[Seite 1]

Leistungsbeschreibung

„Rahmenvereinbarung über das Leasing

von Fahrrädern für die Mitarbeitenden

des Landkreises Havelland, der Städte

Nauen und Falkensee sowie der Ge-

meinde Wustermark“

Stand 09/2026

[Seite 2]

Inhaltsverzeichnis

1 EINLEITUNG ............................................................................................................................................. 3

2 VERTRAGSGEGENSTAND .......................................................................................................................... 4

2.1 JAHRESBEDARFSMENGEN.............................................................................................................................. 5

2.2 VERTRAGSBEZIEHUNGEN .............................................................................................................................. 6

2.2.1 Rahmenvereinbarung ................................................................................................................... 6

2.2.2 Leasing-Rahmenvertrag ................................................................................................................ 7

2.2.3 Leasing-Einzelvertrag .................................................................................................................... 7

2.2.4 Überlassungsvertrag ..................................................................................................................... 8

2.3 VERTRAGSLAUFZEIT, VERLÄNGERUNGSOPTION, KÜNDIGUNG, ANPASSUNG DES LEASINGFAKTORS............................... 9

3 NUTZUNGSBERECHTIGUNG.................................................................................................................... 11

4 ANFORDERUNGEN ................................................................................................................................. 13

4.1 ANFORDERUNGEN AN DEN AUFTRAGNEHMER ................................................................................................ 13

4.2 ANFORDERUNGEN AN DAS HÄNDLERNETZ SOWIE DIE MARKEN- UND PRODUKTVIELFALT ......................................... 14

4.3 ANFORDERUNGEN AN DIE LEASINGOBJEKTE.................................................................................................... 15

5 VERSICHERUNGS- UND SERVICELEISTUNGEN ......................................................................................... 16

5.1 FAHRRADVERSICHERUNG ............................................................................................................................ 16

5.2 ARBEITGEBER-/DIENSTHERRNAUSFALLVERSICHERUNG ..................................................................................... 18

5.3 SERVICELEISTUNGEN .................................................................................................................................. 20

5.4 OPTIONALE VERSICHERUNGSLEISTUNGEN ...................................................................................................... 21

5.5 WEITERFÜHRENDE AUSFÜHRUNGEN ZU VERSICHERUNGS- UND SERVICELEISTUNGEN ............................................. 22

6 PROZESSABLAUF .................................................................................................................................... 22

6.1 KOMMUNIKATIONSPLATTFORM (ONLINE-PORTAL) .......................................................................................... 22

6.1.1 Technische Anforderungen an das Online-Portal ........................................................................ 24

6.2 LEASINGBEGINN: BESTELLPROZESS ............................................................................................................... 25

6.3 LEISTUNGEN WÄHREND DER LEASINGLAUFZEIT................................................................................................ 26

6.4 LEASINGENDE: RÜCKGABE DES FAHRRADES .................................................................................................... 26

6.4.1 Schäden bei Rückgabe nach Ablauf der Leasinglaufzeit ............................................................. 28

7 KOMMUNIKATION ................................................................................................................................. 28

8 ZAHLUNGSBEDINGUNGEN, RECHNUNGSLEGUNG .................................................................................. 29

[Seite 3]

1 Einleitung

Der Landkreis Havelland (Platz der Freiheit 1, 14712 Rathenow) als Ausschreibungsführer sowie die

Verwaltungen der Städte Nauen (Rathausplatz 1, 14641 Nauen) und Falkensee (Falkenhagener Str. 43,

14612 Falkensee) sowie der Gemeinde Wustermark (Hoppenrader Allee 1, 14641 Wustermark) - zu-

sammen im Folgenden „Ausschreibungsverbund“ bzw. „AV“ genannt - möchten ihren Mitarbeitenden

im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, zur Stärkung der Position als attraktive Arbeitge-

ber sowie als Beitrag für mehr Nachhaltigkeit und Klimaschutz das Leasing eines Fahrrades (im Folgen-

den: Fahrrad-Leasing) anbieten.

Hierfür beabsichtigt der AV als Arbeitgeber/Dienstherr und Auftraggeber den Abschluss einer Rahmen-

vereinbarung über das Leasing von Fahrrädern, welche den Mitarbeitenden im Rahmen von Entgelt-

umwandlungen als Dienstfahrräder sowohl zur dienstlichen als auch zur privaten und zur ausschließli-

chen privaten Nutzung überlassen werden sollen.

Die dem Ausschreibungsverbund angehörenden Gebietskörperschaften treten jeweils für ihre eigenen

Beschäftigten als eigenständige Leasingnehmer auf. Der Landkreis Havelland führt das Vergabeverfah-

ren für den Ausschreibungsverbund durch. Die Rechte und Pflichten aus den Leasing-Einzelverträgen

sind der jeweils betroffenen Gebietskörperschaft zugeordnet. Insgesamt beschäftigt der Ausschrei-

bungsverbund derzeit ca. 2.200 Mitarbeitende, welche sich in die Berufsgruppen Beamte und Tarifan-

gestellte untergliedern.

Der Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen

öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) vom 25. Oktober 2020 bietet die Rechtsgrundlage für die Ent-

geltumwandlung bei den Beschäftigten. Diese ist für die Angebotserstellung durch den Auftragnehmer

zu berücksichtigen. Mit § 2 Abs. 3 des Besoldungsgesetzes für das Land Brandenburg (BbgBesG) be-

steht auch für die Beamtinnen und Beamten die Möglichkeit einer Bezügeumwandlung zum Zwecke

des Fahrradleasings. Sie gehören zum o. a. Personenkreis der Berechtigten. Ziel dieser Rahmenverein-

barung ist ein weitestgehend einheitliches Angebot an alle Mitarbeitenden der Landkreisverwaltung

Havelland, der Städte Nauen und Falkensee sowie der Gemeinde Wustermark.

Bei Unklarheiten, Widersprüchen sowie Fragen zum Verfahren oder den Vergabeunterlagen ist die

ausschreibende Stelle ausschließlich schriftlich über die Vergabeplattform „Vergabemarktplatz Bran-

denburg“ zu kontaktieren. Antworten auf Fragen, die eine Anpassung der Vergabeunterlagen zur Folge

haben, werden allen interessierten Unternehmen gleichzeitig und diskriminierungsfrei zur Verfügung

gestellt.

[Seite 4]

Nachfolgend sind die geforderten Leistungspositionen und die zu erfüllenden Kriterien beschrieben.

2 Vertragsgegenstand

Der AV als Auftraggeber beabsichtigt die Auftragsvergabe im Sinne einer Rahmenvereinbarung an ein

zentrales Dienstleistungsunternehmen, welches das Fahrrad-Leasing vollumfänglich anbietet. Dazu ge-

hören neben dem eigentlichen Leasing von Fahrrädern auch

die Erbringung von Versicherungs- und Serviceleistungen (Inspektionen/Wartung/Reparatur),
die Einrichtung einer Kommunikationsplattform zur Bestell-, Schadens- und Rückgabeabwicklung

und

sämtliche für die Leistungserbringung des Auftragnehmers benötigte organisatorische und techni-

sche Unterstützung.

Im Rahmen der Angebotserstellung hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Vertragsbeziehun-

gen und Namen der für die obenstehenden Leistungen herangezogenen Unternehmen (insb. Leasing-

gesellschaften) anzugeben.

Vorgefertigte Vertragsunterlagen des Auftragnehmers müssen nach den Interessen des Auftraggebers

angepasst werden können. Dazu gehören insbesondere Standardwerte, Minimal- und Höchstbeträge,

Verpflichtungen der Mitarbeitenden sowie festgelegte Rahmenbedingungen. Die genauen Rahmenbe-

dingungen definiert der Auftraggeber.

Zum Zeitpunkt dieser Ausschreibung gelten folgende Rahmenbedingungen des Auftraggebers als ge-

setzt und müssen in ihrer Individualität durch den Auftragnehmer erfüllt werden können:

eine Unterscheidung von berechtigten und unberechtigten Mitarbeitenden nach Vorgaben des

Auftraggebers, also Arbeitgebers/Dienstherrn (siehe Punkt 3 Nutzungsberechtigung )

eine maximale Bestellmenge von einem Fahrrad je Mitarbeitender/m (gleichlautende Menge zur

Überlassung)

eine Beschränkung des Angebots auf Fahrräder, Lastenfahrräder und Pedelecs, welche bestellt

und überlassen werden können

Ausschluss sogenannter S-Pedelecs, für die eine Kennzeichen- und Versicherungspflicht besteht
eine Wertobergrenze des Fahrrades einschließlich des leasingfähigen Zubehörs (Ausstattungsva-

rianten und Sonderausstattungen, versicherungskonformes Fahrradschloss etc.) sowie der Kosten

für Versicherungen, Service- und Wartungsleistungen von 7.000 € inklusive Umsatzsteuer

[Seite 5]

(maßgeblich für den Preis des Fahrrades ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers,

Importeurs oder Großhändlers)

Eine Fahrradversicherung (Vollkasko) ist verpflichtend für jeden Leasing-Einzelvertrag abzuschlie-

ßen (siehe Punkt 5.1 Fahrradversicherung).

Eine Arbeitgeber-/Dienstherrnausfallversicherung ist verpflichtend für jeden Leasing-Einzelver-

trag abzuschließen, um die vorzeitige und kostenlose Rückgabemöglichkeit des Fahrrades und Auf-

lösung des Leasing-Einzelvertrages zu gewährleisten (siehe Punkt 5.2 Arbeitgeber-/Dienstherrn-

ausfallversicherung)

Ein Servicepaket ist verpflichtend für jeden Leasing-Einzelvertrag abzuschließen, welches mindes-

tens die Vorgaben der Unfallverhütungsvorschrift (UVV) erfüllt und entsprechende Leistungen ab-

deckt. Ein erweitertes Servicepaket kann freiwillig (zusätzlich oder ersetzend) für jeden Leasing-

Einzelvertrag abgeschlossen werden, welches die zuvor genannten grundsätzlichen Mindestanfor-

derungen erfüllt und darüber hinaus weitere Leistungen beinhaltet (z.B. Verschleiß, Full-Service,

etc.) [siehe 5.3 Serviceleistungen].

eine fortlaufend gleichbleibende Höhe des Entgeltumwandlungsbetrages entsprechend der mo-

natlichen Leasingrate (inkl. Versicherungs- und Serviceleistungen)

eine Privatnutzung der Fahrräder mit Versteuerung eines geldwerten Vorteils.

Der Auftraggeber behält sich weitere Änderungen dieser Rahmenbedingungen - insbesondere durch

die Veränderung von Rechtvorschriften - vor.

2.1 Jahresbedarfsmengen

Aufgrund bisheriger Erfahrungswerte werden während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung

schätzungsweise 150 Leasing-Einzelverträge abgeschlossen. Im Fall der Vertragsverlängerungsoption

werden für diesen Zeitraum (1 Jahr) schätzungsweise weitere 50 Leasing-Einzelverträge abgeschlos-

sen. Ein Anspruch auf Abruf der vorgenannten geschätzten Leasingverträge steht dem Auftragnehmer

nicht zu.

Es werden keine Mindestabnahmemengen festgelegt. Zu liefern ist der tatsächliche Bedarf. Ein attrak-

tives Angebot des Auftragnehmers kann jedoch zu einer erhöhten Nachfrage unter den Mitarbeiten-

den führen.

Die Höchstmenge der Leasing-Einzelverträge wird für den AV auf die maximale Anzahl von 500 be-

grenzt. Sollte die Höchstmenge während der Vertragslaufzeit erreicht werden, endet die Rahmenver-

einbarung mit dem Erreichen der Höchstmenge. 5

[Seite 6]

Die Kosten für die Inanspruchnahme des Fahrrad-Leasings sind gem. der Vorgabe im Dokument

2.01 Preisblatt einzutragen. Sie sind Bewertungskriterium und Bestandteil des Angebots des Auftrag-

nehmers. Eine nähere Beschreibung ist dem Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien zu

entnehmen.

2.2 Vertragsbeziehungen

Die Vertragsbeziehungen werden mit

einer Rahmenvereinbarung,
einem Leasing-Rahmenvertrag und
den entsprechenden Leasing-Einzelverträgen

definiert.

Im Innenverhältnis schließt der Auftraggeber mit den Mitarbeitenden Überlassungsverträge.

Die Inhalte der einzelnen Verträge werden in den folgenden Punkten näher beschrieben.

2.2.1 Rahmenvereinbarung

Auftraggeber und Auftragnehmer schließen eine Rahmenvereinbarung über die zu erbringenden

Dienstleistungen (vgl. hierzu auch 5.01 Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Dienstleistun-

gen „Leasing von Fahrrädern für die Mitarbeitenden des Landkreises Havelland, der Städte Nauen und

Falkensee sowie der Gemeinde Wustermark“), für die an den Auftragnehmer keine Vergütung von

dem AV zu zahlen ist.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich als Dienstleister zur Erbringung von Leistungen zur Einführung

und allgemeinen Umsetzung des Fahrrad-Leasings beim Auftraggeber. Dazu zählen u. a. insbesondere:

die Erstellung und der Abschluss des Leasing-Rahmenvertrages und der Leasing-Einzelverträge,

dies ggf. durch eine vom Auftragnehmer beigestellte/bestimmte Leasinggesellschaft

ggf. das Beistellen einer Leasinggesellschaft (Leasinggeber)
das Bereitstellen einer geeigneten Kommunikationsplattform [siehe Punkt 6.1 Kommunikations-

plattform (Online-Portal)]

der Zugang zu einer qualifizierten Fachhändlersuche
die Unterstützung zum Abschluss von internen Überlassungsverträgen

[Seite 7]

die Unterstützung in sogenannten Störfällen (siehe Punkt 5.2 Arbeitgeber-/Dienstherrnausfallver-

sicherung)

die Durchführung von Kaufoptionen (siehe Punkt 6.4 Leasingende: Rückgabe des Fahrrades).

Aus der Rahmenvereinbarung ergeht keine Verpflichtung zum Abschluss von Leasingverträgen hervor.

Die Leistungen dieses Vertrages sind für den Auftraggeber unentgeltlich zu erbringen und können auch

Bestandteil eines Leasing-Rahmenvertrages (siehe Punkt 2.2.2 Leasing-Rahmenvertrag) sein.

2.2.2 Leasing-Rahmenvertrag

Auftraggeber und Auftragnehmer oder eine vom Auftragnehmer bestimmte Leasinggesellschaft ver-

einbaren auf der Grundlage der Vorgaben der Leistungsbeschreibung einen Leasing-Rahmenvertrag,

der die grundsätzlichen Bedingungen für das Zustandekommen von künftigen Leasing-Einzelverträgen

regelt. Darüber hinaus kann der Leasing-Rahmenvertrag auch weitere, grundsätzliche Leistungen des

Auftragnehmers beinhalten, die der Auftraggeber bei der Leistungserbringung zu erwarten hat (siehe

Punkt 2.2.1 Rahmenvereinbarung).

Der konkrete Inhalt bzw. die konkrete Ausgestaltung des Leasing-Rahmenvertrages ist nicht vorgege-

ben. Inhalt und Bestimmungen des Leasing-Rahmenvertrages dürfen jedoch nicht den Festlegungen

und Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung widersprechen und müssen zudem marktübliche Bedin-

gungen enthalten. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber vorgefertigte Vertragsunterlagen zur

Verfügung, die im Interesse des Auftraggebers angepasst werden können.

Aus dem Leasing-Rahmenvertrag ergeht keine Verpflichtung zum Abschluss von Leasing-Einzelverträ-

gen hervor. Er enthält keine den Auftraggeber zur Zahlung verpflichtenden Leistungen.

Sollte es sich bei dem Leasinggeber nicht um den Auftragnehmer, sondern um ein ihn angeschlossenes

Unternehmen handeln, ist dieses namentlich zu benennen.

Die Ausfertigung und Bereitstellung der Vertragsunterlagen ist Teil der vom Auftragnehmer zu erbrin-

genden Leistung, welche entsprechend bewertet wird (siehe 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlags-

kriterien).

2.2.3 Leasing-Einzelvertrag

Vertragspartner des Leasing-Einzelvertrages sind die Vertragsparteien der Rahmenvereinbarung, also

der Auftragnehmer als Leasinggeber bzw. eine vom Auftragnehmer bestimmte Leasinggesellschaft und

[Seite 8]

der Auftraggeber als Leasingnehmer. Der Auftraggeber schließt für jedes von einem Mitarbeitenden

bestellte Fahrrad einen Leasing-Einzelvertrag mit dem Auftragnehmer oder einer vom Auftragnehmer

bestimmten Leasinggesellschaft ab. Dieser muss über das Online-Portal abgewickelt und abgebildet

werden.

Die Leasing-Einzelverträge beinhalten alle Einzelheiten wie Beschreibung des Leasingobjekts, die Ver-

tragslaufzeit, die Leasingrate sowie die Versicherungs- und Servicerate. Jeder Leasing-Einzelvertrag hat

eine Regellaufzeit von 36 Monaten mit gleichbleibenden Monatsraten und ist unabhängig vom Fort-

bestehen der Rahmenvereinbarung und des Leasing-Rahmenvertrages bis zum vereinbarten Leasing-

ende zu erfüllen.

Der Leasingfaktor muss für alle zur Auswahl stehenden Fahrradtypen zwingend konstant sein und darf

nicht nach Fahrradart, Modell oder Marke differenziert werden. Der kalkulatorische Restwert der Lea-

singobjekte darf zum Ende der regulären Leasinglaufzeit max. 10 Prozent des Anschaffungswertes be-

tragen.

Eine Fahrradversicherung (Vollkasko), eine Arbeitgeber-/Dienstherrnausfallversicherung und ein Ser-

vicepaket ist grundsätzlich für alle Leasing-Einzelverträge verpflichtend abzuschließen (siehe Punkt

5 Versicherungs- und Serviceleistungen).

Leasing-Einzelverträge können nur nach dem Zustandekommen der Rahmenvereinbarung und des

Leasing-Rahmenvertrages in Bezug auf deren Inhalte abgeschlossen werden. Es sind die besonderen

Regeln der in der Einleitung genannten Rechtsvorschriften zu beachten.

Nur durch ein Zustandekommen von Leasing-Einzelverträgen entstehen Zahlungsverpflichtungen für

den Auftraggeber als Leasingnehmer.

Die Ausfertigung und Bereitstellung der Vertragsunterlagen ist Teil der vom Auftragnehmer zu erbrin-

genden Leistung, welche entsprechend bewertet wird (siehe Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zu-

schlagskriterien).

2.2.4 Überlassungsvertrag

Auf Grundlage eines jeden Leasing-Einzelvertrages schließt der Auftraggeber für die von seinen Mitar-

beitenden bestellten Fahrräder intern Überlassungsverträge, die die Basis für die Nutzung der Lea-

singobjekte durch die Mitarbeitenden darstellen.

In den Überlassungsverträgen werden insbesondere die Einzelheiten der Leasing-Einzelverträge und

darüber hinaus die Vereinbarung zur Entgeltumwandlung sowie die Rechte und Pflichten der 8

[Seite 9]

Mitarbeitenden im Zusammenhang mit der Nutzungsüberlassung geregelt. Ebenso wird die grundsätz-

lich gewünschte und zulässige Privatnutzung, für die ein geldwerter Vorteil durch die Mitarbeitenden

zu versteuern ist, vereinbart.

Der Überlassungsvertrag zwischen dem Arbeitgeber/Dienstherrn und den Mitarbeitenden ist wie der

Leasing-Einzelvertrag über das Online-Portal abzubilden und abzuwickeln.

Die Bereitstellung und Abbildung der Vertragsunterlagen ist Teil der vom Auftragnehmer zu erbringen-

den Leistung, welche entsprechend bewertet wird (siehe Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zu-

schlagskriterien).

2.3 Vertragslaufzeit, Verlängerungsoption, Kündigung, Anpassung des Leasing-

faktors

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung und des Leasing-Rahmenvertrages beginnt innerhalb von sechs

Monaten nach Zuschlagserteilung, jedoch frühestens nach schriftlicher Bestätigung und Bekanntgabe

des Vertragsbeginns durch den Auftraggeber.

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung und des Leasing-Rahmenvertrages beträgt zunächst 36 Monate.

Erfolgt bis spätestens vor Beginn des 34. Vertragsmonats keine Kündigung durch eine der Vertragspar-

teien, verlängert sich die Vertragslaufzeit einmalig um weitere 12 Monate auf insgesamt 48 Monate.

Die Vertragslaufzeit der Leasing-Einzelverträge beträgt immer 36 Monate und ist nur in Ausnahmefäl-

len variabel, z. B. wenn Mitarbeitende während des Zeitraums des Entgeltumwandlungsvertrages und

der Überlassungsvereinbarung in eine Freistellungsphase eintreten. Auch über die Laufzeit der Rah-

menvereinbarung und des Leasing-Rahmenvertrages hinaus bleibt der Auftragnehmer verpflichtet, die

vertraglichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit den Leasing-Einzelverträgen bis zu deren jewei-

ligem Ende fortzuführen.

Unabhängig von der vereinbarten Vertragslaufzeit kann der Auftraggeber den Vertrag mit einer Kün-

digungsfrist von drei Monaten ordentlich kündigen.

Der Auftraggeber ist berechtigt, die Rahmenvereinbarung und den Leasing-Rahmenvertrag jeweils aus

wichtigem Grund fristlos zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt beispielsweise in folgenden Fällen vor:

wiederholte und/oder schwerwiegende Verletzung einer Pflicht aus dem Vertragsverhältnis durch

den Auftragnehmer

der Auftragnehmer verweigert Leistungen ernsthaft, endgültig und unberechtigterweise
wiederholte Einreichung fehlerhafter Rechnungen durch den Auftragnehmer 9

[Seite 10]

wiederholte Qualitätsabweichungen nach unten (Minderqualität) durch den Auftragnehmer.

Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund nach den gesetzlichen Regelungen bleibt un-

berührt.

Die Kündigung der Rahmenvereinbarung und/oder des Leasing-Rahmenvertrages lässt die eingetrete-

nen Rechtsfolgen bezüglich erfolgter Leasing-Einzelverträge grundsätzlich unberührt. Die jeweiligen

Leasing-Einzelverträge haben eine eigene Geschäftsgrundlage. Die jeweilige Leasinglaufzeit ist im Lea-

sing-Einzelvertrag geregelt und daher unabhängig von der Laufzeit der Rahmenvereinbarung und des

Leasing-Rahmenvertrages. Auch wenn die Rahmenvereinbarung und/oder der Leasing-Rahmenvertrag

enden (Kündigung, Laufzeitende), gelten deren Regelungen für den jeweiligen Leasing-Einzelvertrag

bzw. für die (Rest-)Laufzeit des jeweiligen Leasing-Einzelvertrages ohne Einschränkungen fort.

Die Kündigung hat jeweils in Schriftform zu erfolgen.

Der Leasingfaktor wird während der Erstlaufzeit und einer Verlängerung ausschließlich nach den fol-

genden Regeln angepasst. Änderungen gelten nur für neu abgeschlossene Leasing-Einzelverträge. Be-

stehende Monatsraten sowie Versicherungs-, Service- und sonstige Entgelte bleiben davon unberührt.

Für den Referenzzins sind die Monatswerte der Deutschen Bundesbank für „Umlaufsrenditen inländi-

scher Inhaberschuldverschreibungen / Bankschuldverschreibungen / Restlaufzeit von über 2 bis 3 Jah-

ren“ maßgeblich. Ausgangszins ist der Monatswert August 2026.

Die Prüfung erfolgt jeweils am 1. Januar, April, Juli und Oktober, erstmals nach Zuschlagserteilung.

Verwendet wird der Monatswert des vorletzten Kalendermonats (bei der Prüfung am 1. Januar der

Novemberwert des Vorjahres, am 1. April der Februarwert, am 1. Juli der Maiwert und am 1. Oktober

der Augustwert). Liegt dieser am Prüftermin noch nicht veröffentlicht vor, wird der jüngste bereits

veröffentlichte Monatswert eines davor liegenden Monats verwendet. Weicht dieser um mindestens

0,50 Prozentpunkte nach oben oder unten vom Ausgangszins beziehungsweise vom zuletzt für eine

Anpassung verwendeten Referenzzins ab, wird die gesamte Zinsänderung berücksichtigt. Andernfalls

bleibt der Faktor unverändert. Bei einer Anpassung wird eine Vergleichsrechnung durchgeführt. Dafür

gelten ein Finanzierungsbetrag von 100 Euro, 36 gleich hohe Monatsraten mit Zahlung jeweils am Mo-

natsende und ein verbleibender Restbetrag von 10 Euro nach der letzten Monatsrate. Die Monatsrate

wird einmal mit dem Ausgangszins und einmal mit dem neuen Referenzzins berechnet. Dabei wird der

jeweils noch offene Finanzierungsbetrag monatlich mit einem Zwölftel des betreffenden Jahreszins-

satzes verzinst. Bei einem Zinssatz von null beträgt die rechnerische Monatsrate 2,50 Euro.

Die Differenz zwischen der neuen und der ursprünglichen rechnerischen Monatsrate wird als Zahlen-

wert in Prozentpunkten zum ursprünglich angebotenen Leasingfaktor addiert beziehungsweise davon

[Seite 11]

abgezogen. Eine Differenz von beispielsweise 0,02 Euro verändert den Leasingfaktor somit um

0,02 Prozentpunkte. Zwischenergebnisse werden nicht gerundet. Der neue Leasingfaktor wird kauf-

männisch auf vier Nachkommastellen gerundet. Die monatliche Brutto-Leasingrate ergibt sich aus dem

Brutto-Kaufpreis einschließlich des leasingfähigen Zubehörs, multipliziert mit dem Leasingfaktor und

geteilt durch 100. Sie wird kaufmännisch auf Cent gerundet. Versicherungs- und Serviceentgelte sind

darin nicht enthalten. Die Vergleichsrechnung begründet keine Kaufpflicht oder Restwertzahlung des

Auftraggebers oder der Mitarbeitenden.

Die Anpassung erfolgt automatisch zum ersten Tag des Monats nach dem Prüftermin. Entscheidend

ist der Abschluss des Einzelvertrages, nicht die Lieferung. Der Auftragnehmer übermittelt dem Auf-

traggeber innerhalb von zehn Kalendertagen nach jedem Prüftermin Referenzzins, Prüfergebnis und

gegebenenfalls Berechnung. Der geltende Faktor ist vor Vertragsabschluss im Bestellportal auszuwei-

sen. Spätere Korrekturen veröffentlichter Monatswerte wirken nicht rückwirkend. Bei Einstellung der

Zinsreihe gilt eine von der Bundesbank benannte, inhaltlich entsprechende Nachfolgereihe. Auf deren

Werte wird die Differenz zwischen alter und neuer Reihe im letzten gemeinsamen Monat dauerhaft

aufgeschlagen. Fehlt eine solche Reihe oder ein gemeinsamer Monatswert, bleibt der Faktor unverän-

dert.

Andere vertragliche Zinsanpassungen, auch bei einer Verlängerung, sind ausgeschlossen. Gesetzliche

Ansprüche bleiben unberührt.

3 Nutzungsberechtigung

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Mitarbeitenden des Auftraggebers das

Fahrrad-Leasing in Anspruch nehmen können:

Nutzungsberechtigt sind alle Tarifbeschäftigten des Landkreises Havelland, der Städte Nauen und

Falkensee sowie der Gemeinde Wustermark, die sich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis

befinden.

Nutzungsberechtigt sind weiterhin alle Beamtinnen und Beamten des Landkreises Havelland, der

Städte Nauen und Falkensee sowie der Gemeinde Wustermark, die zum Zeitpunkt der Antragstel-

lung in einem aktiven und nicht unterbrochenen Dienstverhältnis zu ihrem Dienstherrn stehen,

soweit und solange hieraus ein Anspruch auf laufende beamtenrechtliche Bezüge besteht. Das ak-

tive Dienstverhältnis muss zu Beginn des Überlassungszeitraumes unter Berücksichtigung der

[Seite 12]

gesetzlichen Altersgrenze für den Eintritt in den Ruhestand (Versorgung) noch mindestens drei

Jahre andauern.

Beamte auf Zeit sind teilnahmeberechtigt, sofern ihre Amtszeit ab Beginn des Überlassungszeit-

raumes noch mindestens drei Jahre andauert.

Nicht nutzungsberechtigt sind zum Zeitpunkt der Ausschreibung Beamtinnen und Beamte auf Wi-

derruf sowie Auszubildende, Schülerinnen und Schüler, Dual Studierende, Praktikantinnen und

Praktikanten, geringfügig Beschäftigte (auch dann, wenn erst durch die Entgeltumwandlung eine

geringfügige Beschäftigung entsteht) sowie Beschäftigte in der Freistellungsphase des Altersteil-

zeitblockmodells.

Treten Beschäftigte erst während des Zeitraums des Entgeltumwandlungsvertrages und der Über-

lassungsvereinbarung in die Freistellungsphase ein, so muss unter Berücksichtigung des zwischen

Leasinggeber und Arbeitgeber geltenden Leasingvertrages der Umgang mit dieser Situation einzel-

vertraglich geregelt werden.

Für das Fahrrad-Leasing Nutzungsberechtigte, deren Entgelt bzw. deren Bezüge zum Zeitpunkt des

Antrags auf Fahrrad-Leasing von einer Abtretung, Aufrechnung oder Pfändung betroffen sind oder

die Schuldner/innen in einem laufenden Insolvenzverfahren sind, werden vom Fahrrad-Leasing

ausgenommen. Dies gilt so lange, wie die jeweiligen Gläubiger aus den Bezügen für die Person

pfändbare Beträge verlangen können. Ebenfalls nicht teilnahmeberechtigt ist, wem zum Zeitpunkt

des Antrags auf Teilnahme am Fahrrad-Leasing bekannt ist, dass dem Arbeitgeber bzw. Dienst-

herrn eine Abtretung, Aufrechnung oder Pfändung seiner Bezüge zugehen wird oder wer damit zu

rechnen hat, vor Ende des Leasingzeitraumes Schuldner/in in einem Insolvenzverfahren zu wer-

den.

Der Bruttolistenpreis des Fahrrades liegt zwischen 700 € und 7.000 € einschließlich des leasingfä-

higen Zubehörs (Ausstattungsvarianten und Sonderausstattungen, versicherungskonformes Fahr-

radschloss etc.) sowie der Kosten für Versicherungen, Service- und Wartungsleistungen.

Jedem Nutzungsberechtigten darf gleichzeitig maximal ein Fahrrad zur Nutzung überlassen wer-

den.

Die Leasingfahrräder werden sowohl zu dienstlichen als auch zu privaten sowie ausschließlich zu pri-

vaten Zwecken durch die Mitarbeitenden des Auftraggebers genutzt. Darüber hinaus ist die Nutzung

des Fahrrades auch für Eheleute, Lebenspartnerinnen und -partner oder mit den Mitarbeitenden in

häuslicher Gemeinschaft lebende Angehörige gestattet bzw. zulässig. Diese Nutzung muss auch in den

Leasing-Einzel- und Versicherungsverträgen entsprechend berücksichtigt werden.

[Seite 13]

Eine pauschale Bereitstellung des Fahrrades durch den Arbeitgeber/Dienstherrn an andere Nutzer/-in-

nen (z.B. Pool) ist nicht gestattet.

Es ist zudem durch entsprechende vertragliche Regelungen Folgendes sicherzustellen:

Das Fahrrad darf nicht verliehen, vermietet, veräußert, verschenkt oder mit Rechten Dritter belas-

tet werden. Es bleibt während der gesamten Zeit der Überlassung Eigentum des Leasinggebers.

Das Fahrrad ist jederzeit einer ordnungsgemäßen Wartung und Pflege zu unterziehen und in be-

triebs- und verkehrssicherem Zustand zu halten. Die empfohlenen Wartungsintervalle sind einzu-

halten, der Empfehlung des Fachhändlers in Bezug auf die besonderen Obhutspflichten und das

Laden der Akkus bei Elektro-Fahrrädern ist Folge zu leisten. Der Akku ist auf Kosten des Mitarbei-

tenden fachmännisch überprüfen zu lassen, sollte der Verdacht einer Beschädigung vorliegen. Das

Attest ist dem Versicherer vorzulegen. Grundsätzlich wird empfohlen, die Akkus nur mit Original-

ladegeräten des Herstellers zu laden. Wurde ein etwaiger Verlust der Garantie durch den Mitar-

beitenden verschuldet, hat dieser die Kosten der Wiederherstellung eines ordnungsgemäßen Zu-

stands bei Rückgabe des Fahrrades zu tragen.

4 Anforderungen

4.1 Anforderungen an den Auftragnehmer

Der AV als Auftraggeber und Körperschaft des öffentlichen Rechts hat eine besondere Daseinsfürsorge.

In diesem Kontext stellt er besondere Anforderungen an den Auftragnehmer.

Im Rahmen der zuvor beschriebenen Vertragsgestaltung verpflichtet sich der Auftragnehmer, die ein-

zelnen Vertragsdokumente und Anträge auf Vollständigkeit, inhaltliche Richtigkeit und Rechtskonfor-

mität zu überprüfen und bei Abweichungen den Auftraggeber umgehend zu informieren. Weiterge-

hend wird der Auftragnehmer verpflichtet, die Umsetzung des Fahrrad-Leasings beim Auftraggeber zu

jeder Zeit nach den gesetzlichen Bestimmungen und insbesondere den geltenden steuerrechtlichen

Regelungen durchzuführen. Sollte dies aufgrund rechtlicher Änderungen nicht mehr möglich sein, in-

formiert er den Auftraggeber unverzüglich und schlägt eine Anpassung des Modells vor, um das Modell

gesetzeskonform entsprechend der angestrebten Ziel- und Zweckbestimmung fortzusetzen. Nach Ab-

stimmung und Freigabe durch den Auftraggeber passt er das Modell an und wirkt dabei mit den übri-

gen Vertragspartnern des Fahrrad-Leasingmodells zusammen.

[Seite 14]

Der Auftraggeber behält sich vor, die Vorlage für den Überlassungsvertrag jederzeit ändern zu können

oder durch den Auftragnehmer ändern zu lassen.

4.2 Anforderungen an das Händlernetz sowie die Marken- und Produktvielfalt

Ein ausreichend großes Händlernetz, welches das gesamte Gebiet des Landkreises Havelland abdeckt,

ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Inanspruchnahme des Fahrrad-Leasings. Die Fachhändler müs-

sen über den Bestellprozess hinaus für Beratungs- und Serviceleistungen, Inspektionen, Wartungen,

Reparaturen sowie ggf. Lieferungen und Rücknahmen zur Verfügung stehen.

Entsprechend muss der Auftragnehmer ein Händlernetzwerk vorweisen, das mindestens drei koope-

rierende (= vertraglich gebundene) stationäre Fahrrad-Fachhändlern im Kreisgebiet des Landkreises

Havelland umfasst. Zusätzlich zu den lokalen Partnern im Landkreis Havelland ist ein dichtes Händler-

netz in einem Radius von 10 Kilometern Luftlinie um den Landkreis Havelland nachzuweisen. Dadurch

wird den Nutzenden eine freie und flexible Händlerwahl für Beschaffung und Service in der gesamten

Region garantiert. Überregionale stationäre Fahrrad-Fachhändler und Online-Fachhändler sollen das

Angebot vervollständigen. Mit dem Angebot ist eine Liste der kooperierenden Fahrrad-Fachhändler

mit dem Namen des Fachhändlers und der vollständigen Anschrift des jeweiligen Standorts einzu-

reichen. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und persönliche Ansprechpartner sind nicht erforderlich.

Die Wahl des Fachhändlers für Inspektions-, Wartungs- und Reparaturleistungen ist unabhängig davon,

bei welchem kooperierenden Händler und über welchen Vertriebsweg das Fahrrad bezogen wurde.

Der Auftragnehmer stellt die Durchführung bei den kooperierenden Fachhändlern sicher, die die je-

weilige Leistung anbieten und hierfür fachlich geeignet sind. Eine Einschränkung allein wegen einer

Onlinebestellung ist unzulässig. Kann ein gewählter Fachhändler die konkrete Leistung fachlich nicht

erbringen, vermittelt der Auftragnehmer einen geeigneten kooperierenden Fachhändler. Der verein-

barte Umfang der Kostenübernahme bleibt unberührt.

Die Ausgestaltung des Händlernetzes insbesondere die Anzahl der für die Mitarbeitenden verfügbaren

Fahrrad-Fachhändler (stationär und online) sowie die Präsenz in der Fläche werden entsprechend be-

wertet (siehe Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien).

Die wirtschaftliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Fahrrad-Fach-

händlern bleibt den Beteiligten überlassen. Provisionen, Gebühren, Einkaufsrabatte, Skonti und ver-

gleichbare Vergütungsvereinbarungen sind zulässig, sofern sämtliche Anforderungen dieser Leistungs-

beschreibung erfüllt werden. Der Auftragnehmer stellt die vertraglich geforderte Verfügbarkeit des

Händlernetzes sowie die vereinbarten Beratungs-, Inspektions-, Wartungs- und Reparaturleistungen 14

[Seite 15]

sicher. Gegenüber dem Auftraggeber und den Mitarbeitenden dürfen daraus keine zusätzlichen, nicht

vereinbarten Kosten entstehen.

Allgemein besteht die Anforderung, dass die Fahrrad-Fachhändler für die Durchführung von Leistun-

gen im Sinne dieser Rahmenvereinbarung ausreichend qualifiziert sind. Dieses ist vor allem in sicher-

heitsrelevanten Angelegenheiten und in Erfüllung der Unfallverhütungsvorschrift von großer Bedeu-

tung. Bei Durchführung solcher Leistungen besteht eine Dokumentations- und Mitteilungspflicht.

Die Fahrrad-Fachhändlern sind weiter verpflichtet, bei Übergabe der Leasingobjekte eine Durchsicht

des Fahrrades und eine Erstunterweisung des Mitarbeitenden durchzuführen. Auch hierzu besteht

eine Dokumentations- und Mitteilungspflicht.

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf eine große Hersteller- und Markenvielfalt, um die freie

Auswahl beim Fahrrad-Leasing zu gewährleisten. Die Bewertung orientiert sich an der Vielfalt der Mar-

ken, Hersteller und Fahrradtypen in möglichst allen Preissegmenten. Die gewünschten Fahrradtypen

sind mindestens:

City-Bike
Trekkingrad
All-Terrain-Bike
Pedelec
Rennrad
Gravel-Bike
Mountainbike
Lastenrad

4.3 Anforderungen an die Leasingobjekte

Leasingobjekte sind ausschließlich Fahrräder gemäß § 63a Straßenverkehrszulassungsordnung inklu-

sive leasingfähigem Zubehör. Die Fahrräder sind entsprechend der gesetzlichen Regelungen auszustat-

ten. Dies umfasst insbesondere auch mindestens die folgende Ausstattung:

helltönende Klingel
zwei voneinander getrennte Bremsen (Vorder- und Hinterrad)
zwei rutschfeste und festverschraubte Pedale mit jeweils nach vorn und hinten ausgerichteten

gelben Rückstrahlern

weißer Frontscheinwerfer und weißer Frontstrahler
rote Schlussleuchte und roter Rückstrahler 15

[Seite 16]

pro Rad zwei gelbe Speichenstrahler oder Leuchtstreifen
ein Schloss, das von der für das Fahrrad abgeschlossenen Versicherung als ausreichend akzeptiert

wird.

Um das Fahrrad-Leasingangebot attraktiv zu gestalten, ist vom Auftragnehmer Folgendes anzubieten

bzw. ist vom Auftragnehmer die Einhaltung folgender Mindestanforderungen zu gewährleisten und in

der Abwicklung des Bestellprozesses zu berücksichtigen:

keine Fabrikats- oder Herstellerbindung; freie Markenwahl
Fahrräder ohne und mit Motorunterstützung bis 25 km/h – sogenannte E-Bikes/Elektro-Fahrrä-

der/Pedelecs

Es sind ausschließlich neue Fahrräder anzubieten.
Die Fahrräder können von den Mitarbeitenden individuell konfiguriert und mit entsprechendem

Zubehör ausgestattet werden, soweit es sich hierbei um leasingfähiges Zubehör gem. den entspre-

chenden Rechtsgrundlagen handelt, z.B. Gepäckträger, Gepäcktaschen, Schutzbleche, Rückspie-

gel, Smartphone-/Navi-Halterung, Gangschaltung, Kettenschutz, Fahrradständer, Fahrradkorb,

Fahrradanhänger und Kindersitze. Ausgenommen sind Kleidung und Helm.

5 Versicherungs- und Serviceleistungen

5.1 Fahrradversicherung

Mit Zustandekommen eines Leasing-Einzelvertrages muss für das geleaste Fahrrad eine gültige, vom

Selbstbehalt befreite und über die gesamte Leasingzeit andauernde Fahrradversicherung (Vollkasko-

versicherung) verpflichtend abgeschlossen werden. Der Versicherungsschutz muss jeweils spätestens

ab dem ersten Tag der Nutzungsüberlassung (Gefahrübergang auf den AV und/oder die Mitarbeiten-

den) ohne Anrechnung von Wartezeiten oder Karenzfristen bei Schadenseintritten bestehen. Er endet

mit Rückgabe des gesamten Leasinggegenstandes an den Leasinggeber und bedarf keiner gesonderten

Kündigung.

Die durch den Auftragnehmer oder der vom Auftragnehmer bestimmten Leasinggesellschaft ggf. unter

Einbeziehung einer Versicherungsgesellschaft anzubietende Versicherung muss mindestens folgende

Leistungen enthalten und folgende Risiken abdecken:

keine Selbstbeteiligung für Leasingnehmer und Mitarbeitende
keine Mindestschadenfallhöhe

[Seite 17]

keine betragliche Höchstgrenze (Deckelung)
Diebstahl/Einbruchdiebstahl und Raub (auch von Anbauteilen und mitgeleastem Zubehör) ohne

nächtliche Einschränkungen und Bedingung an die Unterbringung des Fahrrades (z.B. verschlosse-

ner Raum)

Vandalismus
(Verkehrs-)Unfallschäden
Fall- und Sturzschäden
Beschädigungen durch Bedienungs-, Material-, Konstruktions- oder Produktionsfehler
Schäden und Folgeschäden an Akku, elektronischem Motor und anderen elektronischen Steue-

rungsgeräten

Totalschäden
24/7 Mobilitätsgarantie mit Notfallservice bei Störfällen, die eine Weiterfahrt verhindern (z.B. Rah-

menbruch, schwerer Defekt)

Vor-Ort-Pannenhilfe inkl. Abtransport, Rückfahrt oder gleichwertigem Ersatzfahrrad für die Zeit

der Reparatur

deutschland- und europaweite Versicherungs- und Mobilitätsgarantieleistungen.

Bei Verlust des Leasingobjekts durch Diebstahl, Einbruchdiebstahl oder Raub stellt der Auftragnehmer

eine vollständige finanzielle Absicherung des Auftraggebers und des Mitarbeitenden sicher. Aus dem

bisherigen Leasing-Einzelvertrag dürfen weder Ablösebeträge noch sonstige Zusatzkosten oder Rest-

forderungen zu Lasten des Auftraggebers oder des Mitarbeitenden entstehen. Der Mitarbeitende er-

hält auf Wunsch unverzüglich die Möglichkeit, erneut ein Fahrrad vergleichbarer Art und eines ver-

gleichbaren Anschaffungswertes zu nutzen. Zulässig sind insbesondere ein Objekttausch im bestehen-

den Leasing-Einzelvertrag, sofern dessen vertrags- und steuerrechtlich ordnungsgemäße Durchfüh-

rung sichergestellt ist, oder die kostenfreie Beendigung des bisherigen Leasing-Einzelvertrags ein-

schließlich vollständiger GAP-Deckung und der freiwillige Abschluss eines neuen Leasing-Einzelvertrags

für ein Ersatzfahrrad. Bei einem neuen Leasing-Einzelvertrag beginnt eine neue Vertragslaufzeit. Der

Abschluss ist für den Mitarbeitenden freiwillig. Die Einzelheiten sind im Umsetzungskonzept darzustel-

len.

Die Versicherungsrate wird für die gesamte Vertragslaufzeit des Leasing-Einzelvertrages garantiert und

soll in den Leasingkosten separat ausgewiesen werden. Sie ist wie die Leasingrate in voller Höhe per

Entgeltumwandlung von den Mitarbeitenden zu tragen.

[Seite 18]

Es ist sicherzustellen, dass die Abwicklung im Versicherungsfall nicht über den Auftraggeber (keine

mittelbare oder unmittelbare Beteiligung des Auftraggebers), sondern direkt mit dem Auftragnehmer

erfolgt und es keinerlei Kommunikation mit dem Versicherungsunternehmen bedarf. Der Auftragneh-

mer muss über eine Abwicklungsvollmacht des Versicherungsunternehmens verfügen.

Entsprechend den in Punkt 4.2 Anforderungen an das Händlernetz sowie die Marken- und Produktviel-

falt dargestellten Bedingungen muss die Schadensabwicklung - neben einer digitalen Möglichkeit per

Online-Portal - auch über die stationären Fahrrad-Fachhändler durchgeführt werden können. Diese

sollen in Versicherungsfällen unterstützend im Sinne der Mitarbeitenden des Auftraggebers mitwir-

ken.

Der Umfang der Versicherungsleistung ist Teil der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistung, wel-

che entsprechend bewertet wird (siehe Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien).

Die Kosten für die Fahrradversicherung sind gem. der Vorgabe im Dok. 2.01 Preisblatt einzutragen. Sie

sind Bewertungskriterium und Bestandteil des Angebots des Auftragnehmers. Eine nähere Beschrei-

bung ist dem Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien zu entnehmen.

5.2 Arbeitgeber-/Dienstherrnausfallversicherung

Weiterhin besteht seitens des Auftraggebers die Anforderung, dass ein erweiterter Versicherungs-

schutz die zusätzlichen Vertragserfüllungsrisiken des Leasingnehmers in so genannten Störfällen ab-

deckt.

Regelmäßige und unregelmäßige Störfälle können die ordnungsgemäße Vertragserfüllung der Mitar-

beitenden gegenüber dem Arbeitgeber/Dienstherrn beeinträchtigen oder verhindern. Dieser ist als

Leasingnehmer jedoch weiter an die vollständige Vertragserfüllung gegenüber dem Leasinggeber ge-

bunden und entsprechend zu schützen.

Versicherungspflichtige Störfälle sind mindestens:

Absicherung bei Ausfall der Entgeltfortzahlung der Mitarbeitenden vor Vertragserfüllung (z.B. El-

ternzeit, Krankheit, Unfall, Erwerbsunfähigkeit)

Ausscheiden von Mitarbeitenden vor Vertragserfüllung (Kündigung oder Aufhebung des Beschäf-

tigungsverhältnisses, vorzeitiger Eintritt in den Ruhestand)

Neben dieser Versicherungsleistung sieht der Auftraggeber vor, dass Mitarbeitende zwei Optionen

ausüben können. Zur Option sollen die Übertragung des Leasingvertrages auf den Mitarbeitenden

(Privatzahlung) oder die Mitnahme und Übertragung auf einen neuen Arbeitgeber

[Seite 19]

(Entgeltumwandlung) eingeräumt werden. Im Falle eines Arbeitsgeber-Wechsels wird ein bereits

geschlossener Leasingvertrag ohne Zusatzkosten entsprechend angepasst/umgestellt. Auch die

weiteren Verträge sind über eine entsprechende Eintrittsklausel an die tatsächlichen Gegebenhei-

ten anzupassen.

Tod von Mitarbeitenden vor Vertragserfüllung.

In mindestens diesen Fällen ist dem Auftraggeber durch den Auftragnehmer oder der vom Auftrag-

nehmer bestimmten Leasinggesellschaft ggf. unter Einbeziehung einer Versicherungsgesellschaft eine

vorzeitige und kostenlose Rückgabemöglichkeit des Fahrrades und Auflösung des Leasing-Einzelver-

trages anzubieten (Arbeitgeber-/Dienstherrnausfallversicherung). Alternativ kann ein Arbeitge-

ber/Dienstherrn-Ratenschutz für bestimmte Störfälle vereinbart werden.

Dementsprechend muss für das geleaste Fahrrad eine gültige, vom Selbstbehalt befreite und über die

gesamte Leasingzeit andauernde Arbeitgeber-/Dienstherrnausfallversicherung verpflichtend abge-

schlossen werden. Der Versicherungsschutz muss jeweils spätestens ab Gefahrübergang auf den AV

und/oder die Mitarbeitenden bestehen (keine Wartezeit!).

Die Versicherungsleistungen sollen in größtmöglicher Höhe und für die gesamte Laufzeit des jeweiligen

Leasing-Einzelvertrages angeboten werden. Die Höhe der Versicherungsrate wird für die gesamte Ver-

tragslaufzeit des Leasing-Einzelvertrages garantiert.

Für sämtliche im Rahmen des Entgeltumwandlungsmodells überlassenen Fahrräder greift diese Stör-

fallabsicherung im Bedarfsfall ohne Kontingentierung oder Deckelung der Fallzahlen.

Das jeweilige Versicherungsverhältnis endet automatisch mit Ablauf des jeweiligen Leasing-Einzelver-

trages, mit Rückgabe des jeweiligen Fahrrades an die Leasinggesellschaft bzw. den Fachhändler oder

mit Erlöschen des Arbeits-/Anstellungsvertrages durch Kündigung oder Vertragsaufhebung. Einer ge-

sonderten Kündigung bedarf es nicht. Maßgeblich ist der früheste genannte Zeitpunkt.

Der Umfang der Versicherungsleistung ist Teil der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistung, wel-

che entsprechend bewertet wird (siehe Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien).

Die Kosten für die Arbeitgeberausfallversicherung sind gem. der Vorgabe im Dok. 2.01 Preisblatt ein-

zutragen. Sie sind Bewertungskriterium und Bestandteil des Angebots des Auftragnehmers. Eine nä-

here Beschreibung ist dem Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien zu entnehmen.

[Seite 20]

5.3 Serviceleistungen

Über die gesetzlichen Gewährleistungs- und herstellergebundenen Garantiebestimmungen hinausge-

hend muss jeder abgeschlossene Leasing-Einzelvertrag ein Servicepaket beinhalten. Dieses ist für den

gesamten Leasingzeitraum abzuschließen.

Hierbei besteht seitens des Auftraggebers eine besondere Anforderung mit Wahlmöglichkeit.

Grundsätzlich verpflichtend und mit jedem Leasing-Einzelvertrag abzuschließen ist ein Servicepaket,

das mindestens die folgenden Anforderungen erfüllt („Servicepaket 1“ - verpflichtend):

Durchführung einer jährlichen Inspektion zur Überprüfung der Verkehrstauglichkeit durch Sach-

kundige nach geltenden Bestimmungen zur Erfüllung der UVV

Kostendeckung der Leistungen durch monatliche Servicerate
Es besteht eine Dokumentations- und Mitteilungspflicht des ausführenden Fachhändlers.

Während der regulären Laufzeit von 36 Monaten ist in jedem zwölfmonatigen Leasingjahr eine Inspek-

tion zur Überprüfung der Verkehrstauglichkeit durch Sachkundige nach den geltenden Bestimmungen

zur Erfüllung der UVV anzubieten, insgesamt drei Inspektionen. Die Inspektionen müssen innerhalb

der jeweiligen Leasinglaufzeit in Anspruch genommen werden können. Eine Durchsicht bei Übergabe

sowie eine zusätzliche freiwillige Erstinspektion ersetzen diese Inspektionen nicht. Die Kosten des ge-

forderten Inspektionsumfangs sind vollständig durch die monatliche Servicerate abgedeckt. Hierfür

dürfen keine Zuzahlungen verlangt werden.

Auf freiwilliger Basis soll auf Wunsch der Mitarbeitenden das Servicepaket um weitere Leistungen er-

gänzt werden („Servicepaket 2“ - freiwillig):

mindestens die zuvor genannten Leistungen („Servicepaket 1“) und zusätzlich:
Die Übernahme von Verschleiß- und Instandhaltungsreparaturen erfolgt ohne betragliche Höchst-

grenze (ungedeckelt) und ohne Bagatellgrenze. Es gibt keine jährliche Budgetbegrenzung und kei-

nen Selbstbehalt für die Mitarbeitenden. Der Verschleißschutz beinhaltet den Austausch und die

Reparatur aller sicherheitsrelevanten und fahrradspezifischen Verschleißteile, insbesondere:

Reifen/Mantel
Bremsbeläge/-scheiben/-flüssigkeit
Schaltungselemente
Fahrradkette, Ritzel, Zahnriemen
Federgabel
Dämpfer

[Seite 21]

Schaltzüge
Akkus sowie
die vollständigen Arbeitslöhne für sämtliche Service- und Reparaturarbeiten.

Im Bestellprozess soll eine entsprechende Wahlmöglichkeit zur Verfügung gestellt werden.

Die jeweilige Servicerate wird für die gesamte Vertragslaufzeit des Leasing-Einzelvertrages garantiert

und soll in den Leasingkosten separat ausgewiesen werden. Sie ist in voller Höhe per Entgeltumwand-

lung von den Mitarbeitenden zu tragen.

Es ist sicherzustellen, dass die Serviceabwicklung nicht über den Auftraggeber (keine mittelbare oder

unmittelbare Beteiligung des Auftraggebers) erfolgt. Die Durchführung der vereinbarten Serviceleis-

tungen soll für die teilnehmenden Mitarbeitenden möglichst unkompliziert sein, weshalb ein flächen-

deckendes Fachhändlernetz erwartet wird (siehe Punkt 4.2 Anforderungen an das Händlernetz sowie

die Marken- und Produktvielfalt)

Der Umfang der Servicepakete ist Teil der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistung, welche ent-

sprechend bewertet wird (siehe Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien).

Die Kosten für die Servicepakete sind gem. der Vorgabe im Dok. 2.01 Preisblatt einzutragen. Sie sind

Bewertungskriterium und Bestandteil des Angebots des Auftragnehmers. Eine nähere Beschreibung

ist dem Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien zu entnehmen.

5.4 Optionale Versicherungsleistungen

Der Auftragnehmer kann optional ein Versicherungspaket zum Haftpflicht- und Rechtsschutz für zuge-

fügte Schäden an Dritten mit dem Fahrrad anbieten, welches den Auftraggeber im Rahmen der Privat-

nutzung des Fahrrades schützt.

Diese Leistungen stellen keine Mindestanforderung dar; aus dem bloßen Nichtangebot folgt kein Aus-

schluss.

Sofern angeboten, können diese Leistungen in Dok. 2.03 Wertungskriterien angegeben und im Umset-

zungskonzept näher beschrieben werden. Diese optionalen Leistungen sind nicht Teil der Wertung.

[Seite 22]

5.5 Weiterführende Ausführungen zu Versicherungs- und Serviceleistungen

Die Sachmängel- und Rechtsmängelhaftung für das jeweilige Fahrrad richtet sich nach den Regelungen

des Bürgerlichen Gesetzbuches in der bei Zuschlagserteilung gültigen Fassung. Die Verjährungsfrist der

Mängelansprüche beginnt mit der Übergabe des jeweiligen Fahrrades.

Für das jeweilige Fahrrad gelten zudem die jeweiligen hersteller- bzw. fabrikatsgebundenen Garantie-

bestimmungen.

Vor Inanspruchnahme von Versicherungs- und Serviceleistungen sind die gesetzlichen Gewährleis-

tungs- und herstellergebundenen Garantiebestimmungen zu prüfen und durchzusetzen. Der Auftrag-

nehmer unterstützt die Mitarbeitenden während der Laufzeit des Leasing-Einzelvertrages bei der

Durchsetzung von Mängel- und Garantieansprüchen.

Die verpflichtenden Versicherungsleistungen werden mit einem einheitlichen monatlichen Prozent-

satz des Anschaffungspreises des Fahrrades einschließlich leasingfähigen Zubehörs berechnet. Der je-

weilige Prozentsatz gilt unabhängig von Fahrradwert, Marke, Modell und Fahrradtyp. Für das ver-

pflichtende Servicepaket 1 gilt ein einheitlicher monatlicher Festpreis je Fahrrad, unabhängig von An-

schaffungswert, Marke, Modell und Fahrradtyp. Die angebotenen Berechnungsregeln sind für die un-

ter dieser Rahmenvereinbarung abgeschlossenen Einzelverträge verbindlich. Die bei Abschluss des je-

weiligen Einzelvertrages festgelegten Monatsbeträge bleiben während seiner Laufzeit unverändert.

Die Höhe der Prämien für die einzelnen Versicherungs- und Serviceleistungen wird für die gesamte

Vertragslaufzeit eines Leasing-Einzelvertrages garantiert.

Mit Ausnahme des Punktes 5.4 stellen die unter Punkt 5 aufgeführten Versicherungs- und Serviceleis-

tungen ein Bewertungskriterium dar. Eine nähere Beschreibung ist dem Dok. 4.03 Bewertungsvorge-

hen und Zuschlagskriterien zu entnehmen.

6 Prozessablauf

6.1 Kommunikationsplattform (Online-Portal)

Zur Abwicklung des Fahrrad-Leasings ist dem Auftraggeber und seinen Mitarbeitenden eine geeignete,

digitale Kommunikationsplattform - Online-Portal – (browserbasiert und barrierefreier Zugang) und

für Mobilgeräte optimiert kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Die Anforderungen werden im Folgen-

den beschrieben. 22

[Seite 23]

Über eine geeignete Kommunikationsplattform (Online-Portal) soll dem Auftraggeber ermöglicht wer-

den, eine möglichst hohe Anzahl an Kommunikationsprozessen digital abzubilden (Bestellprozess,

Händlersuche, Online-Rechner etc.).

Für die Mitarbeitenden sind alle Informationen zur Vorbereitung eines Vertragsabschlusses, über den

bestehenden Vertrag und die im Schadensfall zur Verfügung stehenden Möglichkeiten (insbesondere

nutzbare Werkstätten, Mobilitätsgarantie etc.) während der gesamten Vertragslaufzeit einsehbar.

Damit die Mitarbeitenden den jeweiligen wirtschaftlichen Vorteil leicht ermitteln können, muss ein

Online-Rechner zur Verfügung gestellt werden, der einen Kostenvergleich von Leasing und Kauf fall-

spezifisch und einkommensabhängig zulässt. Hierbei ist vom Auftragnehmer sicherzustellen, dass sich

die finanziellen Auswirkungen sowohl für die Gruppe der Beamtinnen und Beamten als auch die

Gruppe der Tarifbeschäftigten abbilden lässt.

Diese Prozesse benötigen im Innenverhältnis einen Arbeitgeber-/Dienstherrn- und einen Mitarbeiten-

denbereich, über den Mitarbeitendenanträge und Leasingangebote sowie Überlassungsverträge voll-

ständig digital erstellt, verwaltet und freigegeben werden können.

Auch die allgemeine Vertragsverwaltung, eine Übersicht über Leasingverträge und deren Status (In-

spektionen etc.) sowie exportierbare Daten für die Gehalts- und Besoldungsabrechnungen oder das

Berichtswesen sind wichtige Voraussetzungen.

Die vom Auftraggeber aufgestellten Vorgaben für die Umsetzung des Fahrrad-Leasings sind in den Ein-

stellungen der Online-Plattform entsprechend vorzunehmen und die zuständigen Bearbeiter/innen

des Auftraggebers in der Bedienung und Administration entsprechend zu schulen. Diese Leistung ist

für den Auftraggeber kostenneutral durchzuführen.

Wahlmöglichkeiten (wie z. B. in Punkt 5.3 Serviceleistungen beschrieben) sowie optionale und indivi-

duelle Zuschüsse des Arbeitgebers müssen variabel eingegeben werden können.

Das Online-Portal sowie dessen Funktionalität ist mindestens bis zum Ablauf des letzten hierüber ge-

schlossenen Leasing-Einzelvertrages nach Vorgaben des Auftraggebers zur Verfügung zu stellen.

Es ist einschließlich des Auftraggeber- und Mitarbeitendenbereichs sowie der vertragsgegenständli-

chen Formulare und Dokumente barrierefrei bereitzustellen. Die Umsetzung ist im Angebot darzustel-

len und vor der produktiven Bereitstellung durch einen nachvollziehbaren Prüfbericht zu belegen. Eine

bestimmte Zertifizierung oder Prüfstelle wird nicht vorgeschrieben.

[Seite 24]

Neben dem Online-Portal steht den Mitarbeitenden ein deutschsprachiger Kundenservice (Hotline)

und dem Auftraggeber ein vom Auftragnehmer benannter fester Ansprechpartner mindestens von

Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr kostenlos zur Verfügung.

Nach Vertragsabschluss und vor Einführung des Fahrrad-Leasings übermittelt der Auftragnehmer dem

Auftraggeber sämtliche relevanten Zugänge (Online-Portal mit Mitarbeitendem- und Arbeitgeber-

/Dienstherrnbereich) und Informationen zur weiteren Vorgehensweise.

Die Gesamtheit der unter Punkt 6.1 Kommunikationsplattform (Online-Portal) aufgeführten Leistun-

gen stellt ein Bewertungskriterium dar. Um einen Einblick in den zu erwartenden Abwicklungsprozess

zu gewinnen, ist dem AV mit Angebotsabgabe ein Link zum Online-Portal (ggfs. Testsystem) sowie Zu-

gangsdaten für je eine Testkennung (Gastzugang) des Arbeitgeber-/Dienstherrnbereiches und des Be-

reiches für die Mitarbeitenden zu übermitteln. Nähere Informationen zur Teststellung sind dem Dok.

4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien zu entnehmen. Alternativ zum Testzugang können

die in Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien genannten Anforderungen auch im Um-

setzungskonzept beschrieben und grafisch dargestellt werden.

6.1.1 Technische Anforderungen an das Online-Portal

6.1.1.1 Betrieb

Das Online-Portal muss vom Auftragnehmer als serverbasierte Web-Anwendung bereitgestellt und

gehostet werden. Diese muss in einem gängigen Browser vollständig und korrekt dargestellt werden.

Gegenüber dem Auftraggeber ist die Möglichkeit zu schaffen, das Online-Portal in seinem Intranet zu

verlinken. Optional ist eine abgestimmte URL zu vergeben.

Das Online-Portal mit Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbereich ist von der (IT-)Umgebung des Auftrag-

gebers strikt getrennt zu betreiben, eine Verknüpfung der beiden (IT-)Umgebungen ist in jedem Falle

ausgeschlossen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber den Server-Standort innerhalb des Europä-

ischen Wirtschaftsraumes zu bestätigen.

Der technische Support für das gesamte Online-Portal erfolgt über den Auftragnehmer. Der Auftrag-

nehmer ist für den störungsfreien Betrieb des Online-Portals inklusive der notwendigen Instandhal-

tung sowie Systempflege durch Updates, Upgrades etc. verantwortlich. Ebenso ist das Online-Portal

vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Datensicherheitsstandards sowie eine DSGVO-konforme Da-

tenverarbeitung sind zu jeder Zeit und nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik zu gewährleisten.

[Seite 25]

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung aller DSGVO-Anforderungen sowie zum Betrieb der

Software/Plattform in nach ISO / IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren innerhalb des europäischen

Wirtschaftsraumes. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über notwendige Updates und

Wartungen. Er verpflichtet sich zur unverzüglichen Behebung von Sicherheitslücken nach BSI IT-Grund-

schutz oder ISO / IEC 27001 und setzt den Auftraggeber darüber in Kenntnis.

6.1.1.2 Allgemeine Anforderungen zur IT-Sicherheit

Der Auftragnehmer hat alle zumutbaren und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnah-

men zu ergreifen, die einen unbefugten und missbräuchlichen Zugriff auf das Online-Portal, zugehörige

Komponenten sowie zugehörige Daten unterbinden. Dies gilt insbesondere für die Abwehr von Bedro-

hungen, die die Integrität, die Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit des Online-Portals gefährden oder

eine Gefährdung (z.B. durch Exploits, Malicious Software) Dritter (z.B. Nutzer des Online-Portals) dar-

stellen.

Die getroffenen Maßnahmen müssen dabei dem jeweils aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Ferner ist generell bei der Erstellung und Pflege sowie beim Hosting die Verwendung von Techniken

zu vermeiden, die bekanntermaßen hohe Sicherheitsrisiken bzw. Sicherheitslücken enthalten, welche

nicht durch entsprechende Maßnahmen geschlossen werden können.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vor Vertragsabschluss von dem für IT-Sicher-

heit zuständigen Bereich der jeweiligen Verwaltung des AV zu bestätigen.

6.2 Leasingbeginn: Bestellprozess

Der Auftragnehmer stellt den Mitarbeitenden des Auftraggebers einen Zugang zum Online-Portal zur

Verfügung. Hierfür müssen sich interessierte Mitarbeitende innerhalb des Online-Portals mit ihrer

dienstlichen E-Mailadresse registrieren. Um die Nutzung durch Nichtberechtigte zu verhindern, soll die

Registrierung mit einer Bestätigungsaufforderung per E-Mail erfolgen.

Die Mitarbeitenden des Auftraggebers suchen sich ihr Wunsch-Fahrrad bei den teilnehmenden Fach-

händlern aus. Die von den Mitarbeitenden eingeholten Fachhandelsangebote sollen zusammen mit

dem Antrag auf Inanspruchnahme des Fahrrad-Leasings online über das Portal hochgeladen und an

den Arbeitgeber/Dienstherrn gestellt werden können. Die Überprüfung und Genehmigung hat im Ar-

beitgeber-/Dienstherrnbereich durch eine qualifizierte Person zu erfolgen. 25

[Seite 26]

Auf der Grundlage des Leasing-Rahmenvertrages erfolgt die Erstellung eines Leasing-Einzelvertrages

je bestelltem Fahrrad durch den Auftragnehmer, welcher dem Auftraggeber online im Arbeitgeber-/

Dienstherrnbereich des Portals zur Verfügung zu stellen ist. Mit Zustandekommen des Leasing-Einzel-

vertrages ist auch der Überlassungsvertrag zwischen dem Arbeitgeber/Dienstherrn und dem Mitarbei-

tenden (siehe Punkt 2.2.4 Überlassungsvertrag) über das Online-Portal abzuwickeln.

Letzte Prüfinstanz vor dem Entstehen von Verpflichtungen muss der Arbeitgeber/Dienstherr sein.

Nach Erstellung und Versand der Leasingunterlagen und Freigabe durch den Auftraggeber holt der

Mitarbeitende das Fahrrad beim Fachhändler ab.

Im Anschluss ist die Dauerleasingrechnung an den Auftraggeber zu übersenden.

6.3 Leistungen während der Leasinglaufzeit

Während der Laufzeit des Leasings sollen den teilnehmenden Mitarbeitenden automatisierte Nach-

richten über fällige Inspektionstermine zugehen. Eine Erinnerungsfunktion und eine Dokumentations-

möglichkeit sind einzurichten.

Eine digitale Abwicklung von Fällen, in denen Gewährleistungs-, Garantie-, Versicherungs- oder Ser-

viceleistungen in Anspruch genommen werden, ist ausdrücklich erwünscht.

6.4 Leasingende: Rückgabe des Fahrrades

Vor dem Ablauf des Leasings soll den Mitarbeitenden eine Nachricht zu Erinnerungszwecken zugehen.

Den Mitarbeitenden des Auftraggebers ist nach Ablauf des Nutzungszeitraumes bzw. der Leasingzeit

von 36 Monaten die Möglichkeit zum Kauf des Fahrrades zu gewähren. Ein genereller Anspruch auf

eine Kaufoption besteht nicht.

Der Auftragnehmer oder die vom Auftragnehmer bestimmte Leasinggesellschaft ist für die Übermitt-

lung eines entsprechenden Angebots an den jeweiligen Mitarbeitenden verantwortlich. Der Auftrag-

geber ist in den Prozess zum Laufzeitende weder mittelbar noch unmittelbar involviert.

Ein Andienungsrecht des Leasinggebers gegenüber dem jeweiligen Auftraggeber ist nur zulässig, wenn

unter verbindlicher Einbeziehung des Leasinggebers sichergestellt ist, dass bei Ausübung des Andie-

nungsrechts der Auftragnehmer die daraus entstehenden Erwerbs- und Zahlungspflichten unter Be-

freiung des Auftraggebers übernimmt. Ein zusätzlicher Antrag des Auftraggebers darf hierfür nicht

[Seite 27]

erforderlich sein. Die Abwicklung und Verwertung übernimmt der Auftragnehmer auf eigene Kosten.

Ein Andienungsrecht gegenüber Mitarbeitenden ist ausgeschlossen.

Der bei Vertragsabschluss oder durch ein Kalkulationstool berechnete Gebrauchtkaufpreis ist stets un-

verbindlich zu halten und zu betiteln. Der Auftragnehmer garantiert, dass den Mitarbeitenden am Ende

der Leasinglaufzeit ein Kaufangebot zur Übernahme des Fahrrades unterbreitet wird, welches einen

maximalen Übernahmepreis von 18 Prozent des ursprünglichen Brutto-Listenpreises (UVP) nicht über-

schreitet.

In Fällen, in denen die Kaufoption ausgeübt und das Kaufangebot angenommen wird, ist der Auftrag-

nehmer oder die vom Auftragnehmer bestimmte Leasinggesellschaft verpflichtet, einen ggf. entstan-

denen geldwerten Vorteil und die darauf anfallende Pauschalversteuerung als Zuwendender gemäß

§ 37b EStG an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Der Auftragnehmer sichert die ge-

setzeskonforme Versteuerung eines etwaigen geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle dadurch an-

fallenden Kosten (Pauschalversteuerung nach § 37b EStG). Diese Zusage gilt, solange der § 37b EStG

auf diesen Sachverhalt anzuwenden ist.

Als Nachweis zur Vorlage bei einer evtl. Lohnsteueraußenprüfung erhält der Auftraggeber eine Kopie

der Übernahmerechnung (ausgestellt auf den Mitarbeitenden des Auftraggebers), auf welcher die

Übernahme der Pauschalversteuerung ausgewiesen ist.

In Fällen, in denen die Kaufoption nicht ausgeübt wird, hat der Mitarbeitende das Fahrrad zur Entlas-

tung zurückzugeben. Hierfür dürfen dem Auftraggeber und dem Mitarbeitenden keine zusätzlichen

Kosten entstehen.

Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch den Mitarbeitenden des Auftraggebers

und eine Rückgabe des Fahrrades vor Ablauf des jeweiligen Nutzungszeitraumes ist ausschließlich in

den folgenden begründeten Ausnahmefällen zulässig:

Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses durch den Mitarbeitenden
Kündigung oder Aufhebung des Beschäftigungsverhältnisses durch den Auftraggeber
Elternzeit des Mitarbeitenden
Tod des Mitarbeitenden
Erwerbsunfähigkeit des Mitarbeitenden.

Die Rückgabe des Fahrrades muss bei den teilnehmenden Fachhändlern möglich sein. Alternativ kann

der Auftragnehmer das Leasingobjekt beim Mitarbeitenden kostenfrei abholen.

[Seite 28]

6.4.1 Schäden bei Rückgabe nach Ablauf der Leasinglaufzeit

Der Auftragnehmer gewährleistet die Rücknahme des Fahrrades bei einem ordnungsgemäßen und be-

triebssicheren Zustand, d. h. der Zustand entspricht dem Alter und dem der bestimmungsgemäßen

Nutzung. Etwaige Kosten zur Wiederherstellung dieses Zustandes trägt der Mitarbeitende des Auf-

tragsgebers.

7 Kommunikation

Nach Vertragsabschluss und vor Einführung ist dem Auftraggeber eine individuelle Beratung und Un-

terstützung zu gewähren, um das Fahrrad-Leasing nach den beschriebenen Vorgaben im Landkreis Ha-

velland, in den Städten Nauen und Falkensee sowie in der Gemeinde Wustermark einzuführen. Dem

Auftraggeber ist eine Kontaktperson des Auftragnehmers zu nennen, die hierfür zu den üblichen Ge-

schäftszeiten (Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr) zur Verfügung steht.

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der internen Kommunikation zur Einführung des

Fahrrad-Leasings. Dies erfolgt insbesondere durch die kostenfreie Bereitstellung von Digital- und Print-

medien, welche individuell auf den Auftraggeber angepasst werden können.

Darüber hinaus soll der Auftragnehmer Kick-Off-Veranstaltungen für interessierte Mitarbeitende an

den jeweiligen Standorten des AV anbieten. Alternativ kann auch ein abweichendes Format vereinbart

werden (digitale Veranstaltung).

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers an betrieblichen Gesund-

heitstagen sowie vergleichbaren Informations- und Präventionsveranstaltungen mitzuwirken. Die Mit-

wirkung umfasst insbesondere die fachkundige Beratung der Mitarbeitenden zum Fahrradleasing, die

Vorstellung der angebotenen Leistungen sowie die Beantwortung individueller Rückfragen. Der Auf-

tragnehmer stellt hierfür qualifiziertes Personal in angemessenem Umfang zur Verfügung und gewähr-

leistet eine ansprechende und zielgruppengerechte Präsentation. Die Teilnahme des Auftragnehmers

erfolgt ohne gesonderte Vergütung.

Die Gesamtheit der unter Punkt 7 Kommunikation aufgeführten Leistungen ist ein Bewertungskrite-

rium. Eine nähere Beschreibung ist dem Dok. 4.03 Bewertungsvorgehen und Zuschlagskriterien zu ent-

nehmen.

[Seite 29]

8 Zahlungsbedingungen, Rechnungslegung

Soweit nichts anderes bestimmt ist, verstehen sich die in der Preiszusammenstellung aufgeführten

Preise als Netto-Preise zzgl. der gesetzlich geltenden Umsatzsteuer.

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Abrechnung gegenüber dessen Mitarbeiten-

den. Dabei stellt er sicher, dass die monatlich anfallenden Abrechnungsdaten geschlüsselt nach den

einzelnen Parteien des AV nachvollziehbar und unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorga-

ben in einer Form übermittelt werden, in der das Lohnabrechnungssystem des Auftraggebers

(P&I/LOGA) mit allen notwendigen Daten zur vollumfänglichen Weiterverarbeitung abrechnungsrele-

vanter Informationen bedient werden kann. Der genaue Ablauf wird nach der Zuschlagserteilung ab-

gestimmt.

Die Rechnungslegung (Eingang der Rechnung beim Auftraggeber) erfolgt monatlich im Nachhinein für

den Vormonat.

Die Rechnungen müssen hinsichtlich des erbrachten Leistungsumfangs eindeutig und nachvollziehbar

sein sowie die vollständige Vergabenummer des Auftraggebers ausweisen. Des Weiteren ist die ge-

setzliche Umsatzsteuer gesondert aufzuführen. Anderenfalls ist der Auftraggeber berechtigt, die Rech-

nung zurückzuweisen.

Die Rechnungen sind jeder Partei des AV einzeln und vorzugsweise elektronisch zu senden an:

• Landkreis Havelland | Haupt- und Personalamt | Platz der Freiheit 1 | 14712 Rathenow

• Stadt Nauen | Fachbereich Service und Dienstleistungen | Rathausplatz 1 | 14641 Nauen

• Stadt Falkensee | Hauptamt | Falkenhagener Str. 43/49 | 14612 Falkensee

• Gemeinde Wustermark | Hoppenrader Allee 1 | 14641 Wustermark.

Die Zahlung erfolgt ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Zugang einer ordnungsgemäßen und

prüffähigen Rechnung beim Auftraggeber. Eine Sammelrechnung der Leasing-, Versicherungs- und Ser-

viceentgelte durch den Leasinggeber ist unter den Voraussetzungen des § 10 Absatz 5 der Rahmenver-

einbarung zulässig. Die monatlichen Entgelte werden nach Absprache mit dem Auftraggeber entweder

von den Geschäftskonten der jeweiligen Partei des AV in Form einer Sammelrechnung abgebucht oder

nach Zugang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung beim Auftraggeber gezahlt. Die Par-

teien des AV können dabei erforderliche Vorgaben der Inhalte angeben (wie z. B. Kostenstelle, Kosten-

träger, Sachkonto, Verwendungszweck). Die genauen Vorgaben werden nach der Zuschlagserteilung

abgestimmt.

Erfolgte Zahlungen bedeuten keine Anerkennung der Lieferung/Leistung als vertragsgemäß. 29

4.01 Leistungsbeschreibung_Stand 28.09.26.pdf