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Finanzmanagement und Controlling
Finanzen
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Geesthacht, 31. März 2021 www.hereon.de Einführung der XRechnung gemäß E-Government-Gesetz (EGovG) Gruppenleitung komm.| Head of the group Carina Bolek Sehr geehrte Damen und Herren, T +49 4152 87-1638 carina.bolek@hereon.de
als Zuwendungsempfänger des Bundes sind wir seit dem 27.11.2019, aufgrund Sachbearbeiter | Clerk des E-Rechnungs-Gesetzes vom 04.04.2017 (BGBI. I, 770 ff) sowie der E-Rech- Kirsten Domingo nungsverordnung des Bundes (E-RechV), dazu verpflichtet, elektronische T +49 4152 87-1617 Rechnungen in Form eines strukturierten Datensatzes (XRechnung), gemäß Kirsten.domingo@hereon.de der Europäischen Norm 16931 über digitale Kanäle empfangen und medienbruchfrei verarbeiten zu können. Gleichzeitig ist die Anforderung an eine revisionssichere Archivierung umzusetzen.
Seit 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller für Aufträge ab 1.000,00 Euro netto verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes geregelt. Wir fordern Sie hiermit auf, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen.
In § 4 der E-RechV sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festgelegt. Elektronische Rechnungen müssen den Nutzungsbedingungen der Plattform, der Europäischen Norm 16931-1-2017 und der E-RechV entsprechen. Eine bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF- Dokument sind demnach keine elektronische Rechnung. Alle Informationen über den Standard XRechnung erhalten Sie unter https://www.e-rechnung- bund.de.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist die Nutzung der Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE) vorgesehen, welche unter https://xrechnung-bdr.de abrufbar ist. Damit die Rechnung uns korrekt zugeordnet werden kann, ist die Angabe unserer Leitweg- Identifikationsnummer 992-80187-74 zwingend erforderlich.
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Sie haben auch die Möglichkeit, XRechnungen (xml-Datei) direkt über die E- Mail xrechnung@hereon.de zuzustellen.
Zusätzlich können Sie Ihrer elektronischen Rechnung auch Anlagen beifügen. Folgende Formate sind nach jetzigem Stand zulässig: PDF-Dokumente, Bilder (PNG, JPEG), Textdateien (CSV), Excel-Tabellendokumente und OpenDocument-Tabellendokumente.
Soweit Sie im Einzelfall (siehe § 3 Abs. 3 E-RechV) nicht zur Einreichung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, haben Sie neben der Abgabe einer elektronischen Rechnung die Alternative, Ihre Rechnungen als PDF- Anhang zu einer Email an die Adresse rechnungspruefung@hereon.de an uns zu übermitteln. Dies betrifft auch Rechnungen unter 1.000,00 Euro netto.
Sofern Sie sich übergreifend über den Standard XRechnung informieren möchten, enthält die Internetseite des BMI (Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat) umfangreiche Informationen. Diese erreichen Sie unter dem Link https://www.bmi.bund.de entweder über die Suche mit dem Stichwort „ERechnung in der Bundesverwaltung“ oder Sie navigieren über die Rubrik Themen > Moderne Verwaltung > Verwaltungsmodernisierung > E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir ab dem 27.11.2020 keine Rechnungen in Papierform per Post oder Fax akzeptieren können.
Wir bedanken uns für Ihre Mitwirkung bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und stehen für weitere Fragen gern zu Verfügung.
Freundliche Grüße Helmholtz-Zentrum hereon GmbH
i. V. Carina Bolek i. A. Kirsten Domingo