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Anlage 2 Leistungsbeschreibung
Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) und die Vertragsbedingungen sowie das Leistungsbeschreibung, das Preisblatt werden Bestandteil des Vertrages.
1 Einführung KBB GmbH
Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH ist ein Verbund aus den Berliner Festspielen mit Martin-Gropius-Bau, dem Haus der Kulturen der Welt und den Internationalen Filmfestspielen Berlin (IFB). Mit unterschiedlichen Schwerpunkten haben sich diese Geschäftsbereiche jeweils zum Ziel gesetzt, international herausragende kulturelle Veranstaltungen in Berlin auszurichten. Die KBB GmbH wird von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien gefördert. Weitere Infos unter www.kbb.eu.
Die Auftraggeberin ist als EMAS-zertifiziertes Unternehmen darum bemüht, sowohl bei der Vorbereitung der Vergabe als auch bei der Durchführung von Aufträgen Umwelt-belange angemessen zu beachten und zu berücksichtigen.
2 Beschreibung von Art und Umfang der Leistung
Die Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH (KBB GmbH) beabsichtigt, einen Auftrag zur Unterstützung der Geschäftsführung und Personalabteilung der KBB GmbH in der Durchführung von Einzel- und Gruppencoachings, Supervisionen und Konfliktmoderationen sowie Workshops zu vergeben. Die als gemeinnützig anerkannte KBB GmbH ist eine 100%-ige Tochtergesellschaft des Bundes und verfügt über drei Geschäftsbereiche. Zu den drei Geschäftsbereichen der KBB gehören das Haus der Berliner Festspiele (BFS) inklusive Martin Gropius Bau (MGB), die Internationalen Filmfestspiele Berlin (IFB) sowie das Haus der Kulturen der Welt (HKW), so dass gemeinsam mit der zentralen Verwaltung der KBB GmbH fünf verschiedene Standorte vorhanden sind.
Als Plattformen der Kulturarbeit des Bundes in Berlin versammeln die Geschäftsbereiche eine in Deutschland einmalige Programmvielfalt unter dem Dach der KBB. Von bildender Kunst über Tanz, Theater, Performance, Musik, Literatur, Film bis hin zu Symposien und Messen mit internationaler Teilnehmerschaft bereiten die Geschäftsbereiche für die unterschiedlichsten Sparten hochkarätige Produktionen und Veranstaltungen in ihren Häusern vor. Weit über eine Millionen Besucher aus der ganzen Welt zählt die KBB jährlich auf bis zu 3.000 Veranstaltungen, die die deutsche Kulturlandschaft mitprägen.
Zur Gewährleistung eines hochprofessionellen und umweltbewussten Kulturbetriebs, der den internationalen Kulturaustausch pflegt und den ständigen Dialog mit Künstlern aus aller Welt sucht, werden die Geschäftsbereiche von der Zentralen Verwaltung der KBB administrativ unterstützt, so dass die Leistungen im Wesentlichen in Zusammenarbeit mit der Zentrale zu erbringen sind.
2.1 Zu liefernde Dienstleistungen Zur Unterstützung der Geschäftsführung und der Personalabteilung sollen wiederholt externe Dienstleistungen in der Durchführung von Einzel- und Gruppencoachings, Supervisionen und Konfliktmoderationen sowie Workshops in Anspruch genommen werden. Diese können insbesondere folgende Aufgabenbereiche umfassen:
- Einzel- und Gruppencoachings:
Zur individuellen Entwicklung von Mitarbeitenden und Führungskräften sowie zur Seite 1 von 3
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Bearbeitung konkreter beruflicher Herausforderungen, insbesondere zu strategischer Aufstellung, Arbeitsorganisation, Kommunikation und dem Umgang mit Konfliktsituationen.
- Supervisionen und Konfliktmoderationen:
Zur Definition beruflicher Rollen, Aufgaben und der Zusammenarbeit innerhalb von Teams sowie zur Klärung und Bearbeitung von Konflikten innerhalb von Teams oder zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften.
- Workshops:
Zur Team- und Strategieentwicklung, insbesondere zur gemeinsamen Erarbeitung von Zielen, zur strategischen Ausrichtung und zur Verbesserung von Arbeitsorganisation, Kommunikation und Zusammenarbeit.
Art und Umfang der Leistungspflichten ergeben sich im Einzelnen aus dem Rahmenvertrag der dem Angebot in Textform unterschrieben beizufügen ist – siehe dazu gesonderte Anlage 4.
3 Konzept
Dem Angebot sollen ein Konzept für die Durchführung von Entwicklungsmaßnahmen anhand der unter 3.3 aufgeführten Fallbeispiele beigelegt werden. Aus den Konzepten soll hervorgehen, wie der Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin die Umsetzung dieser Maßnahmen gemäß der Leistungsbeschreibung gestaltet; und zwar organisatorisch, inhaltlich und methodisch.
Das Konzept soll den gesamten Ablauf von der Auftragsklärung und Vorbereitung über die Durchführung bis zum Abschluss und zur Ergebnissicherung beschreiben. Hierbei sollen konkrete Vorschläge zum Personaleinsatz (Hinweis auf Personenprofile) erfolgen sowie Angaben zum erwarteten Zeitaufwand für den Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin sowie die Auftraggeberin dargestellt werden.
Das Konzept sollte zwei A4 Seiten pro Maßnahme nicht überschreiten.
3.1 Video
Bitten reichen Sie uns ein Video ein, in dem Sie die zwei Fallbeispiele mit der Vorgehensweise (Konzept) kurz präsentieren.
Anforderungen Video:
• 3 – 5 Minuten
• Videoformat: MP4
• maximale Größe 450 MB
Das Video kann über die Angebotsabgabe im Deutschen Vergabeportal hochladen werden (450 MB). Sie können uns auch ggfls. einen Link benennen, in dem das Video zu sehen bzw. abrufbar ist. Bitte beachten Sie, dass das eingereichte Konzept wertungsrelevant ist.
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3.2 Fallbeispiele
- Fallbeispiel neue Führungskraft:
Eine bisherige Mitarbeiterin übernimmt erstmals die Leitung ihres Teams mit sechs Mitarbeitenden. Mehrere ihrer bisherigen Kolleg*innen verfügen über langjährige Erfahrung und spezialisiertes Fachwissen, das sie selbst nicht in gleicher Tiefe besitzt. Diese Personen haben bislang in ihren Fachgebieten weitgehend eigenständig gearbeitet und prägen die Arbeitsweise des Teams.
Die neue Führungskraft soll gemeinsame Prioritäten setzen, die Zusammenarbeit verbessern und Entscheidungen auch über Fachgebietsgrenzen hinweg treffen. Einzelne Teammitglieder stellen ihre Entscheidungen unter Verweis auf ihre fachliche Expertise infrage. Gleichzeitig bestehen persönliche Nähe und gewachsene Erwartungen aus der bisherigen kollegialen Zusammenarbeit.
Die neue Führungskraft benötigt Unterstützung in der Klärung, wie sie ihre neue Rolle ausfüllen, fachliche Eigenverantwortung ermöglichen und zugleich verbindlich führen kann.
- Fallbeispiel Team:
In einem Team mit fünf Mitarbeitenden und einer Führungskraft arbeiten Personen mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen, Berufserfahrungen und Kommunikationsstilen zusammen. Wiederkehrende Missverständnisse und Spannungen betreffen insbesondere den Umgang mit Feedback, die Beteiligung an Entscheidungen und die Verteilung von Aufgaben. Einzelne Mitarbeitende berichten, dass ihre Perspektiven weniger Gehör finden und sie sich durch pauschale Zuschreibungen ausgegrenzt fühlen. Andere nehmen die Zusammenarbeit vor allem als organisatorisches Problem wahr. Die anhaltenden Konflikte beeinflussen auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen in negativer Weise.
Erstellen Sie ein Konzept zur Unterstützung dieses Teams.
4 Qualifikation des einzusetzenden Personals
Dem Angebot soll eine Übersicht über die Qualifikation des einzusetzenden Personals beigefügt werden. Dazu können Kurzprofile der zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden mit folgenden Details eingereicht werden:
• Vor- und Nachname
• Berufserfahrung mit Tätigkeitsschwerpunkten
• Berufsabschluss und/oder Hochschulabschluss
• Relevante Aus- und Weiterbildungen und/oder Zertifizierungen
• Angaben zu Referenzen und Erfahrungen der Coaches in den Bereichen:
Mitarbeitendenentwicklung
Führungskräfteentwicklung
Teamkommunikation, Supervision und Mediation
Durchführung von Workshops
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