Ausschreibung der Stadt Jülich
Der Bürgermeister, Amt 10 Vergabe
Große Rurstr. 17, 52428 Jülich
Fortschreibung InHK Jülich, Projektmanagement
Die Kommunikation im Vergabeverfahren wird ausschließlich über den
Vergabemarktplatz des Landes NRW geführt
Vorbemerkungen
Zur Entwicklung der Jülicher Innenstadt und zur Behebung der städtebaulichen Missstände wurde 2019 / 2020 ein Integriertes Handlungskonzept für die Innenstadt Jülich erstellt. Es dient der Stadt Jülich als wichtige Voraussetzung und Basis zur Lösung der strukturellen und städtebaulichen Herausforderungen.
Die laufenden Gesamtmaßnahmen zum InHK Jülich wurden in die neue Förderrichtlinie 2023 überführt. Vorgesehen ist, die Maßnahmen zur Stärkung der Innenstadt und zur Steigerung der Aufenthaltsqualität bis 2033 kontinuierlich fortzusetzen.
Auch hier bedarf es eines beständigen Fortschreibens, Anpassens und Aktualisierens der er-arbeiteten Maßnahmen, um weiterhin eine nachhaltige Stadtentwicklung zu sichern.
Zur Ergänzung der bereits innerhalb der Jülicher Stadtverwaltung vorhandenen Strukturen soll weiterhin ein begleitendes Projektmanagement erfolgen.
So kann jederzeit eine Zwischenbilanz zu der bisherigen Umsetzung gezogen werden sowie die bisherige Zielerreichung fortwährend beurteilt und geprüft werden. In den Folgejahren gilt es zur Begleitung des gesamten Prozesses, neben der Fortschreibung und Aktualisierung des Integrierten Handlungskonzeptes den Umsetzungsprozess zu koordinieren bzw. fachlich zu begleiten. Das Projektmanagement soll professionell geführt und möglichst ganzheitlich und nachhaltig arbeiten mit dem Ziel, erfolgreich eine Attraktivierung und Belebung der Innenstadt im Sinne des InHK zu erreichen.
Im Hinblick auf einen reibungslosen Prozessverlauf sind im angefragten Zeitraum 2027 - 2033 Projektmanagementleistungen erforderlich
- zur Steuerung des Gesamtprozesses (u.a. Terminplanung, Koordination der Projektbeteiligten, Verfahrensbetreuung),
- zur Aktualisierung der Rahmenplanung (u.a. Maßnahmenplan),
- zur Aufbereitung von Informationen für die Öffentlichkeitsbeteiligung/-information sowie zur Konzeption von Beteiligungsbausteinen,
- zur Beratung / Unterstützung der Verwaltung bei der Erschließung weiterer Förderzugänge für synergetische Projekte im Sinne der Gesamtmaßnahme
Die im Rahmen des InHK formulierten Projekte und Ziele gilt es mit Substanz zu füllen und nachhaltig zu etablieren.
Weitere Informationen zum InHK finden sich im Internet unter der Adresse https://juelich-aktiv-zukunft-gestalten.de.
Preisgestaltung:
Für die beschriebenen Aufgabenstellungen wird im Rahmen des Integrierten Handlungskonzeptes für die Jülicher Innenstadt ein Projektmanagement bestehend aus einem Team mit einem/einer Projektmanager*in und einem/einer Projektassistent*in gesucht.
Die Abrechnung erfolgt in Absprache mit der Auftraggeberin nach ganzem oder teilweisem Erfüllen der Leistungsbausteine (Abschlagszahlungen). Die Dokumentation der Leistungserbringung erfolgt über Zwischenberichte.
Dienstleistungsfrist:
Mit der Erbringung der Dienstleitung ist schnellstmöglich nach Auftragserteilung zu beginnen. Derzeit wird von einem Beginn der Zusammenarbeit ab dem 01.01.2027 ausgegangen. Der Vertrag endet zum 31.12.2033.
Zuschlagskriterien:
Nach vollzogener Ausschreibung findet eine Wertung der vollständig und fristgerecht eingegangenen Angebote mit folgenden Bewertungskriterien statt:
| Bewertungskriterien | Nachweis | |
| 25% | (inhaltliche) Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit den geforderten Leistungen | Mindestens 3 Referenzprojekte abgeben |
| 25% | Zeitkalkulation / Qualität der vorgelegten Strategie und Ideen | Beispielhafter Projektablauf |
| 20% | Fachliche Qualifikation des eingesetzten Personals (Projektmanager*in und Projektassistent*in) | Benennung der vorgesehenen Personen, Zeugnisse / Referenzen |
| 15% | Gesamthonorar Netto | |
| 5 % | überzeugende sprachliche Vermittlung | Präsentation / Vorstellung des vorgesehenen Personals |
| 5 % | Schnellstmöglicher Beginn des Projektmanagements | Unterschriebene Zusage desBeginns des Projektmanagements mit Datum / oder sofortiger Beginn möglich |
| 5 % | Gewährleistung einer kurzen Reaktionszeit bei plötzlich anfallenden Aufgaben und Terminen | Unterschriebene Zusage derGewährleistung einer kurzen Reaktionszeit |
Folgendes Punktsystem soll bei einer Bewertung der Angebote angewandt werden:
5 Punkte: aus Sicht des Auftraggebers optimal
4 Punkte: aus Sicht des Auftraggebers überzeugend
3 Punkte: aus Sicht des Auftraggebers den durchschnittlichen Erwartungen entsprechend
2 Punkte: aus Sicht des Auftraggebers bedingt ausreichend
1 Punkt: aus Sicht des Auftraggebers unzureichend
Sonstige Bemerkungen:
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Die Verfahrenssprache ist deutsch. Preisangaben in Euro.
Das Verfahren wird unter Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes durchgeführt.
Im Falle mehrerer übereinstimmender Angebote entscheidet das Los.
Aufgabenstellung
Folgende Leistungen der Maßnahme „Fortschreibung InHK, Projektmanagement“ sollen vom Dienstleister erbracht werden:
| Pos. | Leistung | |
| 1 | Fortschreibung des InHK Jülich | |
| - | Fortschreibung der Maßnahmenstände / Sachstand InHK | |
| - | Einarbeitung der aktuellen Stände der Einzelmaßnahmen | |
| - | Fortschreibung des Maßnahmenplanes / Strukturkonzept | |
| - | Fortschreibung von Übersichtsplänen bezüglich der Realisierungszeiträume | |
| - | Berücksichtigung der Wechselwirkungen mit anderen Projekten und Konzepten | |
| 2 | Förderantrag für das jeweils folgende Programmjahr | |
| - | Fortschreibung des Sachstandsberichts (als Teil der Antragstellung) | |
| - | Aktualisierung / Konkretisierung von Projektbeschreibungen der zur Bewilligung vorgesehenen Einzelmaßnahmen, Kostenschätzungen / Kalkulationen zu den zu aktualisierenden Maßnahmen (keine Ingenieurplanungen), bis zu zehn Maßnahmen | |
| - | Fortschreibung der Kosten- und Finanzierungsübersicht, der bestehenden Gesamtkosten-, Mittelabfluss- und Finanzierungstabellen; Standardisierung der Maßnahmen-/Kostenfortschreibung (Kostenverfolgung) in enger Abstimmung mit der Verwaltung (Turnus: z.B. quartalsweise) | |
| - | Erstellung der entsprechenden Erläuterungstabellen | |
| - | Vorbereitung der Antragstellung bzw. der notwendigen Unterlagen | |
| 3 | Zusammenstellung u. Vervielfältigung der Unterlagen zur Antragstellung (für das jeweilige Programmjahr) | |
| - | Antragsordner inkl. Einzelmaßnahmen u. Plandarstellungen | |
| - | Abgabeordner in einfacher Ausfertigung (Papier) sowie digital (gem. Struktur Bez.-Reg. Köln) | |
| 4 | Optional: Abstimmungstermin mit Fördermittelgebern | |
| - | u. a. mit Städtebauförderung und den Denkmalschutzbehörden | |
| - | Koordination und Vorbereitung der Termine, Präsentation der Konzepte | |
| - | zu kalkulieren ist 1 Termin mit 2 Vertretern des Büros (ca. halbtägiger Termin) | |
| 5 | Optional: Arbeitskreise mit der Verwaltung (Jour-Fixe) | |
| - | Abstimmungsrunden zu den jeweils aktuellen Themen (mit verschiedenen Fachbereichen der Verwaltung) | |
| - | inhaltliche Vorbereitung der Termine, Vorabstimmung der Themen, Sachstandsbericht, Präsentation / Diskussion / Abstimmung der Konzeptstände | |
| Planung, Durchführung und Nachbereitung von Jour-Fixen zur Projektsteuerung (insbesondere auch thematische Vorbereitung in Abstimmung mit Verwaltung, weiteren Fachbüros), | ||
| ggf. Anfertigung von Skizzen / Testentwürfen / Präsentationen | ||
| zu kalkulieren ist 1 Termin mit 1 Vertreter des Büros (max. 3 Std.) | ||
| 6 | Optional: Beratung in politischen Gremien bzw. Sitzungen der Lenkungsgruppe | |
| Hinweis: Die Lenkungsgruppe InHK Jülich ist ein informelles, nicht öffentliches Gremium. Bestehend aus politischen Vertretern der gewählten Parteien und den wichtigen Multiplikatoren der Stadt Jülich dient die Lenkungsgruppe der Information der Parteien sowie der Vorbereitung der Sitzungstermine der politischen Gremien. Es besteht keine Beschlussfähigkeit. Bei Bedarf können externe Akteure bzw. Fachbereiche der Verwaltung eingeladen werden. | ||
| - | Vorbereitung der Sitzungen: Aufbereitung des Präsentationsmaterials, Abstimmung mit dem Auftraggeber zu den jeweils aktuellen Themen (unter Einbeziehung verschiedener Fachbereiche der Verwaltung, falls erforderlich) | |
| - | inhaltliche Vorbereitung der Termine | |
| - | Vorabstimmung der Themen | |
| - | Sachstandsbericht | |
| - | Präsentation / Diskussion / Abstimmung der Konzeptstände | |
| - | zu kalkulieren ist 1 Termin mit 2 Vertretern des Büros | |
| 7 | Prozesssteuerung / situatives Projektmanagement pro Betreuungsjahr | |
| - | Koordination und aktive Steuerung des Verfahrens und der Beteiligten vor Ort (in der Stadtverwaltung / im Citybüro) | |
| - | Schnittstellenmanagement zum Citymanagement, zur bzw. zum Klimaschutz-/ Mobilitäts- u. Nachhaltigkeitsbeauftragten sowie sonstigen relevanten Aufgabenbereichen | |
| - | Unterstützung der Verwaltung durch Erstellung und Überwachung von Terminplänen für die Einzelprojekte und der Abgleich mit einem zuvor erstellten Rahmenterminplan InHK | |
| - | Koordinierung, Steuerung und Moderation von Abstimmungsprozessen mit internen wie auch externen Beteiligten, z.B. Straßen NRW, LVR und privaten Akteuren (Abstimmung mit dem AG; Einladung, Durchführung und Dokumentation der Termine) | |
| - | Aufbereitung von Informationen für die Öffentlichkeit (z.B. über Beteiligungen, Bauzeitenpläne, Ausnahmeregelungen etc.), Beiträge für verschiedene Medien (u.a. Presse, Internet, Herzog-Magazin, Flyer) | |
| - | Erstellung von Visualisierungen zur Vermittlung der aktuellen Schritte der Gesamtmaßnahme (Renderings in Auflösung DIN A2: Postwork Photoshop, Composing, Retusche und Finish; 3 Images pro Jahr) | |
| - | Vorbereitung der Inhalte und der Sitzungsvorlagen für die politischen Gremien in Abstimmung mit dem Auftraggeber | |
| - | Beratung / Unterstützung der Verwaltung bei der Erschließung weiterer Förderzugänge für synergetische Projekte i.S.d. Gesamtmaßnahme / Ziele des InHK | |
| - | Mitwirkung bei der Erstellung von (Zwischen-) Verwendungsnachweisen | |
| Nach Ablauf jedes Jahres ist ein stichwortartiger Zwischenbericht zum Prozessmanagement anzufertigen. Nach Ablauf der Maßnahme ist ein Abschlussbericht zu erstellen. Die Kosten für die Berichterstattungen sind pauschal abzurechnen. Für die beschriebenen Leistungen sind 70 Beratertage (in Mischkalkulation) anzusetzen. Die Abrechnung der Pos. 7 erfolgt auf Nachweis der tatsächlich erbrachten Leistungen. |
Anforderungen an das eingesetzte Personal Zur Erfüllung der vorgenannten Aufgabenstellungen stellen wir an das Projektmanagement-Team folgende Anforderungen:
- umfangreiche praktische Berufserfahrung an mindestens drei Standorten in den letzten zehn Jahren mit Referenzen aus den im Aufgabenkatalog aufgeführten Themenfeldern. Die jeweiligen Aufträge sollten eine Laufzeit von mindestens drei Jahren gehabt haben und sollen vergleichbar mit der zu vergebenden Leistung sein.
- ein Hochschulabschluss in einem der folgenden Bereiche:
- Betriebswirtschaft bzw. Wirtschaftswissenschaften mit einem oder mehreren Schwerpunktfächern wie Marketing, Einzelhandel, Organisation oder Immobilienwirtschaft
- Geografie
- Raumplanung
- Stadtplanung
- Städtebau
- Architektur
- Kenntnisse im Bereich der Städtebauförderung
- Kenntnisse und Erfahrungen in der Kommunalberatung sowie der Präsentation, Moderation und im Projektmanagement
- Kenntnis kommunaler und politischer Strukturen und Abläufe sowie grundlegender stadtentwicklungspolitischer Zusammenhänge
- Kenntnisse im Zusammenhang mit Prozesssteuerung
- strategisch-konzeptionell denkend und agierend
- kreativ, kommunikationsstark, begeisterungsfähig, durchsetzungsfähig, verhandlungssicher
- Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten und zur praxisnahen Umsetzung
- Organisationstalent
- aufgrund der zunehmenden Komplexität der Umsetzungsmaßnahmen im InHK Jülich und seinen Akteuren erwarten wir als das „besondere Etwas“ den Nachweis einer vielfältigen / interdisziplinären Kompetenz in diesem Bereich
- zeitliche Flexibilität für Veranstaltungen vor Ort (von Zeit zu Zeit abends und am Wochenende)
Sonstige Bedingungen
-
mit der Abgabe des Angebotes wird die Bereitschaft zur Vorstellung des für das Projekt eingeplanten Personals sowie einer Darstellung der grundsätzlichen Herangehensweise an das Projekt, z.B. mithilfe von Praxisbeispielen aus Referenzprojekten vorausgesetzt.
-
für Abwesenheit aufgrund von Urlaubszeiten ist nach Absprache mit der Stadt Jülich als Auftraggeberin für beide Projektmitarbeitende jeweils ein Zeitfenster von max. acht Wochen einzuplanen. Die Urlaubszeiten der beiden sollen sich nach Möglichkeit nicht überschneiden.
-
seitens der Stadt Jülich als Auftraggeberin besteht anlassbezogen ein Anspruch zur Abend- und / oder Wochenendarbeit von max. acht Stunden pro Monat für beide Projektmitarbeitende zusammengerechnet.
-
flexible Tage für Veranstaltungen vor Ort sind einzuplanen. Der zeitliche Anteil hierfür an der Jahres-Gesamtstundenzahl erfolgt in Absprache mit der Stadt Jülich als Auftraggeberin.
| Angebot (Honorar) | |||
| Berechnung bezogen auf den gesamten Durchführungszeitraum | |||
| 1. Fortschreibung des InHK Jülich | |||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar |
| Projektmanager*in | |||
| Projektassistent*in | |||
| Fachplanung | |||
| Techn. Mitarbeit | |||
| Stud. Mitarbeit | |||
| Teilhonorar Pos. 1 | |||
| 2. Förderantrag für das jeweils folgende Programmjahr | |||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar |
| Projektmanager*in | |||
| Projektassistent*in | |||
| Fachplanung | |||
| Techn. Mitarbeit | |||
| Stud. Mitarbeit | |||
| Teilhonorar Pos. 2 | |||
| 3. Zusammenstellung u. Vervielfältigung der Unterlagen zur Antragstellung (für das jeweilige Programmjahr) | |||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar |
| Projektmanager*in | |||
| Projektassistent*in | |||
| Fachplanung | |||
| Techn. Mitarbeit | |||
| Stud. Mitarbeit | |||
| Teilhonorar Pos. 3 | |||
| 4. Optional: Abstimmungstermin mit Fördermittelgebern | |||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar |
| Projektmanager*in | |||
| Projektassistent*in | |||
| Fachplanung | |||
| Techn. Mitarbeit | |||
| Stud. Mitarbeit | |||
| Teilhonorar Pos. 4 (Optional) |
| 5. Optional: Arbeitskreise mit der Verwaltung (Jour-Fixe) | ||||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar | |
| Projektmanager*in | ||||
| Projektassistent*in | ||||
| Fachplanung | ||||
| Techn. Mitarbeit | ||||
| Stud. Mitarbeit | ||||
| Teilhonorar Pos. 5 (Optional) | ||||
| Optional: Beratung in politischen Gremien bzw. Sitzungen der Lenkungsgruppe | ||||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar | |
| Projektmanager*in | ||||
| Projektassistent*in | ||||
| Fachplanung | ||||
| Techn. Mitarbeit | ||||
| Stud. Mitarbeit | ||||
| Teilhonorar Pos. 6 (Optional) | ||||
| 7. Prozesssteuerung / situatives Projektmanagement pro Betreuungsjahr | ||||
| Leistung erbracht durch… | h | € / h | Honorar | |
| Projektmanager*in | ||||
| Projektassistent*in | ||||
| Fachplanung | ||||
| Techn. Mitarbeit | ||||
| Stud. Mitarbeit | ||||
| Teilhonorar Pos. 7 | ||||
| Gesamtbetrag (Honorare) | ||||
| zzgl. Nebenkosten | ||||
| Nettohonorar inkl. Nebenkosten | ||||
| Materialkosten | ||||
| Nettohonorar inkl. Nebenkosten u. Materialkosten | ||||
| zzgl. Mehrwertsteuer | ||||
| Gesamthonorar (brutto) | ||||
Weiterhin soll ein beispielhaftes Konzept zur Erstellung des Projektmanagementkonzeptes InHK Jülich erstellt werden, welches als Bewertungsgrundlage für die Auswahl gilt.
Ggfs. wird zu einer Präsentation vor dem städtischen Auswahlgremium eingeladen, in der das Konzept vorgetragen und erläutert werden kann.
Verbindliche Einladungen für Vor-Ort Termine erfolgen schnellstmöglich im Rahmen der Angebotsprüfung.
Die Präsentation ist zwingend vom für das Projektmanagement vorgesehenen Personal vorzunehmen.
Die angegebenen Preise enthalten alle Kosten wie z.B. Personal-, Fahrt- und Übernachtungskosten und evtl. anfallende Nebenkosten. Der Netto-Arbeitsumfang wird von Fahrtzeiten nicht berührt.
Rabatte wurden im Einzelpreis berücksichtigt.
Das Angebot wurde bearbeitet von: ……………………………………………………
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(Datum, Firmenstempel, Unterschrift)
Hinweis:
Leistungsverzeichnis und Angebot sind im Original einzureichen. Mit der Abgabe wird gleichzeitig die Akzeptanz des Leistungsverzeichnisses nebst Anlagen bestätigt.