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Lieferantenkodex

Stadtwerke Potsdam GmbH • Steinstraße 104-106, Haus 14 • 14480 Potsdam • (0331) 6 61 30 00 • info@swp-potsdam.de • swp-potsdam.de Seite 1/4 4202.40.22 :dnatS

I. Vorwort durch die Geschäftsführung der III. Gesetze und Standards

Stadtwerke Potsdam GmbH

Der Lieferant hat dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche für sein Un- Die Stadtwerke Potsdam GmbH und die mit ihr verbundenen Unter- ternehmen geltenden nationalen und internationalen Gesetze und nehmen (zusammengefasst in der Folge „SWP“) fühlen sich klaren Standards eingehalten werden. Werten verpflichtet. Als kommunale Versorgungs- und Dienstleis- tungsunternehmen unter dem bündelnden Dach der Stadtwerke Der Lieferant ist darüber hinaus verpflichtet, die nachfolgend unter Potsdam stehen wir für eine gesicherte Daseinsvorsorge und regional Punkt IV. benannten Grundsätze einzuhalten. Ebenso übermittelt er ausgerichtete Wertschöpfung mit höchsten Qualitätsansprüchen. die Grundsätze und Anforderungen dieses Lieferantenkodex seinen Mit unserer Ausrichtung auf die Belange von Klima und Umwelt unmittelbaren Zulieferern und Subunternehmern und bemüht sich nehmen wir unsere gesellschaftliche Verantwortung in der Gegen- damit um die Schaffung von Transparenz entlang der Lieferkette. wart wahr und ebnen den Boden für eine nachhaltige Zukunft. Der Lieferant hat die Verantwortung, seine Zulieferer und Subun- Daher haben wir den Anspruch, dass unser Handeln hohen sozialen ternehmer zur Einhaltung dieses Lieferantenkodex anzuhalten und und umweltbezogenen Anforderungen genügt. Wir legen Wert auf möglichst zu verpflichten, sowie bestmöglich bei der Umsetzung der schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen und auf regel- Anforderungen zu unterstützen. treues, integres Verhalten im Geschäftsverkehr.

IV. Grundsätze und Anforderungen

Es ist uns ein Anliegen, dass diese Werte nicht nur durch uns selbst

1. Menschenrechte und Arbeitsbedingungen umgesetzt, sondern auch durch unsere Lieferanten* geteilt werden, die in die Wertschöpfungskette eingebunden sind, an deren Ende Menschenrechte unsere Produkte und Dienstleistungen stehen. Die SWP ist ein Verbund öffentlich-rechtlicher Unternehmen, welcher in bestimmten Sparten Aufgaben der Daseinsvorsorge im Auftrag Die SWP hat das Ziel, auch ihre Lieferketten im Hinblick auf sozia- der Landeshauptstadt Potsdam erledigt. Unsere Geschäftsaktivitäten le und ökologische Aspekte verantwortungsvoll zu gestalten. Dazu und unser Erfolg beruhen auf einem werteorientierten Handeln. Die gehört u.a. Menschenrechtsverletzungen, in Form von Kinder- und Achtung der Menschenrechte ist daher ein unverzichtbarer Bestand- Zwangsarbeit, sowie Diskriminierung aufgrund von Herkunft, Haut- teil unserer unternehmerischen Verantwortung. farbe, Religion oder Geschlecht im Zusammenhang mit der Durch- führung ihrer Geschäfte zu verhindern. Die Lieferanten der SWP verpflichten sich daher, die Menschenrechte ihrer Beschäftigten zu wahren und sie mit Würde und Respekt zu be- Die SWP erwartet daher auch von ihren Kooperationspartnern, Liefe- handeln. Beschäftigte und Geschäftspartner dürfen niemals ernied- ranten* und Dienstleistern, einschließlich deren jeweiligen Subunter- rigender oder menschenunwürdiger Behandlung, beispielsweise bei nehmen, dass sie ihrem Handeln die gleichen Werte zugrunde legen. dem Einsatz öffentlicher oder privater Sicherheitskräfte, ausgesetzt Aus diesem Grund hat die SWP diesen Lieferantenkodex erstellt, der werden. die einzuhaltenden Mindeststandards für die Geschäftsbeziehungen mit einem Unternehmen der SWP setzt. Die Lieferanten setzen sich für die Förderung einer Unternehmens- kultur ein, in der Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung so- Mandy Hintzsch Monty Balisch wie die Androhung von Belästigung nicht toleriert wird. Gleiches gilt Geschäftsführung Stadtwerke Potsdam GmbH für die Androhung oder Durchführung von Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Meldung einer Belästigung.

II. Anwendungsbereich

Dieser Kodex gilt für alle Lieferanten, Berater, Makler, Handelsvertre- Keine Kinderarbeit ter, Händler, Auftragnehmer, Agenten, Kooperationspartner und sons- Unsere Lieferanten lehnen jegliche Art von Kinderarbeit ab. Sie tige Anbieter von Waren und Dienstleistungen (im Folgenden „Liefe- verbieten und unterlassen diese. Alle jeweils geltenden gesetzli- rant“), die Produkte und Dienstleistungen entweder selbst oder über chen und untergesetzlichen Regelungen zur Kinderarbeit und zum Dritte (z. B. Verbundunternehmen, Vertriebshändler, Subunternehmer, Mindest alter für die Arbeitsaufnahme werden ausnahmslos von Beauftragte) an die SWP verkaufen oder ihr gegenüber erbringen. unseren Lieferanten beachtet.

Die definierten Standards ergeben sich ergänzend zu den Bestim- Keine Zwangsarbeit mungen dieses Lieferantenkodex aus dem Lieferkettensorgfalts- Alle Formen der Zwangsarbeit sowie Sklaverei werden von unseren pflichtengesetz (LkSG) in der jeweils gültigen Fassung (im Folgenden Lieferanten abgelehnt und sie lassen auch keine Arbeiten unter sol- „gemeinsame Mindeststandards“). chen Bedingungen durchführen.

Der Lieferant erkennt die Standards des Lieferantenkodex als Min- Keine Diskriminierung deststandards an. Er verpflichtet sich, sein Verhalten an diesen Stan- Im Rahmen der gesetzlichen Regelungen stehen unsere Lieferan- dards auszurichten und diese einzuhalten. Der Lieferantenkodex ist ten für Chancengleichheit und Gleichbehandlung ein. Sie stellen verbindlicher Bestandteil der Geschäftsbeziehung zwischen dem Lie- sicher, dass Chancengleichheit und Gleichbehandlung gefördert und feranten und der SWP.

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Stadtwerke Potsdam GmbH • Steinstraße 104-106, Haus 14 • 14480 Potsdam • (0331) 6 61 30 00 • info@swp-potsdam.de • swp-potsdam.de Seite 2/4 4202.40.22 :dnatS alle Mitarbeitenden respektvoll und vorurteilsfrei behandelt werden. 2. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Diskriminierung bei der Einstellung von Arbeitnehmern, bei Aus- und Arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren und Unfallschutz Weiterbildung und bei Beförderung wird unterbunden. Dies gilt für Um Risiken für die körperliche Unversehrtheit so weit wie möglich jegliche Form von Diskriminierung oder Benachteiligung, insbesonde- zu minimieren, stellen unsere Lieferanten ihren Mitarbeitenden ein re wegen des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der Weltan- gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zur Verfügung. Die Arbeitspro- schauung oder Ethik, der politischen Überzeugung, der Religion, der zesse und die Gestaltung von Produkten werden so organisiert, dass Rasse, der Herkunft sowie wegen geistiger oder körperlicher Beein- Unfälle nach Möglichkeit ausgeschlossen werden. trächtigungen.

Alle geltenden gesetzlichen und untergesetzlichen Regelungen zum Arbeitslohn Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit (z. B. Betriebssicher- Der Arbeitslohn, den unsere Lieferanten ihren Mitarbeitenden bezah- heitsverordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitsschutzgesetz) len, steht im Einklang mit den jeweils geltenden Gesetzen und den werden durchgängig beachtet. Die zur Umsetzung und Dokumenta- abgeschlossenen Tarifverträgen. Insbesondere werden die gesetzli- tion notwendigen Unterlagen müssen vom Lieferanten vorgehalten chen Regelungen zum Mindestlohn strikt eingehalten. Diese werden werden. Darunter fallen insbesondere die folgenden Dokumente: als Mindestgrenze für die Bezahlung der Mitarbeitenden betrachtet. Überstunden werden entsprechend den geltenden Gesetzen und ta- • Gefährdungsbeurteilungen rifvertraglichen Vorgaben vergütet. • Betriebsanweisungen • Unterweisungsnachweise Arbeitszeit • Nachweise der Arbeitsmedizinischen Vorsorge Unsere Lieferanten halten sich an die geltenden Gesetze, Regelungen und Standards zur Arbeitszeit. Dies gilt insbesondere für die Ober- Private Sicherheitskräfte grenzen der Tages- und Wochenarbeitszeit unter Berücksichtigung Von unseren Lieferanten eingesetzte Sicherheitskräfte missachten der ggf. anwendbaren Tarifverträge. Es wird sichergestellt, dass die keine geltenden Menschenrechts-, Freiheits- und Arbeitsrechtsgesetze. Mitarbeitenden ausreichend freie Tage zur Erholung zur Verfügung haben. 3. Umweltschutz Vereinigungsfreiheit und Meinungsäußerung Umweltvorschriften Unsere Lieferanten respektieren die Rechte der Arbeitnehmer auf Alle geltenden Umweltgesetze, -regelungen und -standards werden freie Meinungsäußerung, auf Vereinigungsfreiheit, auf Mitgliedschaft von unseren Lieferanten eingehalten. in Gewerkschaften, auf die Bildung von Arbeitnehmervertretungen und die Mitgliedschaft in Betriebsräten. Unsere Lieferanten beachten zudem weitere relevante internatio- nale Übereinkommen zum Umweltschutz, wie im § 2 (3) des LkSG Alle jeweils diesbezüglich geltenden nationalen Gesetze und Regula- benannt. rien der Länder, in denen Mitarbeitende eingesetzt werden, werden eingehalten. Der Belegschaft und ihren Vertretungsorganen wird es Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie negative Auswirkun- ermöglicht, mit der Unternehmensleitung ohne Angst vor Repressali- gen auf die Umwelt im Rahmen der Leistungserbringung so gering en, Einschüchterung oder Belästigung zu kommunizieren. wie möglich halten, die einschlägigen umweltrechtlichen Vorschrif- ten einhalten und Anfragen bezüglich umweltbezogener Produktei- genschaften in angemessener Zeit beantworten. Offene und wertschätzende Kommunikation zwischen Management und Beschäftigten Klimaschutz Wir sind überzeugt, dass eine gute Unternehmenskultur einer der Schlüssel für nachhaltiges Wachstum und erfolgreiches Agieren am Die fortlaufende Verbesserung des Klimaschutzes durch die Reduzie- Markt ist. Neben integrem Handeln sind offene Kommunikation und rung von klimaschädlichen Emissionen und Gasen ist ein wesentli- wertschätzender Umgang miteinander sowie die Respektierung der cher Bestandteil der Umweltschutzziele unserer Lieferanten. Rechte der Beschäftigten essenzielle Bestandteile einer guten Unter- nehmenskultur, die auch bei unseren Lieferanten gelebt werden soll. Ressourceneffizienz Unsere Lieferanten verpflichten sich zu einer angemessenen, kon- Eigentumsrecht tinuierlichen Erhöhung der Material- und Energieeffizienz bei ihren Persönliches Eigentum wird von unseren Lieferanten geachtet. Jede unternehmerischen Aktivitäten. Zudem tragen sie zu einem verant- Form von widerrechtlicher Zwangsräumung und Enteignung zum wortungsvollen Umgang mit der Ressource Wasser bei. Die Wieder- Erwerb, zur Bebauung oder anderweitigen Nutzung von Land, Wäl- verwendung und Verwertung im Sinne der Kreislaufwirtschaft wird dern und Gewässern wird abgelehnt. angestrebt.

Sonstige Menschenrechte Abfall und Abwasser Auch jegliche weitere Beeinträchtigung von Menschenrechten wird Alle Abfälle und Abwässer werden durch unsere Lieferanten gemäß seitens unserer Lieferanten abgelehnt. Sie respektieren und unter- den geltenden Vorschriften sicher und umweltverträglich entsorgt stützen die Einhaltung aller sonstigen am Beschäftigungsort gelten- bzw. abgeleitet. den nationalen Menschenrechte sowie jegliche international gelten- Chemikalien den Menschenrechte. Seitens unserer Lieferanten werden Produkte und Emissionen vermie- den, die persistente organische Schadstoffe und schädliche Schwer-

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4202.40.22 :dnatS metallbelastungen enthalten. Die Substitution von umweltgefähr- Interessenkonflikte denden Betriebsstoffen wird zudem regelmäßig geprüft. Der Lieferant legt jeden tatsächlichen oder potenziellen Interes- senkonflikt im Zusammenhang mit seinen Tätigkeiten für die SWP 4. Verhalten im Rahmen geschäftlicher Beziehungen umgehend offen. Zu solchen Interessenkonflikten zählen u.a. kriti- sche Beziehungen zu Mitarbeitenden der SWP, wie beispielsweise Beachtung des geltenden Rechts aufgrund von Verwandtschaft, Schwägerschaft oder Partnerschaft Unsere Lieferanten verpflichten sich zu einer durchgängigen Einhal- sowie aufgrund von Investitionen in eine Geschäftspartnerschaft der tung aller für das Unternehmen geltenden internen sowie externen SWP oder bei ihren Wettbewerbern. Vorgaben, wie Gesetze und Normen. Sie erfüllen ihre vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ihren Vertragspartnern. Datenschutz Der Lieferant stellt sicher, dass die anwendbaren Gesetze und Rege- Bestechung und Korruption lungen zum Schutz vertraulicher Informationen eingehalten werden. Bei der SWP dulden wir keine Korruption, weder bei Beschäftigten Dies schließt Gesetze und Regelungen zum Schutz personenbezoge- noch bei Lieferanten. Korruption ist durch internationale Konventi- ner Daten, wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und onen und nationale Gesetze verboten. Gesetzliche Verbote gelten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), ein. Dies gilt insbesondere sowohl für Geschäfte zwischen Unternehmen als auch für Kontakte hinsichtlich personenbezogener Daten von Kunden, Verbrauchern, mit Politikern und Amtsträgern. Korruption kann in verschiedenen Beschäftigten und Anteilseignern. Der Lieferant stellt sicher, dass Formen vorkommen, der erlangte Vorteil muss nicht notwendiger- personenbezogene Daten nur erhoben, verarbeitet und genutzt wer- weise eine Zahlung (Geld) beinhalten, sondern kann auch in Form den, soweit und solange dies gesetzlich zulässig ist. von Geschenken, Einladungen (z.B. Tickets, Bewirtungen, Reisen), Versprechen bezüglich Beschäftigung oder zukünftiger Geschäftsbe- Schutz vertraulicher Informationen ziehungen vorkommen. Der Lieferant schützt vertrauliche Informationen und nutzt diese aus- schließlich in angemessener Weise. Entsprechend hält der Lieferant Unsere Lieferanten verpflichten sich, alle für das Unternehmen gel- alle vertraglichen Anforderungen zu Datenschutz und Informations- tenden nationalen und internationalen Antikorruptionsgesetze und sicherheit ein und legt keine Informationen offen, die der Öffentlich- -regelungen einzuhalten und keine Handlungen durchzuführen, die keit nicht bekannt sind. Gleiches gilt gegenüber unbefugten internen als Korruption oder Bestechung eingestuft werden können oder oder externen Parteien. auch nur den Anschein einer solchen erwecken. Der Lieferant hat angemessene Maßnahmen im Unternehmen zu implementieren, um Regelung zum Handel mit Waren Korruption in jeglicher Form zu verhindern. Bemühungen zur Korrup- Der Lieferant verpflichtet sich, alle geltenden Exportkontrollen, Sank- tionsbekämpfung sind von ihm zu unterstützen. tionen und Zollgesetze und -vorschriften, einschließlich der Verbote und Beschränkungen („Handelsgesetze“) einzuhalten. Lieferanten der SWP bieten, gewähren und nehmen kein Geld Der Lieferant stellt zudem sicher, dass er selbst, seine wirtschaftlich oder sonstige Vorteile an (weder direkt noch indirekt), um amtliche Berechtigten, alle seine Vertreter oder andere von ihm eingesetzten Handlungen unzulässig zu beeinflussen oder sich einen unzulässi- Subunternehmer nicht auf einer der geltenden Sanktionslisten als gen Vorteil zu verschaffen, mit dem Ziel, eine Geschäftstätigkeit zu „Denied Party“ erfasst sind. veranlassen oder zu erhalten. Gleiches gilt für sogenannte Beschleu- nigungszahlungen oder andere Vorteile, die Amtsträgern für rou- tinemäßige Entscheidungen, die kein Ermessen zulassen, gewährt Geldwäsche und Finanzaufzeichnungen werden. Der Lieferant verpflichtet sich, sämtliche für ihn geltenden Gesetze und Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche einzuhalten. Der Der Lieferant verpflichtet sich weiterhin, die SWP unverzüglich über Lieferant führt Finanzaufzeichnungen und erstellt Berichte gemäß die eingesetzte Ombudsstelle zu informieren (siehe hierzu Punkt den gesetzlichen Vorgaben. „Meldung von Unregelmäßigkeiten“, Seite 4), wenn ihm ein Verstoß gegen diese Verpflichtung bekannt wird. Die SWP akzeptiert keine Lieferanten, die nachweislich in Geschäfte mit Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder sonstigen strafbaren Freier Wettbewerb Handlungen involviert waren oder sind. Unser Lieferant hält die für ihn geltenden Wettbewerbs- und Kartell- gesetze ein. Er sichert uns zu, dass er sich an wettbewerbsbeschrän- Rechtsfolgen bei Verstößen gegen den Lieferantenkodex kenden Preis- oder Konditionsabsprachen im Zusammenhang mit Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie Risiken innerhalb ih- den Leistungen, die er für den Auftraggeber erbringt, nicht beteiligt rer Lieferketten identifizieren sowie angemessene Maßnahmen zur hat und auch künftig nicht beteiligen wird. Minimierung und Vermeidung der Risiken ergreifen. Ging einer Beauftragung eines Lieferanten die Abgabe von Angebo- ten an die SWP voraus, für die der Lieferant eine Absprache getrof- Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von fen hat, die eine rechtswidrige Wettbewerbsbeschränkung darstellt Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Lieferant die SWP zeitnah oder die wettbewerbswidrige, abgestimmte Verhaltensweisen dar- über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen stellen, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Vertrags- Maßnahmen informieren. strafe in Höhe von 5 % der Nettoauftragssumme zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird. Diese Die Einhaltung der in diesem Lieferantenkodex aufgeführten Stan- Verpflichtung gilt auch für den Fall, dass der Vertrag beendet wurde dards und Regelungen überprüft die SWP mithilfe eines Self-Assess- oder wird oder bereits erfüllt ist. ment-Fragebogens und / oder risikobasierter Audits basierend auf

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4202.40.22 :dnatS den Ergebnissen der bei der SWP durchgeführten Risikoanalysen. Meldewege werden durch die Ombudsperson bereitgestellt. Der Lieferant erklärt sich damit einverstanden, dass die SWP solche Audits aus konkretem Anlass zur Überprüfung einer Einhaltung des Einzelheiten zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens finden Sie auf Kodex an den Betriebsstätten des Lieferanten zu den üblichen Ge- unserer Website unter: schäftszeiten nach angemessener Vorankündigung durch von der "Stadtwerke Potsdam GmbH - Compliance" unter Punkt SWP beauftragte Personen durchführt. Der Lieferant kann einzelnen '6. Beschwerdeverfahren / Meldekanal / Hinweisgebersystem' in der Auditmaßnahmen widersprechen, wenn durch diese zwingende da- sogenannten Verfahrensordnung. tenschutzrechtliche Regelungen verletzt würden. Die Kontaktdaten der von der SWP eingesetzten Ombudsperson Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Lieferantenkodex lauten wie folgt: festgestellt werden, wird die SWP dies dem Lieferanten unverzüglich schriftlich mitteilen und ihm eine angemessene Nachfrist setzen, um Rechtsanwältin sein Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen. Ist eine Dr. Kathrin J. Niewiarra, Abhilfe nicht in absehbarer Zeit möglich, so hat dies der Lieferant Ombudsanwältin unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam mit der SWP ein Konzept mit Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu er- Kanzlei Rechtsanwälte stellen. Elke Schaefer Philippistrasse 11 Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nach- D-14059 Berlin fristsetzung, insbesondere bei als sehr schwerwiegend zu bewer- tenden Verstößen, bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz Telefon (030) 609 852 55 unberührt. Fax (030) 887 1949 11 stadtwerkepotsdam@ombudskanzlei.de Meldung von Unregelmäßigkeiten Gemäß den Anforderungen des LkSG wurde mit der Beauftragung Wenn die Nachfrist fruchtlos abläuft bzw. die Umsetzung der im einer Ombudsperson ein Beschwerdeverfahren eingerichtet. Sowohl Konzept enthaltenen Maßnahmen nach Ablauf des Zeitplans keine unmittelbar Betroffene als auch Personen, die von potenziellen oder Abhilfe bewirkt und kein milderes Mittel zur Verfügung steht, kann tatsächlichen Verletzungen wissen, haben hierüber die Möglichkeit, die SWP die Geschäftsbeziehung abbrechen und alle Verträge kün- Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Compliance-Verstöße, digen. Verletzungen von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten oder diesbezügliche Risiken abzugeben. Die Abgabe von Hinweisen *Für die bessere Lesbarkeit wird in diesem Kodex das generische ist möglich über den eingerichteten, webbasierten Meldekanal, eine Maskulinum verwendet. Diese Verwendung ist wertfrei und impliziert für die SWP eingerichtete E-Mail-Adresse oder telefonisch. Sämtliche keine Benachteiligung anderer Geschlechter.

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