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Besondere Bewerbungsbedingungen

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) über

Rahmenvereinbarung über Flachdetektorsysteme

Az. B 21.16 - 0279/25/VV : 1

Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren

Beschaffungsamt des BMI

Anschrift Beschaffungsamt des BMI

Referat B 21 Brühler Straße 3 53119 Bonn

Telefon +49 228 99 610-5016 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail claudia.heinze@bescha.bund.de Ansprechperson Claudia Heinze

Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 01.07.2026

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung .................................................................................................................................. 3

2. Zum Verfahren .......................................................................................................................... 3

2.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 3

2.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 3

2.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung ........................................................... 3

3. Der Teilnahmewettbewerb ....................................................................................................... 3

3.1 Verzeichnis der im Teilnahmewettbewerb einzureichenden Dokumente ....................... 4

3.2 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 5 3.2.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 26 VSVgV ............. 5 3.2.2 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 27 VSVgV .................... 6 3.3 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 7

3.3.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 7

3.3.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland ................................................................ 7

3.3.3 Unternehmensdaten ......................................................................................... 7

3.4 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrags ................................................................... 8

4. Die Angebotsphase ................................................................................................................... 8

4.1 Verzeichnis der in der Angebotsphase einzureichenden Dokumente ............................. 8

4.2 Angebotsformular und Preisblatt ..................................................................................... 8

4.3 Nachweise und Erklärungen zur Leistung ......................................................................... 9

4.3.1 Technische Produktbeschreibung ..................................................................... 9

4.3.2 Kriterienkatalog Leistung................................................................................... 9

4.3.3 Verifizierende Teststellung ................................................................................ 9

4.4 Ablauf der Verhandlungen .............................................................................................. 10

4.5 Prüfung und Wertung der Angebote .............................................................................. 11

4.5.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................. 11

4.5.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ................................................... 11

4.6 Rechtsbehelfsbelehrung ................................................................................................. 11

5. Vertragsunterlagen ................................................................................................................. 12

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1. Einleitung

Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.

2. Zum Verfahren

2.1 Durchführung des Verfahrens

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Das Beschaffungsamt des BMI stellt zunächst im Teilnahmewettbewerb die Eignung der Bewerber fest. Die Feststellung der Eignung erfolgt anhand der im Abschnitt 3 Teilnahmewettbewerb genannten Eignungskriterien. Nur geeignete Bewerber werden im Anschluss gesondert zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Auch soweit Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.

Weitere Informationen zu Struktur und Ablauf der Verhandlungen finden Sie unter “Ablauf der Verhandlungen“.

2.2 Fragen zum Vergabeverfahren

Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.

2.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung

Es sollen portable digitale Flachdetektorsysteme (Röntgensysteme) als Einsatzausstattung für die BPOL (Bundespolizei) beschafft werden. Es wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Höchstvolumen von 3.350.000,00 € über 4 Jahre vereinbart. 17 Systeme und eine Schulung werden als Mindestabnahmemenge direkt nach Zuschlagserteilung in Auftrag gegeben.

Die Gesamtleistung bildet ein Los.

3. Der Teilnahmewettbewerb

In diesem Abschnitt finden Sie die Regelungen zum Teilnahmewettbewerb.

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3.1 Verzeichnis der im Teilnahmewettbewerb einzureichenden

Dokumente

Ihnen werden im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes insgesamt 17 Dokumente zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen im Teilnahmewettbewerb zu übermittelnden Dokumente aufgelistet.

Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.

In den Vergabeunterlagen sind Verschlusssachen nach dem Geheimhaltungsgrad VS-NfD (Verschlusssache – nur für den Dienstgebrauch) enthalten. Aus diesem Grund muss der Bewerber sich verpflichten, die im Merkblatt für die Behandlung von VS (GHB-Anlage 4) festgelegten Bestimmungen einzuhalten und die Verschlusssachen entsprechend zu behandeln.

Nur wenn dem Beschaffungsamt des BMI diese Verpflichtungserklärung vorliegt, können die als VS-NfD eingestuften Unterlagen / Informationen überlassen werden.

Soweit Drittunternehmen oder Mitglieder einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft ebenfalls Kenntnis von den vorgenannten Verschlusssachen erhalten sollen, sind von diesen ebenfalls jeweils eigene Erklärungen abzugeben.

Auf § 353 b StGB und die außerordentliche Kündigungsmöglichkeit eines Auftragsverhältnisses nach § 20 AGB des Beschaffungsamtes des BMI wird hingewiesen.

Im Teilnahmewettbewerb sind folgende Dokumente einzureichen:

Teilnahmeantrag

Eigenerklärung Umsatz gem. 3.2.1.1 (vom Bieter selbst zu erstellen)

Referenzliste gem. 3.2.2.1

Eigenerklärung Ausschlussgründe gem. 3.3.1

Eigenerklärung Sanktionen Russland gem. 3.3.2

Anlage Unternehmensdaten gem. 3.3.3

Verpflichtung VS-NfD

Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:

Bewerber Bietergemeinschaftserklärung

Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Eigenerklärung Sanktionen Russland (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Verpflichtung VS-NfD (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

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Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:

Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge

Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)

Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)

Verpflichtung VS-NfD

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe (ohne gleichzeitige Eignungsleihe) zusätzlich:

Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.

3.2 Nachweise und Erklärungen zur Eignung

Gemäß § 21 Abs. 1 VSVgV i. V. m. § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 23 oder 24 VSVgV ausgeschlossen worden sind. Alle geforderten Nachweise zur Eignung sind ausschließlich durch entsprechende Eigenerklärungen zu erbringen. Darüberhinausgehende Nachweise werden nur nach vorläufiger Prüfung von aussichtsreichen Bewerbern angefordert.

Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.

3.2.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 26 VSVgV

3.2.1.1 Umsatz

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Gesamtumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre (ein Jahresabschluss muss noch nicht erfolgt sein) anzugeben. Der

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Nettoumsatz muss mindestens 3.000.000 EUR pro Jahr betragen. Übersenden Sie hierzu bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste.

Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Teilnahmefrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

3.2.2 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 27 VSVgV

3.2.2.1 Referenzen

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:

● Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung). ● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:

○ Lieferung von mind. 5 Flachbilddetektoren je Referenz

● Die genannten Referenzprojekte müssen grundsätzlich abgeschlossen sein. Ein nicht vollständig abgeschlossenes Referenzprojekt kann mit entsprechender Erläuterung benannt werden, wenn es mit seinem bereits abgeschlossenen Teil die Referenzanforderungen erfüllt. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden. ● Für die Referenzen ist die Vorlage „Vordruck_Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. ● Es sind nur zwei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Teilnahmefrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.

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Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ablauf der Teilnahmefrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

3.3 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise

Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Teilnahmeantrag vor.

3.3.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 23 oder 24 VSVgV vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“.

Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

3.3.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland

Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Sanktionen Russland“.

3.3.3 Unternehmensdaten

Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Teilnahmeantrag beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.

Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.

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3.4 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrags

Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die Teilnahmeanträge einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrags gem. §§ 19, 20 VSVgV wird geprüft, ob ein Bewerber die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach §§ 23 oder 24 VSVgV oder im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland oder aus sonstigen Gründen ausgeschlossen werden muss.

Zur Angebotsabgabe werden die geeigneten Bewerber aufgefordert, die nicht ausgeschlossen wurden.

4. Die Angebotsphase

In diesem Abschnitt finden Sie die Regelungen zur Angebotsphase. Ein Angebot ist erst dann einzureichen, wenn das Beschaffungsamt des BMI Sie dazu aufgefordert hat.

4.1 Verzeichnis der in der Angebotsphase einzureichenden Dokumente

Sofern Sie nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes zur weiteren Angebotsabgabe aufgefordert werden, erhalten Sie insgesamt 7 weitere Dokumente als Vergabeunterlagen. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Die Regelungen zum Verzeichnis der im Teilnahmewettbewerb einzureichenden Dokumente gelten entsprechend.

Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:

Angebotsformular gem. 4.2

Preisblatt gem. 4.2

Kriterienkatalog Leistung gem. 4.3.2

Technische Produktbeschreibung gem. 4.3.1 (vom Bieter selbst zu erstellen)

Anlage Unteraufträge (soweit nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag übermittelt)

Katalogdaten KDB Bund

Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.

4.2 Angebotsformular und Preisblatt

Der Vordruck „Angebotsformular“ und "Preisblatt" ist vollständig auszufüllen. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.

Das Dokument Preisblatt, Leistungsbeschreibung, Rahmenvereinbarung sowie „Kriterienkatalog Leistung“ (siehe 4.3.2) werden aufgrund der darin enthaltenen Details zum Produkt sowie zu den

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spezifischen Bewertungskriterien als VS-NfD eingestuft und werden deshalb erst mit der Angebotsaufforderung versendet.

4.3 Nachweise und Erklärungen zur Leistung

Bitte legen Sie zum Nachweis zum Nachweis folgende Erklärungen und Nachweise vor.

Bitte beachten Sie, dass für alle in der Leistungsbeschreibung genannten nationalen oder EU- Normen bezüglich der Anforderungen auch die gleichwertige Art zugelassen wird. Die Gleichwertigkeit muss der Bieter durch geeignete Mittel (z. B. technische Beschreibung des Herstellers oder Prüfbericht einer anerkannten Stelle) mit seinem Angebot nachweisen.

4.3.1 Technische Produktbeschreibung

Dem Angebot ist eine technische Produktbeschreibung beizufügen, aus der die Art und Ausführung, die Abmessungen und die Farbstellung der angebotenen Artikel eindeutig und nachvollziehbar hervorgehen. Die Produktbeschreibung muss eine aussagekräftige bildliche Darstellung (z. B. Foto oder technische Zeichnung) sowie die Spezifikationen des angebotenen Produkts enthalten.

4.3.2 Kriterienkatalog Leistung

Dem Angebot ist die Anlage „Kriterienkatalog Leistung“ beizufügen. In der Anlage „Kriterienkatalog Leistung“ ist die Spalte „Antwort des Bieters“ auszufüllen. Die dort gestellten Fragen sind im Kriterienkatalog oder auf einer gesonderten, vom Bieter zu erstellenden Anlage zum Angebot zu beantworten und mit dem Angebot vorzulegen. Bei Erklärungen in einer separaten Anlage ist auf die Nummerierung im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ Bezug zu nehmen. Die Erfüllung der Kriterien wird entsprechend der im Kriterienkatalog dargestellten Systematik bewertet.

4.3.3 Verifizierende Teststellung

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, nach Abschluss der Verhandlungen und nach Auswertung der finalen Angebote vor Zuschlagserteilung eine verifizierende Teststellung durchzuführen. Das Ziel der Bemusterung ist die Verifizierung der geforderten Leistungsmerkmale aus der Leistungsbeschreibung (Mindestanforderungen) sowie der Angaben im Rahmen des "Kriterienkatalog Leistung" (Bewertungskriterien).

Ein Anspruch der Bieter auf Durchführung einer Teststellung besteht nicht. Der Zuschlag kann ohne vorherige Teststellung auf Basis der eingereichten finalen Angebote erteilt werden. Sofern eine verifizierende Bemusterung durchgeführt wird, erfolgt diese nur mit dem finalen Angebot des Bieters, der nach Auswertung der finalen schriftlichen Angebote für den Zuschlag in Betracht kommt.

Das Mustersystem ist somit nur nach ausdrücklicher, schriftlicher Aufforderung durch das Beschaffungsamt vorzustellen. Der Bieter erhält die Aufforderung zur Vorstellung spätestens 4 Wochen vor Durchführung der Teststellung. Im Fall einer Aufforderung ist ein entsprechendes Testgerät der BPOL in Fuldatal für 30 Tage zur Verfügung zu stellen. Die Dauer der Teststellung ist auf max. einen Tag beschränkt und findet in deutscher Sprache statt. Von der Auftraggeberseite (BPOL + Beschaffungsamt) werden maximal 12 Personen teilnehmen, um in die Bedienung und Funktionen des Gerätes eingewiesen zu werden.

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Wird das System nicht entsprechend der Aufforderung zur Teststellung zur Verfügung gestellt oder erfüllt das System im Rahmen der Teststellung nicht die in der Leistungsbeschreibung genannten Mindestanforderungen wird das Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen. Im Falle nicht verifizierbarer Angaben im Rahmen des "Kriterienkatalog Leistung" erfolgt der Ansatz einer geringeren Punktzahl bei dem jeweiligen Bewertungskriterium.

Eine Vergütung der Teststellung erfolgt nicht.

Das Muster des nach Auswertung der schriftlichen Angebote für den Zuschlag in Betracht kommenden Bieters wird nicht zurückgesandt und verbleibt als Liefermuster beim Bedarfsträger. Die Bereitstellung und der Verbleib des Liefermusters sind mit den Angebotspreisen abgegolten. Bitte beachten Sie auch § 11 des Dokuments „Rahmenvereinbarung“.

4.4 Ablauf der Verhandlungen

In der ersten Phase erfolgt eine formale und inhaltliche (fachlich-technische) Prüfung Ihres Angebotes anhand der Vergabeunterlagen (u. a. Leistungsbeschreibung).

Soweit bei diesem Prüfungsschritt Zweifel an der Plausibilität von Aussagen in Ihrem Angebot und / oder Ihren sonstigen Unterlagen oder Interpretationsschwierigkeiten bestehen, werden diese Zweifel aufgeklärt. Dazu nimmt das Beschaffungsamt des BMI Kontakt mit Ihnen auf.

Nicht bedingungsgemäße Angebote werden ausgeschlossen.

Mit den verbleibenden Bietern findet eine Verhandlungsphase über das erste Angebot statt. Die Verhandlungen werden elektronisch über die E-Vergabe-Plattform geführt. Verfahrenssprache ist ausschließlich Deutsch. Erforderliche Übersetzer sind von Ihnen zu stellen.

Das Ergebnis dieser Verhandlungsphase wird in die Vergabeunterlagen eingearbeitet und Sie werden zur Abgabe eines weiteren Angebotes basierend auf den aktualisierten Vergabeunterlagen aufgefordert. Mit diesem Aufforderungsschreiben werden Sie entweder darüber informiert, ob

a) die Verhandlungen abgeschlossen sind und ein endgültiges Angebot abgegeben werden muss oder b) über das neue Angebot in einer weiteren Phase verhandelt wird.

In beiden Fällen muss das Angebot vollständig (ggf. modifiziert) bis zu dem im Angebotsaufforderungsschreiben genannten Termin mit allen geforderten Unterlagen eingehen. Der Termin ist bindend. Eine Fristüberschreitung führt zum Ausschluss dieses Angebotes.

Ein Verweis auf bereits eingereichte Unterlagen des vorhergehenden Angebotes ist nicht zulässig, sofern im Angebotsaufforderungsschreiben nicht ausdrücklich Abweichendes geregelt ist.

Mit der Angebotsaufforderung verliert das vorhergehende Angebot seine Gültigkeit. Eingegangene Angebote werden auf der Grundlage der Vergabeunterlagen formal geprüft und inhaltlich (fachlich-technisch) bewertet. Wenn Sie unter Hinweis darauf, dass die Verhandlungen abgeschlossen sind, zur Abgabe des endgültigen Angebotes aufgefordert werden, ist die Prüfung und Wertung dieses Angebotes abschließend.

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4.5 Prüfung und Wertung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt, nicht nach §§ 23 oder 24 VSVgV oder im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland sowie gemäß § 31 VSVgV oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.

4.5.1 Angemessenheit der Preise

Gemäß § 33 Abs. 1 VSVgV verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn das Angebot im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheint. Kann das Beschaffungsamt des BMI nach der Prüfung die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise nicht zufriedenstellend aufklären, kann der Bieter ausgeschlossen werden. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.

4.5.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt.

Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, bei dem die Leistungskennzahl (L) und die Preiskennzahl (P) im günstigsten Verhältnis zueinanderstehen.

Die Leistungskennzahl (L) spiegelt den Erfüllungsgrad der angebotenen Leistung bezogen auf die Anforderungen an die Leistung (Leistungskriterien) wider. Die Leistungskennzahl (L) wird auf Basis der im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ geforderten Nachweise und Erklärungen zur Leistung ermittelt. Entsprechend den Angaben im Kriterienkatalog wird der Erfüllungsgrad der Leistungskriterien bewertet. Die vergebenen Punktzahlen gehen mit ihrer individuellen Gewichtung in das Gesamtergebnis ein. Maximal können 1300 Punkte erreicht werden (bestehend aus Basispunktzahl (bei Erfüllung aller Mindestanforderungen – 300 Punkte; Angebote, die nicht alle Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllen, werden von der Vergabe ausgeschlossen.) und aus Bewertungspunkten (bei Erfüllung eines oder mehrerer Bewertungskriterien – 1000 Punkte)).

Die Preiskennzahl wird auf Basis der im Formular „Preisblatt“ dargestellten Preissystematik ermittelt.

Mittels Division der Leistungskennzahl (L) durch die Preiskennzahl (P) wird die Kennzahl der Wirtschaftlichkeit (Z) für das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt. Auf Basis dieser Kennzahl wird eine Rangfolge der Angebote hergestellt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z ist das wirtschaftlichste.

Die Formel lautet:

𝐿 𝑍 =

4.6 Rechtsbehelfsbelehrung 𝑃

Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument „Rechtsbehelfsbelehrung“.

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5. Vertragsunterlagen

Mit der Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.

Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung werden über die elektronische Bestellplattform „Kaufhaus des Bundes“ (www.kdb.bund.de) abgerufen. Hierfür ist es erforderlich, dass entsprechende Katalogdaten von Ihnen im Fall der Zuschlagserteilung bereitgestellt werden. Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Anleitung zur Bereitstellung von elektronischen Katalogdaten für das Kaufhaus des Bundes Anlage „KatalogdatenKDBund“.

Hinweise zur E-Rechnung

Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.

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