3_Leistungsbeschreibung.pdf

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Leistungsbeschreibung für

„Geschäftsbesorgungsvertrag für die

Verwendungsnachweisprüfung“

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1. Allgemeines _____________________________________________________ 1 1.1 Auftraggebende Stelle _________________________________________________ 1 1.2 Ausschreibende Stelle _________________________________________________ 1
2. Leistungsbeschreibung _____________________________________________ 1 2.1 Anlass der Leistung ___________________________________________________ 1 2.2 Von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer zu erbringende Leistungen, Gegenstand und Umfang ____________________________________________________________ 3 2.3 Zeitraum der Leistungserbringung (Ausführungsfristen) _______________________ 6
3. Personal ________________________________________________________ 6 3.1 Allgemeine Regelungen ________________________________________________ 6 3.2 Personaleinsatz ______________________________________________________ 7
4. Räumlichkeiten und Ausstattung _____________________________________ 7
5. Durchführung der Leistung __________________________________________ 7 5.1 Diversity Management _________________________________________________ 7 5.2 Dokumentations- und Mitteilungspflichten der/des Auftragnehmerin/Auftragnehmers _ 7 5.3 Bekanntgabe der Ansprechperson bei der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers ___ 8 5.4 Erreichbarkeit der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers ______________________ 8
6. Aufteilung in Lose _________________________________________________ 8
7. Eignungskriterien _________________________________________________ 8
8. Zuschlagskriterien _______________________________________________ 10
9. Nebenangebote _________________________________________________ 10

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1. Allgemeines

1.1 Auftraggebende Stelle

Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung Abteilung Vielfalt und Antidiskriminierung Oranienstr. 106, 10969 Berlin

1.2 Ausschreibende Stelle Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung Abt. Zentraler Service, Referat ZS A - Zentrale Vergabestelle Oranienstr. 106, 10969 Berlin

2. Leistungsbeschreibung

Die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen sind von der Bieterin/dem Bieter zu erfüllen.

2.1 Anlass der Leistung

Es soll juristischen Personen des Privatrechts auf der Grundlage eines Geschäfts-

besorgungsvertrages vom Land Berlin die Verwendungsnachweisprüfung übertragen

werden.

Die Aufgabenübertragung betrifft Projektförderungen der Landesstelle für

Gleichbehandlung – gegen Diskriminierung (LADS) der Senatsverwaltung für Arbeit,

Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt, Antidiskriminierung (SenASGIVA) in

folgenden Förderbereichen:

• LSBTI Projekte (Lesben, Schwule, Bisexuelle, trans- und intergeschlechtliche

Menschen) sowie Projekte im Rahmen der IGSV

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• Projekte der merkmalsübergreifenden Antidiskriminierungs- und

Diversityarbeit und zur Beratung in Fällen von Diskriminierung

• Projekte im Rahmen des Landesprogramms gegen Rechtsextremismus,

Rassismus und Antisemitismus; Projekte zur Stärkung der Demokratie und

Schutz vor Diskriminierung und Gewalt

• Projekte im Bundesprogramm „Demokratie leben!“ (Landesdemokratiezentrum

Berlin, LDZ)

In Haushaltsjahr 2025 forderte die LADS 153 Zuwendungsprojekte (inkl. 7 LDZ-

Projekte) mit einer Gesamtfördersumme von bis zu 28.444.500 €.

Aktuell liegen für das Förderjahr 135 Projektanträge vor. Gemäß Haushaltsplan des

Landes Berlin stehen der LADS im Jahr 2026 Inklusive Bundesmitteln und

Zuwendungsmitteln in auftragsweiser Bewirtschaftung Zuwendungsmittel in Höhe

von 29.908.000 € sowie in 2027 in Höhe von 30.570.000 € zur Verfügung.

In den Jahren 2026 und 2027 geht die LADS davon aus, dass sich die Anzahl der

Projekte im Durchschnitt auf maximal 140 Projekte belaufen wird. Die Zahl der

jährlich von der LADS geförderten Projekte beläuft sich auf ungefähr im Durchschnitt

144 Projekte Jährlich.

Darunter sind jährlich voraussichtlich 11 Projekte, bei denen die LADS nur eine

Kofinanzierung beisteuert und die somit einen geringeren Arbeitsaufwand

verursachen, weil die Verwendungsnachweisprüfung von der hauptfinanzierenden

Stelle durchgeführt wird (sogenannte Kofi Bund Projekte).

Der Bewilligungszeitraum beträgt grundsätzlich ein Jahr, bei einzelnen Projekten

zwei Jahre.

Die Träger erfüllen im Rahmen der geförderten Projekte Aufgaben, an denen das

Land Berlin ein herausragendes, fachliches und politisches Interesse hat.

Der Auftragnehmerin wird durch Verwaltungsakt nach § 44 Abs. 3 Landeshaushalts-

ordnung (LHO) Berlin die Befugnis verliehen, die übertragenen Aufgaben auf dem

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Gebiet der Zuwendungen der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung,

Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung in den Förderjahren 2026, 2027, 2028

und 2029 in den Handlungsformen des öffentlichen Rechts wahrzunehmen

(Beleihung).

2.2 Von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer zu erbringende Leistungen, Gegenstand und Umfang

1. Verwendungsnachweisprüfung nach Nr. 11 AV zu § 44 LHO Berlin betreffend die

Zuwendungsprojekte der LADS der Förderjahre 2025 bis 2027 gemäß der

Arbeitsanweisung der LADS

• kursorische Prüfung nach Nr. 11.1 UAbs 1 AV zu § 44 LHO Berlin innerhalb

von drei Monaten nach Eingang der vollständigen Verwendungsnachweise

• vertiefte Prüfung nach Nr. 11.1 UAbs. 2 AV zu § 44 LHO Berlin

• Erstellung der Prüfungsvermerke nach Nr. 11.6 LHO AV zu § 44 LHO Berlin

Erkenntnisse aus Prüffeststellungen sind in der aktuellen Förderung zu

berücksichtigen, damit Folgefehler verhindert werden.

• Erlass von Widerrufsbescheiden

• Prüfung von Widersprüchen und Erlass von Widerrufsbescheiden

Einzelheiten der Verwendungsnachweisprüfung sind in einer Arbeitsanweisung

nach Nr. 11.4 S. 7 AV zu § 44 LHO Berlin geregelt (Anlage B 1). Die

Arbeitsanweisung ist für die Auftragnehmerin verbindlich. Die Auftragnehmerin

stellt demnach sicher, dass ihre Mitarbeitenden die Vorgaben in der

Arbeitsanweisung umsetzen. Die Auftragnehmerin hat der Auftraggeberin

anzuzeigen, wenn in besonders begründeten Ausnahmefällen abweichend von

Nr. 11.9 AV zu § 44 LHO Berlin die Verwendungsnachweisprüfung nicht

innerhalb von neun Monaten nach Eingang der Nachweise abgeschlossen

werden kann. Die Auftragnehmerin teilt der Auftraggeberin unverzüglich mit,

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wenn die Verwendungsnachweisprüfung Anhaltspunkte bietet, die nach Nr. 11.9

AV zu § 44 LHO einer erneuten Bewilligung von Zuwendungen für denselben

Zuwendungsempfangenden entgegenstehen.

Hinweis:

Aus der Arbeitsanweisung ergibt sich folgende Aufwandsschätzung in Bezug

auf die Verwendungsnachweisprüfungen:

• Grundsätzlich werden alle regelmäßig wiederkehrenden Projekte (außer KoFi-

Bund Projekte, die vom Bund geprüft werden) unabhängig von der Förderhöhe

innerhalb von 3 Jahren mindestens einmal vertieft stichprobenweise geprüft.

Das betrifft fast alle von der LADS geförderten Projekte, einmalig geförderte

Projekte bilden die Ausnahme.

• Zuwendungsprojekte des Landesdemokratiezentrums Berlin (LDZ) müssen

entsprechend der BHO jedes Jahr vertieft geprüft werden. Aktuell betrifft das

ab 2025 7 Projekte.

• Somit ist, bezogen auf die Gesamtzahl der geförderten Projekte (abzüglich

KoFi-Bund und Mikroprojekte), jährlich mit einem Anteil von ca. 35%

Stichprobenprüfungen zu rechnen. Die Anzahl der vertieften Vollprüfungen ist

von der Menge der Beanstandungen in den kursorischen Prüfungen sowie von

den Vorjahresprüfungen und der Zahl der erstmaligen Projekte abhängig und

kann daher jährlich variieren. Wir schätzen den prozentualen Anteil der

jährlichen Vollprüfungen bezogen auf die Gesamtzahl der Projekte auf ca. 12

%.

• Die Leistung beginnt mit der kursorischen Prüfung der

Verwendungsnachweise aus dem Förderjahr 2025 und ist in 2026

abzuschließen.

• Die Leistung endet mit der vertieften Prüfung der Verwendungsnachweise aus

dem Förderjahr 2027 und ist bis April 2029 abzuschließen.

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2. Erlass von Widerrufs- und Rückforderungsbescheiden

• Widerrufs- und Rückforderungsbescheide sind nach vorheriger Anhörung der

Zuwendungsempfangenden gemäß § 28 VwVfG und ggf. nach Anhörung der

Fachsteuerung der LADS zu erlassen.

Die Stellungnahmen der Fachsteuerungen sind während der Prüfung zu

berücksichtigen. Eine Nichtberücksichtigung ist ausführlich und plausibel durch

einen Vorlagebericht, in dem die detaillierte Rechtsauffassung des Beliehenen

dargelegt wird, zu begründen.

3. Prüfung von Widersprüchen der Zuwendungsempfangenden gegen Widerrufs-

und Rückforderungsbescheide

4. Erstellen von Entlastungsschreiben nach Prüfabschluss aller LADS geförderten

Projekte

• Die Kofi Bund Projekte sind erst mit ihrem vollständigen Abschluss (Prüfvermerk

des Bundes, Feststellungsbescheid und Entlastungsschreiben) an die LADS

zurückzugeben.

5. Die Auftragnehmerin hat dafür Sorge zu tragen, dass alle notwendigen

Unterlagen für die Verwendungsnachweisprüfung in FAZIT eingestellt sind.

FAZIT ist im Rahmen der Funktion der Verwendungsnachweisprüfung zu pflegen

und auf dem aktuellen Stand zu halten. Der Bearbeitungsstatus in FAZIT muss

stets aktuell sein. Der Abschluss des Vorganges ist erforderlich.

Die LADS behält sich vor dies in regelmäßigen Abständen stichprobenartig zu

prüfen. Der Fazit Zugang wird von der Auftraggeberin kostenlos zur Verfügung

gestellt.

6. Der Auftraggeberin hat auf Verlangen der LADS jederzeit zu berichten. Daneben

ist ihr unaufgefordert jeweils zum ersten Kalendertag des Folge Quartals über

den Stand der Verwendungsnachweisprüfung mit mindestens folgenden

Angaben unter Einzelauflistung nach Geschäftskennzeichen zu berichten:

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• geprüfte Verwendungsnachweise (Datum der Verwendungsnachweise,

Datum des fachlichen Votums der Auftraggeberin zum Sachbericht, Datum

des Prüfvermerks)

• Datum von Entlastungsschreiben / erlassenen Widerrufs- und

Rückforderungsbescheide

2.3 Zeitraum der Leistungserbringung (Ausführungsfristen)

Der Vertrag beginnt am 15.11.2026, frühestens jedoch mit Zuschlagserteilung und endet am 14.11.2029. Hinzu kommt die Möglichkeit einer Verlängerungsoption seitens des Auftraggebers einmalig jeweils für weitere 12 Monate, bis max. zum 14.11.2030. Die Verlängerungsoption wird vom Auftraggeber bis spätestens zum 31.08.2029 der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer übermittelt.

3. Personal

3.1 Allgemeine Regelungen

Maßgeblich für die erfolgreiche Umsetzung des Auftrags ist fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal.

Der Auftragnehmer garantiert, dass das zur Umsetzung des beschriebenen Vorhabens vorgesehene Personal über die notwendigen Erfahrungen, Fähigkeiten, vor allem in dem beschriebenen Leistungsbereich und die zeitlichen Kapazitäten verfügt, um die Aufgaben sach- und fristgerecht, in hoher Qualität sowie wirtschaftlich durchzuführen.

Der Personaleinsatz muss quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen.

Dass mit der Umsetzung der Leistung beauftragte Personal, Hauptansprechperson und eine weitere Person, als Vertretung/Ergänzung bei erhöhtem Arbeitsaufkommen, ist namentlich zu benennen.

Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Hier möglich: Beschreibung der Auswahlkriterien/Anforderungen an das den Auftrag ausführende Personal: Studien- und Ausbildungsabschlüsse, Zertifikate, Schulungen, Referenzen, Soft Skills, Lebensläufe, Zeugnisse etc.

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3.2 Personaleinsatz

Bitte nennen Sie den Umfang des Mindestpersonaleinsatzes für die gesamte Dauer sowie die Ansprechpersonen.

4. Räumlichkeiten und Ausstattung Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Hier möglich: Festlegungen zum Leistungsort, Lage und Zugang (Barrierefreiheit etc.), Räumlichkeiten und Außengelände, sächliche, technisches und räumliche Ausstattung usw., ggf. Hinweise zum Kostentragenden, bei anfallenden Kosten

5. Durchführung der Leistung

5.1 Diversity Management

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer verpflichtet sich, die unterschiedlichen Lebenssituationen und Interessen aller Personen zu respektieren, die positive Wertschätzung der individuellen Verschiedenheit, eine positive Gesamtatmosphäre, das Verhindern der sozialen Diskriminierung von Minderheiten und eine Stärkung von Chancengleichheit voranzubringen.

5.2 Dokumentations- und Mitteilungspflichten der/des Auftragnehmerin/Auftragnehmers

Die Erfüllung des Auftrags hat in enger Kooperation mit der LADS zu erfolgen. Die LADS erwartet, dass die laufende Kommunikation mit der Auftragnehmerin durch eine konkrete Ansprechperson sichergestellt ist, die über den gesamten Vertragszeitraum zur Verfügung steht. Die LADS erwartet ferner, dass die zu benennende Ansprechperson für notwendige Arbeitstreffen zur Verfügung steht.

Die Arbeitstreffen zwischen LADS und Auftragnehmerin sind im regelmäßigen Turnus, mindestens zwei Mal im Jahr, von der Auftragnehmerin zu organisieren und durchzuführen (Terminkoordination, Erstellung einer Tagesordnung, Protokollführung, etc.).

Die Bearbeitung der Verwendungsnachweisprüfung erfolgt unter Nutzung der vom Land Berlin bereitgestellten Zuwendungssoftware FAZIT. Die Auftraggeberin verschafft der Auftragnehmerin kostenlose Zugänge zur Nutzung der Software.

Neben der elektronischen Dokumentation sind Akten in Papierform zu führen, die alle entscheidungsrelevanten und rechtswirksamen Unterlagen enthalten.

Die Auftragnehmerin verarbeitet im Rahmen der Auftragsdurchführung personen- bezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO, die in den Zuwendungsanträgen oder den Verwendungsnachweisen enthalten sind. Im Zuschlagsfall ist die Vertragsklausel bezüglich Datenschutzes einzuhalten. Seite 7

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Nach Abschluss der Zuwendungs- und Prüfvorgänge sind die Unterlagen von der Auftragnehmerin bis zum Ende der Vertragslaufzeit sicher und für eine mögliche Rechnungshofprüfung zugänglich aufzubewahren. Nach Ablauf oder bei Auflösung des Vertrages sind sie unverzüglich der Auftraggeberin vollständig zu übergeben.

5.3 Bekanntgabe der Ansprechperson bei der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers Spätestens fünf Arbeitstage nach Zuschlagerteilung hat die/der Auftragnehmerin/Auftragnehmer der Ansprechperson bei der auftraggebenden Stelle die zuständige Ansprechperson bei der/dem Auftragnehmerin/Auftragnehmer schriftlich mitzuteilen. Änderungen der Ansprechperson sind unverzüglich bekannt zu geben.

5.4 Erreichbarkeit der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers

Telefonische Erreichbarkeit und per Email ist in den Werktagen von 09.00 bis 15.00 Uhr erforderlich. Die Anfragen der Auftraggeberin sollten so schnell wie möglich beantwortet werden .

6. Aufteilung in Lose Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen. Die Aufteilung des Auftrages erfolgt in Lose. Eine Los- oder Zuschlagslimitierung ist nicht vorgesehen. Daher ist die Angebotsabgabe für jedes Los und zudem die Zuschlagserteilung auf jedes Los möglich.

Klicken Sie hier, um Text einzugeben. Bitte die einzelnen Lose und deren Bezeichnungen untereinander einfügen. 7. Eignungskriterien Die Bieter haben nachzuweisen, dass sie für die Ausführung des Auftrags grundsätzlich geeignet (leistungsfähig und fachkundig) sind und dass bei Ihnen keine Ausschlussgründe vorliegen. Die Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Die Kriterien dürfen sich nur auf ➢ Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (z.B. Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister) und/oder ➢ wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (z.B. bestimmten Mindestjahresumsatz) und/oder ➢ technische und berufliche Leistungsfähigkeit (z.B. Referenzen, die mit der Art und Umfang der auszuführenden Leistung vergleichbar sind) beziehen ➢ Siehe §§ 31, 33, 35 UVgO bzw. §§ 122 ff. GWB, §§ 48, 50 VgV Seite 8

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Gem. den rechtlichen Vorgaben werden folgende Eigenerklärungen verlangt: • Wirt-124 UVgO bzw. Wirt-124 EU

Erklärung zu Ausschlussgründen/ Angaben zum Unternehmen

• Wirt-2140.1 Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (ab

10.000 €)

Folgende zusätzlichen Nachweise werden zur Nachvollziehbarkeit von

technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit verlangt:

Geeignete unternehmensbezogene Referenzen über früher ausgeführte

(Maximal ein Jahr in der Vergangenheit) oder laufende Aufträge in Form

einer Liste der in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren

Leistungen mit aussagekräftiger Angabe des Auftragsinhaltes und -umfangs,

des Leistungszeitraumes und des öffentlichen oder privaten Auftraggebers

(mindestens 4 Referenzen)

Begründung: Die Bietenden müssen über spezifische Erfahrungen mit der

eigenverantwortlichen Erledigung der auftragsgegenständlichen Aufgaben auf

dem Gebiet der Zuwendungen verfügen. Gefordert werden insbesondere

fundierte Kenntnisse und im Verwaltungs- und Zuwendungsrecht sowie

mehrjährige Erfahrungen in deren praktischer Anwendung in der

Zuwendungssachbearbeitung und Verwendungsnachweisprüfung.

Eigenerklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl sowie der

freien Mitarbeiter bezogen auf das aktuelle und die beiden letzten

zurückliegenden Geschäftsjahre (2024-2025, maximal 2 Seiten)

Eine Darstellung ob ausreichend Personal zur Erbringung der

gegenständlichen Leistung vorliegt.

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8. Zuschlagskriterien

Einfache Richtwertmethode gem. UfAB 2018 (Ermittlung des Verhältnisses von Preis und Leistung durch die Ermittlung eines Quotienten zu einer Kennzahl „Z“; Formel: Z = L (Leistung) / P (Preis)) Zuschlagskriterium: Qualität 50 %

Zuschlagskriterium: Preis 50 %

Genaue Angaben befinden sich in der Bewertungsmatrix

9. Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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