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Bieterinformation Nr. 4
im Vergabeverfahren DI-ZVSt-JS-07/2026 – Offenes Verfahren Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern für die Mitarbeitenden des Landkreises Havelland, der Städte Nauen und Falkensee sowie der Gemeinde Wustermark
Sehr geehrte Damen und Herren,
im gegenständlichen Vergabeverfahren sind Bieterfragen eingegangen, zu denen zur Wahrung des Gleichbehandlungsgebotes im Rahmen dieser Bieterinformation nachfolgend Stellung genommen wird und Konkretisierungen sowie Änderungen mitgeteilt werden.
Folgende Bieterfragen wurden gestellt:
| Frage 1: | Die vorgesehene Zinsanpassungsklausel nach Ziffer 2.3 der Leistungsbeschreibung sieht bei einer | ||
|---|---|---|---|
| Veränderung des Referenzzinssatzes von mindestens 0,50 Prozentpunkten eine Anpassung des | |||
| Leasingfaktors anhand einer Vergleichsrechnung mit einem fiktiven Finanzierungsbetrag von | |||
| 100 Euro, einer Laufzeit von 36 Monaten und einem verbleibenden Restbetrag von 10 Euro vor. | |||
| Aus unserer Sicht führt diese Berechnungssystematik zu einer vergleichsweise hohen Komplexität | |||
| bei der laufenden Ermittlung, Prüfung und Nachvollziehbarkeit des jeweils geltenden | |||
| Leasingfaktors. Insbesondere müssen bei jeder relevanten Zinsänderung zunächst zwei | |||
| finanzmathematische Vergleichsrechnungen durchgeführt und deren Differenz anschließend in | |||
| eine Veränderung des Leasingfaktors überführt werden. Zudem hängt das Ergebnis von den für | |||
| die Vergleichsrechnung festgelegten kalkulatorischen Annahmen ab. | |||
| Wir bitten daher um Prüfung, ob stattdessen eine eindeutig definierte Anpassungsmatrix | |||
| zugelassen werden kann, bei der bestimmten Veränderungen des Referenzzinssatzes feste | |||
| Veränderungen des Leasingfaktors zugeordnet werden. Beispielsweise könnte eine Veränderung | |||
| des Referenzzinssatzes um 50-100 Basispunkte zu einer vorab festgelegten Veränderung des | |||
| Leasingfaktors um X Basispunkte führen. | |||
| Eine solche Systematik bietet aus unserer Sicht für beide Vertragsparteien insbesondere den | |||
| Vorteil, dass die Auswirkungen einer Zinsveränderung bereits bei Vertragsschluss eindeutig | |||
| feststehen. Die Anpassung ist dadurch transparent, einfach nachprüfbar und ohne zusätzliche | |||
| Vergleichsrechnung automatisiert umsetzbar. Gleichzeitig gelten identische Anpassungsschritte | |||
| symmetrisch für steigende und sinkende Zinsen. Die Schwelle von 50 Basispunkten sowie der | |||
| vorgesehene Referenzzinssatz können dabei unverändert beibehalten werden. | |||
| Darüber hinaus bitten wir um Konkretisierung des für die quartalsweise Prüfung maßgeblichen | |||
| Monatswertes. Nach der derzeitigen Formulierung wird der „am Prüftermin veröffentlichte Wert | |||
| für den vorletzten Kalendermonat, ersatzweise der zuletzt veröffentlichte Monatswert“ | |||
| verwendet. Aus unserer Sicht ist dadurch nicht eindeutig bestimmt, welcher konkrete Monatswert | |||
| für die jeweilige Prüfung maßgeblich sein soll. | |||
| Wir bitten daher um Bestätigung, dass bei jedem Prüftermin grundsätzlich der von der Deutschen | |||
| Bundesbank veröffentlichte Monatswert des unmittelbar vor dem jeweiligen Prüftermin liegenden | |||
| Kalendermonats (Vormonat) heranzuziehen ist. | |||
| Können Sie bestätigen, dass die Zinsanpassung entsprechend auf eine vorab definierte | |||
| Anpassungsmatrix umgestellt und für die Ermittlung des Referenzzinssatzes grundsätzlich der | |||
| Monatswert des Vormonats zugrunde gelegt werden kann? |
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| Antwort: | Die Berechnung nach Ziffer 2.3 der Leistungsbeschreibung wird beibehalten. Sie legt die | ||
|---|---|---|---|
| maßgeblichen Annahmen für alle Bieter einheitlich fest und berücksichtigt sowohl steigende als | |||
| auch sinkende Referenzzinsen. Eine davon abweichende Anpassungsmatrix wird nicht | |||
| zugelassen. | |||
| Maßgeblich bleibt der Monatswert des vorletzten Kalendermonats: bei der Prüfung am 1. Januar | |||
| der Novemberwert des Vorjahres, am 1. April der Februarwert, am 1. Juli der Maiwert und am 1. | |||
| Oktober der Augustwert. Liegt dieser am Prüftermin noch nicht veröffentlicht vor, wird der | |||
| jüngste bereits veröffentlichte Monatswert eines davor liegenden Monats verwendet. | |||
| Frage 2: | Wir bitten […] um erneute Prüfung der Vorgabe [zur vorgesehenen Rechnungsstellung]. Bei | ||
| Leasingverträgen handelt es sich um langfristige Dauerschuldverhältnisse mit monatlich | |||
| feststehenden Leasingraten. Die Rechnungsstellung zu Beginn des jeweiligen Leistungsmonats bei | |||
| gleichzeitig vereinbartem Zahlungsziel führt dabei nicht zu einer vorzeitigen Zahlung durch den | |||
| Auftraggeber, sondern ermöglicht weiterhin eine Zahlung zum bzw. gegen Ende des jeweiligen | |||
| Abrechnungsmonats. | |||
| Die vorgesehene Rechnungsstellung erst nach vollständigem Ablauf des Leistungsmonats führt | |||
| hingegen dazu, dass die Leasinggesellschaft die laufenden Leasingforderungen über einen | |||
| zusätzlichen Zeitraum vorfinanzieren muss. Insbesondere bei einer größeren Anzahl gleichzeitig | |||
| bestehender Einzelleasingverträge entsteht hierdurch über die Vertragslaufzeit ein zusätzlicher | |||
| Liquiditäts- und Refinanzierungsbedarf, der bei der wirtschaftlichen Kalkulation des Angebots | |||
| berücksichtigt werden muss. | |||
| Eine Rechnungsstellung zu Beginn des jeweiligen Abrechnungsmonats mit einem Zahlungsziel von | |||
| 30 Tagen ermöglicht dem Auftraggeber weiterhin ein entsprechendes Zahlungsziel, reduziert | |||
| zugleich jedoch den zusätzlichen Vorfinanzierungsbedarf und unterstützt damit eine | |||
| wirtschaftlichere Kalkulation der angebotenen Leasingkonditionen. | |||
| Wir bitten daher um erneute Prüfung, ob abweichend von Ziffer 8 eine Rechnungsstellung zu | |||
| Beginn des jeweiligen Abrechnungsmonats mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen zugelassen | |||
| werden kann. | |||
| Antwort: | Die Rechnungstellung für Leasingraten erfolgt weiterhin nach Ablauf des jeweiligen | ||
| Leistungsmonats. Die bestehende Regelung wird zur Abrechnung der tatsächlich geschuldeten | |||
| Monatsbeträge beibehalten. Eine Rechnungsstellung zu Beginn des Leistungsmonats ist nicht | |||
| zugelassen. |
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| Frage 3: | Lt. Leistungsbeschreibung Ziffer 8 erfolgt die Rechnungsstellung monatlich im Nachhinein für den | ||
|---|---|---|---|
| Vormonat. Die Zahlung erfolgt ohne Abzug innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung. | |||
| Lt. § 7 Abs. 3 und 4 der Rahmenvereinbarung wird monatlich rückwirkend bezogen auf den | |||
| Vormonat eine Sammelrechnung mit einen Zahlungsziel von 14 Tagen erstellt. | |||
| (1) Wir bitten um Klarstellung, welches Zahlungsziel Anwendung finden soll (30 Tage nach | |||
| Rechnungseingang oder 14 Tage nach Rechnungseingang). | |||
| (2) § 7 Abs. 3 und 4 der Rahmenvereinbarung unterscheiden eine Rechnungsstellung einerseits | |||
| durch den Versicherungsgeber für die Versicherung (§ 7 Abs. 2) und eine Rechnungsstellung durch | |||
| den Auftragnehmer für den Inspektionsservice. Darüber hinaus wäre eine dritte | |||
| Rechnungsstellung durch den Leasinggeber für die Leasingraten erforderlich. | |||
| Im Dienstradleasing hat sich ein Einrechnungsmodell etabliert. Dabei wird durch den | |||
| Leasinggeber eine monatlich Sammelrechnung für alle aktiven Leasing-Einzelverträge erstellt, in | |||
| welcher die Leasingrate, die Versicherungsrate und die Kosten für den Inspektionsservice je | |||
| Leasing-Einzelvertag separat ausgewiesen werden. Dieses Vorgehen gewährleistet einen deutlich | |||
| vereinfachten Rechnungs- und Zahlungslauf auf Seiten des Auftraggebers und des | |||
| Auftragnehmers. | |||
| Wir bitten um Bestätigung, dass für die Abrechnung der Leasingkosten das marktübliche | |||
| Einrechnungsmodell angewendet werden darf, sodass jeder Auftraggeber pro Monat eine einzige | |||
| Rechnung mit allen Einzelpositionen erhält. | |||
| Antwort: | (1) Für sämtliche monatlichen Leasing-, Versicherungs- und Serviceentgelte gilt einheitlich eine | ||
| Zahlungsfrist von 14 Tagen nach Zugang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung. | |||
| (2) Das Einrechnungsmodell ist zulässig. Jede Gebietskörperschaft erhält eine eigene monatliche | |||
| Sammelrechnung, in der die Leasing-, Versicherungs- und Serviceentgelte je Einzelvertrag | |||
| getrennt ausgewiesen sind. | |||
| Die Vergabeunterlagen wurden entsprechend überarbeitet und ausgetauscht. | |||
| Frage 4: | Wir bitten die Vergabestelle um Auskunft, ob die vorgesehenen Auftraggeber (LK Havelland, Stadt | ||
| Nauen, Stadt Falkensee, Gemeinde Wustermark) als Ausschreibungsverbund oder individuell | |||
| bereits mit einem Leasinganbieter kooperieren oder kooperiert haben und die insgesamt 2.200 | |||
| abrufberechtigten Beschäftigten bereits ein Leasingangebot nutzen/nutzen konnten. | |||
| Antwort: | Ja, aktuell gibt es einen vertraglich gebundenen Anbieter für das Fahrradleasing gem. TV- | ||
| Fahrradleasing. |
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| Frage 5: | Lt. Preisblatt soll der Leasingfaktor unabhängig vom Wert oder Typ des Leasingobjektes als | ||
|---|---|---|---|
| einheitlicher Vom-Hundert-Satz angegeben werden (Eintrag in Zelle C12). Lt. Hinweis im Preisblatt | |||
| sind außerdem die Kosten für die mindestens abzuschließenden Versicherungs- und | |||
| Serviceleistungen anzugeben. Diese gelten lt. Hinweis einheitlich für alle zur Auswahl stehenden | |||
| Fahrradtypen. Lt. Bieterfragen ist eine Vorgabe in Bezug auf die Kalkulation der monatlichen | |||
| Versicherungs- und Servicekosten durch die Vergabestelle ausdrücklich nicht vorgesehen. Eine | |||
| solche Vorgabe seitens der Vergabestelle ist u.E. zwecks Vergleichbarkeit der eingereichten | |||
| Angebote jedoch zumindest insofern erforderlich, dass die Vergabestelle festlegen muss, ob die | |||
| Versicherungs- und Wartungskosten jeweils ebenfalls auf Basis eines einheitlichen Vom-Hundert- | |||
| Satzes oder auf Basis eines einheitlichen Festpreises zu ermitteln sind. | |||
| 1) Versicherungskosten | |||
| Marktüblich werden die Versicherungskosten auf Basis eines einheitlichen Versicherungsfaktors | |||
| (Vom-Hundert-Satz) ermittelt, z.B. 0,5 % des Kaufpreises. In diesem Beispiel würden die absoluten | |||
| Versicherungskosten für den im Preisblatt abgefragten Anschaffungswert i.H.v. 4.500 EUR | |||
| monatlich genau 22,50 EUR betragen (4.500 EUR x 0,5 %). Für andere Kaufpreise würden die | |||
| Versicherungskosten ebenfalls einheitlich mit 0,5 % des jeweiligen Kaufpreises berechnet werden | |||
| (z.B. 6.000 EUR x 0,5 % oder 3.500 EUR x 0,5 %). Der im Preisblatt eingetragene absolute Wert | |||
| von 22,50 EUR würde jedoch ausschließlich für den Anschaffungswert i.H.v. 4.500 EUR gelten. | |||
| ➔ Wir bitten daher um eine verbindliche Klarstellung durch die Vergabestelle, dass die Kosten für | |||
| die Versicherung – wie im Markt – mit einem einheitlichen Versicherungsfaktor (Vom-Hundert- | |||
| Satz des Anschaffungswerts) zu ermitteln sind, der unabhängig vom Wert oder Typ des | |||
| Leasingobjektes gelten muss. Demnach ist es nicht zulässig, für andere als den im Preisblatt | |||
| vorgegebenen Anschaffungswert andere Vom-Hundert-Sätze für die Versicherung anzusetzen. | |||
| Antwort 1): | Entgegen den in den Bieterinformationen 1 [Frage 11] und 3 [Frage 4] getätigten Aussagen zur | ||
| Kalkulation der monatlichen Versicherungskosten, ist nun in 2.01 Preisblatt ein einheitlicher | |||
| Versicherungsfaktor als Grundlage zur Berechnung der monatlichen Versicherungskosten | |||
| anzubieten. Dieser gilt unabhängig von Fahrradwert, Marke, Modell und Fahrradtyp. | |||
| Das Preisblatt wurde entsprechend überarbeitet und ausgetauscht. | |||
| Frage 5: | 2) Wartungskosten | ||
| Marktüblich werden die Servicepakete mit einem einheitlichen Festpreis (z.B. 10,00 EUR) | |||
| abgerechnet und nicht mit einem einheitlichen Vom-Hundert-Satz. Demnach würde der im | |||
| Preisblatt in Pos. 3 eingetragene Wert in EUR unabhängig von Kaufpreis, Marke, Typ oder Modell | |||
| als einheitlicher Festpreis für das Servicepaket gelten: | |||
| - Anschaffungswert 4.500 EUR = 10,00 EUR mtl. für das Servicepaket | |||
| - Anschaffungswert 3.500 EUR = 10,00 EUR mtl. für das Servicepaket | |||
| - Anschaffungswert 6.000 EUR = 10,00 EUR mtl. für das Servicepaket | |||
| […] Usw. | |||
| ➔ Wir bitten daher um eine verbindliche Klarstellung durch die Vergabestelle, dass die Kosten für | |||
| das Servicepaket– wie im Markt üblich – mit einem einheitlichen Festpreis in EUR zu ermitteln | |||
| sind, der unabhängig vom Wert oder Typ des Leasingobjektes gelten muss. Demnach ist es nicht | |||
| zulässig, für andere als den im Preisblatt vorgegebenen Anschaffungswert andere Festpreise für | |||
| das Servicepaket anzusetzen. | |||
| Antwort 2): | Für das für jeden Leasing-Einzelvertrag verpflichtend abzuschließende Servicepaket 1 ist ein | ||
| einheitlicher monatlicher Festpreis anzubieten. Dieser gilt unabhängig von Anschaffungswert, | |||
| Marke, Modell und Fahrradtyp. |
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| Frage 6: | Unter Ziffer 4.4.1 der Wertungskriterien wird eine jährliche Inspektion gefordert. Wir bitten um | ||
|---|---|---|---|
| Bestätigung, dass | |||
| • während der 36-monatigen Laufzeit jedes Einzelleasingvertrags insgesamt drei Inspektionen | |||
| angeboten werden müssen und | |||
| • eine Erstinspektion, die von einzelnen Fachhändlern freiwillig und kostenlos angeboten wird, | |||
| nicht zu den drei geforderten Inspektionen zählt. | |||
| Da die Inspektionsleistungen am Markt sehr unterschiedlich ausgestaltet sind, empfehlen wir | |||
| zudem, zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Angebote ein Inspektionsbudget von | |||
| mindestens 90 € pro Jahr vorzugeben. Andernfalls ist zu erwarten, dass Angebote mit deutlich | |||
| geringeren Budgets keine vollständigen Inspektionsleistungen abdecken, was zu Unzufriedenheit | |||
| bei den Mitarbeitenden führen könnte. | |||
| Antwort: | Bei einer regulären Laufzeit von 36 Monaten sind insgesamt drei jährliche Inspektionen | ||
| entsprechend Ziffer 5.3 der Leistungsbeschreibung vorzusehen. Eine zusätzliche freiwillige | |||
| Erstinspektion ersetzt keine dieser Inspektionen. | |||
| Die Kosten des geforderten verpflichtenden Inspektionsumfangs müssen vollständig durch die | |||
| Servicerate abgedeckt sein. Ein Mindestbudget von 90 Euro wird nicht vorgegeben. | |||
| Die Vergabeunterlagen wurden entsprechend überarbeitet und ausgetauscht. | |||
| Frage 7: | Gemäß Ziff. 3.2 der Wertungskriterien und Ziffer III. Fachhändlernetz des Dokuments | ||
| Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien erfolgt die Bewertung u.a. anhand der | |||
| kooperierenden Fachhandelspartner. | |||
| Im Interesse einer hohen Nutzerfreundlichkeit und einer möglichst flächendeckenden | |||
| Serviceverfügbarkeit hat sich bewährt, dass Beschäftigte Wartungs-, Inspektions- und | |||
| Reparaturleistungen bei jedem kooperierenden Fachhändler des jeweiligen Leasinganbieters | |||
| durchführen lassen können. Dies ermöglicht kurze Wege, eine freie Wahl des Servicepartners | |||
| sowie eine schnelle Unterstützung vor Ort. Insbesondere bei online bestellten Fahrrädern | |||
| profitieren Beschäftigte davon, auf das örtliche Fachhändlernetz zurückgreifen zu können. | |||
| Gleichzeitig stärkt dieses Vorgehen den regionalen Fachhandel und stellt eine gleichwertige | |||
| Servicequalität unabhängig vom Vertriebsweg des Fahrrads sicher. | |||
| Vor dem Hintergrund, dass einzelne Anbieter die Auswahl des Fachhändlers / Servicedienstleisters | |||
| für Wartungs-, Inspektions- und Reparaturleistungen bei online bestellten Fahrrädern | |||
| einschränken, bitten wir um Bestätigung, dass diese Leistungen für alle geleasten Fahrräder | |||
| unabhängig vom Vertriebsweg bei jedem kooperierenden Fachhändler des Auftragnehmers | |||
| durchgeführt werden können. | |||
| Antwort: | Die Wahl des Fahrrad-Fachhändlers für Inspektions-, Wartungs- und Reparaturleistungen darf | ||
| nicht allein wegen einer Onlinebestellung eingeschränkt werden. Die Leistungen müssen bei den | |||
| kooperierenden Fahrrad-Fachhändlern möglich sein, die für die jeweilige Leistung fachlich | |||
| geeignet sind und diese anbieten. Die vertraglich vereinbarte Kostenübernahme bleibt | |||
| unverändert. | |||
| Die Leistungsbeschreibung wurde entsprechend konkretisiert und ausgetauscht. |
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| Frage 8: | Gemäß Ziffer II. Kriterium: Umsetzungskonzept des Dokuments Bewertungsvorgehen und | ||
|---|---|---|---|
| Zuschlagskriterien fordern Sie eine Fachhändlerliste u.a. mit Kontaktdaten. | |||
| Nach unserem Verständnis können die Bieter die konkreten Kontaktdaten innerhalb der einzelnen | |||
| Fahrradfachgeschäfte nicht verbindlich benennen oder aktuell halten, da diese Informationen im | |||
| Einflussbereich der jeweiligen Fachhändler liegen und sich zudem ändern können. | |||
| Üblicherweise enthalten Fachhändlerlisten daher den Namen des Fachhändlers sowie dessen | |||
| Anschrift. Ergänzende Kontaktdaten, wie beispielsweise Telefonnummern, können über die | |||
| jeweilige Fachhändlersuche eingesehen werden. | |||
| Gehen wir recht in der Annahme, dass es genügt, in der Fachhändlerliste den Namen des | |||
| Fahrradgeschäfts sowie die Anschrift einzutragen? | |||
| Antwort: | Wir bestätigen, dass eine Liste der Fahrrad-Fachhändler mit der Angabe des Namens des | ||
| Fachhändlers sowie der Anschrift ist ausreichend. Ergänzende Kontaktdaten (z.B. | |||
| Telefonnummer, E-Mail) sind nicht erforderlich. |
Hinweis zu ausgetauschten Vergabeunterlagen
Die Anlagen
- 2.01 Preisblatt,
- 2.03 Wertungskriterien,
- 4.01 Leistungsbeschreibung,
- 5.01 Rahmenvereinbarung wurden inhaltlich entsprechend angepasst und ausgetauscht (Änderungen sind rot hervorgehoben). Zur besseren Kennzeichnung wurde im Dateinamen der Zusatz „_Stand 25.09.26“ hinzugefügt.
Aufgrund der Verlängerung der Frist zur Abgabe des Angebots und der Zuschlagsfrist wurden auch die Anlagen
- 1.01 Angebotsaufforderung
- 2.02 Angebotsschreiben angepasst und ausgetauscht. Zur besseren Kennzeichnung wurde in den Dateinamen ebenfalls der Zusatz "_Stand 25.09.26" hinzugefügt.
Das Angebot darf nur auf Grundlage der ausgetauschten Anlagen abgegeben werden. Eine Verwendung der bisherigen Anlage 2.01 Preisblatt führt zu einem Ausschluss. Bieter, die bereits ein Angebot eingereicht haben, werden gebeten, ihr Angebot zu überarbeiten und neu einzureichen.
Allgemeine Hinweise
- Die vorstehende Information der Vergabestelle ist verbindlich und bei der Erstellung des Angebotes zu berücksichtigen.
- Es wurden Unterlagen/Anlagen ausgetauscht (siehe Punkt Hinweis zu ausgetauschten Vergabeunterlagen).
- Die Frist zur Abgabe des Angebots wird verlängert. Es gelten nun folgende Fristen:
| Frist zur Einreichung von Bieterfragen: | 05.10.2026 | ||
|---|---|---|---|
| Ende der Angebotsfrist: | 12.10.2026; 11:00 Uhr | ||
| Versand Vorinformation (§ 134 GWB): | 12.11.2026 | ||
| Ende der Zuschlags-/Bindefrist: | 23.11.2026 | ||
| Leistungszeitraum: | ab 01.02.2027 |
Abschluss der Bieterinformation Nr. 4, Stand 25.09.2026
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Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag
Die Vergabestelle
Historie der Bieterinformationen:
Bieterinformation Nr. 1 vom 04.09.2026 Bieterinformation Nr. 2 vom 11.09.2026 Bieterinformation Nr. 3 vom 18.09.2026
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