[Anlage 3]_BPOL_E-Rechnung_Broschüre Rechnungssteller.pdf

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Die elektronische Rechnung

in der Bundesverwaltung

Informationen über die Rechnungstellung

bei öffentlichen Aufträgen

Oktober 2025

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Inhaltsverzeichnis

1 Hintergrund ........................................................................................... 3

1.1 Rechtliche Grundlagen ............................................................................................ 3

2 Nutzen der elektronischen Rechnung ................................................ 4

Infobox: Vorteile der E-Rechnung ............................................................................................................... 5

3 Umsetzung in der Bundesverwaltung ................................................ 5

3.1 Standard XRechnung ............................................................................................... 5

Infobox: Inhalte einer elektronischen Rechnung ................................................................................... 6

Infobox: Leitweg-Identifikationsnummer ................................................................................................. 7

3.2 Rechnungseingangsplattform des Bundes ............................................................ 7

3.2.1 Weberfassung der Rechnung ............................................................................................. 7

3.2.2 Upload der Rechnung ......................................................................................................... 8

3.2.3 Übertragung per E-Mail ..................................................................................................... 8

3.2.4 Übertragung per Webservice via PEPPOL ........................................................................ 8

Infobox: Exkurs PEPPOL ................................................................................................................................... 9

Anlage – Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals .... 10

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1 Hintergrund

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) stellt für die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Neben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten ermöglicht die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung und eine (Teil-)Automatisierung von Prozessen.

Diese Broschüre beinhaltet Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und über die Umsetzung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung. Zielgruppe dieses Dokuments sind die Lieferanten bzw. Rechnungssteller der Bundesverwaltung.

1.1 Rechtliche Grundlagen

Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, wurden die Vorgaben der Richtlinie mit dem am 10. April 2017 veröffentlichten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht für Bundesbehörden umgesetzt. In den Bundesländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt. Wann eine Annahmepflicht für Behörden und ob eine Rechnungsstellungspflicht für Lieferanten/Dienstleister besteht, ist in den entsprechenden Umsetzungsakten definiert. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) fasst den Umsetzungsstand der Länder zusammen und stellt diesen über die Seite https://xeinkauf.de/xrechnung/ zur Verfügung.

Für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane sah das E-Rechnungsgesetz eine Umsetzung der Vorgaben bis zum 27. November 2018 vor. Die Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung hatten als sogenannte subzentrale öffentliche Auftraggeber eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist, die am 27. November 2019 endete.

Zunächst umfassten die gesetzlichen Vorgaben primär den Empfang und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Darüber hinaus enthält die Richtlinie die Maßgabe, dass mit der Umsetzung gleichzeitig eine Verwaltungsvereinfachung durch eine medienbruchfreie elektronische Verarbeitung einhergehen soll.

Mit dem Beschluss der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) vom 6. September 2017 hat das Bundeskabinett die Vorgaben der EU-Richtlinie konkretisiert und darüber hinaus auch Rechnungssteller in die Pflicht genommen, seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen zu übermitteln. Ausnahmen von dieser Verpflichtung bilden gemäß § 3 Abs. 3 E-RechV Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € (netto), geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland.

Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

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Das elektronische Format muss grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen zur Europäischen DIN-Norm EN 16931 konformen Standard entsprechen. Zudem muss eine E-Rechnung in Ergänzung zu den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen (gem. § 14 UStG) weitere Inhaltselemente enthalten. Diese werden im Abschnitt „Umsetzung in der Bundesverwaltung“ beschrieben.

Für die Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen schreibt die E-RechV die Nutzung des Verwaltungsportals des Bundes vor. Dies gilt sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger. Die hierbei geschaffenen Übertragungskanäle werden im Folgenden beschrieben.

2 Nutzen der elektronischen Rechnung

Durch die E-Rechnung können sowohl aufseiten der Rechnungssteller als auch aufseiten der Rechnungsempfänger Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung und Verarbeitung erzielt werden. Diese Vorteile werden im Folgenden dargestellt.

Der Prozess der Rechnungsstellung an verschiedene Bundesbehörden wird den Rechnungsstellern durch die Nutzung einer Rechnungseingangsplattform vereinfacht. Ab dem 19. September 2025 steht hierfür bundeseinheitlich die Onlinezugangsgesetz- konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Informationen über die Konsolidierung der Rechnungseingangsplattformen erhalten Sie auf der Informationswebseite des Bundes unter https://www.e-rechnung-bund.de/plattformkonsolidierung/. Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung übermittelt werden und es sind keine bilateralen Vereinbarungen wie bspw. bei EDI-Verfahren (Elektronischer Datenaustausch, eng. electronic data interchange, EDI) notwendig.

Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen können signifikante Einsparungen durch das Entfallen von Druck- und Versandkosten realisieren. Für die Rechnungssteller bietet sich zudem die Chance, die Umstellung auf E-Rechnungen zu nutzen, um auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren bzw. zu optimieren.

Mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung in den Behörden konnte gezeigt werden, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung zu erzielen ist. Dies ermöglicht eine schnellere Zahlung und führt folglich zu einer Liquiditätsverbesserung aufseiten des Rechnungsstellers. Aufgrund der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und der daraus resultierenden Möglichkeit der medienbruchfreien Weiterverarbeitung ergeben sich erhebliche Einsparpotenziale für die Bundesverwaltung. Neben den potenziellen Einsparungen können durch die Einführung der E-Rechnung bzw. durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung auch qualitative Mehrwerte erzeugt werden. So erhöht ein

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durchgängig elektronischer Prozess die Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb der Organisation.

Infobox: Vorteile der E-Rechnung

3 Umsetzung in der Bundesverwaltung

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-DIN-Norm EN 16931 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Folglich muss eine E-Rechnung alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen. Eine Bilddatei, ein PDF-Dokument ohne integrierten Datensatz oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese Anforderungen nicht und stellen somit per Definition keine E-Rechnung dar.

3.1 Standard XRechnung

Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen DIN-Norm EN 16931 und wird sowohl vom Bund als auch von den Ländern getragen. Konzipiert als reines Datenformat ermöglicht es der Standard XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden. Der strukturierte

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XML-Datensatz dient somit in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Der Standard XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Standard, der von der KoSIT betrieben wird. Im elektronischen Rechnungsaustausch kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der Europäischen Norm, den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen und der E-RechV des Bundes entspricht. Alle Informationen über den Standard XRechnung sind bei der KoSIT unter https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/ abrufbar.

Infobox: Inhalte einer elektronischen Rechnung

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Infobox: Leitweg-Identifikationsnummer

3.2 Rechnungseingangsplattform des Bundes

Im Rahmen der Umsetzung hat der Bund für die Bundesverwaltung wie eingangs beschrieben einen einheitlichen elektronischen Eingangsweg für E-Rechnungen eingerichtet:

 OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Die OZG-RE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und der Bundesverwaltung dar. Für die Nutzung der Plattform ist die einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich. Im Anschluss an die Registrierung kann der Rechnungssteller die von ihm bevorzugten Übertragungskanäle in der Rechnungseingangsplattform auswählen und im System hinterlegen. Es gelten die jeweiligen Nutzungsbedingungen.

Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen der Nutzung der Plattform vier Übertragungskanäle für E-Rechnungen zur Verfügung:

 Weberfassung

 Upload

 E-Mail

 Webservice via PEPPOL

Die Anforderungen und Vorteile der Nutzung der einzelnen Kanäle werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

3.2.1 Weberfassung der Rechnung

Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die entweder keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software die Erstellung elektronischer Rechnungen gemäß EU-Norm nicht unterstützt.

Die Rechnungsdaten werden manuell vom Rechnungssteller in eine Eingabemaske der Plattform übertragen und anschließend an den Empfänger übermittelt. Dem

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Rechnungssteller wird zu Archivierungszwecken die valide E-Rechnung im XML-Format zum Download bereitgestellt.

Hinweis: Die Plattform stellt dem Rechnungssteller kein revisionssicheres Archiv für die E-Rechnungen bereit. Es ist jedoch verpflichtend, dass die erzeugte E-Rechnung im XML-Format beim Rechnungssteller archiviert wird.

3.2.2 Upload der Rechnung

Der Upload einer Rechnung ist für diejenigen Rechnungssteller relevant, die eine E-Rechnung gemäß EU-Norm erstellen, jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle versenden können oder wollen. Die Option zum manuellen Upload einer Rechnung bedarf der Freischaltung des Übertragungskanals.

3.2.3 Übertragung per E-Mail

Der Übertragungskanal via E-Mail setzt voraus, dass der Rechnungssteller mit seiner Software eine valide E-Rechnung generieren kann.

Nach der Freischaltung der Übertragung via E-Mail in der Rechnungseingangsplattform wird dem Rechnungssteller die für den Versand zu verwendende Adresse mitgeteilt.

Zudem ist die Hinterlegung einer Versandadresse notwendig, da nur Nachrichten von zuvor erfassten Absendern berücksichtigt werden können.

3.2.4 Übertragung per Webservice via PEPPOL

Die OZG-RE-Plattform bietet als weiteren Übertragungskanal die Möglichkeit zum Rechnungsversand aus der erstellenden Software mittels Webservice und Übertragung über das PEPPOL-Netzwerk. Die Einreichung von E-Rechnungen über PEPPOL ist grundsätzlich auf drei verschiedenen Wegen möglich:

1. die Nutzung eines bestehenden PEPPOL Service Providers (kostenpflichtig)

2. die Nutzung des Webservice via PEPPOL des Bundes (bis zum 31.12.2025 kostenlos)

3. eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL und der Aufbau eines eigenen PEPPOL Access Points

Um den Status per PEPPOL eingereichter Rechnungen nachvollziehen zu können, muss der Eingangskanal PEPPOL im Nutzerkonto der OZG-RE freigeschaltet und die zum Versenden der Rechnungen genutzte PEPPOL Participant ID hinterlegt und verifiziert werden.

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Infobox: Exkurs PEPPOL

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Anlage – Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals

Informieren Sie Ihren Dienstleister über die Anforderung zur fristgerechten Umsetzung eines nein Standards, welcher konform zur europäischen Norm EN 16931 ist.

ja

Nutzen Sie eine Software zur Erstellung von Nutzen Sie die Möglichkeit zur Weberfassung von Rechnungen bzw. erfolgt eine systemunterstützte Rechnungen. Erzeugung von Rechnungen? nein Alternative: Evaluieren Sie die Anschaffung einer Software, welche einen zur EU-Norm konformen Standard unterstützt.

ja

Können Sie mit dem derzeitigen Funktionsumfang Nutzen Sie die Möglichkeit zur Weberfassung von Ihrer Software bzw. Ihres Systems elektronische Rechnungen. Rechnungsformate erzeugen?* nein Alternative: Kontaktieren Sie Ihren Softwarehersteller bzgl. einer Funktionserweiterung um die elektronische Rechnungsstellung.

ja

Kann die von Ihnen genutzte Software bereits Kontaktieren Sie Ihren Softwarehersteller über die Rechnungen erzeugen, die konform zur EU-Norm Anforderung zur fristgerechten Umsetzung eines EN 16931 (in der aktuell gültigen Fassung) sind? Standards, welcher konform zur europäischen nein Norm EN 16931 ist. Alternative: Nutzen Sie ggf. bis zur Umsetzung die Möglichkeit zur Weberfassung von Rechnungen.

ja

Unterstützt die von Ihnen genutzte Software eine Nutzen Sie entweder die Möglichkeit zum elektronische Übertragung (bspw. per Webservice, manuellen Upload von Rechnungen (konform zur oder E-Mail)? EU-Norm) oder zur manuellen Übertragung per nein E-Mail. Alternative: Kontaktieren Sie Ihren Softwarehersteller bzgl. einer Funktionserweiterung um einen elektronischen Versand.

ja

Unterstützt die von Ihnen genutzte Software eine Nutzen Sie die Möglichkeit zur Übertragung von elektronische Übertragung über das Rechnungen (konform zur EU-Norm) per E-Mail PEPPOL-Netzwerk? aus Ihrer Software heraus. nein Alternative: Kontaktieren Sie Ihren Softwarehersteller bzgl. einer Funktionserweiterung um die elektronische Übertragung über das PEPPOL-Netzwerk.

ja

Nutzen Sie die Möglichkeit zur Übertragung von Rechnungen (konform zur EU-Norm) über das PEPPOL-Netzwerk. Abbildung 1: Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals

• Hiermit sind Dateiformate gemeint, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten.

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