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Ergänzende Information zur Verarbeitungstätigkeit „Durchführung eines Vergabeverfahrens“ zur allgemeinen Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Landkreis Havelland gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die allgemeine Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Landkreis Havelland wird hinsichtlich der konkreten Verarbeitungstätigkeit „Durchführung eines Vergabeverfahrens“ durch nachfolgende Informationen wie folgt ergänzt:
Zu:
1 Kontaktdaten 1.2 Bestimmte Stelle (hier Vergabestelle)
Zweckmäßigerweise werden die personenbezogenen Daten durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Behörde verarbeitet:
Landkreis Havelland Dezernat I, Zentrale Vergabestelle Platz der Freiheit 1, 14712 Rathenow Telefon: 03385/551-0; E-Mail: vergabestelle@havelland.de
2 Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zu nachfolgend benanntem Zweck verarbeitet:
Durchführung des Vergabeverfahrens, Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen, Abfrage und Überprüfung der Eignung, Führen sachdienlicher Kommunikation
Pflege einer Bieterkartei
Berücksichtigung in Vergabeverfahren ohne Bekanntmachungspflicht und Teilnahmewettbewerb
Abschluss und Abwicklung von (fiskalischen) Vertragsverhältnissen
Die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitungstätigkeit bilden:
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c i. V. m. Artikel 6 Absatz 3 DSGVO, § 55 Landeshaushalts- ordnung Brandenburg, § 30 KomHKV, GWB, VgV, VOB, UVgO, § 5 Absatz 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz
3 Erhebung von Daten bei Dritten
Grundsätzlich erhebt die Vergabestelle personenbezogene Daten bei der betroffenen Person bzw. bei den Firmen, denen die be- troffenen Personen angehören (Beschäftigtenverhältnis o. ä.).
Inwieweit darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten (Information nach Art. 14 DSGVO) erhoben werden, ist der Ziffer 5 zu entnehmen.
4 Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für eine zukünftige Auftragserteilung und somit für einen zukünftigen Vertrags- schluss erforderlich.
Bei Nichtbereitstellung der Daten kann die Vergabestelle die ihr obliegenden Prüferfordernisse nicht erfüllen. Folglich wird das Angebot im Vergabeverfahren nicht berücksichtigt bzw. ausgeschlossen. Weiterhin ist keine Aufnahme in die zentrale elektronische Unter- nehmensdatenbank des Landkreises Havelland und somit auch keine Beteiligung an Vergabeverfahren ohne Bekanntmachungspflicht und Teilnahmewettbewerb möglich.
5 Datenübermittlungen ☒ Die Verantwortliche übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Ein- willigung der betroffenen Person, u. a.:
Die Vergabestelle ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 21 Absatz 1 Schwarz- arbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000,- Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz anzufordern.
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Nach § 10 Absatz 3 des Brandenburgischen Vergabegesetzes meldet die Vergabestelle der im Land Brandenburg beim für Wirt- schaft zuständigen Ministerium der Landesregierung eingerichteten zentralen Informationsstelle solche Auftragnehmer, die wegen einer schuldhaften Verletzung ihrer nach § 6 Absatz 2 sowie §§ 8 und 9 Absatz 1 des Brandenburgischen Vergabegesetzes verein- barten Pflichten von der Teilnahme am Wettbewerb um Aufträge wegen mangelnder Eignung ausgeschlossen wurden (Auftrags- sperre).
Die Vergabestelle fragt bei der v. g. Informationsstelle auch an, inwieweit Eintragungen in der Sperrliste zu Bietern mit einem für den Zuschlag in Betracht kommenden Angebot vorliegen. Dies gilt entsprechend vor Entscheidungen über die Beschränkung des Bieter- kreises hinsichtlich der aussichtsreichen Bewerber, wenn der Bieterkreis beim Wegfall eines Bieters beschränkt würde. Unterhalb von 3.000,- Euro ohne Umsatzsteuer liegt die Anfrage im Ermessen der Vergabestelle.
Ihre personenbezogenen Daten werden ggf. auch an Referenzgeber zur Prüfung der Referenzen weitergegeben.
Hat die Vergabe eines öffentlichen Auftrags gemäß Hauptsatzung mit Gremienbeteiligung (z. B. Kreisausschuss oder Kreistag) zu er- folgen, werden im Rahmen der Beschlussvorlage der Bietername und der Angebotspreis bekannt gegeben.
Bei Anwendbarkeit des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen erfolgt gemäß § 134 eine Vorabinformation gegenüber nicht berücksichtigten Bietern und Bewerbern.
Bei Anwendbarkeit der Vergabeverordnung hat der öffentliche Auftraggeber seine Absicht, einen Auftrag zu vergeben oder eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, gemäß § 37 in einer Auftragsbekanntmachung mitzuteilen. Für die Auftragsbekanntmachung würde der Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg und/oder die Homepage des Landkreises Havelland genutzt. Weiterhin sind die Ergebnisse des Vergabeverfahrens nach § 39 an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union zu ermitteln. ☐ Die Daten werden an Drittstaaten/internationale Organisationen übermittelt:
6 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten in Unterlagen sind die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungs- fristen (§ 79 Landeshaushaltsordnung Brandenburg).
Im Falle von Nachprüfungsverfahren richtet sich die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten in Unterlagen nach den Aufbewahrungsfristen der Geschäftsordnung der Vergabekammern des Landes Brandenburg.
Im Übrigen werden die Daten nach der Erhebung in der zentralen elektronischen Unternehmensdatenbank des Landkreises Havelland dauerhaft gespeichert, bis die Vergabestelle über den ausdrücklichen Wunsch eines Unternehmens, entfernt/gelöscht zu werden, Kenntnis erlangt.