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ALLGEMEINES

1.1 Diese Unterlage ergänzt und konkretisiert die in der Vergabebekanntmachung genannten Festlegungen und Vorgaben. Sie fasst die Angaben und Nachweise, die ein/e Bieter/in seinem/ihrem Angebot beizufügen hat, zusammen. Zudem bietet sie einen Überblick zum Ablauf des Vergabeverfahrens. Die Bieter/innen sind aufgefordert, die aufgeführten Vorgaben einzuhalten. Die Missachtung der Vorgaben kann zum Ausschluss der/des jeweiligen Bieterin/Bieters führen.

1.2 Sofern die vorliegenden Unterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmen, sind mit „Bieter/in“ sowohl einzelne Unternehmen als auch Bietergemeinschaften gemeint. Das Verfahren wird über die eVergabe-Plattform des Bundes (Vergabeplattform) durchgeführt (Siehe Punkt 2.1).

1.3 Auftraggeber und Kontaktstelle für das Verfahren ist:

Heinrich-Böll-Stiftung e.V. Vergabestelle Schumannstraße 8 10117 Berlin vergabestelle@boell.de

1.4 Die Terminplanung des Vergabeverfahrens ergibt sich aus dem Aufforderungs- schreiben zur Angebotsabgabe. Die Terminplanung für die Vertragsdurchführung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Der Auftraggeber behält sich vor, den Termin- und Ablaufplan bei Bedarf zu modifizieren. Über etwaige Änderungen werden alle Bieter/innen über die Vergabeplattform informiert.

1.5 Kaufmännische, fachliche und verfahrensbezogene Fragen der Bieter/innen sind umgehend, spätestens bis zu sieben Werktage vor Ablauf der Abgabefrist zu stellen. Fragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen. Bieter/innen dürfen in einem laufenden Wettbewerbsverfahren nicht mit am Verfahren beteiligten Personen außerhalb der Vergabestelle in Kontakt treten. Die Fragen und Antworten werden, sofern sie von allgemeinem Interesse sind, allen /Bieter/innen in anonymisierter Form auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Fragen bzw. Antworten, die sachlich nur eine/n Bieter/in betreffen, werden ggf. nur diesem gegenüber beantwortet.

1.6 Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung der Bieter/innen Unklarheiten, so hat sie/er die zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle unverzüglich vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Die/der Bieter/in ist verpflichtet, sich regelmäßig auf der Veröffentlichungsseite zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind.

1.7 Die/der Bieter/in gibt auf der Grundlage der Auftragsbekanntmachung sowie der zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen sein/ihr förmliches Angebot ab. Alle fristgerecht abgegebenen Angebote werden entsprechend den formellen und inhaltlichen Anforderungen aus diesen Bewerbungsbedingungen auf Vollständigkeit

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sowie in Bezug auf den Nachweis der geforderten Eignung geprüft und anhand der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Zuschlagskriterien bewertet.

ANGEBOTSABGABE

2.1 Dieses Vergabeverfahren wird über die Vergabeplattform durchgeführt. Bei Angabe über die Vergabeplattform muss das Angebot in Textform (§ 126 b BGB) abgefasst und signiert sein, d.h. es muss sich um eine abgeschlossene, lesbare Erklärung handeln, in der die Person des Erklärenden genannt wird.

Das Angebot ist bis zu dem im Anschreiben genannten Termin elektronisch über die Vergabeplattform mittels der dort bereitgestellten Softwarekomponente AnA-Web zu übermitteln. Der AnA-Web verschlüsselt Ihre Dokumente und ermöglicht Ihnen die elektronische Übersendung an die im AnA-Web voreingestellte Adresse. Es sollten alle zusammengehörenden Dokumente in einem Sendevorgang zur Plattform übertragen werden. Nach dem Eingang Ihres Angebots wird dieses mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge verschlüsselt gehalten.

Technische Hotline der e-Vergabe-Plattform des Bundes:

Telefon: +49 22899 610-1234

E-Mail: support@bescha.bund.de

Tipp: Es wird empfohlen, die notwendigen Komponenten für die Angebotsabgabe deutlich vor der geplanten Angebotsabgabe zu installieren und zu testen.

Unter www.evergabe-online.info sind umfassende Informationen zur e-Vergabe, zur Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren, zu den erforderlichen technischen Voraussetzungen sowie zu Informations- und Beratungsangeboten hinterlegt.

2.2 Das Angebot muss vollständig sein. Sollten die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe geforderten Anlagen nicht beigefügt sein, behält sich der Auftraggeber vor, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern bzw. vervollständigen oder korrigieren zu lassen oder eine Aufklärung über aufklärungsbedürftige Inhalte der Angebote, ggf. auch mehrfach, zu betreiben. Zur Angebotserstellung ist ausschließlich der den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Angebotsvordruck zu verwenden.

Wichtige Hinweise zu Eintragungen in den Angebotsvordruck:

Nur die fett umrandeten Teile der Vorlage sind seitens Bieter auszufüllen.
Nettopreise sind auf Seite zwei einzutragen, sie werden automatisch auf Seite drei verarbeitet. Der USt-Satz auf Seite 3 ist standardmäßig auf 19% eingestellt und kann bei Bedarf über den dropdown angepasst werden.
Auf Seite drei genügt (bei Verfahren die in Fußnote 1) genannt sind) der rein digitale Eintrag der Firmenbezeichnung und die Angabe des Namens der handelnden Person im letzten Feld. Ein Ausdrucken zur handschriftlichen Unterzeichnung ist nicht

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vorgesehen und auch die Nutzung zur digitalen Signatur des Angebotsvordrucks ist nicht zwingend vorgeschrieben. Für Vergaben gem. VSVgV gelten die Angaben unter Fußnote 2).

Weitere Anlagen sind deutlich als Bestandteil des Angebots zu kennzeichnen. Das Angebot ist leserlich und zweifelsfrei abzugeben. Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, werden nicht nachgefordert.

2.3 Änderungen der Bieterin bzw. des Bieters an ihren/seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein, andernfalls ist das Angebot gem. § 57 Abs. 1 Nr. 3 VgV auszuschließen. Eine fehlerhafte Eintragung ist durchzustreichen und die richtige Eintragung oberhalb oder daneben zu ergänzen. Die Bieterin/der Bieter muss die Änderungen durch ihre/seine Paraphe kenntlich machen. Nachträgliche Berichtigungen oder Änderungen sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform möglich. Berichtigungen oder Änderungen von Teilnahmeanträgen oder Angeboten müssen in der gleichen Form wie der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot eingereicht werden.

2.4 Das Angebot und die einzusendenden Unterlagen und Erklärungen müssen eindeutig durch Angabe des Unternehmens gekennzeichnet sein. Auf die Anlagen ist im Angebotsvordruck hinzuweisen.

2.5 Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führend zwingend zum Ausschluss des Angebots gem. § 53 Abs. 7 S. 1 VgV, § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV. Ausgenommen davon ist das Editieren notwendiger Angaben zur Angebotsabgabe wie beispielsweise in den Unterlagen Angebotsvordruck, Preisblatt, Eigenerklärungen usw., diese sind zwingend auszufüllen.

Werden dem Angebot die Geschäfts- oder Zahlungsbedingungen des/der Bieters/in beigelegt oder wird auf sie verwiesen, wird dies als Änderung der Vergabeunterlagen gewertet und führt zum Ausschluss des Angebots.

2.6 Nebenangebote sind nicht zugelassen. Etwaig abgegebene Nebenangebote werden ausgeschlossen, führen aber nicht zum Ausschluss des Hauptangebots.

2.7 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Dies gilt auch für alle geforderten zusätzlichen Unterlagen und Erklärungen. Der Schriftverkehr mit der ausschreibenden Stelle ist ebenfalls in deutscher Sprache zu führen. Soweit der/die Bieter/in fremdsprachige Nachweise einreicht, hat er eine Übersetzung beizufügen. Auf Anforderung des Auftraggebers hat er/sie eine amtlich anerkannte Übersetzung in deutscher Sprache nachzureichen.

2.8 Beabsichtigt die/der Bieter/in, Unterauftragnehmer einzubeziehen, hat sie/er den Umfang der Leistungen der Unterauftragnehmer entsprechend Ziffer II des Formulars „Eigenerklärungen zur Eignung“ anzugeben. Die mit dem Angebot vorzulegenden Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. der wirtschaftlichen und finanziellen und technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind – bezogen auf die für die Unterauftragnehmer vorgesehenen Leistungsbereiche – für diese Unternehmen auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers zu dem von ihm bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.

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Nimmt die/der Bieter/in im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen (z. B. Unterauftragnehmer) in Anspruch, sind die Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. der wirtschaftlichen und finanziellen und technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auch für diese Unternehmen bereits mit dem Angebot vorzulegen. Darüber hinaus muss die/der Bieter/in durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen entsprechend nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.

2.9 Der/die Bieter/in hat Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von dem Auftraggeber gesetzten Frist zu ersetzen.

Ist ein benanntes Unternehmen nach Einschätzung des Auftraggebers nicht geeignet, so ist die/der Bieter/in auf Verlangen des Auftraggebers verpflichtet, ein anderes, geeignetes Unternehmen zu benennen. Sofern ein/e Unterauftragnehmer/in das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt (nur bei Eignungsleihe) oder bei ihr/ihm zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, muss die/der Unterauftragnehmer/in durch die/den Bieter/in innerhalb einer von dem Auftraggeber gesetzten Frist ersetzt werden. Sollten hingegen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, behält sich der Auftraggeber vor, dass das Unternehmen durch die/den Bieter/in innerhalb einer zu setzenden Frist ersetzt wird.

2.10 Bietergemeinschaften haben die geplante Arbeitsteilung zwischen den Mitgliedern der Bietergemeinschaft darzustellen und eine/n alleinige/n Ansprechpartner/in zu benennen.

Soweit sich aus den vorliegenden Unterlagen bzw. der Auftragsbekanntmachung nichts anderes ergibt, haben sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft die unter der nachfolgenden Ziffer 4 bezeichneten Angaben, Nachweise und Unterlagen beizubringen. Die Erklärung zur Bietergemeinschaft haben alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot gemeinsam abzugeben.

2.11 Mit der Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter/innen, dem Auftraggeber alle für die Beurteilung des Angebots notwendigen zusätzlichen Auskünfte kurzfristig zu erteilen. Der Auftraggeber behält sich vor, Bieter/innen vom Vergabeverfahren auszuschließen, die den angemessenen Auskunftsbegehren in diesem Sinne nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig Folge leisten.

Bei Unklarheiten über das Angebot oder die Bieter/innen behält sich der Auftraggeber vor, diese im Rahmen von Gesprächen nach § 15 Abs. 5 VgV aufzuklären. Verhandlungen finden nicht statt. Für die Teilnahme an einem evtl. Aufklärungsgespräch wird keine Vergütung gewährt.

2.12 Dem Angebot sind die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Vertragsbedingungen zu Grunde zu legen.

SONSTIGE HINWEISE

3.1 Die vorliegenden Unterlagen einschließlich sämtlicher Formulare und Vertragsunterlagen sowie die darin enthaltenen Informationen und alle weiteren von

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dem Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen sind von der/dem Bieter/in vertraulich zu behandeln. Die betreffenden Unterlagen bzw. die in ihnen enthaltenen Informationen dürfen von der/dem Bieter/in nur für Zwecke dieses Vergabeverfahrens verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden.

3.2 Die Bieter/innen sind aufgefordert, diejenigen Teile ihres Angebots, die ihrer Meinung nach im Falle eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen, nicht Gegenstand der Akteneinsicht werden dürfen, unter Beachtung der Anforderungen gemäß § 165 Abs. 3 GWB zu kennzeichnen.

3.3 Die im Rahmen des Angebots von den Bieter/inne/n vorgelegten Unterlagen, Erklärungen etc. gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Für die Ausarbeitung des Angebots sowie Präsentationen wird keine Vergütung gewährt.

3.4 Für die Durchführung des verfahrensgegenständlichen Auftrags gelten der den Vergabeunterlagen beigefügte Vertrag und die darin genannten Vertragsbestandteile.

3.5 Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen sind unzulässig. Angebote von Bieter/innen, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

3.6 Bieter/innen sowie Unterauftragnehmer/inne/n, Berater/inne/n oder sonstigen durch den Bieter involvierten Mitwirkenden, ist folgendes untersagt:

− die direkte oder indirekte Einflussnahme auf übergeordnete Stellen des Auftraggebers, Angestellte des Auftraggebers, beteiligte Berater/innen, Behörden usw. in Bezug auf das Vergabeverfahren,

− die direkte oder indirekte Kommunikation mit anderen Bieter/inne/n oder deren Mitwirkenden. Bieter/innen müssen den Geheimwettbewerb wahren.

3.7 Informationen zum Datenschutz sind dem beigefügten Hinweisblatt zu entnehmen.

3.8 Bieter/innen haben sicherzustellen, dass personenbezogene Daten, die sie dem Auftraggeber zum Zwecke der Angebotsabgabe übermittelt, unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen, insbesondere mit Einwilligung der Betroffenen, erhoben und die Betroffenen über den Verwendungszweck informiert hat.

Der Auftraggeber wird personenbezogene Daten nur verarbeiten, soweit dies im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren und der Vertragsdurchführung zur Erfüllung der gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten notwendig ist. Dabei handelt es sich bei den personenbezogenen Daten im Einzelnen insbesondere um Namen, Anschrift, Leistungsbild, Qualifikation, Einsatzgebiet/Einsatzmaßnahme, die Bewertung der Ergebnisse sowie die mit dem/der Auftragnehmer/in geschlossenen Verträge nebst Konditionen.

ANGABEN ZUR EIGNUNG

Der Auftrag wird nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die die in der Vorlage „Eigenerklärung zur Eignung“ (im offenen Verfahren) bzw. „Teilnahmeantrag und Eigenerklärung zur Eignung im Teilnahmewettbewerb“ genannten

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Kriterien erfüllen und nicht nach den §§ 123 oder 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ausgeschlossen werden bzw. eine Selbstreinigung gemäß § 125 nachweisen. Wenn eine Begrenzung der Anzahl der Bewerber angekündigt wurde, dann erfolgt eine Bewertung nach dem hierfür in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Bewertungsschema.

− Erklärung zum Einsatz von Unterauftragnehmer/inne/n (nur soweit einschlägig): Die/Der Bieter/in hat anzugeben, welche Leistungsbestandteile von welchem Unternehmen erbracht werden sollen. Das gilt auch für etwaige Unterauftragnehmer/innen, sofern diese bereits feststehen. Die einzelnen Unternehmen sind mit vollständiger Firma unter Bezeichnung des Unternehmenssitzes zu benennen.

− Verpflichtungserklärung im Rahmen der Eignungsleihe (nur soweit einschlägig): Erklärung des sich verpflichtenden Unternehmens, dass im Falle der Zuschlagserteilung der/dem Bieter/in die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen.

4.1. Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit, § 46 VgV

Referenzen (sofern gefordert)

Ausführliche Darstellung von Referenzen der Bieter/innen über die Durchführung vergleichbarer Aufgaben im benannten Zeitraum im Dokument „Eigenerklärung zu Referenzen“ (maßgeblich für die Berechnung ist der Tag, an dem die Angebotsfrist endet). Für die Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft wird diese als Ganzes beurteilt. Es ist ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise erbringt, soweit sich aus den folgenden Festlegungen nichts anderes ergibt.

Die entsprechenden Darstellungen müssen eine hinreichend ausführliche Beschreibung des Auftragsinhalts enthalten. Anzugeben sind zudem Adresse und Telefonnummer der Ansprechpartner/innen bei der/dem jeweiligen Auftraggeber/in der als Referenz genannten Aufträge, sowie die Rolle, die die/der Leistungserbringer/in in dem jeweiligen Auftrag eingenommen hat.

Hinweis: Die Vorlage von Unternehmensreferenzen des Unterauftragnehmers ist zulässig, aber nicht zwingend erforderlich.

Referenzen für das zum Einsatz kommende Personal (sofern gefordert)

ANGEBOTSWERTUNG

5.1. Der Auftrag wird durch Zuschlag an den geeigneten Bieter vergeben, der form- und fristgerecht das auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichste Angebot eingereicht hat.

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5.2. Die mögliche Auftragsvergabe erfolgt nicht nur auf der Grundlage des Preises, sondern auch aufgrund qualitativer Kriterien.

5.3. Auf das Angebot mit der höchsten Punktzahl der maximal erreichbaren 100 Punkte wird der Zuschlag erteilt. Die Zuschlagskriterien werden wie folgt gewichtet:

Preis: 40 Punkte
Erfahrung, Qualifikation und Wahrung der Kontinuität des Prüfungsteams: 15 Punkte
Qualität des Prüfungskonzepts: 30 Punkte
Qualität und Effizienz des Kommunikations- und Berichtserstellungskonzepts: 15 Punkte

Der Wertungspreis (brutto) ergibt sich aus den Angaben im Preisblatt. Die Bewertung erfolgt folgendermaßen: • 40 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotspreis.

• 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem Zweifachen des niedrigsten Gesamtangebotspreises. Alle Angebote mit darüber liegenden Gesamtpreisen erhalten ebenfalls 0 Punkte.

• Die Punktermittlung für die dazwischenliegenden Gesamtangebotspreise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma und einer kaufmännischen Rundung nachfolgender Formel:

𝑋−𝑁 𝑃 = 40−(( )×40) 𝑁 • Dabei ist: P die zu ermittelnde Punktzahl pro Bieter N der niedrigste Gesamtangebotspreis X der zu wertende Gesamtangebotspreis

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