LHS Bewerbungsbedingungen (2).pdf

[Seite 1]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 1 von 7

1. Gegenstand der Ausschreibung

Die Landeshauptstadt Stuttgart (Auftraggeber) beabsichtigt, ihren berechtigten Tarifbeschäftigten und Beamten ein Dienstradleasing im Wege der Entgeltumwandlung anzubieten. Rechtsgrundlage sind für Tarifbeschäftigte der Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) und für Beamte § 3 Abs. 3 LBesGBW.

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem einheitlichen Anbieter über die Bereitstellung und das Leasing von Fahrrädern und Pedelecs sowie die damit verbundenen Versicherungs-, Mobilitäts-, Wartungs-, Inspektions-, Störfall-, Informations-, Portal- und Serviceleistungen einschließlich der Unterstützung bei der Vertragsabwicklung und der Bereitstellung abrechnungsrelevanter Daten. Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von 48 Monaten.

Leasingnehmer der Fahrräder ist ausschließlich der Auftraggeber. Die berechtigten Tarifbeschäftigten und Beamten werden nicht selbst Leasingnehmer; ihnen werden die Fahrräder zur dienstlichen und privaten Nutzung überlassen.

Der Auftragnehmer übernimmt die operative Abwicklung des Dienstradleasings. Hierzu gehören insbesondere Bestell-, Überlassungs-, Rückgabe- und Schadenprozesse, Störfallmanagement, Wartung und Inspektion, die Bereitstellung des erforderlichen Versicherungsschutzes und einer Mobilitätsgarantie sowie der Betrieb eines geeigneten Online-Portals. Das Portal muss insbesondere die Vertragsabwicklung, die Bereitstellung abrechnungsrelevanter Daten sowie die für den Auftraggeber und die Nutzer erforderlichen Informationen unterstützen. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

Nach Ablauf oder vorzeitiger Beendigung eines Leasingvertrags übernimmt der Auftragnehmer die vollständige Rücknahme, Verwaltung und Verwertung des Leasingobjekts. Für den Auftraggeber besteht weder eine Verpflichtung zur Übernahme noch zur Verwertung der Fahrräder oder Pedelecs.

Den Tarifbeschäftigten und Beamten darf weder vertraglich noch auf sonstige Weise eine gesicherte Kaufoption für das Leasingobjekt eingeräumt werden. Der Auftraggeber darf selbst keine Kaufoption zusagen oder ein Kaufangebot unterbreiten.

Ein etwaiger späterer Erwerb des Fahrrads darf ausschließlich auf Grundlage eines eigenständigen Angebots des Auftragnehmers, des Leasinggebers oder eines eingeschalteten Dritten und auf eigene Rechnung des jeweiligen Veräußerers erfolgen. Ein Anspruch auf den Erwerb des Leasingobjekts oder auf die Unterbreitung eines Kaufangebots besteht nicht. Die Angabe eines potenziellen Übernahmepreises im Preisblatt begründet weder eine Kaufoption noch eine Verpflichtung zur Unterbreitung eines späteren Kaufangebots.

Wird ein Leasingobjekt nach Vertragsende oder im Zusammenhang mit einem Störfall unterhalb seines gemeinen Werts an einen Tarifbeschäftigten oder Beamten veräußert, hat der jeweilige Veräußerer die hieraus resultierenden steuerlichen Pflichten vollständig und auf eigene Verantwortung zu erfüllen. Dem Auftraggeber dürfen hieraus keine zusätzlichen steuerlichen, finanziellen oder administrativen Verpflichtungen entstehen.

Seite 1 von 7

[Seite 2]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 2 von 7

Die Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch auf Abruf einer bestimmten Menge; eine Mindestabnahme wird nicht vereinbart. Bei derzeit rund 16.000 Mitarbeitern wird von einer geschätzten Abnahmemenge von insgesamt etwa 1.000 bis 1.500 Fahrrädern ausgegangen. Maßgeblich ist ausschließlich der tatsächliche Bedarf.

Die im Preisblatt angegebenen Mengen sind ausschließlich fiktive Wertungsmengen zur Herstellung der Vergleichbarkeit der Angebote und lassen keine Rückschlüsse auf die tatsächliche Verteilung der abgerufenen Fahrradtypen zu.

Der Auftragnehmer hat für die in der Leistungsbeschreibung geregelten Störfälle eine mengenmäßig unbegrenzte Abwicklung vorzeitiger Vertragsbeendigungen und Rückgaben sicherzustellen.

Sämtliche mit der Leistungserbringung verbundenen Kosten sind vollständig im Preisblatt auszuweisen und in der monatlichen Gesamtrate zu berücksichtigen. Darüber hinausgehende Dienstleistungs-, Bearbeitungs-, Portal- oder sonstige Entgelte dürfen weder gegenüber dem Auftraggeber noch gegenüber den Nutzern erhoben werden.

Die Nutzer können im Rahmen der gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorgaben sowie des Angebots der kooperierenden Fachhändler Fahrradtyp, Modell, Hersteller und Marke frei wählen. Zulässig sind Fahrräder und Pedelecs, soweit diese den einschlägigen gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorgaben entsprechen.

Für jedes Dienstrad sind während einer 36-monatigen Leasinglaufzeit mindestens drei regelmäßige, grundsätzlich jährliche Inspektionen zur Sicherstellung der Verkehrssicherheit vorzusehen. Inspektions- und Wartungsleistungen müssen bundesweit über geeignete kooperierende Fachhändler durchgeführt werden können. Ergänzende Wartungs- und Serviceleistungen richten sich nach der Leistungsbeschreibung.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sämtliche auf Grundlage der Rahmenvereinbarung abgeschlossenen Einzelleasingverträge auch nach deren Ende bis zum jeweiligen Vertragsende ordnungsgemäß fortgeführt und abgewickelt werden.

Die angebotenen finanziellen Konditionen, insbesondere Leasingrate, Versicherung und Serviceleistungen, werden für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung verbindlich vereinbart. Änderungen der Konditionen sind nur nach Maßgabe der vertraglich festgelegten Voraussetzungen zulässig.

2. Aufteilung nach Losen

Eine Aufteilung der Rahmenvereinbarung nach Losen erfolgt nicht. Denn Rahmenvereinbarungen mit unterschiedlichen Dienstleistern würden zu unterschiedlichen Konditionen, Leasingbedingungen und Durchführungsmodalitäten führen und somit das angestrebte Ziel der Einheitlichkeit des Dienstrad-Angebotes unterlaufen. Zudem würde im Zuge der Durchführung unterschiedlicher Leasingvereinbarungen und Leasingportale für den Auftraggeber ein nicht mehr verhältnismäßiger Koordinationsaufwand entstehen. Insoweit erfordern technische Gründe eine Zusammenvergabe (§ 97 Abs. 4 S. 2 GWB).

3. Verfahrensart

Der Auftrag wird im Wege des offenen Verfahrens gemäß §§ 14 Abs. 1, 15 Abs. 1 VgV vergeben.

Seite 2 von 7

[Seite 3]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 3 von 7

4. Anwendbares Verfahrensrecht

a) Der Auftraggeber verfährt nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) in jeweils aktueller Fassung. Im Falle von Abweichungen / Widersprüchen der Vergabeunterlagen zu diesem Verfahrensrecht sind ausschließlich die gesetzlichen Verfahrensregelungen maßgeblich. Die Vergabeunterlagen sind im Zweifel im Sinne der gesetzlichen Regelungen auszulegen. b) Die nachstehenden Bewerbungsbedingungen enthalten insoweit arbeitserleichternde Hinweise und ausgestaltende Vorgaben, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Diese Hinweise und Vorgaben vermögen die genaue Kenntnisnahme der geltenden Verfahrensvorschriften nicht zu ersetzen. c) Im Falle von Abweichungen / Widersprüchen der Auftragsbekanntmachung zu den Bewerbungsbedingungen ist ausschließlich die Auftragsbekanntmachung in letzter Fassung maßgeblich.

5. Verfahrenssprache

a) Die Verfahrenssprache ist deutsch.

6. Ansprechpartner für das Vergabeverfahren

a) Ansprechpartner des Auftraggebers für dieses Vergabeverfahren ist:

Vergabeplattform

b) Unabhängig hiervon nimmt der Auftraggeber sämtliche Verfahrensentscheidungen und Bewertungsprozesse in eigener Person vor.

7. Elektronische Datenübermittlung

a) Das Vergabeverfahren wird mittels elektronischer Datenübermittlung über den Vergabemarktplatz (nachfolgend auch: Vergabeportal) geführt. Für die Abgabe von Angeboten und Bieterfragen ist eine Registrierung im Vergabeportal erforderlich. Die ordnungsgemäße und rechtzeitige Registrierung im Vergabeportal ist Sache des Verfahrensteilnehmers. b) Es wird darauf hingewiesen, dass es jederzeit zu Wartungsarbeiten am und Störungen des Vergabeportals kommen kann. Das Hochladen von Unterlagen in das Vergabeportal beansprucht Zeit, so dass hiermit rechtzeitig vor Fristablauf zu beginnen ist. c) Jeder Verfahrensteilnehmer muss während des Vergabeverfahrens jederzeit damit rechnen, Mitteilungen und Hinweise über das Vergabeportal zu erhalten. Das Vergabeportal informiert registrierte Verfahrensteilnehmer über die Hinterlegung dieser Mitteilungen zum Abruf im Vergabeportal. d) Alle Verfahrensteilnehmer sind verpflichtet, die für sie hinterlegten Nachrichten unverzüglich nach Erhalt der Hinterlegungsbenachrichtigung vom Vergabeportal abzurufen. Die im Vergabeportal hinterlegten Mitteilungen gelten zum Zeitpunkt der Information über ihre Hinterlegung als zugegangen. Ruft ein Verfahrensteilnehmer die an ihn gerichteten Mitteilungen trotz Hinterlegungsnachricht nicht rechtzeitig vom Vergabeportal ab, muss er dies gegen sich gelten lassen. e) Es ist sicherzustellen, dass die im Vergabeportal hinterlegten Kontaktdaten

Seite 3 von 7

[Seite 4]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 4 von 7

registrierter Benutzer stets aktuell und zutreffend sind. Wenn ein Verfahrensteilnehmer mit mehreren Benutzern im Vergabeportal registriert ist, erfolgt der Nachrichtenversand grundsätzlich an den Benutzer, der im Vergabeverfahren bereits Erklärungen abgegeben hat. Dies gilt solange und soweit der Verfahrensteilnehmer nicht ausdrücklich einen anderen Benutzer als Adressaten benannt hat.

8. Fragen und Hinweise

a) Es ist zu jedem Zeitpunkt zulässig, über das Vergabeportal Fragen zu stellen und Hinweise zu erteilen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. b) Es wird darauf hingewiesen, dass Fragen grundsätzlich wörtlich und unverändert von dem Auftraggeber veröffentlicht werden. c) Jeder Bieter hat sich vor Abgabe seines Angebotes über alle Umstände zu erkundigen, die für die Ausführung der Leistung und die Kalkulation des Angebotspreises relevant sein könnten. d) Fragen sollen nach Möglichkeit so rechtzeitig gestellt werden, dass der Auftraggeber die angefragten Informationen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen kann. Für den Fall, dass Fragen später zugehen, behält sich der Auftraggeber eine Fristverlängerung vor, allerdings ohne sich hierzu zu verpflichten. e) Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Fragen zu beantworten und Fristen zu verlängern. Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig hierüber zu informieren.

9. Vergabeunterlagen

a) Die Vergabeunterlagen stehen über das Vergabeportal unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung. Für den Abruf der Vergabeunterlagen ist keine Registrierung erforderlich. b) Enthalten die Vergabeunterlagen Unrichtigkeiten, Unklarheiten und / oder Unstimmigkeiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe bzw. die Vertragserfüllung wesentlich ist, so ist darauf unverzüglich – jedenfalls aber vor Ablauf der Angebotsfrist – hinzuweisen. c) Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Änderungen / Berichtigungen der Vergabeunterlagen vorzunehmen. d) Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen zu informieren und ihren Angeboten jeweils die aktuelle Fassung der Vergabeunterlagen zugrunde zu legen. e) Sämtliche Informationen, die der Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens erteilt, wie z.B. im Rahmen der Beantwortung von Fragen, werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. f) Inhaltliche Änderungen durch Bieter an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Dies gilt insbesondere auch für bieterseitige Klarstellungen, Berichtigungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen.

10. Angebote

a) Die Bieter haben ihre Angebote ausschließlich über das Vergabeportal in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu übermitteln. Jedem Angebot sind die Vergabeunterlagen zugrunde zu legen. b) Sofern das für die Abgabe eines Angebots verwendete Benutzerkonto des

Seite 4 von 7

[Seite 5]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 5 von 7

Vergabeportals auf einen Dritten registriert ist, ist dem Angebot eine Vollmacht des Dritten beizufügen, die erkennen lässt, dass der Verfahrensteilnehmer zur Nutzung des für den Dritten registrierten Benutzerkontos berechtigt ist. Nachforderungen bleiben insoweit vorbehalten. c) Auf dem Postweg, per Telefax, per E-Mail sowie über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes übermittelte Angebote sind unzulässig und werden nicht berücksichtigt. d) Alle Angebote müssen – soweit die Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes festlegen – vollständig sein. Als Bearbeitungshilfe ist den Bewerbungsbedingungen eine insoweit abschließende Liste beigefügt. Angebote dürfen keine widersprüchlichen Angaben enthalten. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten. e) Soweit die Bewerbungsbedingungen nicht Abweichungen zulassen, sind ausschließlich die auftraggeberseits vorgegebenen Vordrucke zu verwenden, und zwar in jeweils aktueller Fassung. Diese Vordrucke müssen an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt werden. Sie dürfen bei Bedarf vervielfältigt, aber nicht verändert werden. Jegliche Form der Veränderung kann zum Angebotsausschluss führen. f) Fehlt der Angebotsvordruck, gilt das Angebot als nicht abgegeben. Nachforderungen sind insoweit ausgeschlossen. Im Weiteren bleiben Nachforderungen vorbehalten. Der Auftraggeber sieht allerdings in Ausübung des ihm insoweit zustehenden Ermessens bei den Angeboten von Nachforderungen ab, die bereits aus anderen Gründen keine Berücksichtigung finden können. g) Soweit der Auftraggeber im Rahmen des Angebotsvordrucks abfragt, ob das Bieterunternehmen ein kleines oder mittleres Unternehmen ist (KMU), dient dies ausschließlich zu statistischen Zwecken (Vergabestatistikverordnung). h) Änderungen, Ergänzungen oder Berichtigungen der Angebote durch Bieter sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie müssen zweifelsfrei sein und sind in der für Teilnahmeanträge / Angebote vorgesehenen Form abzugeben. Gibt ein Bieter mehr als nur ein Angebot ab, geht der Auftraggeber im Zweifel davon aus, dass das spätere Angebot das frühere ersetzt. Aufklärungen bleiben vorbehalten. i) Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Angebotsprüfung und -wertung nur die Bieterangaben an den dafür vorgesehenen Stellen Berücksichtigung finden. Dies gilt insbesondere für Bieter-Angaben in Qualitätskonzepten.

11. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, gewerbliche Schutzrechte

a) Jeder Bieter ist verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in dem von ihm eingereichten Teilnahmeantrag / Angebot kenntlich zu machen. Es ist unzulässig, die Teilnahme- / Angebotsunterlagen ohne nähere Begründung insgesamt für geheimhaltungsbedürftig zu erklären. b) Sollten Bieterfragen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, ist hierauf mit der Fragestellung hinzuweisen. Erfolgt ein solcher Hinweis nicht, geht der Auftraggeber von der Zustimmung zur Veröffentlichung aus. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten. c) Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.

12. Keine Kostenerstattung / Entschädigung

Für die Bearbeitung der Vergabeunterlagen und die Erstellung der Angebote wird keine Kostenerstattung / Entschädigung gewährt.

Seite 5 von 7

[Seite 6]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 6 von 7

13. Neben- und Alternativangebote

Neben- und Alternativangebote sind nicht zugelassen.

14. Ortsbesichtigung

Entfällt.

15. Bietergemeinschaften

a) Bietergemeinschaften sind zulässig. Sie stehen Einzelbietern gleich. b) Fachhändler und Versicherungsunternehmen müssen nach dieser Ausschreibung nicht Mitglied einer Bietergemeinschaft werden und in diesem Falle auch nicht den Vordruck 234 abgeben. c) Bietergemeinschaften haben unter Verwendung des Vordrucks 234 jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen.

16. Nachunternehmer

a) Nachunternehmer (auch: Unterauftragnehmer) sind zugelassen. b) Eine Nachunternehmerschaft liegt nur vor, wenn der vorgesehene Nachunternehmer auf Rechnung des Bieters als späterem Zuschlagsempfänger einen Teil der zu vergebenden Leistungen selbstständig ausführen soll. c) Fachhändler und Versicherungsunternehmen gelten nicht als Nachunternehmer im Sinne dieser Ausschreibung. d) Bieter müssen die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, und die Unterauftragnehmer in dem Vordruck 233 angeben. e) Abweichend von den vorstehenden Absätzen c) und d) müssen Fachhändler oder Versicherungsunternehmen, die Unterauftragnehmer sind, nicht im Vordruck 233 benannt werden.

17. Zuschlagskriterien

a) Der Auftraggeber hat folgende Zuschlagskriterien festgelegt (Angabe mit Gewichtung):

• Preis 30%
• Qualität 70 %

b) Für die erforderlichen Preisangaben ist der Vordruck: Preisblatt zu verwenden. Die im Preisblatt angegebenen Mengen stellen fiktive Wertungsmengen dar, die eine einheitliche Angebotskalkulation gewährleisten sollen.

c) Zur Feststellung der Angebotsqualität hat jeder Bieter auftragsbezogen, konkret und schlüssig auf die in dem Vordruck: Fachangebot mit ihrer jeweiligen Gewichtung angegebenen Unterkriterien einzugehen. d) Die gewichteten Preis- und Qualitätspunkte werden addiert. Die Summe bildet die Angebotsvergleichspunktzahl.

18. Wettbewerbsregister Gewerbezentralregister / Vergabe- bzw. Korruptionsregister

a) Der Auftraggeber wird gemäß § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine

Seite 6 von 7

[Seite 7]

Landeshauptstadt Stuttgart

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Dienstfahrrädern gem. TV Fahrradleasing Bewerbungsbedingungen Seite 7 von 7

bieterbezogene Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einholen. b) Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Zeitpunkt im Vergabeverfahren eine bieterbezogene Auskunft bei einem Vergabe- bzw. Korruptionsregister einzuholen.

19. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen/Mittelstandskartelle

a) Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat jeder Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist. b) Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vertragsverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen. c) Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen bzw. die Bildung von Mittelstandskartellen von § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) freigestellt. Die Voraussetzungen können in §§ 2, 3 GWB nachgelesen werden.

20. Vertragsunterzeichnung

a) Der ausgeschriebene Auftrag ist mit Zuschlagserteilung rechtswirksam erteilt. b) Der Auftraggeber behält sich vor, nach Zuschlagserteilung deklaratorisch eine Vertragsunterzeichnung durchzuführen. Nachverhandlungen finden nicht statt.

21. Haftungsausschluss

a) Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabeunterlagen – trotz Anwendung größtmöglicher Sorgfalt des Auftraggebers bei ihrer Erstellung – unbeabsichtigt Angaben enthalten können, die unzutreffend, unvollständig und oder mit den geltenden Verfahrensvorschriften unvereinbar sind. b) Hierfür ist die Haftung des Auftraggebers, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.

22. Datenschutz

a) Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens nur solche Daten verarbeitet, die für die Erfüllung des Vergabezwecks erforderlich sind. b) Soweit der Auftraggeber nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht, dürfen personenbezogene Daten anonymisiert angegeben werden. c) Es wird auf die den Vergabeunterlagen beiliegenden Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens verwiesen.

Seite 7 von 7