Anlage A - Leistungsbeschreibung Version 3.pdf

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RVA-019-18-26-Büromaterial, Moderationsequipment und Kalender Anlage A – Leistungsbeschreibung

Kauf und Lieferung von Büromaterial,

Moderationsequipment und

Kalendern

(RVA-019-18-26)

Anlage A - Leistungsbeschreibung

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1. Darstellung des Auftraggebers

Gemeinsam für ein starkes Westfalen

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) übernimmt als Kommunalverband die Aufga- ben für alle Städte und Kreise in Westfalen-Lippe, die die Kommunen nicht alleine leisten könnten.

Weil der LWL sich über Stadt- und Kreisgrenzen hinweg einsetzt, schafft er gleichwertige Le- bensverhältnisse und Qualitätsstandards in ganz Westfalen-Lippe. Er vertritt die Interessen der Region und ihrer rund 8,3 Millionen Bürgerinnen und Bürger überall dort, wo es sinnvoll und notwendig ist – auch auf Landes- oder Bundesebene.

Inklusion als Leitgedanke

Ein Fokus der Arbeit der mehr als 20.000 Beschäftigten des LWL liegt darauf, Menschen mit Behinderung ein selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen und sich für deren gleichberechtigte Teilhabe in der Gesellschaft einzusetzen. Inklusion prägt die Aufgaben in weiten Teilen des Verbands, etwa in den Inklusionsämtern, in den 35 Förderschulen und 20 psychiatrischen Kliniken, in Pflegezentren und Wohnverbünden. Der LWL ist einer der größten deutschen Hil- fezahler für Menschen mit Behinderung.

2. Gegenstand und Ziel der Ausschreibung

Inhalt dieser Ausschreibung sind folgende Lose:

Los 1: Büromaterial Los 2: Moderationsequipment Los 3: Kalender

Ziel ist der Abschluss eines losweisen Rahmenvertrages jeweils voraussichtlich ab dem 01.01.2027.

Die im Leistungsverzeichnis geschätzten Mengen stellen Durchschnittsjahresmengen aus den Bestellungen der Jahre 2022 bis 2026 dar und sind auf die geplante Vertragsdauer von 4 Jahren hochgerechnet. Dem Auftraggeber entstehen durch diese Mengen keine Abnahmeverpflichtungen.

Der LWL schreibt den Rahmenvertrag über die Belieferung mit Büromaterial (Los 1) in Kooperation mit den Kreisen Herford und Paderborn aus.

3. Hinweise zur Angebotserstellung

Sofern für das entsprechende Los ein Angebot abgegeben wird, ist die Anlage C-Preisblatt zwingend vollständig auszufüllen. Der dort ermittelte Nettowert ist in das Leistungsverzeichnis zu übertragen. Auf dieser Grundlage wird dort der wertungsrelevante

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Bruttopreis errechnet.

Die Anlage C – Preisblatt dient zudem konkreten Benennung und eindeutigen Identifizierung der angebotenen Artikel sowie der Feststellung der angebotenen Marken und Hersteller. Die darin enthaltenen Angaben können nach Zuschlagserteilung zudem für die spätere Datenanlage im SAP-System des Auftraggebers genutzt werden

Sollte der Auftragnehmer nach Vertragsschluss den Austausch einzelner Artikel des angebo- tenen Kernsortiments aufgrund von Produktionseinstellung oder Lieferschwierigkeiten durch andere Produkte beantragen, so müssen die Austausch-Produkte von mindestens gleicher Qualität bei gleichem Preisniveau sein.

Der Artikeltausch ist von der Zustimmung des Auftraggebers abhängig.

4. Allgemeines zum Rahmenvertrag

a. Vertragslaufzeit

Nachfolgende Regelung gilt für jedes Los einzeln. Ein Vertrag wird für jedes Los separat ge- schlossen. Die Vertragsmuster sind Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Der Vertrag tritt voraussichtlich am 01.01.2027 in Kraft und endet am 31.12.2030. Einer Kündigung bedarf es zu diesem Zeitpunkt nicht, da der Vertrag automatisch endet.

Beide Vertragsparteien können den Vertrag zum Ende eines Vertragsjahres schriftlich or- dentlich kündigen. Die Kündigung muss der anderen Vertragspartei bis spätestens 30.06. des jeweiligen Vertragsjahres vorliegen.

Ein Vertragsjahr reicht vom 01.01. des jeweiligen Jahres bis zum 31.12. des jeweiligen Jahres.

Die Kündigung erfolgt je Los. Eine Kündigung eines Loses hat keine Auswirkungen auf die anderen Lose bzw. Verträge.

b. Lieferung

Die Lieferung hat frei Verwendungsstelle auf Gefahr des Auftragnehmers an die im Einzelauf- trag/in der Bestellung angegebenen Lieferadresse des Auftraggebers zu erfolgen.

Einen Überblick über die zum Zeitpunkt der Ausschreibung bekannten Anlieferadressen bietet Anlage D —Anlieferadressen. Diese dort angegebenen Adressen können sich innerhalb der Vertragslaufzeit, insbesondere aufgrund von Umzügen, verändern. Darüber hinaus können vereinzelt Lieferadressen hinzukommen.

Die anfallenden Transport-, Fracht- und Versicherungskosten sind in den angebotenen Preisen einzukalkulieren.

Aufwandspauschalen bei Mindermengen können im Leistungsverzeichnis für Los 1 (Pos.

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1.3) und Los 2 (Pos. 2.3) angegeben werden. Diese gelten sowohl für das Kern- als auch für das Randsortiment.

Die Lieferung muss innerhalb von 5 Werktagen (Mo-Fr) nach Bestellung erfolgen. Die Liefe- rungen sind montags bis freitags zu den Bürozeiten des Auftraggebers durchzuführen:

Montag bis Donnerstag: 08:30 - 15:30 Uhr Freitag: 08:30 - 12:30 Uhr

Anlieferungen in Schulen (siehe Anlage D-Anlieferadressen) sind grundsätzlich vormittags vorzunehmen, sofern keine anderen Zeiten vereinbart werden.

c. Preisanpassung

Die Vertragsparteien können nach Maßgabe der folgenden Regelung eine Anpassung der Preise des Kernsortiments geltend machen.

a) Die Änderung der Preise wird an die prozentuale Entwicklung des vom Statistischen Bundesamt berechneten „Index der Großhandelsverkaufspreise für Karton, Papier, Schreibwaren, Bürobedarf, Bücher, Zeitschriften und Zeitungen" gebunden. Abrufbar unter www.genesis.destatis.de, Code WZ08-46494.

b) Für die Ermittlung der prozentualen Änderung wird der Indexwert des Monats der Angebotsabgabe (Basiswert) verglichen mit dem jeweils neuesten, zum Zeitpunkt des Preisanpassungsantrags veröffentlichten Monatsindex (neuer Indexwert). Die prozentuale Anpassung errechnet sich nach der mathematischen Formel:

Preisanpassung in % = [ (Neuer Indexwert / Basiswert) x 100 ] – 100

Berechnungsbeispiel:

Indexwert bei Angebotsabgabe (Basiswert): 100,0 Punkte

Aktueller Indexwert bei Antragstellung: 103,4 Punkte

Berechnung: [ (103,4 / 100,0) x 100 ] – 100 = 3,4 %

Wurde eine Preisanpassung durchgeführt, bildet der hierfür herangezogene neue Indexwert den neuen Basiswert für zukünftige Anpassungen.

Eine Preisanpassung in Höhe der vorstehenden Berechnung erfolgt nur, wenn diese mindestens 2 % beträgt (Bagatellgrenze). Beide Vertragsparteien können eine Preisanpassung geltend machen, die Bagatellgrenze gilt für beide Vertragsparteien.

c) Ein Antrag auf Preisanpassung durch den Auftragnehmer ist schriftlich bei der Zentra- len Einkaufskoordination des LWL mit Nachweis der prozentualen Veränderung (Auf- stellung der Indexveränderung) zu stellen. Der Antrag muss spätestens drei Wochen vor dem beantragen Gültigkeitsdatum der neuen Preise beim Auftraggeber eingegangen sein. Geht dieser später ein, gilt der darauffolgende Monatserste.

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d) Eine Preisanpassung kann erstmalig 6 Monate nach Vertragsbeginn erfolgen. Pro Ver- tragsjahr kann einmal eine Preisanpassung geltend gemacht werden. Eine Preisanpas- sung gilt immer zum 1. eines Monats.

e) Eine rückwirkende Preisanpassung ist ausgeschlossen.

Diese Regelung gilt für alle Lose.

Die Preise des Randsortiments (Los 1 und Los 2) sind von der vorstehenden Indexregelung ausgenommen. Für diese Artikel gilt der im Angebot angegebene feste prozentuale Rabatt auf die jeweils am Tag der Bestellung gültigen Listen- bzw. Katalogpreise des Auftragnehmers.

5. Technische Anbindung

Für das Los 1 und das Los 2 hat der Auftraggeber für die Dauer der Vertragslaufzeit eine elektronische Anbindung seines Online-Katalogs (Kern- und Randsortiment) an das Einkaufs- system bereitzustellen. Die Anbindung erfolgt über OCI (Open Catalog Interface) einschließ- lich PunchOut und Rückübertragung des Warenkorbs. Die Anbindung erfolgt für die Auftraggeber kostenfrei.

Beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe sind folgende Materialwirtschafts- und Anforde- rungssysteme im Einsatz:

• SAP MM (Materialwirtschaft)
• SNAP APM (Anforderungen von Materialien)
• SAP S/4 HANA und MDC von SNAP (Stammdatenmodul der Firma SNAP)

Für die Materialstammdaten sind die aufgeführten Stammdatenumfänge erforderlich:

• Artikelnummer des Lieferanten
• Materialbezeichnung des Lieferanten/Herstellers
• Name des Herstellers
• Herstellerteilenummer
• GTIN/EAN
• Warengruppe (e-cl@ss basic 13.0 (de))
• Warengruppenbezeichnung des Lieferanten, falls abweichend von der e-cl@ss-Be- zeichnung oder e-cl@ss-Bezeichnung nicht vorhanden
• Gefahrstoffkennzeichen
• Mengeneinheiten: kleinste Verkaufseinheit, Inhalt der kleinsten Verkaufseinheit, Net- topreis pro Verkaufseinheit, MwSt.-Satz

Für die Anlage der Materialstammdaten wird die Anlage C-Preisliste genutzt. Diese ist auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Die Liste ist nur auszufüllen, wenn für das entsprechende Los auch ein Angebot abgegeben wird.

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Für die Bereitstellung der Schnittstelle per OCI sind folgende Daten mindestens notwendig:

• URL
• Nutzername
• Passwort
• ggf. weitere wie Ländercode, OKCode, caller und target

Die Daten für die Bereitstellung der Schnittstelle über OCI werden im Rahmen der Zu- schlagserteilung angefordert und müssen nicht mit dem Angebot vorgelegt werden.

Zum aktuellen Zeitpunkt der Ausschreibung erfolgt die Bestellübermittlung grundsätzlich per E-Mail. Der Großteil der Bestellungen erfolgt beim LWL über SAP, welche dann aus dem System als E-Mail versandt wird. Es gibt einzelne Einrichtungen, die aktuell noch keinen Zugriff auf SAP haben. Dort erfolgt die Bestellung ebenfalls per E-Mail.

Bei den Kreisen Herford und Paderborn (ausschließlich Los 1) erfolgt die Bestellung ebenfalls per E-Mail. Eine Anbindung über o.g. Schnittstelle ist dort nicht notwendig.

Eine Bestellübermittlung per cxml ist beim LWL perspektivisch geplant. Eine mögliche Umstellung kann während der Vertragslaufzeit erfolgen. Ein Anspruch darauf ergibt sich nicht.

Für das Los 3 ist keine technische Anbindung vorgesehen. Die Darstellung erfolgt LWL-intern über ein eigenes Katalogsystem. Auf Anfrage ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auf- traggeber entsprechende Produktfotos zukommen zu lassen, um diese im internen Katalog als Veranschaulichung zur Verfügung zu stellen.

6. Informationen zu den Losen

Die Artikel in den Kernsortimenten können in allen Losen während der Vertragslaufzeit auf Anforderung des Auftraggebers und in Absprache mit den Auftragnehmern in angemesse- nem Umfang verändert werden. Dabei können Artikel ausgetauscht, gestrichen oder neu auf- genommen werden. Der Artikelaustausch nach Ziffer 3 bleibt davon unberührt.

Sofern bei einer Position mehrere Farbvarianten aufgeführt sind, ist hierfür ein einheitlicher Preis anzugeben. Der angebotene Preis ist als Mischkalkulation über die aufgeführten Farbvarianten zu kalkulieren.

a. Los 1 (Büromaterial)

Das Sortiment für Büromaterial gliedert sich das Kernsortiment (Anlage C-Preisübersicht) und das Randsortiment Pos. 1.2 im Leistungsverzeichnis.

Für das Randsortiment ist ein einheitlicher Rabattsatz auf einen geschätzten Umsatz von

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612.117,94 € netto anzugeben. Die Schätzung beruht auf Umsatzzahlen der vergangenen Jahre. Aus dem geschätzten Umsatz geht keine Abnahme-, Umsatz- oder Mindestabnahmeverpflichtung des Auftraggebers hervor.

Der sich aus dem angebotenen Rabattsatz ergebende Rabattbetrag wird bei der Ermittlung des Wertungspreises in Abzug gebracht. Anzusetzen sind die jeweils gültigen Listen- bzw. Katalogpreise des Auftragnehmers. Der Angebotspreis für das Randsortiment ist im Leistungsverzeichnis (Pos. 1.2) nach den dort beschriebenen Kriterien zu berechnen und als Nettowert anzugeben. Der auf den Katalogpreis gewährte Rabatt muss zudem unter 1.2 angegeben werden. Angesetzt wird für die Wertung ein Umsatzsteuersatz von 19 %. Der Bruttowert wird automatisch berechnet.

Das Randsortiment umfasst ergänzend zum Kernsortiment ausschließlich Artikel aus dem Bereich Büromaterial. Lebensmittel, sowie Moderationsequipment (Los 2) und Kalender (Los 3) sind vom Randsortiment ausgeschlossen.

Die Preise für das Randsortiment sind über die geforderte Schnittstelle (siehe Ziffer 5) bereits als rabattierte Preise an das Einkaufssystem zu übermitteln. Eine manuelle Rabattierung durch den Auftraggeber ist nicht vorgesehen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber (Zentrale Einkaufskoordination des LWL) für die gesamte Vertragslaufzeit einen kostenlosen Zugriff auf seinen offiziellen Standard-Webshop (ohne LWL-Rabatte) zur Verfügung zu stellen. Dieser Zugriff dient dem Auftraggeber zur stichprobenartigen Überprüfung der zugrundeliegenden Preise (Listen- bzw. Katalogpreise) des Randsortiments.

b. Los 2 (Moderationsequipment)

Das Sortiment für Moderationsequipment gliedert sich das Kernsortiment (Anlage C - Preisblatt) und das Randsortiment (Punkt 2.2. im Leistungsverzeichnis).

Für das Randsortiment ist ein einheitlicher Rabattsatz auf einen geschätzten Umsatz von 24.800,12 € netto anzugeben. Die Schätzung beruht auf Umsatzzahlen der vergangenen Jahre. Aus dem geschätzten Umsatz geht keine Abnahme-, Umsatz- oder Mindestabnahmeverpflichtung des Auftraggebers hervor.

Der sich aus dem angebotenen Rabattsatz ergebende Rabattbetrag wird bei der Ermittlung des Wertungspreises in Abzug gebracht. Anzusetzen sind die jeweils gültigen Listen- bzw. Katalogpreise des Auftragnehmers. Der Angebotspreis für das Randsortiment ist im Leistungsverzeichnis (Pos. 2.2) nach den dort beschriebenen Kriterien zu berechnen und als Nettowert anzugeben. Der auf den Katalogpreis gewährte Rabatt muss zudem unter 2.2 angegeben werden. Angesetzt wird für die Wertung ein Umsatzsteuersatz von 19 %. Der Bruttowert wird automatisch berechnet.

Das Randsortiment umfasst ergänzend zum Kernsortiment ausschließlich Artikel aus dem Bereich Moderationsequipment. Lebensmittel, sowie Büromaterial (Los 1) und Kalender (Los

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3. sind vom Randsortiment ausgeschlossen.

Die Preise für das Randsortiment sind über die geforderte Schnittstelle (siehe Ziffer 5) bereits als rabattierte Preise an das Einkaufssystem zu übermitteln. Eine manuelle Rabattierung durch den Auftraggeber ist nicht vorgesehen.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber (Zentrale Einkaufskoordination des LWL) für die gesamte Vertragslaufzeit einen kostenlosen Zugriff auf seinen offiziellen Standard-Webshop (ohne LWL-Rabatte) zur Verfügung zu stellen. Dieser Zugriff dient dem Auftraggeber zur stichprobenartigen Überprüfung der zugrundeliegenden Preise (Listen- bzw. Katalogpreise) des Randsortiments.

c. Los 3 (Kalender)

Das Sortiment für Kalender gliedert sich ausschließlich in das Kernsortiment (Anlage C- Preisliste). Ein Randsortiment ist nicht vorgesehen.

7. Wertung

d. Los 1 (Büromaterial), Los 2 (Moderationsequipment) und Los 3 (Kalender)

Der Zuschlag wird demjenigen Bieter erteilt, der das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat und zwar unter Berücksichtigung des folgenden Kriteriums:

Preis 100 %

Die Bewertung der Zuschlagskriterien erfolgt auf Grund einer Punktevergabe 0-100. Für die Bewertung des Kriteriums Preis sind die Eintragungen des Bieters im Leistungsverzeichnis maßgeblich. Das preisgünstigste Angebot erhält die volle Punktzahl (100); die anderen Angebote werden im Verhältnis niedriger bepunktet.

8. Skonto

Die Erfahrungen in den letzten Jahren haben gezeigt, dass ca. 95% aller Rechnungen inner- halb der Skontofrist bezahlt werden, so dass der Skontosatz bei der Wertung des Angebotes berücksichtigt wird. Ein angebotenes Skonto wird bei der Wertung des Angebots nur berück- sichtigt, wenn als Zahlungsziel mindestens 14 Tage angegeben werden. Die Skontofrist be- ginnt nach Lieferung der Ware und Eingang der ordnungsgemäßen und prüffähigen Rech- nung beim Auftraggeber.

9. Nachhaltigkeit

Die Anforderungen zur Nachhaltigkeit entnehmen Sie bitte der Anlage B-Nachhaltigkeitsan- forderungen.

Die jeweils einschlägigen Vorgaben der Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle (Packaging and Packaging Waste Regulation — PPWR) in der jeweils

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geltenden Fassung sind bei der Leistungserbringung einzuhalten.

Auf Anforderung ist dem LWL der/die Nachweis/e für die o.g. Kriterien vorzulegen.

10. Sonstiges

Die für die Ausführung des Auftrages einschlägigen gesetzlichen Regelungen sind einzuhal- ten. Sofern keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen werden, wird im Fall der Annahme die in diesen Unterlagen beschriebenen Anforderungen sowie die VOL/B Ver- tragsbestandteil. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausge- schlossen.

Es gelten die gesetzlichen Mängelansprüche nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetz- buches.

Bitte beachten Sie außerdem die beigefügten Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL) für die Vergabe von Lieferungen und Dienst- leistungen (ausgenommen Bauleistungen).