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Anlage - Arbeitsanweisung Verwendungsnachweisprüfung LADS Stand 19.02.2026
Arbeitsanweisung für den externen Dienstleister der die Verwendungsnachweisprüfung bei Projektförderungen der Landesstelle für Gleichbehandlung – gegen Diskriminierung (LADS) der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA) gemäß Nr. 11.4 AV zu § 44 LHO.
Die bestimmungsgemäße Verwendung von Zuwendungen ist nach Maßgabe Nrn. 10 und 11 AV zu § 44 LHO zu prüfen.
Ziel dieser Arbeitsanweisung gem. Nr. 11.4 S. 7 AV zu § 44 LHO ist es, zum einen die ordnungsgemäße Prüfung der Verwendungsnachweise zu gewährleisten und zum anderen den Prüfungsaufwand auf das hierzu erforderliche Maß zu beschränken. Diese Arbeitsanweisung erstreckt sich nicht auf Baumaßnahmen.
A. Kursorische Prüfung, Nr. 11.1 Abs. 1 AV zu § 44 LHO
In einem ersten Schritt sind für alle Zuwendungen folgende Arbeitsschritte und Prüfungen durchzuführen:
• Ein vollständiger Verwendungsnachweise ist bis zum 30.04. nach Ablauf des Bewilligungszeitraums einzureichen (Sachbericht, zahlenmäßiger Verwendungsnachweis, Belegliste, Nutzer*innen Tabelle, Erklärung nach § 5 S. 1 LGV etc.). Der Auftragnehmer fordert eigenständig alle erforderlichen Unterlagen für die vollständige Verwendungsnachweisprüfung bei den Zuwendungsempfangenden an. Eine Fristverlängerung für die Einreichung des Verwendungsnachweises kann bis zu zwei Wochen ohne Rücksprache mit der Bewilligungsstelle gewährt werden. Eine Fristverlängerung darüber hinaus ist mit der zuständigen Fachsteuerung abzusprechen
• Die Überwachung des fristgemäßen Eingangs des Verwendungsnachweises sowie die Vollständigkeit der sonstigen laut Zuwendungsbescheid von den Zuwendungs- empfangenden vorzulegenden Unterlagen
• Die Bewilligungsstelle ist bis spätestens 30.05. über den Stand des vollständigen Eingangs der Verwendungsnachweise, insbesondere der Sachberichte und weiterer für die Durchführung der Erfolgskontrolle erforderlicher Anlagen, zu informieren
• Prüfung nach Nr. 11.1 AV zu § 44 LHO, ob nach den Angaben im Verwendungs- nachweis Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gegeben sind. In diesem Zusammenhang ist auch zu prüfen, ob nicht verbrauchte Zuwendungsmittel bereits zurückgezahlt wurden.
Die kursorische Prüfung ist innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Verwendungs- nachweises abzuschließen.
Einmalige Projekte (also Projekte, die nur ein Haushaltsjahr betreffen und im Folgejahr nicht erneut bewilligt werden) mit einer bewilligten Zuwendungssumme unter 100.000 Euro sind nur kursorisch zu prüfen. Bei Beanstandungen während der kursorischen Prüfung oder auf
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Anweisung der Bewilligungsstelle soll die Prüfung auf eine stichprobenweise Prüfung ausgeweitet werden.
Einmalige Projekte mit einer bewilligten Zuwendungssumme bis 250.000 Euro sind ebenfalls nur kursorisch zu prüfen. Hier soll die Prüfung bei Beanstandungen während der kursorischen Prüfung oder auf Anweisung der Bewilligungsstelle auf eine stichprobenweise oder vollständige Prüfung ausgeweitet werden.
Bei kofinanzierten Bundesprojekten wird gemäß hergestelltem Einvernehmen die vertiefte Verwendungsnachweisprüfung durch die Bundesbehörde vorgenommen. Daher ist bei diesen Projekten, unabhängig von der Fördersumme, nur eine kursorische Prüfung durchzuführen. Der Bewilligungsstelle ist eine Übersicht anzufertigen in der die noch fehlenden Prüfvermerke und Feststellungs- oder Widerrufsbescheide des Bundes aufgelistet sind inkl. der Projektnummer des Bundes. Die Akten sind erst nach Erhalt des Prüfvermerks und Feststellungs- oder Widerrufsbescheides und nach Erlass eines Entlastungsschreibens an die Bewilligungsstelle zu übergeben. Das betrifft in 2025 etwa 11 Projekte. In den Folgejahren ist mit einer ähnlichen Anzahl zu rechnen.
Bei einer zweijährigen Förderung reichen Zuwendungsempfangende bis zum 30.04. nach Ende des ersten Förderjahres einen Zwischennachweis ein, gem. Nr. 6.3 ANBest-P. Der Zwischennachweis besteht aus einem Sachbericht, einem zahlenmäßigen Nachweis und der Nutzerinnen Tabelle. Unvollständige Unterlagen sind vom Auftragnehmer eigenständig beim Zuwendungsempfangenden anzufordern. Eine Fristverlängerung kann bis zu zwei Wochen ohne Rücksprache mit der Bewilligungsstelle gewährt werden. Eine Fristverlängerung darüber hinaus ist mit der zuständigen Fachsteuerung abzusprechen. Der Auftragnehmer hat innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Zwischennachweises „[…] festzustellen, ob Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gegeben sind“ Nr. 11.1 AV zu § 44 LHO. Ein vollständiger Verwendungsnachweis (Sachbericht, zahlenmäßiger Verwendungsnachweis, Belegliste, Nutzerinnen Tabelle, Erklärung nach § 5 S. 1 LGV etc.) wird vom Zuwendungsempfangenden nach Ende des gesamten Bewilligungszeitraums, bis zum 30.04. nach Ende der zweijährigen Förderung, eingereicht.
B. Vertiefte Prüfung, Nr. 11.1. Abs. 2 AV zu § 44 LHO
In einem zweiten Schritt sind die Nachweise vertieft zu prüfen. Dabei sind folgende Prüfungen durchzuführen:
• Formale Prüfung
Prüfung nach Nr. 11.1.1 AV zu § 44 LHO, ob der Zwischen- oder Verwendungsnachweis den im Zuwendungsbescheid (einschließlich der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht.
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• Finanzielle Prüfung
Prüfung nach Nr. 11.1.2 AV zu § 44 LHO, ob die Zuwendung nach den Angaben im Zwischen- oder Verwendungsnachweis und den ggf. beigefügten Belegen und Verträgen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet worden ist.
• Angemessene Zahl von Fällen mit vertiefter Prüfung
Über die in Nr. 11.4 S. 3 bis 5 AV § 44 LHO normierten Fälle hinaus, in denen eine vertiefte Prüfung erfolgen muss, verlangt Nr. 11.4 S. 2 AV § 44 LHO, dass insgesamt sichergestellt sein muss, dass in einer angemessenen Zahl von Fällen eine vertiefte Prüfung erfolgt. Es ist darauf zu achten, dass mindestens 30 % aller Zuwendungsfälle vertieft geprüft werden. Weiterhin ist zu beachten, dass auch einmalig bewilligte Zuwendungssummen bis 250.000 € vertieft zu prüfen sind, wenn die o. g. Prozentzahl an jährlichen Prüfungen nicht erreicht wird.
Die vertiefte Prüfung ist gemäß Nr. 11.9 AV zu § 44 LHO innerhalb von neun Monaten nach Eingang der Nachweise abzuschließen. Abweichungen sind nur in besonders zu begründenden Ausnahmefällen zulässig.
Hinweis: Für die aus Bundesmitteln geförderten Projekte des Landesdemokratiezentrums Berlin (LDZ) gelten abweichende und kürzere Fristen für die vertiefte Prüfung:
• Für die LDZ-Projekte ist die Prüfung bis zum 30.07. eines jeden Jahres abzuschließen • Die LDZ-Projekte müssen die Prüfung unbeschadet nach Nr. 11.9 S. 1 AV § 44 LHO bis zum 1. November des jeweiligen Folgejahres abgeschlossen sein.
Tarifmittel sind in der kursorischen als auch in der vertieften Prüfung nachträglich anzuerkennen. Neue Tarifabschlüsse ergeben sich meist zum Ende des Förderjahres. Zur bürokratischen Entlastung sollen die neuen Tarifmittel, die der Zuwendungsempfangende durch eigene Einsparungen gezahlt hat, in der Verwendungsnachweisprüfung anerkannt werden, auch wenn kein Zuwendungs-/Änderungsbescheid mit den neuen Tarifmittel erlassen wurde. Denn Tarifmittel sind förderfähig.
Zuwendungen dürfen für denselben Zuwendungsempfangenden nicht neu bewilligt werden, wenn die Prüfung der vorgelegten Nachweise Anhaltspunkte bietet die der Bewilligung entgegenstehen. Zuwendungen dürfen nicht ausgezahlt werden, wenn die Prüfung der vorgelegten Nachweise Anhaltspunkte bietet, die der Auszahlung entgegenstehen. In diesen Fällen ist die Rücknahme oder der Widerruf unverzüglich zu prüfen. Die Bewilligungsstelle ist rechtzeitig zu informieren.
Im Rahmen der vertieften Prüfung sollen bei Zuwendungen zur Projektförderung die Zahl der jährlich zu prüfenden Nachweise und der Umfang dieser Prüfungen beschränkt werden. Jedoch muss sichergestellt sein, dass in einer angemessenen Zahl von Fällen eine vertiefte Prüfung erfolgt (vgl. Nr. 11.4 S. 1 und 2 AV zu § 44 LHO).
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Die vertiefte Prüfung ist durchzuführen bei:
• Zuwendungen an Erstempfänger*innen, die voraussichtlich auch weiter gefördert werden • Zuwendungen an das Landesdemokratiezentrum Berlin (Bundesmittel) • einmaligen Zuwendungen von erheblicher finanzieller Bedeutung (bewilligte Zuwendungssumme ab 250.000 Euro) • Zuwendungen für einmalig bewilligte Projekte bis 250.000 € sind vertieft zu prüfen, wenn die 30 % an jährlichen Prüfungen nicht erreicht werden konnte • regelmäßig wiederkehrenden Zuwendungen – unabhängig von der Förderhöhe – im Turnus von drei Jahren beginnend ab dem 01.01.2021. In den zwei Jahren dazwischen erfolgt eine kursorische Prüfung • Zuwendungen deren Prüfung im Vorjahr zu wesentlichen Beanstandungen geführt hat.
Die vertiefte Prüfung findet entweder als Stichprobe oder als Vollprüfung statt. Bei einer Vollprüfung (nach aktuellen Berechnungen maximal 12% der Zuwendungen) sind anhand der Originalbelege sämtliche Ausgaben zu prüfen. Die Vollprüfung ist durchzuführen bei:
• erstmaligen Zuwendungen an Erstempfänger*innen, die voraussichtlich auch weiter gefördert werden
• Zuwendungsempfangende deren Prüfung im Vorjahr zu wesentlichen Beanstandungen geführt hat.
Bei einer stichprobenweisen Prüfung (nach aktuellen Berechnungen maximal 35% der Zuwendungen) sind anhand der Originalbelege mindestens 30 % der Ausgaben zu prüfen. Der Umfang der Stichproben muss in einem angemessenen Verhältnis zur Projektsumme (Bewilligungssumme) stehen. Die Prüfung muss in jedem Fall Personalausgaben enthalten. Sämtliche Personalausgaben sind außerdem hinsichtlich des Besserstellungsverbots (Nr. 1.3 ANBest-P, Anlage 2 AV § 44 LHO) zu prüfen.
Bei der Auswahl der zu prüfenden Ausgaben ist auf einen regelmäßigen Wechsel zu achten so dass sichergestellt ist, dass wiederkehrende Ausgaben einer regelmäßigen Prüfung unterzogen werden.
Sofern im Rahmen der kursorischen Prüfung Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs festgestellt werden, die nicht ausgeräumt werden können, soll diesen Anhaltspunkten im Rahmen einer vertieften Prüfung nachgegangen werden. Sofern Anlass dazu besteht, soll die vertiefte Prüfung auf weitere Ausgaben ausgeweitet werden. Kursorische Prüfungen ohne Beanstandungen werden mit einem Entlastungsschreiben abgeschlossen.
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Die Prüfvermerke und Entlastungsschreiben sind in FAZIT hochzuladen. Die erfolgte Prüfung ist in FAZIT abzuschließen und nach Erlass des Entlastungsschreibens ist der Vorgang in FAZIT abzuschließen.
Die Anhörung des Rechnungshofes ist mit Schreiben vom 19.02.2026 und der Antwort des Rechnungshofes vom 10.03.2026 erfolgt. Die Korrekturen werden mit Schreiben vom 15.04.2026 erneut an den Rechnungshof geschickt.
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