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Immobilien Bremen - Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen (IB Stadt)

Leistungsbeschreibung

V0488/2026

Allgemeine Vorbemerkungen:

1. Vertragsgegenstand ist die Prüfung gemäß DGUV Vorschrift 3 bzw. 4 i. V. m. DIN EN 50699 (VDE 0702) für Wiederholungsprüfungen und DIN EN 50678 (VDE 0701) für Prüfungen nach Instandsetzung, jeweils in der zum Prüfzeitpunkt gültigen Fassung."

2. Der Rahmenvertrag über die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel wird für 24 Monate geschlossen. Vertragslaufzeit 16.01.2027 bis 15.01.2029 mit einer Verlängerungsautomatik von 2 x 12 Monaten sofern 6 Monate vor Vertragsende einer der Vertragspartner nicht schriftlich der Fortführung widerspricht. Der Vertragsbeginn ist frühestens zum 16.01.2027 geplant und kann sich im Rahmen der möglicherweise umfangreichen Angebotsauswertung verzögern. Es wird jedoch angestrebt, dass die Laufzeit zum 16.01.2027 beginnen kann. Der Beginn der Vertragslaufzeit wird mit der Beauftragung (Auftragsschreiben) mitgeteilt.

3. Die Bezugsberechtigung ist in den BVB Nr. 9.4 geregelt (Bedarfsstellen). Der Abruf von Leistungen aus diesem Vertrag obliegt den jeweiligen Bedarfsstellen und erfolgt von diesen eigenverantwortlich.

Folgende Bedarfsstellen haben bereits jetzt zugesagt, die Leistung abrufen zu wollen:

a) Immobilien Bremen – Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen (IB Stadt) Näheres siehe Leistungsverzeichnis (LV) Los 1 b) KiTa Bremen, Eigenbetrieb Näheres siehe LV Los 1 c) Schulen der Stadtgemeinde Bremen diverse Näheres siehe LV Los 1 d) GENO Gesundheit-Nord Näheres siehe LV Los 1, ohne Medizingeräte (DIN EN 62353 (VDE 0751-1) e) Bremer Bäder Näheres siehe LV Los 1 f) Magistrat Bremerhaven Näheres siehe LV Los 2 g) Seestadt Immobilien Näheres siehe LV Los 2

Diese Leistungen sind prioritär in Abstimmung mit des Bedarfsstellen abzuarbeiten und werden jeweils von den Bedarfsstellen beauftragt.

Weitere Abrufe können sich im Rahmen der Bezugsberechtigten ergeben. Der Ausschreibung wird eine Liste der Bezugsberechtigten beigefügt. Während der Vertragslaufzeit können neue Bezugsberechtigte dazukommen. In diesem Fall kann der Auftragnehmer prüfen, ob er seine Dienstleistung zu den gültigen Konditionen den neuen Bezugsberechtigten anbieten möchte. Eine Verpflichtung dazu hat der Auftragnehmer nicht.

Der tatsächliche Gesamtwert der Leistung (Geräteanzahl und weitere Standorte) ist daher von der Immobilien Bremen für die zukünftige Bedarfsentwicklung zu keinem Zeitpunkt vorhersehbar, es gibt unterschiedliche Prüffristen. Im LV werden für Los 1 und Los 2 geschätzte Mengen und Werte (a bis g) angeben und Standortlisten der Ausschreibung beigefügt.Die Geräteanzahlen im LV Los 1 und Los 2 sind anhand von vorherigen Beauftragungen geschätzt worden.

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4. Startgespräch und Umsetzungskonzept:

Vor Leistungsbeginn ist mit der jeweiligen Bedarfsstelle ein Startgespräch zu führen und ein entsprechendes Umsetzungskonzept vorzulegen. Eine Vergütung hierzu erfolgt nicht.

Die Lose sind aufgrund der Zuständigkeiten bzw. aufgrund der Standorte wie folgt aufgeteilt: Los 1: Immobilien Bremen, Kita Bremen, Schulen der Stadtgemeinde Bremen, GENO, Bremer Bäder

Los 2: Magistrat Bremerhaven, Seestadt Immobilien

Bedarfsstellen, die in 3a) bis 3g) nicht genannt sind, müssen bis eine Woche vor dem vereinbarten Startgespräch eine Objektliste mit den zu prüfenden Standorten sowie einen zumindest geschätzten Umfang der zu prüfenden Betriebsmittel übermitteln.

Auf der Basis dieser Unterlagen sowie der Ergebnisse des Startgespräches ist der jeweiligen Bedarfsstelle ein Umsetzungskonzept innerhalb von vier bis sechs Wochen bzw. nach Vereinbarung ohne Vergütung vorzulegen, dies gilt analog auch für die unter 3a) bis 3g) genannten Bedarfsstellen.

5. Kündigung des Rahmenvertrages:

Der Auftraggeber kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn wichtige Gründe vorliegen, insbesondere wenn

• der Auftragnehmer den Mitarbeitern seines Betriebes die ihnen tariflich oder gesetzlich

• zustehenden Leistungen ganz oder teilweise vorenthält, oder wenn er in sonstige Weise

• gegen tarifliche Bestimmungen oder Vorschriften verstößt,

• die übernommene Leistung nicht zu dem vom Auftraggeber benannten Zeitpunkt beginnt

• oder nicht in der dem Vertrag entsprechenden Zeit, Art und Weise ausführt und trotz

• schriftlicher Mahnung nicht Abhilfe schafft,

• oder wenn sonstige schwerwiegende Gründe vorliegen.

6. Preise:

In die Einheitspreise für die nachfolgend genannten Positionen für die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel sind sämtliche Nebenkosten wie Fahrzeugstellung, Prüfplaketten mit QR-Code und ID- Gerätenummer, Messgeräte- und Werkzeugnutzung mit einzurechnen. (siehe beiliegendes LV).

7. Ebenfalls mit einzurechnen ist die Erstellung eines Prüfprotokolls (Prüfgegenstand, Abteilung, Seriennummern, Prüfnummer, Ersterfassung ID-Vergabe je Gerät, Prüfdatum, nächste Prüfung etc.)

8. Die An-/Abfahrtspauschale soll kalkulatorisch die Bündelung von Standorten, die in einem engen Radius liegen, berücksichtigen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nachstehenden Mengen in den Leistungsverzeichnissen geschätzt sind. Sofern im Laufe des Vertragsjahres nicht die genannten Mengen abgerufen werden, hat der Auftragnehmer kein Recht, die Erfüllung der angegebenen Mengen bzw. das Entgelt oder den entgangenen Gewinn hierfür zu fordern.

Preisgleitklausel: Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit ab dem 01.01.2029 jährlich ein Preisanpassungsbegehren anzufragen. Eine Preisanpassung ist gekoppelt an der Entwicklung des tätigkeitspezifischen Mindestentgelts nach dem Bremischen Tariftreue- und Vergabegesetz oder an einen amtlichen Tarifindex. Nach Überprüfung kann eine berechtigte Preisanpassung vorgenommen werden. Die Bedarfsstellen a) bis g) werden über die Preisanpassung informiert.

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Preis-/Lohngleitklausel:

Der Auftragnehmer hat bereits in den Angebotsunterlagen den Lohnkostenanteil am Preis in Prozent anzugeben (siehe Anlage Lohnkosten). Der Ergänzung zu 100% stellt demzufolge den Anteil der nicht lohnbezogenen Preisbestandteile dar.

a) Preisanpassung aufgrund gestiegener Lohnkosten

Der Dienstleistungsanteil der Leistung basiert dabei auf das tätigkeitsspezifische Mindestentgelt gemäß § 9 BremTtVG bzw. auf den Tariflöhnen, die am letzten Tag der Angebotsfrist des Vergabeverfahrens gültig waren, sofern der Auftragnehmer einen Tarifvertrag anwendet. Die Regelungen des den Vergabeunterlagen beigefügten Formblatts 231 HB bzw. 231 HB-EU sind zu beachten.

Ändern sich die Lohnkosten aufgrund von Änderungen des tätigkeitsspezifischen Mindestentgelts gemäß § 9 BremTtVG bzw. des Tarifvertrags, den der Auftragnehmer anwendet, kann der Auftragnehmer einen Antrag auf Erhöhung des Preises beim Auftraggeber stellen. Anträge, die später als drei Monate nach Abschluss des Tarifvertrags bzw. der Änderung des tätigkeitsspezifischen Mindestentgelts gemäß § 9 BremTtVG eingehen, werden nur vom ersten Tag des Eingangsmonats an berücksichtigt. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber mit dem Antrag die geltende Fassung des Tarifvertrags zu übersenden, sofern sein Antrag darauf beruht.

Erhalten die Beschäftigten nur Mindestlohn (Bundesmindestlohn bzw. Landesmindestlohn, vgl. Formblatt 231 HB bzw. 231 HB-EU), kann eine Erhöhung nur geltend gemacht werden, wenn die entsprechenden Vorschriften eine Änderung zur Erhöhung des Mindestlohns erfahren.

Stellt der Auftragnehmer einen Antrag auf Erhöhung des Preises aufgrund gestiegener Lohnkosten, so wird die Tariferhöhung bzw. die Erhöhung des tätigkeitsspezifischen Mindestentgelts zu dem Anteil für die Preiserhöhung berücksichtigt, den der Auftragnehmer in den Angebotsunterlagen als Lohnkostenanteil angegeben hat.

b) Preisanpassung aufgrund gestiegener (nicht lohnbezogener) Sachkosten

Für den Sachkostenanteil am Preis ist die Preisentwicklung der Verbraucherpreise des statistischen Bundesamtes maßgeblich.(https://www- genesis.destatis.de/genesis/online?operation=previous&levelindex=1&step=1&titel=Ergebnis&levelid=16 73540034109&acceptscookies=false#abreadcrumb). Dabei gilt der Indexwert für den Monat, in dem die Angebotsfrist des Vergabeverfahrens liegt, als Ausgangswert, der mit dem Monatswert des Zeitpunktes des Eingangsmonats für den Antrag zur Feststellung der Preisanpassung verglichen wird. Eine Preisanpassung bzgl. der weiteren Sachkosten kann nur gestellt werden, wenn der Vergleichsindexwert um mindestens 3 Punkte vom Ausgangswert abweicht, frühestens jedoch 9 Monate nach dem Beginn der Laufzeit des Rahmenvertrags. Er kann nur zweimal im Jahr gestellt werden.

9. Prüfpersonal:

Der Auftragnehmer muss zur Prüfung nur Personal im Sinne von TRBS (Technische Regeln für Betriebssicherheit) 1203, Teil 3.1 einsetzen, d.h. die Prüfung muss von einer Elektrofachkraft (z.B. Elektroingenieur,Elektromeister oder Elektrogeselle) oder bei Verwendung geeigneter Prüfgeräte durch eine elektrotechnisch unterwiesene Person (EuP) unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft durchgeführt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfung liegt bei der Elektrofachkraft.

Legitimation der “zur Prüfung befähigte Personen”:

Nachweis der Befähigung nach § 2 Abs. 6 BetrSichV i. V. m. TRBS 1203 Abschnitt 3.1 (Ausbildungsnachweis, Nachweis zeitnaher Prüftätigkeit, Fortbildungsnachweis) ist mit den Ausschreibungsunterlagen einzureichen und für die Liegenschaften ist ein Lichtbildausweis des Auftragnehmers mitzuführen.

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10. Liefer-/Tätigkeitsnachweis und Rechnung:

Für die Einzelberechnung der Lieferungen und Leistungen sind sowohl auf dem Liefer-/Tätigkeitsnachweis, als auch auf der Rechnung ausschließlich die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Positionsnummern und Begriffe zu verwenden.

11. Der Auftragnehmer ist verpflichtet elektronische Rechnungen und elektronische rechnungsbegründende Unterlagen auszustellen und zu übermitteln. (XRechnung bzw. EN16931 Übermittlung über Peppol) Es sind Rechnungen je Gebäude einzureichen, wenn es sich um mehrere Gebäude (Liegenschaft) handelt, ist mit dem Bedarfsträger zu klären, ob eine Sammelrechnung je Liegenschaft akzeptiert wird.

12. Abrufmenge:

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Umsatz Brutto vierteljährlich (Gesamtsumme ohne Einzelpositionen) dem Auftraggeber (Immobilien Bremen, Einkauf) bekanntzugeben.

Gegenstand der Prüfungen:

13. Gegenstand der Prüfung gemäß DGUV Vorschrift 3 bzw. 4 i. V. m. der DIN EN 50699 (VDE 0702) für Wiederholungsprüfungen und DIN EN 50678 (VDE 0701) für Prüfungen nach Instandsetzung, jeweils in der zum Prüfzeitpunkt gültigen Fassung sind die die ortsveränderlichen Elektrogeräte, die von den Beschäftigten in Bremen und Bremerhaven dienstlich genutzt werden bzw. für den Dienstgebrauch angeschafft wurden.

14. Zu den zu prüfenden Betriebsmitteln für den dienstlichen Gebrauch gehören z.B.:

Elektrische Geräte im Verwaltungsbereich, insbesondere Rechner (PC’s), Monitore, Drucker, Smartphone Dockingstation, Netzteile von Laptops, Basisstationen der Diktiergeräte, Tischleuchten, elektrisch- höhenverstellbare Schreibtische, Kaffeemaschinen, Ventilatoren, Wasserkocher, Kühlschränke, Ladekabel für Handys etc.

Hausmeistergeräte, insbesondere elektrische Werkzeuge, Akku-Ladegeräte, Ladekabel für Handys etc.

Reinigungsgeräte, insbesondere Einscheibenmaschinen, Staubsauger, Scheuersaugautomaten, Aufsitzautomaten, Wassersauger, High-Speed-Maschinen, Trockner, Waschmaschinen etc.

Die Aufzählung ist nicht abschließend.

Es ist ein Adapter mitzuführen, um noch vorhandene Geräte/Maschinen mit einem Perilex- Stecker (altes Drehstrom-Stecksystem) prüfen zu können, sowie CEE16/32 A und Kaltgeräte-Sonderformen. Die Adaptierungen sind mitzuführen, eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.

Prüfablauf und Prüfungsintervall:

15. Die Prüfung umfasst folgende Einzelmaßnahmen gemäß DGUV Vorschrift 3 bzw. 4 in der zum Prüfzeitpunkt gültigen Fassung. Um Störungen im Betriebsablauf so gering wie möglich zu halten, hat die Abfolge der einzelnen Prüftermine in enger Abstimmung zwischen Auftragnehmer und Bedarfsstelle zu erfolgen.

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16. Sichtprüfung:

• Festlegung, dass bei dem zu prüfenden Betriebsmittel keine äußeren sicherheitsrelevanten Mängel vorliegen
• Zustand der Isolierungen
• Zugentlastung und Biegeschutz der Anschlussleitungen.

17. Messen:

In Abhängigkeit vom jeweiligen Prüflingstyp und der Schutzklassenzuordnung müssen folgende Messungen durchgeführt werden:

• Messung des Schutzleiterwiderstandes
• Messung des Isolationswiderstandes
• Messung des Ersatzableitstroms
• Messung des Berührungsstroms
• Messung des Schutzleiter- bzw. Differenzstroms
• Prüfung von Verlängerungs- und Mehrfachleitungen, PRCD/Trenntrafos, Geräten mit erhöhtem Schutzleiterstrom, (Datenverarbeitungsgeräte) sowie Geräte der Schutzklasse III.

18. Funktionsprüfung:

• Das Betriebsmittel ist auf einwandfreie Funktion zu prüfen
• Kennzeichnung der geprüften und für in Ordnung befundenen Betriebsmittel mit einer Prüfplakette
• Defekte Geräte sind sofort entsprechend der Prüfergebnisse zu kennzeichnen
• Der Bedarfsstelle vor Ort ist bei Nichtbestehen eines Prüfgegenstandes das Ergebnis der Prüfung schriftlich oder elektronisch zum Ende des Tages mitzuteilen.

19. Prüffristen:

Die Bedarfsstelle legt die Prüffristen fest, der Auftragnehmer schlägt auf Basis der Fehlerquote (Richtwert ≤ 2 % nach DGUV V3/V4, DA zu § 5 Abs. 1, Tabelle 1B) jährlich eine Anpassung vor.

20. Dokumentation:

Es wird je Bedarfsstelle (sowohl bei der Erst- als auch der Wiederholungsprüfung) ein Gesamt-Prüfbericht erstellt, in dem alle geprüften Betriebsmittel mit den entsprechenden Messwerten aufgeführt sind.

Mechanische Mängel/Gefährdungen, die beim Besichtigen oder Erproben erkannt werden, sind mit dem Prüfergebnis anzugeben und bei der Bewertung zu berücksichtigen.

Die Prüfplakette ist mit einem geräteindividuellen QR-Code und einer Prüfnummer versehen und das Prüfprotokoll ist jederzeit digital abrufbar.

Digitale Prüfdatenbank/Abrufportal: Es muss eine digitale passwortgeschützte Prüfdatenbank/Abrufportal geführt werden welche alle Prüfdaten (Pflichtfelder, Raum/Etage, Gebäude, Gerät, Prüfnummer und Messwerte enthält. Prüfhistorie und aktueller Status je Prüfling ist auch vor Ort jeweils für die Bedarfsstelle direkt einsehbar.

Prüfergebnisse/Prüfprotokolle sind nach 3-4 Tagen in der Prüfdatenbank abrufbar bzw. einzusehen.

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Die Auswertung/Dokumentation der durchgeführten Prüfungen muss vom Auftragnehmer im .xls/.xlsx Format (MS Excel) als Datei zur Verfügung gestellt werden, ebenso ein zusammenfassender Abschlussbericht über die Prüfung.

Zudem ist eine Datenlieferung der erfassten und geprüften Betriebsmittel im o.g. Format nach jeder Erst- als auch Wiederholungsprüfung je Bedarfsstelle dem Auftraggeber (Immobilien Bremen, EVZ Abteilung Einkauf) zu übergeben.

21. Aussonderung von defekten Geräten:

Die Außerbetriebnahme von defekten Betriebsmitteln erfolgt durch den Auftragnehmer ohne Zustimmung des Gerätebesitzers. (Nutzers oder Bedarfsstelle) Defekte Betriebsmittel sind außer Betrieb zu nehmen und mit geeigneten Mitteln zu Kennzeichnen und zu dokumentieren und der Bedarfsstelle zu melden.

22. Zutritt und Sonderzeiten:

Ferienzeiten in Schulen, Betriebszeiten in KiTas, Klinikbetrieb bei der GENO, Nassbereiche in Bädern und eine Schlüssel-/Begleitregelung sind mit dem jeweiligen Bedarfsträger rechtzeitig vor Ausführung der Dienstleistung zu klären.

23. Zutritt Kita Bremen, Schulen und weitere Einrichtungen:

Für das eingesetzte Prüfpersonal in KiTas und Schulen und weiteren Einrichtungen wird ein erweitertes Führungszeugnis benötigt. Das Führungszeugnis ist rechtzeitig anzufordern und muss spätestens 2 Wochen vor Prüfbeginn vorliegen. Kosten für die benötigten erweiterten Führungszeugnisse sind in der Angebotskalkulation mit zu berücksichtigen.

24. Datenübergabe bei Vertragsende:

Nach Vertragsende (auch bei vorzeitigem Vertragsende) sind die vollständigen Gerätedaten/Gerätebestand mit Prüfhistorie in maschinenlesbarer Form an die Abteilung EVZ-Einkauf (IB Bremen) kostenlos zu übergeben.

25. Datenschutz Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeiter

Bei der Erstellung der Prüfdokumentation verpflichtet sich der Auftragnehmer die Daten der Auftragsverarbeitung nach der Verordnung „Datenschutz Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeiter“ einzuhalten.