterial, muss einen Netto-Auftragswert von mindestens 20.000 € aufweisen. Eine Mindestlaufzeit der Referenz ist nicht erforderlich. o Bei Referenzen mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr muss der durchschnittliche jährliche Netto-Auftragswert der tatsächlich erbrachten Lieferleistungen mindestens 20.000 € betragen. o Bei Referenzen mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr muss der tatsächlich erbrachte Netto-Auftragswert mindestens 20.000 € betragen. o Bei Referenzen mit einer einzelnen Lieferleistung muss der tatsächlich erbrachte Netto-Auf‐ tragswert mindestens 20.000 € betragen.

Es wird nur mit Unternehmen eine Rahmenvereinbarung geschlossen, die im Sinne des Vergaberechts geeignet sind, die Belieferung von Büromaterial durchzuführen und die Vorgaben dieser Vergabeun-t erlagen erfüllen.

Das Leistungsverzeichnis/ Preisblatt (Anlage 1) wird in Excel übergeben und ist in den beschreibbaren Feldern (Vom Bieter auszufüllen!) mit den Angebotspreisen und geforderten Angaben auszufüllen. Vo- raussetzung für die Wertung ist, dass alle in den Vergabeunterlagen gestellten Anforderungen erfüllt sind und ein wertbares Angebot vorliegt. Nach erfolgter rechnerischer Prüfung (Zuschlagskriterium 100 % Preis) wird mit den preislich wirt- schaftlichsten Bietern (maximal 3) eine Rahmenvereinbarung für die Laufzeit 2027 bis 2030 geschlos- sen.

Die Zuschlagserteilung innerhalb der 2. Stufe erfolgt auf das wirtschaftlichste der wertbaren Angebote. (Zuschlagskriterium 100 % Preis). Der Zuschlag (Lieferauftrag) wird ausschließlich für den Lieferzeit- raum 01.01.2027 bis 31.12.2027 (Lieferauftrag 2027) auf das abgegebene Angebot (Leistungsverzeich- nis/Preisblatt-Anlage 1) erteilt.

Wie bereits in Pkt. 1.2 ausgeführt wird für alle darauffolgenden Vertragsjahre (2028 bis 2030), bis zum 30.09. des Vorjahres eine Preisabfrage mit aktualisiertem Leistungsverzeichnis an die Rahmenvertrags- partner erfolgen.

Leistungsverzeichnis / Preisblatt

3.1. Allgemeines

Die Büromaterialien müssen die europäischen und deutschen technischen Regeln, z.B. ISO, DIN, EN erfüllen. Alle angebotenen Produkte müssen aus umweltfreundlichem Rohmaterial hergestellt sein. Der Nachweis ist im Bedarfsfall auf gesondertes Verlangen (Produktdatenblatt) vorzulegen.

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3.2. Angebotspreise

Das Kernsortiment des zu liefernden Büromaterials, über das die Rahmenvereinbarung abgeschlossen werden soll, ist im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage 1) aufgeführt. Das Leistungsverzeichnis/ Preisblatt (Anlage 1) wird in Excel übergeben und ist in den beschreibbaren Feldern (Vom Bieter aus- zufüllen!) mit den Angebotspreisen und geforderten Angaben auszufüllen.

3.3 Marken-/Produktbindung

Für alle Positionen sind vom Bieter die eigenen Artikelnummern im Leistungsverzeichnis/Preisblatt (Anlage 1) einzutragen. Darüber hinaus ist die Angabe des Fabrikats für die produktneutralen Positionen im Leistungsverzeich- nis/Preisblatt (Anlage 1) notwendig.

3.4 Kalkulationshinweise

Die Beschreibung der Leistungen und die entsprechenden Lieferbedingungen sind im Leistungsver- zeichnis/Preisblatt (Anlage 1) und in der Rahmenvereinbarung (Anlage 2) dokumentiert. Die Rahmen- vereinbarung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Die im Preisblatt/Leistungsverzeichnis (Anlage 1) aufgeführten Mengenangaben basieren auf Erhebun- gen des beschafften Büromaterials in den Jahren 2022 bis 2025 und bilden die prognostischen Mengen für das Lieferjahr 2027.

Um den Bietern für die Preiskalkulation einen unverbindlichen Überblick zu verschaffen und eine trans- parente Grundlage für die wirtschaftliche Auswertung der Angebote zu schaffen, wurde ein Kernsorti- ment erstellt. In dem Preisblatt/Leistungsverzeichnis (Anlage 1) wurde ein geschätzter Jahresbedarf angegeben. Ein Anspruch auf Abnahme der angegebenen Mengen besteht nicht.

Darüber hinaus werden ggfs. auch andere als im Kernsortiment aufgeführte Artikel aus dem regulären Sortiment des Auftragnehmers benötigt. Diese werden bei erfolgtem Abruf innerhalb der Rahmenver- einbarung mit in das Kernsortiment aufgenommen.

Die abrufbare Höchstmenge des Rahmenvertrages beträgt 420 % des in dem Preisblatt/Leistungsver- zeichnis (Anlage 1) angegebenen geschätzten Jahresbedarfes von Büromaterial. Die 420% setzen sich rechnerisch zusammen aus: 4 Jahre Laufzeit des Rahmenvertrages (4 Jahre x 100%) = 400% zzgl. jährlich kalkulierter 5% Mehrbedarf (4 Jahre x 5%) = 20%.

Sämtliche Nebenkosten, wie z. B. Telefongebühren, Reisekosten, Spesen u. a. sind in die Angebots- preise einzukalkulieren.

Das Verpackungsmaterial ist kostenlos abzuholen oder bei Neuanlieferung mitzunehmen.

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Leistungsbeschreibung.pdf