7.6 DLST-Obsoleszenzmanagement.docx

Anlage 7.6

zum Rahmenvertrag integriertes Bediensystem II

Obsoleszenzmanagement (OM)

Nach dem Hauptvertrag betreibt der AN für den Zeitraum der Nutzungsdauer des Leistungsgegenstands ein Obsoleszenzmanagement in Anlehnung an die DIN EN 62402 und gemäß den Anforderungen der Ziffer 1 dieser Anlage. Abkündigungen von Ersatzteilen und Produktänderungen bedürfen der Zustimmung des AG und sind nur nach Maßgabe von Ziffer 2 dieser Anlage zulässig.

Die OM Begrifflichkeiten sind nach DIN EN 62402:2019 anzuwenden und sind bei jedweder Kommunikation mit dem AG zu beachten.

Die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare und Vorlagen sind vom AN zu nutzen und für mindestens zehn Jahre digital und abrufbar vorzuhalten.

• • 1. Obsoleszenzmanagement mittels Obsoleszenzmanagement-Plan
       1. Obsoleszenzmanagement ist integraler Bestandteil der Konzeption, Entwicklung und Herstellung des Leistungsgegenstands unter dem Hauptvertrag. Es dient der systematischen und rechtzeitigen Identifikation und Vermeidung bzw. Minimierung von Obsoleszenzrisiken, die zur Nichtverfügbarkeit von Ersatzteilen während der Nutzungsdauer des Leistungsgegenstands führen können.
       2. Hierfür erstellt der AN einen End of Production -Report („EOP-Report“) auf der Basis des Formulars in Anlage 2.9.A zu dieser Anlage (End of Production-Report) und aktualisiert diesen fortlaufend. Dabei informiert der AN den AG unverzüglich über bestehende oder bevorstehende Obsoleszenzen. Die Vertragsparteien verpflichten sich zur vertrauensvollen Zusammenarbeit beim Obsoleszenzmanagement. Der AN wird bei der Erstellung und Aktualisierung des EOP-Reports die den Vertragsparteien zur Verfügung stehenden, relevanten Informationen sowie sämtliche ihm zugänglichen relevanten Daten (inklusive denjenigen zu Lebenszykluskosten der Komponenten und Ersatzteile) berücksichtigen. Die Vertragsparteien tauschen für das Obsoleszenzmanagement jegliche verfügbarkeitsrelevanten Informationen im Hinblick auf die zu beobachtenden Ersatzteile/Komponenten aus.
       3. Der AN erstellt den EOP-Report, indem er das Formular in Anlage 2.9.A dieser Anlage ausfüllt. Hierfür führt der AN die folgenden wesentlichen Arbeitsschritte durch:
          1. Befüllen der Anlage 2.9.A mit den obsoleszenzkritischen Ersatzteilen gemäß Ersatzteilliste;
          2. Bewertung der obsoleszenzkritischen Ersatzteile entsprechend den Ampelkriterien der Anlage 2.9.A.

Obsoleszenzkritische Ersatzteile sind alle Ersatzteile, die entweder (i) nicht handelsüblich sind, (ii) nicht dem Industriestandard entsprechen oder (iii) nicht bei mindestens 5 unterschiedlichen nicht verbundenen Händlern erworben werden können. Ist eines der drei Kriterien erfüllt, ist das betroffene Ersatzteil obsoleszenzkritisch und hat der AN es im EOP-Report zu berücksichtigen.

Der AN ergänzt sämtliche relevanten Informationen für die obsoleszenzkritischen Ersatzteile in den entsprechenden Feldern der Anlage 2.9.A. Den ersten vollständigen EOP-Report übergibt der AN dem AG spätestens zur Technischen Abnahmeprüfung des Leistungsgegenstands. Mit dem EOP-Report ist auch eine Liste mit allen in der Anlage oder Ausrüstungstechnik enthalten Einheiten digital an die in der Anlage genannte Mailadresse zu senden.

Änderungen, die sich nach der Übermittlung einer Abkündigung beim AN ergeben, sind dem AG unverzüglich mitzuteilen und eine aktualisierte Version der Abkündigung einzureichen.

• • • 1. Zur Durchführung des Obsoleszenzmanagements nutzt und verwertet der AN kontinuierlich mindestens folgende Informationsquellen:
         1. Insolvenzdatenbank AN (laufend durch den AN aktualisiert);
         2. Export/Importbeschränkungsübersichten des AN, genannt „DAMEX-Listen“ (Data auto-mated export control system, laufend durch den AN aktualisiert);
         3. Meldetool des AN zur Bauteileabkündigung für Unterauftragnehmer (Unterauftragnehmer informiert im Eintrittsfall, aufgrund vertraglicher Vereinbarungen, Verfügbarkeitsengpässen oder Nichtverfügbarkeiten);
         4. Verfolgung der Gesetzgebung durch Zentralabteilungen / Arbeitsgruppen AN (laufend durch den AN aktualisiert);
         5. aktive Unterauftragnehmerabfrage durch den AN bezüglich der Verfügbarkeit der gelieferten Ersatzteile sowie Indikation einer möglichen Nichtverfügbarkeit, in der Regel zwei Mal pro Kalenderjahr, bei entsprechender Indikation auch häufiger;
         6. der AN stellt sicher, dass seine Unterauftragnehmer ebenfalls ein Obsoleszenzmanagement betreiben, und stellt ihnen ein Online-Meldetool für verfügbarkeitsrelevante Informationen zur Verfügung; sowie
         7. Monitoring zu Abkündigung der eingesetzten Software und zugehörigem Support.

Der AN hat auf Anforderung des AG die Nachweise seiner Abfragen der vorstehenden Informationsquellen vorzulegen.

• • • 1. Der aktualisierte EOP-Report ist durch den AN vierteljährlich an den AG zu übergeben.
    1. Produktänderung und Abkündigung
       1. Beabsichtigen der AN oder einer seiner Lieferanten, die Fertigung von Ersatzteilen / Produkten aufzugeben (d.h. eine Abkündigung gemäß Definition des Hauptvertrags), oder zu ändern (die Änderung des Herstellverfahrens, Eigenschaften, Merkmale oder Spezifikation von Ersatzteilen nachfolgend „Produktänderung“), informiert der AN hierüber unverzüglich den AG. Für jeden Fall einer Abkündigung oder Produktänderung angelehnt an VDMA 24903:2017 - §6 übergibt der AN das ausgefüllte Formular „Checkliste Produktänderung und Abkündigung“ (Anlage 2.9.B) dem AG unverzüglich und mindestens ein (1) Jahr vor Einstellung der Fertigung oder Produktänderung des Ersatzteils an die folgenden Email-Adresse:

OM.DBInfrago@deutschebahn.com

• • • 1. Der AN hat für sämtliche Komponenten des Leistungsgegenstandes über ihre jeweilige Nutzungsdauer funktions-, schnittstellen- und anschluss- bzw. PIN-kompatible Ersatzteile vorzuhalten. Die Abkündigung von Ersatzteilen und ihre Produktänderung sind nur mit Zustimmung des AG zulässig. Die Zustimmung zur Abkündigung liegt im Ermessen des AG unter Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse des AG sowie des Bahnbetriebs. Die Zustimmung kann insbesondere erteilt werden, wenn eine für die Nutzungsdauer des Leistungsgegenstandes und des DLST-Gesamtsystems dauerhaft tragfähige, wirtschaftliche und funktionierende, vollwertige und zugelassene Ersatzlösung gefunden wird. Die Zustimmung darf nicht ohne sachlichen Grund verweigert werden.
      2. Klärung einer Ersatzlösung. Die Vertragsparteien werden sich bemühen, eine einvernehmliche Regelung im Hinblick auf die beabsichtigte Abkündigung bzw. Produktänderung und die weitere Versorgung des Leistungsgegenstandes mit den von der Abkündigung bzw. Produktänderung betroffenen Ersatzteilen oder den sie ersetzenden Ersatzlösungen zu finden, die sie schriftlich festhalten. Die Zustimmung des AG zur Abkündigung bzw. Produktänderung erfordert regelmäßig die Zulassung einer vollwertigen Ersatzkomponente gemäß den Vorgaben des Hauptvertrags für Systemqualifizierung und Genehmigungen. Der AN gewährleistet bis zu dem Zeitpunkt einer einvernehmlichen Regelung i.S.v. Satz 1 dieser Ziffer 2.3 oder einer sonstigen Zustimmung des AG zu einer Abkündigung oder Produktänderung die uneingeschränkte Verfügbarkeit des ursprünglichen Ersatzteils für den Leistungsgegenstand. Eine Ersatzlösung muss kompatibel (v.a. schnittstellenkompatibel) zum Leistungsgegenstand sowie zu der Zielarchitektur des DLST-Gesamtsystems einschließlich Standard-Schnittstellen sein, den Anforderungen des Hauptvertrags an einzusetzende Komponenten technisch äquivalent genügen und insbesondere wirtschaftlich und dauerhaft funktional sein.
      3. Auswahl einer Ersatzlösung bei Abkündigung und Produktänderung. Die Zustimmung des AG zu einer Abkündigung bzw. Produktänderung setzt neben den zuvor genannten Anforderungen voraus, dass der AN dem AG die folgenden Handlungsoptionen in folgender aufsteigender Reihenfolge zur Wahl stellt und die vom AG gewählte umsetzt:
         1. Entwicklung Substitut: Der AN entwickelt ein funktionsgleiches und kompatibles, den Anforderungen des Hauptvertrags erfüllendes Ersatzprodukt und erbringt falls erforderlich notwendige Nachweise für die Genehmigung;
         2. Ablösung LST-Technik/Ersatzteil: Der AN ersetzt das von der Abkündigung bzw. Produktänderung betroffene Ersatzteil durch die Anforderungen des Hauptvertrags erfüllende, zugelassene Alternativprodukte;
         3. All time Bedarf: Der AN bietet dem AG genügend von der Abkündigung bzw. Produktänderung betroffene Ersatzteile für den Gesamtbedarf an;
         4. Technikübernahme: Der AN bietet dem AG die Übernahme der Fertigung der von der Abkündigung bzw. Produktänderung betroffenen Ersatzteile durch den AG oder einen Unterauftragnehmer des AG sowie die hierfür erforderliche Unterstützung an;
         5. Know-How-Sicherungsvertrag: Der AN hält für den AG hinreichende und qualifizierte Ressourcen für die Pflege der von der Abkündigung bzw. Produktänderung betroffenen Ersatzteile einschließlich der Fertigung und Lieferung bedarfsorientierter Ersatzteile vor.

Sollte der AN dem AG die Möglichkeit für eine letztmalige Beschaffung einräumen, dann muss sichergestellt werden, dass eine unbegrenzte Menge der abgekündigten Einheit bestellt werden kann.

Nennt der AN in der Abkündigung einen möglichen Ersatz / Substitut, oder eine Technikablösung als Lösungsvorschlag, muss sichergestellt werden, dass dieser Ersatz / Substitut oder die neue Technik auch die Anforderungen für eine Zulassung nach aktuellem Stand der Technik auch für alle Anwendungsfälle der ursprünglichen Einheit, Anlage oder Ausrüstungstechnik erfüllt.

• • • 1. Produktionsmittelübertragung. Für alle mit Zustimmung des AG abgekündigten bzw. produktgeänderten Ersatzteile stellt der AN dem AG sämtliche Fertigungs- und Prüfunterlagen (inklusive insbesondere der Sicherheitsnachweise, Informationen zum Herstellungsverfahren der Ersatzteile bzw. zu den Maschinen für die Herstellung der Ersatzteile, Informationen zu den Unterauftragnehmern und den von Ihnen benötigten Produkten) auf dem aktuellsten beim AN vorhandenen Stand in deutscher Sprache unentgeltlich zur Verfügung. Auf Verlangen des AG veräußert und überträgt der AN bei ihm vorhandene Maschinen zur Herstellung und Prüfung der abgekündigten Ersatzteile nebst dafür erforderlicher Software zum Buchwert an den AG. Der AN wird alles unterlassen, was den freien Zugang des AG zu Unterauftragnehmern beeinträchtigt.
      2. Rechteklärung. Der AN steht gegenüber dem AG dafür ein, dass der AG die abgekündigten Ersatzteile und die gemäß Ziffer 2.5 überlassenen Maschinen, Fertigungs- und Prüfunterlagen, Software sowie sonstige Gegenstände sowie daran bestehendes Geistiges Eigentum auch zukünftig uneingeschränkt für die Zwecke des Hauptvertrags nutzen und verwerten sowie durch Dritte nutzen und verwerten lassen kann. Soweit einer solchen Nutzung Rechte Dritter entgegenstehen, stellt der AN sicher, dass dem AG die für die Herstellung und Nutzung der abgekündigten Ersatzteile erforderlichen Nutzungsrechte in mindestens einem Umfang wie nach Ziffer 23 des Rahmenvertrages eingeräumt werden.
      3. Der AN muss während der definierten Nutzungsdauer der Anlage oder Ausrüstungstechnik die genannten Bestandteile des Obsoleszenzmanagements aufrechterhalten und sollte die Effizienz der Aktivitäten durch ausgewählte Maßnahmen stetig verbessern.
      4. Der AN muss den AG unter Angabe von Ursachen und Gründen darüber informieren, sollte der AN die vereinbarten Pflichten nicht einhalten können oder eingehalten haben, insbesondere wenn es ihm nicht möglich ist, alle notwendigen Daten und Informationen rechtzeitig zu übermitteln. Der AN muss Lösungen und Strategien erarbeiten, um den Forderungen des AG zukünftig vollständig nachkommen zu können.

Anlagenverzeichnis

Anlage 2.9.A: EOP-Report

Anlage 2.9.B: Formular „Checkliste Produktänderung und Abkündigung“