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Hinweisblatt zum Datenschutz in Vergabeverfahren
(Stand: Juli 2024)
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist der Deutschen Energie-Agentur GmbH (dena) ein besonderes Anliegen.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.
Folgende Informationen sind Ihnen gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung [EU] 2016/679, nachfolgend DSGVO) bei Erhebung der personenbezogenen Daten mitzuteilen:
Kontaktdaten für „betroffene Personen“
Verantwortliche für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die
Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena)
Chausseestr. 128 a, 10115 Berlin
Telefon: +49 (0)30 66777-0
Fax: +49 (0)30 66777-699
E-Mail: info@dena.de
Vertretungsberechtigte Geschäftsführung: Corinna Enders und Kristina Haverkamp
Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an die betriebliche Datenschutz- beauftragte der dena:
Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena)
z.H. „betriebliche Datenschutzbeauftragte“
Chausseestr. 128 a, 10115 Berlin
Telefon: +49 (0)30 66777-729
Fax: +49 (0)30 66777-699
E-Mail: datenschutz@dena.de
Zwecke der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlagen
Die von Ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens und der Angebotsabgabe übermittelten personen- bezogenen Daten werden ausschließlich in Zusammenhang mit diesem Verfahren und in Vorbereitung eines möglichen Vertragsverhältnisses verarbeitet.
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Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten sind:
– Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO: Die Verarbeitung ist erforderlich zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. – Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO: Die Verarbeitung ist zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen erforderlich, denen die dena unterliegt, in Verbindung mit den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung und den §§ 7, 55 BHO sowie den vergaberechtlichen Vor- schriften im Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabever- ordnung (VgV). – Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO: Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen der dena. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Erfüllung unserer Dokumentationspflichten und dem Nachweis einer wirtschaftlichen und rechtmäßigen Auftragsvergabe sowie in der Sicherstel- lung der ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens. Dazu gehören insbesondere:
o Die Prüfung und Wertung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, um die wirtschaftlich und rechtlich bestmögliche Auswahl zu treffen. o Die Kommunikation mit Bewerbern und Bietern, um Fragen zu klären, Informationen zu er- gänzen und das Verfahren transparent zu gestalten. o Die Dokumentation, Archivierung und statistische Auswertung des Vergabeverfahrens, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, Rechenschaft gegenüber unserem Hauptauftraggeber ab- legen zu können und künftige Vergabeverfahren zu optimieren. Die personenbezogenen Daten werden im erforderlichen Umfang zu folgenden Zwecken verarbeitet:
– Prüfung und Wertung von Angeboten/Teilnahmeanträgen, – Kommunikation mit Bewerbern/Bietern, – Dokumentation, Archivierung und Statistik.
Im Falle einer Beauftragung werden die erforderlichen personenbezogenen Daten wie Name, Adresse, Bankverbindung etc. von Ihnen, Ihren Unterauftragnehmer/n oder dem/den Mitglied/ern der Bieterge- meinschaft gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses verarbeitet.
Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Es werden die von den Ihnen selbst im Rahmen der Beteiligung an einem Vergabeverfahren mitgeteil- ten personenbezogenen Daten und, soweit für die Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlich, ergänzend weitere Informationen z.B. von Referenzgeber/-innen eingeholt.
Das sind insbesondere:
– Persönliche Kontaktdaten und Namen von Unternehmen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften und Organe von Kapitalgesellschaften handelt: Name, Vorname, Ad- resse, Kontaktdaten, – Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Unternehmens, – Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
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Kreis der Datenempfänger/-innen
Zu den oben genannten Zwecken können von uns eingesetzte Dienstleister und Kooperationspartner Ihre Daten erhalten, wenn dies erforderlich ist. Diese dürfen die personenbezogenen Daten aus- schließlich im Auftrag der dena und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten ver- traulich behandeln. Unter Umständen übermitteln wir Ihre Daten an unseren Hauptauftraggeber. Auf die Da- tenschutzerklärung des BMWK wird hingewiesen. Soweit Sie im Rahmen der Auftragserfüllung selbst mit dem Hauptauftraggeber der dena zusammenarbeiten, sind diesem, falls erforderlich, ebenfalls perso- nenbezogene Daten zugänglich zu machen.
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, erfolgen Veröffentlichungen zu vergebenen Aufträgen und zu Nach- trägen bzw. Änderungen während der Vertragslaufzeit. Diese Informationen enthalten i.d.R. zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.
Die dena ist nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz, § 21 Abs. 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz und § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Aus- kunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung anzufordern. Hierzu werden Ihre personenbezogenen Daten (Name und Adresse) an die dafür verantwortliche Stelle weitergeleitet (Bundesamt für Justiz).
Vor Vertragsschluss werden die Bieter, die nicht berücksichtigt werden sollen, in europaweiten Verga- beverfahren gemäß § 134 Abs. 1 GWB über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenom- men werden soll, informiert. Auf Verlangen werden die nicht berücksichtigten Bewerber und Bieter gemäß § 62 Abs. 2 VgV zusätzlich über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots infor- miert.
Im Falle von Nachprüfungsverfahren erfolgt eine Offenlegung gegenüber der Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer) und vor Gerichten im Falle von Klagen.
Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die übermittelten Unterlagen oder die in Zusammenhang mit dem Verfahren gestellten Anfragen und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der ordnungsgemäßen Ge- schäftsführung und zum Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des Verfahrens gemäß den für die Aufbewahrung vorgesehenen gesetzlichen Fristen gespeichert, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags, und höchstens für fünf Jahre nach Endabrechnung der Einzelbeauf- tragung.
Soweit eine Beauftragung erfolgt, verlängert sich diese Frist um die Dauer des Vertragsverhältnisses und daran anschließend die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung (insb. aus Handels- und Steuerge- setzen).
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Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Es ist nicht vorgesehen, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.
Betroffenenrechte
Sie haben gegenüber der dena gemäß Art. 15 ff. DSGVO ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffen- den personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschrän- kung der Verarbeitung dieser Daten und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein et- waiges Recht auf Datenübertragbarkeit.
Die vorgenannten Rechte können Sie unter datenschutz@dena.de geltend machen.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit) zu.
Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Soweit Sie die notwendigen Informationen nicht bereitstellen, kann insbesondere über die Eignung und somit über Ihr Angebot nicht abschließend entschieden werden. Dies hat zur Folge, dass Ihr An- gebot nicht berücksichtigt werden und infolgedessen auch keine Beauftragung erfolgen kann.
Es ist nicht beabsichtigt, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den sie erhoben wurden.