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Leistungsbeschreibung

Vergabeverfahren über eine Rahmenvereinbarung für die

Versorgung von Fahrzeugen mit Kraftstoffen/Betriebs-

stoffen/Ladestrom, Betriebshilfsstoffen, Maut und fahr-

zeugbezogenen Serviceleistungen mittels Tankkarten im

In- und europäischen Ausland

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Inhaltsverzeichnis

1 Darstellung des Auftraggebers ........................................................................................ 3

2 Ausgangslage und Zielsetzung ......................................................................................... 3

3 Gegenstand der Vergabe ................................................................................................. 4

3.1 Akzeptanzstellennetz ........................................................................................................ 5 3.2 Bereitstellung eines Dashboards ...................................................................................... 7 3.3 Leistungsdatenerfassung und deren Übermittlung über das Dashboard ........................ 8 3.4 Kartengestaltung (RFID-CHIP) ........................................................................................... 9 3.5 Kartenhandhabung ......................................................................................................... 11 3.6 Anforderungen an die PIN .............................................................................................. 12 3.7 Auslieferung von Tankkarten bei einem Anbieterwechsel ............................................. 12 3.8 Nutzbare Leistungen mittels Tankkarte .......................................................................... 13 3.9 Zukünftige Autorisierung via mobiler Applikation .......................................................... 14 3.10 Technische Systemanbindung ......................................................................................... 14

3.10.1 Abfrage von Kartenstammdaten für Tankkarten mit Ladefunktion ..................... 14

3.10.2 Übermittlung von Leistungsdaten ......................................................................... 15

3.11 Bezahlung von Werkstattleistungen im europäischen Ausland ..................................... 16

4 Anforderungen an die Informationssicherheit ............................................................... 17

5 Ansprechpartner ........................................................................................................... 18

6 Preisgestaltung und Abrechnung ................................................................................... 18

7 Nachhaltigkeits- und Ethikstandards ............................................................................. 20

8 Besondere Auflagen des Bundesministeriums für Verteidigung ..................................... 21

9 Verbindlichkeit der Leistungsbeschreibung .................................................................... 21

Ein Hinweis vorab:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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1 Darstellung des Auftraggebers

Die BwFuhrparkService GmbH (nachfolgend BwFPS oder Auftraggeber genannt) ist der Mobili- tätsdienstleister der Bundeswehr und des Deutschen Bundestages. Mit einem Fuhrpark von mehr als 42.000 Fahrzeugen ist sie einer der größten öffentlichen Fuhrparkmanager Deutschlands.

Auftrag und Ziel der BwFPS sind die wirtschaftlich effiziente Bereitstellung von Fahrzeugen, Fahr- leistungen und dem dazugehörigen Service. Dies erfordert ein Höchstmaß an gesetzeskonfor- mem Handeln, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Die Gesellschafter der GmbH sind das Bundesministerium der Verteidigung (75,1%) und die Deut- sche Bahn AG (24,9%). Der Hauptsitz des Unternehmens ist in Siegburg bei Bonn neben mehr als 70 weiteren Standorten in Deutschland mit insgesamt ca. 1.000 Mitarbeitern.

2 Ausgangslage und Zielsetzung

Für den Fuhrparkbetrieb benötigt die BwFPS die bargeldlose Bereitstellung von Kraftstoffen/Be- triebsstoffen/Ladestrom, Betriebshilfsstoffen, Maut und fahrzeugbezogenen Serviceleistungen mittels Tankkarten im In- und europäischen Ausland.

Unter fahrzeugbezogenen Serviceleistungen sind Unterstützungsleistungen wie beispielsweise das Auswechseln von Leuchtmitteln, die Ausführung von Klein- und Notreparaturen oder Fahr- zeugwäschen zu verstehen.

Zusätzlich wird die Bezahlung von Werkstattleistungen in Herstellerwerkstätten im europäischen Ausland benötigt (Litauen ist hier explizit ausgenommen).

Die Deckung dieses Bedarfes muss mittels Tankkarten möglich sein.

Die vorliegende Leistungsbeschreibung, einschließlich aller zugehörigen Anlagen, regelt die Ein- zelheiten und grundsätzlichen Konditionen hinsichtlich Art und Umfang der durch den Auftrag- nehmer zu erbringenden Leistungen.

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3 Gegenstand der Vergabe

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung für die Versor- gung von Fahrzeugen mit Kraft- und Betriebsstoffen, Ladestrom, Betriebshilfsstoffen, Maut so- wie fahrzeugbezogenen Serviceleistungen mittels Tankkarten im Inland sowie im europäischen Ausland.

Dies gilt für alle Fahrzeuge im Besitz und im Management (extern angemietete Fahrzeuge) der BwFPS und an Akzeptanzstellen des Auftragnehmers und dessen Vertragspartnern in der Bun- desrepublik Deutschland und im europäischen Ausland.

Der überwiegende Teil der Fahrzeuge des Auftraggebers ist mit fahrzeugbezogenen Tankkarten auszurüsten. Darüber hinaus sind auch fahrzeugunabhängige Tankkarten Gegenstand der Leis- tung. Diese werden beispielsweise für extern angemietete Fahrzeuge eingesetzt.

Bei der Nutzung der Tankkarte (insbesondere auch bei der Authentifizierung von Ladeeinrichtun- gen) muss sichergestellt werden, dass die Tankkarte die einzige Authentifizierung darstellt. Eine weitere (vorherige) Anmeldung des jeweiligen Nutzers ist nicht zulässig.

Die Bestellung und Verwaltung der Tankkarten erfolgen durch den Auftraggeber und in Zusam- menarbeit mit dem Auftragnehmer, wobei der Auftragnehmer ein definiertes Controlling, Repor- ting und Handling Aufgaben zu übernehmen hat.

Ein Anspruch auf einen definierten Dienstleistungs- / Lieferumfang an die BwFuhrparkService GmbH oder die Beauftragung mit bestimmten Leistungen hat der Auftragnehmer nicht.

Klarstellung: Der Auftraggeber ist aus vergaberechtlichen Gründen verpflichtet, bestimmte Werte (Auftragswertschätzung und Abrufobergrenze) in der Bekanntmachung offen zu legen.

Die Auftragswertschätzung stellt die geschätzte Summe aller potenziellen Beauftragungen auf Grundlage der Rahmenvereinbarung dar und ist damit eine reine interne Kostenschätzung.

Die Abrufobergrenze stellt das absolute Maximum aller Beauftragungen auf Grundlage der Rah- menvereinbarung dar. Umfasst sind ausdrücklich auch etwaige Beauftragungen, welche der Auf- traggeber aktuell noch nicht vorhersehen kann. Sie wird verbindlich in der Rahmenvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart.

Beide Werte sollten daher nicht allein Maßstab der Angebotskalkulation der Bieter sein. Um dies sicherzustellen, behält sich der Auftraggeber vor, sich von Bietern eine Urkalkulation des Ange- botes vorlegen zu lassen.

Bestell- und abrufberechtigt ist ausschließlich die BwFPS.

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3.1 Akzeptanzstellennetz

Die Fahrzeuge der BwFPS werden sowohl verteilt über das gesamte Bundesgebiet als auch im europäischen Ausland genutzt, weshalb ein flächendeckendes Netz an Akzeptanzstellen insbe- sondere in Deutschland sowie im europäischen Ausland für die Aufrechterhaltung der Betriebs- bereitschaft und damit die Gewährleistung der Mobilität der Bundeswehr notwendig ist.

Aus diesem Grund muss der Bieter nachweisen, dass

• er bezogen auf die Bundesrepublik Deutschland ein flächendeckendes Akzeptanzstellen- netzwerk von mindestens 3.500 Akzeptanzstellen unterhält. Der überwiegende Teil der Akzeptanzstellen (> 75 %) muss in der Lage sein, infrastrukturell auch Großfahrzeuge wie beispielsweise LKW und KOM mit Kraftstoff zu versorgen. Dies erklärt der Bieter durch seine Angaben in der Anlage Akzeptanzstellen. Bewertet werden die Akzeptanzstellen in Deutschland gemäß Anlage Bewertungsmatrix.

• er an den Akzeptanzstellen in der Bundesrepublik Deutschland neben fossilen Kraftstof- fen auch Alternativkraftstoffbetankungen (CNG, LPG, Wasserstoff und insbesondere La- destrom für e-Fahrzeuge) sicherstellt. Dies erklärt der Bieter durch seine Angaben in der Anlage Akzeptanzstellen.

• er im europäischen Ausland gemäß Anlage Akzeptanzstellen mit Akzeptanzstellen ver- treten ist. Der überwiegende Teil der Akzeptanzstellen (> 50 %) soll in der Lage sein, inf- rastrukturell auch Großfahrzeuge wie beispielsweise LKW und KOM zu versorgen. Dies erklärt der Bieter durch seine Angaben in der Anlage Akzeptanzstellen.

• er zusätzlich auch ein Akzeptanzstellennetz für Ladestrom für E-Fahrzeuge betreibt. Die Akzeptanz kann mittels Roaming mit CPOs (ChargePointOperator) sichergestellt werden und umfasst ein flächendeckendes diskriminierungsfreies Netz an AC- und DC -Ladepunk- ten. Der Auftraggeber fordert zwingend die Bereitstellung von Schnelllademöglichkeiten mit einer Ladeleistung von mindestens 150 kW mittels CCS-Anschlusses im Umkreis von maximal 15 km Luftlinie von folgenden verpflichtenden Autobahnkreuzen/-routen A1/A2, A1/A7, A1/A30, A2/A7, A2/A10, A3/A5, A3/A8, A4/A7, A4/A9, A4/A13, A5/A8, A5/A3, A5/A6, A7/A3, A7/A4, A7/A6, A7/A8, A8/A99/A9, A9/A14, A10/A9, A11/A20, A19/A20, A19/A24, A30/A31 und A31/A28. Dies erklärt der Bieter durch seine Angaben in der An- lage Schnellladenetz Deutschland.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für den Fall, dass nach Zuschlagserteilung festgestellt wird, dass im Umkreis von Bundeswehrliegenschaften im In- und europäischen Ausland keine geeig- nete Akzeptanzstelle vorhanden ist (maximal 15 km Entfernung oder alternativ 20 Minuten

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Fahrzeit bei üblicher Verkehrsdichte), geeignete Maßnahmen zur Erweiterung des Akzeptanzstel- lennetzes zu ergreifen. In diesen Fällen wird der Auftragnehmer eigenständig Gespräche zur An- werbung geeigneter Akzeptanzstellen bzw. CPOs (ChargePointOperator) initiieren. Gleiches gilt für Betreiber von Ladepunkten innerhalb von Bundeswehrliegenschaften im Inland, sofern diese noch nicht in das Akzeptanznetz eingebunden sind.

Der Auftraggeber wird entsprechende Bedarfe im Einzelfall anzeigen.

Im Rahmen des Grundsatzes der Technologieoffenheit verpflichtet sich der Auftragnehmer, per- spektivisch neue Kraft- und Betriebsstoffe sowie Ladestandards mit erweitertem Leistungsspekt- rum – insbesondere High Power Charging (HPC) und Megawatt Charging System (MCS) – anzu- bieten und sein Akzeptanznetz entsprechend fortlaufend auszubauen und anzupassen.

Darüber hinaus stellt der Auftragnehmer sicher, dass an den Akzeptanzstellen gängige und in- teroperable Authentifizierungs- und Zugangsverfahren zur Verfügung stehen. Hierzu zählen ins- besondere RFID basierte Ladekarten, mobile Anwendungen, QR-Code sowie perspektivisch Plug & Charge (ISO 15118). Die Authentifizierungsverfahren sind diskriminierungsfrei, nutzerfreund- lich und unter Berücksichtigung aktueller sowie zukünftiger technischer Standards bereitzustel- len.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit auf Anforderung ein aktuelles Akzeptanzstellenverzeichnis in elektronischer Form kostenfrei zur Verfügung. Das Ver- zeichnis ist als offene Excel-Datei beizufügen. Im Verzeichnis müssen mindestens die nachfolgen- den Informationen enthalten sein:

• Land • Postleitzahl • Ort • Straße und Hausnummer • Stationsnummer • Dienstleistungsumfang/Produkte (Kraftstoffe/Betriebsstoffe/Ladestrom, Betriebshilfs- stoffe, Maut und fahrzeugbezogene Serviceleistungen) • Merkmal Eignung für Großfahrzeuge (LKW/KOM) Darüber hinaus ist ein webbasierter Stationsfinder zu liefern. Dieser muss ohne Login nutzbar sein.

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3.2 Bereitstellung eines Dashboards

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber ein webbasiertes Dashboard zur Verfügung, das die Verwaltung und Steuerung der Tankkarten ermöglicht. Das Dashboard muss mindestens fol- gende Funktionalitäten bereitstellen:

• Übersicht aller mit der Tankkarte durchgeführten Vorgänge und Transaktionen • Darstellung von Status und Historie • Kartenstatus (gesperrt, aktiv, abgemeldet, vernichtet) • Kartenakte (Typ, Nummer, Bezeichnung, RFID-Nummer, Fahrzeugzugehörigkeit, erzeugter QR-Code) • Kartentyp (Tankkarte, Hybridkarte, Blankokarte) • Kartenhistorie (filterbare und chronologisch aufgezählte Dienstleistung, sprich Tanken, Laden, Reparatur, Schmier- und Hilfsstoffe etc.) • Kostenstelle je Tankkarte • Benutzer- und Administratorverwaltung aller Zugänge zum Dashboard. Es muss die Mög- lichkeit geben, unterschiedliche Rollen und Berechtigungen festlegen zu können. • Bestellung von Tankkarten (wird voraussichtlich erst mit Einführung einer technischen Systemschnittstelle (siehe Ziffer 3.10) genutzt werden) • Tankkarten im Gesamtbestand suchen, filtern und sperren (die Sperrung muss unmittel- bar, spätestens 60 Minuten, nach Meldung umgesetzt sein) bzw. Verlust melden • Einzelne Abrechnungsvorgänge suchen je Fahrzeug, Kategorie und abgerechneter Waren- arten • Sperren einzelner Warenarten und Einstellen von Kartenlimits in der Abrechnung • Einsehen und Herunterladen von Rechnungen filterbar je Kennzeichen/Tankkarte • Einstellen von individuell definierten Benachrichtigungen bei Überschreiten von Limits oder Abrechnung einer Warenart je Fahrzeug/Tankkarte • Bereitstellung eines ESG-Reports (in Bezug auf CO2-Einsparung der Flotte) • Darstellung sämtlicher Akzeptanzstellen, z. B. auf einer Karte • Bereitstellung sämtlicher Leistungsdaten als Download (siehe Ziffer 3.3) • Bereitstellung eines revisionssicheren Auditlogs (sofern möglich)

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Für die Verfügbarkeit gilt: Das Dashboard des Auftragnehmers muss für einen unterbrechungs- freien Dauerbetrieb (24/7/365) ausgelegt sein. Es ist sicherzustellen, dass sie eine hohe Verfüg- barkeit aufweist und auch im Falle von Wartungsarbeiten oder Teilausfällen einzelner System- komponenten weiterhin erreichbar bleibt oder automatisch wiederhergestellt wird. Hierzu sind geeignete Mechanismen zur Ausfallsicherheit, Überwachung und Fehlerbehandlung vorzusehen. Wartungsarbeiten sind so zu gestalten, dass sie ohne produktive Unterbrechung oder mit ledig- lich minimaler Beeinträchtigung des Schnittstellenbetriebs durchgeführt werden können.

Wartungsarbeiten (> 1 h) sind dem Auftraggeber mindestens eine Kalenderwoche vor dem ge- planten Termin schriftlich mitzuteilen.

3.3 Leistungsdatenerfassung und deren Übermittlung über das Dashboard

Von jedem Nutzungsvorgang einer Tankkarte ist die elektronische Erfassung und Übermittlung mindestens der nachfolgend beschriebenen Daten erforderlich:

• Kartennummer und ggf. RFID-UID • Fahrzeug- oder Unterscheidungskennzeichen (laut Tankkarte) • Kilometerstand (vom Fahrer an der Tankstelle einzugeben) • Datum und Uhrzeit der Betankung/Beladung mit Strom/Leistung • Nummer des Kassenbons (Belegnummer) • Land • Servicestellennummer (Anbieterintern je Leistungserbringer = Vertragspartner) • Ort der Servicestelle • Warenart (Betriebsstoff/Betriebshilfsstoffe/Serviceleistung) • Menge (bei Betriebsstoffen, sonst 1) • Preis je Liter synthetische und fossile Kraftstoffe • Preis je kg Wasserstoff • Preis je Liter LPG • Preis je kg CNG • Preis je kWh AC-Ladestrom (Roaming Gebühr inkludiert) • Preis je kWh DC-Ladestrom (Roaming Gebühr inkludiert) • Separate Darstellung auf der Abrechnung der Blockiergebühr AC-Ladepunkt (Fair-Use-Ge- bühr)

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• Separate Darstellung auf der Abrechnung der Blockiergebühr DC-Ladepunkt (Fair-Use-Ge- bühr) • Reservierungsgebühr Ladepunkt • Betrag in Landeswährung • Nachlass in Landeswährung • Nachlass ohne USt. in Landeswährung • Gesamtbetrag ohne USt. in Landeswährung • Umsatzsteuersatz • Betrag der Umsatzsteuer • Gesamtbetrag in Landeswährung • Gesamtpreis in Euro • Rechnungsnummer

Betankungen/Leistungen in fremder Währung sind nach dem amtlichen Wechselkurs vom Tage der Rechnungslegung in Euro umzurechnen.

Die Daten werden im Zuge der Kartennutzung oder unmittelbar danach in das Dashboard des Auftragnehmers eingespielt und können durch den Auftraggeber eingesehen und bei Bedarf her- untergeladen werden.

Der Auftragnehmer sendet dem Auftraggeber zusätzlich mindestens 14-tägig eine E-Mail mit ei- ner .zip-Datei als Anhang, welche eine .dat-Datei enthält. Die .dat-Datei enthält die oben aufge- führten Leistungsdaten.

Die entsprechende E-Mail-Adresse wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung mitgeteilt.

Mit diesem Verfahren wird die Bereitstellung der Daten für alle Tank- und Ladevorgänge an den Auftraggeber gewährleistet.

3.4 Kartengestaltung (RFID-CHIP)

Die Tankkarten sind als hochwertige Plastikkarten in Kreditkarten-Qualität nach ISO/IEC-7810 im ID-1-Format zu liefern. Die Tankkarten müssen grundsätzlich mit einem mit dem Auftraggeber abgestimmten individuellen Firmenlayout versehen sein.

Für den regulären Fuhrparkbetrieb sind drei verschiedene Kartentypen erforderlich. Sie müssen innerhalb der Kartennummer eindeutige Kennzeichnungen aufweisen, damit sie systemseitig klar differenzierbar sind. Bsp.: TK01012345678, die 01 steht hierbei für den Kartentyp. Die Ausfüh- rung der Differenzierung erfolgt in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

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Diese Tankkarten müssen folgende Tank- und Ladefunktion abdecken:

• Klassische Betankung mit fossilen/synthetischen Kraftstoffen • Klassische Betankung mit fossilen/synthetischen Kraftstoffen inklusive Laden von e-Fahr- zeugen mit Strom Die drei Kartentypen sind:

• fahrzeugbezogene Tankkarten (mit Fahrzeug/Objektkennzeichen) (ca. 42.000) • fahrzeugunabhängige Tankkarten (mit Kostenstellenkennzeichen) (ca. 6.000) • neutrale Tankkarten (ca. 1.300) Neutrale Tankkarten sind im Standardlayout des Auftragnehmers ohne Bezug zum Auftraggeber und ohne sichtbaren Bezug zum Fahrzeug auszuführen.

Der Auftraggeber geht von einem jährlichen Austauschbedarf von ca. 8.000 bis 10.000 Karten aus.

Bei dem oben genannten geschätzten Bedarf an Tankkarten und dem jährlichen Austauschbedarf handelt es sich ausdrücklich um einen Schätzwart auf Grundlage aktueller Erkenntnisse der BwFPS, welcher allein die Planung von Ressourcen und damit die Kalkulation eines Angebotes ermöglichen sollen.

Auf der Vorderseite der Tankkarten muss Folgendes durch ein Embossing (Hochprägung) aufge- bracht werden:

• Tankkartennummer • der Name „BwFuhrparkService GmbH“ inklusive kleinem Firmenlogo als Druck (nicht bei neutralen Tankkarten) • Ablaufdatum der Tankkarte • vom Auftraggeber übermitteltes individuelles Unterscheidungskennzeichen (Fahr- zeug/Objektkennzeichen, Kostenstellenkennzeichen oder das individuell anzugebende Kennzeichen) Das vom Auftraggeber übermittelte Unterscheidungskennzeichen des Fahrzeuges enthält in der Regel eine zivile Kennzeichen-Nomenklatur bzw. bei militärischen Fahrzeugen und Sonder-Fahr- zeugen Y-/X- mit einer mehrstelligen Buchstaben-/Ziffernfolge. Bei neutralen und nicht fahrzeug- bezogenen Tankkarten ist an dieser Stelle ein vom Auftraggeber individuell anzugebendes Kenn- zeichen mit bis zu 14 alphanumerischen Stellen zu verwenden.

Die Tankkarten sind mittels eines auf der Rückseite vorhandenen Magnetstreifens elektronisch lesbar. Die Daten des Magnetstreifens müssen sämtliche Angaben enthalten, die auf der Vorder- seite der Tankkarte durch das Embossing ersichtlich sind.

Zur Vereinfachung von Prozessaufwänden muss die Gültigkeit jeder Tankkarte zum Zeitpunkt der Übersendung vier Jahre betragen. Die Tankkartenlaufzeit beginnt mit Lieferdatum.

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3.5 Kartenhandhabung

Der Auftraggeber bestellt die Tankkarten, unter Nennung der vorgesehenen Unterscheidungs- kennzeichen, mittels einer elektronisch erstellten Anforderung per E-Mail.

Die Tankkarten sind in einem aktivierten Zustand bereitzustellen.

Innerhalb des laufenden Betriebes von Fahrzeugen werden Tankkarten aufgrund von möglichen Defekten, bei notwendigen Änderungen von Kennzeichen oder dem Ablauf der Kartengültigkeit ausgetauscht.

Eine elektronische Bestellung über eine technische Schnittstelle, welche die Anforderung per E-Mail ersetzt, ist perspektivisch angedacht und wird nach Bezuschlagung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt.

Der Auftragnehmer erklärt sich mit Angebotsabgabe bereit, bei einem entsprechenden Vorhaben aktiv mitzuwirken. Entsprechende Systemanpassungen auf Seiten des Auftragnehmers gehen zu dessen Lasten und werden nicht separat vergütet.

Die Lieferung der Tankkarten erfolgt kostenfrei an eine zentrale Adresse des Auftraggebers. Die Reihenfolge hat der Sortierung der Bestellanforderung zu entsprechen, soweit nicht anders ge- fordert. Vor Versand sind die Tankkarten durch den Auftragnehmer im gemeinsam abgestimm- ten Dashboard mit allen Karteninformationen anzulegen. Eine Datenabzugsmöglichkeit (zu Be- ginn über Dateiabzug) durch den Auftraggeber ist vorzusehen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass bestellte Tankkarten innerhalb von fünf Arbeitstagen (Mo – Fr) nach Bestellung durch den Auftraggeber an die zentrale Adresse geliefert werden. Als Bestelldatum gilt das jeweilige Datum einer bis 15 Uhr elektronisch versandten Bestellung, an- sonsten der nachfolgende Arbeitstag.

Fristgerecht gelieferte Tankkarten, die funktionsunfähig oder nicht der Kartengestaltung gemäß Ziffer 3.4 der Leistungsbeschreibung entsprechen, gelten als nicht geliefert.

Nicht gelieferte oder nicht fristgerecht gelieferte Tankkarten reklamiert der Auftraggeber beim Auftragnehmer in Textform. Der Auftragnehmer hat nach Reklamationseingang durch den Auf- traggeber innerhalb von fünf Arbeitstagen eine einwandfreie Ersatzlieferung durchzuführen.

Mit Aussteuerung eines Fahrzeuges werden die Tankkarten bei der Fahrzeugrücknahme durch den Rücknahmedienstleister im Auftrag des Auftraggebers oder durch den Auftraggeber einge- zogen und dabei physisch vernichtet. Auf Grundlage der entstehenden Rücknahmeinformatio- nen meldet der Auftraggeber anschließend diese Tankkarten beim Auftragnehmer von der Nut- zung ab.

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Die Abmeldung der Tankkarten muss über ein vom Auftragnehmer bereitgestelltes Dashboard bzw. über das Fuhrparksystem des Auftraggebers erfolgen. Informationen zu den Tankkarten, z. B. Sperrungen, die im Dashboard des Auftragnehmers eingehen, sind dem Auftraggeber wö- chentlich per E-Mail in einem offenen Excel-Format bereitzustellen. Mit Versand der Sperrmel- dung/Abmeldung wechselt der Gefahrübergang zum Tankkartendienstleister.

Auf Anfrage des Auftraggebers sind Informationen auch kurzfristig, vorzugsweise innerhalb von 24 Stunden, zu übermitteln.

In Verlust geratene Tankkarten werden dem Auftragnehmer unverzüglich per BwFPS ERP-System und/oder über ein Dashboard mitgeteilt. Behelfsmäßig kann dies auch per E-Mail erfolgen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Tankkarte dann unverzüglich für den Gebrauch für alle Dienstleistungen zu sperren.

Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber bei Beachtung der zumutbaren Vorkehrungen von der Haftung für etwaige Benutzungen der Tankkarte frei, die nach schriftlichem Eingang der Dieb- stahl- und/oder Verlustmeldung beim Auftragnehmer vorgenommen werden.

Auf Anforderung des Auftraggebers ist eine neue Tankkarte auszustellen. Der Auftragnehmer er- hält eine entsprechende Bestellung per E-Mail.

3.6 Anforderungen an die PIN

Aufgrund wechselwirkenden Tankkartengebrauchs, also direkte Kartennutzung durch den Auf- traggeber oder durch andere beauftragte Stellen des Auftraggebers, wie z. B. die Bundeswehr, sichert der Auftragnehmer die Verwendung einer einheitlichen PIN für alle gelieferten Karten zwingend zu. Diese wird durch den Auftraggeber dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung mitgeteilt.

3.7 Auslieferung von Tankkarten bei einem Anbieterwechsel

Bei einem möglichen Wechsel des Rahmenvereinbarungspartners muss die erstmalige Bereitstel- lung von ca. 50.000 Tankkarten innerhalb von sechs Wochen zwingend sichergestellt sein.

Die Tankkarten sind an eine vom Auftraggeber nach Zuschlagserstellung genannte Adresse zu versenden.

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3.8 Nutzbare Leistungen mittels Tankkarte

Der Fuhrpark des Auftraggebers umfasst derzeit ca. 42.000 Fahrzeuge, von denen der überwie- gende Teil auch mit Tankkarten auszustatten ist. Es bestehen seitens des Auftraggebers jedoch keine Verpflichtungen zur Abnahme bestimmter Mengen.

Alle Leistungen müssen kartenseitig mit einer konfigurierbaren, wertmäßigen Limitsteuerung (z. B. max. Umsatz pro Zeitraum, max. Transaktionen pro Zeitraum) versehen werden können.

Außerdem ist eine Beschränkung auf folgende Leistungen erforderlich:

• Kraftstoffe/Betriebsstoffe (Diesel-, Ottokraftstoff, Strom, gasförmige Kraftstoffe LPG/CNG/H2)

• Betriebshilfsstoffe wie beispielsweise wässrige Harnstofflösung („AdBlue“, „DEF“), Frost- schutzmittel, Motoröle (Nachfüllöl), kleine Ersatzteile wie Leuchtmittel und Wischerblät- ter, Warnwesten, Warndreieck sowie Verbandkasten

• Maut (wie beispielsweise Straßen-, Fähr- Tunnel- und Brückenbenutzungsgebühren) so- wie ggf. zugehörige Mautabrechnungsgeräte

• fahrzeugbezogene Serviceleistungen wie beispielsweise Kontrolle und Nachfüllen von Be- triebsstoffen und Betriebshilfsstoffen, das Auswechseln von Leuchtmitteln, Ausführung von Klein- und Notreparaturen, Fahrzeugwäschen, Kontrolle und Auffüllen von Reifenluft- druck

Die Deckung dieses Bedarfes muss mittels Tankkarten im In- und auch im europäischen Ausland möglich sein.

Werkstattleistungen in Herstellerwerkstätten (nur im europäischen Ausland) müssen über die Karte abgerechnet werden können. Bei der Abrechnung muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass die Werkstattrechnung als zahlungsbegründende Unterlage beigefügt wird. Rechnungen mit fehlenden zahlungsbegründenden Unterlagen werden abgewiesen. Der ansonsten an den Akzeptanzstellen angebotene Waren-/Leistungsumfang (z. B. die Beschaf- fung von Zeitschriften/Zeitungen und Snacks) muss auf den Tankkarten gesperrt werden.

Der Bieter legt seinem Angebot eine Beschreibung bei, aus der ersichtlich ist, wie er

a) eine Limitsteuerung vornimmt b) eine Warenumfangsteuerung vornimmt

Bei Ausfall der Funktionalität der Tankkarten (Systemausfall) stellt der Auftragnehmer eine Kos- tenübernahme vor Ort an den Akzeptanzstellen sicher.

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3.9 Zukünftige Autorisierung via mobiler Applikation

Der Auftraggeber beabsichtigt zukünftig neben der klassischen Tankkarte auch die elektronische Authentifizierung des Tank- und/oder Ladevorgang mittels einer mobilen Applikation als weitere Zahlungsmethode zu implementieren.

Dazu wird der Auftraggeber perspektivisch eine entsprechende mobile Applikation bereitstellen. Eine mobile Applikation seitens des Auftragnehmers könnte ebenso Teil eines solchen Projektes sein. Die Applikation muss für den Einsatz in heterogenen Nutzergruppen geeignet sein und auch durch temporäre Nutzer ohne gesonderte technische Konfiguration oder organisatorische Vor- bereitungen verwendet werden können.

In einem zweiten Schritt plant der Auftraggeber einen elektronischen Code, der dann auch über die durch den Auftraggeber bereitgestellt Applikation genutzt werden kann. Entsprechende Wei- terentwicklungen werden zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer nach Zuschlag abge- stimmt.

3.10 Technische Systemanbindung

Der Auftraggeber plant, das Backend des Auftragsnehmers systemisch mit dem Backend des Auf- traggebers zu verbinden. Nach Zuschlagserteilung wird es hierzu eine gemeinsame Projektgruppe geben, die die Anbindung betreut und vorantreibt. Die damit verbundenen Kosten des Auftrag- nehmers werden durch den Auftraggeber nicht vergütet.

Im Folgenden sind die Anwendungsfälle beschrieben, die durch die technische Systemanbindung umgesetzt werden sollen.

3.10.1 Abfrage von Kartenstammdaten für Tankkarten mit Ladefunktion

Der Auftraggeber nutzt für den Bezug von Kartenstammdaten (RFID-Ladekarten) technische Schnittstellen.

Folgende Anwendungsfälle müssen abgedeckt werden:

Abzug von Kartenstammdaten neuer Tankkarten mit Ladefunktion
Status der Tankkarten mit Ladefunktion (z. B. Sperrung der Karte)

Die Eingrenzung des Kartentyps muss durch den Auftraggeber möglich sein.

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Zeitintervalle:

Abzug aller Stammdaten zu den Tankkarten mit Ladefunktion: 1-3 mal täglich
Abzug gesperrter Ladekarten: stündlich

Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber eine API (Application Programming Interface) be- reitstellen, die die benötigten Informationen bereitstellt. Dem Auftraggeber muss eine vollstän- dige Dokumentation der API bereitgestellt werden. Die Versionierung der API muss vorzugsweise über den Aufruf der URL durch den Auftragnehmer sichergestellt werden. Neue Versionen sind mit einer Vorlaufzeit von mind. sechs Monaten bis zur Außerbetriebnahme der aktuellen Version dem Auftraggeber schriftlich und nachvollziehbar über ein Changelog anzukündigen. Der Auf- tragnehmer bietet mehrere API-Versionen zum produktiven Einsatz an und es findet ein Parallel- betrieb neuer und abzulösender Versionen statt.

Die Kommunikation zwischen den beteiligten Systemen erfolgt über standardisierte REST-Proto- kolle. Die API ist nicht öffentlich zugänglich und erfordert eine abgesicherte Anbindung über OAuth oder mTLS, um eine durchgehend geschützte und authentifizierte Kommunikation sicher- zustellen (mind. TLS 1.2 oder höher).

Die API des Auftragnehmers muss für einen unterbrechungsfreien Dauerbetrieb (24/7/365) aus- gelegt sein. Es ist sicherzustellen, dass sie eine hohe Verfügbarkeit aufweist und auch im Falle von Wartungsarbeiten oder Teilausfällen einzelner Systemkomponenten weiterhin erreichbar bleibt oder automatisch wiederhergestellt wird. Hierzu sind geeignete Mechanismen zur Ausfall- sicherheit, Überwachung und Fehlerbehandlung vorzusehen. Wartungsarbeiten sind so zu ge- stalten, dass sie ohne produktive Unterbrechung oder mit lediglich minimaler Beeinträchtigung des Schnittstellenbetriebs durchgeführt werden können.

Wartungsarbeiten (> 1 h) sind dem Auftraggeber mindestens eine Kalenderwoche vor dem ge- planten Termin schriftlich mitzuteilen.

3.10.2 Übermittlung von Leistungsdaten

Für die Zukunft plant der Auftraggeber eine technologische Ablösung der unter Ziffer 3.3 be- schriebenen E-Mail-Schnittstelle auf eine moderne Übertragungstechnologie. Der Auftragneh- mer erklärt sich mit Angebotsabgabe bereit, bei einem entsprechenden Vorhaben aktiv mitzu- wirken.

Die Beispieldatei Anlage Tank-_&_Rechnungsdaten_SST_231.dat zur Leistungsdatenerfassung, Übermittlung und Abrechnung ist beigefügt.

Hinweis: falls als .dat-Datei nicht einsehbar, kann alternativ die Anlage Tank-_&_Rechnungsda- ten_SST_231.csv im .csv-Format genutzt werden.

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Der Auftraggeber stellt eine Testdatei zur Verfügung, damit der Auftragnehmer entsprechend prüfen kann, ob die Übertragung der beschriebenen Daten durch seine systemischen Schnittstel- len sichergestellt ist.

3.11 Bezahlung von Werkstattleistungen im europäischen Ausland

Diese Ziffer regelt die Bezahlung von Werkstattleistungen, die über die in Ziffer 3.8 beschriebe- nen Serviceleistungen hinausgehen. Insbesondere sind hierbei Wartungen/Inspektionen sowie weitergehende Reparaturen an den Fahrzeugen des Auftraggebers gemeint.

Für die Fahrzeuge des Auftraggebers muss dem Fahrzeugnutzer eine bargeldlose Servicierung des Fahrzeugs in Werkstätten im europäischen Ausland möglich sein. Es muss dem Fahrzeugnut- zer ermöglicht werden, notwendige Wartungs- und Reparaturaufträge bei Herstellerwerkstätten aufzugeben und diese mittels der fahrzeugbezogenen Tankkarte abzurechnen. Die infrage kom- menden Fahrzeugarten umfassen PKW, Transporter, Minivans bis zu 9-Sitzern, LKW aller Klassen sowie Omnibusse. Als Hersteller sind insbesondere die Marken IVECO, Mercedes-Benz, MAN, Volkswagen, Audi, Skoda, Ford, Opel und Renault zu betrachten.

Hierzu liefert der Auftragnehmer zeitnah, spätestens drei Monate nach Zuschlagserteilung, ein Konzept für bargeldlose Bezahlung von Werkstattleistungen im europäischen Ausland. In diesem Konzept beschreibt der Auftragnehmer, welche Dienstleistungsprodukte (beispielsweise Kleinre- paraturen, Pannenhilfe, Regelwartungen etc.) er in welchen Regionen bei Herstellerwerkstätten anbieten kann und wie er sich den Prozess dazu vorstellt.

Die Länderregionen, in denen der Auftraggeber eine nennenswerte Anzahl an eigenen Fahrzeu- gen betreibt, werden in der Anlage Werkstattleistungen genannt. Daher muss mindestens in diesen Regionen die Bezahlung von Werkstattleistungen über die bereitzustellende Tankkarte angeboten werden.

Der Bieter gibt in der Anlage Werkstattleistungen an, in welchen Pflicht-Regionen er für welche Hersteller-Marke eine entsprechende Bezahlmöglichkeit anbieten kann. Es sind je Pflichtregion mindestens zwei Kreuze zu setzen. Ein Kreuz darf auch gesetzt werden, wenn sich eine Werkstatt in einem 25 km-Umkreis um die angegebene Region befindet.

Im Falle des Anspruchs einer Werkstattleistung muss prozessual vorgesehen werden, dass der Auftraggeber die Möglichkeit erhält, Leistungen, ab einer im Rahmen der gemeinsamen Prozess- abstimmung zu Leistungsbeginn festgelegten Wertgrenze, freizugeben, bevor die Werkstatt mit den Arbeiten beginnt.

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4 Anforderungen an die Informationssicherheit

Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle erforderlichen IT-Sicherheitsmaßnahmen zur Erhöhung der Lösungssicherheit und zur Einhaltung der gelten- den IT-Sicherheitsanforderungen umzusetzen. Hierbei gilt:

• Datenlokation: Die Systeme der Datenverarbeitung sind ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirt- schaftsraums (EWR) zu halten, vorzugsweise innerhalb Deutschlands, um die Einhaltung der europäischen Datenschutzvorgaben (insbesondere DSGVO) sicherzustellen. Der Nachweis ist in Form einer Eigenerklärung im Angebotsformular Ziffer 4 anzugeben.

• Benachrichtigung bei Sicherheitsvorfällen: Der Auftragnehmer hat eine verbindliche Regelung zur Benachrichtigung bei Cybersicher- heitsvorfällen, die Daten des Auftraggebers betreffen, zu implementieren. Im Fall eines Sicherheitsvorfalls ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren und umgehend Maß- nahmen zur Schadensbegrenzung einzuleiten.

• Zertifiziertes ISMS als zentrale Anforderung: Der Bieter verfügt über ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) gemäß ISO/IEC 27001 oder dem IT-Grundschutz des BSI. Der Nachweis eines solchen ISMS ist in Form einer Eigenerklärung im Angebotsformular Ziffer 2.5 zu erbringen und entbindet den Bieter von der separaten Umsetzung der nachfolgenden Maßnahmen. Wird ein ent- sprechender Zertifizierungsnachweis nicht erbracht, sind alle im Folgenden aufgeführten IT-Sicherheitsmaßnahmen einzeln zu berücksichtigen und nachzuweisen. Die Nachfolgen- den Anforderungen beziehen sich im Detail auf zentrale Anforderungen des BSI IT-Grund- schutzes, in welchem auch zu verwendende Algorithmen definiert werden. (Bspw. Bau- stein "Kryptographie" (IT-Grundschutz-Kataloge, Baustein 1.4))

• Starke Authentifizierungsmechanismen: Der Zugang zu eingesetzter Software hat durch den Einsatz starker Authentifizie- rungsmechanismen, insbesondere durch die verpflichtende Implementierung einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

• Datenverschlüsselung: Es ist sicherzustellen, dass eine End-to-End-Verschlüsselung der Datenübertragung sowie eine starke Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (Data at Rest) unter Anwendung aktueller kryptographischer Verfahren implementiert wird, um die Ver- traulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

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• Verfügbarkeit: Der Auftragnehmer hat die in der Leistungsbeschreibung definierte Verfügbarkeits- anforderungen sowohl für das Dashboard als auch für die zukünftige zu implemen- tierende Schnittstelle einzuhalten.

Die Umsetzung und Dokumentation aller oben genannten Maßnahmen ist vom Auftragnehmer nachzuweisen. Etwaige Abweichungen oder Ausnahmen sind unter Angabe einer nachvollzieh- baren Begründung, die den Vergabegegenstand berücksichtigt, darzulegen.

Diese Vorgaben sind über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung einzuhalten. Kann eine der vorgenannten Anforderungen nicht mehr erfüllt werden, ist der Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Bei schwerwiegender oder dauerhafter Nichterfüllung ist der Auftraggeber be- rechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

5 Ansprechpartner

Der Auftragnehmer hat mit Vertragsbeginn für alle Leistungsbereiche verbindlich eine zentrale Ansprechstelle mit Erreichbarkeit über E-Mail und Telefon zu benennen, die bei Anfragen, Rekla- mationen oder Optimierungen die Anforderungen und Aufgabenstellungen aufnimmt und wei- terverfolgt.

Für erforderliche Kartensperrungen stellt der Auftragnehmer zusätzlich eine 24/7-telefonische Erreichbarkeit sicher.

6 Preisgestaltung und Abrechnung

Basispreis für die getankten Kraftstoffe und geladenen Strom ist der jeweilige tagesaktuelle Säu- lenpreis/Ladepunktpreis. Bei Betriebshilfsstoffen (wie beispielsweise AdBlue/DEF, Motoröle, Scheibenreinigungsflüssigkeit), Maut, fahrzeugbezogenen Serviceleistungen und Ersatzteilen im In- und europäischen Ausland wird der an der Akzeptanzstelle ausgeschilderte Bruttopreis zu- grunde gelegt.

Mindermengenzuschläge, Startgebühren oder sonstige Gebühren (z. B. für die Sperrung bzw. Wiederbeschaffung von Karten) werden nicht vergütet.

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In der Anlage Preisblatt gibt der Bieter seine gewährten Rabatte für alle Waren und Leistungen an:

• Bei Kraftstoffen im In- und europäischen Ausland je Akzeptanzstelle aufgeteilt nach: • Rabatt auf Dieselkraftstoffe in % je Liter • Rabatt auf Benzinkraftstoffe in % je Liter • Rabatt auf alternative Kraftstoffe CNG und LPG in % je Kilogramm/Liter • Rabatt auf Strom in % je Kilowattstunde

• Bei Motorölen, Ersatzteilen und fahrzeugbezogenen Serviceleistungen im In- und europä- ischen Ausland je Akzeptanzstelle/Marke aufgeteilt nach: • Rabatt auf AdBlue/Schmierstoffe/Betriebshilfsstoffe/DEF in % • Rabatt auf fahrzeugbezogene Serviceleistungen und Zubehör in %

Alle aufgeführten Positionen müssen befüllt werden.

Die Abrechnung ist direkt in rabattierter Form vorzunehmen. Der entsprechende Rabatt ist auf der einzelnen Abrechnung auszuweisen. Eine nachträgliche Rabattabrechnung ist nicht ge- wünscht.

Sonstige Leistungen wie z. B.

• Mautgebühren • Werkstattleistungen • Blockiergebühren • von Servicepartnern erhobene Kosten und Gebühren werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Der entsprechende Beleg ist als Nachweis der Rechnung beizufügen.

Bei der Übermittlung von Rechnungen ist folgendes zu beachten:

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber zweimal monatlich eine Sammelrechnung zu übermit- teln. Die Rechnungsübermittlung hat ausschließlich über das OZG-RE-Portal zu erfolgen.

Die Rechnung ist verpflichtend im XML-Format gemäß den Vorgaben der Anlage XRechnung_TK einzureichen. Sämtliche dort definierten Pflichtfelder sind vollständig und korrekt zu befüllen. Ergänzend werden die Anlagen Visualisierung XRechnung_TK sowie Übersicht technische Felder XRechnung_TK bereitgestellt. Diese enthalten die Visualisierung der Rechnungsstruktur sowie die fachliche und technische Beschreibung der erforderlichen Datenfelder.

Maßgebliche Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung und zu den Anforderungen an Lieferanten sind den auf der Homepage der BwFuhrparkService GmbH veröffentlichten Lieferan- teninformationen zu entnehmen.

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7 Nachhaltigkeits- und Ethikstandards

Die BwFPS legt großen Wert auf Nachhaltigkeit, soziale Verantwortung und ethisches Geschäfts- verhalten. Vom Auftragnehmer wird daher erwartet, dass dieser in den nachfolgenden Bereichen seinen Beitrag dazu leistet.

• Soziale Verantwortung:

Der Auftragnehmer muss sich für die Förderung von Arbeitsrechten, Vielfalt und Inklusion sowie Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz einsetzen.

Grundlegend hierfür sind die ILO-Kernarbeitsnormen, welche das Ziel verfolgen, für men- schenwürdige Arbeitsbedingungen und einen hinreichenden Arbeitsschutz zu sorgen sowie die Kinderarbeit abzuschaffen. Die ILO-Kernarbeitsnormen stellen internationale Arbeits- und Sozialstandards dar. Mit Angebotsabgabe garantiert der Bieter, dass er die Vorgaben der ILO- Kernarbeitsnormen beachtet und während der Vertragslaufzeit einhält.

Durch die Angebotsabgabe garantiert der Bieter zusätzlich, dass er die Anforderungen der jeweils gültigen Fassung des Mindestlohngesetzes sowie des Arbeitnehmer-Entgeltgesetzes einhält. Als Auftragnehmer ist er verpflichtet, jährlich, spätestens zum 30.06. eines laufenden Jahres, die Anlage Verpflichtungserklärung zum Arbeitnehmer-Entsendegesetz und Min- destlohn-Gesetz an den Auftraggeber zu übersenden.

• Ethik und Integrität:

Der Auftragnehmer muss die ethischen Standards in seinen Geschäftspraktiken einhalten, Korruption bekämpfen und transparente Geschäftsbeziehungen pflegen.

Durch die Angebotsabgabe erklärt der Bieter seinen festen Willen, jeglicher Form der Korrup- tion entgegenzuwirken. Zusätzlich verpflichtet er sich als Auftragnehmer, dass er und seine Mitarbeiter die Regelungen im Verhaltenskodex gegen Korruption (Anlage Bundesregierung Verhaltenskodex gegen Korruption) einhält.

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8 Besondere Auflagen des Bundesministeriums für

Verteidigung

Der Auftraggeber wird der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium der Verteidigung, dieses vertreten durch das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (nachfolgend „BAAINBw“ genannt), Ferdinand-Sauerbruch-Str. 1, 56073 Koblenz, auf Wunsch Einsicht in alle Angebote, Verträge sowie bei der Vertragsdurchfüh- rung entstehenden Unterlagen und Dateien, gewähren. Das BAAINBw ist berechtigt Kopien zu fertigen und jederzeit in die Rechte und Pflichten der Verträge einzutreten.

Zur Erreichung des Ziels der Sicherstellung der Leistungserbringung in Notstands- und Krisenla- gen findet auf Verträge und Leistungsbeziehungen zwischen dem Auftraggeber und seinen Auf- tragnehmern das Bundesleistungsgesetz Anwendung.

Alle Auftragnehmer und ggf. deren Unterauftragnehmer erklären sich mit Abgabe eines Angebots bereit, diesen Auflagen zu folgen.

9 Verbindlichkeit der Leistungsbeschreibung

Die Forderungen und Bedingungen dieser Leistungsbeschreibung sind verbindlich. Eine Nichtbe- rücksichtigung führt zum Ausschluss des Angebots.

Fehlende Preisangaben können zum Ausschluss des Angebotes führen.

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