03_Leistungsbeschreibung.pdf

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Leistungsbeschreibung zur

Prüfung der Jahresabschlüsse sowie der gesamten

Wirtschafts- und Finanzführung des

Heinrich-Böll-Stiftung e.V.

und der 16 Landesstiftungen

Der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. (hbs) beabsichtigt, die Prüfung seiner handelsrechtlichen Jah- resabschlüsse sowie seiner Wirtschafts- und Finanzführung sowie die Prüfung der handels- rechtlichen Jahresabschlüsse der 16 rechtlich selbständigen Landesstiftungen für den Prü- fungszeitraum ab Haushaltsjahr 2026 für die Dauer von bis zu vier Jahren neu zu vergeben. Für diesen Zweck haben die 16 Landesstiftungen die hbs bevollmächtigt sie in dem vorliegen- den Vergabeverfahren zu vertreten.

I. Prüfungspflicht und Rechnungslegung hbs allgemein

Die Heinrich-Böll-Stiftung e.V. ist gemäß § 6 Absatz 1 Satz 2 des Gesetzes zur Finanzierung politischer Stiftungen aus dem Bundeshaushalt (Stiftungsfinanzierungsgesetz - StiftFinG) vom 19. Dezember 2023 (BGBl. 2023 I Nr. 383) verpflichtet, ihre Wirtschaftsführung von einer un- abhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft prüfen zu lassen. Das Ergebnis der Prüfung ist der zuständigen Stelle vorzulegen, bei welcher der Förderantrag nach § 3 Absatz 1 Satz 1 StiftFinG gestellt wurde.

Ergänzend gelten für die Verwendung der Bundesmittel sowie für den Nachweis und die Prü- fung der Verwendung die Besonderen Bewirtschaftungsgrundsätze für Zuschüsse des Bundes aus Kap. 0601 Tit. 685 12 zur gesellschaftspolitischen und demokratischen Bildungsarbeit (BBewGr) in der Fassung vom 5.9.2019 (Bekanntmachung des BMI vom 17.9.2019, GMBl Nr. 41/2019, S. 810), soweit sie nicht durch das StiftFinG verdrängt werden. Maßgeblich für De- tailfragen der Mittelverwendung, des Verwendungsnachweises und der Weiterleitungsregeln bleiben zudem die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung (ANBest-I).

Die Pflicht zur Rechnungslegung ergibt sich aus § 27 Abs. 3 BGB i.V.m. §§ 666, 42 Abs. 2 BGB sowie § 63 Abs. 3 AO zur Rechnungslegung. Der Verein unterliegt jedoch keiner Prü- fungspflicht i.S.d. § 316 HGB. Auf freiwilliger Basis beauftragt der Verein Abschlussprüfer mit der Prüfung des Jahresabschlusses und Lageberichts.

II. Die zu prüfenden Institutionen

Der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. ist die der Partei BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN nahestehende Politi- sche Stiftung mit Sitz in Berlin und finanziert seine Arbeit nahezu vollständig aus Mitteln des Bundeshaushalts. Die Stiftung hat die Rechtsform des eingetragenen Vereins.

Vorrangige Aufgabe des Heinrich-Böll-Stiftung e.V. ist die politische Bildung im In- und Aus- land zur Förderung der demokratischen Willensbildung, des gesellschaftspolitischen Engage- ments und der Völkerverständigung. Darüber hinaus fördert die Stiftung Kunst und Kultur, Wis- senschaft und Forschung sowie die Entwicklungszusammenarbeit. Dabei orientiert sie sich an den politischen Grundwerten Ökologie, Demokratie, Solidarität und Gewaltfreiheit. Siehe auch https://www.boell.de/de/jahresberichte

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Die von ihr anerkannten 16, rechtlich unabhängigen Landesstiftungen verfolgen die gleichen Ziele, wenngleich sich ihre Aktivitäten im Wesentlichen auf die Inlandsarbeit in den jeweiligen Regionen (Bundesländer) bzw. der EU beschränken. Im Einzelnen handelt es sich um fol- gende Organisationen:

• Heinrich Böll Stiftung Baden-Württemberg e.V., Stuttgart
• Petra-Kelly-Stiftung - Bayerisches Bildungswerk für Demokratie und Ökologie in der Hein- rich-Böll-Stiftung e.V., München
• Bildungswerk Berlin der Heinrich-Böll-Stiftung e.V., Berlin
• Heinrich-Böll-Stiftung Brandenburg für Ökologie, Demokratie und Soziales e.V., Potsdam
• Bildungswerk Umwelt und Kultur in der Heinrich Böll Stiftung, Bremen
• Heinrich-Böll-Stiftung Hamburg Politisches Bildungswerk - umdenken, Hamburg
• Heinrich-Böll-Stiftung Hessen e.V., Frankfurt a.M.
• Heinrich-Böll-Stiftung Mecklenburg-Vorpommern e.V., Rostock
• Stiftung Leben & Umwelt / Heinrich-Böll-Stiftung Niedersachsen, Hannover
• Heinrich-Böll-Stiftung NRW Verein für ökologische, demokratische und solidarische Bil- dung e.V., Düsseldorf
• Heinrich-Böll-Stiftung Rheinland-Pfalz e.V., Mainz
• Heinrich-Böll-Stiftung Saar e.V., Saarbrücken
• Weiterdenken - Heinrich Böll Stiftung Sachsen e.V., Dresden
• Heinrich-Böll-Stiftung Sachsen-Anhalt e.V., Halle/Saale
• Bildungswerk „anderes lernen, Heinrich-Böll-Stiftung Schleswig-Holstein“ e.V., Kiel
• Heinrich-Böll-Stiftung Thüringen e.V., Erfurt

III. Prüfungsgrundsätze und Prüfungsumfang

1. Jahresabschlussprüfung des Heinrich-Böll-Stiftung e.V. für das jeweilige Geschäfts- jahr

Der Jahresabschluss des Heinrich-Böll-Stiftung e.V., bestehend aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang, wird nach handelsrechtlichen Grundsätzen unter Be- achtung der besonderen Anforderungen des Vereins erstellt. In Anlehnung an §§ 264 Abs. 1, 267 Abs. 3 HGB erstellt der Verein auch einen Lagebericht. Die Gliederung des Jahresab- schlusses und des Lageberichts ist den Bedürfnissen des Vereins angepasst. Die CSRD-Richtlinie betrachtet den eingetragenen Verein nicht als Unternehmen. Wenn der deutsche Gesetzgeber die durch die Omnibus-Richtlinie angepasste CSRD-Richtlinie in nati- onales Gesetz überführt und sich dabei an dem Unternehmerbegriff der CSRD-Richtlinie ori- entiert, ist der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. nicht aufgrund seiner Rechtsform verpflichtet, einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen. Eine satzungsmäßige Verpflichtung zur Nachhaltigkeits- berichterstattung besteht nicht. Eine Nachhaltigkeitsberichterstattung im Lagebericht erfolgt insofern nicht.

Die handelsrechtliche Jahresabschlussprüfung richtet sich nach den §§ 317 ff. HGB.

Der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. erhält als institutionelle Förderung Globalzuschüsse des BMI / BVA (Prognose 2026 = rd. 23 Mio. €) sowie Zuschüsse für Investitionen an öffentliche Einrich- tungen zur gesellschaftspolitischen und demokratischen Bildungsarbeit nach ANBest-P (Prog- nose 2026 = 1,7 Mio. €).

Im Kontext der internationalen Zusammenarbeit erhält die hbs Zuwendungen des Bundesmi- nisteriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) und des Auswärtigen Amtes (AA) (Prognose 2026 = 48 Mio. € ohne Verwaltungskostenzuschüsse). Mit Hilfe der Mittel dieser Zuwendungsgeber betreibt der Verein aktuell 35 gesellschaftsrechtlich unselb- ständige Auslandsbüros in Afrika, Asien, Lateinamerika, im Nahen Osten und in Europa sowie

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ein gesellschaftsrechtlich selbständiges Auslandsbüro in den USA. Das Büro Washington D.C. ist aus rechtlichen Gründen als eigenständige juristische Person organisiert. Es unterscheidet sich in seiner inhaltlichen Arbeit und wirtschaftlichen Steuerung nicht von den übrigen Aus- landsbüros der Heinrich Böll Stiftung e.V. Über vertragliche Vereinbarungen sind der Heinrich- Böll-Stiftung e.V. Prüfungsrechte eingeräumt, sodass die Einbeziehung in den Gesamtbericht des Heinrich-Böll-Stiftung e.V. abgebildet werden kann.

Die Auslandsbüros werden von einer hausinternen Prüfeinheit geprüft, die seit 2019 sukzes- sive Aufgaben übernimmt, die bislang von externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wahr- genommen wurden. Die Rechnungslegung dieser Büros wird in den Abschluss des Heinrich Böll Stiftung e.V. einbezogen. Hierzu liefern die Auslandsbüros Reporting Packages sowohl für den kameralen als auch für den handelsrechtlichen Teil der Rechnungslegung.

Der Verein erhält weiterhin Mittel unterschiedlicher Zuwendungsgeber (insbesondere Bundes- ministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt [BMFTR] sowie AA) zur Begabten- förderung für die Vergabe von Stipendien an Studierende und Promovierende einschließlich Betreuung und Begleitprogrammen (Prognose 2026 = 12,9 Mio.€ ohne Verwaltungskostenzu- schüsse).

Hinzutreten können unregelmäßige Zuwendungen, die der Verein in Form von Drittmitteln er- hält.

Zudem betreibt der Verein in einem Umfang von ca. 0,2 Mio.€ wirtschaftliche Geschäftsbe- triebe gem. § 14 AO. Die ordnungsgemäße steuerliche Abgrenzung der wirtschaftlichen Ge- schäftsbetriebe ist im Rahmen der Prüfung zu beurteilen.

Die IT-Systemprüfung ist nach IDW PS 330 durchzuführen.

Die aktuelle Kalkulationsgrundlage für diesen Auftragsbestandteil beträgt 316 Stunden pro Jahr.

2. Prüfung der Wirtschafts- und Finanzführung Heinrich-Böll-Stiftung e.V. und der 16 Landesstiftungen

Die Prüfung hat gemäß Ziffer 4. der „Besonderen Bewirtschaftungsgrundsätze für Zuschüsse des Bundes aus Kapitel 0601 Titel 685 12 zur gesellschaftspolitischen und demokratischen Bildungsarbeit in der jeweils gültigen Fassung, den Regelungen gem. Ziffer 7 der allgemeinen Nebenbestimmungen für institutionelle Förderungen (ANBest-I) in Verbindung mit den jeweils gültigen sonstigen Nebenbestimmungen zur institutionellen Förderung sowie etwaigen weite- ren Nebenbestimmungen zu den Zuwendungsbescheiden zu erfolgen.

Die Prüfung ist darauf zu richten, dass

• die Buchführung(en) und die Jahresrechnung(en) den Grundsätzen einer ordnungsgemä- ßen Rechnungslegung entsprechen;
• die als Globalzuschuss gewährten Bundesmittel wirtschaftlich und sparsam verwendet und die Auflagen des Zuwendungsgebers beachtet worden sind (Prognose 2026 = rd. 23 Mio. €); desgleichen für die im jeweiligen Haushaltsjahr durch das BVA beschiedenen Zu- schüsse für Investitionen an öffentliche Einrichtungen zur gesellschaftspolitischen und de- mokratischen Bildungsarbeit nach ANBest-P (Prognose 2026 = 1,7 Mio. €)
• den Grundsätzen der BHO und den Bewirtschaftungsgrundsätzen Rechnung getragen wurde und die Globalzuschüsse entsprechend der im Bundehaushalt ausgewiesenen Zweckbestimmungen verwendet worden sind;
• keine Doppelfinanzierung vorgenommen wurde;
• Abschreibungen ordnungsgemäß erfolgt sind; 3

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• die Personalwirtschaft den gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen entspricht (ein- schließlich der Protokollnotiz der politischen Stiftungen vom 9. Oktober 1990).

Dem Heinrich-Böll-Stiftung e.V. ist erlaubt, die Weiterleitung von Globalmitteln an die Lan- desstiftungen des Heinrich-Böll-Stiftung e.V. in den 16 Bundesländern vorzunehmen (Prog- nose 2026 = ca. 4,6 Mio. €). Für die weitergeleiteten Globalmittel gelten alle Auflagen und Bedingungen des Zuwendungsbescheides "Gewährung von Zuwendungen zur gesellschafts- politischen und demokratischen Bildungsarbeit an die vom Deutschen Bundestag bestimmten politischen Stiftungen" des Bundesverwaltungsamts, namentlich an den Heinrich-Böll-Stiftung e.V. Aus Gründen der Abgrenzung zwischen unterschiedlichen Mittelgebern / Finanzierungsquel- len und zur Prüfung eventueller Umlagen sind auch die aus den jeweiligen Landeshaushalten erhaltenen institutionellen und/oder projektbezogenen Mittel sowie evtl. vorhandene Drittmittel o.a. in den Blick zu nehmen. Die Prüfung der Wirtschafts- und Finanzführung betreffend die Landessstiftungen im engeren Sinne bezieht sich jedoch auf die weitergeleiteten Globalmittel. Darüber hinaus werden in geringem Umfang (Prognose 2026: ca. 10 T€) Globalmittel an den Verein Gegen Vergessen e.V. weitergeleitet. Der Verwendungsnachweis hierfür ist nicht Ge- genstand des ausgeschriebenen Prüfungsauftrages, sondern wird von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer bestätigt und der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. vorgelegt, ist aber in den Bericht zur Wirtschafts- und Finanzführung aufzunehmen.

Die zuwendungsrechtliche Prüfung des Buchwerks ist unter Hinzuziehung der entsprechen- den Belege und des Schriftverkehrs stichprobenartig (nach Erfordernis) vorzunehmen. Als Prüfungsunterlagen dienen die Konten und Belege sowie das Akten- und Schriftgut der Ver- eine. Im Einzelnen sind die Prüfungsunterlagen auf folgende Prüfungsgegenstände hin zu überprüfen:

a) Zweckentsprechende Verwendung (Nr. 1 ANBest-I) b) Einnahmen-/Ausgabenentwicklung c) Inanspruchnahme der Zuwendungen durch die Stiftungen (Nr. 1.5 ANBest-I) d) Personalausgaben e) sächliche Verwaltungsausgaben f) Ausgaben für Investitionen, Anlagevermögen g) Rücklagen, Rückstellungen (Nr. 1.8 ANBest-I) h) Vermögen i) Bestandskontrollen j) Buchführung und Belege (Nr. 6 ANBest-I) k) Doppelfinanzierungen l) Verwaltungskostenzuschüsse m) Sonstiges

Ferner ist die ordnungsgemäße, sparsame, wirtschaftliche sowie zweckentsprechende Ver- wendung der Verwaltungskostenzuschüsse verschiedener Zuwendungsgeber an die hbs ist unter Berücksichtigung der jeweiligen Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid (Prog- nose 2026: in Summe ca. 9,5 Mio €) zu prüfen.

Darüber hinaus sind die Einnahmen zu bestätigen, welche aus der gegen ein ortsübliches Entgelt erfolgten Vermietung zeitweise freier, für die Belange der gesellschaftspolitischen und demokratischen Bildungsarbeit nicht benötigter Raumkapazität an Dritte erzielt wurden und nur entsprechend dem Zuwendungszweck verausgabt werden dürfen.

Bei der Prüfung der Verwaltungskostenzuschüsse des BMFTR zur Förderung Studierender bzw. Promovenden ist auch die Verwendung der Kassenreste einschließlich eventueller Zins- erträge aus dem Vorjahr zu berücksichtigen.

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Weiterer Prüfungsgegenstand ist die Prüfung der Systematik der Umlage von Verwaltungs- kostenzuschüssen, insbesondere in Bezug auf die Doppelfinanzierung durch unterschiedliche Geber.

Nicht Gegenstand der Prüfung sind die durch das BMZ und das AA im Bereich der internatio- nalen Zusammenarbeit gewährten Projektmittel, die zum Teil an die Auslandsbüros der hbs weitergeleitet wurden. Desgleichen sind nicht Gegenstand der Prüfung die vom AA und BMFTR oder anderen Zuwendungsgebern gewährten Zuwendungen für die Vergabe von Sti- pendien im Rahmen der Studien- und Promotionsförderung.

Eine Überprüfung von Arbeitsplätzen auf ihre tarifgerechte Eingruppierung ist vom Prüfungs- auftrag ausgenommen

Im Rahmen der Prüfung der gesamten Wirtschaftsführung der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. sind auch ggfs. weitere Zuwendungsbescheide insoweit einzubeziehen, um zu beurteilen, ob die Buchführung und die Jahresrechnungen den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Rech- nungslegung entsprechen.

Die hbs übergibt dem Auftragnehmer jährlich eine Zusammenstellung der sie betreffenden und für die Prüfung relevanten Zuwendungsbescheide.

Die aktuelle Kalkulationsgrundlage für diesen Auftragsbestandteil beträgt 216 Stunden pro Jahr.

3. Jahresabschlussprüfung der 16 Landesstiftungen

Die Prüfung erfolgt unter Einbeziehung der Buchführung gemäß §§ 317 ff. HGB.

Die Landessstiftungen sind nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften prüfungspflichtig. Die Prü- fung erfolgt auf freiwilliger Basis unter Berücksichtigung aller Grundsätze, die für die Pflicht- prüfung gelten.

Die Jahresabschlüsse der Landesstiftungen umfassen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung. Lageberichte gemäß § 264 HGB werden nicht erstellt.

Für die Stiftung Leben & Umwelt, Heinrich-Böll-Stiftung Niedersachsen, Hannover, ist der Prüf- auftrag nach § 5 Abs. 4 Niedersächsisches Stiftungsgesetz um die Prüfung der Erhaltung des Stiftungsvermögens und die satzungsmäßige Verwendung der Stiftungsmittel erweitert, sofern sie sich nicht dazu entscheidet stattdessen der Stiftungsaufsicht eine Jahresabrechnung gem. § 5 Abs. 3 S. 1 vorzulegen.

Die aktuelle Kalkulationsgrundlage für diesen Auftragsbestandteil beträgt im Gesamtumfang 288 Stunden pro Jahr.

Um eine differenzierte Angebotserstellung für die Landesstiftungen zu ermöglichen, sind im Dokument 12_Landesstiftungen Angaben ausgewählte Angaben zu allen 16 Landesstiftungen enthalten.

4. Sonstige Prüfungs- oder Gutachterleistungen

Bei Bedarf wird die hbs Aufträge für sonstige Prüfungs- oder Gutachterleistungen abrufen.

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IV. Zeitlicher Prüfungsrahmen

Die Prüfung ist so zu gewährleisten, dass die Verpflichtung des Heinrich-Böll-Stiftung e.V., den Wirtschaftsprüfungsbericht und den Bericht zur Wirtschafts- und Finanzführung den Zuwen- dungsgebers bis zum 31.08. des Folgejahres vorzulegen, rechtzeitig erfüllt werden kann. Im Einzelnen bedeutet dies für den Heinrich Böll Stiftung e.V. betreffend die Vorprüfung und die drei Prüfphasen:

• Vorprüfung: im Januar nach Abschluss des Geschäftsjahres (31.12.)
• Phase 1: Ende April bis Mitte Mai nach Abschluss des Geschäftsjahrs (31.12.)
• Phase 2: im Juni nach Abschluss des Geschäftsjahres (31.12.)
• Phase 3: im Juli nach Abschluss des Geschäftsjahres (31.12.)

Die Prüfung der Verwendungsnachweise der 16 Landesstiftungen hat zwischen Prüfphase 1 und 2 des HBS e.V. zu erfolgen und ist vor der Prüfphase 2 abzuschließen.

Für die Prüfung der Jahresabschlüsse der 16 Landesstiftungen gelten folgende Terminzeit- räume für die Fertigstellung der geprüften Jahresabschlüsse:

Zum 30.06. des Folgejahres ca. 7 Landesstiftungen Zum 31.08. des Folgejahres ca. 1 Landesstiftung Zum 30.09. des Folgejahres ca. 3 Landesstiftungen Zum 30.10. des Folgejahres ca. 3 Landesstiftungen Zum 30.11. des Folgejahres ca. 2 Landesstiftungen

Einseitige Änderungen dieser Zeiträume sind der hbs vorbehalten.

V. Prüfungsberichte

Die Prüfberichte werden in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Unabhängig davon können je Bericht auf Anforderung bis zu 25 gedruckte Papierexemplare kostenfrei angefordert wer- den.

Die Struktur der Berichte sollte sich an der Struktur der Vorjahresberichte orientieren.

VI. Prüfungsorte

Die Prüfung hat weitestgehend digital abzulaufen. Dazu stellt der Auftragnehmer der Bun- desstiftung und den Landesstiftungen jeweils entsprechende Datenräume zur Verfügung, die eine strukturierte Belegablage entsprechend Anforderungslisten o.ä. ermöglichen und darüber hinaus Möglichkeiten zum Upload der bereitgestellten Unterlagen für die interne Dokumenta- tion erlauben. Die Kosten für die Bereitstellung der Datenräume werden nicht gesondert ver- gütet, sondern sind in das Angebot einzuberechnen.

Die Landesstiftungen des Heinrich-Böll-Stiftung e.V. haben sowohl die Buchhaltung als auch die Personalverwaltung fast ausschließlich an externe Unternehmen ausgelagert. Die Buch- haltungen sind weitestgehend nach den gleichen Prinzipien aufgebaut. Die Prüfung der Lan- desstiftungen soll ebenfalls weitestgehend digital erfolgen. Bei ca. der Hälfte der Landesstif- tungen laufen derzeit Verfahren zur Neuvergabe der oben genannten Leistungen.

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VII. Sonstige Informationen

Bei der Heinrich-Böll-Stiftung e.V. läuft aktuell ein Projekt zur Ablösung des Microsoft Dyna- mics Navision Systems durch Business Central. Der Projektabschluss inkl. einer nachlaufen- den Hypercarephase ist nach aktueller Planung für Juni 2027 vorgesehen, der Systemumstieg ist aktuell für den Zeitraum 01.01.2027- 31.03.2027 geplant. Dazu wird im Projektverlauf ein detaillierter Migrationsplan erarbeitet. Der Jahresabschluss 2026 wird noch im alten System erstellt.

VIII. Eignungskriterien

Die Bieter*innen müssen folgende Eignungskriterien erfüllen:

• Zulassung gem. § 28 WPO;
• Berufshaftpflichtversicherung gem. § 54 WPO;
• Mindestjahresumsatz 1.000.000 € im Bereich Wirtschaftsprüfung und prüfungsnahe Leis- tungen in jedem der letzten drei Geschäftsjahre; einzutragen im Dokument 06_Eigenerklä- rung zur Eignung
• Mindestens zehn Mitarbeitende im Tätigkeitsbereich Wirtschaftsprüfung in jedem der letz- ten drei Geschäftsjahre; einzutragen im Dokument 06_Eigenerklärung zur Eignung
• Betriebliche Kontinuität (mind. fünf Jahre am Markt tätig), einzutragen im Dokument 06_Ei- generklärung zur Eignung
• Referenzen vergleichbarer Mandate (drei Referenzmandate mit mindestens 10.000 EUR Auftragswert zur Prüfung gemeinnütziger Organisationen, Vereine oder Stiftungen nach HGB, die Zuwendungsempfänger*in sind); einzutragen im Dokument 08_Referenzen und Personalprofile
• Qualifikation der Prüfungsleitung: mindestens drei Jahre Erfahrung in der Wirtschaftsprü- fung, mindestens Senior-Level, gute Sprachkenntnisse in Englisch, Erfahrung mit gemein- nützigen Organisationen, Vereinen oder Stiftungen nach HGB (mind. drei Organisationen, die Zuwendungsempfängerin sind); einzutragen im Dokument 08_Referenzen und Per- sonalprofile. Sollte die Prüfungsleitung während der Vertragslaufzeit wechseln, hat derdie Auftragnehmer*in sicherzustellen, dass die neue Prüfungsleitung ebenfalls über die hier genannte fachliche Qualifikation verfügt.

Weiterhin ist das Dokument 06_Eigenerklärung zur Eignung vollständig auszufüllen und mit Angebotsabgabe einzureichen.

IX. Zuschlagskriterien

Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand folgender Zuschlagskriterien und Gewichtung:

1. Preis (40 %): Gesamthonorar
2. Erfahrung, Qualifikation und Wahrung der Kontinuität des Prüfungsteams (15 %): ein- schlägige Erfahrung der Prüfungsleitung über die Mindestanforderungen hinaus, Er- fahrung mit vergleichbaren Organisationen über die Mindestanforderungen hinaus, einschlägige Weiterbildungen zur Prüfung im Gemeinnützigkeitsbereich und von zu- wendungsfinanzierten Organisationen
3. Qualität des Prüfungskonzepts (30 %): Darstellung des Prüfungsansatzes gem. § 317 HGB; Berücksichtigung der spezifischen Organisationsstruktur der hbs; Konzept

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zur Prüfung von Zuwendungen und Drittmitteln; Ressourcenallokation und Qualitätssi- cherungsmaßnahmen 4. Qualität und Effizienz des Kommunikations- und Berichtserstellungskonzepts (Ablauf des digitalen Austauschs von Unterlagen, Ausgestaltung des Berichtsprozesses hin- sichtlich Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Kontrollrunden und Milestones) (15 %)

Das Zuschlagskriterium 1 „Preis“ geht anhand des im Dokument 09_Preisblatt errechneten Gesamtwertungspreises (brutto) in die Bewertung ein. Dieser summiert sich im Einzelnen wie folgt:

• für die Leistungen nach III.1. bis 3. anhand der gewichteten veranschlagten Personenstun- den zu den angebotenen Stundensätzen. Zu diesem Zweck sind im Dokument 09_Preis- blatt die veranschlagten Personenstunden und Stundensätze für die dort aufgeführten Se- nioritätslevel einzutragen. Bewertet wird der Gesamtpauschalpreis (brutto). Die im Preis- blatt eingetragenen Stundensätze gelten verbindlich für die gesamte Vertragslaufzeit. Die von den Bieter*innen im Preisblatt angegebenen Aufwände gelten als verbindliche Ober- grenze. Abgerechnet werden die tatsächlichen Aufwände. Die unter III. 1-3. angegebenen Kalkulationsgrundlagen dienen lediglich der Orientierung.

• für die sonstigen Prüfungs- und Gutachterleistungen nach III. 4. anhand eines fiktiven Ge- samtpreises (brutto) für ein Jahr. Zu diesem Zweck sind im Dokument 09_Preisblatt die Stundensätze für die dort aufgeführten Senioritätslevel einzutragen. Die im Preisblatt ein- getragenen Stundensätze gelten verbindlich für die gesamte Vertragslaufzeit. Die Abrech- nung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand mit einer verbindlichen Obergrenze in Höhe von 21.000 € netto über die gesamte Vertragslaufzeit. Das fiktive Mengengerüst im Preisblatt wird nicht Teil des Vertrags und dient lediglich der Vergleichbarkeit der Angebote.

Einzelheiten zur Bewertung der Zuschlagskriterien 2-4 können dem Dokument 11_Wertungs- matrix entnommen werden.

X. Vertragsbedingungen

Mit Zuschlagserteilung werden folgende Vertragsbedingungen zwischen der hbs und demder Auftragnehmerin verbindlich vereinbart:

1. Für alle Leistungen, die die hbs in Anspruch nimmt, gelten die im Dokument 09_Preis- blatt eingetragenen Stundensätze verbindlich während der gesamten Vertragslaufzeit. Die Bundesstiftung beauftragt und vergütet die für sie erbrachten Leistungen, während die Landesstiftungen die für sie erbrachten Leistungen jeweils eigenständig beauftra- gen und vergüten.

2. Reise-, Verwaltungs- oder weitere Nebenkosten können nicht gesondert in Rechnung gestellt werden. Die Kosten sind mit dem Stundenhonorar abgegolten.

3. Der Vertrag hat eine Laufzeit 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2030. Die Vertrags- parteien sind berechtigt, den Vertrag ordentlich mit einer Frist von neun Monaten zum Jahresende zu kündigen. Die Kündigung bedarf der Textform.

4. Das Honorar wird nach der Ablieferung der geschuldeten Leistung sowie innerhalb von 30 Kalendertagen nach Stellung einer prüffähigen Rechnung durch dendie Auftrag- nehmerin zur Zahlung fällig.

Eine Rechnungsstellung erfolgt nachfolgend pro Auftrag. Abschlagsrechnungen orien- tiert an Prüfphasen sind möglich.

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Die Rechnungsstellung erfolgt gegenüber der jeweiligen zu prüfenden Institution (s. Kapitel II).

5. Verschwiegenheit a. Soweit derdie Auftragnehmerin von der hbs oder von Teilnehmenden perso- nenbezogene Daten erhält oder im Rahmen seiner Tätigkeit für die hbs Kennt- nis von personenbezogenen Daten erlangt oder in Ausführung des Auftrags personenbezogene Daten selbst erhebt, verpflichtet er sich, die aktuellen da- tenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Insbesondere verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle personenbezogenen Daten, die er ggf. von der Stiftung erhalten oder selbst erhoben hat, zu löschen, sofern kein rechtlich le- gitimierter Anlass für eine weitere Speicherung besteht. Diese weitere Speiche- rung nebst ihrer Rechtsgrundlage oder die Löschung ist dem Auftraggeber auf Verlangen unverzüglich zu bestätigen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dar- über hinaus über alle bei seiner Tätigkeit erlangten Erkenntnisse und Daten jedweder Form, insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, strengsten Stillschweigen zu wahren. b. Derdie Auftragnehmerin wird eigene Mitarbeiter/innen oder andere, auf Ver- anlassung des Auftragnehmers Mitwirkende, die nicht seine Mitarbeiter/innen sind, ebenfalls zu strengstem Stillschweigen gemäß dem vorgenannten Absatz verpflichten.

Für die Durchführung des Auftrags sind die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschafts- prüferinnen, Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der aktuellen Fas- sung maßgebend.

Die Berichterstattung hat unter Beachtung von IDW PS 450 n.F. (10.2021) Grundsätze ord- nungsgemäßer Erstellung von Prüfberichten zu erfolgen.

Bei Widersprüchen zwischen einzelnen Vertragsbestandteilen gilt die folgende Rangfolge:

1. Die Vergabeunterlagen
2. Das von demder Auftragnehmerin ausgefüllte Preisblatt
3. Die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüferinnen, Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der aktuellen Fassung
4. Ggf. sonstige von demder Auftragnehmerin im Rahmen seines*ihres Angebots ein- gebrachte Vertragsbedingungen

XI. Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen

Mit Angebotsabgabe sind, zusätzlich zu den in Dokument 01_Aufforderung zur Angebotsab- gabe benannten, folgende von den Bietenden selbst erstellte Dokumente bzw. Nachweise/Zer- tifikate mit einzureichen:

1. Nachweis über die Zulassung gemäß § 28 WPO
2. Nachweis über die Berufshaftpflichtversicherung gemäß § 54 WPO
3. Nachweise zu Weiterbildungen des Prüfungsteams
4. Erläuterung des Prüfungskonzepts
5. Erläuterung des Kommunikations- und Berichtserstellungskonzepts

Berlin, August 2026

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