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G R O S S E K R E I S S T A D T G R I M M A

Vergabebüro

Programmbetreuung für das Bund-Länder-Förderprogramm „Lebendige Zentren“ LZP im Fördergebiet „Ortsmitte Nerchau“

Vergabeunterlage

Im Offenen Verfahren

Vergabenummer: 2026-12-0002

Version 2

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Inhalt

1. Gegenstand des Auftrages ..................................................................................... 2 1.1 Allgemeine Projektinformationen .................................................................. 2 1.2 Gegenstand des Auftrages ........................................................................... 2
2. Leistungsbeschreibung ........................................................................................... 2
3. Umsetzungsbeginn ............................................................................................... 10
4. Allgemeine Angaben zum Vergabeverfahren ....................................................... 10 4.1 Auftraggeber und Kontaktstelle ....................................................................... 10 4.2 Art der Vergabe ............................................................................................... 10 4.3 Kommunikation ............................................................................................... 10 4.4 Form und Übermittlung der Angebote, Kostenerstattung ................................ 11 4.5 Unteraufträge .................................................................................................. 12 4.6 Änderung der Vergabeunterlagen ................................................................... 12 4.7 Angebotsauswertung ...................................................................................... 12 4.8 Nebenangebote .............................................................................................. 12 4.9 Nachforderung von Unterlagen ....................................................................... 12 4.10 Bietergemeinschaften ................................................................................... 13 4.11 Nachunternehmer ......................................................................................... 13
5. Anforderungen an die Bewerber/ Eignungskriterien ............................................. 13 5.1 Allgemeiner Hinweis ........................................................................................ 13 5.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausführung ............................................ 14 5.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ........................................... 14 5.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ................................................. 14 5.5 Eignungsleihe ................................................................................................. 15
6. Wertung der Angebote/ Zuschlagskriterien ........................................................... 15 6.1 Grundsatz ....................................................................................................... 15 6.2 Zuschlagskriterien im Einzelnen ..................................................................... 15 6.3 Gesamtwertung ............................................................................................... 18
7. Anlagen ................................................................................................................ 19

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1. Gegenstand des Auftrages

1.1 Allgemeine Projektinformationen

Die Große Kreisstadt Grimma wurde mit dem Fördergebiet “Ortsmitte Nerchau“ per Bescheid der Sächsischen Aufbaubank (SAB) im Juli 2026 in das Bund-Länder-Förderprogramm „Lebendige Zentren“ (LZP) aufgenommen. Der zukünftige Programmbetreuer soll als Beauftragter der Stadt gem. § 157 Abs. 1 BauGB agieren. Für die Durchführung der Gesamtmaßnahme ist ein Förderzeitraum bis 2040 vorgesehen.

Das Städtebauliche Entwicklungskonzept als Grundlage für die Fördermittelbeantragung wurde nach Auftrag durch die Stadt von der Firma „die STEG Stadtentwicklung GmbH, Standort Dresden“ erstellt. Alle in diesem Zusammenhang erbrachten Dienstleistungsprodukte werden im Rahmen der Ausschreibung veröffentlicht. Da die Anlage dieser Unterlagen und die Bekanntgabe des vorbefassten Büros erfolgt, kann sich auch dieses Büro als Bewerber am Verfahren beteiligen.

1.2 Gegenstand des Auftrages

Gegenstand des Verfahrens ist die Vergabe von Leistungen der Programmbetreuung für die Stadt Grimma im Fördergebiet „Ortsmitte Nerchau“ im Bund-Länder-Förderprogramm „Lebendige Zentren“. Der Auftragswert für die hier ausgeschriebenen Leistungen wird für den gesamten Durchführungszeitraum inkl. der Verlängerungen bis 2040 und in Konkretisierung der reduzierten nicht-investiven Programmbegleitung und realistischen Fortschreibung der Angaben in der Maßnahmenplanung auf 580.000,00 EUR brutto geschätzt. Es wird auf die weitergehenden Ausführungen unter Ziffer 6.2.1. verwiesen.

2. Leistungsbeschreibung

Gegenstand des Auftrages sind sämtliche im Folgenden aufgeführten Betreuungsleistungen im zum Ende des Durchführungszeitraumes.

Dem zu beauftragenden Programmbetreuer sollen die gesamte Organisation und Koordination sowie die Steuerung der im Rahmen der Fördermaßnahme obliegenden Aufgaben übertragen werden.

Folgende Leistungen sollen übertragen werden (eine detaillierte Darstellung der einzelnen Leistungsbausteine erfolgt ab Seite 2 dieses Leistungsverzeichnisses):

Der Programmbetreuer soll die Stadt bei allen anstehenden Aufgaben im Rahmen des Fördergebiets beraten und unterstützen und sämtliche ihm übertragene Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Stadt bzw. den dortigen Mitarbeitern der Verwaltung abwickeln.

Der Programmbetreuer hat sich zunächst in die bereits vorliegenden Unterlagen (Städtebauliches Entwicklungskonzept, Fördermittelbescheid zum Fördergebiet umfassend einzuarbeiten.

Der Programmbetreuer hat die Aufgaben des Projektmanagements und der städtebaulichen Beratung zu übernehmen.

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Der Programmbetreuer hat die finanzielle Betreuung und Beratung der Kommune zu übernehmen.

Der Programmbetreuer hat die nicht-investive Programmbegleitung zu übernehmen.

Der Programmbetreuer hat fallweise bei geförderten Maßnahmen zu übernehmen:

• Beratung und Betreuung bei der Vorbereitung und Abwicklung von kommunalen Baumaßnahmen • Beratung und Betreuung bei der Vorbereitung und Abwicklung von kommunalen Ordnungsmaßnahmen • Beratung und Betreuung bei der Vorbereitung und Abwicklung von privaten Baumaßnahmen • Beratung und Betreuung bei der Vorbereitung und Abwicklung von privaten Ordnungsmaßnahmen

2.1 Projektmanagement und städtebauliche Beratung

2.1.1 Allgemeine Beratung und Betreuung

Im Zusammenwirken mit der bei der Stadt zuständigen Stelle erfolgt eine allgemeine Beratung im Hinblick auf die Eigentümer, Mieter, Pächter und sonstigen Nutzungsberechtigten der vom Förderprogramm betroffenen Grundstücke und Gebäude mit dem Ziel, ihre Bereitschaft zur Mitarbeit zu wecken und zu fördern, um nachteilige Auswirkungen für die unmittelbar Betroffenen festzustellen und Vorstellungen zu entwickeln, solche Auswirkungen zu vermei- den und zu mildern.

Der Programmbetreuer übernimmt die gesamte Organisation und Koordination aller mit der Abwicklung des Programms zusammenhängenden Fragen und Probleme und damit auch die Verantwortung über den geordneten Ablauf der Gesamtmaßnahme.

2.1.2 Verfahrensrechtliche Beratung

• Allgemeine Beratung zu innerhalb des Verfahrens auftretenden förderrechtlichen Belangen. • Beratung bzw. Abstimmung zu auftretenden generellen Verfahrensfragen mit der Bewilligungsstelle (z. B. Änderung der Kosten- und Finanzierungsübersicht, Fortsetzungsanträge inkl. Plandarstellungen, Pauschalabrufe, usw.)

2.1.3 Städtebauliche Beratung

Der Programmbetreuer übernimmt die erforderliche städtebauliche Beratung und Koordination aller im Fördergebiet anstehenden Planungs- und Bauaufgaben mit Fördermittelbezug in Abstimmung mit der Stadt.

Dies beinhaltet u. a. folgende wesentliche Einzelaufgaben:

• Beratung zu anstehenden Fachplanungen mit Fördermittelbezug

• Mitwirkung bei der Abstimmung mit den an der Maßnahme beteiligten Fachbehörden

• Mitkoordination der Belange der verschiedenen Ämter der Stadt

• Teilnahme an Sitzungen und Ortsterminen

• Beratungen zu Grundstückserwerb bzw. Grundstücksverkauf sowie Vorhaben von Investoren, soweit dies die Belange des Entwicklungskonzeptes berühren

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Die zur Durchführung der Umsetzung der Entwicklungsziele erforderlichen Maßnahmen werden vom Programmbetreuer in Maßnahmeplänen dargestellt. Aus diesen sind die bereits durchgeführten bzw. noch notwendigen Einzelmaßnahmen ablesbar und zeitlich einzuordnen.

Die Maßnahmepläne werden regelmäßig aktualisiert und kontrolliert. Dies erfolgt in regel- mäßigen Informationsgesprächen, bei denen der Stand der Gesamtmaßnahme anhand der vorliegenden Maßnahmepläne erläutert wird.

2.1.4 Vorbereitungen zur Gesamtabrechnung

• Führen/Erstellen von Sachstandsberichten und Statistiken zum Verlauf und zum Abschlussszenario des Fördergebiets

• Sicherung der Fotodokumentationen im Programmverlauf

• Kontinuierliche Anpassung der Verfahrensabwicklung im Hinblick auf die Vorgaben und Festlegungen zum Aufbau und Ablauf der Gesamtabrechnung durch die Bewilligungsstelle

2.2 Finanzielle Betreuung

2.2.1 Fördermittelspezifische Beratung

Beratung der Stadt in allen mit der finanziellen Abwicklung des Fördergebiets zusammen- hängenden Fragen, insbesondere über die zur Verfügung stehenden Fördermöglichkeiten in der Stadterneuerung.

2.2.2 Fördermittelbuchhaltung

• Erfassung bzw. Nachbuchung sämtlicher bisher angefallenen förderbedingten Ausgaben/Einnahmen

• Erfassung und Buchung aller Zahlungsvorgänge (Ausgaben/Einnahmen) entsprechend den Erfordernissen des Förderprogramms, insbesondere entsprechend den Anforderungen der Bewilligungsstelle

• Durchführung notwendiger Korrektur-/Umbuchungen, die sich insbesondere aus der Prüfung der Auszahlungsanträge/Verwendungsnachweise durch die Bewilligungs- stelle ergeben können

• Erstellung eines Jahresabschlusses zum Rechnungs- und Zahlungsabgleich

2.2.3 Abruf der Fördermittel

Basierend auf der Fördermittelbuchhaltung bereitet der Programmbetreuer für die Stadt die erforderlichen Unterlagen für den Fördermittelabruf vor:

• Überwachung der Ausgaben auf der Grundlage der von der Stadt übermittelten Rechnungskopien mit Zahlungsnachweisen

• Überwachung der Einnahmen auf der Grundlage der von der Stadt übermittelten Nachweise

• Erstellung der Auszahlungsanträge (AZA) für Erstattungs- bzw. Mittelvorgriffsfälle sowie Verwendungsnachweise (VN) entsprechend den Vorgaben der FRL StBauE und der Bewilligungsstelle

• Überwachung der Erledigung der Auszahlungsanträge durch die Bewilligungsstelle • Überwachung der Auszahlung der Fördermittel

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• Prüfung und Weiterbearbeitung von Prüfberichten

• Fallweise Wiedervorlage der in AZAs nicht anerkannten Ausgaben unter Beifügung zusätzlicher Unterlagen, ergänzender Erläuterungen etc.

In strittigen Fällen Herbeiführung einer Klärung mit der Bewilligungsstelle, ggf. auch mit dem Sächsischen Staatsministerium für Infrastruktur und Landesentwicklung.

2.2.4 Kosten- und Finanzierungsübersicht (KuF)

Bedarfsweise Erstellung einer Kosten- und Finanzierungsübersicht:

• Kosten- und Finanzierungsübersicht

• EDV-Ausdruck Fördermittelbuchhaltung

• Erweiterte Saldenliste

• Bilanzblatt

• Übersicht Förderrahmen

• Übersicht Auszahlungsanträge / Verwendungsnachweise

2.2.5 Jahresabschluss

Erstellung und Zusendung des Vorjahresabschlusses bis spätestens Ende Februar des laufenden Jahres. Der Jahresabschluss umfasst:

Teil 1: Kosten- und Finanzierungsübersicht (Verfahrensbeginn - 31.12. Vorjahr)

• Kosten- und Finanzierungsübersicht

• EDV-Ausdruck Fördermittelbuchhaltung (mit Übersicht Belegnummern)

• Erweiterte Saldenliste

• Bilanzblatt

• Übersicht Förderrahmen

• Übersicht Auszahlungsanträge / Verwendungsnachweise

Teil 2: Jahresabschluss (01.01. - 31.12. Vorjahr)

• EDV-Ausdruck Fördermittelbuchhaltung

• Erweiterte Saldenliste

• Bilanzblatt

2.2.6 Fortsetzungsantrag/Fortsetzungsbericht

Vorbereitung und Ausarbeitung des jährlich zu erstellenden Fortsetzungsantrages/Fortsetzungsberichtes in Abstimmung mit der Stadt:

• Erhebung und Fortschreibung der Förderziele

• Ermittlung der bisher angefallenen Ausgaben / Einnahmen

• Zusammenstellung der noch zu erwartenden Ausgaben / Einnahmen

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• Ermittlung und Darstellung bzw. Begründung eines zusätzlichen Mittelbedarfs

(Aufstockungsantrag)

2.3 Nicht-investive Programmbegleitung

• Abstimmung von nicht-investiven Zielen sowie Strategie- und Konzeptentwicklung mit der Stadt

• Erstellung von Zeit-, Finanzierungs- und Maßnahmeplänen für die verschiedenen Aufgabenbereiche im nicht-investiven Bereich

• Vorbereitung und Abstimmung einer kommunalen Verfügungsfonds-Förderrichtlinie

• Vorbereitung und Abstimmung einer Geschäftsordnung für das Verfügungsfonds- Gremium

• Zuarbeit von Vorlagen für Verfügungsfonds-Anträge, -Zuwendungsbescheide und -Verwendungsnachweise

• Förderrechtliche Beratung der lokalen Akteure und der vor Ort am Prozess Beteiligten im Rahmen des Verfügungsfonds

• Etablierung, Organisation und Koordination der gebietstragenden Gremien (Steuergruppe, Verfügungsfondsgremium) • Initiierung und inhaltliche Begleitung von Projekten inkl. Hilfestellung bei der Qualifizierung der Vorhaben sowie Begleitung der Projektumsetzung • Bewirtschaftung des Verfügungsfonds inkl. Abrechnung (Hilfestellung bei der Erstellung von Verfügungsfondsanträgen und Verwendungsnachweisen, Prüfung von Antragsunterlagen, Abstimmung der Vergabe von Zuwendungen mit dem Verfügungsfondsgremium, Erstellung von Vorhabenssteckbriefen) • Dokumentation aller Vorgänge, die den Verfügungsfonds betreffen

• Mitwirkung bei der Programmevaluation

2.4 Vorbereitung und Abwicklung von kommunalen Baumaßnahmen

Stufe 1: Beratung der Stadt

• Beratung der Stadt über grundsätzliche Fördermöglichkeiten bei der Erneuerung von kommunalen Gebäuden bzw. dem Neubau von Gemeinbedarfseinrichtungen (einzelmaßnahmebezogen) • Ermittlung des zuwendungsfähigen Gesamtaufwandes unter Beachtung der förderfähigen Nutzungen • Berechnung des Kostenerstattungsbetrages • evtl., wenn gefordert, Mithilfe bei der maßnahmebezogenen Öffentlichkeitsarbeit • Abstimmung der Maßnahme mit der zuständigen Bewilligungsstelle im Rahmen der Planung • Unterstützung der Stadt bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Prüfung der Zuwendungsfähigkeit durch die zuständige Bewilligungsstelle • Abstimmung mit den von der Stadt beauftragten Planungsbüros zur Konkretisierung der Maßnahme und deren Kosten • Koordinierung von erforderlichen Abstimmungsrunden • Mitwirkung bei der Erörterung und Erarbeitung eines gestalterischen Gesamtkonzepts

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Stufe 2: Umsetzung einer Maßnahme

• Überwachung der Baudurchführung aus fördermittelrelevanter Sicht • Führung von evtl. notwendig werdenden Abstimmungsgesprächen mit der zuständigen Bewilligungsstelle zu Nachträgen und Mehrkosten • Erstellung der maßnahmebezogenen Schlussabrechnung • Zusammenstellung der Unterlagen, gegebenenfalls mit dem beauftragten Planungsbüro, für die Maßnahmenkontrolle und Schlussrechnung • Erstellung der formulargebundenen Schlussabrechnung gegenüber der zuständigen Bewilligungsstelle und deren Einreichung

2.5 Vorbereitung und Abwicklung von kommunalen Ordnungsmaßnahmen

Stufe 1: Grundlagenermittlung

• Beratung der Stadt und Mitwirkung bei der Grundlagenermittlung von Umfang, Bedarf, Voraussetzungen und Fördermöglichkeiten für die Herstellung und Änderung von Erschließungsanlagen/dem Abbruch von Gebäuden.

Stufe 2: Ermittlung der Förderobergrenze

• Beratung der Stadt über explizite Fördermöglichkeiten (einzelmaßnahme- bezogen) • Ermittlung von Förderobergrenzen und Fördermöglichkeiten von Erschließungsanlagen auf der Basis von Planungen und Kostenschätzungen der Stadt und ggf. beauftragter Planungsbüros • Berechnung der Fördersummen und Aufteilung aufgrund ggf. unterschiedlicher Fördersätze • Prüfung von Refinanzierungsmöglichkeiten bzw. -verpflichtungen • Unterstützung der Stadt bei der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zur Prüfung der Zuwendungsfähigkeit durch die zuständige Bewilligungsstelle • Abstimmung mit den von der Stadt beauftragten Planungsbüros zur Konkretisierung der Maßnahme und deren Kosten • Koordinierung von erforderlichen Abstimmungsrunden • Mitwirkung bei der Erörterung und Erarbeitung eines gestalterischen Gesamtkonzepts

Stufe 3: Abstimmung/Abrechnung

• Zuordnung und Splittung von Flächen und Maßnahmen bei differenzierten Fördersätzen sowie Prüfung und Zuordnung entsprechender Rechnungen • Abstimmung der Maßnahme mit der zuständigen Bewilligungsstelle im Rahmen der Planung und Unterstützung bei der Vorbereitung von Beschlussvorlagen für den Stadtrat • Überwachung der Abwicklung der Maßnahme aus fördermittelrelevanter Sicht • Führung von evtl. notwendig werdenden Abstimmungsgesprächen mit der zuständigen Bewilligungsstelle zu Nachträgen und Mehrkosten • Erstellung der maßnahmebezogenen Schlussabrechnung • Zusammenstellung der Unterlagen und Abstimmung der Abrechnungsgrundlagen, gegebenenfalls mit dem beauftragten Planungsbüro, für die Maßnahmenkontrolle und Schlussrechnung

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• Erstellung der formulargebundenen Schlussabrechnung gegenüber der zuständigen Bewilligungsstelle und deren Einreichung

2.6 Vorbereitung und Abwicklung von privaten Baumaßnahmen

Stufe 1: Beratung der Eigentümer und Erhebung des Gebäude-/Grundstücks- zustandes

• Abstimmung mit der Stadt • Information und Beratung der betroffenen Eigentümer über grundsätzliche Fördermöglichkeiten • Besichtigung des gesamten Gebäudes bzw. Grundstücks • überschlägige Schätzung des Kostenerstattungsbetrages • Erhebung der in Frage kommenden Gebäude in Abstimmung mit der Stadt • detaillierte Erhebung des Gebäudezustandes und des Ausstattungsdefizits • Herstellung eines Gebäudeberichtes Inhalt: a) Darstellung sämtlicher Maßnahmen

b) Mitwirkungsbereitschaft der Eigentümer

c) Kostenübersicht

d) Durchführungsprioritäten

e) Empfehlungen zu Art und Umfang der Maßnahmen

Stufe 2: Vorbereitung einer Maßnahme

• Ermittlung und Erörterung der durchzuführenden Maßnahme gemeinsam mit dem Eigentümer und der Stadt • Mitwirkung bei der Maßnahmeabstimmung mit den zuständigen Behörden • fallweise Ermittlung und Erörterung der damit zusammenhängenden oder ergänzend durchzuführenden städtebaulichen und gestalterischen Maßnahme • Beratung des Eigentümers bei der Erarbeitung eines Sanierungskonzeptes für das Gebäude bzw. Grundstück • Beratung des Eigentümers bei der Beschaffung von notwendigen Gutachten

Stufe 3: Vorbereitung und Abschluss einer vertraglichen Vereinbarung

• Festlegung der erforderlichen Maßnahmen nach Kostengruppen gegliedert • Festlegung des Durchführungszeitraumes, ggf. Aufteilung in mehrere Bauabschnitte im Einvernehmen mit dem Eigentümer • Ermittlung des zuwendungsfähigen Gesamtaufwandes • Berechnung des Kostenerstattungsbetrages • Erläuterung und Abschluss der endverhandelten Vereinbarung • falls erforderlich, vorherige Abstimmung mit der Bewilligungsstelle • Festlegung des Materials, der Farbe und der Struktur, insbesondere bei den sichtbaren Gebäudeteilen in Abstimmung mit der Stadt

Stufe 4: Abwicklung und Abrechnung einer Maßnahme

• förderrechtliche Kontrolle der ausgeführten Bauarbeiten • Falls erforderlich, Erarbeitung einer Ergänzungsvereinbarung

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• Beratung des Eigentümers und ggf. des Architekten bei unverhofft auftretenden Schwierigkeiten in der Bauausführung sowie bei notwendig werdenden ergänzenden Maßnahmen • Veranlassung der Auszahlung von Teilraten auf der vertraglich vereinbarten Grundlage • Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen gemäß Vereinbarung (Schlussabnahme) • Überprüfung der vorzulegenden Abschlussrechnungen, insbesondere hinsichtlich ihrer Zuwendungsfähigkeit • Erstellung einer Schlussabrechnung und Ermittlung des endgültigen Kostenerstattungsbetrages.

2.7 Vorbereitung und Abwicklung von privaten Ordnungsmaßnahmen

Stufe 1: Beratung und Gespräche mit den Eigentümern

• Abstimmung mit der Stadt • Erhebung persönlicher und grundstücksspezifischer Daten • grundsätzliche Gespräche mit den Eigentümern zu Zielen im Fördergebietsprozess • Erhebung der in Frage kommenden Gebäude (auf der Grundlage des Entwicklungskonzeptes)

Stufe 2: Vorbereitung der Ordnungsmaßnahme

• Festlegung über Art und Umfang einer evtl. Neubebauung/Neugestaltung sowie deren Nutzung • Absprache der getroffenen Vereinbarungen mit anderen Beteiligten, z. B. Nachbarn, Behörden, usw. • Erörterung der planerischen Aufgabenstellung gemeinsam mit Eigentümer und Architekt in Abstimmung mit der Stadt • Ermittlung der abzubrechenden Gebäude- und Gebäudeteile bzw. der anzustrebenden Wohnumfeldmaßnahme • Erörterung eines Nutzungs- und Gestaltungskonzeptes für das Grundstück • Ermittlung der Abbruch- und Abbruchfolgekosten auf der Grundlage von Angeboten oder auf der Grundlage einer öffentlichen Ausschreibung

Stufe 3: Vorbereitung einer vertraglichen Vereinbarung

• Festlegung des Durchführungszeitraumes der Ordnungsmaßnahme • Festsetzung der sanierungsbedingten Entschädigungsleistungen im Einvernehmen mit der Stadt • Formulierung der Bau- und Nutzungsverpflichtung • Formulierung und Ausarbeitung des Vertragstextes • falls erforderlich, vorherige Abstimmung mit der Bewilligungsstelle • Vorbereitung und Abschluss des endverhandelten Vertrags (Ordnungs- maßnahmevertrag) • Ermittlung des entschädigungsfähigen Gesamtaufwandes

Stufe 4: Abwicklung und Abrechnung der Ordnungsmaßnahme

• förderrechtliche Überwachung der Ordnungsmaßnahme

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• Prüfung der Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit • Veranlassung der Auszahlung der Entschädigung in Teilraten auf der Grundlage der vertraglichen Regelungen • formulargebundene Abrechnung der gesamten Maßnahme • Abrechnung der gesamten Maßnahme gegenüber der Bewilligungsstelle

3. Umsetzungsbeginn

Der Leistungszeitraum beginnt am 01.01.2027 und umfasst den regulären Durchführungszeitraum bis 2040 inklusive nachfolgender Gebiets- und Schlussabrechnung.

4. Allgemeine Angaben zum Vergabeverfahren

4.1 Auftraggeber und Kontaktstelle

Auftraggeber: Große Kreisstadt Grimma Oberbürgermeister Tino Kießig Markt 17 04668 Grimma Kontaktstelle: vergabe@grimma.de

4.2 Art der Vergabe

Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB unter Einschluss der besonderen Vorschriften der §§ 136 ff. GWB) sowie der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) im offenen Verfahren nach § 14 VgV. Die nachfolgenden Bedingungen stellen lediglich Konkretisierungen der vorstehend genannten Regelungen dar, die uneingeschränkt und im Zweifel vorrangig gelten.

Bitte verzichten Sie daher auf Änderungen am Vertrag oder der Leistungsbeschreibung. Eine Verhandlung über Vertrag und / oder Leistung ist nicht möglich.

4.3 Kommunikation

Das gesamte Vergabeverfahren wird in elektronischer Form abgewickelt. Dazu wird die Vergabeplattform www.evergabe.de genutzt. Die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt in elektronischer Form über diese Vergabeplattform. Das umfasst:

• Die Bekanntmachung der Ausschreibung,
• Die Bereitstellung der Vergabeunterlagen

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• Die Kommunikation im Vergabeverfahren (Bieteranfragen, Bieterinformationen)
• Die Angebotsabgabe
• Die Angebotsöffnung
• Die Kommunikation mit den Bietern im Nachgang (Angebotsaufklärung)
• Die Information gem. § 134 GWB
• Der Zuschlag über die Plattform und postalisch erteilt

Die Auskunft erteilende Stelle ist die oben in Abschnitt 4.1 genannte Kontaktstelle. Telefonische Anfragen sind zu unterlassen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt! Sie wären – falls sie doch erteilt werden – nicht verbindlich.

Die Unternehmen werden dazu angehalten, die Vergabeunterlagen unverzüglich sorgfältig nach deren Erhalt durchzusehen und diesbezügliche Fragen nach Möglichkeit frühzeitig zu stellen. Der Auftraggeber empfiehlt, dass alle offene Fragen bis zum 19.10.2026 gestellt werden sollten, um eine rechtzeitige Beantwortung gewährleisten zu können.

Der Auftraggeber verweist auf die Möglichkeit, sich auf der Vergabeplattform registrieren zu lassen. Für die Teilnahme am Verfahren ist dies jedoch nicht notwendig. Sämtliche Informationen zum Verfahren werden kosten- und barrierefrei zur Verfügung gestellt. Soweit bis zum Ablauf der Angebotsfrist Änderungen an den Vergabeunterlagen bzw. klarstellende Informationen an die Bieter erforderlich werden (z.B. Korrektur von Fehlern, Berücksichtigung von Bieteranfragen), werden diese Änderungen/Bieterinformationen ebenfalls in elektronischer Form – wie diese Unterlagen – über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt, registrierte Interessenten werden darüber automatisch informiert. Es stehen jeweils die aktuelle Version der Vergabeunterlagen, alle Bieterinformationen und eine Übersicht zur Änderungshistorie zur Verfügung. Es obliegt dem Bieter, diese Änderungen nachzuverfolgen und sein Angebot auf Basis der zuletzt eingestellten Version der Unterlagen zu erstellen.

Dessen ungeachtet sind die Unternehmen gehalten, sich selbständig und fortlaufend über alle Bedingungen zu unterrichten, die für die Erstellung ihrer Antrags- bzw. Angebotsunterlagen bedeutsam sind.

4.4 Form und Übermittlung der Angebote, Kostenerstattung

Die Unternehmen übermitteln ihre Angebote in Textform nach § 126b BGB über die elektronische Vergabeplattform www.evergabe.de nach näherer Maßgabe dieser Bedingungen. Eine anderweitige Abgabe von Angeboten (auch per E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die erforderlichen Unterlagen sind entweder je einzeln und mit Bezeichnung des Inhaltes als PDF-Datei hochzuladen, oder es erfolgt die Abgabe in einem gesamten Dokument als PDF-Datei. Eine PDF-Datei darf nicht größer sein als 30 MB.

Angebote sind in all ihren Bestandteilen zwingend in deutscher Sprache einzureichen. Das gleiche gilt für den Schriftverkehr mit dem Auftraggeber. Eingereichte Urkunden oder Dokumente, die in einer anderen Sprache abgefasst sind, sind zwingend auch in deutscher Übersetzung vorzulegen.

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Für die Erstellung der Bewerbungs- und Angebotsunterlagen werden Kosten nicht erstattet (§ 77 Abs. 1 VgV).

4.5 Unteraufträge

Bieter haben bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, zu benennen. Die diesbezüglich ausgereichten Formulare Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung und Anlage 2 Verpflichtungserklärung sind zu verwenden.

4.6 Änderung der Vergabeunterlagen

Soweit bis zum Ablauf der Angebotsfrist Änderungen an den Vergabeunterlagen bzw. klarstellende Informationen an die Bieter erforderlich werden (z.B. Korrektur von Fehlern, Berücksichtigung von Bieteranfragen), werden diese Änderungen/Bieterinformationen ebenfalls in elektronischer Form – wie diese Unterlagen – über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt, registrierte Interessenten werden darüber automatisch informiert. Es stehen jeweils die aktuelle Version der Vergabeunterlagen, alle Bieterinformationen und eine Übersicht zur Änderungshistorie zur Verfügung. Es obliegt dem Bieter, diese Änderungen nachzuverfolgen und sein Angebot auf Basis der zuletzt eingestellten Version der Unterlagen zu erstellen.

Die gestellten und beantworteten Bieterfragen werden automatisch Bestandteil der Vergabeunterlage und sind verpflichtend einzuhalten.

4.7 Angebotsauswertung

Die Angebote werden in Hinblick auf die Zuschlagskriterien und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen geprüft und bewertet. In besonderen Fällen, Bsp. bei Unklarheiten im Angebot kann ein Bieter gem. § 15 Abs. 5 VgV zur Aufklärung seines Angebotes aufgefordert und dazu auch eingeladen werden. Die Zuschlagskriterien sind in Punkt 6 näher aufgeführt. 4.8 Nebenangebote

Nebenangebote/Änderungsvorschläge/Varianten sind nicht zugelassen.

4.9 Nachforderung von Unterlagen

Der Auftraggeber behalt sich vor, Bewerber oder Bieter gem. § 56 Abs. 2 S. 1 VgV unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

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Fordert der Auftraggeber Angaben etc. berechtigterweise nach, hat der Bewerber diese dem Auftraggeber innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist zu übermitteln. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit ist der Eingang auf der Vergabeplattform (siehe 4.4).

Sollte ein Bewerber oder Bieter der Nachforderung nicht nachkommen, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.

4.10 Bietergemeinschaften

Unternehmen können sich für die Teilnahme an diesem Verfahren zu Bietergemeinschaften zusammenschließen. Bietergemeinschaften stehen Einzelbewerbern gleich.

Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt ist, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft vorzulegen. Die geforderten Eignungsnachweise sind dem Angebotsformular (Abschnitt 5) zu entnehmen.

Geben mehrere Unternehmen ein gemeinschaftliches Angebot ab, so hat die Bietergemeinschaft zudem eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben. In dieser Erklärung muss die Bildung einer Bietergemeinschaft im Auftragsfall organisatorisch geregelt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter zu benennen. Darüber hinaus ist zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Einen Vordruck für die Erklärung einer Bietergemeinschaft ist den Vergabeunterlagen beigefügt (Anlage 2 Verpflichtungserklärung).

4.11 Nachunternehmer

Im Angebot ist weiter zu erklären, ob der Bieter sämtliche Leistungen selbst erbringen oder Teilleistungen an andere Unternehmen („Nachunternehmer“) vergeben will. Auf Verlangen sind die jeweiligen Unternehmen der Vergabestelle im Rahmen der Angebotsbewertung zu benennen.

Ein Wechsel von Nachunternehmern bzw. die erstmalige Einbindung von Nach-unternehmern nach Vertragsabschluss ist nur nach vorheriger Zustimmung des Auftragsgebers zulässig.

5. Anforderungen an die Bewerber/ Eignungskriterien

5.1 Allgemeiner Hinweis

Der Auftrag darf nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben werden, die nicht nach § 123 oder § 124 GWB auszuschließen sind. Hierfür sind die nachstehend aufgeführten Eignungskriterien (einschließlich der genannten Mindestbedingungen) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124

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GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers zur Selbstreinigung nach § 125 GWB maßgeblich.

5.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausführung

a) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der § 123 und § 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bzw. im Falle des Vorliegens von Ausschlussgründen Eigenerklärung, ob und welche Maßnahmen des Bewerbers zur Selbstreinigung nach § 125 GWB getroffen wurden (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung)

5.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

a) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, sofern der Bieter bereits seit dieser Zeit besteht; andernfalls Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters bezüglich der entsprechenden Dienstleistungen seit dessen Bestehen. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung)

Mindestanforderung: Der durchschnittliche Gesamtjahresumsatz der vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 500.000 Euro betragen.

b) Berufshaftpflichtversicherung: Nachweis des Bestehens einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungshöhe von je 3 Mio. € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden durch Vorlage des Versicherungsscheins in Kopie.

Sollte momentan eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer geringeren Deckungssumme bestehen, ist neben dem Nachweis der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung eine Eigenerklärung des Bieters beizufügen, dass im Auftragsfall die Deckungssumme wie gefordert, erhöht wird. Bei Bildung einer Bietergemeinschaft muss jedes Mitglied das Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung nachweisen und die Gemeinschaft bei geringerer Deckungssumme die Erklärung zur Erhöhung im Auftragsfall beifügen.

5.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

a) Vorlage von drei Referenzen über die Erbringung von vergleichbaren Leistungen der Programmbetreuung, Abwicklung und Gesamtabrechnung im Bereich Bund-Länder- Städtebauförderung, bei denen die Programmbetreuung mit der Etablierung und Umsetzung eines Verfügungsfond verbunden war bzw. ist. Das Fördervolumen muss jeweils mindestens 5 Mio. Euro betragen, wobei eine Referenz ein Fördervolumen von mindestens 13 Mio. Euro umfassen muss. Die Leistungserbringung darf frühestens am 31.12.2021 abgeschlossen worden sein. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung)

b) Die durchschnittliche Mitarbeiterzahl der vergangenen drei Geschäftsjahre muss mindestens sechs Mitarbeitende betragen. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung)

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c) Nachweis der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagementsystem) oder eines in Regelungstiefe und -breite vergleichbaren Qualitätsmanagementsystems. Der Nachweis ist dem Angebot beizufügen. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung)

5.5 Eignungsleihe

Ein Bieter (auch einzelne Mitglieder von Bietergemeinschaften) kann gem. § 47 VgV im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Hierfür muss er nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.

Soll eine Eignungsleihe erfolgen, sind das diesbezüglich bereitgestellte Formular vollständig auszufüllen und vorzulegen. (Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung in Verbindung mit Anlage 2 Verpflichtungserklärung)

6. Wertung der Angebote/ Zuschlagskriterien

6.1 Grundsatz

Der Auftraggeber erteilt den Zuschlag nach Maßgabe der §§ 76 und 58 VgV, 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot anhand der nachstehend genannten Kriterien.

6.2 Zuschlagskriterien im Einzelnen

Es gelten die folgenden Zuschlagskriterien:

6.2.1 Bewertung des Kriteriums Preis (20%)

Es ist zu berücksichtigen, dass die Höhe der Vergütung für die geplante Vertragslaufzeit zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht abschließend kalkuliert werden kann. Aus den angebotenen Honorarwerten wird deshalb ein Wertungspreis gebildet. Hierfür werden die in dem Preisblatt (Anlage 3) unter den Ziffern 1 bis 3 angegebenen jährlichen Honorarsätze summiert und entsprechend der geplanten Vertragslaufzeit mit dem Faktor „14“ multipliziert. Diesem Produkt wird die zweifache Summe der in den Preisblättern (Anlage 3) unter den Ziffern 4 bis 7 angegebenen Einzelhonorare hinzuaddiert. Das Ergebnis ist der Wertungspreis (in Euro netto) des jeweiligen Bieters.

Da der Auftraggeber eine qualitativ sehr hochwertige Leistungserbringung erwartet, sollen auskömmliche Angebote vorgelegt werden. Als optimales Honorar wird zunächst der Mittelwert zwischen der Netto-Honorarschätzung des Auftraggebers (H ) und dem Mittelwert AG (H ) aller wertbaren Angebote gewählt. m

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Das optimale Honorar (H ) ist dann: H = (H + H ) : 2 o o AG m

Das optimale Honorar wird als sehr gut bewertet und erhält die maximale Punktebewertung von 12 Punkten. Bei einer Abweichung von bis zu 5,0 % ober- und unterhalb dieses Honorarwertes erhält der jeweilige Bieter ebenfalls eine Punktebewertung von 100 Punkten.

Bei Wertungspreisen, die über 5,0 % und bis zu 10,0 % ober- und unterhalb des optimalen Honorarwertes liegen, erfolgt eine Punktebewertung mit 75 Punkten.

Bei Wertungspreisen, die über 10,0 % und bis zu 15,0 % ober- und unterhalb des optimalen Honorarwertes liegen, erfolgt eine Punktebewertung mit 50 Punkten.

Alle anderen Wertungspreise erhalten eine Bewertung von 25 Punkten.

In die Wertung geht das Kriterium „Preis“ mit maximal 20 Wertungspunkten unter Berücksichtigung der Faktorisierung der Wertungspreisbewertung mit dem Faktor 0,2 (entspricht der Gewichtung von 20,0 %) ein.

6.2.2 Bewertung des Kriteriums Konzeptbeschreibung Vorgehensweise (60 %)

Der Bieter hat eine Konzeptbeschreibung vorzulegen, die die beabsichtigte Vorgehensweise, insbesondere zur Sicherstellung der Ziele des Auftraggebers, in Bezug auf ein Realisierungskonzept, das Termincontrolling, das Risikomanagement, die Erreichbarkeit vor Ort sowie die Kommunikation und das Berichtswesen umfasst.

Die Bewertung der Konzeptbeschreibung erfolgt in Bezug auf die Beantwortung folgender Fragen:

• Wie erfolgt die Anwendung von effektiven und umfassenden Steuerungsmethoden und Maßnahmen zur Absicherung eines reibungslosen Projektablaufs und welche Methoden und Maßnahmen werden angewendet?

• Welche Methoden und Arbeitsweisen zur Erreichung der Fördergebietsziele und zum Risikomanagement werden angewendet?

• Wie erfolgt eine auf Basis der Vorgaben der Bewilligungsstelle entsprechende termintreue Leistungserbringung?

• Wie ist die geplante Erreichbarkeit des Projektleiters/ seines Stellvertreters vor Ort vorgesehen?

• Wie erfolgt die Etablierung und Umsetzung des geplanten Verfügungsfonds?

• Wie wird mit den örtlichen Gegebenheiten im Hinblick auf eine umsetzungsoptimierte Bearbeitung umgegangen?

• Welche Maßnahmen sind zur Kommunikation und zum Berichtswesen vorgesehen?

• Welche technischen Möglichkeiten werden dem Auftraggeber zur Überwachung der Mittelverwendung im Projekt zur Verfügung stehen?

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Der Bieter wird um eine schriftliche Erläuterung und Darstellung zum Vorgehen gebeten. Die Form ist frei wählbar, jedoch auf maximal drei Seiten DIN A4 einzuschränken. Die Bewertung erfolgt auf Basis der eingereichten Konzeptbeschreibung.

In die Wertung geht das Kriterium mit maximal 100 Wertungspunkten unter Berücksichtigung der Faktorisierung der Bewertung mit dem Faktor 0,6 (entspricht der Gewichtung von 60,0 %) ein. Die Punktzahl wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Die Bewertung durch das Wertungsgremium erfolgt durch Punktevergabe wie folgt:

100 Punkte Die eingereichten Unterlagen sind sehr gut aufgearbeitet und in sich verständlich. Der aufgezeigte Umsetzungs- und Lösungsansatz ist für alle Punkte sehr gut nachvollziehbar und überzeugt.

50 Punkte Es wurden mehr als 50 % der angefragten Punkte beantwortet. Der aufgezeigte Umsetzungs- und Lösungsansatz ist nur in Teilen überzeugend bzw. in der Komplexität der Aufgabenstellung betrachtet, nicht überzeugend.

0 Punkte Kein Konzept vorgelegt.

6.2.3 Bewertung des Kriteriums Personalkonzept (40%)

Der Auftraggeber wertet als Zuschlagskriterium das Kriterium „Personalkonzept“.

Der Bieter hat eine Konzeptbeschreibung vorzulegen, die die beabsichtigte Vorgehensweise in Bezug auf die Projektleitung sowie das Personalkonzept im Projektverlauf umfasst.

Die Bewertung der Konzeptbeschreibung erfolgt in Bezug auf die Beantwortung folgender Fragen:

• Welches nachvollziehbare und dauerhafte Personalkonzept ist für Projektlaufzeit vorgesehen?

• Welche für die Leistungserbringung zwingend erforderlichen Projektteam-Mitglieder aus Projektleiter/in, stellv. Projektleiter/in, Stadtplaner/in oder Architekt/in, Bautechniker/in sowie Projektassistenz werden dem Projekt zugeordnet und wie findet die Zusammenarbeit und Aufgabenteilung statt? Wie wird die Vertretung im Krankheitsfall abgesichert?

• Welche Kompetenzen und Erfahrungen bringen die bei der Leistungserbringung zentralen Projektteam-Mitglieder aus dem Bereich Projektleitung und stellvertretende Projektleitung ein?

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• Welche unterstützenden Fachkompetenzen sind beim Auftragnehmer vorhanden, um eine optimale Leistungserbringung gerade im Hinblick auf die umzusetzenden Einzelmaßnahmen und die Erreichung der Fördergebietsziele absichern zu können?

• Wie werden dem Auftraggeber Daten und Dokumente digitalisiert bereitgestellt? Gibt es spezifische Plattformen oder Datenbanken, welche die Dokumentenverwaltung erleichtern und einen tagesaktuellen Überblick verschaffen? Hier ist insbesondere auf die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie den Stand der Mittelverwendung einzugehen.

Der Bieter wird um eine schriftliche Erläuterung und Darstellung des Personalkonzepts gebeten. Die Form ist frei wählbar, jedoch auf maximal vier Seiten DIN A4 einzuschränken. Als Anlage zum Personalkonzept können bei Bedarf Unterlagen über Qualifikationen, erfolgte Schulungen sowie Beschreibungen der persönlichen Referenzen der Projektleitung sowie der stellvertretenden Projektleitung im Umfang von maximal zehn Seiten DIN A4 beigefügt werden. Die Bewertung erfolgt auf Basis der eingereichten Konzeptbeschreibung.

In die Wertung geht das Kriterium mit maximal 100 Wertungspunkten unter Berücksichtigung der Faktorisierung der Bewertung mit dem Faktor 0,4 (entspricht der Gewichtung von 40,0 %) ein. Die Punktzahl wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Die Bewertung durch das Wertungsgremium erfolgt durch Punktevergabe wie folgt:

100 Punkte Die eingereichten Unterlagen sind sehr gut aufgearbeitet und in sich verständlich. Der aufgezeigte Konzeptansatz ist für alle Punkte sehr gut nachvollziehbar und überzeugt.

50 Punkte Es wurden mehr als 50 % der angefragten Punkte beantwortet. Der aufgezeigte Konzeptansatz ist nur in Teilen überzeugend bzw. in der Komplexität der Aufgabenstellung betrachtet, nicht überzeugend.

0 Punkte Kein Konzept vorgelegt.

6.3 Gesamtwertung

Der Zuschlag erfolgt auf das Angebot mit dem höchsten Punktwert in der Summe aller Einzelpunktwerte in den einzelnen Kriterien.

Die jeweils erzielten Punkte werden wie angegeben gewichtet. Die Ergebnisse werden addiert. Es sind maximal 100 Punkte zu erzielen. Es wird wie folgt verfahren:

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7. Anlagen

• Anlage 1 Eigenerklärung zur Eignung
• Anlage 2 Verpflichtungserklärung
• Anlage 3 Preisblatt
• Anlage 4 Übersicht einzureichende Unterlagen
• Anlage 5 Vertrag (nicht verhandelbar)
• Anlage 6 Fördermittelbescheid
• Anlage 7 SEKO