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Bieterfragen zum Vergabeverfahren:

„Wirtschaftsprüfung“

FA1-2026_WP

Lfd. Numm er	Frage	Antwort
1	Wäre es möglich, dass Sie den geprüften Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2024 (ggf. 2025) zur Verfügung stellen?	Nein, der Jahresabschluss wird nicht als Vergabeunterlage bereitgestellt. Auf der Website ist der Jahresbericht 2024 veröffentlicht, der eine vorläufige Einnahmen- Ausgabenrechnung 2024 enthält.
2	Sehr geehrte Damen und Herren, für die Erstellung eines belastbaren und wirtschaftlich angemessenen Angebots bitten wir um Beantwortung der folgenden Bieterfragen: Können Sie den zuletzt festgestellten Jahresabschluss einschließlich Lagebericht des Heinrich-Böll-Stiftung e.V. zur Verfügung stellen? Können Sie den zuletzt erstellten Bericht zur Prüfung der Wirtschafts- und Finanzführung bzw. einen anonymisierten Musterbericht zur Verfügung stellen?	Nein, der Jahresabschluss wird nicht als Vergabeunterlage bereitgestellt. Auf der Website ist der Jahresbericht 2025 veröffentlicht, der eine vorläufige Einnahmen- Ausgabenrechnung 2025 enthält. Nein, der Bericht zur Prüfung der Wirtschafts- und Finanzführung wird nicht als Vergabeunterlage bereitgestellt.

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Wer ist derzeitiger Abschlussprüfer und seit welchem Der derzeitige Geschäftsjahr wird das Mandat durch die aktuelle Abschlussprüfer ist die Rödl Wirtschaftsprüfungsgesellschaft betreut? Audit GmbH seit der JAP 2021.

Wie viele Mitarbeitende beschäftigt der Heinrich-Böll- Der Verein beschäftigte im Stiftung e.V. aktuell in Deutschland sowie in den Jahr 2025 insgesamt 330 Auslandsbüros? Mitarbeiter*innen im Monatsdurchschnitt, davon 288,8 im Inland und 41,1 an den Standorten im Ausland (Angaben excl. projektmittelfinanzierte Ortskräfte in den Auslandsbüros).

Wie hoch ist das jährliche Buchungsvolumen (Anzahl der Im Haushaltsjahr 2025 Buchungssätze) des Heinrich-Böll-Stiftung e.V.? umfasste das Buchungsvolumen rd. 38.000 Buchungssätze (Berliner Mandant + Konsolidierungsmandant, excl. Buchungssätze in den Auslandsbuchhaltungen).

Die Leistungsbeschreibung sieht eine IT-Systemprüfung Die rechnungslegungs- nach IDW PS 330 vor. Wir bitten um nähere Erläuterung relevanten Systeme sind des erwarteten Prüfungsumfangs. Insbesondere bitten Microsoft Dynamics NAV und wir um Auskunft, welche rechnungslegungsrelevanten zukünftig Microsoft Systeme und Anwendungen Gegenstand der Prüfung Dynamics 365 Business sind, ob in den Vorjahren IT-General-Controls und/oder Central. Anwendungskontrollen geprüft wurden, Die IT-Systemprüfung ist ob hierzu Prüfungsberichte oder Management-Letter- integraler Bestandteil der Feststellungen aus Vorjahren vorliegen und Jahresabschlussprüfung. ob im Zusammenhang mit der geplanten Migration von Gegenstand ist das gesamte Microsoft Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 IT-Umfeld, soweit es die

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Business Central besondere Prüfungshandlungen Ordnungsmäßigkeit der erwartet werden. Buchführung und damit die Verlässlichkeit des Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen. Jahresabschlusses beeinflusst. Der Prüfer hat eigenverantwortlich zu beurteilen, welche Systeme und Anwendungen in diesem Sinne rechnungslegungsrelevant sind. Die Prüfung erstreckt sich typischerweise auf folgende Dimensionen: • IT-Strategie und IT- Organisation (dokumentierte IT- Strategie, geregelte Verantwortlichkeiten ) • IT-Infrastruktur (Absicherung von Servern, Netzwerken und Arbeitsplätzen, Patch-Management) • IT-Anwendungen (Konfiguration rechnungslegungsrel evanter Anwendungen, Änderungsmanagem ent) • IT-gestützte Geschäftsprozesse (Implementierung und Wirksamkeit automatisierter Kontrollen) • IT-Überwachung (Monitoring und Protokollierung) Typische Prüfungsfelder umfassen u. a. Berechtigungskonzepte, die Trennung von Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung, Change-Management- Prozesse sowie die

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Vollständigkeit von Datensicherungskonzepten. IT-General-Controls sowie rechnungslegungsrelevante Anwendungskontrollen wurden in den Vorjahren im Rahmen der regulären Jahresabschlussprüfung geprüft. Gesonderte Prüfungsberichte oder förmliche Management- Letter liegen hierzu nicht vor. Die Ergebnisse der IT- bezogenen Prüfungshandlungen wurden in den Vorjahren in Form einer Präsentation kommuniziert und erörtert. Es werden hier keine darüberhinausgehenden, gesonderten Prüfungshandlungen zur Migration beauftragt. Der Prüfer hat jedoch im Rahmen seiner Jahresabschlussprüfung – wie bei jedem Mandanten, bei dem eine wesentliche Systemmigration stattgefunden hat – eigenverantwortlich zu beurteilen, welche prüferischen Konsequenzen sich hieraus für die Verlässlichkeit der rechnungslegungsrelevanten Prozesse und Daten ergeben, und seine Prüfungshandlungen entsprechend auszurichten. Es handelt sich ausdrücklich um eine IT-Systemprüfung im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, nicht um eine eigenständige, separat beauftragte IT- Prüfung. Umfang und Tiefe der Prüfungshandlungen liegen in der fachlichen

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		Verantwortung des Abschlussprüfers. Die Ergebnisse werden — wie bisher — in Form einer Präsentation oder eines Management Letters kommuniziert.
3	Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben nachfolgende Bieterfragen: - In der Leistungsbeschreibung haben Sie für die Abschätzung des Prüfungsumfangs drei Kalkulationsgrundlagen (Stundenschätzungen) genannt. Darüber hinaus haben Sie in der Leistungsbeschreibung unter Punkt „VI. Prüfungsorte“ dargelegt, dass die Prüfungen der Jahresabschlüsse weitestgehend digital abzulaufen haben. Können wir davon ausgehen, dass uns zur Prüfung der Jahresabschlüsse der Heinrich-Böll- Stiftung e.V. und der 16 Landesstiftungen sämtliche Unterlagen digital zur Verfügung gestellt werden, sodass die Jahresabschlussprüfungen remote stattfinden können? Wir benötigen diese Information zur Kalkulation der Reisekosten. - Unter Punkt „VII. Sonstige Information“ haben Sie dargelegt, dass die Heinrich-Böll-Stiftung e.V. ihr Buchhaltungs-/ERP-System wechselt. Inwieweit wird die Migration durch einen Wirtschaftsprüfer begleitet? Wenn dieses Projekt durch den Abschlussprüfer begleitet werden soll; fällt die Vergütung unter Punkt „III.4. Sonstige Prüfungs- oder Gutachterleistungen“? Unter Punkt „III.1. Jahresabschlussprüfung des Heinrich- Böll-Stiftung e.V. für das jeweilige Geschäftsjahr“ wird der Einbezug der Auslandsbüros in den Jahresabschluss der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. beschrieben. Dem Abschlussprüfer werden ausführungsgemäß Reporting- Packages zur Verfügung gestellt. Könnten Sie bitte Inhalt	Sämtliche Unterlagen werden digital zur Verfügung gestellt. Die Prüfung kann remote stattfinden. Gegenstand dieser Ausschreibung ist nicht die Migrationsbegleitung im engeren Sinne, siehe oben stehende Ausführungen. Die Reporting-Packages werden nicht von Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern erstellt, sondern von der Büroleitung und der Finanzkoordination

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und Umfang dieser Reporting-Packages erläutern? der Auslandsbüros und Inwieweit werden diese Reporting-Packages von geprüft durch das Wirtschaftsprüfern /Steuerberatern erstellt? In welchem Vorprüfteam. Umfang werden diese durch die interne Prüfeinheit geprüft und gab es hier in der Vergangenheit Auf Grund der Reporting- Feststellungen? Packages erstellt das Referat Steuerung und Evaluierung die Projektabrechnungen, die die Basis für die Abgrenzungen im Jahresabschluss bilden (Brücke von der Kameralistik im Zuwendungsbereich zur Doppik im Jahresabschluss). Das Vorprüfteam stimmt die Packages mit Navision ab und führt Prüfungshandlungen anhand einer Checkliste durch. Die Reporting Packages bilden ansonsten nicht die Basis der Einbeziehung der Auslandsbüros in die Finanzbuchhaltung. Die Auslandsbüros buchen direkt in Navision und zukünftig in Business Central (in separaten Mandanten).

Diese Daten sind für das Berliner Büro (und die Wirtschaftsprüfung) jederzeit einsehbar und werden für den konsolidierten Jahresabschluss in einen Konsolidierungsmandanten überführt. Im Konsolidierungsmandanten finden im Anschluss daran Eliminierungsbuchungen statt.

Welche Buchhaltungssoftware wird von den 16 Die Jahresabschlüsse der Landesstiftungen eingesetzt? Werden die Landesstiftungen werden Jahresabschlüsse der 16 Landesstiftungen ausschließlich durch Wirtschaftsprüfer / von Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern erstellt? Steuerberater erstellt, die mit Ausnahme von 3

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Landesstiftungen auch die laufende Buchhaltung übernehmen. Es handelt sich um ca. 5 verschiedene Wirtschaftsprüfer/Steuerber ater. Überwiegend werden die Module der

Buchhaltungssoftware DATEV verwendet, ein Büro arbeitet mit Agenda.

Werden alle Landesstiftungen nach identischen Für die Landesstiftungen gibt Kontierungs- und Abschlussrichtlinien geführt? es einen gemeinsamen

Kontenplan, so dass eine Vergleichbarkeit der Buchhaltungen und Abschlüsse gewährleistet ist. Ebenso ist die Form des Verwendungsnachweises verbindlich für alle Landesstiftungen.

Derartige besondere Liegen bei der Bundesstiftung oder einzelnen Sachverhalte sind uns nicht Landesstiftungen besondere Sachverhalte vor, die einen bekannt. erhöhten Prüfungsaufwand erwarten lassen (z.B. Wesentliche anhängige Rechtsstreitigkeiten, Auffälligkeiten aus Vorjahresprüfungen, Außergewöhnliche Sachverhalte in Auslandsbüros, Bewertungsfragen bei Rückstellungen)?

Gegenstand der Vorprüfung Unter Punkt „IV. Zeitlicher Prüfungsrahmen“ wird der ist nicht die Prüfung des zeitliche Ablauf der Jahresabschlussprüfungen Buchwerks, da zu diesem beschrieben. Es ist eine Vorprüfung im Januar des Zeitpunkt noch nicht Folgejahres vorgesehen. Welche Unterlagen stehen zu fertiggestellt und diesem Zeitpunkt bereits in finaler Fassung zur prüfungsreif. Bei der

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	Verfügung. Ist z.B. das Anlagevermögen und der Sonderposten finale gebucht? Wie hoch war der tatsächliche Prüfungsaufwand/Stundenaufwand des bisherigen Abschlussprüfers in den Geschäftsjahren 2023 bis 2025?	Vorprüfung können Prozessaufnahmen und - prüfungen stattfinden und Drittbestätigungsanforderun gen durchgeführt werden. Keine Angabe.
4	1. Werden die Arbeiten bzw. Reporting Packages der hausinternen Prüfeinheit für die Auslandsbüros gemäß Leistungsbeschreibung III.1 dem Abschlussprüfer vollständig zur Verfügung gestellt? 2. Beziehen sich die in der Leistungsbeschreibung unter III.1 angegebene Kalkulationsgrundlage von 316 Stunden pro Jahr ausschließlich auf die IT-Systemprüfung nach IDW PS 330? 3. Beziehen sich die in der Leistungsbeschreibung unter III.2 genannten 216 Stunden pro Jahr ausschließlich auf die Prüfung der Zuwendungsbescheide bzw. der im jeweiligen Geschäftsjahr erhaltenen Zuwendungen? Ist die Prüfung der Zuwendungsbescheide Bestandteil des ausgeschriebenen Leistungsumfangs? Falls ja, welche Anzahl von Zuwendungsbescheiden ist jährlich zu prüfen und welcher Prüfungsansatz wird hierfür erwartet? 4. Beziehen sich die in der Leistungsbeschreibung unter III.3 genannten 288 Stunden pro Jahr ausschließlich auf die Prüfungserweiterung für Stiftungen oder auf die vollständige Jahresabschlussprüfung einschließlich aller weiteren Prüfungsbestandteile? 5. Ist unser Verständnis korrekt, dass für die in der Leistungsbeschreibung unter III.3 genannten Landestiftungen der Anhang nicht Bestandteil der Jahresabschlussprüfung ist?	1. Die Reporting Packages der Auslandsbüros sowie die Checklisten der hausinternen Prüfeinheit werden zur Verfügung gestellt. 2. Die 316 Stunden beziehen sich auf die gesamte Jahresabschlussprüfung, inkl. IT-Prüfung. 3. Die 216 Stunden beziehen sich auf die gesamte Prüfung der Wirtschafts- und Finanzführung, so wie unter Abschnitt III. beschrieben. Die Prüfung sollte unter Beachtung von ISAE 3000 (Revised) erfolgen. 4. Die 288 Stunden beziehen sich auf vollständige Jahresabschlussprüfung der Landesstiftungen einschließlich der weiteren Prüfungsbestandteile. 5. Die Landesstiftungen erstellen keinen Anhang, daher ist die Prüfung des Anhangs nicht Bestandteil der Jahresabschlussprüfung.

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Werden in allen Landesstiftungen bzw. Überwiegend werden die Landesgesellschaften dieselben IT-Systeme und Module der Anwendungen für Rechnungswesen und Buchhaltungssoftware Berichterstattung eingesetzt oder bestehen DATEV verwendet, ein Büro unterschiedliche Systemlandschaften? arbeitet mit Agenda.
Ist mit der in der Eigenerklärung zu Referenzen 7. In der Eigenerklärung ist und Personalprofilen geforderten Angabe zur mit der Angabe unter II. die Prüfungsleitung der/die tatsächliche Prüfungsleitung auftragsverantwortlichen Wirtschaftsprüfer/in gemeint. In der Regel ist dies bzw. Partner/in gemeint? keine/r der unterzeichnenden Wirtschaftsprüfer*innen.
Den Ausschreibungsunterlagen sind keine 8. Es gelten die Vertragsunterlagen zu entnehmen. Ist unser Vertragsbedingungen gemäß Verständnis korrekt, dass sich der Ziff. X. der Auftragnehmer entsprechend eines Leistungsbeschreibung. Standardvertrages für Außerdem sind für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften/Steuerberatu Durchführung des Auftrags ngsleistungen bewerben kann, der unter die Allgemeinen anderem Regelungen zu branchenüblichen Auftragsbedingungen für Beschränkung der Haftung und der Weitergabe Wirtschaftsprüferinnen, von Arbeitsergebnissen beinhaltet? Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungs- gesellschaften in der aktuellen Fassung maßgebend. Nachrangig können Bieter*innen eigene Vertragsbedingungen im Rahmen ihres Angebots einbringen. Stand: 02.10.2026

Beantwortung_Bieterfragen_2.pdf