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Allgemeine Verfahrensbeschreibung
Reparaturabrechnung über Pauschalpositionen
Die Auftraggeber beabsichtigen den Abschluss von Rahmenvereinbarungen in ver- schiedenen Gewerken basieren auf Pauschalpositionen
Die Verfahrensbeschreibung soll den Bietern einen Überblick über die im Wege der Rahmenvereinbarungen beauftragten Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten in Woh- nungen auf Basis von Pauschalpositionen geben.
I. Allgemeines
Die Rahmenvereinbarungen sollen zur Beauftragung und Abrechnung von Kleinrepa- raturen im Instandhaltungsbereich, sowie von technischen Maßnahmen im Zuge von Wohnungsrenovierungen über unser Handerkerportal (HWP) dienen. Das HWP ist ein Web-Basiertes Computerprogramm zur Beauftragung und Abrechnung von Leistun- gen.
Mit exakten Analysen wurden jeweils unternehmensspezifisch Gewerke bezogene Fest- und Einheitspreise entwickelt.
Ziel dieses Verfahrens ist die Arbeitszeiteinsparung durch Vereinfachung der Auf- trags- und Rechnungsabwicklung.
II. Ziele
- Bildung von Pauschalpositionen
Durch die Bildung von Pauschalpositionen, welche Lohnanteil und Materialkosten ent- halten, sollen individuelle Regieleistungen bzw. Nachträge vermieden werden.
- Verbesserte Prüfbarkeit der erbrachten Leistungen
Eine klare Formulierung von Leistungspaketen erlaubt den Mitarbeitern der Auftragge- ber eine einfache sachliche Prüfung der in Rechnung gestellten Leistungen. Insgesamt wird die Prüfung der erbrachten Leistungen vor Ort vereinfacht und optimiert.
- Kostenkontrolle / Kostensicherheit
Die Abrechnung von Pauschalen erlaubt eine einfachere Kostenkontrolle von Hand- werksleistungen, da nicht erst auf eine Abrechnung mit Aufmaß gewartet werden muss.
- vereinfachte Beauftragung, durch speziell geschulte Mitarbeiter
Nachvollziehbarkeit und Transparenz werden durch die gleichmäßige und wiederholte Verwendung von Leistungspositionen durch die speziell geschulten Mitarbeiter der
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[Hier eingeben] [Hier eingeben] Auftraggeber gewährleistet. Die Mitarbeiter*innen arbeiten seit vielen Jahren mit dem Gleichen Verfahren und Stehen den Handwerksunternehmen stets beratend zur Seite.
III. Einführung des Verfahrens bei den Auftraggebern
Die Münchner Wohnen (ehem. GEWOFAG) hat das Verfahren bereits 2006 einge- führt. Die Abrechnung über Pauschalpositionen setzt auf umfassende Rechnungs- und Datenanalysen von abgewickelten Instandhaltungsaufträgen des Konzerns. Diese Analysen wurden erstmals 2006 für die Auftraggeber durchgeführt.
Kern des Verfahrens ist es immer wiederkehrende, typisierbare Instandhaltungsfälle in Form von Pauschalen zusammenzufassen. Hierbei soll der Handwerker stets Leistun- gen von mittlerer Art und Güte kalkulieren und „worst case“-Szenarien außer Acht las- sen.
Im Pauschal-Verfahren werden folgende verschiedene Leistungstypen unterschieden:
- Reparaturen (Kleinreparaturen)
Für Kleinreparaturen (z.B. Reparatur einer Wasserarmatur) werden Festpreise (= Re- paraturpauschalen) entwickelt.
Abbildung 1 zeigt exemplarisch die Verteilung von solchen Kleinreparaturen im Ver- gleich zu allen Maßnahmen aus einem beliebigen Gewerk (bei allen Gewerken ähn- lich). Im Beispiel wird deutlich, dass bis zu einem Umsatz von 350,00 € je Kleinrepara- tur bereits 80 % aller im betrachteten Zeitraum beauftragten Leistungen abgerechnet werden konnten (rote Säulen). D.h. nur 20 % aller Aufträge hatten ein Volumen über 350,00 €. Bei der Betrachtung des Gesamtauftragswertes eines Gewerkes (blaue Säu- len) wird deutlich, dass zwar viele Aufträge mit einem Auftragswert bis zu 350,00 € be- auftragt werden, diese allerdings in Summe nur etwa 25 % des Gesamtumsatzes eines Gewerkes ausmachen. D.h. wenige Wohnungsmodernisierungen haben in Summe ei- nen deutlich größeren Auftragswert als viele Kleinreparaturen.
Häufigkeit der Kleinreparaturen,
Abbildung 1: Kumuliertes Austragsvolumen im Vergleich zur Reparaturhäufigkeit © QIS
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Abgeleitet aus dieser Darstellung ist es sinnvoll für Kleinreparaturen eine Reparatur- pauschale zu vergüten die für verschiedene Leistungen angewendet werden kann. D.h. der Handwerker bekommt einen Durchschnittswert für optional definierte, artver- wandte Kleinreparaturen an Einrichtungen und Objekten der Auftraggeber bezahlt. Ein Beispiel sind die Reparaturen an WC-Spülkästen und Druckspülern einschließlich de- ren Zu- und Abläufen oder Elektroreparaturen an der Wohnungsinstallation.
In allen Reparaturpositionen sind folgende Komponenten enthalten:
• Sicht- und Funktionsprüfung • Feststellung der Mängel und Defekte • Beseitigung der festgestellten Mängel und Defekte • Ausbau der defekten Teile • Anlieferung und Montage entsprechender neuer Teile • Abtransport, Entsorgung von Schutt und unbrauchbaren Teilen
Jeder Festpreis ist nach oben gedeckelt (max. Reparaturwert). D.h. eine Reparatur, die über die vertraglich vereinbarte Spanne hinauszugehen droht, wird nicht über den Festpreis abgerechnet, sondern über eine alternative Position aus dem Leistungskata- log. Sollte keine geeignete Position im Leistungskatalog vorhanden sein, wird für die Leistung ein Angebot erstellt.
Den Nachweis, dass eine Leistung über dem vertraglich vereinbarten maximalen Repa- raturwert liegt, hat der Handwerker vor Abschluss seiner Arbeiten den Auftraggebern gegenüber zu führen.
Durch die Rechnungsanalyse, welche im Zuge der Einführung des Pauschal - Verfah- rens bei den Auftraggebern stattgefunden hat, wurden die Obergrenzen der Festpreis- positionen so festgelegt, dass ein Überschreiten des max. Reparaturwertes zwar mög- lich, aber nur selten zu erwarten ist.
In einigen Gewerken war es geboten aufwändige Reparaturen in Form von Festpreisen darzustellen. In diesen Fällen schließt an eine Kleinreparatur eine „aufwändige Repa- ratur“ an. D.h. nach dem kalkulatorischen Überschreiten der Kleinreparaturposition können die Auftraggeber eine Kleinreparaturposition stornieren und stattdessen eine „aufwändige Reparaturposition“ beauftragen. Folglich schließt der minimale Reparatur- wert der aufwändigen Reparaturposition nahtlos an den maximalen Reparaturwert der Kleinreparaturposition an.
Im Rahmen eines Einzelauftrages kann jede Festpreisposition maximal einmal beauf- tragt werden.
- Maßnahmen bei Wohnungsrenovierungen
Für den Austausch hochwertiger Komponenten (z.B. Elektro-Neuinstallation einer 2- Zimmer-Wohnung) wurden Einheitspreispakete erarbeitet. Hierbei wurden speziell für die Auftraggeber definierte Leistungsinhalte erarbeitet und zu häufig wiederkehrenden Paketen zusammengefasst.
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Exemplarisch wird die Position „Einbau-Badewanne auf Füßen“ dargestellt:
• Einbau-Badewanne auf Füßen,
• Stahlblech 3,5 mm nahtlos gezogen, säurebeständig, innen emailliert, weiß, mit Excenter Ab- und Überlaufgarnitur, einschließlich Knie, Abgangsrohr und Wan- nensifon einschließlich Wannenfüße mit Anti-Dröhn- und Schallschutz sowie Hö- heneinstell-Möglichkeit bis 10 cm, Wandanschlussteile, Wannenerdung, ein- schließlich Dichtungs-, Befestigungs- und Kleinmaterialien liefern, montieren und betriebsbereit anschließen, alte Badewanne demontieren und fachgerecht entsorgen
• Fabrikat: Bette oder gleichwertig Größe: 1600 x 710 mm & 1700 x 710 mm
Aus dem Beispiel wird deutlich, dass häufig vorkommende Leistungen funktional be- schrieben werden. Die exakte Ausführung im Detail (z.B. endgültige Größe der Wanne) wird mit den Mitarbeitern der Auftraggeber festgelegt. Diese Form der Beschreibung ermöglicht es dem Handwerker Positionen mit hoher Sicherheit kalkulieren zu können, da die Rahmenbedingungen für die Ausführung (z.B. Spanne der Wannengrößen) klar geregelt sind.
Weiterhin wurden als Abrechnungseinheit „ganze Räume“ und „ganze Wohnungen“ eingeführt. Bei diesen Abrechnungseinheiten wurden statistische Grundlagen der Auf- traggeber herangezogen. Detaillierte Angaben sind den Leistungsverzeichnissen zu entnehmen und in Ergänzung der Bestandsbeschreibung.
III. Praktische Anwendung
Die Kosten- und Zeitersparnis, die bei der Anwendung des Pauschal - Verfahrens er- zielt werden kann, bietet besondere Vorteile für den Bieter. Durch die vereinfachte Be- auftragung zu fest vorgegebenen Kosten, in Form von Pauschal- und Festpreispositio- nen, lässt sich bereits bei der Beauftragung der Rechnungsendbetrag eindeutig fest- stellen.
Der Bieter profitiert voll umfassend vom Pauschal - Verfahren. Im Bereich der laufen- den Instandhaltung kann der Bieter mit dem Verfahren mit meist nur wenigen Positio- nen beauftragt und entsprechend einfach die Leistung abgerechnet werden.
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IV. Häufig gestellte Fragen
- Wie wirken sich eklatante Abweichungen in der Kalkulation aus?
Die mit den Bietern vereinbarten Preise müssen absolut im Einklang mit den von den Bietern kalkulierten Preisen stehen.
- Sind „worst case“-Szenarien zu berücksichtigen?
Es ist bei jeder Position eine Leistung mittlerer Art und Güte von den Bietern zu kalku- lieren.
„Worst case“ Fälle im eigentlichen Sinne (z.B. Wohnungen in einem besonders schlechten Instandhaltungszustand) werden im Allgemeinen nicht in die Mittelwerte einzelner Positionen eingerechnet, sondern durch Positionen wie „erschwerte Unter- grundvorbereitung an Wandflächen“ (vgl. Leistungsbeschreibungen) gesondert vergü- tet.
- Wie verhält es sich mit dem Einsatz von Bauhelfern?
Für die Instandsetzung von Wohnungen ist eine Vielzahl von Arbeiten erforderlich, die nicht zwingend von Fachhandwerkern durchgeführt werden müssen (z.B. Material- transport in die Wohnungen). Da über die vorliegende Rahmenvereinbarung eine Viel- zahl von Handwerksleistungen von einem Handwerker abgewickelt wird, sollte der Ein- satz der einzelnen Mitarbeiter eines Handwerksbetriebes unter Berücksichtigung der Qualifikation der Mitarbeiter stattfinden.
Unter allen Umständen kann so die fachliche Qualität gewährleistet werden und trotz- dem ein wirtschaftlicher Einsatz der Mitarbeiter in Abhängigkeit von der Mitarbeiter- qualifikation berücksichtigt werden.
- Welche Laufzeit hat die Rahmenvereinbarung?
Die Vereinbarung hat eine Laufzeit von 1 Jahr mit bis zu dreimaliger Verlängerungsop- tion um jeweils 1 Jahr.
- Wie erfolgt die Steuerung der Auftragsvergabe?
Der Liegenschaftsbestand des Konzerns sind einzelnen Hausverwaltungen zugeord- net. Die Beauftragung kann über alle Liegenschaften erfolgen. Um eine Benachteiligung der Rahmenvertragspartner bei der Auftragsvergabe auszu- schließen, wird ein Reporting über Aufträge und deren Volumen in regelmäßigen Ab- ständen durchgeführt und gegebenen Falls in Rücksprache mit unseren Rahmenver- tragspartnern nachgesteuert.
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[Hier eingeben] [Hier eingeben] 6. Gibt es einen zugesicherten Jahresumsatz?
Ein Jahresumsatz in bestimmter Höhe wird nicht zugesichert.
Der in Aussicht gestellte Umsatz resultiert aus der Betrachtung der letzten Jahre im Hinblick auf die Häufigkeit von Einzelleistungen. In der Instandhaltung und Instandset- zung von Wohnungen ist naturgemäß nicht genau zu ermitteln wie viele Mieter in ei- nem Jahr ausziehen und folglich wie viele Wohnungen instandgesetzt werden müssen. Ebenso lässt sich eine exakte Anzahl von Reparaturfällen nicht vorhersagen.
- Warum wurde keine noch feinere Unterteilung der Positionen gewählt?
Eine feinere Unterteilung der Positionen ist nicht zielführend, da damit ein wesentli- ches mit dem Pauschalverfahren zu erreichendes Ziel nicht mehr erreicht werden könnte. Ziel des Pauschalverfahrens ist u. a., dass bereits bei Beauftragung einer Handwerksleistung klar ist, wie hoch das eingesetzte Budget ist.
Mit dem Pauschalverfahren können die Auftraggeber eine Handwerksleistung mit exakter Kostengrundlage bestellen. Sollten sich auf der Baustelle andere Gegebenhei- ten als die beauftragten ergeben, können die Positionen jederzeit angepasst oder er- weitert werden. Selbst wenn der Handwerker feststellt, dass Positionen beauftragt wurden, die aufgrund der tatsächlichen Situation vor Ort nicht erforderlich sind, kön- nen Positionen problemlos wieder storniert werden.
- Weit gefasstes Leistungsspektrum bei Reparaturpositionen?
Es ist Sinn der Reparaturposition in einem gewissen Rahmen verschiedene Reparatur- leistungen zu einer Festpreisposition zusammenzufassen.
Dies ist die Basis des Pauschal- Verfahrens. Das Verfahren wurde entwickelt, um die unkalkulierbare Abrechnung von Handwerksleistung auf Stundenbasis zu vermeiden. Um die Risiken für die Bieter gering zu halten, wurden bei jeder Festpreisposition Spannen in den Vertrag eingearbeitet. Diese erlauben es dem Bieter bei kalkulatori- schem Überschreiten der Obergrenze, die Auftraggeber darauf hinzuweisen, dass Ein- heitspreispositionen, andere Festpreispositionen oder ein individuelles Angebot statt der ursprünglich beauftragten Position zu verwenden sind.
- Küche und Abstellraum?
Bei der Berechnung der durchschnittlichen Räume "klein" wurden die Abstellräume (soweit vorhanden) und Küchen bei der Bestimmung der durchschnittlichen Flächen berücksichtigt und sind somit korrekterweise enthalten.
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