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Anlage A
Geschäftsbesorgungsvertrag Verwendungsnachweisprüfung
zwischen
dem Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung Salzburger Straße 21-25, 10825 Berlin (Schöneberg)
- Auftraggeberin - und
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- Auftragnehmerin –
wird folgender Vertrag geschlossen:
§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Übertragung der dem Land Berlin auf dem Gebiet der Zuwendungen obliegenden Aufgabe der Verwendungsnachweisprüfung gemäß Nr. 11 Ausführungsvorschriften (AV) zu § 44 Absatz 3 Landeshaushalts- ordnung des Landes Berlin (LHO) in der Funktion als Prüfstelle der Verwendungs- nachweise.
(2) Dieser Vertrag ist außerdem die Grundlage für die Beleihung der Auftragnehmerin in dem Gebiet der Zuwendungen.
(3) Der Vertrag wird auf der Grundlage nachfolgender Vertragsbestandteile geschlossen, die im Falle von Widersprüchen in der nachfolgenden Rangfolge gelten:
• Leistungsbeschreibung in der letztgültigen Fassung (Anlage 1) • Arbeitsanweisung zur Verwendungsnachweisprüfung (Anlage 2) • Angebot Auftragnehmerin vom ………………. (Anlage 3) • Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) (Wirt-215) • Allgemeine Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der aktuellen Fassung
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Ferner gelten die besonderen Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt (Wirt-214), zur Frauenförderung (Wirt-2141), zur Verhinderung von Benach- teiligungen (Wirt-2143) und über Kontrollen und Sanktionen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) (Wirt-2144).
§ 2 Aufgabenübertragung und Beleihung
(1) Die Auftraggeberin überträgt der Auftragnehmerin die abschließend in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) festgelegten Aufgaben auf dem Gebiet der Zuwendungen.
(2) Die Auftraggeberin wird die Auftragnehmerin durch gesonderten Verwaltungsakt mit den nach Nr. 19.4 AV zu § 44 LHO vorgegebenen Inhalten für die Laufzeit dieses Vertrages die Befugnis verleihen, die übertragenen Aufgaben gemäß Absatz 1 in den Handlungsformen des öffentlichen Rechts wahrzunehmen, insbesondere als Beliehene des Landes Berlin Widerrufs- und Rückforderungsbescheide zu erlassen.
(3) In dem Verwaltungsakt nach Absatz 2 wird als aufsichtführende Behörde gemäß Nr. 19.4.4 AV zu § 44 LHO die Senatsverwaltung für Justiz, Vielfalt und Antidiskriminierung bestimmt, die in dieser Funktion berechtigt ist, der beliehenen Auftragnehmerin in Bezug auf die Wahrnehmung der nach Absatz 1 übertragenen Aufgaben jederzeit Einzelanweisungen zu erteilen. Ferner wird bestimmt, dass das Selbsteintrittsrecht der aufsichtführenden Senatsverwaltung für Justiz, Vielfalt und Antidiskriminierung gemäß Nr. 19.4.6 AV zu § 44 LHO gegeben ist, wenn die beliehene Auftragnehmerin deren Weisungen nicht befolgt.
(4) Soweit sich die Auftragnehmerin zur Erfüllung der ihr übertragenen Aufgaben der Hilfe von Verwaltungshelferinnen bedient, ist sicherzustellen, dass deren Tätigkeiten von der Auftragnehmerin überwacht, kontrolliert und weisungsgebunden ausgeführt werden. Alle Entwürfe und Vorlagen der Verwaltungshelferinnen sind von der Auftragnehmerin auf ihre Schlüssigkeit, Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit zu überprüfen. Die Tätigkeit der Verwaltungshelferinnen beschränkt sich auf Hilfsarbeiten zur Vor- und Nachbereitung der Prüfungsentscheidungen der Auftragnehmerin. Alle Maßnahmen hoheitlicher Natur, die Gegenstand der Beleihung sind, werden von der Auftragnehmerin selbst getroffen.
(5) Die Auftragnehmerin darf ihre Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag weder gesamt noch einzeln abtreten. Die Auftraggeberin wird aufgrund dieses Vertrages Dritten gegenüber nicht verpflichtet.
§ 3 Vergütung
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(1) Die Auftragnehmerin erhält für die Wahrnehmung der ihr gemäß § 2 Absatz 1 übertragenen Aufgaben eine Pauschalvergütung von [Angebotspreis] zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer je abgeschlossener Verwendungsnachweisprüfung. Mit dieser Pauschalvergütung sind sämtliche Leistungen der Auftragnehmerin abgegolten.
(2) Die Pauschalvergütung nach Absatz 1 wird nach Vorlage des jeweiligen Prüfvermerks gemäß Nr. 11.6 AV zu § 44 LHO bei der Auftraggeberin fällig.
(3) Die Rechnungen der Auftragnehmerin sind an die Senatsverwaltung für Justiz, Vielfalt und Antidiskriminierung / Abteilung VI (LADS) unter Angabe der Bankverbindung (einschließlich IBAN) zu stellen. Die Zahlung erfolgt durch Überweisung auf das angegebene Bankkonto innerhalb von 30 Kalendertagen. Bei Zahlung der Rechnung innerhalb von 14 Tagen wird der Auftraggeberin ein Skontoabzug von 2,0% gewährt.
(4) Elektronische Rechnungen im Sinne des § 2 Absatz 2 Berliner E-Rechnungsgesetz sind über das OZG-RE Portal des Bundes https://xrechnung-bdr.de zu übermitteln. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss die elektronische Rechnung die Leitweg-ID 11-1300601000-14 sowie die übrigen Angaben nach § 5 ERechnungsverordnung enthalten.
§ 4 Auskünfte, Akteneinsicht
(1) Neben der elektronischen Dokumentation sind Akten in Papierform zu führen, die alle entscheidungsrelevanten und rechtswirksamen Unterlagen enthalten.
(2) Nach Abschluss der Zuwendungs- und Prüfvorgänge sind die Unterlagen von der Auftragnehmerin bis zum Ende der Vertragslaufzeit sicher und für eine mögliche Prüfung des Rechnungshofes von Berlin zugänglich aufzubewahren.
(3) Die Auftragnehmerin erteilt der Auftraggeberin oder dem Rechnungshof von Berlin alle erbetenen Auskünfte und gewährleistet Einsicht in Unterlagen und Akten, die mit der Auftragsausführung in Verbindung stehen.
(4) Die Auftragnehmerin wird mit dem Verwaltungsakt nach § 2 Absatz 2 dazu verpflichtet, gegenüber der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen, wenn
• sich bei der Ausübung der Befugnis Zweifelsfragen oder Schwierigkeiten ergeben
• oder die Auftragnehmerin ihre Zahlungen einstellt oder ein Insolvenzverfahren gegen sich beantragt oder ein solches eröffnet wird.
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(5) Unberührt bleibt das Recht des Rechnungshofes von Berlin, die Auftragnehmerin und die Zuwendungsempfangenden gemäß §§ 88 und 91 der LHO zu prüfen.
§ 5 Vertragsdauer, Beendigung des Vertrages
(1) Dieser Vertrag wird für den Zeitraum bis zum 14.11.2029 geschlossen.
(2) Die Ausführung der Leistungen beginnt unmittelbar nach Zuschlagserteilung. Der Leistungszeitraum erstreckt sich auf die gesamte Vertragslaufzeit.
(4) Der Vertrag ist bei Vorliegen eines wichtigen Grundes fristlos kündbar. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
(5) Haben sich die Verhältnisse, die für die Festsetzung des Vertragsinhalts maßgebend gewesen sind, seit Abschluss des Vertrages so wesentlich geändert, dass der Auftragnehmerin das Festhalten an der ursprünglichen vertraglichen Regelung nicht zuzumuten ist, so kann sie eine Anpassung des Vertragsinhaltes an die geänderten Verhältnisse verlangen oder, sofern eine Anpassung nicht möglich ist, den Vertrag kündigen.
§ 6 Anzahl der zu prüfenden Zuwendungen
(1) Die Anzahl der zu prüfenden Zuwendungen ergibt sich aus der Leistungs- beschreibung (Anlage 1) und Arbeitsanweisung (Anlage 2). Die Zahl der jährlich von der LADS geförderten Projekte beläuft sich auf ungefähr im Durchschnitt 144 Projekte Jährlich.
(2) Die Auftraggeberin kann nachträglich im Rahmen der Leistungsfähigkeit der Auftragnehmerin die Anzahl der zu prüfenden Zuwendungen erhöhen, es sei denn, dies ist für die Auftragnehmerin unzumutbar. Hat die Auftragnehmerin Bedenken gegen die zusätzlichen Verwendungsnachweisprüfungen, so hat sie diese der Auftraggeberin unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
(3) Der Vergütung der zusätzlichen Verwendungsnachweisprüfungen richtet sich nach § 3 dieses Vertrages.
§ 7 Pflichten bei Beendigung des Vertrages
(1) Bei fristgerechter Vertragsbeendigung zum 31.10.2029 hat die Auftragnehmerin die Schlussrechnung für die erbrachten Leistungen rechtzeitig vor Kassenschluss des Haushaltsjahres 2029 zu stellen. Bei vorzeitiger Vertragsbeendigung hat die Auftragnehmerin innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Vertrages die auf den Zeitraum bis zur Beendigung entfallende Vergütung abzurechnen.
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(2) Die der Auftragnehmerin zur Verfügung gestellten Unterlagen sowie sonstige zweckdienliche Materialien, die bei der Erfüllung der Aufgaben angefallen sind, sind der Auftraggeberin bei Vertragsende unverzüglich und vollständig gegen schriftliche Bestätigung zu übergeben.
(3) Bei Vertragsbeendigung vor dem 31.10.2029 gehen alle mit der vertragsmäßigen Prüfung von Zuwendungen stehenden Verpflichtungen der Auftragnehmerin auf die Auftraggeberin über.
§ 8 Verschwiegenheitsverpflichtung und Datenschutz
(1) Von dienstlichen Schriftstücken, die der Auftragnehmerin zur Erbringung der Leistung zugänglich gemacht werden, dürfen ohne Zustimmung der Auftraggeberin keine Abschriften, Ablichtungen oder andere Vervielfältigungen gefertigt werden. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die ihr überlassenen Unterlagen ausschließlich für die Erbringung der Leistungen zu verwenden.
(2) Die Auftragnehmerin verpflichtet sich und ihre Mitarbeitenden bzw. ihre Beauftragten über alle im Laufe ihrer vertraglichen Tätigkeit bekannt gewordenen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, über verwaltungsinterne Vorgänge sowie über schutzwürdige persönliche Verhältnisse von Mitarbeitenden der Auftraggeberin und der zu prüfenden Projektträgerinnen Stillschweigen zu bewahren. Derartige Informationen sind alle Informationen, die nicht allgemein verfügbar sind. Die Pflicht zur Verschwiegenheit gilt dauerhaft auch nach Beendigung des Vertrags- verhältnisses.
(3) Mitteilungen an die Presse oder die Öffentlichkeit über Thema, Inhalt, Ergebnisse oder sonstige Einzelheiten der von der Auftragnehmerin zu erbringenden Leistungen sind allein der Auftraggeberin vorbehalten.
(4) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, die geltenden gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz zu beachten und entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Soweit die Auftragnehmerin im Rahmen dieses Vertrages personenbezogene Daten für die Auftraggeberin erhebt, verarbeitet oder nutzt, ist sie zum Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung verpflichtet. Der Auftragnehmerin ist es untersagt, die im Rahmen dieses Vertrages erhobenen, verarbeiteten oder genutzten personenbezogenen Daten weiterzugeben, weiter zu veräußern, weiter zu verarbeiten oder zu anderen Zwecken als der Erfüllung ihrer auftragsgemäßen Pflichten zu nutzen. Die Auftragnehmerin stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind und eingesetzte Mitarbeitende sowie Dritte auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen
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verpflichtet werden. Die Auftragnehmerin wird die Daten auf Aufforderung der Auftraggeberin, spätestens aber nach Beendigung des Vertragsverhältnisses unverzüglich unwiederbringlich löschen und der Auftraggeberin die Löschung auf Anfrage nachweisen, soweit der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
§ 9 Schlussbestimmungen
(1) Der Geschäftsbesorgungsvertrag tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Jede Vertragspartei erhält eine Ausfertigung dieses Vertrags.
(2) Nebenabreden, Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und müssen als solche ausdrücklich gekennzeichnet sein. Dasselbe gilt für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses oder Änderungen des Schriftformerfordernisses. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
(3) Sind oder werden einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung soll eine Regelung treten, die im Rahmen des rechtlich Möglichen dem Willen der Parteien am nächsten kommt. Das gleiche gilt für das Vorliegen von Vertragslücken.
(4) Sollten bei der Erfüllung des Vertrages ergänzende Bestimmungen notwendig werden, so verpflichten sich die Vertragsparteien, die erforderlichen Vereinbarungen in partnerschaftlicher Weise zu treffen. Gleiches gilt auch bei Streitigkeiten über die Auslegung und Anwendung dieses Vertrages.
(5) Entsprechend des Charakters dieses Vertrages als öffentlich-rechtlichem Vertrag gemäß dem Gesetz über das Verfahren der Berliner Verwaltung in Verbindung mit dem Verwaltungsverfahrensgesetz des Bundes ist für Rechtsstreitigkeiten aus diesem Vertrag die Verwaltungsgerichtsbarkeit zuständig, und zwar das Verwaltungsgericht Berlin.
.................................................................... .................................................................... Unterschrift Auftraggeberin Unterschrift Auftragnehmerin
.................................................................... .................................................................... Name Name
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.................................................................... ................................................................... Ort, Datum Ort, Datum
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