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Vermerk Auswahlkriterien im „Matching“-Prozess
Vergabenummer: ZV-G0-26-1158000-4121.04
1 Allgemeines
In der Poolausschreibung zu Beratungsformaten in der GMSH sucht die Personalentwicklung (PE) für insgesamt 3 Leistungsgegenstände geeignete Rahmenvertragspartner*innen, um das Coaching-, Trainings- und Mediationsangebot der GMSH gemäß unser geltenden internen Dienstvereinbarungen und Regelungen abzubilden.
In allen drei Leistungsgegenständen Coaching, Training und Mediation geht es darum, einen Pool aufzubauen, um die spezifischen Anliegen bedarfsgerecht vermitteln und einen erfolgreichen Prozess ermöglichen zu können:
Abb. 1 Übersicht Leistungsgegenstände und dazugehörige interne Abläufe
Die Kriterien für die bedarfsgerechte Vermittlung („Matching“) werden gemeinsam mit dem internen Ablauf in der PE und dem Abruf von Leistungen aus den Rahmenverträgen in der Leistungsbeschreibung veröffentlicht.
Für die Auswahlkriterien in den jeweiligen Leistungsgegenständen liegen sachliche Gründe vor: Es handelt sich dabei um sehr spezielle Dienstleistungen, die ein besonderes Vertrauensverhältnis erfordern. Um den individuellen Bedürfnissen bspw. eines Coachees gerecht zu werden, können dabei auch Merkmale wie Alter und Geschlecht relevant sein.
Nicht alle Kriterien werden in allen „Matching“-Prozessen gleichermaßen berücksichtigt. Für manche Anliegen können sie auch gar keine Rolle spielen. Bei jeder Auftragsvergabe werden alle Kriterien geprüft und miteinander in Hinblick auf das Anliegen abgewogen, um dann den/die passenden Rahmenvertragspartnerin für das Anliegen auszuwählen.
Die Berücksichtigung der Kriterien und das Ergebnis wird bei jeder Auftragsgabe dokumentiert.
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2 Leistungsgegenstand Coaching
Im Leistungsgegenstand Coaching findet im ersten Schritt immer eine Auftragsklärung zwischen Coachee und PE statt (siehe auch Leitfaden Auftragsklärung Coaching). Die Auftragsklärung wird von Mitarbeitenden der PE durchgeführt, die selbst zertifizierte Coaches sind.
In dem Gespräch wird gemeinsam auf das Anliegen geschaut, geprüft, ob Coaching das richtige Instrument zur Bearbeitung des Anliegens ist und was der/dem Coachee wichtig für das Gelingen des Prozesses ist.
Die PE wird auch selbst Coachings durchführen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass es förderlich für manche Prozess ist, wenn die Coachings außerhalb der GMSH stattfinden. Der/ die Coach ist so neutraler Sparringpartnerin, ohne dass sich in anderen Kontexten begegnet oder sogar auf Arbeitsebene Zusammenarbeiten ergeben. Daneben ist die interne Kapazität oder notwendige Spezialisierung ein Entscheidungsfaktor, ob das Coaching extern vergeben wird.
Auf Basis der Auftragsklärung wird dann geprüft, welche*r Coach aus den Rahmenverträgen für das Coaching in Frage kommt.
Folgende Kriterien können eine Rolle bei der Vergabe des Auftrags innerhalb des Rahmenvertrags spielen:
| Themenschwerpunkt | Themenschwerpunkte werden im abzugebenden Konzept sowie Profil abgefragt. In Frage kommen nur Coaches, die Expertise in dem Thema haben. |
|---|---|
| Rollenkenntnis | Business Coaching bewegt sich immer im Rollenkontext des Coachees. Coaches bringen unterschiedliche Expertise bzw. Spezialisierungen in Bezug auf Tätigkeiten (bspw. Projekterfahrung, Führungstätigkeiten) mit. Wenn es sich beispielsweise um das Coaching einer Führungskraft handelt, kommen Coaches in Frage, die Expertise in diesem Rollenkontext mitbringen. |
| Erfahrungsgrad | Je nach Coachee und Komplexität des Anliegens kann langjährige Erfahrung den Prozess besonders wirkungsvoll unterstützen, sodass in solch einem Fall der Auftrag an Coaches mit besonders viel Erfahrung geht. |
| Alter | Für das Gelingen des Coachingsprozesses spielt das Alter für manche Coachees eine Rolle, teilweise wird es in den Auftragsklärungen sogar explizit genannt, dass bspw. der/die Coach nicht jünger als der/die Coachee sein sollte. Wenn nicht explizit genannt, spielt das Kriterium keine Rolle im „Matching“. |
| Geschlecht | Für das Gelingen des Coachingsprozesses spielt das Geschlecht für manche Coachees |
spielt das Geschlecht für manche Coachees
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| eine Rolle, teilweise wird es in den Auftragsklärungen sogar explizit genannt, dass sich bspw. mit einem Mann/ einer Frau wohler gefühlt wird. Das kann insbesondere auch bei Themen im gesundheitlichen Kontext relevant sein (z.B. Wechseljahre, Umgang mit Hodenkrebserkrankung). In anderen Fällen kann es auch um den bewussten Wunsch nach einer männlichen/ weiblichen Perspektive gehen. Wenn nicht explizit genannt, spielt das Kriterium keine Rolle im „Matching“. | |
|---|---|
| Ort (räumliche Nähe oder ggf. digitale Möglichkeit. Hierbei ist der Ort abhängig davon, wo gecoacht werden soll). | Die räumliche Nähe wird über die regionalen Lose abgebildet. Dennoch kann der Wohnort des Coachees und Standort des Coaches wirtschaftlich zusammengebracht werden, wenn mehrere Coaches in Frage kommen. |
| Vermeidung von Unterstellungsverhältnissen innerhalb der GMSH | Kein Coach kann als neutraler Sparringpartnerin agieren, wenn bspw. sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitender bei der gleichen Person gecoacht werden. |
| Qualifizierung des Coaches (etwaige besondere Ausbildungen (z.B. Therapie) und/oder weitere berufliche Hintergründe) | In der Auftragsklärung kann sich schon Abzeichnen, dass bestimmte Zusatzqualifikationen und/oder berufliche Hintergründe hilfreich für das Anliegen sind, sodass die Entscheidung für ein*e Coach fällt, der/die entsprechende Qualifizierungen mitbringt (Bsp. Hochsensibilität, ADHS) |
| Preis | Wenn mehrere Coaches nach Berücksichtigung aller zuvor genannten relevanten Kriterien in Frage kommen, wird nach wirtschaftlichsten Gesichtspunkten entschieden d.h. der Auftrag geht an den/die in Frage kommenden Coach mit dem günstigsten Stundensatz. |
dem günstigsten Stundensatz.
3 Leistungsgegenstand Training
In der GMSH finden verschiedene bedarfsabhängige interne Trainings statt. Grundsätzlich werden diese an Rahmenvertragspartner*innen vergeben, wenn intern in der PE keine Kapazität oder ausreichend Expertise vorliegt.
In der Regel geht es dabei um Trainings, die Führungskräfte spezifisch für ihr Team anfragen und dazu in Kontakt mit der PE treten oder Trainings, die im Rahmen von internen Qualifizierungsprogrammen stattfinden.
Folgende Auswahlkriterien werden dabei berücksichtigt:
Themenschwerpunkt Themenschwerpunkte werden im abzugebenden Konzept sowie Profil abgefragt. In Frage kommen nur Trainer*innen, die Expertise in dem Thema haben.
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| Zielgruppe | Trainer*innen bringen unterschiedliche Expertise zu bestimmten Branchen, Tätigkeiten und Rollen mit, die bei der Auswahl berücksichtigt werden. |
|---|---|
| Erfahrungsgrad | Je nach Anliegen und Teilnehmendenkreis ist langjährige Erfahrung und damit einhergehende Kompetenz relevant bei der Auswahl eines/ einer geeigneten Trainer*in. |
| Ort (räumliche Nähe oder ggf. digitale Möglichkeit, hierbei ist der Ort abhängig vom Veranstaltungsort) | Der Wohnort des/ der Trainerin und Ort der Veranstaltung kann wirtschaftlich zusammengebracht werden, wenn mehrere Trainerinnen in Frage kommen sollten. |
| Veranstaltungsgröße | Große Veranstaltungen müssen teilweise von mehreren Personen begleitet werden. Hier bietet es sich an, Trainerinnen aus einer Bietergemeinschaft zu beauftragen, um dem Auftragsvolumen gerecht zu werden. Grundsätzlich werden frühestens ab einer Teilnehmendenzahl von 13 zwei Trainerinnen benötigt. Relevant ist hier aber auch die Art der Veranstaltung. |
| Qualifizierung des/der Trainer*in (etwaige Alleinstellungsmerkmale) | In der Auftragsklärung kann sich schon abzeichnen, dass die Arbeit mit einer bestimmen Methodik hilfreich für das Anliegen ist, sodass die Entscheidung für einn Trainerin fällt, der/die mit dieser Methodik arbeitet. |
| Preis | Wenn mehrere Trainerinnen nach Berücksichtigung aller zuvor genannten relevanten Kriterien in Frage kommen, wird nach wirtschaftlichsten Gesichtspunkten entschieden d.h. der Auftrag geht an den/die in Frage kommenden Trainer*in mit dem günstigsten Tagessatz. |
dem günstigsten Tagessatz.
4 Leistungsgegenstand Mediation
Die GMSH bietet gemäß der DV Konfliktmanagement Unterstützung im Konfliktfall. Dazu baut die GMSH zurzeit einen internen Pool an Mediatorinnen auf. Gleichzeitig benötigen wir auch externer Partnerinnen, falls wir an die Grenzen der eigenen Kapazität kommen oder eine besondere Spezialisierung/ Erfahrung nötig ist
Folgende Auswahlkriterien werden bei der Auswahl eines/einer passenden Mediator*in berücksichtigt:
| Rollenkenntnis | Mediatorinnen bringen unterschiedliche Expertise bzw. Spezialisierungen in Bezug auf Tätigkeiten (bspw. Projekterfahrung, Führungstätigkeiten) mit. Wenn es sich beispielsweise um eine Mediation auf Führungsebene handelt, kommen Mediatorinnen in Frage, die Expertise in diesem Rollenkontext mitbringen. |
|---|---|
| Erfahrungsgrad | Mediationen spielen sich auf ganz unterschiedlichen (Führungs-)eben und zu |
unterschiedlichen (Führungs-)eben und zu
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| unterschiedlichen Eskalationsstufen eines Konfliktes ab. Je verhärteter der Konflikt (sodann eine Mediation noch möglich ist) und je nach Ebene ist ein hoher Erfahrungsgrad besonders relevant. | |
|---|---|
| Alter | Für das Gelingen der Mediation spielt das Alter für manche Menschen eine Rolle. Teilweise wird es in den Auftragsklärungen sogar explizit genannt, dass bspw. der/die Mediator*in nicht jünger als der/die Konfliktbeteiligte sein sollte. Nur wenn ausdrücklich benannt, wird das Alter berücksichtigt. |
| Geschlecht | Für das Gelingen der Mediation spielt das Geschlecht für manche Menschen eine Rolle, teilweise wird in den Auftragsklärungen sogar explizit genannt, dass sich bspw. mit einem Mann/ einer Frau wohler gefühlt wird. In anderen Fällen kann es auch um den bewussten Wunsch nach einer männlichen/ weiblichen Perspektive gehen. Nur wenn ausdrücklich genannt, wird das Geschlecht berücksichtigt. |
| Ort (räumliche Nähe) | Der Wohnort der Konfliktparteien und Ort der Mediation kann wirtschaftlich (in Hinblick auf Reisezeit) zusammengebracht werden, wenn mehrere Mediator*innen in Frage kommen sollten. |
| Qualifizierung des/ der Mediator*in (etwaige besondere Ausbildungen und/oder weitere berufliche Hintergründe) | In der Auftragsklärung kann sich schon Abzeichnen, dass bestimmte Zusatzqualifikationen und/oder berufliche Hintergründe hilfreich für das Anliegen sind, sodass die Entscheidung für eine Mediatorin fällt, der/die eine entsprechende Qualifizierungen mitbringt. |
| Preis | Wenn mehrere Mediatorinnen nach Berücksichtigung aller zuvor genannten relevanten Kriterien in Frage kommen, wird nach wirtschaftlichsten Gesichtspunkten entschieden d.h. der Auftrag geht an den/die in Frage kommenden Mediator*in mit dem günstigsten Stundensatz. |
mit dem günstigsten Stundensatz.